Høgskolen i Bodø Saksnummer: Møtedato: Styret 28/08 23.04.2008 Arkivreferanse: 2007/1748/ Sak: Revisjon av kvalitetssikringssystemet ved Høgskolen i Bodø Behandling: Etter drøftinger i styret ble pkt. 2 i innstillingen endret til følgende: 2. Styret for Høgskolen i Bodø ber om at det i forbindelse med videreutviklingen av kvalitetsarbeidet og kvalitetssikringssystemet ved HBO blir lagt til grunn de anbefalingene som framgår av saksutredningen. Spesielt må fokus rettes inn mot økt brukervennlighet, mulig forenkling samt forankring i institusjonen. Enstemmig vedtak: 1. Styret for Høgskolen i Bodø legger til grunn at det kvalitetssikringssystemet som Høgskolen i Bodø fikk godkjent i 2005, og som er fulgt opp og videreutviklet de siste 3-4 årene, i hovedsak er et godt og tjenlig system som grunnlag for det videre kvalitetsarbeidet i institusjonen. 2. Styret for Høgskolen i Bodø ber om at det i forbindelse med videreutviklingen av kvalitetsarbeidet og kvalitetssikringssystemet ved HBO blir lagt til grunn de anbefalingene som framgår av saksutredningen. Spesielt må fokus rettes inn mot økt brukervennlighet, mulig forenkling samt forankring i institusjonen. Innstilling til vedtak: 1. Styret for Høgskolen i Bodø legger til grunn at det kvalitetssikringssystemet som Høgskolen i Bodø fikk godkjent i 2005, og som er fulgt opp og videreutviklet de siste 3-4 årene, i hovedsak er et godt og tjenlig system som grunnlag for det videre kvalitetsarbeidet i institusjonen. 2. Styret for Høgskolen i Bodø ber om at det i forbindelse med videreutviklingen av kvalitetsarbeidet og kvalitetssikringssystemet ved HBO blir lagt til grunn de anbefalingene som framgår av saksutredningen, justert med de innspill som framkom under styrets behandling av saken. Pål A. Pedersen rektor Stig Fossum høgskoledirektør
SAKSUTREDNING Sak: Saksbehandler: Revisjon av kvalitetssikringssystemet ved Høgskolen i Bodø Plan og utviklingsdirektør Magne Rasch Bakgrunn Alle høgre utdanningsinstitusjoner i Norge har krav på seg om å ha et kvalitetssikringssystem, noe som er nedfelt både i lov og forskriftsverk fra h.h.v. Departementeet og NOKUT (Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen). Dette organet står for akkrediteringen (godkjenningen) av kvalitetssikringssystemet ved den enkelte institusjon. Høgskolen i Bodø fikk som den første høgre utdanningsinstitusjon i Norge vurdert sitt kvalitetssikringssystem våren 2004. Denne første vurderingen av en sakkyndig komite, oppnevnt av NOKUT, resulterte i at vi ikke fikk systemet godkjent (akkreditert). I hovedsak konkluderte komiteen med at vi hadde et godt system og opplegg for kvalitetsarbeidet i institusjonen, men at vi på det tidspunktet ikke hadde fått systemet og opplegget godt nok implementert som grunnlag for at komiteen kunne godkjenne systemet. Komiteens hovedkonklusjon var som følger: Den sakkyndige komiteen er bivisst på at det ikke er å forvente at alle detaljer i et system for kvalitetssikring er fullt operativt per 1. januar 2004. Imidlertid er det et krav at alle viktige hovedelementer i kvalitetsikringssystemet er på plass. Høgskolen i Bodø er på god vei til å få på plass et system for kvalitetssikring som tilfredstiller forskriftens krav. Likevel synes det for komiteen som at evalueringen gjennomføres i tidligste laget. Komiteen vil derfor samlet sett konkludere med at det er for mange elementer i et slikt system komiteen ikke har funnet implementert til å anbefale en godkjenning på nåværende tidspunkt. Komiteen ga i 9 punkter anbefalinger m.h.t. innsats og forbedringer, som ble lagt til grunn for det arbeidet som ble gjennomført i institusjonen fram til den fristen som ble gitt (ut 2004) for å sende inn ny dokumentasjon på kvalitetsarbeidet i institusjonen. Den 15. april 2005 godkjente NOKUTs styre kvalitetssikringssystemet ved HBO, basert på følgende anbefaling (hovedkonklusjon) fra den sakkyndige komiteen: Høgskolen i Bodø har lagt ned et stort arbeid for å videreutvikle og implementere sitt system for kvalitetssikring. De utviklingsbehov komiteen påpekte ved forrige evaluering har høgskolen tatt svært seriøst. Kvalitetsarbeidet