Det blir orientering om NIBR rapport, samfunns- og næringsanalyse kl i kulturhuset.

Møteinnkalling Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: 31.05.2016, kl 19:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Det blir orientering om NIBR rapport, samfunns- og næringsanalyse kl 18.00 i kulturhuset. Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 24.5.2016 Arild Olsen leder Side 1

Offentlig saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 20/16 Referatsaker RS 15/16 Protokoll fra møte i Teknisk utvalg12.04.2016 RS 16/16 Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget 19.04.2016 RS 17/16 Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget 02.05.2016 RS 18/16 Protokoll fra møte i Oppvekst- og kulturutvalget 03.05.2016 RS 19/16 Protokoll fra møte i Teknisk utvalg 10.05.2016 RS 20/16 Protokoll fra møte i Oppvekst- og kulturutvalget 05.04.2016 RS 21/16 Søknad om statstilskudd 2017 med anslag på bevilgninger for 2018-2020 PS 21/16 Godkjenning av protokoll fra møte 12.04.2016 PS 22/16 Rapport om finansforvaltning pr. 30.04.2016 PS 23/16 Tilsetting av administrasjonssjef - oppnevning av arbeidsutvalg PS 24/16 Konstituering av administrasjonssjef PS 25/16 Masterplan Svalbard mot 2025 - søknad om midler til fase 3. PS 26/16 Søknad om utvidet skjenkebevilling Svalbard bryggeri PS 27/16 Søknad om endring av skjenkebevilling for Arctic Tapas PS 28/16 Årsrapport for kontrollutvalget 2015 Side 2

Side 3

PS 20/16 Referatsaker RS 15/16 Protokoll fra møte i Teknisk utvalg12.04.2016 RS 16/16 Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget 19.04.2016 RS 17/16 Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget 02.05.2016 RS 18/16 Protokoll fra møte i Oppvekst- og kulturutvalget 03.05.2016 RS 19/16 Protokoll fra møte i Teknisk utvalg 10.05.2016 RS 20/16 Protokoll fra møte i Oppvekst- og kulturutvalget 05.04.2016 RS 21/16 Søknad om statstilskudd 2017 med anslag på bevilgninger for 2018-2020 PS 21/16 Godkjenning av protokoll fra møte 12.04.2016 Side 4

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/111-25-250 Marie Nordnes Einum 11.05.2016 Rapport om finansforvaltning pr. 30.04.2016 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 31/16 18.05.2016 Lokalstyret 22/16 31.05.2016 Administrasjonsutvalgets behandling - 18.05.2016 Enstemmig som anbefalingen. Administrasjonsutvalgets innstilling - 18.05.2016 Finansforvaltningsrapport pr. 30.04.2016 tas til orientering. Anbefaling: Finansforvaltningsrapport pr. 30.04.2016 tas til orientering. Saksopplysninger: Finansforvaltningsreglementet for Longyearbyen lokalstyre ble vedtatt av lokalstyret i juni 2011. Finansreglementet bygger på Forskrift om kommuners finansforvaltning. I sak 4/14 i lokalstyrets møte 11.2.14 godkjente lokalstyret at finansreglementets punkt 6.1 og 6.2 kan avvikes, slik at innskudd i hovedbankforbindelsen og innskudd i andre banker kan være hhv 300 mill. kr og 40 mill. kr. Reglementet sier bl.a. at administrasjonssjefen i forbindelse med tertialrapportering, samt ved årets utgang, skal legge fram en rapport for lokalstyret som viser status for lokalstyrets finansforvaltning. Utforming av reglementet skal være gjenstand for drøftinger og behandling av lokalstyret og skal vedtas minst en gang i hver lokalstyreperiode. Administrasjonssjefen vil fremme slik sak for lokalstyret i løpet av 2016. Vedlegg: 1 Finansforvaltningsrapport pr. 30.04.2016 Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 5

2012/111-25 Side 2 av 2 Side 6

Finansforvaltningsrapport 30. april 2016 Side 7

Innledning Iht. finansreglementet for Longyearbyen lokalstyre skal det i forbindelse med tertialrapportering og ved årets utgang legges fram rapport for lokalstyret som viser status for finansforvaltningen. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler til driftsformål Innskudd i Sparebanken Nord-Norge (SNN), Longyearbyen lokalstyre sin hovedbankforbindelse: 250,0 200,0 150,0 100,0 185,5 201,4 SNN 50,0 122,1 132,3 0,0 30.04.15 31.08.15 31.12.15 30.04.16 Kommentar: Beløp i millioner kroner. Finansreglementet tillater at inntil 300 mill. kr er plassert hos hovedbankforbindelsen. Longyearbyen lokalstyre sine innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 20,5 0,3 0,9 20,4 20,4 20,8 20,8 20,0 20,1 20,2 20,3 30.04.15 31.08.15 31.12.15 30.04.16 Sparebanken Øst Sparebanken Midt-Norge Åfjord sparebank Stadsbygd sparebank Kommentar: Beløp i millioner kroner. Finansreglementet tillater at et enkelt innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen er på maks 40 mill. kr. Side 8

Samlet innskudd i hovedbankforbindelse og plasseringsbanker: 300,0 250,0 200,0 150,0 100,0 247,6 162,6 173,3 242,5 Total likviditet 50,0-30.04.15 31.08.15 31.12.15 30.04.16 Kommentar: Beløp i millioner kroner. Plassering av likviditet Generelt for alle innskudd: 30.04.2015 31.08.2015 31.12.2015 30.04.2016 Max 25 % av ledig likviditet er plassert med tidsbinding JA JA JA JA Hovedbankforbindelse (Sparebanken Nord- Norge) * Bankinnskudd i hovedbankforbindelsen er 300 mill. kr. JA JA JA JA Rating av hovedbankforbindelse er BBB eller bedre JA JA JA JA Totale innskudd er 2 % av bankens JA forvaltningskapital JA JA JA Plassering i banker utenom hovedbankforbindelsen Tidsbinding på innskudd er 12 måneder JA JA JA JA Lengste tidsbinding på innskudd 32 dager 32 dager 32 dager 32 dager Største innskudd med tidsbinding 20,4 mill. 20,4 mill. 20,8 mill. 20,8 mill. Et enkelt innskudd, med eller uten tidsbinding, er 40 mill. kr. JA JA JA JA Rating av bankforbindelsen er BBB eller bedre JA JA JA JA Totale innskudd er 2 % av bankens JA forvaltningskapital JA JA JA Mål for tilfredsstillende avkastning på innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: 3 md 1,47 1,16 1,14 0,98 nibor ** Rentesatsen på bankinnskuddene ligger i intervallet 1,92-2,57 1,56-2,20 1,3-2,0 1,83-2,24 * Hovedbankavtalen med Sparebank1 Nord-Norge trådte i kraft 01.02.12 og varer til 01.04.2016 med opsjon på ytterligere 2 år. Opsjon er tatt ut, dvs. at avtalen gjelder til 01.04.2018. ** Opplysningen er hentet hos Oslo Børs, http://www.oslobors.no/oslo-boers/statistikk/nibor Kommentarer knyttet til sammensetning, rentebetingelser/ avkastning, vesentlige markedsendringer og endring i risikoeksponering I følge «Bankrapporten 2015» utarbeidet av Sparebank 1 Markets er bankenes rating slik: Side 9

