*- Prosedyrebeskrivelse Konkurranse for leveranse av Mobile Betalingsterminaler Versjon 1.0
INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 3 1.1 INVITASJON... 3 1.2 1.3 KORT OM KONKURRANSEN... 3 KONKURRANSEGRUNNLAG... 4 1.4 KONTRAKTENS VARIGHET... 4 OM OPPDRAGSGIVER... 4 TIDSFRISTER... 5 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 4.1 TILGANG TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET... 5 4.2 SPØRSMÅL, SVAR, RETTELSER, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 5 INFORMASJON TIL TILBYDER... 6 5.1 GENERELT... 6 5.2 5.3 ANTALL EKSEMPLARER AV TILBUDET... 6 AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET/FORBEHOLD... 6 5.4 5.5 TILBUD PÅ HELE ELLER DELER AV LEVERANSEN... 7 ALTERNATIVE TILBUD... 7 5.6 OFFENTLIGHET OG INNSYN... 7 5.7 5.8 VEDSTÅELSESFRIST... 7 HONORAR FOR UTARBEIDELSE AV TILBUD... 7 INNLEVERING AV TILBUD... 7 6.1 INNLEVERINGSSTED... 7 6.2 INNLEVERT TILBUD... 7 BEHANDLING AV TILBUDENE... 8 7.1 GENERELT... 8 7.2 TILBUDSREGISTRERING... 8 7.3 AVVISNING... 8 7.4 UTVELGELSE VED FORHANDLINGER... 9 7.5 TILDELINGSKRITERIER... 9 7.5.1 Beskrivelse av tildelingskriteriene... 9 7.6 MEDDELELSE OM VALG AV LEVERANDØR OG KARENSPERIODE... 10 KLAGE PÅ AVVISNING... 10 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE... 10 Side 2 av 10
INNLEDNING 1.1 Invitasjon Ruter As (heretter - Oppdragsgiver) inviterer med dette kvalifiserte tilbydere til konkurranse med forhandling for inngåelse av Rammeavtale for leveranse av Mobile betalingsterminaler. Konkurransen vil bli gjennomført som en konkurranse med forhandling, i samsvar med lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april 2006 nr. 403. Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på nettadressen http://www.ruter.no/kollektivanbud under fanen «Pågående konkurranser». 1.2 Kort om konkurransen Ruter ønsker å inngå rammeavtale for leveranse av mobile betalingsterminaler som skal benyttes som del av nye IT løsninger som skal innføres for billettkontroll på transportmidler og stasjoner og for billettsalg ved utvalgte salgspunkter. Service, support og vedlikehold for mobile betalingsterminaler omfattes av rammeavtalen som skal inngås. De mobile betalingsterminalene skal benyttes som kvitteringsskriver for utskrift av betalingsinformasjon, billettkontrollinformasjon og billettsalginformasjon, og må ha innebygd skriver. De mobile betalingsterminalene må kunne kommunisere trådløst via Bluetooth versjon 4.0 eller nyere med eksterne håndholdte Android enheter med versjon 5.0 eller nyere. De mobile betalingsterminalene skal kunne brukes uten tilkobling til kasse eller basestasjon/ strømtilkobling og bør ha batterikapasitet som holder betalingsterminalen operativ i 8 timer eller mer ved normal bruk. De mobile betalingsterminalene skal støtte følgende korttypeteknologi: chipkortleser og magnetstripe. De skal kunne brukes til ulike betalingskorttyper og skal støtte både debetkort og kredittkort samt kontaktløs betaling. De mobile betalingsterminalene må oppfylle krav i relevante lover og forskrifter, herunder lov og forskrift om krav til kassasystemer som trer i kraft 1.1.2017, og oppfylle sertifiseringskrav for bruk i Norge. Antall mobile betalingsterminaler som skal leveres i løpet av rammeavtalens varighet er ikke mulig å anslå på det nåværende tidspunkt. Ruter anslår ca 130 mobile betalingsterminaler som et mulig første uttak etter inngåelse av rammeavtalen uten at dette er bindende for Ruter. Ruter har ikke besluttet om de ønsker kjøp eller leie av mobile betalingsterminaler, og ber om at kvalifiserte tilbydere gir følgende tilbud: 1. Tilbud på kjøp av 170 mobile betalingsterminaler med tilhørende service, support og vedlikehold. 2. Tilbud på leie av 170 mobile betalingsterminaler der leieprisen pr betalingsterminal inkluderer service, support og vedlikehold. Side 3 av 10
