Møteinnkalling Styret - Østfold kontrollutvalgssekretariat Møtested: Rolvsøy Rådhus, møterom Kommunestyresalen Tidspunkt: 22.03.2012 kl. 14:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen, telefon 41471166 e-post: akfp@fredrikstad.kommune.no Magne Berggren kalles inn for Kjell Melbye (Rygge) Morten Nyborg kalles inn for Magne Nord Berg (Moss) (Andre varamedlemmer møter etter nærmere avtale) Victor Kristiansen (s) Styreleder Styret - Østfold kontrollutvalgssekretariats møte 22.03.2012 Sakliste PS 1/12 Valg av to representanter til å underskrive protokoll 1 PS 2/12 Godkjenning av protokoll fra møtet 15.12 2011 2 PS 3/12 ØKUS - Årsregnskapet for 2011 7 PS 4/12 ØKUS - Justering av budsjett for 2012 13 PS 5/12 ØKUS - Årsmelding for 2011 16 PS 6/12 Eventuelt 23
Saksnr.: 2012/351 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 14390/2012 Klassering: 090 Styret - Østfold kontrollutvalgssekretariat 22.03.2012 1/12 Valg av to representanter til å underskrive protokoll 1. Saken legges fram uten forslag til vedtak Saksopplysninger I henhold til vedtektene 8, skal protokollene fra styrets møter underskrives av styreleder og to av styrets medlemmer. Disse velges ved møtets begynnelse. Saken legges frem uten innstilling.
Saksnr.: 2012/350 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 14397/2012 Klassering: 090 Styret - Østfold kontrollutvalgssekretariat 22.03.2012 2/12 Godkjenning av protokoll fra møtet 15.12 2011 1. Protokoll fra møtet 15.12 2011, godkjennes Vedlegg Protokoll fra møtet 15.12 2011 Protokoll fra møtet 15.12 2011, godkjennes
Saksnr.: 2012/347 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 12044/2012 Klassering: 240 Styret - Østfold kontrollutvalgssekretariat 22.03.2012 3/12 ØKUS - Årsregnskapet for 2011 1. Årsregnskapet for Østfold kontrollutvalgssekretariat for 2011, fastsettes 2. Overskuddet for 2011 på kr. 46 200.-, avsettes til følgende formål: Innkjøp av kontorinventar og projektor kr. 11 300.-. Merforbruk av strømkostnader kr. 10 900.-. Avsetning til disposisjonsfond: kr. 24 000.-. Vedlegg Årsregnskap for Østfold kontrollutvalgssekretariat for 2011 med kommentarer. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen. Saksopplysninger I henhold til vedtektene for samarbeidstiltaket skal styret fastsette eget regnskap. Fredrikstad kommune er samarbeidstiltakets vertskommune, og kommunens økonomiavdeling fører regnskap for samarbeidet etter kommunale forskrifter. Regnskapet blir ikke ført som et eget særregnskap, men innrettet slik at det fremstår med et eget tjeneste- og ansvarsområde i kommunens regnskap. Regnskapsåret 2011 er samarbeidstiltakets syvende ordinære driftsår. Ved en planmessig og god forvaltning av den økonomiske rammen som samarbeidstiltaket har hatt til disposisjon i 2011, går driftsregnskapet med et overskudd på kr. 46 200,-.
Daglig leder presiserer at det er nøkternhet i den interne drift som har bidratt til årets overskudd. Samlet sett er antall timer brukt til kontrollutvalgene i tråd med budsjettert forbruk. Daglig leder viser til vedlagte årsregnskap, og det som fremkommer i kommentardelen til årsregnskapet. Det vil gis supplerende informasjon til styrets medlemmer i møtet. Daglig leder anbefaler styret at årsregnskapet for 2011 fastsettes. Disponering av årets overskudd på kr. 46 200.- foreslås avsatt til enkelte investeringer til kontoret, avsetning til økte strømkostnader og til disposisjonsfond.
Saksnr.: 2012/347 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 23087/2012 Klassering: 240 Styret - Østfold kontrollutvalgssekretariat 22.03.2012 4/12 ØKUS - Justering av budsjett for 2012 1. Styret tar budsjettjusteringene for 2012 som vist i vedlegg 1, til etterretning Vedlegg 1. ØKUS Justert budsjett for 2012 - talloppstilling Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Styre sak: 12/03 Årsregnskapet for 2012 Saksopplysninger Under forutsetning av at styret i sak 12/3 har vedtatt daglig leders forslag til disponeringen av årets overskudd er følgende driftsposter i budsjett 2012 økt: Husleie inkl. strøm: kr. 10 900.- Inventar: kr. 7 300.- Kjøp av EDB-utstyr: kr. 4 000.- Vi viser til vedlagte tallbudsjett justert i forhold til styrets vedtak. Daglig leder anbefaler at styret tar budsjettjusteringer for 2012 til etterretning
Saksnr.: 2012/345 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 13066/2012 Klassering: 039 Styret - Østfold kontrollutvalgssekretariat 22.03.2012 5/12 ØKUS - Årsmelding for 2011 1. Østfold kontrollutvalgssekretariats årsmelding for 2011, godkjennes Vedlegg Østfold kontrollutvalgssekretariat - årsmelding 2011 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Vedtekter for Østfold kontrollutvalgssekretariat Saksopplysninger Det vises til vedtektene for ØKUS 10, om styrets tilsynsfunksjon og daglig leders plikt til å rapportere til styret. Østfold kontrollutvalgssekretariat legger med dette fram sin årsmelding for 2011 for styret. Daglig leder anbefaler for styret at årsmeldingen for 2011, godkjennes.
Saksnr.: 2012/351 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 14393/2012 Klassering: 090 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Styret - Østfold kontrollutvalgssekretariat 22.03.2012 6/12 Eventuelt