Til: SAMU 6.05.13 Fra: Prosjekteier Forslag til permanent overordnet organisering av organisasjonsområdet Jeg har et ønske om raskt å få på plass en mer permanent organisering på organisasjonsområdet. Dette er viktig å få på plass raskt av to grunner: 1) for å redusere ulempene og usikkerheten som en midlertidig organisering medfører for alle de ansatte på dette området, 2) fordi dette er kritisk viktige støttefunksjoner både for meg og for hele direktoratet i den videre omstillingsprosessen og integrasjonen og profileringen av Miljødirektoratet. Dagens to organisasjonsavdelinger består i hovedsak av temmelig like og parallelle seksjoner, dog med enkelte mindre ulikheter. Jeg mener at både jeg og organisasjonen for øvrig har tilstrekkelig innsikt i disse oppgavene til å ta stilling til permanent overordnet organisering av dette nå uten ytterligere utredninger. Jeg legger derfor fram forslag til permanent løsning på dette nå. Det vil også være behov for å gjøre endringer i organiseringen på de miljøfaglige områdene (jf bla føringen fra MD ( i felles intranettmelding forfattet av MD som ble lagt ut hos Klif og DN 9 november) om at "sammenslåingen følges opp med en prosess for å se hvilke arbeidsområder som i større grad og over tid, vil bli mer integrert"). Imidlertid er det behov for å bruke noe mer tid på dette. Det er behov for at vi skal bli mer kjent med å få mer innsikt i hverandres oppgaver på tvers av de to byene. Det er pekt ut 28 miljøfaglige områder hvor det er i gang arbeid med å beskrive berøringspunkter, overlapp og synergier, gevinster, samordningsbehov osv. Resultatet av dette arbeidet vil gi et nyttig underlag for videre vurdering av mulig organisatoriske endringer på de miljøfaglige områdene. Det vil bli en egen prosess for dette etter sommeren og jeg vil komme nærmere tilbake med forslag til prosess. Forutsetninger I MDs pressemelding av 9 nov heter det "Vi har tunge fagmiljøer i de to byene som vi ikke må bryte opp. Hvis vi hadde flyttet et av direktoratene, hadde vi svekket kompetansen på ett av feltene i mange år framover. De presserende miljøutfordringene vi står overfor tilsier at vi er best tjent med å videreføre tunge fagmiljøer i Oslo og Trondheim. Etter sammenslåingen vil det nye direktoratet ha avdelinger både i Trondheim og i Oslo og bemanningen begge steder vil tilsvare det antall medarbeidere som Klif og DN har i dag. " Dette innebærer at det skal opprettholdes totalt sett like mange ansatte i hver av byene. Føringen kan ikke tolkes slik at det skal være like mange ansatte i hver av dagens avdelinger i hhv DN el Klif eller i den enkelte seksjon. Det er i utgangspunktet full frihet til å forflytte oppgaver mellom de to byene så lenge antall ansatte i hver av byene opprettholdes. Det er likevel slik at i valg av organisering av oppgaver er det nødvendig å se hen til denne føringen. Dersom det gjøres store forflytninger av oppgaver mellom byene må dette balanseres ut slik at det i sum fortsatt blir like mange ansatte i hver av de to byene. Dette vil påvirke fleksibiliteten i valg av organisatoriske løsninger.
