Figur 1: EU-søknader og prosjekter for utlysninger fra 2007 til og med

UiO: Forskerstøtte Hovedmodell for helhetlig organisering av forskerstøtte ved UiO 1. Bakgrunn: IHR - identifiserte utfordringer og noen løsninger Behov for bedre administrativ støtte til forskere i tilknytning til eksterne prosjekter var en del av IHRprosessen. En helhetlig struktur og avklaring av roller og ansvar mellom nivåer og enheter ble imidlertid ikke håndtert ferdig innen rammen av IHR, selv om en del akutte utfordringer, særlig knyttet til å integrere ekstern prosjektøkonomi i økonomisystemet, ble løst i denne fasen. Politisk marsjordre - H2020 - og UiOs ambisjoner Behovet for en mer profesjonell forskningsadministrasjon er ytterligere aktualisert gjennom regjeringens sterke vektlegging på økt uttelling i EUs forskningsprogrammer. For å nå Regjeringens mål om 2% returrate i Horisont 2020 kreves det at UiOs forskere må utarbeide flere søknader og de som sendes må være av høyere kvalitet. I UiOs egen Horisont2020-strategi er dette formulert som a) målrettet ledelsestrykk og motivasjonsarbeid, b) profesjonell forskningsstøtte på alle nivåer og c) økt EU-deltagelse med flere og bedre søknader. Det er særlig punktene b) og c) som er relevant for prosjektet. På dette området spiller mange faktorer sammen. I tillegg til prosesser direkte knyttet til EUforskning arbeides det med flere tiltak og prosesser som har relevans for arbeidet med forskerstøtte, bl.a. oppfølging av SAB-rapporten, bedre uttelling i tematiske programmer i Forskningsrådet, benchmarking med europeiske institusjoner, rangeringer, m.m. En interessant utvikling er bl.a. at antall søknader til EU har økt kraftig de siste årene, mens antall tilslag er uendret eller sunket. God administrativ støtte er et viktig bidrag for økt suksessrate. Figur 1: EU-søknader og prosjekter for utlysninger fra 2007 til og med 2015 1 250 220 200 150 100 103 111 210 187 150 137 118 Søknader Prosjekter 50 65 23 15 15 26 29 25 26 24 19 0 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 I rapport fra fase 3 i UiOs benchmarkingsanalyse fremheves dessuten at det er stort behov for bedre administrativ støtte i driftsfasen av prosjektene (s 13). Roller og ansvar Den forskningsadministrative kompetansen ved UiO er i dag ujevnt fordelt og det er uklarhet både i roller og ansvar mellom funksjoner og nivåer i organisasjonen. Hvem gjør hva? Hva kan forskerne forvente av støtteapparatet? Hva er god/profesjonell forskerstøtte? 1 EU-Benchmarkingsanalyse - 3. fase / Participant Portal pr 21.april 2016. Søknader og prosjekter er fordelt etter det året hvor søknaden hadde tidsfrist. 1

Stadig flere av oppgavene som skal utføres krever særskilt kompetanse og erfaring. For å levere tjenester med god nok kvalitet kreves det dessuten et visst volum. Det er derfor avgjørende at man utvikler tette nettverk og samarbeidsmodeller som er robuste og hvor man kan dra nytte av hverandre, både innad og på tvers av enheter. Mange steder ved UiO arbeides det allerede svært godt når det gjelder administrativ støtte til forskere. Oppgaven har derfor ikke vært å bygge opp noe helt nytt, men snarere å videreutvikle tjenestene, spre god kvalitet og gode løsninger og å se de ulike delene, strukturelt og oppgavemessig inn i en større helhet. I Prosjekt:Bedre forskerstøtte har en derfor fokusert på å utvikle et rammeverk for en helhetlig struktur for forskerstøtte ved UiO, hvor oppgaver og roller er klart definert og hvor ansvar er tydelig plassert. 