UNGDOMSBEDRIFT / STUDENTBEDRIFT. Økonomi og regnskap

UNGDOMSBEDRIFT / STUDENTBEDRIFT Økonomi og regnskap

Ungt Entreprenøskap i Norge Ungt Entreprenørskap Norge Boks 5250 Majorstua, 0303 Oslo Tlf.: 23 08 82 10 ue@ue.no Ungt Entreprenørskap Agder Fylkesmannen i Vest-Agder, Utdanningskontoret Serviceboks 513, 4605 Kristiansand Tlf.: 38 17 68 13 agder@ue.no Ungt Entreprenørskap Akershus Pb 1200 Sentrum, 0107 Oslo Tlf.: 90 19 22 56 akershus@ue.no Ungt Entreprenørskap Buskerud Kreftings gate 37 3045 Drammen Tlf.: 97 72 98 67 buskerud@ue.no Ungt Entreprenørskap Finnmark Tollbugata 16 Banken Boks 183, 9811 Vadsø Tlf.: 78 95 38 84 finnmark@ue.no Ungt Entreprenørskap Hedmark Parkgata 64, 2325 Hamar Tlf.: 90 59 88 02 hedmark@ue.no Ungt Entreprenørskap Hordaland NHO Hordaland Postboks 694 Sentrum, 5807 Bergen Tlf.: 55 23 98 00 / 91 84 55 91 hordaland@ue.no Ungt Entreprenørskap Møre og Romsdal Møre og Romsdal fylke v/aure Fylkeshuset, 6404 Molde Tlf.: 71 25 80 58 / 977 33 156 mr@ue.no Ungt Entreprenørskap Nord-Trøndelag Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Tlf.: 74 11 14 08 nord-trondelag@ue.no Ungt Entreprenørskap Nordland Postboks 343, 8001 Bodø Tlf.: 75 40 25 40 nordland@ue.no Ungt Entreprenørskap Oppland Oppland fylkeskommune Serviceboks, 2626 Lillehammer Tlf.: 61 28 91 81 oppland@ue.no Ungt Entreprenørskap Oslo Essendrops gate 3 Pb 7173 Majorstua, 0307 Oslo Tlf.: 23 08 77 65 oslo@ue.no Ungt Entreprenørskap Rogaland Jens Zetlitz gate 21 4008 Stavanger Tlf.: 51 50 02 53 rogaland@ue.no Ungt Entreprenørskap Sogn og Fjordane NHO Sogn og Fjordane Postboks 217, 6901 Florø Tlf.: 57 75 21 00 sf@ue.no Ungt Entreprenørskap Sør-Trøndelag c/o Sør-Trøndelag fylkeskommune Postuttak, 7004 Trondheim Tlf.: 73 86 63 21 sor-trondelag@ue.no Ungt Entreprenørskap Telemark Søve videregående skole 3830 Ulefoss Tlf.: 35 94 86 45 t telemark@ue.no Ungt Entreprenørskap Troms Postboks 6166 9291 Tromsø Tlf.: 48 21 61 78 troms@ue.no Ungt Entreprenørskap Vestfold Postboks 46 3291 Stavern Tlf.: 92 61 86 29 trine.juell@ue.no 2 Ungt Entreprenørskap Østfold Postboks 220, 1702 Sarpsborg Tlf.: 69 11 73 42 ostfold@ue.no

Økonomi og regnskap

FORORD Ungt Entreprenørskap har gjennom mange år hatt god dialog med skattemyndighetene. På denne måte fikk man klargjort hvilke regler som ungdoms- og studentbedrifter skulle forholde seg til innenfor områdene regnskap, skatt og avgift. I 2005 ble samarbeidet utvidet ved at Skatteetaten (se www.skatteetaten.no) og Samarbeid mot svart økonomi (se www.samarbeidmotsvartokonomi.no) inngikk en hovedsamarbeidsavtale med Ungt Entreprenørskap. Her i gjennom ble fokuset på økonomi og regnskap ytterligere styrket bl.a. gjennom etableringen av konkurransen Beste regnskap på fylkes- og nasjonale messer (se www.regnskapsprisen.no). Samtidig med dette ble også bransjeorganisasjonene til regnskapsførere og revisorer invitert til å bli med både i juryarbeid ifm de nasjonale messene, men også i arbeidet med å utvikle veiledningshefte innenfor Økonomi og regnskap. Siden 2005 har Den norske Revisorforening, Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening og Økonomiforbundet vært aktive medspillere for at ungdoms- og studentbedrifter skal holde orden på sine regnskap på en best mulig måte. Dette er andre utgave av heftet Økonomi og regnskap. Det er foretatt en betydelig revisjon av innholdet fra den første utgaven. Endringene har skjedd på bakgrunn av de erfaringer som Skatteetaten har gjort gjennom særskilte regnskapskurs som er avholdt for elever og lærere i videregående skole. Dette heftet tar ikke mål av seg til å gi en fullstendig opplæring i regnskapsfaget, men det vil være tilstrekkelig basiskunnskap for regnskapsfunksjonen i en ungdoms- og studentbedrift. Vi håper heftet bidrar til kunnskap og inspirasjon for videre arbeid med egne regnskap på en god måte. Ungt Entreprenørskap takker Økonomiforbundet, Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening, Den norske Revisorforening og Skatteetaten for utvikling av heftet. Uten deres kompetanse og deres erfaringer ville ikke dette heftet hatt den relevans og nytteverdi som vi nå mener at det har. 4