Blant annet anser jeg det som ikke aktuell løsning å legge hele organisasjonsavdelingen i en av byene. Føringen fra departementet om å opprettholde det samme antall ansatte i hver av de to byene ville i så fall innebære at den byen som fikk organisasjonsavdeling måtte bemanne opp betydelig på organisasjonsområdet og måtte avgi oppgaver og bemanning på andre miljøfaglige områder og at den byen som ikke fikk organisasjonsavdeling måtte få tilført omtrent tilsvarende antall oppgaver og bemanne opp på de miljøfaglige områdene. Dette ville åpenbart være en løsning med betydelig personellmessige konsekvenser og en rekke utfordringer. Jeg legger derfor opp til at organisasjonsavdelingen vil være en avdeling delt mellom to byer. Ulempen ved dette er at direktøren for organisasjonsavdelingen vil ha personalansvar for medarbeidere i to ulike byer og må utøve fjernledelse. Etter min vurdering er delte løsninger og fjernledelse noe som vil bli nødvendig å leve med i Miljødirektoratet, ikke bare på det organisatoriske området også på noen miljøfaglige områder ser jeg for meg at delte avdelinger/seksjoner kan bli løsningen. Samtidig ser jeg at en rekke av oppgavene våre er av en slik art at det ikke er sterke berøringspunkter med oppgaver i «den andrebyen» og for disse vil det trolig være mest hensiktsmessig å være organisert slik at alle medarbeiderne kun er i den ene byen. Etter min vurdering er det en forutsetning for å få etterleve departementets ambisjon om en mer helhetlig og samordnet miljøvernpolitikk og en bedre integrering av fagområder at noe arbeid blir organisert på tvers av byer. Jeg vil komme tilbake til dette når vi starter prosess for å se på videre organisering av de miljøfaglige områdene, men velger å signalisere min foreløpige vurdering av dette allerede nå. Det er mange private virksomheter og flere andre offentlige etater som lever med utstrakt bruk av fjernledelse. Det vil i det videre arbeidet være nyttig å innhente erfaringer fra dette og ledere som får medarbeidere i to byer og jeg vil legge opp til at ledere med personansvar del mellom to byer vil måtte få noe eget lederutviklingsopplegg for gode måter å håndtere fjernledelse på. Videre heter det i departementets pressemelding at "Miljødirektoratets overordnede ledelse blir lokalisert i Trondheim". Dette kan tolkes som at for eksempel organisasjonssjefen skal ha sete i Trondheim. Imidlertid medfører departementets øvrige føring om å opprettholde det samme antall ansatte i begge byer, at en organisasjonsavdeling vil måtte deles mellom de to byene, jf ovenfor. Jeg mener derfor at lederen for organisasjonsavdelingen ikke nødvendigvis skal ha "ha sete" i den ene eller andre byen, men må påregne en del reising mellom de to kontorstedene. Ad ordet permanent vi er inne i en stor omstillingsprosess og jeg tror vi må være forberede på at det vil kunne bli behov for ytterligere justeringer eller endringer i organiseringen framover. Det vil i den forbindelse bli lagt opp til ryddige prosesser mht involvering av berørte og av tillitsvalgte, men dette bare som er signal om at permanent ikke betyr "for ever". Bla ser jeg allerede nå at det kanskje vil kunne bli behov for «noe» en enhet, eller funksjon som kan bidra til helhet på tvers av de ulike miljøfagområdene i tillegg til meg selv. Om det skal bli en assisterende direktør, en egen strategienhet, noen utpekte "på-tvers-agenter" eller andre ordninger vet jeg ikke ennå, og heller ikke hvor eller hvordan dette skal plasseres, men det vil jeg vurdere videre og komme tilbake til på et senere tidspunkt. Etablere egen enhet for kommunikasjon Jeg ønsker å skille ut området kommunikasjon som egen enhet. Organisasjonsavdelingen blir ellers svært stor. Jeg ville i alle tilfelle ønske at kommunikasjonssjefen skulle sitte i toppledergruppa (TLG) slik praksis er i både DN og Klif i dag, så dette vil ikke øke antallet
