Møteinnkalling Tvedestrand kontrollutvalg Dato: 26.04.2016 kl. 9:00 Møtested: Kommunehuset, Møterom 3 etg. Arkivsak: 15/10154 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for utvalget Sander Haga Ask på epost: sander.haga.ask@temark.no eller på tlf: 99358599 Vara møter bare etter egen innkalling. I tillegg møter følgende Fungerende rådmann Øyvind Johannesen, sak 7/16 Økonomisjef Emma Smeland, sak 7/16 Sakskart Side Møteinnkalling 2/16 15/10154-20 Godkjenning av møteinnkalling 26.04.2016 3 Møteprotokoll 2/16 15/10154-21 Godkjenning av protokoll fra møte 10.02.2016 4 Saker til behandling 7/16 16/05259-1 Årsregnskap og årsmelding 2015 Tvedestrand kommune 5 8/16 16/03107-5 Oppfølging av sak 1/16 Tilsynsrapport fra fylkesmannen vedr. spesialundervisning 7 9/16 16/05182-1 Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Tvedestrand kommune 8 10/16 16/05198-1 Kontrollutvalgets størrelse 10 11/16 16/03884-2 Årsrapport 2015 for kemneren i Tvedestrand kommune 12 1
12/16 16/03205-3 Orienteringer fra revisor 26.04 Tvedestrand 14 13/16 16/03169-6 Eventuelt 26.04 Tvedestrand 15 Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 19.04.2016 For kontrollutvalgsleder Svein Hansen Sander Haga Ask Sekretær 2
Møteinnkalling 2/16 Godkjenning av møteinnkalling 26.04.2016 Arkivsak-dok. 15/10154-20 Arkivkode. 033 1 Tvedestrand kontrollutvalg 26.04.2016 2/16 Møteinnkallingen godkjennes. 3
Møteprotokoll 2/16 Godkjenning av protokoll fra møte 10.02.2016 Arkivsak-dok. 15/10154-21 Arkivkode. 033 1 Tvedestrand kontrollutvalg 26.04.2016 2/16 Protokoll fra møtet 10.02.2016 godkjennes. Vedlegg: - Protokoll Tvedestrand kontrollutvalg 10.02.2016 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 7/16 Årsregnskap og årsmelding 2015 Tvedestrand kommune Arkivsak-dok. 16/05259-1 Arkivkode. 210 1 Tvedestrand kontrollutvalg 26.04.2016 7/16 Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret om Tvedestrand kommunes årsregnskap 2015: Kontrollutvalget har behandlet Tvedestrand kommunes årsregnskap for 2015. Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen. Aust-Agder revisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt oppsummeringsbrev til kontrollutvalget vedrørende revisjonen av årsregnskapet. Tvedestrand kommunes årsregnskap viser et positivt netto driftsresultat på kr 128.598 og et regnskapsmessig merforbruk på kr 2.677.235. Investeringsregnskapet ble avsluttet med balanse mellom investeringsutgifter og finansering. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsmeldingen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Tvedestrand kommunes årsregnskap 2015 godkjennes. Uttalelsen oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Revisors oppsummeringsbrev til kontrollutvalget sendes ved uttalelsen. Saksopplysninger: I henhold til forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til kommunens årsregnskap til kommunestyret før det vedtas. Ifølge forskrift om årsregnskap og årsmelding 10 skal kommunens årsmelding fremlegges for kontrollutvalget før det gir sin uttalelse. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal sendes før formannskapet avgir innstiling om årsregnskapet til bystyret. Kontrollutvalgets uttalelse skal ligge ved saken ved behandling i kommunestyret. Tvedestrand kommune har avlagt årsregnskap og oversendt sin samlede årsberetning til revisor og kontrollutvalget. Aust-Agder revisjon IKS har avlagt revisors beretning datert 11.04.2016, og det er en revisjonsberetning uten merknader, dvs. en ren beretning. 5