INNHOLD Innledning s 6 Kapitel 1: Økonomiske rammebetingelser s 7 - Registrering - Andelskapital - Omsetningsgrense - Lønn - Leverandørgjeld - Regnskap Kapitel 2: Hvorfor føre regnskap s 8 - Oversikt over økonomien - Grunnlag for riktig regnskap - Skaper tillit - Mindre tid på kontorarbeid Kapitel 3: Hva skal føres i regnskapet s 10 Kapitel 4: Dokumentasjon av føringer i regnskapet s 11 - Bilagene skal være ordnet på en oversiktlig måte - Hvilke opplysninger skal være med i bilaget Kapitel 5: Hvordan føre regnskap s 16 - Teknisk oppbygging av et regnskap - Praktisk bokføring Kapitel 6: Balanse og resultatrapport s 19 - Resultatrapport - Balanse Kapitel 7: Stemmer regnskapet med virkeligheten s 22 - Avstemming av kasse - Avstemming av banken Kapitel 8: Eksempelregnskap s 24 - Oppgave Ordliste: Regnskapsbegreper s 27 5

INNLEDNING Å drive ungdoms- og studentbedrift handler bla om å skape verdier gjennom kjøp og salg av varer og/ eller tjenester. Det handler med andre ord om ekte mennesker og ekte penger. Når du driver ungdoms- eller studentbedrift er det viktig å holde orden og ha oversikt over økonomien i bedriften. For å oppnå dette, må du føre et enkelt regnskap etter de samme prinsipper som gjelder for ordinære bedrifter. Dette heftet gir en veiledning i regnskap for ungdomsog studentbedrifter. Sammenhengen mellom de forskjellige kapitlene i heftet er skissert i følgende figur: Kap. 1: Økonomiske rammebetingelser Kap. 2: Hvorfor føre regnskap Kap. 3: Hva føres i regnskapet Kap. 4: Dokumentasjon av føringer i regnskapet Kap. 5: Hvordan føre regnskap Kap. 6: Balanse Resultatrapport Kap. 7: Avstemminger Kap. 8: Eksempelregnskap 6

