Økonomisk helsesjekk Hurtigguider - prosess Sist redigert 17.11.2010 Et steg for steg rammeverk med tilhørende verktøy for å kartlegge en virksomhets reelle økonomiske stilling. Redaksjonen Lederkilden.no "Hva jeg gjør forretninger med? Å, det er ganske enkelt, det er med andres penger. " - Alexandre Dumas d. y. (1824-95). Fransk forfatter. La question d`argent. Innhold Introduksjon... 3 Om prosessen... 4
1. Definér rammene... 6 2. Kartlegg risiko... 7 3. Vurder sårbarhet... 10 4. Sammenlign med andre... 11 5. Evaluér... 12 6. Pek på mulige tiltak... 13 7. Overvåkning og oppfølging... 14 8. Sluttdokumentasjon... 14 Økonomisk helsesjekk 2 av 15
Introduksjon Er virksomhetens planer og visjoner bygget på riktige økonomiske forutsetninger? Dersom et styre skal vurdere den operative ledelsens planer, er et av de viktigste sjekkpunktene at planene bygger på en forståelse av virksomhetens realiteter. Det samme vil være i forholdet mellom eiere og selskap, eller bank og selskap. Hva kjennetegner den økonomiske strukturen? I hvilken grad er det faresignaler i regnskapene? Hvor robust er økonomien i forhold til mulige negative endringer eller hendelser? Hvordan presterer virksomheten i forhold til andre sammenlignbare virksomheter? I hvilken grad bygger videre planer på realistiske forutsetninger? Det er ikke uten grunn at styre, eiere eller långivere er opptatt av ledelsens kunnskaper om og realitetsorientering når det gjelder disse forholdene. En ledelse som bygger sine planer på en feilaktig virkelighetsoppfatning, framstår lite troverdig og lite egnet til å lykkes. Gjør en økonomisk helsesjekk og sørg for at du bygger dine planer på riktige forutsetninger! Økonomisk helsesjekk 3 av 15
Om prosessen Anbefalinger Regnskapsanalyse med risikovurdering [Kan åpnes via lederkilden.no] Her presenterer vi et komplett rammeverk for at du som økonomiansvarlig eller rådgiver skal kunne gjøre en helhetlig økonomisk helsesjekk av en virksomhet. Vi tar utgangspunkt i virksomhetens offisielle regnskapstall og ser på områdene rentabilitet, kontanstrøm, likviditet, finansiering og soliditet: Tips Dette er en sjekk du som bankforbindelse eller revisort gjerne kan oppfordre dine kunder å ta. Vårt utgangspunkt for sjekken, er de beregningene som gjøres av verktøyet Regnskapsanalyse med risikovurdering. Figuren over viser finansielle risikoindikatorer slik de er beregnet og presenteres i dette verkøyet. Dette er altså indikatorer på risiko, dvs. at de indikerer områder som bør undersøkes nærmere i forhold til mulige problemer, eller for den saks skyld positivt potensiale. Denne helsjesjekken gjør nettopp dette: Den er en kvalitatativ gjennomgang av risikoindikatorene, gjennomført som en stegvis prosess illustrert av figuren under: Økonomisk helsesjekk 4 av 15
For de ulike stegene i prosessen finner du effektive verktøy som hjelper deg med de praktiske analyseoppgavene, alt fra enkle sjekklister til kraftige beregningsverktøy. Helsesjekken gir deg med andre ord et helhetlig og praktisk rammeverk for systematisk å kartlegge økonomien til ditt eget selskap eller din kunde, enten det handler om grunnlag for en dialog med banken eller for å gi beslutningsunderlag for styret og den operative ledelsen. Uansett handler det om at beslutninger og planer bygger på en riktig forståelse av virksomhetens økonomiske reelle stilling. Rammeverket gir deg rom for å gjøre en svært grundig analyse, men er også et godt utgangspunkt for enklere analyser. Du kan selv styre omfanget av helsesjekken i forhold til hvor detaljert og grundig du går inn på de enkelte delområdene. Økonomisk helsesjekk 5 av 15