Bank 2015 2014 2013 2012 2011 Sparebank 1 Nord-Norge A+ A+ A+ A A+ Sparebank 1 SMN A+ A+ A A A Sparebanken Øst A- A- A- A- A- Stadsbygd Sparebank A- A- BBB BBB BBB Åfjord Sparebank BBB+ BBB+ BBB+ BBB BBB Likviditeten er plassert iht. finansreglementets regler. Avkastningen er tilfredsstillende sett i forhold til finansreglementets mål. Administrasjonssjefens vurdering er at det er ingen vesentlige markedsendringer eller endringer i risikoeksponering å melde om. Forvaltning av låneporteføljen og øvrige finansieringsavtaler Opptak av lån siden forrige rapportering: Ingen Refinansierte / sammenslåtte lån i perioden: Ingen Endring i risikoeksponering: Ingen endring å melde Gjenværende rentebinding: Er på 3,83 år, se vedlagte oversikt over lån. Dette er innenfor finansreglementets bestemmelser. Rentebetingelser: 32 % av total lånegjeld har fast rente, 68 % har flytende rente, se vedlagte oversikt over lån. Dette er innenfor finansreglementets regler. Total lånegjeld 30.04.16 er 163,60 mill. kr. 180,0 160,0 140,0 Lån med flytende rente 120,0 100,0 Lån med fast rente 80,0 60,0 40,0 20,0 0,0 30.04.15 31.08.15 31.12.15 30.04.16 Side 10

Lån pr. 30.04.16 fordelt på formål (beløp i mill. kr) Kulturhus; 14,0 Ubrukte lånemidler; 16,0 Skolebygg; 1,3 Lagerbygg; 3,6 Fundamenter bolig; 1,4 Veier og nærmiljø; 7,6 Brann; 0,6 Kjøp av boliger; 5,1 Næringsbygget; 1,8 Bør være selvfinansierende: [VERDI] Vann; 8,4 Ledlys; 0,4 Fjernvarme; 41,9 Avløp; 1,7 Havn; 25,7 Energiverket; 5,7 Renovasjon; 6,8 Energiverket: tilstandsanalyse; 21,2 IKT-skole; 0,4 Figuren viser; 90,6 mill. kroner er knyttet til låneformål som skal være selvfinansierende. Det er følgende; Vann 8,4 mill. kr. Ledlys 0,4 mill. kr. Fjernvarme 41,9 mill.kr. Avløp 1,7 mill.kr. Havn 25,7 mill. kr. Energiverket 5,7 mill.kr. Renovasjon 6,8 mill.kr. Lån til kulturhuset 14 mill. kr. betjenes av korkpenger, og finansieres slik sett ikke av lokalstyrets generelle økonomi. Lån som betjenes av Longyearbyen lokalstyrets økonomi er følgende; Skolebygg; 1,3 mill. kr. Lagerbygg 3,6 mill.kr. Fundamenter bolig 1,4 mill. kr. Veier og nærmiljø 7,6 mill. kr. Brann 0,6 mill. kr. Kjøp av boliger 5,1 mill. kr. Næringsbygget 1,8 mill. kr. Energiverket (Tilstandsanalyse) 21,2 mill. kr. IKT-skole 0,4 mill. kr. Det er altså 36,1 % (59 mill. kr.) av totalt lånebeløp som belastes «kommunekassen». Ubrukte lånemidler på 16 mill. kr er oppstått fordi prosjekter ikke har hatt den planlagte framdrift i 2015. De største beløpene er knyttet til renseanlegget på energiverket (11,7 mill. kr) og heis energiverket (1,2 mill. kr.). Prosjektene gjennomføres i 2016. Side 11

Plassering lån Kommentar: Tabellen viser rentesats, utløp av rentebindingsperiode, lånenes løpetid, og når lånene er nedbetalt. Forestående finansieringsbehov: Vedtatte låneopptak for 2016, til sammen kr. 96.853.000 fordeler seg slik: Prosjektnr. Låneopptak til følgende investeringstiltak: Lånebeløp 2016 Avdragstid 6005 HP avfall - restavfallscontainere 550 000 10 6042 Nytt avfallsanlegg - bygg 24 000 000 20 6023 Rehabilitering avfallsanlegg 5 000 000 5 6023 Rehabilitering avfallsanlegg (Utstyr) 5 000 000 15 6041 HP avfall - sigevannsrensing 1 266 000 20 6016 Dieseltank havna 500 000 10 6018 Forlengelse av turistkaia 2 000 000 10 6019 Ny strømforsyning turistkaia 250 000 20 6021 Renovasjonsutstyr / andel komprimator 200 000 10 6202 TA Energiverk - Ny kondensatveksler 4 550 000 20 6206 TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget 2 500 000 20 6208 TA Energiverk - Fjernvarmevekslere 500 000 20 6209 TA Energiverk - Sperredamp/elektrokjøler turbin 2 2 125 000 20 6211 TA Energiverk - Kondensatforvarmer med kjøler til turbin 2 3 140 000 20 6214 TA Energiverk - Smøroljekjøler 1 072 000 20 6250 Forprosjekt dieselstasjon energiverket 1 000 000 20 6081 Slagg- og askedeponi 500 000 20 6017 SD-anlegg fjernvarme 300 000 10 6076 Utbedringer fjernvarme iht. tilstandsvurdering 4 600 000 20 6070 Nytt fyrhus H320 - bygget 5 200 000 40 Side 12

6062 Tiltak iht. HP vei - fjernvarme sin andel 1 800 000 20 6314 Flytte biblioteket til næringsbygget 16 000 000 40 6103 Overløp Isdammen 14 800 000 40 Tilsammen 96 853 000 Av erfaring vet vi at det i løpet av året blir endringer i lånebehovet. Administrasjonssjefen avventer derfor å ta opp lån til november / desember når grunnlaget er sikrere. Likviditet og gjeld inkludert forventet utvikling i markedet fram til neste rapporteringstidspunkt Alle plasseringer og lån er i NOK, og i norske banker. Våre bankforbindelser har fått oversendt lokalstyrets finansreglement. Beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og rammene i finansreglementet For likviditet: Ingen avvik For lån: Ingen avvik Utvikling i Norges bank sin styringsrente 3,00% 2,50% 2,00% 1,50% 1,00% 0,50% 0,00% Endringer i styringsrenten Norges Bank sin styringsrente er renten bankene får på innskudd (opp til en viss kvote) i Norges Bank (foliorenten). Endringer i Norges Banks foliorente vil normalt påvirke bankenes innskudds- og utlånsrenter. Etter å ha holdt styringsrenten på 0,75 % siden 24.09.2015 besluttet Norges Bank å sette ned renten til 0,50 % på rentemøte 17.03.2016. Etter rentemøte kom de med følgende pressemelding: - Vekstutsiktene for norsk økonomi er noe svekket, og vi venter at prisveksten etter hvert vil avta. Styringsrenten settes derfor ned, sier sentralbanksjef Øystein Olsen Veksten internasjonalt ser ut til å bli noe lavere enn ventet, og renten har falt. Utviklingen i norsk økonomi har vært svakere enn lagt til grunn og arbeidsledigheten vil trolig stige noe. Svekkelsen av kronen har løftet veksten i konsumprisene. Lønnsveksten i år ser ut til å bli lavere enn i fjor. Etter hvert som virkningene av en svakere krone fases ut, vil prisveksten avta. Side 13

