Universitetet i Oslo Forslag til opprettelse av et fellesløsningsprosjekt innen forskerstøtte

Transkript

1 Forslag til fellesløsninger: Opprettelse av ekspertgrupper (konsept 1) parallelt med forsterket samarbeid på tvers mellom enhetene (konsept 2) 1. Bakgrunn og begrunnelse for opprettelse av et fellesløsningsprosjekt innen Styrevedtak og Program for administrativ forbedring og digitalisering Juni 2017 ba universitetsstyret om at det skulle bli igangsatt en prosess for å forbedre administrative prosesser ved det enkelte fakultet og mellom fakultetene ved UiO. I mars 2018 vedtok styret å etablere et program for administrativ forbedring og digitalisering, med referanse til styrevedtaket fra juni Program for administrativ forbedring og digitalisering skal understøtte den overordnede strategien for UiO, og bidra til å videreutvikle en effektiv og profesjonell forvaltning og administrasjon. Programmet må ses i sammenheng med Kunnskapsdepartementets digitaliseringsstrategi for universitets- og høyskolesektoren og Regjeringens avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform. Fellesløsninger er et prosjekt under Program for administrativ forbedring og digitalisering. For å svare ut oppdraget fra universitetsstyret om å forbedre prosessene ved det enkelte fakultet og mellom fakultetene, består styringsgruppen til prosjekt fellesløsninger av fakultetsdirektørene og assisterende museumsdirektører. Styringsgruppen er nedsatt av universitetsdirektøren. Forskningsstøtte var ett av opprinnelig fem administrative områder som skulle komme med forslag til etablering av fellesløsninger mellom fakultetene. Blant over 50 forslag som ble fremmet i prosessen ble forslaget om å etablere et prosjekt som skal pilotere ulike spesialiserte løsninger prioritert høyest av styringsgruppen. Regjeringens Langtidsplan for forskning og høyere utdanning, regjeringens EU-strategi, UiOs strategi 2020, UiOs EU-strategi, UiOs årsplaner og enhetenes årsplaner er alle strategiske og førende dokumenter som har ambisjoner om å bli enda flinkere til å vinne fram på de eksternfinansierte forskningsarenaene. Det å lykkes i det europeiske rammeprogrammet for forskning trekkes fram som et særlig viktig mål i disse dokumentene. Forslaget om å opprette et fellesløsningsprosjekt med pilotering av konkrete fellesløsninger vil kunne bidra til å svare ut disse målsettingene. Forum for forskningsdekaner nedsatte i november 2017 en arbeidsgruppe for å utrede tiltak for å styrke mobilisering av fakulteter, enheter og forskere til økt deltakelse og større gjennomslag i EUs rammeprogram. Revisjonsrapporten «Søknader EU-prosjektmidler» fra januar 2018 pekte på konkrete tiltak som blant annet denne arbeidsgruppen skulle jobbe med. Våren 2018 ble notatet «Mobilisering ved UiO for H2020: Identifisering av konkrete tiltak og virkemidler for økt gjennomslag» 1