1. Definér rammene Hvem er bestiller av helsesjekken? Bank, styret, ledelsen, deg selv eller andre? Finnes det andre interessenter, og på hvilken måte vil disse påvirkes av eller være brukere av det resultatet som helsesjekken produserer? Avklar formålet med og kravene til helsesjekken En helsesjekk kan gjøres som en rask og uformell gjennomgang for å få et inntrykk av en virksomhets økonomi, eller den kan være en grundig prosess som ledd i en mer formell sammenheng. Momenter som du må ha klart er Hva er bestillers formål med den? Er det spesielle forhold som krever spesiell oppmerksomhet (f.eks oppfyllelse av egenkapitalkravet)? Hva er kravene til detaljering og presisjon? Hva har du til rådgihet av tid, ressurser og informasjonskilder? Hvordan skal resultatet dokumenteres? Avklar om det finnes kriterier som det skal måles mot Er det noen klar definisjon av hva som er akseptabelt eller uakseptabelt i forhold til funnene helsesjekken vil avdekke? Loven stiller krav til soliditeten i form av kravet til forsvarlig egenkapital (se Krav om forsvarlig egenkapital). Det kan også foreligge andre krav, det være seg fra bankforbindelse, morselskap, potensielle investorer eller andre. Dette kan gjerne være knyttet til formålet og eventuelt bestiller av helsesjekken. Sørg for at disse eventuelle kravene er klart definert. Disse vil sette premisser for områder som bør undersøkes og dokumenteres spesielt grundig. Tips Mennesker er ikke alltid så glad i å snakke om ting som kan gå galt, i alle fall ikke innen eget ansvarsområde. Kommunisér og dokumentér Du kan gjøre en overordnet økonomisk helsesjekk av en virksomhet på basis av kun eksternt foreliggende informasjon. Du vil da imidlertid ta høyde for at vesentlig informasjon ikke foreligger. I en grundigere analyse trenger du utfyllende informasjon. Hvem kan fortelle deg om viktige forhold rundt tallene? Hvem kan fortelle deg om ting som kan gå galt. Hvem kan oppklare mulige misforståelser underveis? Hvilke informasjonskilder finnes? Økonomisk helsesjekk 6 av 15
Gjennom de ulike stegene i helsesjekken vil du fortløpende konsultere ulike informasjonsskilde og dokumentere delresultater underveis. I figuren er dette illustrert med en boks på tvers av stegene. 2. Kartlegg risiko Anbefalinger Rentabilitet Årsaker til høy risiko Kontantstrøm Årsaker til høy risiko Regnskapsanalyse med risikovurdering SWOT-analyse Finansiell struktur Årsaker til høy risiko Soliditet Årsaker til høy risiko Likviditet Årsaker til høy risiko [Kan åpnes via lederkilden.no] Hensikten med en økonomisk helsesjekk er å avdekke egenskaper og tilstander ved en virksomhets økonomi som kan påvirke dens evne til å nå sine mål. For å identifisere slik risiko i økonomien, stiller du deg følgende tre spørsmål: Hva kan oppstå? Hvordan kan det oppstå? Hvorfor kan det oppstå? Å drive forretning handler imidlertid om å ta risiko for å skape en gevinst. Du kan ikke eliminere alle risiko! Plukk ut det som er viktig: Vurdere sannsynligheten for at noe skal oppstå og konsekvensen dersom det oppstår. Vi skal nå gå gjennom en prosess for å avdekke muligheter og problemområder i en bedrifts økonomi med regnskapstallene som utgangspunkt. Hvordan ser økonomien i virksomheten ut ved første blikk utenfra? Start med å ta ut en risikoanalyse av regnskapet for siste tre år for det selskapet som skal analyseres. Du kan slå opp på firmanavn eller organisasjonsnummer i søkeboksenboksen under: Risikoanalyse Analysevrktøyet hjelper deg å ta helikopterperspektivet og gir deg et overordnet bilde av den økonomiske stillingen og utviklingen. De beregnede risikoindikatorene gir deg et første bilde av den økonomiske helsetilstanden. Se også hvordan risikobildet har utvikelt seg år for år. Tips Du kan også analysere prognose eller budsjett. Velg "egne tall" i analyseverktøyet og importer via excel-fil. Bruk tallgrunnlaget i rapporten i kombinasjon med følgende sjekklister for å sette deg inn i årsakene til at indikatorene viser den scoren de gjør: Høy risiko i rentabiliteten Høy risiko i kontantstrømmen Økonomisk helsesjekk 7 av 15
Høy risiko i likviditeten Høy risiko i finansiell struktur Høy risiko i soliditeten Viktige områder i en helsesjekk (som også verktøyet gir deg hjelp til): Likviditet er viktig. Det er manglende likviditet som gjør at selskap ikke klarer å betjene sine forpliktelser. Likviditet er vanskelig å vurdere utenfra, og det er lett å bli lurt av nøkkeltall som likviditetsgrad 1 og 2. Vektlegg belåningsgrunnlaget i virksomheten, og hvor mye av dette som allerede er belånt. Bevist betjeningsevne er også viktig. Se på rentabiliteten og kontantstrømmen samlet. En kan klassifisere og vurdere seg fram til et godt resultat, men dette vil slå ut på kontanstrømmen. Verktøyet gir deg en full kontantstrømoppstilling tilrettelagt for analyse, uavhengig av om virksomheten har levert inn dette til Brønnøysund. Se på hva egenkapitalen består av. Er det mye goodwill? Hvordan ser egenkapitalen ut om man legger ned selskapet (likvidasjonsverdi)? En analyse basert på offentlige tall gir stort sett et godt helhetsbilde og er et naturlig utgangspunkt for en en økonomisk helsesjekk. Det kan imidlertid skjule seg mye bak regnskapstallene. Indikasjon på risiko kan vise seg å være ubegrunnet. Ofte kan tilsynelatende faresignaler ha naturlige og ufarlige forklaringer. Samtidig kan det være forhold i en bedrift som innebærer reell risiko, som ikke fanges opp. Derfor bør du følge opp med en kvalitativ analyse basert på utfyllende informasjon. Bekreft, korriger eller utvid bildet Vi går videre for å bekrefte, korrigere eller utvide dette første risikobildet ved å ta med flere innfallsvilnkler, inkludert utfyllende informasjon om virksomheten. NB! Innfallsvinklene under griper delvis inn i hverandre, og er kun ment som hjelp for å kartlegge ulike problemstillinger som bør være med i den videre vurderingen. Når du går gjennom de ulike områdene, vil du kunne benytte følgende tre sjekklister som ideutgangspunkt og inspirasjon til å sette navn på potensielle problemområder: Risikofaktorer Krisetegn i regnskap Krisetegn i finansieringen av en virksomhet Sett deg inn i virksomheten Dersom det er en virksomhet du ikke kjenner fra før, eller som du har behov for å oppdatere deg på, så start med å sette deg inn i virksomheten. Det kan høres trivielt ut, men skal du forstå en virksomhet, må du forstå hvordan bedriften tjener penger og hva som kjennetegner den økonomiske strukturen for akkurat denne virksomheten. Økonomisk helsesjekk 8 av 15
Det er flere måter å angripe dette på, men du kan benytte følgende sjekkliste som et utgangspunkt for å strukturere arbeidet: Kartlegging av en virksomhet Tips For eiendomsselskaper er det i analyseverkøyet satt lavere krav til rentabilitet for å reflektere at det er mer fokus på verdistigning i eiendelene Eksempel Her er noen eksempler på observasjoner (fra ulike typer virksomheter) som kan noteres underveis i kartleggingen: Virksomheten tjener i dag penger på et produkt som har vært i markedet i mange år og er på vei til å bli teknologisk utdatert. Det kan oppstå en svikt i nysalget før nytt produkt er klart til å ta over. Rentabiliteten viser høy risiko. Virksomheten er imidlertid primært innrettet mot å kapitalisere på verdistigning på eiendelene sine. Tillegg risikoen på rentabilitet mindre vekt, og sjekk verdiutviklingen på eiendelene nærmere. Bedriften arbeider med teknologiske nyvinninger med stort potensiale, også internasjonalt. Dette gir imidlertid også en betydelig usikkerhet i forhold til planlagte produktlanseringer og nysalg. I tillegg må det påregnes ytterligere investeringsbehov. Ta hensyn til mer- og mindreverdier Risikoanalysen er basert på bokførte tall. Dersom det er vesentlige mereller mindreverdier i balansen vil risikoindikatorene kunne gi et skevt bilde. Kartlegg eventuelle mer- og mindreverdier av betydning og ta hensyn til disse når du vurderer risikoindikatorene. Eksempel Virksomheten har eiendommer som har lånetakst betydelig over det som er balanseført i regnskapet. De reelle belåningsreservene er derfor langt større enn det som ligger til grunn for risikoanalysen. Følg opp konkrete faresignaler og uklarheter fra risikoanalysen I det tallgrunnlaget som ligger bak risikoanalysen, vil det gjerne være forhold som du bør gå nærmere inn på. I sjekklistene du benyttet for å sette deg inn i årsakene til scoren på risikoindikatorene, finner du også forslag til relevante tilleggsspørsmål som skal hjelpe deg å kartlegge årsakssammenhenger. Eksempel Det er vesentlig forskjell på rentabilitet og kontantstrøm. Dette skyldes en kraftig økning i kundefordringer. Hva er årsaken til dette? Fakturering av vesentlige beløp på slutten av året? Leveranseproblemer og manglende betalinger? Annet? Gjør en SWOT-analyse Avslutningsvis i dennne delen, kan det være hensiktsmessig å gjøre en SWOT-analyse med fokus på virksomhetens økonomiske "helsetilstand": Økonomisk helsesjekk 9 av 15