- Slik vi vurderer det, kan styringsrenten bli satt ytterligere ned i løpet av året, sier sentralbanksjef Øystein Olsen. Lavere renter kan gi økt sårbarhet i det finansielle systemet. Når styringsrenten nærmer seg en nedre grense, øker også usikkerheten om virkningen av pengepolitikken. Det taler nå for å gå mer varsomt fram i rentesettingen. Skulle norsk økonomi bli utsatt for nye store forstyrrelser, vil hovedstyret likevel ikke utelukke at styringsrenten kan bli negativ. Den siste pengepolitiske rapporten (Pengepolitisk rapport 1/16) ble lagt ut 17 mars med vurdering av finansiell stabilitet. De neste rapportene kommer i juni, september og desember. Mer informasjon finnes i Pengepolitisk rapport: http://static.norgesbank.no/pages/104770/ppr_1_16.pdf?v=17032016140457&ft=.pdf Figuren viser styringsrenten i prosent de siste fem årene og anslag fremover fra siste Pengepolitisk rapport med vurdering av finansiell stabilitet. Administrasjonssjefens vurderinger av konsekvenser av forventet utvikling i markedet frem til neste rapporteringstidspunkt: Ut fra teksten ovenfor antar administrasjonssjefen at det er ikke er usannsynlig at styringsrenten vil bli satt ytterligere ned. Vurdering av hva en generell endring i rentekurven på 1%-poeng vil føre til i økte renteutgifter på lån og i økte renteinntekter på likviditet: Pr. 30.04.16 har Longyearbyen lokalstyre 164 mill.kr i lån (herav 53 mill. kr med fastrente og 111 mill. kr med flytende rente) og 243 mill. kr i innskudd. En renteendring kan føre til endringer både i lånerenten (for de lånene som har flytende rente) og i innskuddsrenten, noe som skulle tilsi at en renteendring samlet sett ikke vil påvirke Longyearbyen lokalstyre i vesentlig grad. Valutausikkerhet: Finansforvaltningsreglementet åpner ikke for kjøp av valuta. Det betyr at når LL betaler fakturaer i utenlandsk valuta, blir prisen i norske kroner bestemt av kursen på betalingstidspunktet. Det skjer stadig noe i markedene som gjør at kursene endrer seg, og Side 14

det er ikke mulig å si om det er rett eller galt å kjøpe valuta. Et argument for å kjøpe valuta kan være at vi i størst mulig grad ønsker å sikre oss sluttsummen på prosjekter som (for oss) har et stort økonomisk omfang. Administrasjonssjefen har tidligere drøftet evt. valutakjøp med AU. AU er kjent med at valutakurser påvirker totalkostnaden på enkelte drifts-/ investeringsprosjekter, men ønsker å holde fast på dagens finansreglement, dvs. at administrasjonssjefen ikke har anledning til å kjøpe valuta. Dette forholder administrasjonssjefen seg til. Side 15

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/391-1-410 Joakim Damkås 25.04.2016 Tilsetting av administrasjonssjef - oppnevning av arbeidsutvalg Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Partssammensatt utvalg 1/16 18.05.2016 Lokalstyret 23/16 31.05.2016 Partssammensatt utvalgs behandling - 18.05.2016 Det ble fremmet følgende omforent forslag til nytt avsnitt tre i anbefalingen: Habberstad blir ansvarlig for å planlegge og å gjennomføre ansettelsesprosessen frem til innstilling som ny administrasjonssjef i Longyearbyen lokalstyre er klar. Rekrutteringsfirmaet skal jobbe tett mot PU i prosessen og PU skal orientere lokalstyret om fremdriften av ansettelsesprosessen. PU skal ha en stor grad av delaktighet i hele prosessen. Anbefalingen med nytt avsnitt tre ble enstemmig vedtatt. Partssammensatt utvalgs innstilling - 18.05.2016 Oppdraget med å rekruttere ny administrasjonssjef gis til rekrutteringsbyrået Habberstad. Lokalstyret delegerer til Partssammensatt utvalg (PU) gjennomføre ansettelsesprosessen. PU avgir innstilling til lokalstyret om tilsetting av ny administrasjonssjef så snart rekrutteringsprosessen har resultert i at kandidater kan innstilles. Habberstad blir ansvarlig for å planlegge og å gjennomføre ansettelsesprosessen frem til innstilling som ny administrasjonssjef i Longyearbyen lokalstyre er klar. Rekrutteringsfirmaet skal jobbe tett mot PU i prosessen og PU skal orientere lokalstyret om fremdriften av ansettelsesprosessen. PU skal ha en stor grad av delaktighet i hele prosessen. Utgifter til tilsettingen dekkes som for andre tilsettinger i LL. I den grad det vil bli behov for tilleggsbevilgninger på grunn av denne tilsettingen, tas dette opp i forbindelse med tertialrapporteringen Anbefaling: Oppdraget med å rekruttere ny administrasjonssjef gis til rekrutteringsbyrået Habberstad. Lokalstyret delegerer til Partssammensatt utvalg (PU) gjennomføre ansettelsesprosessen. PU avgir innstilling til lokalstyret om tilsetting av ny administrasjonssjef så snart rekrutteringsprosessen har resultert i at kandidater kan innstilles. Habberstad blir ansvarlig for å planlegge og å gjennomføre ansettelsesprosessen frem til innstilling som ny administrasjonssjef i Longyearbyen lokalstyre er klar. Rekrutteringsfirmaet skal holde PU Side 16

2016/391-1 Side 2 av 3 orientert i prosessen og PU skal orientere lokalstyre om fremdriften av ansettelsesprosessen. PU velger selv hvilken grad av deltakelse de skal ha i prosessen. Utgifter til tilsettingen dekkes som for andre tilsettinger i LL. I den grad det vil bli behov for tilleggsbevilgninger på grunn av denne tilsettingen, tas dette opp i forbindelse med tertialrapporteringen. Saksopplysninger: Administrasjonssjef Lars Ole Saugnes har takket ja til stilling som rådmann i Gran kommune, og slutter i stillingen 31.8.2016. Det er lokalstyret som ansetter ny administrasjonssjef etter anbefaling fra Partssammensatt utvalg. Dette følger av Svalbardloven 39 og politisk delegasjonsreglement. Det er allerede gjort administrative forberedelser til arbeidet med rekruttering av ny administrasjonssjef ved at det er hentet inn pristilbud hos tre rekrutteringsfirma. Dette på bakgrunn av politiske signaler om ønsket rekrutteringsprosess og for å unngå tap av tid. På denne bakgrunn er det er beregnet at PU og lokalstyret sannsynligvis vil kunne behandle tilsetting tidlig i høst. Dette gir en mulig tiltredelse i januar 2017. Vurdering: Det bør helst innstilles minst to kandidater til stillingen og PU bør vurdere om de skal delta på 2. gangs intervju. PU bør få myndighet til å avgjøre alle spørsmål som vil dukke opp i ansettelsesprosessen, som for eksempel: - Kravspesifikasjon for stillingen, herunder; o Definere hvilke oppgaver som blir de viktigste i årene fremover o Formell og reell kompetanse hva er krav og hva er et ønsket behov - Hvor store fullmakter det skal gis til eksternt rekrutteringsfirma - Hvilke ansettelsesbetingelser som skal gjelde, for eksempel om stillingen fremdeles skal være på åremål. - På hvilken måte administrasjonen skal delta eksempelvis hvem som skal håndtere alle spørsmål fra eksternt firma. Det er forventet å kommer mange. Innkomne tilbud. Administrasjonen har i henhold til anskaffelsesreglement innhentet tilbud fra tre aktuelle rekrutteringsfirma med erfaring fra tilsvarende oppdrag. Disse er Habbberstad, Headvisor og Delphi consulting AS. På bakgrunn av tilsendte tilbud (vedlegg 1, 2 og 3 unntatt offentlighet jf. Offl. 23.3) er det administrasjonssjefens vurdering at Habberstad har levert det beste tilbudet både hva angår pris og forståelse av oppdraget. Vedlegg: 1 Tilbud om bistand til rekruttering av administrasjonssjef fra Habberstad 2 Tilbud om bistand til rekruttering av administrasjonssjef fra Headvisor 3 Tilbud om bistand til rekruttering av administrasjonssjef fra Delphi Consulting AS Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 17

