INSTRUKS FOR HALLANSVARLIG M.M. Det skal være en Hallansvarlig i både Skihallen og Alliansehallen under arrangement i disse i regi av Ski IL Håndball. Hallansvarlig skal låse opp og stenge hallen såfremt det ikke er tilsynsvakt tilstede (se egen retteledning fra Skorhaug Eiendom i egen mappe, samt Branninstruks). Hallansvarlig skal i samarbeid med tilsynsvakt påse at det tekniske fungerer under arrangementet. Det er mulighet å hente perm for Hallansvarlig og gjennomgå instrukser etc. før man skal ha vakt (Alle instrukser m.m. kan også leses via Ski IL Håndball sin hjemmeside www.skihandbal.no ) Henting av nøkkel: Fredag ettermiddag/kveld før kl 20:00 eller senest lørdag kl. 13:00 hentes nøkkel i Ski Alliansehall. Bli kjent-runde i hallene kan gjennomføres med tilsynsvakten når nøkler hentes. Oppmøte: Alle som er satt opp på vakt, skal møte opp i hallen minst en time før første kamp. Det er mye å ordne før lagene og publikum ankommer og lagene møter som regel inntil 50 minutter før kampstart. Tilsynsvakten møter 1 ½ time før kampstart Bruk av Videokanon i kafeteriaen: I taket i kafeteriaen er det montert en videokanon som skal benyttes under alle kamparrangementer i hallen. Videokanonen startes opp straks etter at Hallansvarlig ankommer anlegget. En powerpoint-presentasjon som ligger på hallens PC, skal kjøres kontinuerlig så lenge det pågår kamper i hallen. Se egen veiledning om hvorledes videokanon betjenes i Hallansvarligpermen. Det er ikke tillatt å avslutte powerpoint-presentasjonen og erstatte denne med sportssendinger eller lignende under arrangement i regi av Ski IL Håndball. Andre lagsmiljøer vakter: I de tilfeller/helger hvor hallvaktene delt mellom flere lag, er det viktig at lagsmiljøene har en dialog. Det vil for eksempel være gunstig om Hallansvarlig skaffer seg en oversikt med navn og telefon til dem som er satt opp på de
2 respektive vaktene. På den måten kan man forsikre seg om at personen(e) møter som avtalt. Foreldrekontaktene er ansvarlig for å tildele vaktene og holde oversikt over hvem som er satt opp på vakt til enhver tid. Dommere: Sjekk at alle dommerne er klare til dømming. For å sikre seg mot at man står uten dommer så ring gjerne den enkelte. Gå inn på www.skihandball.no, på venstre side av skjermen finner man banedagboken, hvor det fremkommer hvilke dommer(e) som er satt opp på de respektive kampene i aktuelle tidsrom. Telefonnumre finner du på www.skihandball.no dommersiden, eller i håndballkalenderen (lite hefte som ligger i hallansvarligpermen). Dommeransvarlig i klubben kan kontaktes dersom det er usikkerhet rundt dette. Spørsmål til dommerkontakten kan også formidles via e-post: dommerkontakt@skihandball.no. Betaling av dommere: Betaling skal skje i hallen etter endt dømming. Pengene tas fra kiosk-/ billettkasse. Skjema for dommerbetaling finnes i permen eller på nettet via hjemmesiden under linken dommere. Kvittering legges i kassa og leveres kasserer med oppgjøret. Dommere som mottar mer enn 1 brus, 1 pølse, 1 vaffel og 1 kaffe i kiosken, skal ikke ha diettgodtgjørelse, selv om deres dommeroppgaver + reisetid overstiger 5 timer. Sekretariat Arrangementsbag med alt nødvendig utstyr finnes på kontoret/vaktbua i Alliansehallen. Det finnes også en perm til hvert sekretariat i hylla til venstre når dere kommer inn på kontoret. Permen inneholder bl.a. ferdigutfylte kamprapporter, instruks og annen viktig innformasjon - og er merket med Skihallen, Alliansehall 1 og Alliansehall 2. Les reglene for LAGSTIME-OUT, som finnes i permen og sjekk at (grønne) plakater for LAGSTIME-OUT ligger i permene. Ha løpende kontakt med sekretariatene og sørg for at disse ved lange vakter får servering og eventuelt bistå slik at de får korte pauser om nødvendig. Kontroller at sekretariatet utfører fullstendig utfylling av kamprapporter. (Se sekretariatsvaktenes oppgaver ved brann, jf Branninstruks)