Kapitel 1: økonomiske rammebetingelser Registrering Ungdoms- og studentbedriftene registreres i Brønnøysundregistrene via www.ue.no. Bedriftene vil motta bedriftsattest fra Brønnøysundregistrene med eget organisasjonsnummer. Andelskapital Ungdoms- og studentbedriftene skaffer andelskapital ved oppstart av bedriften. Å selge andeler er en god måte å få inn startkapital på. Andelskapitalen skal tilbakebetales ved avvikling av bedriften. Regler for ungdomsbedrifter: kan selge andeler for inntil kr 10 000 en andel koster kr 100 alle medlemmene i ungdomsbedriften må eie minst en andel, og kan maksimalt eie to andeler andeler kan også selges til personer utenfor bedriften det er ikke tillatt å drive handel med andelene Regler for studentbedrifter: kan selge andeler for inntil kr 20 000 en andel koster kr 200 alle medlemmene i studentbedriften må eie minst en andel andeler kan også selges til personer utenfor bedriften det er ikke tillatt å drive handel med andelene Ved avvikling av bedriften: dersom det er penger igjen når alle regninger er betalt, skal bedriften betale tilbake andelskapitalen til alle som eier andeler i bedriften. Dette representerer tilbakebetaling av innskutt kapital. Tilbakebetaling av tidligere innbetalt andelskapital vil ikke utløse noen skatteplikt. eventuelt beløp som utbetales til andelseiere utover tidligere innbetalt andelskapital er å anse som lønn. Se eget pkt. om lønn i neste kolonne. Omsetningsgrense Omsetningsgrensen for ungdoms- og studentbedrifter er kr 140.000 innen en 12 måneders periode. Dersom omsetningsgrensen overstiges vil ungdoms- og studentbedriften gå over fra å være et undervisnings- og opplæringstiltak til å være en virkelig bedrift med de konsekvenser dette vil få for skatter og avgifter. Bedriften må, i god tid før omsetningsgrensen nås, ta kontakt med Skatteetaten for å få veileding. Lønn Ungdoms- og studentbedriftene kan utbetale lønn skattefritt på inntil kr 4 000 per person per kalenderår. Dersom denne beløpsgrensen overskrides, skal hele beløpet lønnsinnberettes. Leverandørgjeld Ungdoms- og studentbedrifter har i utgangspunktet ikke lov å pådra seg gjeld. Det åpnes likevel for at ungdoms- og studentbedrifter kan kjøpe varer/tjenester på kreditt. Bedriften skal ikke pådra seg større leverandørgjeld enn det den til enhver tid kan klare å betale tilbake. Dvs penger i kasse/bank minus allerede pådratt gjeld (leverandørgjeld/skyldig lønn). Regnskap Ungdoms- og studentbedriftene skal føre regnskap og må ha en revisor. Som revisor velges en person som har kunnskap om økonomi og regnskap (f eks økonomilærer). Bedriftene skal utarbeide årsrapport under avviklingsfasen. Årsrapporten skal legges fram for generalforsamlingen og skal minst inneholde: Regnskap med oppstilling av resultatrapport og balanse, inklusiv oversikt over fordeling av overskudd Revisjonsberetning 7

Kapitel 2: HVORFOR FØRE REGNskaP Ungdoms- og studentbedrifter skal føre regnskap. Reglene som gjelder gjennomgås i dette heftet. Hensikten med å føre regnskap Gode rutiner Orden og oversikt over bilag og bokføring À jour Plikt Regnskapet skal gi et bilde av den økonomiske virkeligheten for bedriften Fordeler - Delårsrapport - Årsrapport - Oversikt over økonomien - Grunnlag for riktige beslutninger - Skaper tillit - Mindre tid på kontorarbeid - m.m. Hensikten med regnskapet er at det skal vise et korrekt bilde av den økonomiske virkeligheten for bedriften. For å få til dette er det en forutsetning at du har gode rutiner og holder orden på papirer og bokføring. Det er også viktig at du er à jour med papirarbeidet. Det er ikke like lett å huske hva som egentlig skjedde hvis det går for lang tid. Regnskapets tall skal inn i delårsrapport og årsrapporten som du utarbeider for ungdoms- eller studentbedriften. I tillegg til at det er en plikt å føre regnskap, vil vi fremheve noen av fordelene ved å føre et regnskap: Oversikt over økonomien: Regnskapet gir svar på om bedriften har nok penger til å betale regningene som forfaller har oppnådd forventet salg har fått betaling fra kredittsalg går med overskudd eller underskudd har god nok økonomi til at de ansatte kan ta ut lønn har penger til å gjøre nødvendige innkjøp bør øke eller redusere produksjonen 8

