REGNSKAP FOR SMÅ FORENINGER TINA ALVÆR

Transkript

1 REGNSKAP FOR SMÅ FORENINGER TINA ALVÆR

2 2 SiO

3 3

4 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 Relevante kurs: Ny i styret Ny som leder Relevante arrangementer: Lunsjpåfyll (2-3 ganger hvert semester) Lederdult (1 gang hvert semester) Alt ligger i kurskalenderen 9

10 Motivasjon Rekruttering Markedsføring av foreningen Markedsføring av arrangement Samarbeid i styret Økonomi og ansvar Finansiering Omdømme og organisasjonskultur Overlapp fra et styre til et annet 10

11 SiO Foreninger har kontor i Kristian Ottosens hus Drop-in mellom 12 og 15 hver hverdag Spør om stort og smått, men avtal helst et møte for omfattende spørsmål 11

12 SiO Foreninger kan følge opp enkeltforeninger over tid For eksempel: Skrive søknad til kulturstyret Lage orden i uoversiktlig økonomi 12

13 13 SiO

14 Kort introduksjon 14 Navn Forening Verv

15 Kursets innhold 1. EN LITEN INNFØRING 2. Å FØRE REGNSKAP 3. GODT Å VITE Introduksjon Hva er regnskap og hvorfor gidder vi? Begreper Debet og kredit Hvordan føre bilag? Oppgave: Debet og kredit PAUSE CA 15 MIN Regnskap i Excel Intro til Excel-arket Oppgave Inngående balanse og bokføring Avstemming Budsjettering Oppgave Hva skal vi ta hensyn til i budsjettet? Fakturering Kort om fakturering Regnskapsrutiner Forslag til rutine Hjelpemidler fra SiO Kontoplan Balanse Resultat Konto 15 Oppgave Periodisk bankavstemming PAUSE CA 15 MIN Årsavslutning Oppgave Åpne poster leverandør og fordringer, og disponering av årsresultat Annet nyttig Søknad om støtte Rapporter Budsjetter

16 Del 1: En liten innføring 16

17 Hva er regnskap? 17

18 Hva er regnskap? Et sammendrag av et selskaps bokføringer, i form av en oversikt over resultatet av virksomheten og den økonomiske stilling ved slutten av perioden 18

19 Hva er regnskap? En redegjørelse for inntekter og kostnader En historisk oversikt over alle transaksjoner 19 Bedriftens økonomiske historie

20 Hva er regnskapets formål? Gi et økonomisk grunnlag til beslutninger 20 Oversikt over hvor pengene kommer fra og hvor de brukes Å dokumentere for eksterne aktører at dere drifter fornuftig og fortjener støtte

21 Konklusjon Det er lurt å føre regnskap. 21

22 Begreper 22 Bilag Debet og kredit Kontoplan Balanse-regnskap Resultat-regnskap Konto-kode-klasse Konto Bokføring Inn- og utg. balanse Avstemming

23 Bokføring Kalles også bilagsføring, kontering og postering. Registrering i regnskapet på ulike kontoer for å forklare en transaksjon Alle bilag føres på minst to poster En i debet (+) og en i kredit (-). Alle føringer skal gå i null 23

24 Bokføring / Bilagsføring Eksempel: Kjøp av en wrap til 50 kroner, til en frivillig. 24 Debet Kredit 1900 Brukskonto Mat til frivillige +50

25 Bokføring / Bilagsføring Eksempel: Kjøp av en wrap til 50 kroner, til en frivillig. Debet Kredit 1900 Brukskonto Mat til frivillige

26 Debet og kredit Det dobbelte bokholders prinsipp Alle bokføringer føres i debet (+) og kredit (-) Debet + Kredit - Betydningen av disse fortegnene varierer avhengig av hvilke kontoer de føres på. Følg fortegnsoversikten! 26

27 Bilag Dokumentasjon for det vi registrerer Eksempel på bilag: Faktura Kreditnota Kvittering Utfylt skjema 27

28 Avstemming Kontroll av at regnskapet er ført rett Bankavstemming Alle transaksjoner på bankkonto skal bokføres. Kontrollerer at regnskapet matcher bankutskriften. 28