2 overlevert til viserektor Åse Gornitzka av arbeidsgruppens leder Hilde Nebb. Notatet har også et vedlegg med oversikt over støtteapparat og incentiver ved de ulike fakultetene. Kontinuerlig og målrettet kompetansebygging for administrativ er ett av de anbefalte tiltakene i notatet fra arbeidsgruppen. Opprettelse av et fellesløsningsprosjekt med pilotering av konkrete fellesløsninger vil kunne bidra til å svare ut dette tiltaket. Ønsket om å få til forbedrede prosesser mellom fakultetene er høyt prioritert av universitetsstyret og universitetets ledelse. Det å få økt gjennomslag i EUs rammeprogram er høyt prioritert av departementet, UiOs ledelse og fakultetenes ledelse. Styringsgruppen til fellesløsningsprosjektet har også valgt å prioritere en fellesløsning innen, som i denne sammenheng betyr innen eksternfinansiert virksomhet. Derfor anbefaler vi at UiO oppretter og gjennomfører et prosjekt med pilotering av en fellesløsning innen. Pilotering gjør det enkelt å foreta justeringer underveis slik at sjansen for å få på plass en veletablert fungerende løsning ved prosjektslutt øker. Prosessen etter at ble prioritert av styringsgruppen I etterkant av styringsgruppemøtet 28. januar 2019 foretok delprosjektleder og koordinator individuelle samtaler med hvert enkelt medlem i Forskningsadministrativt nettverk (FANE-UiO), samt direktør og seksjonsleder i Avdeling for forskningsadministrasjon (FADM). Til sammen har vi hatt 13 individuelle samtaler der vi har bedt om innspill til hvordan vi best kan rigge en fellesløsning innen. FANE-medlemmene fra HF, JUS, MN, MED, OD, TF, UV, KHM, NHM, SUM, UiO:Energi, UiO:Norden har alle kommet med innspill. SV er dekket av delprosjektleder. Den eneste enheten vi ikke har fått innspill fra er STK. Forslaget til fellesløsning ble justert og basert på innspill fra disse individuelle samtalene. Det justerte forslaget ble presentert for alle medlemmene samlet i FANE-møtet 1. mars I forslaget som foreligger her er også innspill fra møtet med FANE-UiO 1. mars og innspill fra møtet i styringsgruppen 29. mars 2019 forsøkt ivaretatt. I møtet 29. mars 2019 anbefalte styringsgruppen at det jobbes videre med de skisserte konseptene for samarbeid om mellom fakultetene som framkommer i dette notatet. Hvert enkelt styringsgruppemedlem er bedt om å presentere forslagene for eget dekanat/ledergruppe med bistand fra delprosjektleder om ønskelig. Hver enhet er bedt om å komme innspill, innvendinger og/eller støtte til forslagene som legges fram i dette notatet. Delprosjektleder har i løpet av april presentert forslaget til fellesløsninger for JUS, OD, SV, NHM og HF og har avtale med MED 30. april. Samtlige av de fem har signalisert at de er positive til å teste ut forslagene i dette notatet. Enkelte har vært svært entusiastiske og mener vi bør sette i gang så fort som mulig. Ett fakultet er litt mer tilbakeholden enn de andre, men ga likevel signaler om at de ville støtte at vi gikk videre til neste fase med teste det ut. Dette sistnevnte fakultetet uttrykte en bekymring for om den foreslåtte fellesløsningen kommer til å tappe allerede knappe ressurser fra fakultet. De frykter også at fellesløsningen skal komme til å bli enda et nivå over fakultetene. Andre spørsmål som dette fakultetet og flere lurer på er hvordan en slik fellesløsning skal finansieres, hva ekspertgruppene 2

3 konkret skal gjøre? Hvor mye fakultetene må bidra inn i forhold til hva de får igjen og om denne løsningen vil fjerne den viktige nærheten til forskerne. Enkelte påpeker at det virker enklere å få til ekspertgrupper (se konsept 1 nedenfor) enn fellesløsningene mellom fakultetene (se konsept 2 nedenfor). Flere har påpekt at det kan bli utfordrende å inngå avtaler mellom fakultetene, men også at det også vil være mulig å fastsette en pris på slike tjenester, sørlig hvis det er slik at større enheter skal avgi tjenester til mindre. Andre igjen er opptatt av at konsept 2 ikke må låses i for faste samarbeidsformer. Delprosjektleder har i samtalene forsøkt å utdype hvordan fellesløsningene er tenkt, men samtidig minnet om at det først er i neste fase med prosjektopprettelse og pilotering av fellesløsningene at de konkrete avklaringene skal gjøres. Da vil prosjektet også ha mulighet til å justere underveis med blant annet innspill fra fakultetene basert på deres erfaringer. Situasjonsbeskrivelse av n Oversikten over n ved enhetene som vist i tabellen nedenfor er hentet fra vedlegget til notatet fra forskningsdekanenes arbeidsgruppe. Oversikten ble laget av de enkelte fakultetene og viste innen EU. Oversikten for museene og sentrene er lagt til under utarbeidelsen av dette notatet. Enhet Fakultetsnivå Instituttnivå MN EU-team: 3,5 stillinger pluss en 10% motivasjonsstilling. Prosjektøkonomene er på fakultetsnivå MED HF SV UV JUS Enhet for eksternfinansiering som består av 5 forskningsrådgivere 5 administrative stillinger. Inkluderer forskerutdanning, UiO:Norden og ass. Fak. Dir. 2 personer (inkl. forskningsadministrativ leder) Prosjektøkonomene sitter på fakultetsnivå 2 (inkludert ass.fak.dir) økonomifunksjonen er på fakultetsnivå 2 forskningsrådgivere med 50 % av stillingen sin 4 forskningsrådgivere med veldig ulike funksjoner. Pluss 5 forskningskonsulenter på sentre Prosjektøkonomene sitter på instituttnivå 1-2 forskningsrådgivere per institutt til sammen 9 personer 16 forskningsadministratorer fordelt på syv grunnenheter (de fleste rådgivere) 3 forskningsrådgivere fordelt på tre institutter, deler av stilling til administrativ leder av et senter Instituttnivå: har delvis egne forskingsrådgivere 3

