Optima Studie Sluttrapport eksamen 26.05.08 Optima studie eksamen Sluttrapport Trondheim 26. 05.2008 Side 1 av 13
Optima Studie Sluttrapport eksamen 26.05.08 Optima studie eksamen Innledning Arbeidsgruppen består av følgende medlemmer. Grete Lillemyr, SFS TØH, Brit Nikolaisen SFS - Kalvskinnet, Ann- Karin Skog Røvik SFS AHS/ASP, Margaret Hovland, vitenskapelig ALT (kom inn for tidligere medlem Gullaug Dybdahl), Andreas Trulsen, student og May Sigrid Olsen, SFS Kalvskinnet (leder). Astrid Bjørgum fra Ernst&Young deltok som ressursperson i gruppen. Etter forslag fra arbeidsgruppen i Optima studie ble det i styringsgruppen i Optima 01.04.08 vedtatt at eksamen var ett av fokusområdene det skulle ses nærmere på i prosjektet. Arbeidet i gruppen som skulle se på eksamen skulle organiseres som to endagers Workshop der det i første workshop skulle ses på dagens situasjon, kartlegge denne og konkretisere forbedringsområder. Vi skal også starte prioritering av hvilke områder vi skal se nærmere på. I workshop 2 skal vi identifisere ytterligere forbedringsområder, designe mulig organisering av framtidens arbeid innen eksamen og starte arbeidet med å utarbeide forslag til tiltak for å løse de prioriterte forbedringsområdene. Arbeidet i gruppen er basert på at vi skal se på arbeidet ut fra prosess og om mulig beskrive mulighet for bedring med tanke på kvalitet, effektivitet, robusthet og minsket sårbarhet. Det er arrangert 2 møter: 1. Workshop 1, 16.04 der følgende deltok, Grete Lillemyr, Brit Nikolaisen, Ann- Karin Skog, Astrid Bjørgum og May Sigrid Olsen. Faglig representant og student var innkalt, men møtte ikke.2, 2. Workshop 2, 30.04 der følgende deltok Grete Lillemyr, Brit Nikolaisen, Ann- Karin Skog, Astrid Bjørgum og May Sigrid Olsen. Andreas Trulsen (student) møtte fra ca. 10:30 12:30. Faglig representant møtte ikke. Etter Workshop 1 ble det etter oppfordring fra ressursperson fra Ernst&Young den 24.04.2008 sendt en e-post (vedlegg 1) til alle dekaner ved HiST der vi ba om de kan skaffe flere faglige representanter til eksamensgruppa. Vi fikk tilbakemelding fra 3 av dekanene, med melding fra 1 dekan om at dette var arbeidsområder som administrativt ansatte fra SFS hadde best kjennskap til og at vi måtte ta våre vurderinger. De 3 dekanene vi fikk tilbakemelding fra påpekte også at de ikke fant å kunne utkommandere noen av sine ansatte til å av avsette en hel arbeidsdag for å delta i dette prosjektet. Fra 4 dekaner ved HiST fikk vi ikke tilbakemelding på vår henvendelse. Arbeidsgruppen beklager på det sterkest at faglig ansatte ikke prioriterte å delta i arbeidet. Dette medfører at arbeidet som er utført i gruppen ikke er forankret opp mot vitenskapelig ansatte i HiST. SFS har de siste tre årene arbeidet kontinuerlig for å samordne arbeidet med eksamensavviklingen og særlig noen utvalgt oppgaver med tanke på like rutiner, større forutsigbarhet for studenter og ansatte, mer effektiv eksamensavviklig, reduksjon av samlede kostnader og bedre utnyttelse av administrative ressurser. I tillegg har vi hatt fokus på at kvaliteten skal være på samme nivå som nå eller bedre. Ut fra tilbakemeldinger mener vi at vi har lykkes bra med de grep som er gjennomført, men vi har langt igjen. Side 2 av 13