Revisor kommentere i sin oppsummering en del forhold av betydning for økonomien i Tvedestrand kommune. Revisor peker på at høy lånegjeld, fremtidig kostnadsføring av akkumulert premieavvik uten tilhørende finansiering og merforbruket de siste to årene tilsier at kommunens drift allerede i 2016 og årene fremover må kunne vise til høyere inntekter eller lavere utgifter. Revisor peker videre på at Tvedestrand kommune vil bli oppført på ROBEK-listen sommeren 2016, noe som vil innebære at kommunens låneopptak og inngåelse av langsiktige leieavtaler må godkjennes av fylkesmannen. Emma Smeland stiller i møtet for å presentere årsregnskap og årsberetning 2015 for Tvedestrand kommune. Revisor vil legge frem revisjonsberetningen og revisjonens oppsummering til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet 2015. Kontrollutvalget skal avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret med kopi til formannskapet. Denne uttalelsen skal ligge ved saken ved behandling i kommunestyret. Vedlegg: - Regnskap 2015 Tvedestrand kommune - Årsmelding 2015 Tvedestrand kommune - Revisors beretning 2015 Tvedestrand kommune - Revisors oppsummering regnskapsåret 2015 Vedlegg til sak 6
8/16 Oppfølging av sak 1/16 Tilsynsrapport fra fylkesmannen vedr. spesialundervisning Arkivsak-dok. 16/03107-5 Arkivkode. 219 1 Tvedestrand kontrollutvalg 26.04.2016 8/16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksopplysninger: I møte 10.02.2016 behandlet kontrollutvalget sak 1/16 Tilsynsrapport fra Fylkesmannen Elevenes rett til spesialundervisning og tilfredsstillende utbytte av opplæringen. Fylkesmannen undersøkte syv områder og fant avvik på seks av områdene. Kommunen fikk frist til 30.06.2016 til å gi en tilbakemelding og rette de lovstridige forholdene. I kontrollutvalgets møte 10.02.2016 orienterte enhetsleder Elisabet Christiansen om hvordan kommunen arbeidet for å følge opp rapporten fra Fylkesmannen. Det ble i møtet fremsatt et ønske fra kontrollutvalget om å få oversendt kommunens svar til fylkesmannen når denne var klar. Dette svarbrevet legges frem for kontrollutvalget til orientering. Kommunens svarbrev og erklæring ettersendes kontrollutvalget. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet legger frem saken uten forslag til vedtak da erklæring og svarbrevet fra kommunen til fylkesmannen ettersendes og dette kan ha innvirkning på vedtaket. Vedlegg: - Erklæring og svarbrev til fylkesmannen (ettersendes kontrollutvalget) 7
9/16 Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Tvedestrand kommune Arkivsak-dok. 16/05182-1 Arkivkode. 217 1 Tvedestrand kontrollutvalg 26.04.2016 9/16 Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for 2016-2019 som den foreligger med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Barnevern en todelt forvaltningsrevisjon med fokus på organisatorisk struktur og styring, og tjenesteytelsen i enheten. 2. Pleie og omsorg ressursbruk, kvalitet og saksbehandlingsrutiner i pleie og omsorg. Kontrollutvalget gis myndighet til å endre planen i perioden. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget skal sørge for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas i kommunestyret. Denne planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunenes virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Utarbeidelse av slike planer omtales blant annet nærmere i Kontrollutvalgsbokens kapittel 6 (s.77). Saksopplysninger: Overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse. Dette er en helhetlig gjennomgang av kommunens virksomhet, på et overordnet nivå, der det legges vekt på å identifisere potensielle risikoer og vurdere vesentligheten av disse. Analysen utarbeidet av Aust-Agder revisjon IKS på oppdrag fra kontrollutvalget. Revisjonen har innhentet sitt bakgrunnsmateriale for den overordnede analysen fra kommunale styringsdokumenter, offentlige rapporteringskilder, informasjon fra nåværende og forrige periodes kontrollutvalg, informasjon fra ansatte og politikere i kommunen og fra regnskapsrevisor for kommunen. Den overordnede analysen legges frem for kontrollutvalget som et grunnlagsdokument for utarbeidelsen av ferdig plan for forvaltningsrevisjon. Hensikten er å fremskaffe relevant informasjon til å kunne gjøre prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekter. Utarbeidelsen av plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Aust-Agder revisjon IKS har kommet med et forslag til plan for forvaltningsrevisjon basert på vurderingene gjort i overordnet analyse. Det er opp til kontrollutvalget å foreta den endelige prioriteringen av prosjekter og sikre at den er i tråd med kommunestyrets behov. Kontrollutvalgets 8