4 KHM dedikert til EU og store satsinger økonomi er på fakultetsnivå 1 forskningsrådgiver (+en som skal rekrutteres) pluss 0,5 økonomifunksjon TF Kun fakultetsnivå: 1 forskningsrådgiver og 1 økonomikonsulent OD 1 forskningsrådgiver (10%) Økonomikonsulenten er på fakultetsnivå SUM NHM STK 2,5 stillinger innen forskningsstøtte og kommunikasjon kun prosjektøkonom samarbeider med MN Deler av stillingen til kontorsjef og deler av stillingen til en seniorkonsulent LOS FADM 25 personer. 11 involvert i eksternfinansiering. 4 i EUkontoret + 1 jurist. Forskningsrådet 3, resten internasjonalt samarbeid, jurister 5 (inkl EU-jurist). 1 EU-rådgiver Forskerstøtte i andre avdelinger (drft, personal, kommunikasjon): ADS, AP, Kommunikasjonsavdelingen En mer fullstendig kartlegging ble foretatt som en del av prosjektet i september Det viste seg at den lokale n omfattet 315 personer fordelt på 164 årsverk. De ulike enhetene kartla litt ulikt, og noen har for eksempel tatt med deler av stillingene til kontorsjef, personal, kommunikasjon og regnskap som en del av n. Antallet personer med mer spisset kompetanse innen de ulike programmene til EU og Forskningsrådet er betydelig mindre og nærmere det som fremkommer i tabellen over. Kartleggingen viser at organisering og ressursbruk varierer mye mellom de ulike fakultetene. Mens enkelte har hovedtyngden av ressursene på instituttnivå er det andre som har det på fakultetsnivå. Som regel sitter spesialistene på fakultetsnivå, mens enkelte store grunnenheter også har bygget opp spesialistkompetanse. LOS ved FADM har også spesialistkompetanse med EU-kontoret. EU kontoret består av like mange personer i 2019 som det gjorde i Omsetningen fra innvilgede EU-prosjekter er mer enn tredoblet og antall søknader mangedoblet i samme periode (omsetningen i 2010 var 45,1 millioner kr, 4