2016/391-1 Side 3 av 3 Side 18

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/423-1-416 Joakim Damkås 04.05.2016 Konstituering av administrasjonssjef Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Partssammensatt utvalg 2/16 18.05.2016 Lokalstyret 24/16 31.05.2016 Partssammensatt utvalgs behandling - 18.05.2016 Anbefalingen ble enstemmig vedtatt. Partssammensatt utvalgs innstilling - 18.05.2016 Elin Dolmseth konstitueres i stillingen som administrasjonssjef fra og med 1. september og inntil ny administrasjonssjef tiltrer. Anbefaling: Elin Dolmseth konstitueres i stillingen som administrasjonssjef fra og med 1. september og inntil ny administrasjonssjef tiltrer. Saksopplysninger: Administrasjonssjef Lars Ole Saugnes har takket ja til stilling som rådmann i Gran kommune, og slutter i stillingen 31.8.2016. Det er lokalstyret som ansetter ny administrasjonssjef etter anbefaling fra partssammensatt utvalg og det er beregnet at lokalstyret sannsynligvis vil kunne behandle tilsetting tidlig i høst. Dette gir en sannsynlig tiltredelse i januar 2017. Det er således behov for en midlertidig administrasjonssjef i perioden fra Saugnes fratrer og til ny administrasjonssjef er på plass, estimert til om lag fire måneder. Vurdering: Elin Dolmseth bør konstitueres som administrasjonssjef i perioden 1. september til ny administrasjonssjef er på plass. Bakgrunnen for dette er at hun i kraft av å være økonomisjef har både den nødvendige kunnskapen om organisasjonen og erfaring i arbeid opp mot politisk ledelse. Begge sektorsjefer slutter også høsten 2016, noe som gjør dem uaktuelle i rollen som konstituert administrasjonssjef. Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 19

2016/423-1 Side 2 av 2 Side 20

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/962-10-223 Marianne Stokkereit Aasen 10.05.2016 Masterplan Svalbard mot 2025 - søknad om midler til fase 3. Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 30/16 18.05.2016 Lokalstyret 25/16 31.05.2016 Administrasjonsutvalgets behandling - 18.05.2016 Det ble fremmet følgende omforent forslag: Første setning endres til: «..finansieres ved bruk av disposisjonsfond.» Anbefalingen med forslag til endring ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling - 18.05.2016 Lokalstyret bevilger kr 300.000 til Masterplan Svalbard fase 3 for 2016, finansieres ved bruk av disposisjonsfond. Budsjett 2016 korrigeres tilsvarende. Videre finansiering må vurderes i forbindelse med budsjett 2017 og økonomiplan 2017-2020, men Visit Svalbard oppfordres til å arbeide med andre finansieringskilder. LL vil i fortsettelsen bidra på andre måter, ut over kronebeløp, blant annet i en sterkere koordineringsrolle, og gjennom å gjennomføre prosjekter som naturlig hører inn under LL sitt ansvarsområde. Anbefaling: Lokalstyret bevilger kr 300.000 til Masterplan Svalbard fase 3 for 2016, finansieres ved bruk av omstillingsmidler fra staten. Budsjett 2016 korrigeres tilsvarende. Videre finansiering må vurderes i forbindelse med budsjett 2017 og økonomiplan 2017-2020, men Visit Svalbard oppfordres til å arbeide med andre finansieringskilder. LL vil i fortsettelsen bidra på andre måter, ut over kronebeløp, blant annet i en sterkere koordineringsrolle, og gjennom å gjennomføre prosjekter som naturlig hører inn under LL sitt ansvarsområde. Saksopplysninger: Lokalstyret har anbefalt Masterplan «destinasjon Svalbard mot 2025» gjennom finansiering, 19. november 2013: Side 21

2012/962-10 Side 2 av 3 «Longyearbyen lokalstyre støtter Svalbard Reiselivsråds arbeid med masterplanprosessen «Destinasjon Svalbard 2025», fase 2, med 150.000 kroner. Støtten forutsetter at prosessen gjennomføres i henhold til opplegg, skissert i søknadsbrev av 22.10.2013. Longyearbyen lokalstyre ber om at rapport fra prosessen, med regnskap, oversendes Longyearbyen lokalstyre etter gjennomføringen». Og gjennom å akseptere den som en god plan for reisemålsutvikling, i følgende vedtak 02.06.15: «Longyearbyen lokalstyre slutter seg til hovedstrategiene i reiselivsnæringens Masterplan Svalbard mot 2025. Denne legges til grunn, så langt råd er, ved Longyearbyen lokalstyres framtidige planlegging og behandling av saker som berører utviklingen av Svalbard som reisemål. På samme måte legges satsingsområdene i Masterplanen til grunn når Longyearbyen lokalstyres egen handlingsplan og øvrige planer utarbeides og/eller revideres.» Visit Svalbard står nå på trappene til å iverksette fase 3 av masterplanen, «fra ord til handling» (se vedlegg) som er fase 3 av arbeidet, reisemålsprosessen etter Hviteboka består av tre faser: 1. Forstudie (fase 1) 2. Etablere et rammeverk for utvikling, dvs en masterplan (fase 2) 3. Gjennomføringsfase fra ord til handling (fase 3) Ambisjonen for utviklingen er å doble antall årsverk i reiselivet i Longyearbyen innen 2025. Av disse skal flest mulig årsverk være helårs arbeidsplasser knyttet til lokal bosetting og lokal verdiskaping, slik at utviklingen bidrar til et mer robust familiesamfunn. Visit Svalbard har ansatt en prosjektleder i 100% stilling fra nå, og ut 2018. Visit Svalbard ber LL om 50% dekning av prosjektlederkostnaden, totalt kr 997.000,- fordelt over prosjektperioden 01.04.16-31.1218 Vurdering: Som det fremgår av søknaden fra Visit Svalbard har fase 3 en total kostnadsramme som beskrevet under: Budsjett: Tiltak i henhold til tiltaksplan 3 905 000 Prosjektleder, inkl kontor, adm, komp. 1 994 000 Mentor, inkl reiser 390 000 Egeninnsats (300 t x 500,-; per år) 413 000 Sum 6 702 000 Finansieringsplan: Innovasjon Norge 3 764 000 Aktørene i reiselivsrådet; kroner 800 000 Aktørene; egeninnsats 413 000 Annet; LL, SMF 1 725 000 Sum 6 702 000 Longyearbyen lokalstyre har lagt strategiene i Masterplanen til grunn blant annet gjennom styrking av en plan og utviklingsenhet, og stort fokus på arealplanarbeid og sentrumsutvikling. Her vil LL legge ned mye kapasitet og kapital både det året som har gått og de kommende årene. I tillegg er det naturlig at LL tar ansvar for de overordnede prosjektene knyttet til utvikling av torget og andre viktige samlingspunkter i sentrum. Ett av tiltakene som Masterplanen fase 3 legger opp til er å få laget en skiltplan for Longyearbyen. Dette er et viktig samlende tiltak for byen og for formidling av både turisme, forsking, kulturminner, teknisk infrastruktur etc. Det vil være viktig å få laget en designhåndbok for all skilting i Longyearbyen slik at det på sikt blir en helhetlig formidling av byen og aktiviteten her og er et prosjekt LL gjerne tar Side 22