29 Inngående- og utgående Balanse Hva vi har på en konto balanse Inngående balanse (IB) Hva vi har på den aktuelle kontoen i begynnelsen av perioden (eksempel første dag i mnd) Utgående balanse (UB) Hva vi har på den aktuelle kontoen på slutten av perioden (eksempel siste dag i mnd) 29

30 Hvordan er regnskapet bygget opp? 30

31 Kontoplan Oversikt over alle kontoene i regnskapet Organisert etter egenskaper Inntekter Kostnader Eiendeler 31

32 Norsk Standard Kontoplan 1500 Kundefordringer 1910 Kontantkasse 1920 Brukskonto 2000 Aksjekapital 2400 Leverandørgjeld 2700 Merverdiavgift 2900 Annen kortsiktig gjeld 3000 Salgsinntekter 3100 Medlemskontingent 3200 Billettinntekter 3400 Støtte / sponsor 3900 Annen inntekt 4000 Innkjøp råvarer 4050 Innkjøp ferdigvarer 5000 Lønn til ansatte 5280 Mat til frivillige 5900 Gaver til ansatte Leiekostnader 6360 Renhold 6540 Inventar 6550 Driftsmaterialer 6700 Honorar 6780 Vakthold 6800 Kontorrekvisita 6860 Møte, kurs, oppdateringer 6940 Porto 7100 Reisekostnad 7300 PR-kostnader 7350 Representasjon 7600 Lisenser og royalties 7770 Bank og kortgebyrer 8000 Renteinntekter 8100 Rentekostnader 8150 Bankgebyrer

33 Balanse-regnskapet 1000-Serien Hva vi har: Eiendeler 2000-Serien Hvor pengene kommer fra: Egenkapital Gjeld Eksempel: NOK på konto 1. januar. 33

34 Resultat-regnskapet Inntekter Salgsinntekter Støtte fra kulturstyret Kostnader Innkjøp av varer Honorarer Bankgebyrer 34

35 Norsk Standard Kontoplan Balanse 1500 Kundefordringer 1910 Kontantkasse 1920 Brukskonto 2000 Aksjekapital 2400 Leverandørgjeld 2700 Merverdiavgift 2900 Annen kortsiktig gjeld Resultat 3000 Salgsinntekter 3100 Medlemskontingent 3200 Billettinntekter 3400 Støtte / sponsor 3900 Annen inntekt 4000 Innkjøp råvarer 4050 Innkjøp ferdigvarer 5000 Lønn til ansatte Mat til frivillige 5900 Gaver til ansatte 6300 Leiekostnader 6360 Renhold 6540 Inventar 6550 Driftsmaterialer 6700 Honorar 6780 Vakthold 6800 Kontorrekvisita 6860 Møte, kurs, oppdateringer 6940 Porto 7100 Reisekostnad 7300 PR-kostnader 7350 Representasjon 7600 Lisenser og royalties 7770 Bank og kortgebyrer 8000 Renteinntekter 8100 Rentekostnader 8150 Bankgebyrer

36 Kontokodeklasser Regnskapet er delt opp i 8 tallklasser : 1. Eiendeler 2. Egenkapital og Gjeld 3. Inntekter 4. Varekostnader 5. Lønnskostnader 6. Andre driftskostnader 7. Andre driftskostnader 8. Øvrige inntekter og kostnader 36

37 Kontokodeklasser Regnskapet er delt opp i 8 tallklasser : 1. Eiendeler 2. Egenkapital og gjeld 3. Inntekter 4. Varekostnader 5. Lønnskostnader 6. Andre driftskostnader 7. Andre driftskostnader 8. Øvrige inntekter og kostnader 37