ved institusjonen er i godt gjenge, og komiteen har sett et sterkt engasjement fra studenter og ansatte. Høgskolen har nå et operativt system for kvalitetssikring som synes forstått og akseptert av studenter og ansatte. Gjennom satsningen bl.a. på internrevisjon, har høgskolen lagt et godt grunnlag for at systemet og kvalitetsarbeidet skal være i kontinuerlig utvikling. Den sakkyndige komiteen finner at Høgskolen i Bodø har fulgt opp komiteens anbefalinger i tilstrekkelig grad. System for kvalitetssikring ved Høgskolen i Bodø er etter komiteens vurdering nå tilfresstillende. I departementets Forskrift om akkreditering, evaluering og godkjenning etter lov om universiteter og høyskoler er det forutsatt at Det skal ikke gå mer enn 6 år mellom hver evaluering av den enkelte institusjons system for kvalitetssikring. Dette betyr at vi må regne med en reakkreditering av vårt kvalitetssikringssystem, i regi av NOKUT, seinest i løpet av 2011. I og med at vi 2
sannsynligvis vil søke universitetsstatus i løpet av 2009, vil dette kunne trigge en tidlig ny evaluering av vårt kvalitetssikringssystem. Dette kan bety at HBO må regne med en ny evaluering/reakkreditering av kvalitetssikringssystemet allerede i løpet av 2009. En søknad om akkeditering som universitet innebærer en helhetlig vurdering av høgskolens forutsetninger for å få opprykk. Her må vi anta at vurderingen av høgskolens kvalitetssikringssystem og kvalitetsarbeid vil stå sentralt. Kvalitetssikringssystemet ved HBO er nå utprøvd i 3-4 år, og vi har i dag et godt grunnlag for å gjennomgå og vurdere videreutviklingen av systemet, basert på den erfaringen vi har så langt. Som det framgår av det systemet styret vedtok i 2003 (se vedlagte kortversjon ) har HBO lagt opp til et relativt omfattende og ambisiøst system. Den grunnleggende erfaringen vi har høstet så langt tilsier at systemet bør forenkles og tilpasses noe bedre til den virkeligheten vi opplever i institusjonen. Dette innebærer å tilpasse systemet bedre til primæraktiviteten i institusjonen, slik at systemet blir et godt integrert system i den naturlige aktiviteten i institusjonen. Dette er viktig for også å sikre en god forankring av systemet både i ledelsen, fagmiljøet, administrasjonen og blant studentene. Dette er nok en konstant utfordring i forhold til et slikt system, som vi alltid må ha fokus på. Høgskolen i Bodø har altså et godkjent og operativt kvalitetssikringssystem, som ble godkjent av NOKUT i april 2005. I denne saken inviterer høgskoleledelsen styret for HBO om å ta stilling til hvorvidt det er behov for å justere ambisjoner og opplegg rundt kvalitetsarbeidet i institusjonen. 3
Drøfting Den etterfølgende drøftingen legger følgende til grunn: Forskrift om akkreditering, evaluering og godkjenning etter lov om universiteter og høyskoler (se nedenfor). NOKUTs kriterier for evaluering av kvalitetssikringssystem (se nedenfor). Gjeldende kvalitetssikringssystem ved HBO (jfr. vedlegg 1; Kortversjon ). Ny evaluering av system for kvalitetssikring ved Høgskolen i Bodø. Rapport fra Sakkyndig komite, vår 2005 (vedlegg 2). I departementets Forskrift om akkreditering, evaluering og godkjenning etter lov om universiteter og høyskoler fremgår følgende i kapittel 2: 2-1. Krav til kvalitetssikringssystem (1) Universiteter og høyskoler skal ha et system for sitt kvalitetssikringsarbeid som sikrer kontinuerlige forbedringer, gir tilfredsstillende dokumentasjon av arbeidet og avdekker sviktende kvalitet. (2) Kvalitetssikringssystemet skal omfatte alle prosesser som har betydning for studiekvaliteten, fra informasjon overfor mulige søkere til avslutning av studiet. Rutiner for studentevaluering av undervisningen, selvevaluering og institusjonens oppfølging av evalueringer, dokumentasjon av institusjonens arbeid med læringsmiljøet, samt rutiner for kvalitetssikring av nye studietilbud, skal inngå. (3) NOKUT fastsetter, i samråd med sektoren, de kriterier som kvalitetssikringssystemet skal evalueres i forhold til. 2-2. Evaluering av institusjonenes system for kvalitetssikring (1) NOKUT skal foreta evaluering av systemet for kvalitetssikring. Evalueringen