3 Billetter / inngang: Billetter skal selges innefor hovedinngangen til Ski Alliansehall. Det blå pengeskrinet skal benyttes. Pengeskrinet skal ved oppstart og etter opptelling inneholde kr. 1000,- i vekslepenger. Sammen med pengeskrinet finner du en C4- konvolutt merket BILLETTSALG og arrangementsdato. Der finner du oppgjørsskjema og en liten instruks som forteller hvorledes oppgjør i billettkassen skal gjøres. Husk at du selger billetter med lavest nr først. Alle billettene skal stemples med dato. Datostempel ligger i billettkassen. Det er satt opp kun en vakt til å selge billetter, så sørg for at ingen bruker døra inn til Skihallen (den gamle inngangsdøra). Av regnskapsmessige årsaker må første og siste billettnummer noteres i oppgjørsskjemaet. (Se billettvaktens oppgaver ved brann, jf. Branninstruks) Kiosk: Kioskvaktene skal benytte det hvite pengeskrinet med kr 1000,- i vekslepenger. Varer i kiosken vil heretter bli talt opp før og etter hvert arrangement. Alt kjøp i kiosken (også kaffe / vaffel) skal nå registreres på kasseapparatet (se egen instruks for bruk av kasseapparat). Alt uttak av varer skal spesifiseres herunder til dommere, sekretariat og andre ev. andre vakter. Dommere kan ta ut 1 brus, 1 pølse, 1 vaffel og 1 kaffe i løpet av dagen. (Eventuelt 2 brus 0 pølser eller omvendt, og 2 vafler 0 kaffe eller omvendt. Se regler for dommergodtgjørelse og diett over). Gi Hallansvarlig beskjed hvis man begynner å gå tomt for varer i kiosken. (Se også kioskvaktenes oppgaver ved brann, jf. Branninstruks) Oppgjør / kontanter: I de brune oppgjørskonvoluttene ligger det en bruksanvisning på hvorledes oppgjøret skal gjennomføres for henholdsvis billett og kiosk. Tell opp billett- og kioskassene hver for seg. Det skal fylles ut eget oppgjørsskjema for hver av kassene. Evt. bilag som dommerregninger etc. skal legges i den brune konvolutten sammen med oppgjørsskjemaene. Merk at det er en brun konvolutt for kiosk og en for billett. Fyll ut nattsafebilaget. Kundens kopi (blå del) av nattsafeposen legges i de brune konvoluttene Konvoluttene skal legges i hylla til Tor Magne på vaktrommet. Alle bilag som er betalt ut fra kioskkassa skal ligge i den brune konvolutten sammen med kassebongen fra Z-utslaget på kassa. (Ingen kontanter her!!)
4 Kontanter fra billett og kiosk leveres i hver sin nattsafepose. Benytt eventuelt flere poser om det blir veldig fullt. (Myntsum kan være større enn kr. 50 etter avtale med banken.) Alt du trenger ligger i den brune konvolutten merket med Kasseoppgjør og arrangementets dato. Hallansvarlig har ansvar for at nattsafeposen blir lagt i nattsafen samme kveld! Lever dagens oppgjør i nattsafen hos Askim Sparebank, Kirkeveien 1, umiddelbart etter arrangementets slutt. KODE til åpning av nattsafe: 1256 (er noen ganger litt treg må muligens slås 2 ganger). Avslutning: Sett tilbake arrangementsbag og permer der hvor dere fant dem på kontor/vaktbua. Husk å melde inn kamprapportene via nettet eller pr telefon (alle kamper skal innrapporteres!). Instrukser ligger i permen. Innrapportering kan gjøres via PC på kontoret. Telefonnummer står øverst på kamprapporten. Legg kamprapportene (1 grønn mappe pr. hall) tilbake i hylla til Ski IL Håndball. Disse blir så sendt til Region Øst-Norge av daglig leder førstkommende mandag. Husk å slå av videokanonen og logge deg ut av PC n. (Se egen veiledning i Hallansvarligpermen). Ingen skal forlate hallen etter endt vakt uten godkjenning av Hallansvarlig. Alle må hjelpe til å rydde i hallene/tribunene, kafeteria, garderober etc. Annet: Mopper for tørking av gulv, finnes i vaskerommet under trappa nederst i gangen i Alliansehallen mot Skihallen (Bruk hovednøkkelen). Alle mindre feil / mangler og lignende skal noteres og leveres med oppgjørsskjema etter endt vakt. Spørsmål rundt denne instruks eller arrangement før øvrig, kan rettes til: Arrangementsansvarlig, Petter Krystad, tlf 959 47 830 Daglig leder, Kari Norum, tlf 916 38 747 Leder Ski IL Håndball, Lene Lothe, tlf 977 59 250 Økonomikonsulent,Tor Magne Brækkan, tlf 932 87 040 Styret Ski IL Håndball
5 (Revidert: 23. aug. 2007 )