38 Norsk Standard Kontoplan - Kontoklasser Balanse Eiendeler 1500 Kundefordringer 1910 Kontantkasse 1920 Brukskonto Egenkapital og Gjeld 2000 Aksjekapital 2400 Leverandørgjeld 2700 Merverdiavgift 2900 Annen kortsiktig gjeld Resultat Inntekter 3000 Salgsinntekter 3100 Medlemskontingent 3200 Billettinntekter 3400 Støtte / sponsor 3900 Annen inntekt Innkjøp 4000 Innkjøp råvarer 4050 Innkjøp ferdigvarer 38 Lønn 5000 Lønn til ansatte 5280 Mat til frivillige 5900 Gaver til ansatte Andre driftskostnader 6300 Leiekostnader 6360 Renhold 6540 Inventar 6550 Driftsmaterialer 6700 Honorar 6780 Vakthold 6800 Kontorrekvisita 6860 Møte, kurs, oppdateringer 6940 Porto 7100 Reisekostnad 7300 PR-kostnader 7350 Representasjon 7600 Lisenser og royalties 7770 Bank og kortgebyrer Øvrige kostnader og inntekter 8000 Renteinntekter 8100 Rentekostnader 8150 Bankgebyrer

39 Konto En mer detaljert forklaring av pengeflyten Inntekt? Billettinntekter Salgsinntekter Garderobeinntekter Kostnad? Innkjøp av drikkevarer Leie av lokale Mat til frivillige Eiendel? Brukskonto Sparekonto Kontankasse 39

40 REGNSKAPET INNTEKTER Salg av rødbrus Salg av kokosboller Billettinntekter 40 KOSTNADER Innkjøp av Solo Mat til frivillige Driftsmaterialer

41 Norsk Standard Kontoplan - Kontoer Balanse Eiendeler 1500 Kundefordringer 1910 Kontantkasse 1920 Brukskonto Egenkapital og Gjeld 2000 Aksjekapital 2400 Leverandørgjeld 2700 Merverdiavgift 2900 Annen kortsiktig gjeld Resultat Inntekter 3000 Salgsinntekter 3100 Medlemskontingent 3200 Billettinntekter 3400 Støtte / sponsor 3900 Annen inntekt Innkjøp 4000 Innkjøp råvarer 4050 Innkjøp ferdigvarer 41 Lønn 5000 Lønn til ansatte 5280 Mat til frivillige 5900 Gaver til ansatte Andre driftskostnader 6300 Leiekostnader 6360 Renhold 6540 Inventar 6550 Driftsmaterialer 6700 Honorar 6780 Vakthold 6800 Kontorrekvisita 6860 Møte, kurs, oppdateringer 6940 Porto 7100 Reisekostnad 7300 PR-kostnader 7350 Representasjon 7600 Lisenser og royalties 7770 Bank og kortgebyrer Øvrige kostnader og inntekter 8000 Renteinntekter 8100 Rentekostnader 8150 Bankgebyrer

42 Kort fortalt REGNSKAPET BALANSE RESULTAT KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO KONTO 42 KONTO- KLASSE 1 KONTO- KONTO- KONTO- KLASSE 2 KLASSE 3 KLASSE 4 KONTO- KLASSE 6 KONTO- KLASSE 5 KONTO- KLASSE 7 KONTO- KLASSE 8

43 Del 2: Å føre regnskap 43

44 Hvordan føre bilag Alltid føre i debet (+) og kredit (-) Bruk fortegnsoversikten hvis du er usikker Summen av alle føringer skal være lik null. Ta utgangspunkt i brukskontoen 44 Her betyr debet (+) økning Kredit (-) betyr reduksjon

45 Hvordan føre bilag Eksempel 1: Innkjøp av kokosboller til kroner Konto Debet Kredit brukskonto Innkjøp varer 1.000

46 Hvordan føre bilag Eksempel 2: Solgt billetter for kroner Konto Debet Kredit Brukskonto Billettinntekter

47 Hvordan føre bilag Eksempel 3: Satt i kontanter, inn i banken Konto Debet Kredit Brukskonto Kontantkasse

48 Hvordan føre bilag Eksempel 4: Kreditnota eller korrigere en gammel føring. Konto Debet (+) Kredit (-) 1910 Brukskonto Inventar Konto Debet (+) Kredit (-) 1910 Brukskonto Inventar