2. Hva er forskerstøtte - en avgrensing Forskerstøtte er administrativ støtte til forskere og forskergrupper i forbindelse med søknader og drift av eksternt finansierte prosjekter. Støtten gjelder: alle typer ekstern finansiering ulike tjenester som gis i hele prosjektsyklusen; fra administrativ bistand til planlegging og strategiske valg, informasjon om søknadsmuligheter, utforming av søknader (inkl. økonomi, budsjett og juridisk bistand) til drift, rapportering og avslutning Vi anser at forskningsadministrasjon er et noe videre begrep og handler om oppgaver som ofte har koblinger til forskerstøtten, men som i denne sammenheng ikke defineres som en del av den. Eksempler på dette kan være oppgaver knyttet til innovasjon, forskeropplæring, karrierebygging for forskere, internasjonalisering, mobilitet og bibliometri mm. 3. Prinsipper for forskerstøtten ved UiO Modellen bygger på nærhetsprinsippene i IHR, hvor oppgaver i størst mulig grad legges til fakultetsog enhetsnivå. Dette nærhetsprinsippet passer godt til hovedmålet med forskerstøtten, nemlig å gi god og fagnær støtte til den enkelte forsker og forskergruppe. Nærhetsprinsippet og forskernære tjenester er to av syv sentrale prinsipper som er langt til grunn for utviklingen av den nye hovedmodellen for UiOs forskerstøtte: 1. Nærhetsprinsippet Nærhetsprinsippet, fastlagt i IHR. Beslutninger og tjenester skal utføres på lavest mulige effektive nivå. 2. Forskerperspektivet Modellen som velges skal bygges ut fra forskerens og forskningsmiljøenes behov og at tjenestene bør gis mest mulig fagnært 3. Samspill mellom forskerstøtte og andre støtte- og forvaltningsoppgaver Samvirke mellom forskningsadministrasjon og andre støttefunksjoner (økonomi, personal, etc.) skal fungere mest mulig sømløst og være gjensidig forsterkende 4. Samvirke mellom eksterne og interne inntekter Alle UiOs midler ( basis, som eksterne inntekter) skal ses i sammenheng og konkurransebaserte midler skal utnyttes som et kvalitetsfremmende virkemiddel 5. Samvirke faglig ledelse og administrativt støtteapparat Modellen skal bidra til bedre samspill mellom nivåer, og mellom ledelse, vitenskapelige ansatte og forskningsadministrasjon Forskerstøtten skal understøtte faglig ledelse på alle nivåer 6. Legge til rette for tverrfaglighet og innovasjon - UiO har potensiale for større innflytelse i tematiske forskningsprogrammer og økt omfang av forskningsprosjekter rettet mot å løse samfunnsutfordringer og å fremme innovasjon. Dette krever økt samhandling på tvers av fag og fakulteter 7. God støtte både ved store og små miljøer Uavhengig av størrelse på enhet; alle forskere må sikres god støtte 2

Et proaktivt UiO UiO skal fremstå som en profesjonell og innflytelsesrik aktør utad når det gjelder konkurransebasert forskningsfinansiering. Overfor bl.a. Forskningsrådet, politiske myndigheter og EU skal god forskerstøtte bidra til å styrke UiO som en aktiv og pågående dialogpartner. En kombinasjon av høy kvalitet i fagmiljøene, faglig entusiasme og profesjonell støtte i administrasjonen skal bidra til dette. 4. En hovedstruktur for forskerstøtte ved UiO Det legges opp til en tydeligere arbeidsdeling mellom LOS og fakultetsnivået, med klarere definerte institusjonsoppgaver på sentralt nivå og videreutvikling av direkte støtte og assistanse til forskerne levert fra fakultets- og enhetsnivå. I tråd med dette etableres det felles forskerstøttekontorer på fakultetsnivå, såkalte plusskontorer. Dette har blitt en foretrukken modell for MN, NHM, Medisin og Odontologi, (som står for 70 prosent av UiOs samlede inntekter fra NFR og EU i 2014). Her vil kapasitet og kompetanse organiseres i et tett nettverk mellom fakultetsnivået og enheter. Merk at plusskontorene er virtuelle kontorer med tette samarbeidsfunksjoner (mao ikke et fysisk kontor samlet på ett sted). Plusskontoret har imidlertid en koordinerende enhet, et nav ved vertskapsfakultetet. MN og Med er vertskap for Forskerstøtte MN+ og Forskerstøtte Med+ 2. Plusskontoret vil ha en leder som inngår