omfatter både systemets strukturelle oppbygging, den dokumentasjon det frembringer, og de vurderinger av utdanningskvaliteten som institusjonen selv gjør. Det skal ikke gå mer enn 6 år mellom hver evaluering av den enkelte institusjons system for kvalitetssikring. NOKUT fastsetter en tidsplan for evalueringen. (2) Evalueringen skal munne ut i en tilråding om hvorvidt systemet sett under ett er tilfredsstillende, og eventuelt angi områder hvor institusjonen bør videreutvikle sitt system. (3) Dersom NOKUT finner at det foreligger vesentlige mangler ved kvalitetssikringssystemet, skal institusjonen gis en frist på 6 måneder til å rette opp forholdene. 2-3. Tilbaketrekking av rett til å søke om akkreditering av studier og myndighet til å etablere studier (1) Dersom NOKUT fatter vedtak om at kvalitetssikringssystemet ikke er tilfredsstillende ved en institusjon som gir akkrediterte studietilbud, mister institusjonen retten til å søke om akkreditering av nye studier. Institusjonen kan kreve at en ny evaluering av systemet for kvalitetssikring iverksettes når det har gått ett år etter at NOKUT fattet slikt vedtak. Institusjonen må selv kontakte NOKUT for iverksettelse av en ny evaluering. Dersom NOKUT etter ny evaluering finner systemet for kvalitetssikring tilfredsstillende, kan institusjonen igjen søke om akkreditering av nye studietilbud. (2) Dersom NOKUT fatter vedtak om at kvalitetssikringssystemet ikke er tilfredsstillende ved en institusjon som er akkreditert som høyskole, vitenskapelig høyskole eller universitet, skal vedtaket oversendes departementet. Departementet trekker da tilbake institusjonens myndighet til å etablere nye studier etter lov om universiteter og høyskoler 3-3 første og annet ledd. Institusjonen kan kreve at en ny evaluering av kvalitetssikringssystemet iverksettes når det har gått ett år etter at retten til å etablere studier er trukket tilbake av departementet. Institusjonen må selv kontakte NOKUT for iverksettelse av ny evaluering. Dersom NOKUT etter ny evaluering finner systemet for kvalitetssikring tilfredsstillende, skal 4
departementet gi institusjonen myndighet til å etablere nye studier som institusjonen er akkreditert for. NOKUT har, basert på overordnet forskrift fra departementet, utarbeidet egne forskrifter som fastsetter de kriteriene som en kvalitetssikringssystem skal evalueres etter (jfr. 2-1-3 ovenfor). Disse kriteriene framstår slik: NOKUTs kriterier for evaluering av kvalitetssikringssystem Fastsatt av Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen 5. mai 2003 med hjemmel i Utdannings- og forskningsdepartementets forskrift om akkreditering, evaluering og godkjenning etter lov om universiteter og høgskoler. Kvalitetssikringssystemet skal omfatte hele institusjonen og gjelder de delene av virksomheten som er relatert til studiekvalitet og det totale læringsmiljøet, for alle studietilbud som institusjonen har ansvaret for, internt og eksternt. Ved evaluering av kvalitetssikringssystemet vil det bli lagt vekt på at systemet omfatter: 1. klargjøring av hvordan arbeidet med studiekvalitet inngår som en del av institusjonens strategiske arbeid 2. institusjonens definerte mål for kvalitetsarbeidet 3. forankring av kvalitetsarbeidet i ledelsen på alle nivå i organisasjonen 4. organisering av kvalitetsarbeidet i rutiner og tiltak som sikrer bred medvirkning, med definerte ansvarsforhold og myndighetsfordeling for de ulike ledd i arbeidet 5. innhenting og behandling av data og informasjon fra evalueringer som er nødvendig for å gi tilfredsstillende vurderinger av kvaliteten i alle studieenheter, og akkumulert på overordnede nivå i institusjonen 6. analyse av informasjonen og vurdering av måloppnåelse i kvalitetsarbeidet 7. bruk av resultatene fra kvalitetsarbeidet som grunnlag for beslutninger og tiltak, med sikte på å sikre og videreutvikle studiekvaliteten 8. klargjøring av hvordan kvalitetsarbeidet bidrar til ressursstyring og prioriteringer ved institusjonen (menneskelig ressurser, infrastruktur, service) 9. studentenes aktive medvirkning i kvalitetsarbeidet og fokus på det totale læringsmiljøet 10. en årlig rapport om kvalitetsarbeidet til institusjonens styre, som gir en helhetlig og overordnet vurdering av studiekvaliteten ved institusjonen og oversikt over opplegg og tiltak i kvalitetsarbeidet 5