49 OPPGAVE #1 : Debet og kredit Noter riktig kontonummer under feltene "DEBET" og "KREDIT". *Hvis det ikke er opplyst om annet så brukes 1910 Brukskonto til både inn- og utbetalinger. B.NR BESKRIVELSE DEBET (+) KREDIT (-) 1 Tatt ut ,- fra brukskonto. Kontanter er lagt i kasse. 2 Kjøpt varer for videresalg for 7.500,-. 3 Mottatt billett-inntekter fra konsert på ,-. 4 Mottatt støtte fra Kulturstyret på ,-. 5 Kjøpt inn pizza for 750,- til styremøte. 6 Innbetalte medlemskontingenter på 2.500, Kjøpt sofaer for ,- 8 Kjøpt penner for 850,-. Betalt kontant 9 Bankgebyrer på 100,- 10 Overført ,- til sparekonto. 11 Kreditnota på bilag 7 (sofaer). Må korrigeres 12 Kjøpt sofaer for ,- (fikk riktig faktura) 13 Kjøpt glass til drift (150,-), puter til sofa (600,-) og binders (151,-) 14 Solgt varer for Innbetalt 50% kontant og 50% i bank

50 ØVELSER OPPGAVE #1 : Debet og kredit Noter riktig kontonummer under feltene "DEBET" og "KREDIT". *Hvis det ikke er opplyst om annet så brukes 1910 Brukskonto til både inn- og utbetalinger. B.NR BESKRIVELSE DEBET (+) KREDIT (-) 1 2 Tatt ut ,- fra brukskonto. Kontanter er lagt i kasse. Kjøpt varer for videresalg for 7.500,-. 3 Mottatt billett-inntekter fra konsert på , Mottatt støtte fra Kulturstyret på ,-. Kjøpt inn pizza for 750,- til styremøte. Innbetalte medlemskontingenter på 2.500,- Kjøpt sofaer for ,- Kjøpt penner for 850,-. Betalt kontant Bankgebyrer på 100,- Overført ,- til sparekonto. Kreditnota på bilag 7 (sofaer). Må korrigeres Kjøpt sofaer for ,- (fikk riktig faktura) Kjøpt glass til drift (150,-), puter til sofa (600,-) og binders (151,-) Solgt varer for Innbetalt 50% kontant og 50% i bank SiO

51 Regnskapsføring i Excel 51

52 52

53 BILAGSNUMMER è ØKES MED #1 #2 #3 #4 #5 DATO è BALANSE Eiendeler 1500 Fordringer 1900 Kontanter 1910 Brukskonto 1920 Sparekonto - Egenkapital og gjeld 2050 Egenkapital 2400 Leverandørgjeld 2900 Annen gjeld - RESULTAT Inntekter 3000 Salgsinntekter 3100 Medlemskontingent 3200 Billettinntekter 3400 Støtte fra Kulturstyret 3410 Støtte fra XXX 3420 Støtte fra annen støtteordning 3900 Annen inntekt 8000 Renteinntekter 53 Utgifter / kostnader 4000 Varekjøp til videresalg 5000 Lønn/ honorar til medlemmer 5050 Lønn / honorar til andre 5280 Mat og drikke til frivillige 5290 Mat og drikke til styret 5700 Støtte til andre foreninger 6300 Leie av lokaler 6450 Inventar 6550 Driftsmaterialer 6755 Artist/underholdningshonorar 6790 Andre fremmedtjenester 6800 Kontorrekvisita 6890 Annen kontorkostnad 7300 Markedsføring og representasjon 7770 Bank og kortgebyrer 7790 Annen finanskostnad 8150 Rentekostnader 8950 Årsoppgjør SUM Utg. Balanse IB Utg. Balanse IB Utg. Balanse IB - Utg. Balanse SiO IB

54 Vi tester Excel Filnavn: Regnskapet FSF 2015.xls OPPGAVE #2 : Føring i Excel Bokfør posteringene fra oppgave #1 i excel-regnskapet. * Husk å føre med "-" (minus) hvis det er kredit * Pass også på at "summen" nederst i regnskapet er lik "0". 54