En viss oversikt over økonomien får du ved å følge med på hvor mye penger som er i banken og i kassa. Dersom alle salg og alle varekjøp blir betalt kontant og bedriften kjøper inn varene etter hvert som de selges (dvs. at bedriften ikke har varebeholdning), ville bank/kassebeholdningen gi et nesten riktig bilde av bedriftens økonomiske virkelighet. Bare én korrigering ville vært nødvendig for å finne overskuddet eller underskuddet, nemlig å trekke fra andelskapitalen. Andelskapitalen er nemlig ikke en inntekt for bedriften, selv om den har gitt penger i kassa. Andelskapitalen er penger som andelseierne skal ha tilbake dersom det er penger igjen når alle regningene er betalt. Så enkel drift er sjelden. Det er mer vanlig at bedriften får en faktura fra leverandøren når den kjøper inn varer, som skal betales for eksempel innen 30 dager. Da gir ikke bank/kassebeholdningen svar på hvor mye penger bedriften har til rådighet. Regnskapet må føres fortløpende så oversikten over det bedriften tjener og det den skylder hele tiden stemmer med virkeligheten. Ellers er det fort gjort å bruke mer penger enn bedriften har. Hvis ungdoms-/studentbedriften selger varer på kreditt (for eksempel at kunden får en faktura som skal betales om 10 dager), vil ikke bank/kassebeholdningen gi et riktig bilde av bedriftens økonomiske stilling. Overskuddet (hvis kunden faktisk kommer til å betale) er større enn det kassebeholdningen viser. Er regnskapet à jour, kan bedriften se om kunden betaler og purre kunder som ikke betaler. I en ungdoms-/studentbedrift som har varebeholdning, dvs. at bedriften ikke har solgt alle varene som er kjøpt inn, må varebeholdningen telles opp og regnskapsføres før bedriften vet om den har gått med overskudd eller underskudd i perioden. Grunnlag for riktige beslutninger: Et riktig bilde av økonomien gir grunnlag for å ta riktige beslutninger. Bedriftens økonomi forandres hele tiden og økonomisjefen må alltid ha oversikt. Skaper tillit: Hvis regninger betales i tide og alle forpliktelser overholdes skaper dette tillit både internt i bedriften og eksternt hos forretningsforbindelser og banken. Mindre tid til kontorarbeid: Vår påstand er at gode rutiner legger grunnlaget for et riktig regnskap og gjør at du bruker mindre tid på kontorarbeid. Det er veldig tidkrevende (kanskje umulig) å rekonstruere hva som faktisk har skjedd i etterkant. 9 Hvis du holder orden på papirene fra første dag, sparer du deg selv for mye arbeid og bekymringer!

Kapitel 3: Hva skal føres i regnskapet For at regnskapet skal gi et bilde av den økonomiske virkeligheten for bedriften må alt som påvirker økonomien bokføres: Regnskapet skal gi et bilde av den økonomiske virkeligheten til bedriften Alle økonomiske transaksjoner skal bokføres i regnskapet Alle kostnader - registreringsavgift - varekjøp - rekvesita - lønn - m.m. Alle inntekter - salg - premier - sponsor - renteinntekt - tilskudd - m.m. Poster i balansen - innskutt egenkapital - innskudd av penger i bank - varebeholdning - kundefordringer - leverandørgjeld - m.m. Alle kostnader, inntekter og endringer i balansen skal bokføres. F.eks.: Hvis du tar ut penger fra kasseskrinet og setter det inn i banken, skal dette registreres i regnskapet. Du skal vite hvor mye penger du har og du skal vite hvor pengene er. F.eks.: Hvis du selger varer på kreditt, dvs at kunden får betalingsutsettelse, må du registrere dette i regnskapet for at det skal gi et riktig bilde av den økonomiske virkeligheten. Transaksjonen registreres som salg og betalingsutsettelsen registreres som kundefordring. Pengene er dine, men du har ikke mottatt dem ennå. 10

Kapitel 4: DokumENtasjON av FØRINGER i regnskapet Alt som bokføres i regnskapet skal være dokumentert på papir. Dokumentasjonen som danner grunnlag for bokføringen kalles bilag. Økonomiske transaksjoner - kostnader - inntekter - balansen Bilag Settes inn i bilagsperm Påføre bilagsnummer Bokføres Bilagene skal være ordnet på en oversiktlig måte Alle økonomiske transaksjoner skal dokumenters ved bilag. I tillegg må bilagene oppbevares på en ordentlig og oversiktlig måte. Vi anbefaler at dere setter bilagene rett inn i en perm og påfører bilagsnummer fortløpende. Bilagsnummereringen er linken mellom dokumentasjon og bokføring. Eksempel på bilagsnummerering: Bilag kan nummereres slik 11

Hvilke opplysninger skal være med i bilaget Kravene til innhold i dokumentasjonen (bilaget) varierer i forhold til type transaksjon. Felles for dokumentasjonen er at den skal vise de bokførte opplysningers berettigelse. Dvs at det dokumenteres/ sansynliggjøres at transaksjonen har med bedriften å gjøre og ikke er privat eller tilhører en annen virksomhet. Eksempler på krav til innhold i dokumentasjon: 1. Kredittsalg/kjøp Hvis virksomheten selger varer/tjenester på kreditt, må de utstede en faktura som er forhåndsnummeret og som inneholder følgende opplysninger: Organisasjonsnummer Fakturadato Navn og adresse på selger Navn og adresse på kjøper Hva som er solgt og hvor mye Tidspunkt og sted for levering Salgssum og betalingsforfall Merverdiavgift når selger er registreringspliktig (gjelder ikke ungdoms- og studentbedrifter) Selgers dokumentasjon er den samme som kjøpers dokumentasjon. Når dere kjøper på kreditt må dere sørge for å få en faktura med de samme opplysningene som selger plikter å påføre, jf ovenfor. Hvis ungdoms- eller studentbedriften mottar en faktura som f.eks. ikke inneholder navn og adresse til bedriften, må den selv ta kontakt med selger og be om å få en ny faktura med korrekte opplysninger. Eksempel på en kredittfaktura: Selgers navn og organisasjonsnummer Fakturanummer Fakturadato Forfallsdato 12 Hva og hvor mye som er solgt Kjøpers navn Salgssum

