Referat Hovedstyremøte

Referent: Thomas Referat Hovedstyremøte 10.02.2016 Ukesmail: S O Ikke tilstede: Gaute (Mari er tilstede) Info fra leder Møte med StartIT Kommer på møteplanen Møte med itdagene for å fornye avtalen Runde rundt bordet Bedkom Ny leder: Nora. Vi gratulerer! Nestledervalg om 2 uker Skal opprette Bedkom Slack. Kanal for Interkom er opprettet på Abakus slacken Ønsker å endre avmedlingsfrist for bedpress og kurs 12 timer tidligere enn dagens løsning. LaBamba Sett på lokaler for LaBamba arrangementer Sendt mail til samfundet om en del dager i fadderperioden angående booking av lokaler Har sjekket dette opp mot nytt budsjett. Mer kommer på dagsorden. Sosialkveld igjen snart. Økans

Hjelper kasserere med å sluttføre regnskapet for hver komité. Møte med Marius i Online for å snakke om revisjon av regnskapet. Utsetter første workshop/sosialkveld med kasserere til etter valg av nestleder osv. PR: Låveplakat snart ferdig Første utkast for CasinoRoyale er sendt Blitzene testet på arbeidskveld, veldig bra Faddertskjorter er begynt på Triofilm planlegges som reklame for stillingene. Dramafilm fra P15 jobbes litt med Fikset headeren på attesten Ordnet cupid plakat Dialog med fotoexperten angående en bredere photovegg Planlegger jubiléum og hyttetur Har hatt sosialkveld og fått litt Prokom kos Web: Abakus.no som vanlig PR.Abakus jobbes litt med også Møte med alle websjefer på Gløs, rundt 6 linjer som møtte opp Snakket om hvor mye hjelp alle andre trenger, vi og Online stiller veldig sterkt i forhold til andre linjer. Vi går inn som en støttefunksjon med kunnskap og erfaringer. KosKom Valentines uke neste uke! Legges ut post på Facebook Planlegger faste søndagsarrangementer, som skal være veldig lavterskel Infosskjerm på kontoret kommer! Arrkom: Mari ledet første møte i går!

16 lag påmeldt til fotballcup Kryssfest på mandag, alt under kontroll Helgesamlingpåmelding i morgen klokken 13:00 Litt problemer med teknovennefest vors. Sliter med å finne et lokale man kan leie. Booket 17.mai frokost i kjelkantinen Ellers ble det diskutert klassefest, noe som ble tatt opp på diskusjonskveld. Trafikklysfest på fredag er avlyst grunnet manglene påmelding. backup Var på diskusjonskveld! Prosjektene ruller og går, BI møte på fredag Interessegruppeledermøte straks Helgesamling planlegges FagKom Ledervalg om en uke Veldig god diskusjon om avogpåmeldings problemet, funnet tiltak vi vil prøve sosialkveld på lørdag Vors før kryssfest Stiller med lag til fotballcup Representanter fra Interkom drar på Oslotur i dag! Spennende Nestleder: Jobber med kontrakter for undergruppene. readme Redaktørvalg i kveld Ferdig med andre arbeidsdag, layoutworkshop torsdag Deadline på søndag bør komme ut på fredag. Begynner med ny utgave på tirsdag Leserinnlegg i neste utgave? Send ditt innlegg (maks 1000 tegn inkludert mellomrom) til redaktor@abakus.no