5 omsetningen i 2018 var 158,3 millioner kr). I tråd med UiOs praksis med forskernær forskningsstøtte er det ved fakultetene spesialistkompetansen innen EU-feltet har blitt bygget opp i takt med økt prosjektportefølje, søknadsomfang og lokale satsinger ved de enkelte fakultetene. Hovedvekten av spesialistene i en felles ved UiO vil dermed ha sitt daglige virke ved de ulike enhetene 1. Tidligere prosjekter Administrativ støtte til forskere var et eget tema i Internt handlingsrom: Eksternfinansierte prosjekter (IHR-EFV). IHR-EFV ble formelt avsluttet Arbeidet ble videreført som eget prosjekt EFV-V som pågikk fra sommeren 2013 til sommeren Sluttrapporten til EFV-V anbefalte å opprette Prosjekt:Bedre. Prosjekt: Bedre startet 2014 med tre delprosjekter: 1. Organisering av n 2. Realisering av bedre støtteverktøy for forskerne (forskerportal) 3. Utvikle systemer for å øke UiOs forskningsadministrative kompetanse og kapasitet. Prosjektet UiO:Forskerstøtte ble opprettet for å ta over stafettpinnen. Prosjektet kartla n innen eksternfinansiert virksomhet og laget en rollebeskrivelse mellom nivå 1 og 2. Prosjektet var også et organisasjonsutviklingsprosjekt med fokus på utvikling av kompetanse. Prosjektet utviklet en kurspilot for forskningsadministrasjon, foreslo å opprette tverrfaglige team i LOS med fokus på eksternfinansiert virksomhet og et prosjektøkonomnettverk, samt at prosjektøkonomer og FANE-UiO burde få til felles møteplasser. Fellesløsningsprosjektet som foreslås i dette notatet vil kunne bidra til en bedre organisering av n ved å lage nettopp et system for å øke UiOs forskningsadministrative kompetanse. Siden støtteverktøy og andre digitale løsninger håndteres i andre prosjekter ved UiO, foreslår vi her fellesløsninger innen som fokuserer på kompetanseutvikling og samarbeid mellom de som jobber som forskningsrådgivere og spesialister innen dette feltet. 2. Mål og ønskede gevinster for prosjektet Hovedvekten av n ved UiO ligger lokalt, enten på nivå 2, 3 eller 4. Det er også på disse nivåene antall ansatte innen administrativ har økt mest, i takt med det økende antallet eksternfinansierte prosjekter. Forslaget til fellesløsning innen er ikke et sentraliseringsprosjekt. Prosjektet ivaretar at n primært foregår lokalt, noe som er i tråd med policy og etablert praksis ved UiO. Linjen til de involverte vil forbli uendret og den lokale n vil ligger der den ligger i dag. Det er måten vi jobber på og samarbeider på som skal endres og forbedres. Enkelte fakulteter har jobbet målrettet med eksternfinansiering og da særlig innen EU-finansierte prosjekter. De ulike fakultetene sitter samlet sett på mye kompetanse. Hvis vi klarer å skape en arena 1 Forskerstøtte ved andre institusjoner gjøres på lignende måter med noe variasjon: NTNU har etablert "Task Force" som er ekspertgrupper bestående av spesialister fra rektors stab og fakultetene (ulike grupper med spisskompetanse på ulike felt). UiB har «BOA-teamet» som består av folk fra sentralt og fakultetene. Københavns universitet har et sentralt team som sitter ute ved de ulike fakultetene til bestemte tider. Utrecht universitet har et tverrfakultært søknadsteam. 5