Eksempel Styrker Lav marginalkost Nyutviklet lanseringsklart produkt Høy kundelojalitet Svakheter Svak arbeidskapital - anstrengt likviditet Manglende salgskapasitet Muligheter Økt tilgang på risikokapital Offentlig satsning på miljøteknologi Trusler Lav produktutnyttelse hos enkeltkunder Nyetablering av konkurrerende tilbud 3. Vurder sårbarhet Anbefalinger Økonomisimulator [Kan åpnes via lederkilden.no] Hvor sårbar er virksomheten for negative hendelser eller utvikling? Simuler potensielle økonomiske hendelser Mange virksomheter fungerer og framstår med god økonomi når solen skinner, men hvor godt tåler den en regnværsdag? Hvor godt tåler den en nedgang i priser sviktende salg økte innkjøpspriser økninger i personal-/lønnsskostnader økninger i andre driftskostnader at gjennomsnittlig lagertid øker at gjennomsnittlig kredittid til kundene øker at kredittiden til leverandørene går ned Økonomisk helsesjekk 10 av 15
Ved hjelp av Økonomisimulator kan du på en enkel måte simulere denne typen hendelser og se hvordan de isolert sett slår ut på lønnsomhet og likviditet. Mer omfattende analyser kan du gjøre ved hjelp av Likviditetsbudsjett 12 mnd og Langtidsbudsjett 4 år (kapitalplan). Dette er helhetlige økonomiplaner hvor du kan se hvordan ulike hendelser i sammenheng påvirker utviklingen av balansen og likviditeten. Kartlegg det økonomiske handlingsrommet Et økonomisk tap, for eksempel som følge av en storkunde faller bort, har mindre konsekvenser for en virksomhet med romslig lividitet enn for en som skraper bunnen av kassekreditten. En virksomhet med et finansielt sterkt morselskap har mer å spille på enn en med begrensede finansielle ressurser hos eierne. En virksomhet med et prisfølsomt marked er mer utsatt ved økninger i råvarepriser enn en som i større grad kan kompensere med økning i egne priser. Sett deg inn i det handlingsrommet som omgir økonomien til virksomheten, det handlingsrommet som ledelsen har å arbeide innenfor for å skape økonomiske resultater. 4. Sammenlign med andre Anbefalinger Benchmarking av økonomitall Sammenlignbare selskaper [Kan åpnes via lederkilden.no] Se hvordan andre gjør det. Hvordan gjør konkurrentene dine i forhold til deg? På hvilke områder skiller din bedrift seg ut i positiv eller negativ retning? Når du sammenligner deg med andre, må du være litt kritisk. Virksomheter er bygget opp ulikt, og ofte er det vanskelig å sammenligne direkte. Sørg for å velge ut virksomheter som faktisk er sammenlignbare, og ta eventuelt hensyn til forhold som er annerledes. Sammenligninger med bransjesnitt kan i noen tilfeller være en referanse, spesielt på overordnede størrelser, men har som regel liten praktisk verdi. I margen til venstre finner du en sjekkliste som hjelper deg å velge ut sammenlignbare selskap. Sjekklisten er i utgangspunktet laget for bruk ved verdivurdering av selskap, men gir en god oversikt også i forhold til økonomiske sammenligninger for andre formål. Økonomisk helsesjekk 11 av 15
5. Evaluér Er den risikoen som er identifiser akseptabel? Er det noe som krever tiltak? Formål og krav gitt av oppdraget Det viktigste i en helsesjekk vil være å måle funnene mot eventuelle krav som er gitt av formålet med sjekken. Foreligger det krav fra en potensiell investor eller lånegiver? Er gjennomgangen knyttet til egenkapitalproblematikk og lovkrav? Er sjekken en oppfølging av en handlingsplan med målsatte forbedringer? Generelle normer Selv om det er vanskelig, kan man på enkelte områder ha definerte "tommelfingerregler" for hva som er bra eller mindre bra. Vår egen risikoanalyse har definerte et graderingssystem fra lav til høy risiko på en skala fra 1 til 5. Dette er basert på erfaring med hvilke nivåer som over tid fører til at virksomheter får problemer med å betjene sine forpliktelser. Sammenligninger med egne tidligere prestasjoner Det å vurdere sin egen utvikling fra år til år er nærliggende. Det å gjennomføre en årlig helsesjekk på egen virksomhet er et godt verktøy for et styre for å følge opp egen virksomhet, inkluder hvor vellykket ulike tiltak har vært. Økonomisk helsesjekk 12 av 15