Ris og ros Ros til alle som kom på diskusjonskvelden, spesielt hun som ikke var i komite Ros til Fagkom til iniativ og samarbeid om avogpåmeldingsproblemet Ros til Kristine for å alltid svare på spørsmål Ros til Nora for å bli leder Ros til HS for gode diskusjonskvelder og workshopper! Ros til backup og initiativ til prosjekt BI Ros til backup for å stille så bra på diskusjonskveld Ris til de som ikke har lagt inn PR ansvarlig på mailinglisten Ros til backup for å komme på komiteemøter igjen! Ris til Omega for å avlyse trafikklysfesten Ris til Nattergalen for å gi dårlig informasjon Ros til de som drar på Osloturen fra interkom Ros til PR for låvefest plakaten Ros til FTV Hallvard for å være et godt mellomledd mellom oss og IME. Ris til S O for å være sen! Ros til Hans Kristian for å ordne en mulig løsning med Strossa med tanke på leie av lokale. Ros til LaBamba for håndteringen av stengingen. Ros til Hege for å være med i arbeidsgruppen som skal jobbe for å redde kjellerene Dagsorden StartIT må få et svar fra dere Sak: Vi må bestemme oss om vi ønsker å øke støtten eller ikke Diskusjon: Bedkom ønsker å booke Google til høsten, vi ønsker gjerne at dette er en inngangsport for oss. Ergo er vi positiv til å støtte foredragsholder fra Google. Ønsker gjerne å sponse en foredragsholder, men føler fortsatt at vi hiver penger på lokalet (Hotel Scandic) som føles ekstravagant. Lokalet er allerede betalt, da de har fått støtte til det.

Sponser vi Google får vi også en mulighet til å bleste for at vi har vært med på å få Google hit. Vil fortsatt være ordinært beløp til vanlig, så dette vil kun være en ekstrastøtte dette året. Hadde ikke StartIT leid lokalet kunne de brukt pengene på å skaffe foredragsholdere selv. Vi ønsker gjerne å få ut en konkret kontaktperson i Google Konklusjon: Vi øker støtten for å betale foredragsholder fra Google, imot bedre blesting for oss og en kontaktperson i Google vi kanskje kan få god nytte av. Det skal understrekes at dette kun er en ekstra støtte i år, og ikke en generell endring av avtalen. Plan for LaBamba Sak: LaBamba er fortsatt stengt Diskusjon: Undersøkt det meste av lokaler som er aktuelle Stor variasjon i pris, størrelse og lokalitet. Må sjekke ut stedene først, før vi kan ta en avgjørelse. Har gått gjennom budsjettet for å se hva vi har av midler Vi ser på nytt budsjett der utgifter som leie og driftskostnader er fjernet. Vi har frigitte midler på grunn av dette som vi kan bruke på arrangementer hvert semester. Må vi søke om å flytte pengene mtp. budsjettposter eller hvordan gjør vi det? Det ordnes med økonomiansvarlig i HS. Innbruddsalarm må vi fortsatt ha hvis vi skal ha verdier på LaBamba. Hvilke rettigheter sitter vi med hvis vi ikke betaler leie? Det må sjekkes opp og fås skriftlig fra SiT før man slutter å betale leie. Positiv til at vi har en del midler til overs som vi kan bruke til å fortsette å ha et aktivt LaBamba. Har vi fått lokaler under fadderperioden når vi trenger det?

Vi må først sjekke opp videre med plasser og pris. Mail er sendt til Strossa (Samfundet) for noen arrangementer. Det finnes en døvehytte på Lian, som også har et hus ved siden av. Der er det god plass, og nærmeste nabo ligger langt unna. Mats bor med påtroppende leder av Studenterhytta, tilbudet er veldig godt. Har LaBamba/Arrkom vurdert det? Utfordring: Man må stille med vakter på arrangementer. Drikke må kjøpes på stedet. Når halvingfest ble arrangert i fjor ble det avslått da det var vanskelig å komme seg dit, og utvalget av drikke var ikke generelt nok. Angående transport kan ATB kjøre fram, og en god avtale på buss tilbake er mulig å ordne. Ekstra info: LaBamba står i baren på Låvefest og Vårgalla Mail sendes ut til hele Abakus angående stemningen, mer info kommer senere. Konklusjon: LaBamba sjekker opp videre. LaBamba står i Baren på Låvefest og Vårgalla Mail sendes ut til hele Abakus angående stemningen, mer info kommer senere. Ukesmail må bli mer sexy Sak: Ukesmailen er usexy og for lang. Ønsker vi å ha mye info om kurs/bedpress i ukesmailen når det allerede står på bunnen av mailen? Kan vi gjøre noe med formatet? Diskusjon: Flere i høyere trinn bruker jobbannonsene på bunnen, dette er ikke noe for de lavere trinnene. Så lenge man leser om arrangementene i teksten, blar man uansett ikke ned for å se på arrangementslisten. Forslag:

Ønsker gjerne å ha mer om hva vi snakker om på møte: Feks. nå er ny kontrakt med Datakameratene FK signert. Siste bolk kan være om kurs og bedpress. Har vi noe statistikk på hvor mange som melder seg på pga. ukesmail? Nei Vi har slitt med mail, det går an å få tjenester som gjør at vi kan få statistikk på hvor mange som leser osv. Vi bør vurdere å legge noen penger i det i steden for å «mekke» det til sånn som vi gjør det nå. Det må komme et konkret forslag på dette. Prosjekt BI har et konkret forslag som jobbes med om å få statistikk på hvor mange visninger vi har på forskjellige jobbannonser. Er det andre måter å se hvor mange som følger en link? Vi kan gå inn og se hvor mange som har besøkt siden, noe tall kan vi dra fram. Ingrid: Bitly har funksjoner slik at man kan sjekke hvor mange som trykker på en hyperlinke Lurt forslag! Koster ingenting Bedkom er veldig interessert i slik statistikk. Er det mulig å piffe opp designet litt? Få inn bilder eller sladder osv. Mailen er kjedelig per nå Bilder trekker folk! Autoinnhente fra instagram feks? Grå linker og datoer er veldig kjedelig Hvor mange går ukesmailen til? Rundt 900 pers. Webkom: Man må passe på mtp. formatering for ulike klienter osv. Det er en del jobb, som kan være vanskelig, å få ting til å se bra ut for alle. Når LaBamba sendte ut invitasjon til jubileum kunne de velge ut masse farger og designvalg. Et forslag er Mailchimp, som er en gratis programvare Templaten er gratis å åpne, så man kan lage noe med det. Passer bra for en fersking i Webkom å jobbe med. Konklusjon: Webkom og PR tar det videre for å finne konkrete forslag.

Vi flytter info om bedpress og kurs nedover. Unngår opplisting av kurs og bedpress, kun ved spesielle ting som feks Git kurs som alle i Abakus burde kunne. Mer info om hva HS og Abakus gjør i starten av mailen. Diskusjonskveld recap Det gikk veldig bra Godt oppmøte og bra diskusjon. Har alle gått gjennom referatet? Hvis ikke: Gå gjennom og skriv ned konkrete forslag vi kan sette i gang. Mer om det kommer på punktet inkluderingsarrangementer Gjennomføring av genfors kommer på neste ukes møte, alle må forberede seg godt, og ta inn innspill fra diskusjonskvelden. Angående bruk av fondet skal fondet selv vurdere det som ble diskutert på diskusjonskvelden. Veldig for å gi feks. en KTV ansvar og et årshjul, der man gir den personen ansvaret for å gjennomføre sosiale arrangementer i trinnet. KTV er er gode på å spre informasjon videre. Det er en KTV for hver klasse, altså 10 KTV er. KTV ene trenger nødvendigvis ikke å være en sosial pådriver, det er kanskje uheldig å legge det ansvaret på en den ene personen. De kan heller være en kilde til informasjon og vi kan ha en bedre kontakt med KTV ene fra HS side. Spørsmål: Hvem er KTV ene og når ble de valgt? Velges på høsten hvert år Instituttillitsvalgte velges i april. Valget av disse er noe ukjent for oss Konklusjon: Vi kan ta kontakt med ITV/KTV og få et bedre samarbeid med disse. På den måten kan vi formidle hva vi ønsker å oppnå, og hvordan vi kan komme oss dit. Datakameratene: Rask gjennomgang av kontrakt ( Thomas ) Går gjennom hovedpunktene og ser på endringer fra sist kontrakt. Kontrakten er, etter rettelse av påpekte punkter, klar for signering.