Når det gjelder de overordnede kravene som er fastsatt i departementets forskrift (jfr. 2-1 ovenfor), så oppfyller HBO disse kravene. Spørsmålet som kan stilles er hvor godt vi oppfyller disse kravene? -- Jfr. departementets forskrift 2-1 (1)--: Høgskolens kvalitetssikringssystem sikrer kontinuerlige forbedringer og avdekker sviktende kvalitet gjennom internrevisjoner, avvikshåndtering, evalueringer og brukerundersøkelser. Det gjennomføres jevnlige internrevisjoner (av kritiske prosesser/prosedyrer i institusjonen), avvikshåndteringen ivaretas kontinuerlig ( den røde knappen på hjemmesiden ), emneevalueringer gjennomføres hvert semester og brukerundersøkelser gjennomføres også - både blant studenter og ansatte. Høgskolens kvalitetssikringssystem gir tilfredsstillende dokumentasjon av arbeidet, både gjennom den årlige kvalitetsrapporten til styret, beskrivelse av kritiske prosesser (eget datasystem), referat fra studiekvalitetsutvalgene (sentralt og lokalt), samt mange øvrige rapporter, saksutredninger m.v. relatert til kvalitetsarbeidet i institusjonen. --Forslag--: Etter høgskoleledelsens vurdering kan opplegg og frekvens omkring internrevisjoner og brukerundersøkelser videreutvikles med sikte på enda bedre relevans og oppfølging i institusjonen. Videre er det et opplagt behov for å videreutvikle metode og opplegg rundt emneevalueringene, slik at vi oppnår bedre svarprosent blant studentene. Det bør også arbeides videre med å beskrive flere av de kritiske prosessene i institusjonen, samt vedlikeholde de beskrivelsene som allerede er gjort. -- Jfr. departementets forskrift 2-1 (2)--: Denne delen av departementets forskrift sier bl.a. at kvalitetssikringssystemet skal omfatte alle prosesser som har betydning for studiekvalliteten. Rutiner for studentevaluering av undervisningen, selvevaluering og institusjonens oppfølging av evalueringer, dokumentasjon av institusjonens arbeid med læringsmiljøet, samt rutiner for kvalitetssikring av nye studietilbud, skal inngå. Disse forholdene er stort sett godt ivaretatt gjennom høgskolens kvalitetssikringssystem. Prosesser som har betydning for studiekvaliteten er godt definert og dokumentert (jfr. vedlegg 1), og arbeidet med læringsmiljøet er dokumentert gjennom for eksempel en egen handlingsplan for funksjonhemmede, samt gjennom arbeidet i Læringsmiljøutvalget. Høgskolen har utarbeidet en egen søkerhåndbok når det gjelder kvalitetssikring av nye studietilbud basert på tilsvarende søkerhåndbok fra NOKUT, og behandlingen av nye studietilbud i institusjonen er godt avklart og kvalitetssikret. Høgskolen bør imidlertid forbedre arbeidet med selvevalueringer og oppfølgingen av slike. --Forslag--: Læringsmiljøutvalget (LMU) er definert (med oppgaver) i lov om universiteter og høgskoler. Erfaringene så langt med dette utvalget ved HBO tilsier, etter høgskoleledelsens vurdering, at det er behov for en gjennomgang av arbeidet i LMU med sikte på bedre oppfølging av de forholdene som LMU skal ha fokus på. Når det gjelder selvevalueringer og oppfølgingen av slike, så bør dette arbeidet tas opp til vurdering med sikte på å avklare fokus, omfang og videreføring. 6
NOKUTs kriterier for evaluering av kvalitetssikringssystem. Her følger en gjennomgang av de 10 punktene som inngår i NOKUTs kriterier, med en vurdering fra høgskoleledelsens side m.h.t. hvordan HBO imøtekommer disse: 1. klargjøring av hvordan arbeidet med studiekvalitet inngår som en del av institusjonens strategiske arbeid Arbeidet med studiekvalitet inngår i mange sammenhenger som del av institusjonens strategiske arbeid. Det mest nærliggende eksemplet er arbeid omkring høgskolens plandokument ( Rapport og planer ), hvor mye av kvalitetssystemet og kvalitetsarbeidet er direkte linket opp mot utarbeidelsen av høgskolens målstruktur (virksomhetsmål og kvantitative resultatparametre). Analyseverktøy og analyser utviklet i forbindelse med kvalitetssikringssystemet, blir i stor grad lagt til grunn for strategiske prosesser i institusjonen for eksempel omkring utfordringer i forbindelse med studentrekruttering og gjennomstrømning. Det ligger imidlertid et potensiale i å synliggjøre på en bedre måte enn i dag hvordan arbeidet med studiekvalitet inngår som del av institusjonens strategiske arbeid. Denne syliggjøringen kan det tas høyde for i den årlige studiekvalitetsrapporten, samt i høgskolens årlige plandokument. 