55 Bankavstemming (repetisjon) Kontroll av at regnskapet er ført rett. Bruk bankutskrift Alle transaksjoner skal bokføres Inngående balanse Sum på bankkonto i begynnelsen av perioden Utgående balanse: Sum på bankkonto i slutten av perioden 55

56 KONTOUTSKRIFT FOR BRUKSKONTO : JANUAR Dato 01.jan 03.jan 07.jan 09.jan 10.jan 14.jan Inn på Ut av konto konto Inngående balanse ,00 Uttak minibank 7/11 Jernbanetorget ,00 Innkjøp Ringnes AS 7 500,00 Innbetaling : Dagsoppgjør ,00 IKEA Slependen 901,00 Varekjøp Kebabbiten 750,00 Støtte fra Kulturstyret ,00 Bilagsnr jan 19.jan 24.jan 26.jan 27.jan 29.jan 31.jan Kortgebyr ved uttak 100,00 Innbetaling (Henrik, Hanne, Morten, Vegard og Mike) 2 500,00 Varekjøp IKEA Alnabru ,00 Varekjøp Bislet Kebab 150,00 Innbetaling salg 2 500,00 Internoverføring - Sparekonto ,00 Lisensavgift SPOTIFY 100,00 Utgående balanse ,00

57 OPPGAVE #3 : Avstemming Bruk kontoutskriften for å kontrollere at alle transaksjoner er ført. *Kontroller at utgående balanse er lik i kontoutskriften og i regnskapet. * Er det avvik? Noter det ned og prøv å finne feilen. 57 SiO

58 Svært forenklet: Årsavslutning 1. Registrer all utestående gjeld - De dere skylder (leverandører, privatpersoner for utlegg) 2. Registrer alle utestående fordringer - Folk som skylder dere penger (solgt, ikke innbetalt) 3. Disponer årsresultatet (se resultat-rapport) - Overskudd bokføres som en økning av egenkapital (husk at EK økes med kredit (minus) 58 - Underskudd føres som en reduksjon av egenkapital. (husk at EK reduseres med debet (pluss) SiO

59 OPPGAVE #4 : Årsavslutning 1. Registrer følgende fordringer og gjeld ved årsslutt. Ubetalt faktura fra DELL for PC Ikke tilbakebetalt utlegg - gjelder mat til frivillige Solgte, men ikke innbetalte, medlemskontigenter , ,00 900,00 2. Ta utgangspunkt i resultatrapporten for 2015 og bokført årsoverskuddet (underskuddet). Dette registreres mot en egen årsoppgjørskonto i resultatet og mot "egenkapital" i balansen. * Sjekk at du har gjort riktig ved å kontrollere at "egenkapital + gjeld = eiendeler" i balansen. 59 SiO

60 Del 3: Annet nyttig 60

61 Budsjettering 61

62 Hva er et budsjett Økonomiske forventninger for et år, en periode eller en aktivitet. Baseres på tidligere regnskapstall, erfaringer og planlagt aktivitet. Verktøy til kontroll av fornuftig bruk, planlegging av aktiviteter og god drift. 62

63 Hvem er budsjettet for? Interne aktører: Oppdatering til styret og medlemmer. Verktøy til drift. Eksterne: Støtteordninger (Kulturstyret, Fri fond etc) og samarbeidspartnere 63

64 Ulike typer budsjetter Driftsbudsjett: Inntekter og kostnader knyttet til ordinær drift (månedlig eller årlig) Aktivitetsbudsjett: Kun inntekter og kostnader knyttet til et bestemt arrangement eller annen tidsbegrenset aktivitet. 64