Optima Studie Sluttrapport eksamen 26.05.08 Workshop 1, 16.04 Arbeidet i dag 1 startet med presentasjon av deltagerne og deres bakgrunn for å delta i prosjektet. Vi tok videre utgangspunkt i det arbeidet med kartlegging av arbeidsoppgaver som ble utført høsten 2007. Arbeidet med eksamen ble delt i 4 hovedgrupper med spesifiserte arbeidsområder innen hovedgruppene. Følgende hovedgrupper ble definert: Se også vedlegg 2 Forarbeid Emnebeskrivelse Emnekombinasjoner Vurderingsforekomster/vurderingsmeldinger Eksamensplan Registrering av datoer og frister for eksamensgjennomføring Undervisningsenhet/undervisningsmelding Skaffe oversikt over behov for eksamensrom og bestille eksterne rom Kandidatnummerering Klargjøring til eksamen Kontrollrutiner Vakter Rom 3. gangseksamen Ekstratid/ tilrettelegging av eksamen Eksamenskommisjoner Eksterne sensorer Gjennomføring av eksamen Kontroll av obligatoriske aktiviteter Gjennomføring av eksamen 1. skriftlig 2. muntlig 3. oppgave 4. praktisk 5. netteksamen 6. mappeeksamen 7. fuskesaker Etterarbeid kontroll av oppmøte sensurlister/sensorer registrering av sensur vakter vaktlønn begrunnelse Side 3 av 13
Optima Studie Sluttrapport eksamen 26.05.08 klage vitnemål/vitnemålsduplikat Diploma supplement Gruppa valgte ut områder den ønsket å se nærmere på sett i forhold til mulighet for forbedring både når det gjelder kostnader, samordning, effektivisering, mulighet for økt kompetanse og robusthet i organisasjonen. I tillegg ville vi se få servicegrad, spesielt overfor studenter, men også mot faglig tilsatte. Utvalgte prosesser. For alle utvalgte prosesser så gruppen på hvilke arbeidsoppgaver som inngår i eksamensarbeidet, hvem som berøres av arbeidet (roller) og flyten i arbeidet. Det ble også sett på forbedringsområder. 1. Forarbeid til ordinæreksamen. Dette er en stor og omfattende oppgave, den inneholder mange arbeidsoppgaver som krever samspill mellom vitenskapelig ansatte og administrasjon. Administrasjonen er avhengig av at alle opplysninger foreligger i tide for å kunne registrere inn data innen gitte frister med tanke på neste studieår/semester både i forhold til undervisning og eksamen. Mange av oppgavene innenfor dette området er grunnlaget for at studenter skal kunne melde seg til undervisning og eksamen ved studiestart. Mange av arbeidsoppgavene her krever også kunnskaper i bruk av FS (studieadministrativt system) på høyt nivå. (FS- superbruker nivå) Alle FS-superbrukere ute på studiested i dag er enten eksamensansvarlig på studiested eller arbeider meget tett opp mot eksamensavvikling. Dette betyr at beslutningen som tas om eksamenskontor eller ikke også vil påvirke FS- superbruker ressursene i HIST. For arbeidsprosser se vedlegg 3. Flytskjema eksamen workshop 1 2. Sensur Gruppen valgte å se på arbeidet med registrering av sensur, fra oppretting av sensurkommisjoner, utlevering av lister for sensur, registrering av sensur, sammenslåing av delkarakterer til endelig karakter for overføring til eksamensprotokoll. Deler for vurdering og hvordan de skal behandles skal beskrives i emnebeskrivelse for det enkelte emne. Videre må modelleringen i FS vise det som står i beskrivelsen i emnebeskrivelse, studenter må ha like opplysninger. I flere tilfeller er det oppgitt eksamensdeler med prosentberegning i emnebeskrivelse, mens det bare leveres inn oversikt over endelig karakter. Se vedlegg 3. Flytskjema eksamen workshop 1. 3. Begrunnelse og klage over sensur Arbeidsoppgavene innen dette området er regulert av lover og forskrifter. Det er svært viktig at alle som arbeider med eksamen innen HiST (både vitenskaplige og administrativt ansatte) har en felles forståelse for hvordan dette arbeidet med begrunnelse og klage organiseres. Vi har sett på arbeidsgangen i dag og hvor vi har Side 4 av 13