2. institusjonens definerte mål for kvalitetsarbeidet Høgskolens kvalitetssikringssystem definerer på en meget god måte mål for kvalitetsarbeidet, både på overordnet plan samt innenfor de enkelte områdene av kvalitetssikringssystemet (inntakskvalitet, programkvalitet, rammekvalitet og resultatkvalitet). (Jfr. velegg 1). 3. forankring av kvalitetsarbeidet i ledelsen på alle nivå i organisasjonen Kvalitetsarbeidet forankres i ledelsen ved HBO på mange forskjellige måter, for eksempel gjennom styrets behandling av kvalitetssikringssystemet i seg selv, samt behandling av den årlige kvalitetsrapporten. Videre er kvalitetsarbeidet tema både i høgskolens lederforum (hvor alle i ledende stillinger ved HBO deltar) samt også i forbindelse med ledersamlinger (LedPro). Den kanskje viktigste forankringen av kvalitetsarbeidet skjer gjennom høgskolens sentrale og lokale studiekvalitetsutvalg, hvor bl.a. ledelse fra både sentralt og lokalt nivå i institusjonen deltar. 4. organisering av kvalitetsarbeidet i rutiner og tiltak som sikrer bred medvirkning, med definerte ansvarsforhold og myndighetsfordeling for de ulike ledd i arbeidet Høgskolens kvalitetssikringssystem definerer i detalj rutiner, medvirkning, ansvarforhold og myndighetsfordeling knyttet til kvalitetsarbeidet. Det er imidlertid behov for en gjennomgang av dette, etter at høgskolen fra 1.8.07 gikk over til ny styringsordning. 5. innhenting og behandling av data og informasjon fra evalueringer som er nødvendig for å gi tilfredsstillende vurderinger av kvaliteten i alle studieenheter, og akkumulert på overordnede nivå i institusjonen HBO har vært med på å utvikle et eget analysesystem (UniPie), som nettopp tar høyde for innsamling av data fra mange forskjellige kilder (for eksempel emneevalueringer, brukerundersøkelser, Samordna Opptak, data i det studieadministrative systemet (MSTAS) m.fl.). Dette systemet har vært brukt i mange sammenhenger for å framskaffe data som grunnlag for vurdering av kvalitetsutviklingen i institusjonen (KPI er/nøkkelindikatorer, rekrutteringevne, studiepoengproduksjon/gjennomstrømning m.m.). Dette systemet har et betydelig 7
større potensiale enn det vi har utnyttet hittil, og det bør arbeides videre med å få dette systemet både bedre tilrettelagt og tilgjengeliggjort i institusjonen. 6. analyse av informasjonen og vurdering av måloppnåelse i kvalitetsarbeidet Jfr. omtalen under punkt 5. UniPie benyttes i utstrakt grad for å analysere informasjon, gjennom bl.a. definerte KPI er (nøkkelindikatorer/målsettinger) som framgår i den årlige kvalitetsrapporten samt i høgskolens plandokument. 7. bruk av resultatene fra kvalitetsarbeidet som grunnlag for beslutninger og tiltak, med sikte på å sikre og videreutvikle studiekvaliteten Internrevisjoner, avvikshåndtering, emneevalueringer, brukerundersøkelser samt analyser av data (gjennom UniPie) er alle eksempler på elementer i kvalitetsarbeidet som gir grunnlag for beslutninger og tiltak med sikte på å videreutvikle studiekvaliteten. Resultater behandles både på styrenivå (for eksempel kvalitetsrapporten), i høgskolens sentrale studiekvalitetsutvalg, og på fakultets- /avdelingsnivå. 8. klargjøring av hvordan kvalitetsarbeidet bidrar til ressursstyring og prioriteringer ved institusjonen (menneskelig ressurser, infrastruktur, service) Internrevisjoner, avvikshåndtering, emneevalueringer, brukerundersøkelser samt analyser av data (gjennom UniPie) er alle eksempler på elementer i kvalitetsarbeidet som i mange sammenhenger bidrar til ressursstrying og prioriteringer i institusjonen. Her kan for eksempel nevnes at resultater fra analyser gjennom UniPie har hatt innvirkning på ressursfordelingen og prioriteringer i institusjonen, meldinger gjennom avvikshåndteringen har resultert i beslutninger og tiltak for å forbedre studiekvaliteten, emneevalueringer/midtveisevalueringer blir lagt til grunn for justeringer og tilpassninger omkring det faglige opplegget ved fakultetene/avdelingene, internrevisjoner har ført til endrede prosedyrer m.v. 9. studentenes aktive medvirkning i kvalitetsarbeidet og fokus på det totale læringsmiljøet Kvalitetssikringssystemet ved HBO har i stor grad fokus på det totale læringsmiljøet. Arbeidet gjennom studiekvalitetsutvalgene (både det sentrale og de lokale) har stor og aktiv deltakelse fra studentene og i det sentrale studiekvalitetsutvalget er også Studentsamskipnaden i Bodø representert, for å sikre fokus også på velferdsforholdene ved institusjonen. Høgskolens ledelse, både på felles- og på fakultets-/avdelingsnivå, har jevnlige møter med studenttillitsvalgte hvor bl.a. kvalitetsarbeidet og kvalitetsutviklingen i institusjonen har fokus. Høgskolens ledelse gir også i flere sammenhenger innspill under møter/seminarer/konferanser etc. i regi av studentene, hvor kvalitetsarbeidet og læringsmiljøet er tema. Høgskolen tilbyr også årlig et eget kurs for studenttillitsvalgte ( vekttall for verv ), hvor bl.a. kvalitetssikringssystemet og kvalitetsarbeidet i institusjonen er tema. 10. en årlig rapport om kvalitetsarbeidet til institusjonens styre, som gir en helhetlig og overordnet vurdering av studiekvaliteten ved institusjonen og oversikt over opplegg og tiltak i kvalitetsarbeidet Styret for HBO får seg årlig forelagt til behandling Årsrapport om kvalitetsarbeidet i institusjonen (kvalitetsrapporten), i tråd med de forutsetningene som framgår av kriteriesettet til NOKUT. 8
Nærmere gjennomgang av vesentlige elementer i kvalitetssikringssystemet. I det etterfølgende gis det en nærmere vurdering av kvalitetsarbeidet ved HBO, med utgangspunkt i de mest sentrale hovedkomponentene i kvalitetssikringssystemet. Dette er altså en ytterligere presisering av forhold som er påpekt i gjennomgangen ovenfor: 1. Evalueringer. Emneevalueringer, brukerundersøkelser, program- og systemevalueringer etc. 2. Nøkkelindikatorer/Analyser/Rapporter. Systematisk framstilling av viktige utviklingstrekk i institusjonen, gjennom analyser/rapporter og nøkkelindikatorer (KPI er). 3. Kvalitetshåndboka. Beskrivelse av kritiske prosesser i institusjonen. 4. Avvikssystemet. Tilbakemeldinger fra studenter og ansatte om sviktende kvalitet. 5. Revisjoner. Gjennomgang av praksis i institusjonen vurder opp mot fastsatte prosedyrer. 6. Kvalitetsrapporten. Årlig rapport til styret om kvalitetsarbeidet i institusjonen. 1. Evalueringer. Emneevalueringer, brukerundersøkelser, program- og systemevalueringer etc. Vurdering: Forskjellige former for evalueringer og undersøkelser er godt dekket og beskrevet i høgskolens kvalitetssikringssystem. Det er imidlert to forhold som krever gjennomtenkning i forhold til dette. For det første har emneundersøkelsene, som er påkrevd gjennomført i forskrift fra departementet, ikke fungert tilfredsstillende. Dette vurdert ut fra at vi har til dels svært dårlig oppslutning/svar fra studentene (10-20%). Mye av årsaken antas å ligge i den metodikken som benyttes, hvor hver enkelt student kan få mange og omfattende spørreskjema. Videre er øvrige undersøkelser og evalueringer som inngår i kvalitetssikringssystemet (for eksempel kandidatundersøkelse) ikke gjennomført på flere år og da vesentlig som følge av begrenset kapasitets- og ressurssituasjon. Tiltak: Emneundersøkelsen må gjennomføres på annen måte enn det vi har basert oss på hittil. Studiekvalitetsutvalget har allerede vedtatt et nytt/endret opplegg, som vil bli gjennomført første gang vårsemesteret 2008. Øvrige undersøkelser og evalueringer som er forutsatt gjennomført i henhold til kvalitetssikringssystemet, må gjennomgås og vurderes både i forhold til nytte- og kapasitetsperspektiv. 