Ugdomsbedrift og Studentbedrift 2. Kontantsalg/kontantkjøp Kontantsalg må vanligvis registreres på kasseapparat. Dette slipper du som driver ungdoms- eller studentbedrift. Du kan dokumentere kontantsalget ved forhåndsnummererte kvitteringshefter der hver kvittering har en kopi vedheftet. Originalen av kvitteringen utleveres kunden, mens kopien beholdes som grunnlag for bokføring (bilag). Med unntak for navn og adresse på kjøper, skal kvitteringen inneholde de samme opplysninger som ved kredittsalg/kjøp, jf ovenfor i pkt 1: Organisasjonsnummer Fakturadato Navn og adresse på selger Navn og adresse på kjøper* Hva som er solgt og hvor mye Tidspunkt og sted for levering** Salgssum og betalingsforfall Merverdiavgift når selger er registreringspliktig (gjelder ikke ungdoms- og studentbedrifter) * Navn og adresse må likevel påføres når kontantkjøp er over kr 1000,- eller hvis varene er kjøpt inn for videresalg/som innsatsfaktor i produksjon for videresalg. ** Leveres når salget /kjøpet skjer. Trenger ikke spesifiseres. Eksempel på kvittering kontantsalg: Selger Selgers organisasjonsnummer Dato Forhåndsnummerert kvittering Hva og hvor mye som er solgt Salgssum 13

I de tilfeller det er veldig upraktisk å skrive kvittering for hvert enkelt kontantsalg, kan bedriften velge å dokumentere kontantsalget fortløpende i innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte. Dette kan f.eks. være praktisk der det er salg av varer av mindre verdier, f.eks. kaker, kaffe, te og lignende. Eksempel på innbundet bok: Ved kontantkjøp får du gjerne en kassakvittering som dokumentasjon. På denne noterer du hva som er formålet med kjøpet. F.eks. hvis du har kjøpt plastikklommer til oppbevaring av regn-skapsmateriell, skriver du dette på kvitteringen eller på arket som kvitteringen stiftes på. Eksempel på kassakvittering ved kjøp under kr 1000: Formålet med kjøpet påføres kvitteringen 14

3. Reise- og oppholdsutgifter Det skal fremgå av dokumentasjonen av reise- og oppholdsutgiften hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på. 4. Innskudd bank Det anbefales at ungdoms-/studentbedriften ikke har for stor kontantbeholdning liggende. Pengene bør settes inn i bank. Dette bokføres på grunnlag av innskuddskvittering fra banken. Eksempel på vareopptellingsliste: 5. Varebeholdning Når du ønsker å få en oversikt over resultatet, må beholdningen av varer telles opp. For ungdoms- og studentbedrifter må dette minst gjøres når det utarbeides delårsrapport og årsrapport. Vareopptellingslisten må inneholde opplysninger om varens art, antall av hver art og innkjøpspris. Summen på vareopptellingslisten er grunnlaget for bokføring av varebeholdningen i balansen. Det er altså innkjøpsprisen for varene som er grunnlaget for verdien av varelageret i regnskapet (NB! ikke utsalgsprisen). Dersom du produserer varene selv er verdien av et ferdig produkt tilvirkningskostnadene. Dvs prisen for råvarene pluss kostnadene som medgår til å produsere produktet. Differansen mellom alle vareinnkjøp og varebeholdning utgjør varekostnaden for de varene som er solgt. Dette føres som varekostnad i resultatrapporten. Eksempel på utregning av varekostnaden for en periode (f.eks. UB-året): Inngående varebeholdning i perioden kr 0,- + Varekjøp i løpet av perioden kr 6 500,- - Utgående varebeholdning iht. vareopptelling kr 1 000,- = Varekostnad for solgte varer kr 5 500,- Varebeholding i balansen skal bokføres med kr 1 000,- Varekostnaden i resultatrapporten skal bokføres med kr 5 500,- Dokumentasjon for bokføringen er vareopptellingslista. 15

