Felles studentsystem Telefon: 22852699 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no Referat Møte i gruppe for godkjenning 8. juni 2011 Til stede: Sven Erik Sivertsen, NTNU Lars Kristian Hasle, UiO Maj-Brit Iden, UiB Unni Henriksen, UiA Anne Lise Mølmann, HIST Knut Løvold, USIT Geir Vangen, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Forfall: Møteleder: Referent: Gry Alterskjær, NTNU Julie Myhre Barkenæs, USIT Anne-Marie Myhrvold, USIT Adelheid Mortensen Huuse Adelheid Mortensen Huuse/Knut Løvold Dato: 8. juni 2011 Sist endret:
Dagsorden 0. Godkjenning av dagsorden 1. Referat fra møtet 20.1.2011 2. Nye medlemmer i godkjenningsgruppen 3. Erfaring med nytt skjermbilde Person Eksternstudium - gjennomgang av endringsønsker 4. Igangsetting av dataoverføring mellom institusjoner/studentsamtykke til resultatoverføring 5. Status for arbeidet med ELM/MLO 6. Status for arbeidet med ny kravspesifikasjon for NAG 7. Videre arbeid med aktivitetsdekomponering av godkjenningssaker: a. Fortsette aktivitetsdekomponering av innpassingssaker (avgrenset mot funksjoner i tilknytning til innpassing i utdanningsplaner med funksjoner som nå ligger i Student samlebilde dette må behandles som et eget punkt senere). Det som gjenstår er: - Registrering av vedtak (hvilke funksjoner/muligheter skal vi legge opp til?) Problemstillinger knyttet til registrering av studiepoeng - Rapportering (fra FS til andre baser) - Informere søker - Avslutte arkivsak - Klagebehandling - Rapportbehov b. Aktivitetsdekomponering av andre sakstyper som i dag behandles i godkjenningsmodulen 8. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av arbeidsoppgaver 9. Eventuelt Side 2
0. Godkjenning av dagsorden Ingen kommentarer. 1. Referat fra møte 20.1.2011 Ingen kommentarer til referatet. 2. Nye medlemmer i godkjenningsgruppen Anne Lise Mølmann fra HiST ble ønsket velkommen i gruppa. Hun overtar plassen til Jannike Hagen Paulsen fra samme institusjon. Anne Lise tiltrer som FS-koordinator ved HiST sammen med Eli Vangen. Gry Alterskjær fra NTNU er også nytt medlem i gruppen, men hadde ikke mulighet til å stille på møtet. Hun er også med i den nyopprettede arbeidsgruppen for utforming av ny kravspesifikasjon for NAG, og må kunne regnes som en ekspert innen saksfeltet godkjenning av ekstern utdanning. 3. Erfaringer med nytt skjermbilde Person eksternstudium Nytt skjermbilde ble innført i mars med FS6.8, og det har blitt sendt inn en rekke spørsmål til USIT angående endringene samt forslag til forbedringer både fra medlemmer i gruppen og andre. a) Manglende eksterne institusjoner og historikk: Saksbehandlere må vente med registreringen, dersom gjeldende ekstern institusjon ikke allerede ligger i FS, til institusjonen er blitt lagt inn som felleskode. Et forslag til forenkling av vedlikeholdet av fellestabellen for eksterne institusjoner var å sette opp overføring fra andre eksterne databaser med lister over akkrediterte institusjoner. En slik løsning lar seg ikke gjennomføre teknisk per i dag, samt at landskapet med lærestedsdatabaser er veldig uoversiktlig. Det var i stedet enighet om at det bør utarbeides en felles rutine for hvordan saksbehandlere skal gå fram dersom det mangler institusjoner. Det er viktig at alle eksterne læresteder som brukes innenfor saksområdet utveksling/godkjenning legges inn som felleskoder, siden dette er til hjelp for alle FS-institusjonene. Fremgangsmåten for bestilling av felles institusjonskode er beskrevet i dagens brukerhåndbok for godkjenningssaker. En ny fellesrutine vil utarbeides sammen med annen dokumentasjon/fellesrutiner som eventuelt skal lages i etterkant av at modulen er ferdig omskrevet. Problemstillinger knyttet til navneendringer hos institusjonene ble også diskutert, siden det er et problem at navneendringer ikke logges slik at man kan få informasjon om endringen i etterkant. Det ble bestemt at det skal lages et skjermbilde (logg eller felt) som fremviser og gir oversikt over endringer som har skjedd, eksempelvis sammenslåinger og navneendringer. Side 3