2. Nøkkelindikatorer/Analyser/Rapporter. Systematisk framstilling av viktige utviklingstrekk i institusjonen, gjennom analyser/rapporter og nøkkelindikatorer (KPI er). Vurdering: Også innenfor dette områder ligger det mange forutsetninger og tiltak i vårt eksisterende kvalitetssikringssystem. Det er definert flere nøkkelindikatorer (KPI er) som skal bidra til å holde rede på utvikling og nivå innenfor flere kritiske områder for eksempel rekrutteringevne og gjennomstrømning. Det er imidlertid et behov for å revurdere hvilke KPI er som er viktig for høgskolen å holde rede på. Etter at kvalitetssikringssystemet ble vedtatt i styret er det fra departementets side inneført Mål-, resultat- og risikostyring i sektoren hvor bl.a. kritiske suksessfaktorer (KSF) og risikovurderinger skal ivaretas. Dette henger godt sammen med den tenkningen som ligger til grunn for nøkkelindikatorer, analyser og rapporteringer i vårt kvalitetssikringssystem - som på mange måter er sammenfallende med det som fra departementets side gis som utfordring når det gjelder kritiske suksessfaktorer og risikovurderinger. Høgskolen har vært med på å utvikle et dataprogram 9
(UNIPIE) som gjør det forholdsvis enkelt å hente ut analyser og KPI er fra forskjellige datakilder. Tiltak: De nøkkelindikatorene (KPI ene) og de analysene og rapportene som vårt kvalitetssikringssystem foreskriver, bør gjennomgås og revurderes generelt i forhold til høgskolens behov. Dette vil være naturlig å koble opp mot videreutviklingen av mål-, resultat- og risikostyringen. 3. Kvalitetshåndboka. Beskrivelse av kritiske prosesser i institusjonen. Vurdering: En viktig del av kvalitetsarbeidet ved HBO forutsetter at kritiske prosesser i institusjonen er gjennomgått og godt beskrevet. Dette er et arbeid som er kommet godt i gang, og hvor det p.t. ligger beskrevet 50-60 prosesser (for eksempel eksamen, opptak, studieprogramarbeidet m.v.). Det gjenstår imidlertid et godt stykke arbeid m.h.t. å få beskrevet alle kritiske prosesser i institusjonen. Komiteen som vurderte vårt kvalitetssikringssystem poengterte dette spesielt, hvor de etterlyste beskrivelse av flere faglig orienterte prosesser og ikke bare administrative prosesser. Eksempler på slike kan være veiledning, sensurering, gjennomføring av undervisning, gjennomføring av kollokvie- og gruppearbeid m.v. Høgskolen har kjøpt og tatt i bruk et hensiktsmessig verktøy for å beskrive/dokumentere prosesser i institusjonen. Tiltak: Det må iverksettes et arbeide for å identifisere og beskrive kritiske prosesser i institusjonen ut over det som allerede er beskrevet i kvalitetshåndboka. Det må videre avklares hvordan dette over tid holdes ved like (revurdere rutiner) samt hvordan bruken av kvalitetshåndboka kan forankres bedre ute i institusjonen. 4. Avvikssystemet. Tilbakemeldinger fra studenter og ansatte om sviktende kvalitet. Vurdering: Kvalitetssikringsarbeidet dreier seg i stor grad om å identifisere sviktende kvalitet. Her er det avvikssystemet som HBO benytter en god og formålstjenlig måte å fange opp tilbakemeldinger fra studenter og ansatte på. I praksis vil dette si at alle studentene og alle ansatte kan gi tilbakemelding (gi avviksmelding ) via våre hjemmesider på internett. Slik tilbakemelding går til Plan- og utviklingsavdelingen, som distriburerer henvendelser til den respektive ansvarlige i institusonen. Det følges videre opp fra Plan- og utviklingsavdelingen om avviksmeldingene håndteres og imøtekommes på en forutsatt måte, og SKU/LMU får jevnlige rapporter om utviklingen i antall og type henvendelser om sviktende kvalitet i institusjonen. Tiltak: Det systemet som høgskolen i dag benytter ansees som godt og fomålstjenlig, og bør benyttes videre slik som det i dag praktiseres. 5. Revisjoner. Gjennomgang av praksis i institusjonen vurder opp mot fastsatte prosedyrer. Vurdering: Kvalitetsarbeidet i institusjonen forutsetter at det gjennomføres revisjoner av prosesser/prosedyrer, basert på den prosessbeskrivelsen som er fastsatt i kvalitetshåndboka. De revisjonene som allerede er gjennomført viser at dette er et nyttig og formålstjenlig tiltak for å sikre god kvalitet på arbeidet i institusjonen. Vi har i dag 3-4 personer i høgskolen som har fått spesiell opplæring i å drive systemrevisjon. 10