deltagere i TLG. Det er også svært vanlig i mange andre offentlige virksomheter at kommunikasjon er egen enhet. Riktignok har kommunikasjon viktige relasjoner til andre seksjoner i organisasjonsavdelingen (eks personalseksjonen på interninformasjon), men dette kan godt ivaretas også uten å være del av organisasjonsavdelingen. Oppgaver: Den oppgaveporteføljen som i dag ligger i hhv. DN info og Klif info samles i ny enhet. Det kan imidlertid være behov for en vurdering av grensesnitt i oppgavefordeling mellom denne og andre seksjoner. Dette vil bli vurdert videre og dersom det tilsier organisatoriske endringer vil det bli tatt opp senere som egen sak. Antall årsverk: I Klif er det 10 godkjente stillinger i info og i DN er det 12. Plassering i hierarkiet og videre underorganisering: Kommunikasjonsenheten foreslås å sortere rett under direktøren. Tittel på leder blir kommunikasjonsdirektør og inngår i toppledergruppa. Vedkommende som tilsettes i stillingen vil delta i vurderingen av videre organisering av kommunikasjonsenheten, dvs om den skal deles inn i underenheter med mellomledere. Videre organisering av kommunikasjonsenheten vil bli tatt opp senere som egen sak dersom det anses behov for endring av organisasjonskart/ytterligere inndeling i seksjoner el på annen måte. Lokalisering: Kommunikasjonsenheten lokaliseres både i Trondheim og Oslo, jf ovenfor under forutsetninger. I tillegg til disse forutsetningene viser jeg til at viktige oppgaver på kommunikasjon er av en slik art at de forutsetter fysisk tilstedeværelse i begge byer (eks media rådgivning, forutsetter infomedarbeidere med en viss grad av kunnskap om de ulike fagområdene og som på kort tid kan være fysisk til stede og bistå medarbeidere i forbindelse med løpende mediesaker). Dagens bemanning og kompetanse finnes allerede i de to byene. Vi ville risikere å miste svært mange dyktige kollegaer med kompetanse ikke bare infofaglig, men også på de miljøfaglige områdene hvis jeg skulle gå inn for at hele kommunikasjonsenheten skulle ligge i en by. Derfor anser jeg det nødvendig at denne enheten er delt mellom to byer. På sikt og etterhvert kan det være hensiktsmessig med spesialisering av noen oppgaver i den ene eller andre byen. Det blir opp til den som får jobben å utvikle enheten hensiktsmessig mht dette Opprettelse av én felles organisasjonsavdeling Videre ønsker jeg å opprette én felles organisasjonsavdeling. Jeg anser det helt nødvendig. Det vil være svært uhensiktsmessig å ha to avdelinger med parallelle oppgaver. Oppgaver: De oppgaver som i dag inngår i DN org og Klif org samles i ny organisasjonsavdeling i Miljødirektoratet hvor følgende ansvarsområder vil inngå: Økonomi, regnskap og intern virksomhetsstyring personal inkl organisasjons og lederutvikling IKT drift og utvikling
Arkiv og praktisk husdrift Det vil kunne være behov for vurdering av grensesnitt og ev justeringer innad mellom seksjoner i avdelinger og vurdering av videre hensiktsmessig organisering av seksjonene internt i avdelingen. Det vil også være behov for vurderinger av grensesnitt og ev justeringer i organiseringen i forhold til andre avdelinger i Miljødirektotatet. Et eksempel på dette er arbeidet med styring av fylkesmannen som i dag ligger i budsjettseksjonen i DN og i fagavdeling i KLif. Dersom videre vurdering medfører behov for organisatoriske endringer vil vi komme tilbake til det som egen sak. Antall årsverk: I organisasjonsavdelingen i Klif er det 76 godkjente stillinger pr april 2013, hvorav 10 i infoseksjonen (ref ovenfor). Tilsvarende tall i DN er 55 godkjente stillinger i organisasjonsavdelingen pr april 2013, hvorav 12 i infoseksjonen (ref ovenfor). Plassering