2012/962-10 Side 3 av 3 ansvar for sammen med Visit svalbard og LySEF (Longyearbyen Science and Education Forum) hvor LL er en av mange bidragsytere (blant annet sammen med Visit Svalbard, UNIS, NP, Sysselmannen, etc. etc.) se fullstendig liste på LySEF sin hjemmeside. Det er helt klart viktig i den perioden Longyearbyen nå går inn i å få satt ord ut i handling, og næringsutvikling i Longyearbyen har høy prioritet, jfr. den ferske Svalbardmeldingen. Turisme er en viktig basisnæring, og vil bli enda viktigere de kommende årene gitt de forutsetninger som ligger til grunn i strategisk næringsplan, i næringen selv sine planer, og i Svalbardmeldingen. Longyearbyen lokalstyre bør derfor bygge opp under dette gjennom å støtte Masterplanen fase 3 med midler i 2016, hvorvidt det skal gis støtte også i 2017 og 2018 må tas opp til vurdering i høstens budsjettprosess. Visit Svalbard søker om 997.000 fordelt over 3 år, hvorvidt LL skal bidra med hele eller deler av beløpet må sees opp imot LL sin egen økonomi i år og de kommende årene, og dette må igjen vurderes opp imot egne tiltak som LL har behov for å gjennomføre. Innovasjon Norge ble tildelt et stort beløp i forbindelse med omstillingen etter SNSK og Visit Svalbard har søkt om støtte på kr 3.764.000 til gjennomføring av del 3 der. LL ser også muligheten til å bidra med kompetanse og gjennomføring av delprosjekter som er initiert i Masterplanen, og ser dette som en mulighet til å bidra i gjennomføringen ut over det å bevilge midler videre i prosjektet. Vedlegg: 1 Søknad om midler til fase 3 av masterplanen "Destinasjon Svalbard mot 2025" 2 Kopi av søknad til Innovasjon Norge Troms Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 23

Longyearbyen Lokalstyre 9170 Longyearbyen Longyearbyen, 07.04.2016 Att: Søknad om midler til fase 3 av masterplanen "Destinasjon Svalbard mot 2025" Den menneskestyrte delen av Svalbard er i endring. Kull bygges ned som den viktigste næringen og det er et politisk ønske om at andre næringer skal erstatte bortfallet av arbeidsplasser i gruvenæringen. Forventningen til reiselivet et at vi skal doble antall årsverk innen vår virksomhet, fra ca 300 til 600 årsverk jf strategisk næringsplan. Strategien for hvordan denne ambisjonen skal oppfylles er formulert i «Masterplan destinasjon Svalbard mot 2025». Ambisjonen om å øke antall årsverk i reiselivet er i tråd med norsk svalbardpolitikk om å bidra til et robust familiesamfunn med trygge, helårlige og stabile arbeidsplasser. Reiselivet er i en nøkkelposisjon for nødvendig omstilling og ny aktivitet i Longyearbyen. Det mener vi at kan gjøres ved å følge den røde tråden i strategien om en helhetlig bærekraftig videreutvikling av reiselivet på Svalbard. Visit Svalbard står på trappene til å iverksette fase 3 av masterplanen, den delen som kalles «fra ord til handling» i Innovasjon Norges hvitebok for reisemålsutvikling. Vi starter prosjektet den 1. april, med Trine Krystad som prosjektleder i perioden 01.04.16. 31.12.18. For å oppfylle ambisjonen og innfri på forventingene som stilles til reiselivet som en seriøs og ansvarlig aktør trenger vi støtte fra Longyearbyen lokalstyre. En slik støtte vil understreke at utvikling av reisemålet og etablering av nye arbeidsplasser er et felles ansvar for hele lokalsamfunnet. Prosjektets finansiering Prosjektet har en totalramme på kr. 6 702 000,- over prosjektets levetid på 2,75 år fra 01.04.16. til 31.12.18. Hovedtallene er: Budsjett: Tiltak i henhold til tiltaksplan 3 905 000 Prosjektleder, inkl kontor, adm, komp. 1 994 000 Mentor, inkl reiser 390 000 Egeninnsats (300 t x 500,-; per år) 413 000 Sum 6 702 000 Finansieringsplan: Innovasjon Norge 3 764 000 Aktørene i reiselivsrådet; kroner 800 000 Aktørene; egeninnsats 413 000 Annet; LL, SMF 1 725 000 Sum 6 702 000 Dette er tall hentet fra søknaden til Innovasjon Norge av 15.03.16., denne er vedlagt som dokumentasjon for vår søknad til Longyearbyen lokalstyre. Visit Svalbard AS Postboks 323 e-mail: info@visitsvalbard.com Tel. 79 02 55 50 9171 LONGYEARBYEN www.visitsvalbard.com Fax 79 02 55 51 Side 24

Vi jobber med å fullfinansiere prosjektet, og har forventninger om at Innovasjon Norge vil være en viktig bidragsyter også i fortsettelsen. Videre har Visit Svalbard i sine budsjetter de kommende år lagt inn kontantbidrag, i tillegg til utstrakt bruk av egeninnsats fra aktørenes side. Svalbards Miljøvernfond vil bli omsøkt midler til delprosjekter, og det samme kan tenkes gjort ovenfor andre instanser for ulike tiltak. Vi forventer også at det tilfaller oss en pott midler fra UD sitt utviklingsprogram Arktis 2030, etter at vi sammen med Nibio, lokalstyret og Spitsbergen Travel laget en felles søknad med konkrete tilretteleggingstiltak for turistutvikling. Per nå kjenner vi ikke detaljene i tilsagnet, dette vil vi komme tilbake til når de endelige avklaringene er gjort med UD. Flere av tiltakene er lagt opp til at de skal finne sin fulle finansiering i løpet av prosjektets levetid, slik at den totale rammen nok vil ligge en hel del over 6,7 millioner som budsjettet lyder på. Longyearbyen lokalstyre har vært med gjennom hele reisemålsprosessens fase 1 og 2, og har da også formelt behandlet den og lagt den til saksgrunnlag for flere av byens pågående og kommende prosjekter og prosesser. Vi håper lokalstyret blir med oss videre på reisen, både gjennom deltagelse i styringsgruppen (som for fase 1 og 2) og som aktiv medspiller for øvrig, samt i form av finansiell støtte som omsøkt her. Vi ser det som essensielt for å lykkes med gjennomføringen av fase 3 at vi har en prosjektleder ansatt over hele perioden. Vår søknad til Longyearbyen lokalstyre gjelder derfor konkret om midler til å dekke prosjektlederkostnaden over perioden, totalt kr. 1 994 000,-. Dette inkluderer alle kostnader knyttet til prosjektledelsen, herunder kontor, administrasjon, kompetansetiltak og reisevirksomhet. Vi søker med dette Longyearbyen lokalstyre om 50 % dekning av prosjektlederkostnaden, totalt kr. 997 000,-, fordelt over prosjektperioden 01.04.16. 31.12.18. Skulle det være behov for ytterligere dokumentasjon, vennligst ta kontakt. Med vennlig hilsen Visit Svalbard AS Ronny Brunvoll Reiselivssjef Vedlegg: Søknad til Innovasjon Norge om midler Svalbard Reiseliv AS Side 25