i et tett samarbeid med lederne på de andre plusskontorene samt med forskerstøttetjenesten i LOS. På Hum-Sam-området (HF, SV, TF, UV, JUS, SUM, STK og KHM) er det innledet et samarbeid om en del forskerstøttefunksjoner mellom HF og SV. Videreutvikling av forskerstøtten ved de øvrige enhetene gjøres foreløpig i et samarbeid mellom egen enhet og LOS. Det skal legges opp til aktivt samarbeid på tvers, både mellom plusskontorene og mellom plusskontor og øvrige enheter. UiOs forskerstøtte skal være en helhetlig støttefunksjon og ved behov skal forskere og enheter kunne hente hjelp og kompetanse andre steder, også på tvers av fagfelt/fakulteter/enheter. Se også 4.1.5. 4.1. Nærmere om forskerstøttekontorene Plusskontorene skal ha som overordnet mål å yte forskerstøtte av høy kvalitet til den enkelte vitenskapelige ansatte ved alle enheter tilknyttet plusskontoret. Nedenfor beskrives nærmere hvordan dette arbeidet tenkes organisert: De legges foreløpig opp til to forskerstøttekontorer: 1. Forskerstøtte MN+ som skal betjene MN-fakultetets enheter og NHM 2. Forskerstøtte MED+ som skal betjene MED- fakultetets enheter og OD, samt samarbeidet med OUS Forskerstøttekontorene skal: Gi fagnær støtte når det gjelder finansieringsmuligheter i EU, Forskningsrådet og andre finansieringskilder. Denne støtten kan enten leveres av lokal enhet (institutt/senter, etc.) eller fra navet ved plusskontoret. Dette betyr bl.a. å: Bistå enkeltforskeren/forskergruppen med administrativ støtte i hele prosjektsyklusen (se nedenfor) og avlaste prosjektleder med mest mulig av de administrative oppgavene i et prosjekt 2 Kontorene vil ha betegnelsen Forskerstøtte [vertsfakultet]+. Dette vil vise at det er en administrativ tjeneste som gis til forskerne, hvilket fakultet som er vertskap for tjenesten, samt at +-tegnet indikerer at det er mer enn bare ett fakultet, mer enn bare ett fagområde og at det vil være en merverdi ved en strukturert og profesjonell tjeneste. Vi tenker oss at forskerstøttekontor, MED+ og plusskontor er betegnelser som kan benyttes om hverandre. 3

Bistå prosjekteiere med å organisere og utvikle prosjektporteføljen ved den enkelte enhet Gi effektiv støtte ved å utnytte rutiner, støtteverktøy og standarder Være felles læringsarena og legge til rette for administrativt samarbeid på tvers både innad, mellom plusskontorene og opp mot LOS. Representere robuste administrative miljø gjennom å være ressurspool ved lokale topper ved de ulike enhetene representere fleksibilitet ved sykdom og mobilitet være ressurs for nyansatte Legge til rette for kompetanseutvikling for den enkelte forskningsadministrator 4.1.1. Organisering av ressurser Navet Forskerstøttekontorene vil ha en koordineringsenhet/nav som er lokalisert på fakultetsnivå ved hhv. MN og MED. Disse bør ha en størrelse som representerer kritisk masse for å utføre de koordinerende og operative funksjonene som et slikt kontor skal fylle. Anbefalt minstestørrelse er fire årsverk inklusive leder. Videre er det avgjørende at forskerstøttekontorene vektlegger nøytralitet ved å gi like god støtte til alle enheter de har ansvaret for, uavhengig av om forskerne er tilknyttet en annen enhet enn vertsenheten eller har kontor som fysisk ligger et annet sted. Tett integrert nettverk Plusskontorene består, i tillegg til navet, av alle som har definerte forskerstøtte-oppgaver ved de tilknyttede fakulteter, sentre og museer. Mao: Alle som direkte eller indirekte gir bistand til den enkelte vitenskapelig ansatte/forskergruppe i forbindelse med eksternt finansierte prosjekter, vil være en del av plusskontoret. (Dette er i dag minst 125 personer ved UiO). Som hovedregel bør ingen ha mindre enn 50% stillingsandel i sitt arbeid med forskerstøtte. Dette for å sikre god nok kvalitet på tjenesteleveransene. Samlet sett vil de som har arbeidsplass ved navet, lokalt ved en enhet, eller som ambulerer mellom node og enhet, representere en kompetanse og kapasitet som skal sikre service av høy kvalitet til forskerne både når det gjelder generelle og mer spesialiserte tjenester. Det skal også legges til rette for utveksling av mer spesialiserte tjenester på tvers av plusskontorene, evt. mellom LOS og plusskontorene. Videre er det viktig å vektlegge behovet for god interaksjon mellom de ulike administrative fagområdene. 