Optima Studie Sluttrapport eksamen 26.05.08 mulighet for bedre kvalitet og rett saksbehandling. Se vedlegg 3. Flytskjema eksamen workshop 1. 4. Gjennomføring av mappevurdering Bruk av mappevurdering som vurderingsform er forholdsvis ny ved flere avdelinger. Vi mangler delvis rutiner for hvordan arbeidet med mappevurdering skal organiseres. HiST må få en felles forståelse for hva en mappe er og hvordan arbeidet med mapper skal organiseres i tillegg til hvor det skal utføres. Se vedlegg 3. Flytskjema eksamen workshop 1 5. Gjennomføring av prosjekt bachelor-/masteroppgaver. Gruppen valgte å se på hvordan det administrative arbeidet i forbindelse med bachelor-/masteroppgaver ble organisert. Gruppen så også på innlevering og registrering av titler på bachelor-/masteroppgaver. HiST har ikke klart definerte rutiner for dette arbeidet og det er svært ulikt organisert ved de ulike avdelingene. Se vedlegg 3. Flytskjema eksamen workshop 1 Konklusjon etter workshop 1 Optima eksamen. Gruppen diskuterte med bakgrunn i brukerundersøkelsen som ble gjennomført blant ansatte og oppgavene som inngår i eksamensavviklig hvordan HiST kan bedre rutiner rundt eksamensavvikling. Brukerundersøkelsen viser at det er svært mange personer (43) som arbeider med avvikling av eksamen i mindre eller større del av sin stilling i dag. Vi må spørre oss om dette er effektivt? Har vi god nok kunnskap i eksamensarbeidet og bruker vi kunnskapen til de som arbeider med eksamen riktig? Innen hvilke prosesser ser vi at HiST har potensial for å øke kvaliteten på og effektivisere arbeid knyttet til gjennomføring av eksamen? Etter brukerundersøkelsen ser vi at svært mange ansatte er involvert i arbeidet med eksamen. Dette vanskeliggjør lik praksis, høy nok kvalitet, godt nok kunnskapsnivå og oversikt over arbeidet. Forståelsen for tidspunkt for forarbeid til eksamen må økes. Tidsramme er endret etter innføring av kvalitetsreformen. I HIST må få en helhetlig forståelse av og hva som er eksamensarbeide. Eksamen er mer enn bare praktisk gjennomføring av eksamen. Organisering av eksamensarbeidet må ses på, vi må få en felles forståelse mellom administrasjon og faglig stab vi må skape en HiST kultur, ikke 7 ulike avdelingskulturer. FS- kompetansen må økes hos alle som arbeider med eksamen. Kompetansen på praktisk eksamensarbeid må økes. Side 5 av 13
Optima Studie Sluttrapport eksamen 26.05.08 Works shop 2 30.04 Dagen startet med en kort oppsummering av forrige gang. Gruppen så på framtidens situasjon for eksamen og gjennomgikk så forbedringsområder og definerte tiltak og prioriterte disse. Se også vedlegg 4. Forbedringsområder: Teknologi HiST har stort mulighet for forbedring i eksamensarbeidet med mer og bedre utnyttelse av FS som studieadministrativt støttesystem enn det vi gjør i dag. Det er sterkt varierende kunnskaper i bruken av FS og det er svært vanskelig å komme opp på godt nok brukernivå med dagens studiested lokaliserte organisering av eksamensarbeidet. Eksamensmedarbeider har behov for å arbeide i ett tett faglig fellesskap for å få høyere kompetanse i forhold til bruk av FS (arbeide i team). Ulike frister: HiST opererer i flere tilfeller ikke som en høgskole med tanke på frister innen eksamensarbeidet (særlig forarbeid til eksamen) Det blir uoversiktlig både for studenter og ansatte(vitenskapelig- og administrativt ansatte). Manuelle rutiner Vi må unngå å bruke så mange manuelle rutiner i mange arbeidsoppgaver. Mange medarbeidere henger igjen i gamle manuelle rutiner. Fornying og opplæring vanskeliggjøres av dagens delokaliserte struktur. FS må brukes slik at systemet gjør store deler av jobben for oss. Økt bruk av e-phorte elektronisk saksbehandlersystem. Alle eksamensmedarbeidere og saksbehandlere i SFS må bruke e-phorte