3692 Sauland Møteinnkalling for Råd for eldre og menneskje med nedsett Møtedato: 18.01.2016 Møtestad: Kommunehuset Møtetid: Kl. 09.00 Utvalsmedlemene blir med dette kalla inn til møtet. Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melda frå så snart råd er, tlf. 35 02 80 00, slik at varamedlem kan bli kalla inn. Sauland 11.01.16 Oddbjørg Nygård Leiar Sakliste Sak nr. Saktittel 001/16 GODKJENNING AV MØTEBOK 002/16 SAULAND NYE SKULE - MANDAT HOVUDPROSJEKT 003/16 HJARTDAL OMSORGSSENTER - MANDAT FORPROSJEKT 004/16 VAL AV PSENTANTAR TIL FERANSEGRUPPAR
Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Råd for eldre og menneskje med nedsett 18.01.2016 001/16 KLF Saksansvarleg: Kristin Løvseth Funner Arkiv: K1-, K2- Arkivnr.: 16/89 GODKJENNING AV MØTEBOK RÅDMANNEN TILRÅR Møteboka frå 30.11.15 blir godkjent slik ho ligg føre.
Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Utval for levekår og kultur Formannskapet Kommunestyret Råd for eldre og menneskje med nedsett 18.01.2016 002/16 Saksansvarleg: Morten Sæther Arkiv: K1-614 Arkivnr.: 15/112 SAULAND NYE SKULE - MANDAT HOVUDPROSJEKT Vedlagde dokument: Rådmannen sitt forslag til mandat hovudprosjekt Sauland nye skule Saksgang: Rådet for eldre og menneske med nedsett kjem med uttale Utval for levekår og kultur tilrår til formannskapet Formannskapet tilrår til kommunestyret Kommunestyret gjer vedtak. Bakgrunn for saka: Kommunestyret vedtok i samband med handsaming av økonomiplan 2016-2019/budsjett 2016 å sette av midlar til bygging av Sauland nye skule inkl fleirbrukshall. Kommunestyret vedtok i tillegg følgjande verbalpunkt: Rådmannen blir beden om å fortsetje arbeidet med planlegging av ny Sauland skule inkl. fleirbrukshall innafor vedteken økonomiplanramme på 66,7 mill. Rådmannen legg med dette fram eit mandat for gjennomføring av hovudprosjektet slik at kommunestyret som prosjekteigar kan sette rammene for prosjektet. Rådmannen legg i tillegg fram ei avklaring av dei økonomiske rammene for prosjektet. Vurdering: Rådmannen legg til grunn at alle kommunale prosjekt skal organiserast etter PLP (ProsjektLeiarProsessen). Prosjektmandatet gir nærmare greie for korleis prosjektet er organisert, mål, forventa framdrift og sett rammer for rapportering og ressursbruk. Rådmannen meiner at eit slikt prosjektmandat gir prosjekteigar (kommunestyret) ei god oversikt over prosjektet og at det klargjer for alle partar kva som er bestillinga og forventninga.
I samband med oppstart av hovudprosjektet har rådmannen behov for å avklare dei økonomiske rammene for prosjektet. Kommunestyret seier i verbalpunktet at prosjektet skal planleggjast innafor ei ramme på 66,7 mill. Både bygging av fleirbrukshall og ei bevisst utforming av skulegarden utløysar spelemidlar (tilsamen ca 4,3 mill). Rådmannen ber kommunestyret presisere om ramma på 66,7 mill er ei nettoramme (kommunen sin kostnad) eller om det er ei bruttoramme (samla byggekostnad). Med andre ord om tilskotet kjem på toppen av budsjettramma, eller om tilskotet skal brukast til å finansiere eit bygg til 66,7 mill. I talldelen av økonomiplanvedtaket ligg det inne ei bruttoinvestering på 66,7 mill, men rådmannen oppfatta fleire folkevalde meinte at spelemidlane kom på toppen. Skilnaden utgjer ca kr 215.000,- i avdrag og ca 70.000,- i årlege rentekostnadar. Rådmannen gjer merksam på at prosjektet som blei lagt fram for kommunestyret 16.12.15 hadde ein kostnad på 78 mill, der det blei synleggjort ei mogeleg innsparing på ca 4 mill. For å gjennomføre prosjektet til ei bruttoramme på kr 66,7 mill må det kuttast ytterlegare ca 7,3 mill. Dersom ramma på 66,7 mill er ei nettoramme vil det framleis vere behov for å redusere prosjektet med 3,3 mill. Dersom kostnadsreduksjonen skal skje ved arealreduksjon så må arealet reduserast ca 110 m2. Ved å gå vekk frå massivtre som byggemateriale vil ein spare ca 1% av totalkostnaden, dvs ca 700.000,-. Prosjekteringsgruppa vil vurdere ulike former for innsparingar og tilskotsordningar. RÅDMANNEN TILRÅR: 1. Kommunestyret vedtek mandat for hovudprosjekt Sauland nye skule slik det ligg føre. 2. Kommunestyret presiserar at budsjettramma på 66,7 mill er ei nettoramme. eller 3. Kommunestyret presiserar at budsjettramma på 66,7 mill er ei bruttoramme. Saksordførar (veljast av formannskapet):
Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Utval for levekår og kultur Formannskapet Kommunestyret Råd for eldre og menneskje med nedsett 18.01.2016 003/16 Saksansvarleg: Rune Engehult Arkiv: K1-614, K2-H41 Arkivnr.: 16/58 HJARTDAL OMSORGSSENTER - MANDAT FORPROSJEKT Vedlagde dokument: Rådmannen sitt forslag til prosjektmandat for forprosjekt Hjartdal omsorgssenter. Saksgang: Rådet for eldre og menneske med nedsett kjem med uttale Utval for levekår og kultur tilrår til formannskapet Formannskapet tilrår til kommunestyret Kommunestyret gjer vedtak. Bakgrunn for saka: Kommunestyret vedtok i samband med handsaming av økonomiplan 2016-2019/budsjett 2016 å sette av midlar til bygging av Hjartdal omsorgssenter. Rådmannen legg med dette fram eit mandat for gjennomføring av eit forprosjektet for nærmare planlegging av eit slikt omsorgssenter. Vurdering: Rådmannen legg til grunn at alle kommunale prosjekt skal organiserast etter PLP (ProsjektLeiarProsessen). Prosjektmandatet gir nærmare greie for korleis prosjektet er organisert, mål, forventa framdrift og sett rammer for rapportering og ressursbruk. Rådmannen meiner at eit slikt prosjektmandat gir prosjekteigar (kommunestyret) ei god oversikt over prosjektet og at det klargjer for alle partar kva som er bestillinga og forventninga. RÅDMANNEN TILRÅR: Kommunestyret vedtek mandat for hovudprosjekt Sauland nye skule slik det ligg føre. Saksordførar (veljast av formannskapet):
Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Råd for eldre og menneskje med nedsett 18.01.2016 004/16 MKR Saksansvarleg: Margit Karlsen-Rinde Arkiv: K1-, K2- Arkivnr.: 16/39 VAL AV PSENTANTAR TIL FERANSEGRUPPAR Dokument i saka: Forslag til mandat Hovudprosjekt Sauland skule Forslag til mandat Forprosjekt Hjartdal omsorgssenter Vedlagde dokument: Forslag til mandat Hovudprosjekt Sauland skule Forslag til mandat Forprosjekt Hjartdal omsorgssenter Saksgang: Rådet vedtek Bakgrunn for saka: Hovudprosjekt Sauland skule Kommunestyret handsama i møte 16.12.15 økonomiplan for 2016-2019 med årsbudsjett for 2016. Det blei da vedteke å sett av totalt kr 58,3 mill, fordelt på kr 31,3 mill i 2016 og kr 27 mill i 2017. I tillegg kjem 4,1 mill som var sett av i 2015. Det er forventa spillemidlar på kr 4 mill i tilskot. Hittil er det brukt ca 1 mill. Kommunestyret har i tillegg vedteke følgjande verbalpunkt: Rådmannen blir beden om å fortsetje arbeidet med planlegging av ny Sauland skule inkl. fleirbrukshall innafor vedteken økonomiplanramme på 66,7 mill. Med dette økonomiplan/budsjettvedtaket går prosjektet inn i ein ny fase hovudprosjekt der hovudmåla er å realisere ny Sauland skule, fleirbrukshall og uteområde innafor ei kostnadsramme på kr 66,7 mill innan utgangen av 2017. Arbeidet delast inn i fire (4) fasar: detaljprosjektering, anbodsprosess, bygging og endelig overtaking. Prosjektet blir ledet av fagsjef for drift og utbygging som får faglig- og brukarinnspill frå ein referansegruppe beståande blant anna av rektor, representantar for FAU, elevrådet og rådet for eldre og menneskje med nedsett. Forprosjekt Hjartdal omsorgssenter Kommunestyret handsama i møte 16.12.15 økonomiplan for 2016-2019 med årsbudsjett for 2016. Det er sett av totalt 54 millionar til bygging av eit omsorgssenter. Beløpet er tredelt, med 5 millionar i 2016, 25 millionar i 2017 og 24 millionar i 2018. Det er forventa tilskot frå Husbanken inntil 55%. Realiseringa må skje i fleire fasar. I den første fasa må omsorgssenteret planleggjast nærmare. Dette blir organisert som eit forprosjekt.
Assisterande rådmann blir prosjektleiar i forprosjektet. Referansegruppa blir satt saman av leiarar for heimetenestene, sjukeheim, kjøkken, verneombod tillitsvalt, fagsjef og representant frå rådet for eldre og menneskje med nedsett. Mulig prosjektleiar i samråd med prosjektansvarlig inviterer andre i gruppe, alt etter kva som er hensiktsmessig. Vurdering: Administrasjonen tilrår ikkje i denne saka. Medlemmer til referansegruppene veljast i møtet. RÅDMANNEN TILRÅR: Rådet for eldre og menneskje med nedsett veljer følgjande representantar til referansegruppa: Referansegruppe for Sauland skule hovudprosjekt: Referansegruppe for Hjartdal omsorgssenter forprosjekt: