Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser 08/12/10 SAK NR 069-2010 Oppdatert rekvisisjonspraksis innen området direkteoppgjør Forslag til vedtak: 1. Styret slutter seg til prinsippene for ny rekvisisjonspraksis slik disse fremgår i saken og anmoder helseforetakene å implementere disse prinsippene ihht fremlagte plan. 2. Styret slutter seg til at Helseforetakenes senter for pasientreiser får ansvaret for å koordinere den standardiserte praksisen etter overføring fra prosjektet. Skien 1. desember 2010 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Administrerende direktør ber om at styret slutter seg til den foreslåtte oppdateringen av rekvisisjonspraksis. For å sikre lik nasjonal rekvisisjonspraksis og ivareta kravene til innrapportering av egenandeler og automatisk utsendelse av frikort, vil Pasientreiser fra 2011 overta det koordinerende ansvaret for å sikre lik rekvisisjonspraksis på nasjonalt nivå. Dette er i henhold til gjeldende selskapsavtale. Pasientreiser skal koordinere innspill til forbedring og videreutvikle rekvisisjonspraksisen. Dette skjer gjennom faglig nettverk for pasientreiser hvor alle de regionale helseforetakene er representert Behandlerforeningene og brukerforeningene skal involveres ved endringer i rekvisisjonspraksisen. Det gjøres særskilt oppmerksom på at løsningen med å endre arbeidsrutinen slik at behov for tilrettelagt transport inngår i den elektroniske henvisningen er et langsiktig arbeid. Prosjektet har vært i møte med Meldingsløftet for å avklare mulighetsbildet og denne dialogen vil følges opp av Pasientreiser. Saken vil videre behandles i AD-møtet før den sendes som en orienteringssak til styrene i de regionale helseforetakene før implementering i 2011. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Hva saken gjelder Ny rekvisisjonspraksis ble behandlet i nasjonal styringsgruppe for prosjekt Pasientreiser egenandeler 9. mars 2010 (sak 03/10). Styringsgruppen fattet følgende enstemmige vedtak 9.mars 2010: 1. Styringsgruppen slutter seg til prinsippene for ny rekvisisjonspraksis, med de innspill som fremkom i møtet, og anmoder helseforetakene å implementere disse prinsippene. 2. Styringsgruppen ber om at prosjekt Pasientreiser Egenandeler, Helseforetakenes senter for Pasientreiser og Helseforetakene i samarbeid detaljerer en felles implementeringsplan med tydelige ansvarsforhold. 3. Prinsipper for gjentakende behandlinger skal utredes videre. 4. Styringsgruppen anbefaler at Helseforetakenes senter for pasientreiser får ansvaret for å koordinere den standardiserte praksisen etter overføring fra prosjektet. Styringsgruppen presiserte følgende i behandlingen av saken: Det må sikres at praksis følges etter implementering, og at det er tydelig hvem som er ansvarlig rekvirent i ulike tilfeller. Når det rekvireres på grunn av andre forhold enn den konkrete behandlingen bør det vurderes om henvisende behandler skal rekvirere både tur og retur. Den praktiske løsningen må avklares. Det er ønskelig med åpne, permanente rekvisisjoner. I enkelte tilfeller er det klare, medisinske årsaker til at rekvisisjon til et gitt behandlingssted for en periode kan utstedes. Det blir viktig å sikre at rekvisisjonspraksis forvaltes likt i hele landet. Behandlerforeningene skal involveres i detaljering med arbeidsprosesser og rutiner relatert til rekvisisjonspraksisen. Side 2 av 6
Rekvisisjonspraksis versjon 2.0 er utarbeidet i arbeidsgruppen Rekvisisjonspraksis som ble etablert under Faglig nettverk regelverk, rutiner og rekvisisjonspraksis i Pasientreiser. Arbeidsgruppen har bestått av representanter fra pasientreisekontorene, Pasientreiser, brukere, Legeforeningen, Norsk Fysioterapeutforbund og prosjekt Pasientreiser Egenandeler. Arbeidsgruppens mandat var basert på innspill fra den brede høringen i januar 2010. Forslag fra arbeidsgruppen har løpende vært på høring i de regionale prosjektene og gjennomgått i nasjonalt prosjektgruppe for pasientreiser egenandeler. Det henvises også til brev fra Pasientreiser vedrørende operasjonalisering av Syketransportregisterforskriften som sendes ut i januar 2011. 3. Sakens vurdering Bruk av rekvisisjon på medisinsk grunnlag for pasientreiser er regulert i Forskrift om rett til dekning av utgifter ved pasienters reise for undersøkelse eller behandling (syketransportforskriften). Rekvisisjonspraksisen skal regulere arbeidsdeling, roller og ansvar i gjennomføringen av pasientreiser med rekvisisjon. Samtidig tydeliggjør den bruk av ulike rekvisisjonsformer for behandlere som er tilknyttet eller ikke tilknyttet Norsk helsenett, samt korrekt bruk av de nye røde og blå papirrekvisisjonene. Formålet med en felles nasjonal rekvisisjonspraksis er å sikre: et likt tilbud til pasienter på tvers av geografiske områder en hensiktsmessig arbeidsfordeling mellom alle aktørene både i primærhelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten forbedrede arbeidsprosesser en rekvisisjonspraksis i henhold til regelverket ivaretakelse av krav relatert til innrapportering av egenandeler og automatisk frikort Rekvisisjonspraksisen som er utarbeidet er fundert i følgende prinsipper for en velfungerende rekvisisjonspraksis: Gi et godt pasientreisetilbud til pasienter som har rett til det Sikre klare roller og ansvar Sikre hensiktsmessige og effektive arbeidsprosesser Sikre en effektiv utnyttelse av transportmidlene Være enkel å kommunisere til behandlere og pasienter Være innenfor gjeldende regelverk og bidra til økt forståelse av regelverket Være gjennomførbar i IKT-systemene: o Behov for videreutvikling skal detaljeres og behandles i funksjonelle arbeidsgrupper for IKT-systemene o Teknologiske løsninger skal være på plass før rutiner som krever en IKTendring kan innføres o Nye rutiner og behov for endring i taksametersystem må ivareta utnyttelse av transportmidler/ samkjøring For detaljerte rutinebeskrivelser henvises det til vedlagte Rekvisisjonspraksis versjon 2.0. Vedlegget gir en beskrivelse av: Arbeidsdeling for utstedelse av rekvisisjon på medisinsk grunnlag, rekvisisjon hvor rutegående transport ikke er tilgjengelig og utstedelse av åpne, permanente rekvisisjoner på medisinsk grunnlag Rekvisisjonsformer og bruk av papirrekvisisjon Side 3 av 6
Videreutvikling, beslutning og implementering Rutinen for utstedelse av rekvisisjon på medisinsk grunnlag ved rekvirering av pasientreise til behandling i spesialisthelsetjenesten er som følger: Dersom henvisende behandler er sikker på det medisinske behovet for tilrettelagt transport frem i tid, men tidspunktet for behandling er ukjent o o Henvisende behandler dokumenterer det medisinske behovet for tilrettelagt transport i henvisningen Behandlingsstedet legger inn bestilling og bekrefter reise i NISSY Prosjekt Pasientreiser egenandeler har gjennomført møte med det nasjonale prosjektet for Meldingsløftet. Det ble avklart at muligheten er til stede, men implementering av en ny meldingsversjon er et svært krevende arbeid og en mellomløsning må trolig eksistere i flere år. Forutsetninger for endringen er følgende: Den Gode Henvisning må endres. Pasientreise må legges inn som basisinformasjon EPJ-leverandørene må implementere ny kravspesifikasjon. Dette gjelder både systemene i primærhelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten for at meldingen skal kunne sendes og mottas Sykehusene må endre arbeidsrutinene ved sine henvisningskontorer slik at dette blir en naturlig del av arbeidet ved vurderingen av en henvisning Ved publisering av oppdatert rekvisisjonspraksis vil derfor dette punktet tas ut av oversikten. Det vil kartlegges hvor lang tid det tar før ønsket løsning vil være i drift. Det vil deretter vurderes om NISSY skal utvikles til å ivareta en mellomløsning. 4. Administrerende direktørs vurderinger: 4.1 Risikovurdering Følgende risikomomenter er vurdert: Risiko Tiltak Ansvar / frist Økt arbeidsbelastning på sykehusene møter motstand Manglende oppfølging og bistand til å etablere nye arbeidsrutiner som følge av økt arbeidsmengde Krevende implementering av rutine for øyeblikkelig transportbehov Løsning med henvisningsbrev følges ikke opp HFenes pasientreisekontor gjennomfører informasjonsaktiviteter på eget HF Som over. Utvikle nasjonale forslag til informasjonsbrev, lynguide etc Gjennomgå oppdatert rekv.praksis med alle brukerutvalg på RHF og HFnivå Sikre felles nasjonal informasjon til brukereorganisasjoner Etablere faste kontaktpunkter mellom ehelse og Pasientreiser Ledere pasientreisekontorene / 28.02.11 Ledere pasientreisekontorene / 31.03.11 Pasientreiser / 31.01.11 Ledere pasientreisekontorene / 31.03.11 Pasientreiser / 31.01.11 Pasientreiser / 23.12.10 Side 4 av 6
Risiko Tiltak Ansvar / frist Lokale avvik fra nasjonal praksis medfører forvirring blant behandlere og brukere AD-møtet beslutter oppdatert rekvisisjonspraksis Tydeliggjøre nasjonalt ansvar styreleder/ 13.12.10 Manglende informasjon til behandlerforeninger og brukerfora nasjonalt Oppslag i media og omdømmerisiko Følge opp lokale avvik og justere iht nasjonal praksis Følge opp forslag til kommunikasjonsplan fra arbeidsgruppen Sikre god informasjon på nye nettsider Etablere medieplan for denne implementeringen. Gå ut med konstruktiv informasjon i forkant AD-møtet 13.12.10 Regionale og nasjonalt nettverk / Løpende Pasientreiser / 31.01.11 Pasientreiser / 28.02.11 Pasientreiser / 31.12.10 Pasientreiser og ledere pasientreisekontor / løpende 4.2 Videre prosess Arbeidsgruppen Rekvisisjonspraksis og nasjonalt prosjektgruppe har definert følgende oppfølgingsaktiviteter: Tiltak Ansvar Frist 1) Formell prosess 1-1 Behandling i AD-møtet Styreleder 13.12.10 1-2 Orienteringssak til RHF-styrene RHF 31.01.11 1-3 Inkludere implementering av rekvisisjonspraksis i RHF 31.01.11 oppdragsdokument fra RHF til HF 2) Implementering og kommunikasjon 2-1 Avklare grad av endring som oppdatert praksis innebærer for det Prosjektleder 23.12.10 enkelte kontor i tlf.møte mellom pasientreisekontor og prosjekt 2-2 Utarbeide felles nasjonale presentasjon tilpasset ulike Komm. 31.01.11 målgrupper 2-3 Oppdatere elæringsmodul med oppdatert rekvisisjonspraksis Opplær. 31.01.11 2-4 Gjennomføre informasjonsaktiviteter på eget HF, egne Leder PK 28.02.11 brukerutvalg 2-5 Inkludere oppdatert rekvisisjonspraksis og informasjon om Leder PK 28.02.11 forskrift i lokalt brev til primærhelsetjenesten 2-6 Lage overordnet felles nettsak som kan legges ut på nettsider, i Komm. 28.02.11 medlemsblader til behandlerforeninger og brukerforeninger 2-7 Rekvisisjonspraksis del av oppdatert nettside Komm. 28.02.11 3) Langsiktig løsning pasientreiser del av den gode henvisning 3-1 Møte med program Meldingsløfte og avklare endelig prosess for Fag. 23.12.10 å innarbeide pasientreiser i den gode henvisning 3-2 Dialog med KITH vedrørende endringsønsker og avklare et Fag 15.01.11 Side 5 av 6
realistisk implementeringsløp 3-3 Detaljere endelig arbeidsflyt og videre implementeringsplan Fag 15.02.11 4) Pilotere langvarige åpne rekvisisjoner 4-1 Avklare hvilket pasientreisekontor(er) som skal gjennomføre pilot Strat. 10.02.11 forum 4-2 Avklare hvilke behandlingssteder som skal inkl i pilot og detaljere Fag 28.02.11 gjennomføring og arbeidsrutine med behandler og pasientreisekontor 4-4 Avklare evt utfordringer med lagring av informasjon med Fag 10.03.11 Datatilsynet 4-3 Gjennomføre pilotperiode Lokalt PK 15.03 31.05.11 4-4 Evaluere pilot Lokalt PK 20.06.11 Fag 4-5 Beslutte evt bredding av ordning (forutsetter innkallingsregister) Styret 30.06.11 4.3 Konklusjon For å sikre lik nasjonal rekvisisjonspraksis og ivareta kravene til innrapportering av egenandeler og automatisk utsendelse av frikort, bør Pasientreiser fra 2011 overta koordineringsansvaret for å sikre lik rekvisisjonspraksis på nasjonalt nivå. Det er viktig å være inneforstått med at implementeringen av rekvisisjonspraksisen vil kreve en betydelig innsats fra helseforetakene og Pasientreiser i 2011. Dette gjelder særskilt mht endrede ansvarsforhold som medfører en økt arbeidsmengde for spesialisthelsetjenesten, samt informasjonsbehovet relatert til endringene. Det anbefales at oppdatert rekvisisjonspraksis behandles i styrene i de regionale helseforetakene for å sikre nødvendig forankring før implementering. Parallelt med implementeringen anbefales det at langsiktige løsninger piloteres og følges opp. Side 6 av 6