Kapitel 5: HvORDAN FØRE REGNskaP For å kunne få oversikt over økonomien, må alle de økonomiske transaksjonene registreres i regnskapet. Dette skjer etter bestemte regler. Teknisk oppbygging av et regnskap Et regnskap er bygd opp rundt to prinsipper: 1) T-kontoen som har to sider, debet og kredit. Debet og kredit er regnskapsmessige begreper og viser hvilken side av T-kontoen vi prater om. 2) Dobbel bokføring som forklarer hvordan hver enkelt transaksjon = hvert bilag skal registreres i regnskapet. Debet T-konto Kredit Dobbel bokføring Betyr at alle bilag skal registreres både til debet og til kredit. Beløpet som registreres på debetsiden skal være like stor som det som registreres på kreditsiden. I et regnskap trenger vi flere T-konti. Vi trenger så mange konti som er nødvendig for å beskrive den økonomiske virkeligheten i bedriften. Dette vil variere fra virksomhet til virksomhet ut fra bl.a. størrelse og bransje. For ungdoms- og studentbedrifter vil regnearket som ligger på ue.no i de aller fleste tilfeller være tilstrekkelig for å kunne beskrive den økonomiske virkeligheten i virksomheten. Nedenstående figur gir en skjematisk oversikt over de T-konti som finnes i regnearket. T-konti: - Kasse - Bank - Kundefordring - Varebeholdning T-konti: - Leverandørgjeld - Skyldig lønn T-konti: - Inskutt egenkapital - Opptjent egenkapital T-konti: - Varekostnad - Lønn - Kontorrekvisita - Markedsføring - Reiseutgifter - Div. utgifter T-konti: - Salgsinntekter - Annen inntekt Eiendeler Gjeld Egenkapital Kostnader Inntekter Balansekonti Resultatkonti 16

Av figuren ser vi f eks at T-kontoen som heter Kasse er en eiendelskonto. Alle konti for eiendeler, gjeld og egenkapital er balansekonti. Disse konti viser hva vi har på et gitt tidspunkt. Tilsvarende ser vi at T-kontoen som heter Salgsinntekter er en inntektskonto. Alle inntektskonti og kostnadskonti er resultatkonti. Summen av alle inntektskonti minus summen av all kostnadskonti viser om bedriften går med overskudd eller underskudd. Når T-kontiene blir satt sammen i regnearket ser det slik ut (D= debet, K= kredit): Praktisk bokføring Når de økonomiske transaksjonene skal bokføres (registreres) på den enkelte T- konto, skjer dette etter bestemte regler. Disse reglene kan sammenfattes slik: BALAnsekonti RESULTATkonti Eiendeler Gjeld Egenkapital Inntekter Kostnader Debet Økning av eiendeler Kredit Økning av gjeld Kredit Økning av egenkapital Kredit Inntektene øker Debet Kostnadene øker Kredit Reduksjon av eiendeler Debet Reduksjon av gjeld Debet Reduksjon av egenkapital Debet Inntektene reduseres Kredit Kostnadene reduseres 17

For å illustrere tabellen kan vi se på noen eksempler på praktisk bokføring: Bilag 1: Hamar 1.11.2010: Innbetaling av andelskapital med kr 1000. Pengene legges i kassa. Bokføringen av den økonomiske transaksjonen kan forklares på følgende måte: Kassa (eiendel)øker: Debet på T-konto som heter Kasse Egenkapitalen øker: Kredit på T-konto som heter Innskutt Egenkapital (EK) Bilag 2: Hamar bokhandel 5.11.2010: Kjøp av forhåndsnummerert kvitteringshefte kr 200,-. Betalt kontant. Bokføringen av den økonomiske transaksjonen kan forklares på følgende måte: Kassa (eiendel) reduseres: Kredit på T-konto som heter kasse Kostnad for bedriften: Debet på T-konto som heter rekvisita Bilag 3: Hamar 9.11.2010: Salgsmesse på skolen. Kontantsalg varer kr 2000. Bokføringen av den økonomiske transaksjonen kan forklares på følgende måte: Kassa (eiendel) øker: Debet på T-konto som heter kasse Inntekt for bedriften: Kredit på T-konto som heter salgsinntekter Bokføring av de økonomiske transaksjonene i regnearket vil se slik ut: Bilag Dato Kasse Innskutt EK Salgsinntekter Rekvisita 1 2 3 1.11 5.11 9.11 Debet 1000 2000 Kredit 200 Debet Kredit 1000 Debet Kredit Debet 200 2000 Kredit Oppstillingen ovenfor kalles for en regnskapsspesifikasjon. Vi ser her at registreringen av bilagene skjer etter prinsippet om dobbelt bokføring. Dvs at det bokføres like mye til debet som til kredit på hver transaksjon. 18