som arbeidsredskap i saksbehandlingen i tillegg til FS. Det er viktig med godt dokumentasjon av grunnlagsmateriale. Dette er spesielt viktig mot: Innpassings og fritakssaker Oppdatering og endring av utdanningsplan Individuell utdanningsplan utveksling Hvis disse opplysningene er oppdatert innen riktig tid i FS vil dette kunne føre til feil når studenten skal melde seg til eksamen og videre utover i eksamensarbeidet. Forslag til framtidens situasjon - fokusområder fra dag 1 På dag 2 gikk vi gjennom prosessene som ble beskrevet på dag 1 med tanke på framtidens situasjon. Vi valgte å se på definerte arbeidsområder fra dag 1 for å se om de kunne utføres ved ett eksamenskontor eller om de måtte være ute på studiested som i dag. I prosessen, forarbeid eksamen ble det definert at alle arbeidsoppgaver kan legges til eksamenskontor. Det var uenighet om ett punkt registrere emnekombinasjoner der ett medlem mente det kan gjøres sentralt, ett mente det måtte gjøres på studiested og 2 ikke tok stilling. Se vedlegg 5 Side 6 av 13
Optima Studie Sluttrapport eksamen 26.05.08 I prosessen, eksamensavviking ble det enstemmig definert at alle arbeidsoppgavene kan legges til eksamenskontor. Se vedlegg 6 I prosessen, Sensur, inklusive begrunnelse og klage over sensur ble det enstemmig definert at alle arbeidsoppgavene kan legges til eksamenskontor. Se vedlegg 7 I prosessen gjennomføring av mappe ble det enstemmig definert at de arbeidsoppgaver som utføres fra studieseksjonen kan legges til eksamenskontor. Se vedlegg 8 I prosessen gjennomføring av prosjekt ble det enstemmig definert at de arbeidsoppgaver som utføres fra studieseksjonen kan legges til eksamenskontor Se vedlegg 9 Arbeidsoppgaver som ikke er kommentert i prosjektet Siden arbeidsgruppen måtte fokusere på noen utvalgte arbeidsområder, måtte vi også velge noen områder som er definert, men som ikke er berørt i denne gjennomgangen. Under hovedpunkt klargjøring til eksamen har vi valgt å ikke kommentere noen punkter. Delvis er dette arbeidsoppgaver som er av rent datateknisk art, de andre oppgavene er det allerede lagt felles rutiner gjennom eksamensforum og ansatte fra SFS samles for å samarbeide og utføre arbeidet i fellesskap. (arbeidet med eksamensvakter). Dette har vært både lærerikt og effektivt for arbeidet rundt innkalling og tildeling av vaktoppdrag til eksamensvakter, og er et godt eksempel på at å arbeide felles i team er både effektivt, kostnadsbesparende og øker kunnskapen til eksamensmedarbeiderne.. Vi vil anta at med denne arbeidsformen har vi klart å redusere lønnskostnadene til eksamensvakter med mellom 5% og 10% de siste årene. I tillegg fremstår vi som langt mer profesjonelle overfor våre eksterne aktører. Ny organisering av arbeidet med samkjøring av vaktoppdrag har også ført til reduksjon i arbeidsmengden for SØR lønn med over 1000 lønnsbilag pr. år. Under hovedpunkt gjennomføring av eksamen har vi valgt å ikke kommentere noen punkter. Delvis er dette arbeidsoppgaver som er av rent datateknisk art, for noen oppgaver er det klare retningslinjer som er felles for alle studiesteder, mens det for andre ikke er klare rutiner. Oppgaver rundt praktisk gjennomføring av eksamen må det ses nærmere på uavhengig om det blir eksamenskontor eller ikke. Under underpunkt etterarbeid har vi valgt å kommentere utvalgt oppgaver. De oppgavene som ikke er kommentert må vi se nærmer på uavhengig om det blir eksamenskontor eller ikke. Side 7 av 13