forslag til plan for forvaltningsrevisjon blir så oversendt kommunestyret for vedtak i saken. Kontrollutvalget arbeider dermed på direkte oppdrag fra kommunestyret. Utfordringer kan endre seg over tid, og det er viktig at kontrollutvalget underveis i perioden vurderer om det fortsatt er de vedtatte områdene for forvaltningsrevisjon som er mest presserende. Dersom det dukker opp nye behov for undersøkelser, må kontrollutvalget har mulighet til å omprioritere ressursene til å utføre forvaltningsrevisjoner innen andre områder. Det blir derfor lagt inn i forslag til vedtak at kontrollutvalget ønsker å få delegert oppgaven med å revidere planen ved behov i perioden. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet er enig med revisjonen i deres forslag til plan for forvaltningsrevisjon og de vurderingene som er gjort med bakgrunn i den overordnede analysen. Sekretariatet vil allikevel minne om at kontrollutvalget står fritt til å endre planen og prioritere de prosjektene de selv ønsker i plan for forvaltningsrevisjon. Vedlegg: - Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Tvedestrand kommune - Overordnet analyse av Tvedestrand kommune Vedlegg til sak 9
10/16 Kontrollutvalgets størrelse Arkivsak-dok. 16/05198-1 Arkivkode. 033 1 Tvedestrand kontrollutvalg 26.04.2016 10/16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Bakgrunn for saken: I kontrollutvalgets møte 10.02.2016 ble det i sak 6/16 (Eventuelt) fremmet et forslag om å øke antall medlemmer i kontrollutvalget fra 3 til 5. Kontrollutvalget bestemte seg for å se på saken i det påfølgende møtet. Saksopplysninger: Sammensetningen av kontrollutvalget, for eksempel hvor mange medlemmer det er i kontrollutvalget, hvem som er leder for utvalget, og hvilke personer som er valgbare til utvalget, kan ha stor betydning for det arbeidet utvalget utfører, og kontrollutvalgets legitimitet. I 2014 var det i gjennomsnitt 4,5 medlemmer i et kontrollutvalg. I små kommuner med under 5 000 innbyggere har halvparten av kommunene 3 medlemmer, mens i kommuner over 5 000 har 88 prosent 5 medlemmer. I 2011 sendte Kommunal- og regionaldepartementet ut et høringsnotat der det ble foreslått å øke antall medlemmer i kontrollutvalgene fra 3 til 5. Departementet antok at det var en sammenheng mellom størrelsen på et utvalg og aktiviteten i utvalget, og at det kunne være med å fremheve hvor viktig kontrollarbeid er i kommunen. Departementet valgte etter høringsrunden og ikke fremme et forslag om dette grunnet argumentet om at det i små kommuner vil bli vanskelig å rekruttere nok medlemmer. Dette kommer blant annet av de strenge valgbarhetsreglene kontrollutvalget har. Et medlem kan for eksempel ikke være ansatt i kommunen, sitte i andre politiske utvalg og vedkommende må være folkeregistret i kommunen. Kommunelovutvalget konkluderer i NOU 4:2016 at kontrollutvalgene bør bestå av minimum 5 medlemmer. Dette begrunnes med at et større utvalg vil ha en bedre forutsetning for å utøve kontrollrollen på en aktiv måte enn et mindre utvalg og vil kunne øke kompetansen i kontrollutvalget. Et bredt sammensatt kontrollutvalg vil ifølge NOU 4:2016 ha stor legitimitet både i kommunestyret og blant innbyggerne i kommunen. PwC kommer til samme konklusjon som kommunelovutvalget i sin rapport utarbeidet på vegne av KS «Kommunestyrets overordnede tilsynsansvar». I rapporten konkluderes det man at 5 medlemmer vil gjøre utvalget mindre sårbart og gi bedre diskusjoner og en bredere kompetanse. Sekretariatet han undersøkt hvor mange medlemmer de andre kontrollutvalgene i Aust-Agder har. Resultatet er at etter kommunevalget 2015 har 7 kommuner i Aust-Agder 5 medlemmer i kontrollutvalgene, mens Gjerstad, Vegårshei og Tvedestrand har 3 medlemmer. 10
Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet har en generell oppfatning av at 5 medlemmer i kontrollutvalget er med på å styrke utvalget ved å legge til rette for bedre diskusjoner og heve legitimiteten. Dette er en oppfatning som deles av både KS og kommunelovutvalget. Sekretariatet vil minne utvalget om at det er viktig å vurdere hvorvidt økningen av antall medlemmer vil tilføre utvalget ny kompetanse. Tvedestrand har litt over 5 000 innbyggere og dette gjør at man må vurdere hvorvidt det er aktuelle kandidater som kan tilføre noe nytt i utvalget også med tanke på at den politiske kabalen allerede er lagt. Vedlegg: - NOU 4:2016, kap. 25.1 - Kommunal rapport artikkel 18.02.2016 Vedlegg til sak 11
11/16 Årsrapport 2015 for kemneren i Tvedestrand kommune Arkivsak-dok. 16/03884-2 Arkivkode. 210 1 Tvedestrand kontrollutvalg 26.04.2016 11/16 Årsrapport og årsregnskapet for 2015 fra skatteoppkreveren i Tvedestrand kommune, samt kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Tvedestrand kommune tas til orientering. Saksopplysninger: Skatteoppkreverens ansvar og myndighet følger av «instruks for skatteoppkrevere» av 8. april 2014. Skatteoppkreveren skal utarbeide en årsrapport som skal omtale alle ansvarsområder angitt i skatteoppkreverinstruksen, dvs. skatteoppkreverens virksomhet, skatteregnskapet, innfordring av krav og arbeidsgiverkontrollen. For Tvedestrand er skatteoppkreverfunksjonen organisert som en interkommunale enhet for kommunene Tvedestrand, Risør, Vegårshei, Gjerstad og Åmli, med kontorsted i Tvedestrand. Etter Kemnerens vurdering har kontoret god faglig kompetanse og normalt tilstrekkelig bemanning til å utføre oppgavene på en forsvarlig og god måte i tiden som kommer. Det var i 2015 noe fravær i enheten og dette har påvirket produksjonen. Kemneren beskriver i rapporten sitt arbeid for å sikre tilfredsstillende internkontroll. Årsrapporten viser en økning i skatteinntektene for Tvedestrand kommune (kommunens andel) fra 2014 til 2015 på 2,2 %. Veksten i skatteinntektene ble svakere enn budsjettert med et resultat på kr 126.293.582 mot opprinnelig budsjettert 131.376.000. Tvedestrand er med i et interkommunalt samarbeid om arbeidsgiverkontroll og kemneren mener dette fungerer bra. Det ble i 2015 avholdt totalt 13 kontroller som utgjør et resultat på 4,5%. Dette er noe under målet til skattedirektoratet på 5%. Dette begrunnes i fraværet av en fast ansatt hos enheten som førte til at produksjonen falt noe. Skattekontoret har ansvaret for å avklare at skatteoppkreverfunksjonen utøves tilfredsstillende i henhold til gjeldende regelverk på følgende områder: - Intern kontroll - Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet - Skatte- og avgiftsinnkreving. - Arbeidsgiverkontroll. Basert på de kontrollene som skattekontoret har gjennomført, finner de at skatteoppkreveren har utføre sin virksomhet i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk. Skattekontorets kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Tvedestrand kommune er vedlagt saken. 12
Årsrapport og årsregnskapet for 2015 fra skatteoppkreveren i Tvedestrand kommune, samt kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Tvedestrand kommune legges frem for kontrollutvalget som en orientering. Vedlegg: - Årsrapport og årsregnskap 2015 kemneren i Tvedestrand kommune - Kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Tvedestrand kommune Vedlegg til sak 13
12/16 Orienteringer fra revisor 26.04 Tvedestrand Arkivsak-dok. 16/03205-3 Arkivkode. 210 1 Tvedestrand kontrollutvalg 26.04.2016 12/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Revisor orienterer om det pågående revisjonsarbeidet. 14
13/16 Eventuelt 26.04 Tvedestrand Arkivsak-dok. 16/03169-6 Arkivkode. --- 1 Tvedestrand kontrollutvalg 26.04.2016 13/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Behandling av kontrollutvalgets saker i kommunestyret. 2. Neste møte blir 15.06.2016 kl.09.00 3. Eventuelt Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 15