4.1.2. God støtte til hele prosjektsyklusen Den samlede støtten som gis ved plusskontorene skal sikre høy kvalitet på tjenestene knyttet til hele prosjektsyklusen; fra å bidra til å utvikle av en søknadsstrategi, søknadsutvikling, prosjektetablering og -drift, til rapportering, avslutning og strategisk oppfølging. I presøknadsfasen og når det gjelder store og komplekse prosjekter vil oppgavene ofte utføres av noden ved plusskontoret, mens i driftsfasen er det hensiktsmessig at de aller fleste oppgaver håndteres lokalt. Men her er det åpent for tilpasninger mellom og innen plusskontorene. Den konkrete arbeidsdelingen mellom lokal enhet og den sentrale delen/navet i plusskontorene må fastlegges av det enkelte plusskontor og kan også variere mellom enheter innad ved plusskontoret. 4.1.3. Roller i forskerstøtten Det tas utgangspunkt i tre gjennomgående roller i forskerstøtten (gjelder også på Hum-Samområdet). (Betegnelser og oppgavebeskrivelser er foreløpige): 4

1. Forskningsadministrativ leder. Oppgaver knyttet til ledelse av plusskontorene og leder/koordinator for forskerstøtten i LOS. Kan også omfatte administrativ leder for f.eks. SFF-er og store EU-prosjekter. 2. Forskningsadministrator II. Strategisk rådgivning, praktisk støtte og oppfølging overfor enkeltforskere og forskergrupper i hele prosjektsyklusen. Utredning, analyse og bistand overfor faglig ledelse på alle nivåer. 3. Forskningsadministrator I. Bistand og grunnleggende støtte til søknadsutforming. Veiledning ved hjelp av rutiner, maler og sjekklister. Økonomioppfølging i hele prosjektsyklusen; utarbeidelse av budsjetter via søknader til drift, rapportering og evaluering. En viktig oppgave i det videre arbeidet er å definere disse rollene nærmere (inklusive betegnelsene). 4.1.4. Nærmere om forskerkontakt For at forskeren skal slippe å selv måtte lete etter spesialkunnskap og -veiledning vil alle prosjekter av en viss størrelse knyttes til en forskerkontakt. Dette for at forskeren skal kunne henvende seg ett sted (som oftest én person) som koordinerer ulike deler av det administrative støtteapparatet for prosjektet overfor den enkelte forsker, både horisontalt og vertikalt. (Denne rollen er tverrgående og kan innehas av en av de tre rollene ovenfor). Det enkelte prosjekt vil dermed ha én prosjekteier, én prosjektleder (begge faglige, - som i dag) og én forskerkontakt (administrativ). På denne måten sikres også at alle prosjekter gis en relevant administrativ oppfølging. Forskerkontakten kan ha arbeidsplass ved lokal enhet eller ved noden. Som oftest vil det være forskningsadministratorer som er forskerkontakter, men for mindre prosjekter kan rollen innehas av en prosjektøkonom. Det viktigste er service-innstilling, relevant kompetanse, men kanskje viktigst: God oversikt over hvem som kan bistå på administrative områder som forskerkontakten selv ikke har kompetanse på. 4.1.5. Komplementære kompetanser Som nevnt over, er alle som inngår i et forskerstøttekontor deltakere i et felles nettverk og at kunnskap og kompetanse bør være tilgjengelig på tvers. Hvor de ulike deltakerne er fysisk plassert kan imidlertid variere og trenger ikke ha sammenheng med oppgaver og eventuell spesialistkompetanse. En