Tiltak: Det systemet som høgskolen i dag benytter ansees som godt og fomålstjenlig, og bør benyttes videre slik som det i dag praktiseres. 6. Kvalitetsrapporten. Årlig rapport til styret om kvalitetsarbeidet i institusjonen. Vurdering: Nokut s kriteriesett forutsetter at det gis årlig rapport til styret om kvalitetsarbeidet i institusjonen. Denne rapporten har styret ved HBO fått i løpet av høstsemesteret, og da for forutgående studieår. Form og innhold i rapporten har vært gjort til gjenstand for vurderinger, hvor styret har vært opptatt av å få en kort og konsis rapport. Tiltak: Innhold og struktur i forhold til kvalitetsrapporten diskuteres videre i forbindelse med de årlige rapportene, både i forbindelse med behandlingen av denne i Studiekvalitetsutvalget og i Høgskolens styre. Økonomiske konsekvenser Eventuelle økonomiske konsekvenser av endringer i eksisterende kvalitetssikringssystem må vurderes i de årlige budsjettbehandlingene. Oppsummering Et godkjent, formålstjenlig og levende kvalitetssikringssystem er svært viktig for HBO. Vi må ha et godkjent system for å kunne opprettholde status som høgskole og ikke minst etter hvert universitet. Vi får forhåpentligvis en komite på besøk i løpet av 2009 som skal vurdere om vi er skikket til å få universitetsstatus, basert på en helhetlig vurdering av høgskolens forutsetninger. Da vil kvalitetssikringssystemet være et av de viktiste områdene som vi må være sikker på at vi ivaretar på en god måte i institusjonen. Det kvalitetssikringssystemet vi har pr. i dag er basert på den vurderingen som ble lagt til grunn i 2003, da systemet ble utredet og vedtatt. Etter hvert har vi fått erfaringer som etter høgskoleledelsens vurdering tilsier at vi bør foreta visse justeringer, men hvor vårt eksisterende (godkjente) kvalitetssikringssystem som konsept beholdes. Med bakgrunn i den forutgående utredning, anbefaler høgskoleledelsen at følgende legges til grunn i forbindelse med videreutviklingen av kvalitetsarbeidet og kvalitetssikringssystemet ved HBO: Det kvalitetssikringssystemet som Høgskolen i Bodø fikk godkjent i 2005, og som er fulgt opp og videreutviklet de siste 3-4 årene, er et godt og tjenlig system som grunnlag for det videre kvalitetsarbeidet i institusjonen. Følgende legges til grunn for videreutviklingen av kvalitetsarbeidet i institusjonen: Sørge for en bedre forankring av kvalitetsarbeidet og kvalitetssikringssystemet i høgskolens ledergruppe. Sørge for bedre informasjon om og forankring av kvalitetsarbeidet, både blant ansatte og studenter. 11
Internrevisjoner og brukerundersøkelser gjennomgås med tanke på bedre relevans og oppfølging i institusjonen. Emneundersøkelsene må revideres med sikte på betydelig bedre svarprosent blant studentene. Arbeidet med å beskrive samt å vedlikeholde beskrivelsene av kritiske prosesser i institusjonen, må intensiveres. Arbeidet i Læringsmiljøutvalget bør revurderes og videreutvikles. Det bør legges opp til en plan for selvevalueringer og oppfølgingen av slike evalueringer i institusjonen. I forbindelse med den årlige kvalitetsrapporten, samt i høgskolens årlige plandokument, bør det fremgå en helhetlig/skjematisk synliggjøring av hvordan arbeidet med studiekvalitet inngår som del av institusjonens strategiske arbeid. Det må skje en oppdatering av kvalitetssikringssystemets oversikt over ansvars- og myndighetsforhold, etter at høgskolen gikk over til ny styringsordning fra 1.8.07. UniPie (analyse- og rapporteringsverktøy) bør videreutvikles med tanke på bedre tilrettelegging og tilgjengeliggjøring i institusjonen. Høgskoleledelsens kommentar Høgskoleledelsen foreslår følgende overfor styret for HBO: 1. Styret for Høgskolen i Bodø legger til grunn at det kvalitetssikringssystemet som Høgskolen i Bodø fikk godkjent i 2005, og som er fulgt opp og videreutviklet de siste 3-4 årene, i hovedsak er et godt og tjenlig system som grunnlag for det videre kvalitetsarbeidet i institusjonen. 2. Styret for Høgskolen i Bodø ber om at det i forbindelse med videreutviklingen av kvalitetsarbeidet og kvalitetssikringssystemet ved HBO blir lagt til grunn de anbefalingene som framgår av saksutredningen, justert med de innspill som framkom under styrets behandling av saken. 12