b) Håndtering av praksis og konferanser: Praksisplasser i Norge administreres i FS gjennom opprettelse av lokale stedkoder med utgangspunkt i felleskoder som kommunenr., institusjonsnr. til sykehus el. Godkjent deltakelse på konferanser og lignende håndteres vanligvis ved at godkjenningen vurderes ved institusjonen og legges inn som frie emner opprettes som et eget emne i emnetabellen. For registrering av praksis i utlandet skal det innføres en ny kode, PRAKSIS, i tabellen EKSTRESKATEGORI. c) Innlegging av resultat ble endret mye i den nye versjonen av bildet, og denne endringen har det vært knyttet mange ønsker om forbedringer til. En ny løsning for innlegging av resultat ble vedtatt: Først gjøres et valg i forhold til karakterordning: - Innpass - Bestått - Godkjent - A-B-C-D-E Når det er gjort valg her kommer forslag til skala/resultat fram: - Skala - Resultat - Engelsk resultat (annet resultat) I dag er skala påkrevd for å kunne fylle ut resultatfeltet, men denne kontrollen skal fjernes. Det skal opprettes et fritekstfelt for beskrivelse av skala. Ved import fra annen institusjon vil skalaen komme som fritekst. USIT kommer med forslag til endelig utforming av ny modell for innlegging av resultat. d) Ved registrering av data skal alle felt framvises når en legger inn ny rad (påslått Detaljer som default). I tillegg skal fremvisningen uten hake for Detaljer ha to rader for hver forekomst. Feltet for Engelsk navn skal være blått (anbefalt). USIT kommer med forslag til ny funksjonalitet. e) Registrering av interne og eksterne studiepoeng må diskuteres videre tas opp i sammenheng med innpassing i utdanningsplan. Opprinnelig vekting vil komme med i bildet. f) NUSkoder, Dato siste eksamen og Utvekslingsprogram vil bli diskutert senere må foreløpig ligge i dette bildet. g) Felt for journalnummer blir innført på hver resultatforekomst - Overgangsknapp til dokumentarkiv: - egenskaper knyttes til dokumentene i dokumentarkivet eksempelvis institusjonsnr. USIT utformer forslag til ny funksjonalitet Side 4
h) Det har kommet forslag om å lage en trestruktur i bildet knyttet til hver forekomst i øvre del av bildet for å lettere se sammenhengene/avhengigheter mellom ulike kategorier; kvalifikasjoner, emner, delvurderinger, emner osv. i underbildet Resultater. Dette legges foreløpig på vent til importen er klar og igangsatt. i) Det er behov for rapporter tilknyttet det nye bildet (og i modulen generelt). Særlig ble en samlerapport basert på eksterne institusjoner nevnt. Medlemmene i godkjenningsgruppen må komme med forlag til utplukk og innhold til den nye rapporten innspillene må være klare til neste møte. Studentopplysningsrapportene FS201.001 og FS201.005 gir oversikt over eksternstudium på personnivå. Bildet ble ytterligere diskutert under punkt 7 (omfang og vekting, kontroller rundt dette). 4. Dataoverføring mellom institusjonene Det jobbes for tiden med å få på plass en WebService (WS) for overføring av data mellom læresteder. Problemstillinger til studentenes samtykke for overføring av persondata er oversendt USITs jurist, som jobber med saken. Det er foreslått tre alternativer: 1. Datautveksling uten informasjonseiers samtykke, initiert av saksbehandler, evt. automatisk overføring for grupper av søkere/studenter. 2. Generelt samtykke fra informasjonseier om at institusjonen kan hente resultatinformasjon fra andre norske institusjoner. Saksbehandler vil da kunne initiere innhenting av informasjon for dem som har gitt denne godkjenningen, evt. automatisk overføring for grupper av søkere/studenter. 3. Spesifikt samtykke fra informasjonseier på hvert resultat som overføres. Dvs. søker/student skal kunne velge selv hvilken informasjon som skal overføres. Det første alternativet er høyest prioritert av gruppen. Når alt teknisk er på plass for å kunne starte utveksling av data, må hver enkelt institusjon gjøre en aktiv handling for å bli med på utvekslingen (igangsette rapporter, WS og lignende). 5. Status for arbeidet med ELM/MLO ELM European Learner Mobility modell(er) for beskrivelse av mobilitetsdokumenter. I første omgang vil det dreie seg om Diploma Supplement, inklusive resultatinformasjon for kvalifikasjoner, studieprogram og emner. MLO - Metadata for Learning Opportunities modell for beskrivelse av utdanningsinformasjon. Ved USIT jobbes det for tiden med WebServiceløsninger for utveksling av data. I tillegg er det ulike grupper utenom som arbeider med xml- og WS-modeller. Innenfor Europa er det prosjektet ELMO som har startet, mens det innenfor Norden er et prosjekt som kalles KALMAR2. Dersom det europeiske tar for lang tid, satses det på å sette i gang med den nordiske datautvekslingen først. Side 5