Optima Studie Sluttrapport eksamen 26.05.08 Identifisering av forbedringsområder I det videre arbeidet skulle vi videre se på, og om mulig identifisere forbedringsområder. Disse skulle prioriteres ut fra om de (se også skjema felles prioritering av tiltak fra workshop 2). 1. er raske og implementere og som vi allerede kan utarbeide ferdig gevinst/tiltaksskjema for 2. gevinster som det med må arbeides med videre med å verifisere, innhente mer innformasjon, konsolidere områder, utarbeide videre tiltak. osv. Ikke aktuelle tiltak (tiltak der vi ikke finner gevinst i det videre arbeidet.) Høy G ev in st Lav Lav 2 1 3 4 7 5 6 8 9 Implementeringskostnad Høy 1. Eksamenskontor 2. Øke bruken av FS 3. Felles rutiner Bachelor-/master prosjekt 4. Øke bruken av e- phorte 5. Felles skjema i eksamensarbeidet. 6. Øke bruken av StudentWeb 7. Kontroll av data i FS 8. Oversikt over sensorer, sensorer frister og ulik mappepraksis 9. Felles elektronisk lagring for eksamensoppgaver Vi har valgt å se på disse forbedringsområdene 1. Eksamenskontor Dette vil føre til organisatoriske endringer i hvordan HIST gjennomfører arbeidet med eksamen. Det vil delvis bety oppbygging av nye rutiner, det vil kreve en gjennomgang av hvem som arbeider med hva innen området eksamen og mange medarbeidere må forvente endring arbeidsoppgaver. Forslaget vil også kreve endringer i hvor de som arbeider med eksamen er geografisk plassert i forhold til dagens situasjon. Nærheten til fagavdelingene vil for noen bli lengre, noe som krever at det må utarbeides gode rutiner for kommunikasjons mellom avdelingene og eksamenskontor. Side 8 av 13
Optima Studie Sluttrapport eksamen 26.05.08 Eksamenskontor vil føre til at færre personer med høyere kunnskapsnivå som arbeider med eksamen. Bedre og mer kostnadseffektiv eksamensavvikling med bedre service overfor studenter og ansatte. Eksamenskontor vil gi en mer robust og mindre sårbar organisasjon med tanke på avvikling av eksamen. Medlemmene av gruppen mener at oppretting av eksamenskontor ved HiST vil ha høy gevinst, men det vil og også ha forholdsvis høy kostnad ved innføring. 2. Øke bruken av FS, opplæring og reduksjon av tilganger i FS Bruken av FS i eksamensarbeidet må økes mer enn i dag, nye deler av FS - mer automatisering må tas i bruk i alle områder av eksamensavviklingen. Det kreves bedre organisering av arbeidet og det må utarbeides bedre rutiner. Det mp gis tett og god opplæring i FS av alle som arbeider med eksamen ved høgskolen. Ved å redusere og endre tilgangsrettigheter til eksamensmedarbeiderne vil vi få mer spesialiserte ansatte som kan utføre arbeidet på en bedre og mer kostnadseffektiv måte. Dette vil etter gruppas mening ha svært lave kostnader ved innføring og vil gi en svært høy gevinst. 3. Felles praksis/rutiner på innlevering av hovedprosjekt/bachelorprosjekt særlig med tanke på prosjekttitler. HIST har i dag ulike rutiner i forhold til organisering av det administrative rundt hovedprosjekt/bacheloroppgave. Ved å innføre nye rutiner med mer elektronisk innlevering av data vil arbeidet kunne utføres både ber effektivt og korrekt. Antall arbeidstimer i forbindelse med dette arbeidet kan redusere med ca. 1/3 i forhold til dagens situasjon. Rutine for arbeidet er utarbeidet ved en avdeling, denne kan brukes som utgangspunkt for felles rutiner. Dette vil etter gruppas mening ha høy gevinst og medføre små kostnader. 4. Øke bruk av Ephorte Eporte er innført som elektronisk saksbehandler system ved HiST, men ikke alle bruker det. Bruk av Ephorte i all saksbehandling av studieadministrative saker vil lette og effektivisere arbeidet innen eksamensområdet. Vi vil her særlig påpeke arbeidet i forbindelse med fritak/innpassing sett i forhold til produksjon av vitnemål og Diploma Supplement. Gjennomføring av dette vil høy gevinst med svært lave kostnader. 5. Felles skjema i eksamensarbeidet. Ved HIST bruker vi nå flere skjema og mange utgaver av disse på de ulike studiestedene. En standardisering av disse vil skape mer forutsigbarhet for studenter og ansatte. Gjennomføring av dette vil høy gevinst med svært lave kostnader Side 9 av 13