3. Tilbud på kjøp av tilleggsutstyr. De detaljerte kravene til de mobile betalingsterminalene fremgår av Vedlegg 1 Kravspesifikasjon som er vedlagt dette dokumentet. Kvalifiserte tilbydere skal i Vedlegg 1 Kravspesifikasjon markere med ja eller nei pr krav om kravet oppfylles og skal for hvert krav gi en utdypende beskrivelse av hvordan kravet oppfylles. Kvalifiserte tilbydere kan i tillegg gi en utdypende beskrivelse av andre relevante forhold/elementer som kan tilbys som gir verdi for Ruter utover det som inngår i kravspesifikasjonen. 1.3 Konkurransegrunnlag Prosedyrebeskrivelse (Dette dokumentet i Word format) Vedlegg 1 Kravspesifikasjonen (Excel format) Vedlegg 2 Prisskjema med 3 arkfaner: (Excel format) 1. Prisskjema for kjøp av 170 mobile betalingsterminaler med tilhørende service, support og vedlikehold. 2. Prisskjema for leie av 170 mobile betalingsterminaler der leieprisen pr betalingsterminal inkluderer service, support og vedlikehold. 3. Prisskjema for kjøp av tilleggsutstyr. Vedlegg 3 Handlingsregler for Ruters leverandører 1.4 Kontraktens varighet Varigheten for rammeavtalen er 3 år, med opsjon for Ruter til å forlenge rammeavtalen i 2 år med ett år av gangen (1+1). Ved utløsning av opsjon skal det skriftlig varsles minimum 3 mnd. før kontrakten løper ut. Siden Ruter ikke har besluttet kjøp, leie eller kombinasjon av kjøp og leie, er ikke kontraktformat klargjort. Ruter kommer tilbake til dette spørsmålet i forhandlingene. Ruter vil imidlertid antyde at hvis beslutningen blir kjøp, vil en redigert utgave av SSA-K (Statens standard avtale) bli benyttet. OM OPPDRAGSGIVER Ruter er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering, og markedsføring av kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av eierne Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige driften. I tillegg til ordinær rutetransport har Oppdragsgiver ansvaret for skolekjøring i Akershus. Som administrasjonsselskap har Ruter konsesjon for bussdrift i Oslo og Akershus. Side 4 av 10
Takster fastsettes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune, som ledd i kommunen/ fylkeskommunens budsjettbehandling. Ruter har avtaler med Norges Statsbaner AS, NSB Gjøvikbanen AS m.fl. om bruk av Ruters billett- og takstsystem i Oslo og Akershus. Ruters hovedfinansieringskilder er billettinntekter, tilskudd fra Oslo kommune, tilskudd fra Akershus fylkeskommune og statlige tilskudd. Oslo er relativt sett den raskest voksende hovedstaden i Europa. Det bor over 1,2 millioner innbyggere i Oslo og Akershus, og frem mot 2030 forventes en befolkningsvekst på rundt 20 prosent. Det er opp mot 250 000 nye innbyggere, en befolkningsøkning nesten tilsvarende størrelsen på Bergen. Ser vi lenger frem er prognosene mer usikre, men mye tyder på at det blir mer enn 500 000 nye innbyggere i Oslo og Akershus frem mot 2060. Av hensyn til byregionens bærekraft er det et bredt og omforent mål at veksten i persontrafikken skal tas med kollektivt, sykkel og gange. Siden Ruter ble etablert i 2008 har kollektivtrafikken økt med 31%. Kollektivtrafikken vinner andeler sammenlignet med bilbruk. Det ble i 2014 registrert over 319 millioner påstigninger på T-bane, buss, trikk, tog og båt i hele Oppdragsgivers trafikkområde en økning på 3,4 % fra året før. I 2060 forventes det ca. 800 millioner påstigninger. For ytterligere informasjon om Ruter vises det til Ruters hjemmesider: http://www.ruter.no Tidsfrister Aktivitet Tidsfrister Klokken Frist for å stille spørsmål til tilbudsprosessen 19.08.2016 Ruters frist for å svare ut spørsmål til tilbudsprosessen 23.08.2016 Frist for innlevering av tilbud 26.08.2016 12:00 Fremdriftsplanen nedenfor er tentativ (kan bli endret) Tidspunkt for forhandling Uke 36-37 Tildeling Uke 38 Karensperiode Uke 39-40 Kontraktsignering Uke 40 Vedståelsesfrist 25.11.2016 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 4.1 Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på følgende nettadresse http://www.ruter.no/kollektivanbud, se «Pågående anbud». 4.2 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Alle spørsmål fra tilbyderne vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget spørreskjema på nettadresse http://www.ruter.no/kollektivanbud, se «Pågående anbud». Side 5 av 10
Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for alle tilbydere evt. i anonymisert (omarbeidet) form på nevnte nettadresse. Ruter vil bare svare på spørsmål fra Tilbydere gjennom denne nettsiden. Tilbyderne må identifisere seg med selskapsnavn og kontaktperson når de legger inn spørsmål. I perioden frem til fristen for siste reviderte tilbud, har Ruter anledning til å foreta ikke-vesentlige rettelser, suppleringer, og endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli lagt ut på ovennevnte nettadresse og meddelt under forhandlingene. Informasjon til Tilbyder 5.1 Generelt Tilbyder plikter å sette seg nøye inn i dette Konkurransegrunnlaget og omgående varsle Ruter om eventuelle feil, åpenbare mangler eller motsigelser. All kommunikasjon vil gå gjennom nettsiden http://ruter.no/kollektivanbud. Tilbyder plikter å gjennomgå Konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet, herav avgitt pris. Tilbyder har ansvaret for alle uklarheter og feil i tilbudet. 