6 for å samle og utvikle denne kompetansen, vil vi kunne bygge og spre kompetanse i hele organisasjonen. I så fall vil samtlige enheter få større mulighet til å lykkes innen nye områder i det eksternfinansierte landskapet. Tabellen nedenfor viser formål, effektmål og resultatmål til den foreslåtte fellesløsningen. Nivå Formål: Samle, utvikle og dele kompetanse Effektmål: Økte inntekter Mindre sårbart ved fravær og intern forflytning Resultatmål: Bygge opp ulike arbeidsfellesskap med spisskompetanse Beskrivelse Opprettelse av ekspertgrupper innenfor strategiske områder av den eksternfinansierte virksomheten Ett ekstra ERC-prosjekt som et resultat av fellesløsningen gjør at prosjektet går i pluss. Potensialet er mye større. Ved å samarbeide på tvers blir hver enkelt enhet mindre utsatt ved akutt fravær eller ved at ekspertkompetansen flytter på seg internt ved UiO. Ekspertgruppene skal ha konkrete oppgaver og sørge for at økt kompetanse kommer enhetene til gode. Gjennomføre pilotering av faktisk fellesløsning 3. Forslag til fellesløsning Konsept 1: Kunnskaps- og kompetansedeling gjennom ekspertgrupper 2 Vi oppretter ekspertgrupper innenfor bestemte satsingsområder/viktige områder. Hver enkelt gruppe har ansvar for å være særdeles godt oppdatert innen sitt felt. De ulike ekspertgruppene bør ha hver sin koordinator. Koordinatoren bør ha sitt daglige virke i feltet, være ansatt ved et av fakultetene og være en av ekspertene i gruppen. I løpet av prosessen har det kommet fram syv forslag til ulike ekspertgrupper. Det anbefales å opprette ekspertgrupper innen de fire første områdene nedenfor. 1. Marie Sklodowska-Curie Action (MSCA) forskermobilitet (ph.d. og postdoktorer) Søknadsfase og førsøknadsfase (noe drift som kjennskap til legitime kostnader, kontraktsforhandlinger, rapportering og revisjon) 2. Prosjekter fra det Europeiske forskningsrådet (ERC) Søknadsfase og førsøknadsfase (noe drift som kjennskap til legitime kostnader, kontraktsforhandlinger, rapportering og revisjon) 2 Andre mulige navn: kompetanseenheter, task force, arbeidsfellesskap, hub'er, spesialistgrupper. 6

7 3. Tematiske prosjekter fra EU koordinatorprosjekter (partnerprosjekter) Søknadsfase og førsøknadsfase (noe drift som kjennskap til legitime kostnader, kontraktsforhandlinger, rapportering og revisjon) 4. Store nasjonale satsinger SFI, SFF og FME (NFR) Søknadsfase og førsøknadsfase (noe drift som kjennskap til legitime kostnader, kontraktsforhandlinger og rapportering) Endringer i Forskningsrådet: ny søknadsfrist, nye vurderingskriterier (Excellence, Impact og Implementation) har aktualisert behovet for en ekspertgruppe innen dette feltet 5. Drift inngår som deler i de ulike ekspertgruppene 6. GDPR andre prosesser ved UiO personvernkontakter, personvernombud, nettverk Styringsgruppen har vært opptatt av dette. Mer generell problematikk se i sammenheng med et ønske fra fakultetene om flere juristressurser sentralt? Anbefaler at det ikke inngår i prosjektet. 7. Forskningsinfrastruktur egen prosess ved UiO Styringsgruppen er opptatt av dette. Anbefaler at det ikke inngår i prosjektet. Det anbefales å opprette følgende ekspertgrupper: Mulige oppgaver i hver ekspertgruppe: 4 6 personer (én person fra FADM i hver gruppe?) Et arbeidsfellesskap for kunnskap og erfaringsdeling som bygger og ivaretar kompetanse innen MSCA, ERC, koordinatorprosjekter og Forskningsrådet Skape arrangementer, arenaer, møteplasser, kurs, seminarer og workshops på tvers for alle enheter/nivåer. Både for administrasjon og forskere (f.eks. seminar før søknadsutlysninger, søknadsskrivekurs). Legge til rette for de som får nye prosjekter gjennom oppstartsmøter på tvers (f.eks. fellesmøte for alle som har fått ERC ved UiO det året). For prosjektleder og adm. Møteplasser underveis (f.eks. i forkant av rapporteringer, revisjon, sluttrapport, kontraktsforhandlinger) Ansvar for faglig innhold i arrangementene, men få praktisk støtte fra fakultetene og LOS? 7