Optima Studie Sluttrapport eksamen 26.05.08 6. Bruk av StudWeb Det er viktig at vi får tatt i bruk StudWeb ennå mer aktivt enn i dag. Vi har noe å hente på at ordinære studenter bruker den mer aktivt, men den største gevinsten vil vi ha på etter- og videreutdanning og innen kursvirksomheten. Ved standardisering av bruken av Studentweb for alle typer studenter vil vi få felles og like rutiner for alle studenter. Gruppa mener at dette vil gi forholdsvis høy gevinst, men at det også vil koste litt i en omstillingsfase. 7. Kontroll av data i FS Det er i dag en stor mengde data som skal legges inn i FS og det er ikke alltid like god kvalitetssjekk av disse. Ved bedre tid og ressurser til kvalitetssjekk på data vil vi korrigere feilregistrering på ett tidlig tidspunkt og studenter og ansatte vil ikke bli rammet av eventuelle feilregistreringer. HiST vil med dette spare mye tid og ergrelse blant sine studenter og vi vil fremstå mer profesjonelle både overfor studenter, vitenskapelig ansatte og andre interessenter. Ved bedre kvalitetssjekk tidlig i eksamensprosessen kan vi også få enklere og mindre arbeid i arbeidet med rapportering og gradsoppnåelse. Gruppa mener dette vil ha forholdsvis høy kostnad, arbeidstid, men gevinsten vil også bli høy i form av redusert arbeidsmengde senere i prosessen og ikke minst i anseelse. 8. Oversikt over sensorer, sensurer frister Det er avdelingene og vitenskapelig ansatte som etter eksamensforskriften har ansvaret for å skaffe sensorer og oppnevne sensorer. Det skal også opprettes sensorkontrakter. Det er ansatte i SFS som arbeider med eksamen som gjør det videre arbeidet opp mot eksternes sensorer med fordeling og sending av besvarelser og senere registrering av sensur. Eksamenskommisjoner må opprettes i god tid før eksamen og studenter må fordeles på kommisjoner. Med felles rutiner her vil vi med lave kostnader få høy gevinst i mer effektivitet og profesjonalitet i eksamensarbeidet. 9. Ulik mappepraksis HiST praktiserer i dag ulik praksis i forbindelse med mappeevaluering og innlevering av mapper. Det må her utarbeides felles rutiner for administrative rutiner i forbindelse med mappeevaluering. Skal mapper leveres manuelt, eller skal de leveres elektronisk? Dette er ett spørsmål som også må ses i samarbeid med vitenskapelig ansatte. Vi mener at HiST har mye å vinne på å få felles administrative rutiner i forbindelse med mapper og at det bør også ses på mer effektive innleveringsformer i form av elektronisk innlevering. Side 10 av 13
Optima Studie Sluttrapport eksamen 26.05.08 10. Felles elektronisk lagring for eksamensoppgaver Eksamensoppgaver leveres i dag for det meste i papirform til den enkelt eksamensmedarbeider på studiested. Eksamensoppgavene skal oppbevares til etter eksamen er avviklet og senere videreformidles til biblioteket. Dagens oppbevaring i ringpermer eller mapper er gammeldags og plasskrevende. Ved å få felles rutiner for sikker elektronisk lagring og oppbevaring av eksamensoppgaver vil vi spare mye arbeidstid, men ikke minst plass og papir. Vi mener det må opprettes ett eget felles sted på nettet der faglærere kan lagre ned sine eksamensoppgaver i god tid før eksamen starter. Administrativt ansatte som arbeider med