Om det nordiske samarbeidet også tar lengre tid enn man nå forventer, vil datautvekslingen først settes i gang mellom norske institusjoner men man går nå primært for å kunne starte opp samtidig innenfor KALMAR2. Dette arbeidet er en prioritert oppgave ved USIT, og man håper å kunne ha noe på plass for å kunne starte dataoverføringer i løpet av 2012. 6. Status for ny kravspesifikasjon for NAG Det har blitt avholdt tre møter i den nylig nedsatte arbeidsgruppen som har fått i oppgave å komme med ny kravspesifikasjon til NAG. Blant annet har gruppen diskutert hvem som skal eie, drifte og utvikle den nye applikasjonen/basen. Man har nå begynt å diskutere en kravspesifikasjon mer konkret. Arbeidsgruppen er sammensatt av to medlemmer fra KD, ett fra NOKUT, ett fra FS (Julie), ett fra godkjenningsgruppen (Lars) og en representant for saksbehandlerne/fagspesialistene (Gry, NTNU). Tre av gruppens medlemmer er også representert i godkjenningsgruppen. 7. Aktivitetsdekomponering av godkjenningssaker Fortsettelse av utredning og diskusjon omkring registrering av vedtak/konklusjoner tilknyttet innpassingssaker. Diskusjon rundt behov for registrering av studiepoeng på innpassingssaker, i tillegg til originalvektingen som ligger er registrert på resultatene i person eksternstudium, og eventuell vekting som innpasses i utdanningsplanen. Forskjellige problemstillinger tilknyttet registrering av vedtak/konklusjoner ble nevnt: - Registrering av studiepoeng/vekting utenom Person eksternstudium - Registrering emner i større enheter ( klumper, sekker og lignende) - Kontroller rundt registrering av studiepoeng/vekting (mellom felt/bilder). - Registrering av studiepoeng på emner og andre enheter - Registrering av studiepoeng som skal rapporteres til Lånekassen Konklusjon: Det er behov for et eget felt for registrering av studiepoeng i tillegg til vektingen som registreres i Person eksternstudium, og eventuell summering av det som innpasses i studentens utdanningsplan. Bildet Person eksternstudium ble ytterligere diskutert. Bildet skal opprettholdes som ett bilde for registrering av data. Saksbehandling og vurdering skal først og fremst finne sted i andre bilder i modulen. Registrerte eksternstudium skal kun ha én vekting/ett omfang og dette må det være sterke kontroller knyttet til. Kontrollene må fungere som ved endring av sensur, dvs. at det ikke skal være mulig å registrere ulike omfang på én ekstern utdanning. Ønske om egen funksjonalitet for innpassingssaker, muligens et eget bilde, må tas med i videre diskusjon når ny funksjonalitet skal spesifiseres. Eget felt for omfang og lånekasserapportering legges til denne funksjonaliteten. Også ønske om å samle mest mulig innpassingsfunksjonalitet i ett bilde. Det er behov for egen funksjonalitet for å håndtere Realkompetanse i en ny modul. Dette er ikke det samme som eksternstudium og må behandles atskilt og utenfor denne funksjonaliteten. Men realkompetanse kan innpasses i utdanningsplan som erstatning for emner el. Side 6
Registrering av fritak for vurderingskombinasjoner, obligatoriske aktiviteter og forkunnskapskrav er konklusjoner som må ivaretas i en ny modul. Fritak for praksis håndteres i undervisningsmodulen med mindre det er et helt emne som skal erstattes. En ny modul må inneholde funksjonalitet for å kunne registrere emneoverlapp/vektingsreduksjon (studiepoengsoverlapp) mellom eksterne og interne resultater, tilleggskrav til konklusjonen, avslag (helt/delvis). Problemstillinger Rapportering: - Usikkert hva som skal rapporteres til NAG; se an hvordan en ny kravspek til NAG blir. - Rapportering til Lånekassen må ivaretas og er svært viktig, men funksjonaliteten bør trolig være annerledes enn i dagens løsning. Informering av søker: - Skriftlig svar i form av brev eller e-post Klagebehandling: - Samme saksnummer - Ny saksgang (innen eksisterende sak) - Dersom klagenemnd skal det være nytt saksnummer (i arkiv) - Medhold: - Omgjøring av vedtak og endring av saken/konklusjonene - Ny registrering i FS Andre saker (utenom innpassing i studieprogram) som saksbehandles innenfor godkjenningsområdet gjennomgås på neste møte. Neste sakstype som skal gjennomgås er innpassing av internt avlagt utdanning. Deltakerne i gruppa må forberede seg til neste møte ved å ta med eksempler på saker/sakstyper og konklusjonene av disse, slik at de kan brukes i aktivitetsdekomponeringen. Se punkt 8 for flere detaljer. 8. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av oppgaver Deltakerne i godkjenningsgruppen har følgende oppgaver til neste møte: 1. Rapportbehov i tilknytning til Person eksternstudium. Hva slags utplukk og informasjon er det behov for? 2. Rapportbehov i tilknytning til innpassingssaker og mer generelt. 3. Eksempler på godkjenningssaker til aktivitetsdekomponeringen: Alle tar med eksempler fra forskjellige saksområder/sakstyper. I tillegg mer spesifikt: - UiO tar med eksempel på intern innpassing - NTNU tar med eksempel på godkjenning av Tittel - UiA og HiST tar med eksempler på godkjenningssaker som er tilknyttet praksis Side 7
Neste møte avholdes på USIT onsdag 7.9.2011 vanlig sted, vanlig tid. 9. Eventuelt Ingen saker. Side 8