6. Pek på mulige tiltak Anbefalinger Styrk finansiell struktur Styrk likviditeten Styrk soliditeten Risikorespons Styrk rentabiliteten [Kan åpnes via lederkilden.no] Du kan si at en helsesjekk er ferdig når du har konstatert helsetilstanden i form av å ha identifisert de viktige lidelsene og de vitale sidene ved økonomien i en virksomhet. På den annen side er det forskjell på en helbredelig og en uhelbredelig lidelse. Jeg mener derfor at en god helsesjekk bør avrundes med å angi ulike mulige løsninger på de problemene som er identifisert, og også utnyttelse av uutnyttede økonomiske styrker og muligheter. Dette vil også ha konsekvenser for den endelige vurderingen. Et område som vurderes til høy risiko vil ikke vurderes like alvorlig dersom det kan elimineres med relativt enkle midler. Ta for de de følgende idelistene for å sette opp anbefalte tiltak i forhold til helsetilstanden som er definert: Styrk rentabiliteten Styrk likviditeten Styrk finansiell struktur Styrk soliditeten Hvor virkningsfulle er tiltakene? Dersom man er i en situasjon hvor det er viktig å få vist en vei ut av en vanskelig situasjon, kan det være ønskelig å jobbe grundigere med de ulike tiltakene. Dette både for å sikre seg at tiltakene faktisk vil gi ønsket effekt om de blir gjennomført, eventuelt også for å dokumentere en plan for en videre utvikling. Det siste kan være relevant i flere tilfeller, for eksempel ovenfor en bank som man ønsker å ha med seg som ledd i en tiltakspakke. En måte å gjøre dette på vil være å innarbeide de ulike tiltakene i Langtidsbudsjett 4 år. Deretter laster du inn de tre neste årene i Regnskapsanalyse med risikovurdering. Dermed får du en risikoanalyse av den økonomiske utviklingen framover, gitt gjennomføring av de foreslåtte tiltakene. Du kan simulere med ulike varianter helt til du har en plan du ønsker å gå for. Du vil da også ha en finansiell plan for de neste tre årene, både for virksomheten selv og for kommunikasjon med interessenter som banken. Økonomisk helsesjekk 13 av 15
7. Overvåkning og oppfølging Anbefalinger Daglig leders totalrapport [Kan åpnes via lederkilden.no] Dersom helsesjekken er et ledd i utviklingen av en virksomhet, vil det være viktig å definere hvordan de ulike funnene og konklusjonene i sjekken skal følges opp. Formen på oppfølgingen vil avhenge av formålet med sjekken og hva sjekken har avdekket. Noen relevante typer oppfølging kan være: - en konkret handlingsplan for å gjennomføre besluttede tiltak på basis av forslagene i forrige punkt - innarbeide nye målinger og rapporter i administrative rutiner - innarbeide rapportering på definerte punkt i daglig leders rapport til styret - periodisk repetisjon av helsesjekk, f.eks årlig, med rapport til styret. En årlig helsesjekk kan man etablere som en fast rutine i forkant av utarbeidelse av strategier og mål for neste periode. 8. Sluttdokumentasjon Kravet til dokumentasjon vil være gitt av rammen for helsesjekken, i første rekke basert på hvem som er bestiller av sjekken, og brukerne av den. Relevant dokumentasjon: En oppsummering av sjekken (maks 1 side), med hovedkonklusjoner Formål, omfang av og definerte avgrensninger for sjekken Forutsetninger for konklusjonene (informasjonsgrunnlag, identifiserte mer- og mindreverdier) Økonomisk helsesjekk 14 av 15
En kort beskrivelse av virksomheten slik den er forstått Eventuell swot-analyse Oversikt over viktigste identifiserte risikoer, med vurdering og konklusjoner Foreslåtte tiltak Detaljrapport fra Regnskapsanalyse med risikovurdering, med det samlede tallgrunnlaget Eventuelle detaljanalyser (f.eks 4 års kapitalplan med risikovurdering) som vedlegg Dette dokumentet er hentet fra lederkilden.no Din guide til EFFEKTIV styring og utvikling av bedriften. Ekspertene gir deg veiledning, inspirasjon og praktiske verktøy for å LYKKES. Daglig ledelse Eierendringer Selskapsetablering og kapitalendringer Strategi og virksomhetsutvikling Styrearbeid Økonomi og rapportering www.lederkilden.no - Utgiver: Nettopp Media AS - Tlf: 4000 2886 - E-post: kontakt@lederkilden.no Økonomisk helsesjekk 15 av 15