eksamen skal ha tilgang til å kan hente oppgavene for kopiering av eksamenssett. Ved oppkopiering av eksamenssett er vi avhengig av driftssikre og hurtige kopimaskiner som bare er tilgjengelig for ansatte. Her kan vi effektivisere mye med elektronisk lagring og direkte utskrift til driftssikre storvolumsmaskiner. Gruppen mener dette vil ha små kostnader og høy gevinst. I kostnaden kommenterer vi ikke kostnader til kopiutstyr. Konklusjon HiST har i dag ett eksamensforum som fungerer bra. Det er satt sammen av eksamensmedarbeidere på de ulike studiesteder med seksjonsdirektør for fellestjenester som leder. Vi forutsetter at eksamensforum opprettholdes selv om det opprettes sentralt eksamenskontor som ett bindeledd mellom ett eksamenskontor og de som må arbeide som kontaktpersoner opp mot eksamen ute på studiestedene. Dersom det ikke opprettes ett sentralt eksamenskontor, vil det være helt nødvendig at eksamensforum opprettholdes og får en formell posisjon.. Det er og må da bli vårt bindeledd i å koordinere eksamensarbeidet mellom studiestedene. Dersom det opprettes et sentralt eksamenskontor, må de være en sentral eksamenskoordinator som leder arbeidet ved eksamenskontoret. Siden HiST ikke skal øke bemanningen og det sannsynligvis heller ikke er ønskelig å øke gruppen med lederfunksjoner i SFS, bør dette ses på i en helhet innad i SFS. Alt arbeid i forbindelse med avvikling av eksamen, må utføres av ansatte i SFS uavhengig om det opprettes ett eksamenskontor eller ikke. Dette gjelder også eksamen for eksternfinansiert virksomhet og etter- og videreutdanning. Alle FS-superbrukere på studiested er i dag enten eksamensansvarlige på studiested, eller arbeider svært tett opp mot eksamen og dersom det blir opprettet ett eksamenskontor vil dette påvirke hvordan FS-superbruker ressursen ved HiST skal organiseres. Det er ikke vurdert hvor mange ansatte ett sentralt eksamenskontor eventuelt skal bemannes med. Dersom det blir vedtatt at HiST går for et sentralt eksamenskontor, må gruppen se på det i det videre arbeidet. Side 11 av 13
Optima Studie Sluttrapport eksamen 26.05.08 Arbeidsgruppens innstilling Arbeidsgruppen for Optima studie eksamen har ikke kommet fram til en enstemmig innstilling til om vi ønsker eget eksamenskontor eller om vi skal fortsette med dagens ordning. Selv om det under gjennomgang av arbeidsoppgaver på workshop 2 bare var uenighet om ett punkt (oppretting og registrering av emnekombinasjoner) når det kommer til hvilke arbeidsoppgaver som kan utføres ved ett felles eksamenskontor eller ikke, velger medlemmene i gruppen å dele seg i 3 ulike alternativer 2 personer ønsker ikke eksamenskontor 1 person ønsker eksamenskontor 1 person er i utgangspunktet positiv til eksamenskontor, men er i sterk tvil og ønsker ikke å ta endelig stilling i saken 2 personer (vitenskapelig ansatt og student har ikke deltatt og vi har ikke innstilling fra disse) Ønsker ikke eksamenskontor Argumenterer med at HiST pr. i dag er geografisk lokalisert på en slik måte at ett eksamenskontor ikke kan innføres. De mener at geografiske avstander kan medføre kostnader i forbindelse med frakt i forbindelse med eksamensavvikling. Studenter og ansatte får lengre avstand til de som arbeider med eksamensarbeidet. Siden en stor del av eksamener er hjemmeeksamen med innlevering, må innlevering skje på studiested. Det er negativt med frakt av besvarelser fra studiested for sortering for så i retur til studiested for utlevering til lærere og sensurering. De setter spørsmål med om arbeidsoppgaver for ansatte på eksamenskontor utenfor pressperioder. En mener