Pengestøtte til inkluderingsarrangementer Sak: Vi må få ut ordet om at man kan søke pengestøtte, og bestemme hva vi kan støtte. Diskusjon: Det må være enkelt for studentene å søke, lav terskel er nødvendig. PR går i tenkeboksen på plakater og Facebook blesting av at man kan søke. Et forslag som kom fram på diskusjonskvelden var å få det i Facebook gruppen til hvert klassetrinn. F.eks. gjennom KTV. Dette blir mottatt som en god ide! Hva skal vi stille som krav? Forslag: Hvis dere inviterer hele klassen, får dere en sum per hode som stiller. Liker tanken med tak på f. eks. 50 per pers. Forslag fra Ann Helen: HS søker fondet om feks 30.000, som vi kan disponere og dele ut. Vi kan søke i ettertid, hvis vi får inn nok søknader. Det vil være ryddigere. Det er viktig å gjøre det litt stort i starten, for å få ballen til å rulle. Vi må ha litt romslighet rundt søknader. Viktig å fortsatt ha et tak. Det er en grense for oss selv for å regulere kostnadene. Ikke nødvendigvis hindre visse arrangementer. Forslag: 50 per hode, 160 stk på trinnet, 5 trinn = 40.000, kroner. Lavterskelarrangementer som grilling i parken, kino og lignende er viktig å godkjenne for å trekke flere. Ønsker gjerne å ha mulighet til å bruke penger på studentene, og foreslår: 50 kroner per pers, per semester. Er det vits å søke om det dobbelte uten at vi vet hvordan det blir? Vi holder litt av og venter litt med å søke til vi ser hvordan det utvikler seg. Hva skal man si at pengene ikke kan gå til? Kan man leie et lokale? Tenker det er innafor.

Klassene selv må bestemme hva man skal arrangere. Vi ønsker ikke å sponse alkohol, men vi sier ikke nei til arrangementer bare fordi det skal drikkes. For eksempel kan vi sponse et lokale til en klassefest. Dette burde tas videre på erfaringsworkshop. Legges inn i HS generelle erfaringsskriv. Konklusjon: Man kan søke opp til 50 kroner per hode, per semester. Alle (klasse eller linje) skal inkluderes på arrangementet. Kvittering må leveres for å vise hva pengene har gått til. Pengene kan ikke gå til alkohol. Eventuelt Forberedelser til genfors Sak: Hva skjer framover? Fordeler ansvaret for å gjøre klar statuttbegrunnelse osv til genfors. Årsberetning fra hver komité og hovedstyret må skrives. Hva har skjedd gjennom året? Hvordan har det gått med årsmålene? Maks 5 min. Den skriftlige teksten trengs ikke legges ved, den kommer på den årlige beretningen etter genfors (en forseggjort pdf). Nestlederene forteller om budsjett og regnskap. Avtroppet nestleder som tar det. Avtroppende økans for Interkom presenterer for Interkom og Bedkom. På Genfors: Readme skal referere, hehe. Kvittering for kaker leveres til HS. Bedkom og Koskom ordner kaffe sammen. Det kommer en presentasjon på drive fra i fjor som man kan se på for inspirasjon. Langtidsvarsel fra Bedkom

Frykter at vi går inn i verre tider. Det oppleves vanskeligere å få bedrifter til f.eks. BedEx og bedpresser. Har inntrykk av at bedriftene ikke rekrutterer like mye som før. Påmelding til høsten går nok bra, men det kan bli verre for våren 2017. Forslag: Sjekk konsulentguiden, om det er noen bedrifter man kan ta kontakt med. Er vi sikret mot bedrifter ikke kan trekke seg i siste liten? Problemet i høst var at det ble noen som trakk seg, og det da ble for kort tid for å planlegge ny bedrift. Vi har en fast frist i kontrakten med bedriften. Konklusjon: Bedkom ser på å endre tidsfristene for når bedriften kan avlyse kontrakten.