65 RESULTAT BUDSJETT 2016 Inntekter Kommentar 3000 Salgsinntekter , ,00 Flere åpningsdager 3100 Medlemskontingent 1 500, , Billettinntekter 5 000, ,00 Dobbelt så mange konserter 3300 Garderobeinntekter Støtte fra kulturstyret Støtte fra Fri Fond , Renteinntekter - - Sum inntekter , ,00 Utgifter / kostnader Kommentar 4000 Varekjøp til videresalg , ,00 Mer aktivitet 5280 Mat og drikke til frivillige 3 500, , Mat og drikke til styret 2 500, , Støtte til andre foreninger Leie av lokaler Inventar 7 500, ,00 Kjøpte sofa i trenger ikke i Driftsmaterialer Annen driftskostnad Økonomiske og juridiske tjenester ,00 Trenger regnskapshjelp i år 6750 Arrangementkostnader Artist/underholdningshonorar Kontorrekvisita 2 000, , Annen kontorkostnad Porto Reiser Markedsføring og representasjon Bank og kortgebyrer 500,00 750, Annen finanskostnad Rentekostnader - Sum utgifter , ,00 PERIODENS RESULTAT , ,00

66 OPPGAVE #5 : Budsjett Gå i grupper på fire til fem personer. Oppgavetekst: I dag er det 31. desember, og dere er en forening som startet 1. juni Foreningen er en studentbar som har vært åpen to dager i uken i Fra og med januar utvides antall åpningsdager til fire. De nye dagene skal benyttes til å ha konserter, stand-up og andre arrangementer. Dere har i forbindelse med dette bygget en helt ny garderobe som skal stå klar til 1. januar. Lag et budsjett for hele * Foreningen har ved nyttår NOK på konto * Begrunn endringen kort i kommentarfeltet og skriv noen ord om endringene under budsjettet * Dere trenger ikke regne ut resultatet (men kan hvis dere har ekstra tid) * Flere konti vil budsjetteres med "0" i Det er helt OK og vanlig. 66 SiO

67 Fakturering 67 Faktureringsprogram Gratis alternativ: Conta-Faktura Formelle krav Fakturanummer og dato (auto) Selgers navn (auto) Selgers org nr (auto) Beskrivelse av tjeneste (manuell) Avgiftssats (mva) med beløp i NOK (semi-manuell) Viktig å huske Hvis dere ikke er momsregistrert kan dere ikke fakturere med mva! SiO

68 Ulike typer støtte: Kulturstyret Driftsstøtte Midler til ordinær aktivitet i et semester eller år Må levere: regnskap, budsjett, aktivitetsplan, aktivitetsrapport + søknadsbrev Prosjektstøtte Midler til større enkeltarrangementer som ikke er «daglig drift» (det dere gjør til vanlig) Må søkes om i forkant av arrangementet Krever eget budsjett og prosjektbeskrivelse 68 SiO

69 Kulturstyret Når og hvordan kan man søke? Søknadsfrist hver måned Neste: 25. november Søk via Min Side i SiO (Min Forening). Fyll ut nøkkeltall. Legg ved vedlegg (regnskap, rapporter og budsjetter) «Kulturstyrets søknadsgenerator» samlet alt til én PDF 69 SiO

70 Hjelp med søknaden? Avtal veiledning med SiO Foreninger Vi hjelper deg med å sette sammen søknaden Gode råd er gratis og ikke langt unna Send e-post til: 70 SiO

71 Forslag til regnskapsrutiner Regnskapet i Excel (eller annet o Lagre med backup på sky! Bankutskrift o Kontroller at alle transaksjoner er ført Bilagsskjemaer med bilagsnummer o Sorter etter bilagsdato Skill mellom hver mnd. Perm til oppbevaring av dokumentasjon o Start hver mnd med bankutskrift etterfulgt av bilag 71

72 Skjemaer Bruk ALLTID bilagsskjemaer Bank og kort Kontant Refusjon Skattefritt honorar Erstatningsbilag ved mangler Finnes på SiO Foreninger sine nettsider. 72

73 Andre ting å tenke på Retningslinjer Hvordan føres regnskapet? Hva er rutinene? Disponenter Hvem har tilgang til bankkontoen? Bør være flere, gjerne ø. ansvarlig og leder. Vitebok Skriv i ned en stillingsbeskrivelse Hvilke oppgaver må gjøres og hvordan? 73

74 Takk for i dag! foreninger@sio.no sio.no/foreninger Facebook: SiOforeninger #MinForening #SiOkurs 74 SiO