Innovasjon Norge Troms Postboks 6304 9293 Tromsø Longyearbyen 15.03.2016 Att: Ann-Kristin Gjelsten Søknad om midler til masterplan «Destinasjon Svalbard mot 2025» - fase 3 Våren 2015 ble arbeidet med en masterplan for Svalbard sluttført og politisk vedtatt. Nå ønsker aktørene å gå videre med den tredje og siste fasen. Reisemålsprosessen etter Hviteboka består av tre faser: 1. Forstudie (fase 1) 2. Etablere et rammeverk for utvikling, dvs en masterplan (fase 2) 3. Gjennomføringsfase fra ord til handling (fase 3) Reisemålsutvikling handler om å ha et helhetsperspektiv, der næringsutvikling og vekst er basert på det markedet vil ha. Samtidig må ikke den lokale næringsutviklingen komme i konflikt med lokalsamfunnsutviklingen. Det betyr at det er flere dimensjoner og mange aktører som blir berørt i dette strategiarbeidet. Fase 3 har som formål å gjennomføre tiltak eller sette i gang prosesser som er besluttet i masterplanen. Det er Svalbard Reiselivsråd / Visit Svalbard og de øvrige aktørene i styringsgruppa for reisemålsprosessen som vil være ansvarlig for å rigge fase 3 organisatorisk og finansielt. Longyearbyen lokalstyre vil også måtte spille en vesentlig rolle. Hovedtall Prosjektet har en totalramme på kr. 6 702 000,- over prosjektetslevetid på 2,75 år fra 01.04.16. til 31.12.18. Hovedtallene er: Budsjett: Tiltak i henhold til tiltaksplan 3 905 000 Prosjektleder, inkl kontor, adm, komp. 1 994 000 Mentor, inkl reiser 390 000 Egeninnsats (300 t x 500 per år) 413 000 Sum 6 702 000 Finansieringsplan: Innovasjon Norge 3 764 000 Aktørene; kroner 800 000 Aktørene; egeninnsats 413 000 Annet; LL, SMF, 1 725 000 Sum 6 702 000 Prosjektlederstillingen ønskes vi skal sees uavhengig av de ulike tiltakene, slik at vi er sikret en helhetlig gjennomføring i de 2,75 årene prosjektet skal vare. Noen av delprosjektene og innsatsområdene vil måtte finnes sin finansiering i løpet av prosjektets levetid. Vi må også ta høyde for justeringer mellom de enkelte tiltaksområdene. Vi omsøker med dette Innovasjon Norge om kr. 3 764 000,- Visit Svalbard AS Postboks 323 e-mail: info@visitsvalbard.com Tel. 79 02 55 50 9171 LONGYEARBYEN www.visitsvalbard.com Side 26

Formålet med masterplanens fase 3 Formålet med Masterplanarbeidet, er å gi Svalbard et langsiktig rammeverk for utviklingen av reisemålet. Norsk og internasjonalt reiseliv befinner seg for tiden i en fase som er preget av raske omveltninger på mange nivåer. En endret konkurransesituasjon, en strukturell forskyvning av trafikken mot nye markedssegmenter og tøffere krav til et bærekraftig reiseliv stiller nye krav til reisemålene og dets aktører. Alle kommuner og de fleste reiselivsbaserte næringsklynger har i dag knappe ressurser. Det er derfor et poeng å bruke ressursene så optimalt som mulig, og det er også den viktigste årsaken til at de private og de offentlige aktørene på reisemålet Svalbard vurderer en samlet innsats for å gjennomføre de siste tiltakene i masterplanen, altså gjennom en styrt fase 3 organisert etter Innovasjon Norges Hvitebok for reisemålsutvikling. Selv om Svalbard som reisemål har klart seg bra i konkurransen de siste årene, møter de utfordringer på flere områder. Dette gjelder forhold knyttet til både bærekraft, lokalsamfunnsutvikling i en periode der gruvedriften nedskaleres dramatisk, infrastruktur, markedsposisjonering, organisering og ikke minst lønnsomhet sett i forhold til ambisjonene for Svalbard på kortere og lengre sikt. Masterplanen avklarer behov, potensial og strategi, samt konkrete tiltak som må iverksettes i fase 3 for å nå de omforente målene. Visjon, ambisjoner og strategiske mål Visjonen er at «Svalbard skal framstå som det ledende høyarktiske reisemålet i det internasjonale turistmarkedet». Dette skal gjøres gjennom å utvikle og levere unike og attraktive opplevelser. Videre vekst skal skje gjennom bærekraftig verdiskaping og styrt utvikling i rammer som er forenlig med øygruppas unike natur og internasjonale posisjon. Grunnleggende ambisjoner bak denne visjonen er: Kvalitet og sikkerhet i alle ledd/på alle nivåer Kunnskap om de særegne forholdene Styrte og tilrettelagte natur- og kulturopplevelser Produkter som skaper lønnsomhet og lokale, helårlige arbeidsplasser Et sterkt og forpliktende samarbeid i næringen og mellom næringen og det offentlige Kompetansebygging gjennom Svalbardguide- opplæringen og eventuelt å tilby kurs i samarbeid med Innovasjon Norge. Masterplan «Destinasjon Svalbard 2025» og merket «Bærekraftig reisemål» skal bidra til at man hele tiden jobber for en mer bærekraftig utvikling. Ambisjonen for utviklingen er å doble antall årsverk i reiselivet i Longyearbyen innen 2025. Av disse skal flest mulig årsverk være helårs arbeidsplasser knyttet til lokal bosetting og lokal verdiskaping, slik at utviklingen bidrar til et mer robust familiesamfunn. Veksten skal komme gjennom: a. flere besøkende og lengre opphold b. en bedre og mer kundetilpasset totalopplevelse i alle sesonger De strategiske målene er å: 1. Sikre bedre tilrettelegging, bedre og mer differensiert kommunikasjon og mer effektiv bruk av Longyearbyen og nærområdene som selvstendig opplevelsesarena. 2. Sikre bedre helhetlige kundeopplevelser for ulike målgrupper i alle sesonger, herunder mer differensierte leveranser. Visit Svalbard AS Side 27

3. Sikre bedre rammebetingelser og bedre håndtering av disse for operasjoner, særlig i strategisk viktige områder. 4. Sikre bedre tilgjengelighet gjennom hele året på fly (passasjerer og cargo) og økt kapasitet på overnatting og opplevelser. 5. Sikre en bærekraftig utvikling. Utviklingen i reiselivet skal forsterke Svalbards miljøprofil og ta hensyn til den sårbare naturen. Strategiske partnere og forpliktende samarbeidsavtaler Reiselivet på Svalbard har i dag et samarbeid med aktører som NordNorsk Reiseliv, Cruisenettverk Nord-Norge og Svalbard, Cruise Norway, Hurtigruten, flyselskapene, Avinor, cruisenæringen, internasjonale turoperatører, hotellkjeder som Scandic med flere. Det er videre naturlig at nye samarbeidspartnere trekkes inn i det videre arbeidet, ikke minst gjelder dette Longyearbyens gårdeiere og forretningsdrivere som også har en interesse i å øke attraktiviteten i sentrum. Det finnes også parallelle utviklingsprosjekter på Svalbard som man må få koordinert etter beste evne. I fase 3 ønsker man derfor å sikre forpliktende strategiske allianser med tanke på utviklingsarbeidet. Slike samarbeidsavtaler og spilleregler for samhandling mellom aktørene, skal realiseres med utgangspunkt i den vedtatte masterplanen. Om søkeren Formell søker om finansiering av fase 3 er Visit Svalbard AS på vegne av Svalbard Reiselivsråd, lokalstyret, reiselivsbedrifter og reiselivsrelaterte organisasjoner og aktører på Svalbard. Visit Svalbard AS vil dermed også ta ansvaret for prosjektledelsen og eierskapet til fase 3 inntil annet eventuelt besluttes av Styringsgruppa, dvs i samråd med Innovasjon Norge, de øvrige finansiørene og reisemålets aktører. Fase 3 ønskes igangsatt første kvartal 2016 med en varighet på inntil 3 år. En kompetent prosjektleder vil bli engasjert i 100 % stilling for å lede arbeidet. I tillegg vil det hentes inn kompetanse og bistand fra eksterne miljøer etter behov, det være seg private rådgivningsselskaper med kompetanse på området, kommunikasjons- og designbyråer eller spesielle forsknings- og kompetansemiljøer. Som eier av prosjektet vil Visit Svalbard stille krav til at prosjektet bygger all utvikling på sentrale bærekraftverdier, og at det har kommersiell vekst som overordnet mål. Visit Svalbard ser det dessuten som naturlig at de tar et overordnet ansvar for oppfølging og avklaring av veien videre i etterkant av prosjektet. Vi anser signaturene til medlemmene i styringsgruppa for masterplanen (fase 2), samt den politiske bindingen som ligger gjennom vedtak i Lokalstyret om å gjennomføre strategi og tiltak i masterplanen, som gyldige samarbeidsavtaler for dette prosjektet og denne søknaden. Om søknaden og prosjektets forankring og betydning Tiltakene som presenteres i denne søknaden er basert på masterplanprosessens fase 2. Tiltakene bygger altså på masterplanen som aktørene på Svalbard har utviklet og samlet seg om gjennom flere års arbeid. Forankringen må derfor sies å være solid. Fase 3 vil være siste fase i et stort destinasjonsutviklingsprosjekt gjennomført i tråd med Innovasjon Norges anbefalte modell Hvitebok for reisemålsutvikling. De foreslåtte tiltakene favner av den grunn bredt, og må sies å være av stor betydning for Svalbard som reisemål. Den endelige prioriteringen og innstasvurderingen vil formelt besluttes i styringsgruppa ved oppstart av fase 3. I denne søknaden foreslås likevel en tiltaksplan med et kostnadsbilde basert på de behov og muligheter som er beskrevet i masterplanen. Siden vi her opererer med en fase som heter Fra ord til handling, vil for så vidt alle tiltak handle om å gjennomføre og realisere den underliggende strategien. Det vil likevel være hensiktsmessig å skille ut de tiltakene som er av mer strategisk art og som dermed vil Visit Svalbard AS Side 28

kunne kreve ytterligere prosesser i styringsgruppa og ute blant aktørene for å komme i mål med detaljer og avtaler. Søknaden om finansiering av en styrt fase 3 grunner i behovet om å realisere målene i masterplanen, samt å sikre en felles gjennomføring av tiltak som aktørene ikke evner å gjennomføre hver for seg. Ønsket om en samlet utvikling av reisemål Svalbard, i motsetning til en fragmentert og mer tilfeldig prosjekt- og tiltaksutvikling, er den viktigste årsaken til at man vil ha en organisert og styrt gjennomføring av fase 3. Derfor er denne søknaden heller ikke splittet opp i mindre prosjekter og tiltak på enkelbedriftsnivå, men fremmes som en samlet søknad, i tråd med prosessen beskrevet i Hviteboka for reisemålsutvikling. Utviklingsprosjektets innhold, og dermed søknaden, er sortert i tiltaksområder, med tilhørende mål og beskrivelse av de ulike tiltakene og underprosjektene. Rolleavklaring (gjelder alle tiltaksområder) Når prosjektets innsats berører produktutvikling, kommersialisering, pakketering og markedsintroduksjon / salg, skiller vi mellom operasjoner på bedriftsnivå (enkeltbedrifter og organisasjoner lokalt), destinasjonsnivå (bedriftsnettverk og lignende samarbeidskonstellasjoner på reisemålet), regionnivå (NordNorsk Reiseliv og nettverk i Nord Norge), samt nasjonalt nivå (Innovasjon Norge). Dette prosjektet (fase 3) vil primært jobbe på et destinasjonsnivå med å fasilitere utviklingsarbeid og styrke samarbeidskulturen mellom aktørene der vi ser at dette er viktig for å nå målene slik de er beskrevet i masterplanen. Markedsintroduksjon og salg (gjeller alle tiltaksområder) Prosjektet tar mål av seg å være en pådriver og kvalitetssikrer for effektive markedsintroduksjoner av de produkter og arrangement som utvikles innenfor rammene av prosjektet. Det innebærer at prosjektet vil tilrettelegge for markedsintroduksjon, informere om muligheter for markedsarbeid gjennom etablerte kanaler, og koordinere det som skjer i regionen. Dette vil imidlertid alltid gjøres i tett dialog med aktørene og relevante organisasjoner og nettverk. Det må være opp til hver enkelt bedrift eller organisasjon å prioritere sine markedskanaler, men prosjektet vil kunne være samtalepartner og pådriver i slike prosesser i de tilfellene produktene eller arrangementene er utviklet eller berørt gjennom prosjektet. En endelig og ryddig arbeidsdeling mellom prosjektet, lokalstyret, reiselivsaktørenes Visit Svalbard og bedriftenes ordinære virksomhet vil gjøres tidlig i fase 3. Organisering av prosjektet Også fase 3 vil organiseres etter PLP-modellen, med en egen styringsgruppe bestående av aktører fra både det private, det offentlige og evt fra FoU. Svalbard har jobbet med utvikling under en slik organisering i masterplanprosessen, og aktørene er vant til og komfortable med denne formen for samhandling. Det er ønskelig at Innovasjon Norge Troms deltar aktivt i prosessen også i fase 3. Visit Svalbard vil være prosjekteieren, og en egen prosjektleder vil ansettes. I tillegg til en valgt styringsgruppe, vil man opprette referansegrupper og arbeidsgrupper for de ulike tiltakene etter behov. Mentor Søker ønsker å ha en ekstern mentor med i arbeidet som faglig sparringspartner til prosjektleder og som veileder for styringsgruppa etter behov, slik Innovasjon Norge også anbefaler for gjennomføring av fase 3. Man ser for seg at dette skal være en ekstern rådgiver med kjennskap til reisemålet. Det anslås en kostnadsramme på dette arbeidet på kr 100 000,- pr år pluss kostnader til reise og opphold. Kostnaden er tatt med i budsjettet. Visit Svalbard AS Side 29