ressursperson på f.eks. Marie S Curie kan innen et plusskontor sitte på et institutt, ved et annet plusskontor ved navet eller på et senter som ikke er en del av et plusskontor. Ingen forventes å vite eller kunne alt. For det enkelte plusskontor/fakultet skal det lages en matrise over hvilke kompetanseområder plusskontoret har og hvor den som har kompetansen sitter. Det vil gi plusskontorer og andre enheter, samt LOS, oversikt over felles kompetanseområder som alle kan dra nytte av. 4.2. Nærmere om LOS rolle: I kjølvannet av IHR: I tråd med IHR-reformen har UiOs sentrale enhet, LOS, (Ledelsen og støtteenheter) både strategiske og forvaltningsmessige oppgaver. Ledelsen skal utøve strategisk og politisk styring av UiO. Enhet for lederstøtte (EL) skal bistå ledelsen med dette, mens støtteenhetene Avdeling for fagstøtte (AF), Avdeling for administrativ støtte (ADS) og Avdeling for personalstøtte (AP) skal drifte og utvikle administrative tjenester for primærvirksomhetene 3. Dette er utgangspunktet for en nærmere avklaring av LOS sin rolle når det gjelder forskerstøtte. Det er behov for en klarere oppgavefordeling mellom LOS og fakulteter/enheter og det er behov for å avklare fordeling av roller og oppgaver, og ikke minst samspill, mellom enhetene innad i LOS. Forskerstøtteoppgaver i LOS: Blant oppgaver det er aktuelt å legge på overordnet nivå og som skal ytes til alle enhetene er: a. Ivareta, utvikle og koordinere det forskningsadministrative fagområdet ved UiO b. Ivareta det institusjonelle ansvaret overfor eksterne finansiører. De viktigste er EU og Forskningsrådet, men også overfor andre finansieringskilder c. Inneha spisskompetanse på de ulike finansiørers utlysninger og regelverk d. Utvikling av standardiserte rutiner og felles sjekklister samt gi råd om forvaltning av lover regler e. Utvikling og organisering av tilbud om kompetanseutvikling og opplæring til de som jobber i forskerstøtten 3 UiO: Ledelsen og støtteenheter (LOS), Informasjonsmateriell, 1.2.2015, s. 2. 5

f. Ansvar for en helhetlig og lett tilgjengelig nettjeneste med verktøy, sjekklister, maler, veiledninger og lenker for forskere og forskerstøttepersonale. g. Bistå UiOs ledelse med strategisk og politisk styringsinformasjon, evt. også enhetene h. Håndtere, formidle og utvikle statistikk og analyser når det gjelder søknader, suksessrater, etc. overfor enhetene og på UiO-nivå UiO skal bidra og påvirke UiO skal i større grad være tidlig ute, både overfor EU og Forskningsrådet, med å gi ideer og innspill til fremtidige satsinger og strategiske virkemidler. LOS sin rolle vil være å ha, eller sikre at relevante enheter ved UiO har, innsikt i program- og virkemiddelutvikling hos eksterne finansieringsaktører og at arenaer for bidrag og påvirkning av disse brukes aktivt. Det skal sikres at UiO har spisskompetanse på de store programmene i Forskningsrådet og EUs Horisont 2020, men også opparbeide kunnskap om forskningspolitikk og utviklingstrender, inklusive EUs randsoneaktiviteter. Dette gjelder f.eks. utforming av veikart og fremtidige arbeidsprogramtekster i Horisont2020, nye tematiske programmer og satsinger i Forskningsrådet eller utforming av nye og videreutviklede excellence- eller innovasjonsvirkemidler i Forskningsrådet eller andre steder. I forkant av store utlysninger skal LOS jobbe proaktivt i samspill med fagmiljøene og plusskontorene, orientere seg om de ulike programmene og bidra til å identifisere muligheter for UiOs forskere til å kunne delta i utarbeidelsen av disse. Sammen med plusskontorene/fakultetene skal LOS kunne fasilitere tverrfaglige grupper, møteplasser og aktiviteter med forskere og/eller administrative. Mens plusskontorene/fakultetene i større grad vil overta i søknadsfasen, vil LOS kunne spisse