i hierarkiet og videre underorganisering. Leder av avdelingen vil ha tittel direktør for organisasjonsavdeling i Miljødirektoratet og vil inngå i direktoratets toppledergruppe. Vedkommende som får stillingen vil få ansvar for vurdering av videre organisering i seksjoner i organisasjonsavdelingen, samråd med meg og resten av toppledergruppa. Vedkommende vil også få ansvar for ansettelse av mellomledere (etter vurdering av rettskrav/plikt til utlysning osv). Lokalisering: Organisasjonsavdelingen foreslås lokalisert i to byer, jf ovenfor under forutsetninger. I tillegg til disse forutsetningene mener jeg at også oppgavenes art tilsier en delt løsning - viktige tilretteleggings- og servicefunksjoner forutsetter fysisk tilstedeværelse i begge byer for å kunne bistå og tilrettelegge godt. Videre tilsier også dagens bemanning at avdelingen blir delt mellom to byer. Det er svært mange dyktige folk på dette området i både Oslo og Trondheim som innehar verdifull kompetanse herunder kompetanse knyttet opp mot de relevante miljøfaglige områdene som er viktig for å gjøre jobben på en god måte og sikre godt samspill mellom organisasjonsavdeling og de miljøfaglige avdelingene. Dersom vi skulle hatt organisasjonsavdelingen i bare én by ville vi risikere å miste svært mange velkvalifiserte folk som vi trenger. Jeg anser det også naturlig og nødvendig at seksjonene på dette området blir delt mellom to byer. Et alternativ kunne være å fordele ansvarsområder mellom byene eks personal i Oslo, arkiv i Trondheim osv. Men, departements føring, oppgavenes art som forutsetter tilstedeværelse samt risiko for å miste flinke folk tilsier at det også på seksjonsnivå vil være mest fornuftig med delt løsning. På sikt og etterhvert kan det være hensiktsmessig med spesialisering av oppgaver i den ene eller andre byen og etterhvert kan det utvikle seg slik at oppgaver innenfor seksjoner og seksjonene som sådan får et tyngdepunkt i den ene eller andre byen. Det vil være opp til organisasjonssjefen i samarbeid med de som rekrutteres som seksjonsledere og Miljødirektoratets øvrige ledergruppe å utvikle dette videre. Videre framdrift Siden dette er forslag om en permanent organiseringsendring er det en forhandlingssak med de tillitsvalgte, jf Hovedavtalen 13, nr 2 a.
Etter forhandlinger og endelig beslutning skal stillingene som hhv direktør for organisasjonsavdelingen og kommunikasjonsdirektør beskrives nærmer av arbeidsgiver. Deretter må arbeidsgiver ta stilling til om noen av dagens innehavere har rettskrav på stillingene. Selv om begge stillingene viderefører funksjoner og oppgaver som noen vil kjenne seg godt igjen i, vil begge stillingene innebærer en vesentlig økning i antall ansatte og ansvarsspenn. I henhold til praksis taler dette for at ingen har rettskrav på stillingene, men det må det tas formelt stilling til. Dersom ingen har rettskrav på stillingene er de å anse som nye stillinger og dermed skal de lyses ut, jf tjenestemannsloven 2. Dette innebærer at interne søkere vil måtte konkurrere med eventuelle eksterne søker. Utlysningsteksten skal forelegges organisasjonene som kan kreve drøfting av lønnsplassering i kunngjøringen. Dersom trinnene ovenfor tilsier utlysning vil jeg forsøke å gjøre dette raskt. Jeg vil også hyre inn ekstern rekrutteringsbistand til å bistå m intervju med mer. Det fremgår ovenfor at jeg nå ikke lander det endelige karet for den videre interne organisering av organisasjonsavdelingen. Det mener jeg det er viktig at den som får stillingen som leder for avdelingen får anledning til å påvirke. Så snart vedkommende er på plass vil det derfor bli gjort en vurdering av inndeling av seksjoner mv i organisasjonsavdelingen som så vil bli gjenstand for en egen prosess med berørte og en egen forhandling, jf HA 13 nr 2 a.