Kapitel 6: BALANSE OG REsuLtatRAPPORT Når alle de økonomiske transaksjoner i en periode er bokført, kan økonomien oppsummeres i en balanse og resultatrapport. Vi sier at vi avslutter regnskapet. Ungdoms-/studentbedrifter skal gjøre dette minimum ved utarbeidelse av årsrapport. Hvis det utarbeides delårsrapport skal resultatrapport og balansen også med her. Resultatrapport Resultatrapporten oppsummerer bedriftens inntekter og kostnader. Differansen mellom inntekter og kostnader viser om bedriften går med overskudd eller underskudd. Dette kalles resultat. Resultatkonti Kostnader Inntekter F.eks.: - Varekostnad - Lønn - Kontorrekvisita - Markedsføring - Reiseutgifter - Diverse F.eks.: - Salgsinntekter - Andre inntekter Summen på hver kostnadskonto overføres til debet i resultatrapporten Resultatrapport Debet Kredit Summen på hver inntektskonto overføres til kredit i resultatrapporten Forskjellen mellom inntekter og kostnader utgjør periodens resultat. Hvis det er overskudd fremkommer dette til debet i resultatrapporten. Hvis det er underskudd fremkommer dette til kredit i resultatrapporten. For å få sammenhengen mellom resultatrapport og balansen må periodens resultat overføres til balansen på konto for egenkapital. Overskudd øker egenkapitalen og føres til kredit på konto opptjent egenkapital. Underskudd reduserer egenkapitalen og føres til debet på samme konto. 19

Balanse Balansen spesifiserer og oppsummerer verdiene bedriften har på et bestemt tidspunkt. Balansekonto Eiendeler Gjeld Egenkapital F.eks.: - Kasse - Bank - Kundefordring - Varebeholdning F.eks.: - Leverandørgjeld - Skyldig lønn F.eks.: - Innskutt egenkapital - Opptjent egenkapital Summen på hver eiendelskonto overføres til debet i balansen Debet i balansen viser hvilke eiendeler bedriften har Balanse Debet Kredit Summen på hver gjelds- og egenkapitalkonto overføres til kredit i balansen Kredit i balansen vider hvordan eiendelene er finansiert For å få debetsiden i balansen til å stemme med kreditsiden, må periodens resultat tas med i balanseoppstillingen under egenkapital, jf forklart under resultatrapporten: Overskudd føres til kredit på konto opptjent egenkapital og underskudd føres til debet på samme konto. 20

Eksempel på avsluttning av regnskap: Bilag Dato Kasse Innskutt EK Salgsinntekter Rekvisita Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit 1000 1000 1 2 3 Sum Til resultat Til balanse 1.11 5.11 9.11 2000 3000 200 200 2800 0 1000 1000 0 2000 2000 2000 200 200 0 200 Alle konti summeres ned. Differansen mellom debet og kredit viser hva som skal overføres til resultatrapporten og balansen. Alt. 1 Resultatrapport Debet Kredit Salgsinntekter 2000 Rekvisita 200 Resultat 1800 Sum 2000 2000 Balanse Debet Kredit Kasse 2800 Innskutt EK 1000 Opptjent EK 1800 2800 2800 Overført fra resultatrapport Alt. 2 Resultatrapporten kan også settes opp slik: Salgsinntekter 2000 Rekvisita 200 Årsresultat 1800 Balansen kan også settes opp slik: Eiendeler Kasse 2800 Sum eiendeler 2800 Egenkapital Innskutt egenkapital 1000 Opptjent egenkapital 1800 Sum egenkapital 2800 Gjeld 0 Sum gjeld og egenkapital 2800 Når regnskapet stemmer vil summen til debet og kredit være like store, jf ovenfor. Dette gjelder både resultatrapporten og balansen. Dette er et resultat av dobbelt bokføring. 21