Tiltaksplan Tiltaksområder Tiltak A: LYB som opplevelsesarena 1. Kommunikasjonsløsninger, inkludert differensiering mot andre reisemål 2. Tjenesteløsninger 3. Lokal mat og forskningsbaserte opplevelser B: Differensiering 4. Produktdifferensiering 5. Differensiering av sesonger C: Utviklingskultur og struktur 6. Lokal samarbeidskultur 7. Kjennskap og lokalkunnskap 8. Lokalstyrets rolle og innsats 9. Rammebetingelser D: Bærekraft 10. Bærekraftsertifisering E: Effektive systemer og 11. Kompetanseløft støttefunksjoner 12. Arrangementskontor 13. Informasjonstjeneste F: Tilgjengelighet 14. Bedre infrastruktur og rutetilbud Budsjettets oppbygging i 3 faser og fordeling av prosjektlederkostnaden Prosjektet deles inn i 6 faser: Fase 1 2016 1. halvår Fase 4 2017-2. halvår Fase 2 2016 2. halvår Fase 5 2018 1. halvår Fase 3 2017 1. halvår Fase 6 2018-2. halvår Tiltakene er tentativt satt opp per fase, men disse kan forskyves etter som prosjektet skrider frem. Prosjektleder (PL) ansettes for perioden 01.04.16. 31.12.18. Forventet årlig lønnskostnad er kr. 725 000,-, inkl feriepenger, OTP og kontor- og admkostnader, reiser og kompetansetiltak. Over prosjektperioden på 2 år og 9 måneder blir dette totalt kr. 1 994 000,- Vi finner det formålstjenlig å søke om midler til prosjektlederstillingen i sin helhet løsrevet fra resten av budsjettet. Dette fordi PL skal utvikle, detaljbeskrive og jobbe med finansieringen av de ulike tiltakene gjennom prosjektets levetid, og der noen av selve tiltakene må finansieres utenom selve prosjektet for å realiseres. Dette gjelder spesielt infrastrukturtiltak, som eksempelvis kyststien. Vi har likevel fordelt kostnaden for PL ut på de ulike tiltakene, men dette er da kun retningsgivende. Videre er det ikke nødvendigvis 100 % samsvar med ett årsverk sett opp mot fordelingen per fase. Tiltaksområde A: Longyearbyen som opplevelsesarena Sikre bedre tilrettelegging, bedre og mer differensiert kommunikasjon og mer bruk av Longyearbyen og nærområdene som selvstendig opplevelsesarena. Tiltak A1: Kommunikasjonsløsninger, inkl. differensiering mot andre reisemål Med utgangspunkt i designprogrammet skal man legge grunnlaget for en tydeligere og mer effektiv kommunikasjon med markedet. Den skal sikre en konsekvent og relevant Visit Svalbard AS Side 30

kommunikasjonsinnsats på tvers av reisemålets og distribusjonsapparatets aktører, samt styrke Svalbards og Longyearbyens identitet både utad og innad. Herunder hører også arbeidet med å kommunisere Svalbards og reiselivets behov i næringspolitisk sammenheng både lokalt, nasjonalt og internasjonalt. Mål tiltak A1: Legge grunnlaget for en tydeligere, differensierende og mer effektiv kommunikasjon med markedet. Styrke Svalbards og Longyearbyens identitet både utad og innad. Kommunisere Svalbards og reiselivets behov bedre i næringspolitisk sammenheng både lokalt, nasjonalt og internasjonalt. Prioriterte tiltak A1: 1. Ferdigstille kommunikasjonsplattform for Longyearbyen. 2. Lage kommunikasjonsplattform, inkludert en digital strategi. 3. Lage en skiltplan for Longyearbyen. 4. Sikre nye løsninger for bedre informasjonsflyt og forventningsbygging før, under og etter reisen til prioriterte målgrupper. 5. Sikre differensierende kommunikasjonselementer i Svalbardkommunikasjonen mtp konkurrerende destinasjoner. Budsjett og finansiering tiltak A1: Aktivitet Budsjett IN Aktørene Annet PL årsverk Fase A1.1 300 000 225 000 75 000 10 % 1-6 A1.2 100 000 75 000 25 000 10 % 1-6 A1.3 75 000 25 000 50 000 3 % 2-4 A1.4 175 000 125 000 50 000 10 % 3-4 A1.5 100 000 75 000 25 000 2 % 3-4 SUM 750 000 525 000 175 000 50 000 35 % Tiltak A2: Tjenesteløsninger Transport og gjestehåndtering internt i Longyearbyen kan være en utfordring, særlig når det gjelder individuelt reisende. Det er derfor viktig å binde «bydelene» sammen på en bedre måte, og legge til rette for i større grad å kunne ta i bruk nærområdene, hensyntatt de sentrale kundereisene på reisemålet. Videre skal prosjektet stimulere til etablering av attraksjoner og opplevelser i byen og dens umiddelbare nærhet, men der disse primært har sin finansiering utenfor prosjektet. Mål tiltak A2: Bidra til å utvikle nye opplevelser i og rundt Longyearbyen. Få Longyearbyen til å fungere som en helhetlig, sammenhengende, forståelig og attraktiv by for gjester. Tilrettelegge for optimal ankomst og interntransport fra havn og flyplass. Bedre og lettere tilgjengelig informasjon om tilbudene på Svalbard, samt enklere booking på tvers av leverandørene. Prioriterte tiltak A2: 1. Utvikle og realisere et høykvalitets gruvemuseum og et lokalt vitensenter (Gruve 3 Expo), koblet med en tilrettelegging av Frølageret som attraksjon (utendørs). PS; i stor grad iverksatt; endre til «ta ut det uforløste potensialet i gruvehistorien til byen, koblet med en tilrettelegging av Frølageret, forskning og et eventuelt fremtidig nasjonalparksenter. Visit Svalbard AS Side 31

2. Utvikle og etablere tilpassede fuglekikkerskjul rundt Adventfjorden, i Adventdalen, i Sjøområdet og/eller andre stedet rundt Isfjorden, samt realisere en kyststi knyttet til disse. 3. Tegne og etablere et klatretårn / isklatretårn i sentrum som kan brukes både av innbyggere og turister gjennom hele året. 4. Binde sammen de ulike sentrumsområdene gjennom tilpassede gangbroer, gangveier, skilting og transportløsninger slik at man får Longyearbyens ulike geografiske områder til å fungere bedre sammen. Herunder etablere flere gode fotomotiv i sentrum og sikre god fremkommelighet gjennom skilting, historiefortelling, egnede dekorasjoner osv. 5. Etablere en optimal og opplevelsesorientert ankomstløsning på flyplassen og havna, med alternative tilbud på transport til og fra sentrum. 6. Etablere en mer tilgjengelig informasjonstjeneste og et mer kundevennlig og effektivt og salg-over-disk system for opplevelser i Longyearbyen. Budsjett og finansiering tiltak A2: Aktivitet Budsjett IN Aktørene Annet PL årsverk Fase A2.1 50 000 30 000 20 000 2 % 2-4 A2.2 50 000-50 000 3 % 3-4 A2.3 15 000 15 000 1 % 3 A2.4 25 000 15 000 10 000 5 % 2-5 A2.5 20 000 10 000 10 000 5 % 2-3 A2.6 40 000 25 000 15 000 5 % 3-4 SUM 200 000 80 000 15 000 105 000 21 % Tiltak A3: Lokal mat og forskningsopplevelser Tiltaket skal sikre betydelig bedre tilgang på lokale råvarer slik at aktørene kan utvikle bedre og mer bærekraftige matopplevelser på Svalbard. Videre skal det utvikles nye typer opplevelser basert på vitenskapelige temaer og virksomheten som foregår i øvrige næringer som har tilhold på Svalbard, da særlig hightechnæringene og forskningen. Mål tiltak A3: I restauranter og utsalg på helårsbasis kunne tilby lokalt produsert mat basert på råvarer høstet og fangstet fra Svalbard og farvannene rundt. Få etablert signaturprodukter fra Svalbard basert på lokale råvarer. Tilgjengeliggjøre forskning og forskningsresultater som råvare i turistopplevelsen. Prioriterte tiltak A3: 1. Få endret og justert lovverk og forskrifter slik at lokale råvarer i større grad han benyttes til produksjon av lokalmat. 2. Stimulere til etableringen av bedrifter / anlegg som kan ta i mot og foredle råstoff fra hav og land. 3. Få næringen til å samarbeide om tilgang til og fordeling av råstoff, samt ha en helhetlig blikk på produktutviklingen mtp merkevaren Svalbard. 4. Etablere og delta i samarbeidsfora med forskning og annen næring der formidling er fellesnevneren for gjensidig nytteverdi. 5. Etablere konkrete produkter knyttet til forskning og utvalgte næringer. Visit Svalbard AS Side 32