5.2 Antall eksemplarer av tilbudet Tilbudet med dokumentasjon skal leveres i ett eksemplar på papir i ringperm. I tillegg skal en elektronisk versjon av komplett tilbud lagret på en minnepinne innleveres der Vedlegg 1 Kravspesifikasjon og Vedlegg 2 Prisskjema med 3 arkfaner skal være i Excel format. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, skal tilbydere også levere en komplett elektronisk versjon av tilbudet hvor det som anses som forretningshemmeligheter er sladdet (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig). Den sladdede versjonen av tilbudet skal legges på egen mappe på nevnte minnepinne og inneholde samme dokumentasjon som tilbudet for øvrig. Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal gjennomføres på norsk, tilbud skal innleveres på norsk. 5.3 Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal avvikene spesifiseres, og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Tar Tilbyder forbehold, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Alle forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og skal være prissatt. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet er nærmere beskrevet. Ruter forbeholder seg retten til selv å vurdere og fastsette priskonsekvens av alle avvik og forbehold. Tilbud som etter Ruters vurdering inneholder vesentlige avvik eller forbehold, vil bli avvist. Side 6 av 10
5.4 Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 5.5 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. 5.6 Offentlighet og innsyn Ruter er underlagt offentleglova som gir publikum og konkurrerende tilbydere rett til innsyn i tilbud som Oppdragsgiver mottar. Ruter er forpliktet til å vurdere om sladdede opplysninger er forretningshemmeligheter i forvaltningslovens forstand. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte søker. Innsyn i tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før Ruter har valgt tilbud og sendt ut meddelelse om tildelingen av oppdraget. Inntil valg av leverandør er foretatt, kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. offentleglova av 19.05.2006 nr. 16 23. 5.7 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 3 ovenfor. 5.8 Honorar for utarbeidelse av tilbud Tilbyderne har ikke krav på noen form for dekning av kostnader i forbindelse med utarbeidelse og innlevering av tilbudet eller deltakelse i konkurransen for øvrig. Innlevering av tilbud 6.1 Innleveringssted Postadresse Ruter As Postboks 1030 Sentrum Leveringsadresse Ruter As 0104 OSLO 0154 OSLO Dronningensgate 40, v/resepsjonen 4 etasje Tilbyder har ansvaret for at tilbudet når frem til Ruters lokaler i Dronningens gate 40, 4. etasje innen fristen. Hvis tilbudet sendes som vanlig brevpost til Ruter, er det Tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem i tide. Det vil ikke være tilstrekkelig med postkvittering eller lignende som viser at tilbudet ble avsendt i rimelig tid før innleveringsfristen. Tilbudet skal leveres i fysisk lukket forsendelse, og forsendelsen skal merkes: «Mobile betalingsterminaler» 6.2 Innlevert tilbud Tilbudet skal innleveres i en ringperm etter følgende oppsett: Tilbudsbrev Side 7 av 10
Tilbyders besvarelse bestående av utfylt: o Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon o Vedlegg 2 - Prisskjema med 3 arkfaner: 1. Prisskjema for kjøp av 170 mobile betalingsterminaler med tilhørende service, support og vedlikehold. 2. Prisskjema for leie av 170 mobile betalingsterminaler der leieprisen pr betalingsterminal inkluderer service, support og vedlikehold. 3. Prisskjema for kjøp av tilleggsutstyr. Dokumentasjon som presenteres på en annen måte enn dette, vil ikke bli tatt i betraktning av Ruter. Rekkefølge i ringperm og innhold: 1. Tilbudsbrev, som minimum skal angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist ref. punkt 3. En uttømmende oversikt over eventuelle avvik og/eller forbehold. Tilbyders kontaktperson med kontaktinformasjon. Tilbyder skal oppgi en kontaktperson med tlf. nr. og e-post som Ruter kan kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet. Bekrefte at Vedlegg 3 aksepteres Tilbudet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. Besvarelse på konkurransen: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon skal være utfylt av Tilbyder ved tilbudsinnlevering. Vedlegg 2 Prisskjema med arkfaner skal være utfylt av Tilbyder ved tilbudsinnlevering. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at kun innhold på papirversjon levert inn i perm og medfølgende elektronisk versjon levert på minnepinne, vil bli vurdert. Linker til nettsider oppgitt i tilbudet, vil ikke bli lest. Behandling av tilbudene 7.1 Generelt Tilbudene vil bli undergitt skriftlig administrativ behandling hos Ruter. Tilbudsåpningen er lukket for andre enn prosjektgruppen hos Ruter. Ruter vil ikke returnere tilbudsdokumentasjonen til de tilbydere som ikke blir valgt. 7.2 Tilbudsregistrering Samtlige Tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Ruter skriftlig bekrefte tidspunktet for når Tilbudet er mottatt. 7.3 Avvisning Ruter forbeholder seg retten til å stille krav til tilbyderne tilsvarende de krav som er angitt i Forsyningsforskriften 10-5. Side 8 av 10
Ruter vil avvise tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud, gitt under pkt 3. Ruter vil avvise tilbud som etter forhandlinger fremstår unormalt lavt etter avklaringer inneholder vesentlige avvik eller forbehold, inneholder, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. 7.4 Utvelgelse ved forhandlinger Den enkelte tilbyder kan, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette ansees nødvendig. Ruters eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e-post eller tatt opp direkte i forhandlingsmøter. Ruter vil evaluere alle tilbud med bakgrunn i tildelingskriteriene og invitere tilbydere med høyest score til forhandlinger, minimum 3 tilbydere. Forhandlingene kan bli gjennomført i flere forhandlingsrunder. Tilbyderne inviteres til første (1.) forhandlingsrunde, med mulighet til å levere reviderte tilbud. Etter første (1.) forhandlingsrunde vil Ruter vurdere om det kan gjøres en innstilling, eller om tilbydere fases ut, for så å ta en andre (2.) forhandlingsmøte med gjenværende tilbyderne. Reduksjonen vil skje på bakgrunn av de reviderte tilbud og tildelingskriteriene. Ruter kan forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dokumenteres skriftlig i et revidert tilbud fra tilbyder. Ruter vil gjennom forhandlingene øke detaljeringsgradene i kravene med det mål for øye å finne den løsningen som best ivaretar våre mål, se tildelingskriteriene i pkt. 7.5. Forhandlingene skal skje i samsvar med de alminnelige regler i forskriftens del I, herunder kravene til likebehandling, taushetsplikt og god forretningsskikk. I forhandlingene vil tilbydere få tilbakemelding på pris i form av en angivelse av om den tilbudte prisen er «i øvre/midtre/nedre sjikt». Det vil bli gitt nærmere informasjon om innhold og agenda for forhandlingsmøte. 7.5 Tildelingskriterier Basert på en endelig vurdering av forhandlingsresultatet og tilbudene i forhold til tildelingskriteriene, vil kontrakt tildeles den Tilbyder som har det mest fordelaktige tilbudet, basert på en samlet vurdering av følgende tildelingskriterier og vekting: Tildelingskriterier Vekting Kvalitet 70 % Pris 30 % 7.5.1 Beskrivelse av tildelingskriteriene Kvalitet: Tildelingskriteriet Kvalitet bedømmes på bakgrunn av tilbyders besvarelse av kravene/punktene i Vedlegg 1 Kravspesifikasjon. Tilbyders beskrivelse av andre relevante forhold/elementer som kan tilbys som gir verdi for Ruter utover det som inngår i kravspesifikasjonen vil bli positivt vurdert. Side 9 av 10
Pris: Bedømmes på bakgrunn av utfylte prisskjemaer i 3 arkfaner i Vedlegg 2 Prisskjema. 7.6 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Før kontrakt med valgt tilbyder signeres blir samtlige tilbydere meddelt hvilket tilbud som er valgt. Det vil bli gitt en begrunnelse for valg av leverandør og opplysninger om klageadgangen. Det vil bli gitt en karensperiode på 10 kalenderdager. Kontrakten vil bli inngått umiddelbart etter utløpet av karensperioden. Bindende avtale er inngått først når kontrakt er signert av begge parter. Dersom Ruter finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør, kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. Klage på avvisning Klage på avvisning kan sendes til epost adresse: anbud@ruter.no Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Ruter kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Ruter kan forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn. Side 10 av 10