Kapitel 7: StemmER regnskapet med virkeligheten Pengestrømmen er et kritisk område i en bedrift. Det er viktig å ha kontroll på at det som er bokført av penger ut og inn av kasse og bank faktisk stemmer med det som er tatt ut og inn fra kasse og bank. Dette gjøres ved å foreta avstemminger. Avstemming av kasse For å kontrollere at virkelig kassebeholdning (kontanter) stemmer med det som er bokført i regnskapet, må kassebeholdningen telles opp og sjekkes mot det som er bokført på konto for kasse. Avstemmingen må dokumenteres og signeres. Eksempel på skjema som kan brukes: Kasseavstemming: Dato: Kasseholdning ved oppstart Inn i kasse iht. bilag Inn i kasse iht. bilag Ut fra kasse iht. bilag Ut fra kasse iht. bilag Beregnet kassebeholdning ved dagens slutt + + - - = Opptalt kasse Differanse Forklaring til differanse +/- Underskrift 1: Underskrift 2: 22 Kassebeholdningen skal avstemmes etter hver dag det har vært aktivitet i kassa. Dersom det er differanse mellom faktisk og beregnet kassebeholdning må det undersøkes hva dette skyldes. Dersom det er mindre penger i kassa enn beregnet kassebeholdning, kan det for eksempel skyldes at man har tatt ut penger for å kjøpe noe, men glemt å legge igjen kvittering på uttaket/kjøpet. I så fall må man finne og bokføre den manglende kvitteringen. Uoppklarte differanser kan oppstå f.eks. hvis man har gitt tilbake feil vekslepenger. Slike differanser må bokføres. Det er opptalt kasse som er virkeligheten og regnskapet må derfor justeres iht. dette.

Avstemming av banken Banken avstemmes ved å kontrollere at alle transaksjoner iht. bankutskrift stemmer med det som er bokført i regnskapet. Avstemming må dokumenteres. Eksempel på skjema som kan brukes: 23

Kapitel 8: EksemPELREGNskap I eksempelregnskapet er det hentet bilag fra en virkelig ungdomsbedrift som heter Towlee UB. Det er gjort noen justeringer på datoer for å få det til å stemme. (NB! Dette er ikke tillatt i virkeligheten). Det er i tillegg laget noen bilag for å få frem flere typetillfeller som du kan komme bort i. Towlee UB selger microfiberhåndkleder med påtrykt navn. Virksomheten har ingen verdier når de starter opp i september 2009. Det er fem deltakere i bedriften. Opppgave Towlee UB har i eksempelregnskapet bokført 19 bilag i perioden september til 31.12.2009. Regnskapet avsluttes ved årsskiftet for å sjekke resultatet. Bilagene til oppgaven finnes i eget bilagshefte. Anbefaling For å få mest mulig læringseffekt bør dere prøve å bokføre bilagene i eksempelregnskapet før dere sjekker bokføringen og kommentarene til bilagene! Bruk tabellen på s 17 som hjelpemiddel. 24 Her følger kommentarer til hvert enkelt bilag: Bilag 1 Innbetaling av egenkapital for andeler som er solgt til deltakerne i UB n. Det er solgt 10 andeler à kr 100,- til sammen kr 1 000,-. For hver solgte andel er det skrevet et andelsbrev. Bedriftens dokumentasjon på dette er kvitteringsslippen som ligger igjen i andelsheftet. Pengene er betalt inn kontant. Bokføres Debet: Kasse og Kredit: Innskutt Egenkapital Bilag 2 Towlee UB betaler registreringsavgift til Brønnøysund med kr 200,-. Betalingen skjer kontant. Bokføres Debet: Diverse utgifter og Kredit: Kasse Bilag 3 Faktura nr 1, datert 28.10.09 fra Towlee UB pålydende kr 1196,-. Kunden får frist til 07.11.09 med å betale for varene. Bokføres Debet: Kundefordringer og Kredit: Salgsinntekter Bilag 4 Faktura nr 2, datert 28.10.09 fra Towlee UB pålydende kr 2 392,-. Kunden får frist til 07.11.09 med å betale for varene. Bokføres Debet: Kundefordringer og Kredit: Salgsinntekter Bilag 5 Melding fra banken om kreditering datert 02.11.09. Gjelder betaling av faktura nr 2 på kr 2 392,-. Dvs at Towlee UB har mottatt betaling for salget som er omtalt under bilag nr 4. Pengene har gått inn på bank. Bokføres Debet: Bank og Kredit: Kundefordringer