sine tjenestetilbud og gi profesjonell støtte i form av kvalitetssikring av søknadstekster og budsjetter, utvikling av standardtekster og maler, råd om formidlingsaktiviteter, publiseringsrettigheter, referansehåndtering, IPR og forretningsplaner. Tverrgående samspill i LOS For å få dette til er det ikke bare behov for et nært samarbeid med plusskontorene/fakultetene og sentralt nivå, men også mer samspill mellom enhetene i LOS. Det sentraladministrative støtteapparatet må i større grad arbeide integrert for å bidra til at UiO utvikle flere konkurransedyktige søknader. Dette bør skje gjennom et sterkere samarbeid mellom dedikerte personalressurser fra Avdeling for fagstøtte (SFUI/SFFU) inkl. jurister, Enhet for lederstøtte/vøs, Avdeling for administrativ støtte og Avdeling for personalstøtte. Forholdet til plusskontorene Å videreutvikle og styrke oppgavene på det overordnede nivået innebærer at det aller meste av de operative tjenestene til forskere og forskergrupper fra og med søknadsfasen gis direkte fra plusskontorene. Allerede i dag er det skjedd forskyvinger av oppgaver mellom det sentrale nivået og fakultetsnivået ved at mer av den operative støtten håndteres av enhetene. For eksempel har MED og MatNat-fakultetene bygget opp en sterkere EU-kompetanse i egen organisasjon. Også ved HF og SV tilsettes det nå EU-rådgivere. LOS vil fortsatt tilby noen av de direkte støttetjenestene som gis til enkeltforskere/forskergrupper ved de enhetene som ikke har anledning eller ønsker å bygge denne kompetansen i egen enhet. 6

5. Vedlegg: Utgangspunkt 2015 for de to plusskontorene og i HumSam-miljøene: MN+: Forskningsadministrasjonen ved MN-fakultetet er bygget betydelig opp de senere årene. Sentralt på fakultet består det av en leder og fire forskningsadministratorer. Tabellen under viser oversikten over den lokale bistanden ute på instituttene. NHM har én forskningsleder på heltid. MN+ Enhet Antall Årsverk Fakultet 5 3,7 * Matematisk institutt 1 1,0 * Inst. for teoretisk astrofysikk 1 0,2 * Inst. for informatikk 1 1 * Inst. for geofag 3 1,5 * Kjemisk institutt 0 0 * Fysisk institutt 1 1,0 * Institutt for biovitenskap 1 0,5 * Farmasøytisk institutt 0 0 SFF-er - CEED 2 1,5 - SMN 6 5,1 - CTCC 1 1 - CEES 3 2 NHM 1 1 SUM 26 19,5 MED+ Forskningsadministrasjonen ved MedFak er bygd opp de seneste årene ved en styrking av det sentrale nivået på fakultetsnivå. Den består i dag av en leder, en gruppeleder for ekstern forskningsfinansiering samt 3 forskningsadministratorer på sentralt nivå. I tillegg finnes det ressurser ute på instituttene, tabellen under viser den lokale forskerstøtten. MedFak har i tillegg et samarbeid med OUS samlokalisert på Sogn Arena. Enhet Antall Årsverk Fakultet 5 5,0 * Institutt for helse og samfunn - instituttnivå 4 2,5 - avdelingsnivå 8 6,1 * Institutt for medisinske basalfag - instituttnivå 0 0 - avdelingsnivå 4 1,2 * Institutt for klinisk medisin - instituttnivå 1 0,5 - avdelingsnivå 11 3,3 SFF-er 3 2,5 7

K.G.Jebsens-sentrene 6 1,2 Bioteknologisenteret 1 0,1 NCMM 1 0,1 Odontologisk fakultet 1 1 SUM 45 23,5 HUMSAM-området Innen HUMSAM-miljøene er variasjonene større. Noen fakulteter har samlet ressursene på fakultetsnivå, mens andre har en mer desentralisert modell. De to store fakultetene HF og SV har lite ressurser på fakultetsnivå. Tabellen under viser lokal støtte på de ulike enhetene. Enhet Antall Årsverk SV-fakultetet - fakultetsnivå 1 0,5 - instituttnivå 9 6,5 - forskningsgruppe 2 1,5 HF-fakultetet - fakultetsnivå 1 0,1 - instituttnivå 7 3,8 - SFF-er 2 0,2 Juridisk fakultet - fakultetsnivå 2 1,0 - instituttnivå 16 5,9 - sentrene 4 1,8 UV-fakultetet - fakultetsnivå 1 0,2 - instituttnivå 4 3,0 Teologisk fakultet - fakultetsnivå 1 1 SUM 1 1 STK 1 0,5 KHM 2 1 SUM 54 28,0 8