8 Legge til rette for hospitering. Etablere tematiske møteplasser for alle og sørge for at fakultetene som ikke er med i gruppen inviteres med på arrangementer og tematiske nettverksmøter. Konsept 2: Ivareta sårbarhet større enheter samarbeider med mindre enheter Vi lager et system med grupper av fakulteter som samarbeider ved behov. Et forslag kan være at MED samarbeider primært med OD, MN med NHM, HF med TF/KHM/STK, SV med SUM/KHM/STK, SV/HF med JUS/UV. Men ikke nødvendigvis bare slik. Det bør etableres noen hovedsamarbeidsformer og konstellasjoner der noen enheter kan ha felles deltakelse i lokale FANEr og bistå ved fravær, men det er også viktig å kunne samarbeide med de enhetene som er mest relevante for søknaden som skal skrives, eller prosjektet som skal driftes. Det å ivareta en slik fleksibilitet kan være utfordrende, men ikke umulig. Ulike samarbeidskonstellasjoner mellom enkelte enheter i dag har vist oss at det er fullt mulig. Med en slik løsning vil spesialistkompetanse jobbe sammen med generalistkompetanse i søknadsveiledning. Det er viktig for de aller fleste å beholde n forskernær. Dette ivaretas med en slik løsning. I hver gruppe av fakultet/museum/senter vil det sitte én eller flere personer som er med i ekspertgruppene. Små og store enheter samarbeider. Store fakulteter har ofte spesialistkompetanse, mindre har generalistkompetanse. Generalist og spesialist veileder søker i fellesskap og møter på søkers enhet. Dette ivaretar nærhet ved at lokal som kjenner forsker og lokal policy er med og imøtekommer behovet for spesialkompetanse ved at spesialisten som kjenner finansiør og suksesskriterier i den aktuelle utlysning blir en del av den lokale rådgivningen. Konstellasjoner av enheter som samarbeider, men også samarbeid på tvers av konstellasjonene: 8

9 Avgrensning Prosjektet er avgrenset til eksternfinansiert virksomhet. Andre deler av administrativ er ikke en del av leveransen. GDPR, økonomi og digitale systemer håndteres i andre prosjekter ved UiO/BOTT. 9

10 4. Gevinster Gevinster Effektivisere/forbedre administrative arbeidsprosesser Svare ut økt behov for spesialisering av funksjoner Bidra til mer robuste administrative tjenester For hvem, og hvordan fremkommer gevinsten? Bidra til å identifisere beste praksis og utvikle standardiserte prosesser med felles rutiner, maler og verktøy for hele UiO Bidra til god flyt i arbeidsprosesser og sikre at tjenester leveres til rett tid Redusere bruk av konsulenttjenester Bidra til kompetanseheving og utvikling av spesialkompetanse for å møte nye behov Kompetanseheving gjennom større volum, mengdetrening og rendyrking av oppgavene Bidra til å rekruttere og beholde ansatte med høy kompetanse Legge til rette for et felles kompetansemiljø gjennom nye fellesarenaer for medarbeidere som jobber innenfor samme område Bidra til stabil tilgjengelighet (behovssvingninger, tilgjengelighet uavhengig av person, mindre sårbare og personavhengige administrative tjenester, backupordninger) - Utnytte at UiO er en stor organisasjon hvor samme type oppgave gjøres mange steder - Verdiskapende for brukerne gjennom å møte brukernes forventninger og behov - gjøre lokal bedre i stand til å bistå vitenskapelige ansatte Økt gjennomslag Ett ERC prosjekt er fra 1,5 mill euro til 2,5 mill euro. 10

11 5. Vurdering av usikkerhet i prosjektet De ulike størrelsene på enhetene er det mest utfordrende ved opprettelse av en slik fellesløsning. Noen enheter har flere som kan bidra inn i konsept én av fellesløsningen, andre har én person, mens andre ikke har slike ressurser i det hele tatt. Det kan være en fare for at ikke samtlige enheter får benyttet seg av kunnskapen hos ekspertgruppene. Dette må ivaretas og er forsøkt ivaretatt gjennom de foreslåtte oppgavene til ekspertgruppene og i konsept to i fellesløsningen. Samarbeid mellom grupper av enheter kan også være utfordrende. Det å skape en delvis formalisert ordning som samtidig skal være fleksibel er ikke enkelt. Pilotering av de ulike konseptene muliggjør justering underveis og reduserer faren for å mislykkes. Et profesjonelt støtteapparat garanterer ikke suksess i form av flere eksternfinansierte prosjekter, men øker sjansen for å lykkes. Dette har vi god empiri på ved UiO. Et godt samarbeid med LOS er avgjørende. Dette gjelder i særlig grad del én av prosjektet. UiOs felles regler for drift, personal, budsjettering, etc. bør antakeligvis håndteres av LOS med input fra prosjektøkonomer og forskningsrådgivere fra enhetene som faktisk drifter prosjekter. Her er det sterke anbefalinger om forbedring fra revisjonsrapporten, rapporten fra arbeidsgruppen til forskningsdekanene og andre styrende dokumenter. Delprosjektleder har helt uformelt fått signaler fra direktør i FADM om at LOS primært bør holde i utvikling av felles regler og rutiner ved UiO, og at felles institusjonelle rutiner og regler ikke nødvendigvis bør være en fellesløsning mellom fakulteter. Det er samtidig viktig å påpeke at et slikt arbeid også utvikles best med input fra de som faktisk drifter prosjekter og dermed kjenner til de daglige utfordringene med dette. 6. Grov tidsplan og milepæler 29. mars: Styringsgruppen beslutning om etablering av nytt prosjekt April: Fakultetsdirektører og eventuelt delprosjektleder presenterer forslaget og får innspill fra faglig ledelse ved hver enhet 8. april: kort orientering til Universitetsdirektøren 2. mai: Universitetsledelsens strategimøte legge frem forslaget og få innspill fra rektoratet før prosjektopprettelse 6. mai: Forum for forskningsdekaner legge frem forslaget og få innspill fra forskningsdekanene før prosjektopprettelse Mai/juni: Dekanmøtet legge frem forslaget og få innspill fra dekanene før prosjektopprettelse IDF 24. Juni: Programstyret beslutning Juni: Endelig beslutning etablering av prosjekt Videre saksforløp avklarer vi ut fra tilbakemeldingene fra styringsgruppen, rektoratet og forskningsdekanene. 11

12 7. Avklaringer som må gjøres i neste fase, ved prosjektopprettelse Mandatet til prosjektet er å gjøre nødvendige avklaringene og foreslå organisering/ansvarsdeling. Prosjektet må definere spesifikt hvem de foreslår som deltakere i de ulike delprosjektene/ekspertgruppene. Ikke alle fakulteter/museer trenger eller skal delta i hver gruppe. Prosjektet må ta stilling til hvilke enheter som primært skal inngå i samarbeidsfellesskap med tanke på mer formelt samarbeid og sårbarhet/sykdom. Delprosjektene/ekspertgruppene vurderer og foreslår arbeidsform og organisering ut fra tjenestene som skal leveres f.eks. møteform, hvor ofte de skal møtes og til hvilke tider. Vi ønsker fleksible tjenester og hensiktsmessig organisering. En eventuell finansieringsmodell bør overlates til prosjektet. Vi anbefaler at prosjektets styringsgruppe blir satt sammen med representanter fra nivå 1, 2 og 3. Styringsgruppens leder bør være fra et av fakultetene som bidrar inn til fellesløsningen. Vi anbefaler at prosjektgruppen består av en prosjektleder som kjenner feltet og med koordinatorene fra ekspertgruppene som delprosjektledere. På denne måten rigges prosjektet og de ulike piloteringene mest mulig likt de foreslåtte fellesløsningene. Mulige referansegrupper er: Forskningsadministrative ledere fra LOS og enhetene, Forum for forskningsdekaner, FANE-UiO, Prosjektøkonominettverket og direktørnettverket. 8. Interessenter/målgrupper Forskere, forskningsrådgivere, prosjektøkonomer Fagforeninger og verneorganisasjonen holdes informert gjennom faste IDF-møter i henhold til hovedavtalen. 9. Vedlegg Sluttrapport UiO:Forskerstøtte med vedlegg Revisjonsrapport EU-søknader Mobilisering ved UiO for Horisont 2020: Identifisering av konkrete tiltak og virkemidler for økt gjennomslag Status for UiOs og H2020: Deltagelse, forskningsadministrasjon, incentiver og mobiliseringstiltak (april 2018) 12