det kan bli vanskelig å fylle arbeidstiden ved ett sentralt eksamenskontor gjennom ett helt år for de som får sitt arbeidssted der. Det fremsettes også sterk tvil om administrasjonen vil vise vilje til å opprette et sentralt eksamenskontor dersom det blir vedtatt. Dette sett i forhold til tidligere erfaringer fra organisasjonsendringer. Det er forståelse for at HiST må få felles rutiner og fortsette arbeidet med å samordne eksamensarbeidet, men innenfor dagens rammer. Det er også stor forståelse for at kompetansenivået hos administrativt tilsatte som arbeider med eksamen må økes. Ønsker eksamenskontor Mener at HiST å opprette eksamenskontor for å opprettholde og videreutvikle kvalitet og kompetanse på arbeidet i forbindelse med eksamensavvikling. Geografi bør ikke være utslagsgivende for om vi skal eksamenskontor eller ikke. Mener at med mer effektiv bruk av teknologi og revisjon av rutiner rundt eksamensavvikling vil sentralt eksamenskontor fungere bra. Stadig mer avansert bruk av FS og krav til kompetanse i arbeidet krever at medarbeiderne får mulighet til å arbeide i tett fellesskap for å videreutvikle og forbedre sine kunnskaper. Med stadig minkende ressurser må vi arbeide smartere, bedre kunnskapsnivået vårt og arbeide mer effektivt. Innføring av eksamenskontor, vil etter dennes mening, gi HiST en mer kunnskapsrik og effektiv administrasjon som vil være mer robust for uforutsette hendelser. Eksamenskontor gir høyere kompetanse på sikt, dette vil gi gevinst i form av forenklede og tidsbesparende rutiner. Mer effektiv stab mer spesialisering. Side 12 av 13
Optima Studie Sluttrapport eksamen 26.05.08 Stordriftsfordeler, kan utnytte mannskap bedre ved fravær, muligheter for overlapp noe som gir mindre behov for å leie inn vikarer ved sykefravær unntatt i de mest pressede periodene. Standardisering av arbeidet mulighet for samkjøring av eksamener og større bruk av eksamensrom og vakter i fellesskap. Med felles eksamenskontor og samkjøring av eksamener kan vi fortsatt minke lønnskostnader til vakter. Eksamenskontor gir større fleksibilitet for de som arbeider med eksamen. Mulighet for å ta ut avspasering og ferie mer fleksibelt enn i dag. Det gir muligheter for å redusere bruken av overtid i eksamensperioden i forhold til i dag. Maksimum en til to personer kan ha vakt på ett eksamenskontor i perioder med lav arbeidsbelastning i forhold til en hvert studiested i dag. Alle eksamensarbeid, også for kurs, etter- og videredanning legges til sentralt eksamenskontor Siden mange eksamensmedarbeidere også er FS-superbrukere vil vi få bedre overlapp mellom medarbeidere også i denne gruppen. I perioder med lav arbeidsbelastning på eksamen kan arbeid med rapportering, opplæring i FS, og vedlikehold av data i FS. Vet ikke Ett medlemm av gruppen har ikke tatt endelig stilling til om HiST bør ha eget eksamenskontor eller ikke. Hun var i utgangspunkt svært positiv, men er nå svært usikker med tanke på grunn av geografisk plassering av de ulike avdelingen i HIST. Siden gruppen ikke kommer med en enstemmig innstilling ønsker gruppen det må bli opp til prosjektledere og arbeidsgruppen i OPTIMA studie å komme med forslag til vedtak om eksamenskontor eller ikke. Gruppen ber om at sentralt eksamenskontor eller ikke blir sett i sammenheng med innstillingen til de andre arbeidsgruppene i SFS. Ikke tatt stilling Faglig representant i gruppen har ikke deltatt i noen av våre møter og vi har ikke fått noe tilbakemelding fra henne. Studenten i gruppen har deltatt i liten grad og vi har ikke fått studentens endelige standpunkt. Studentrepresentanten har imidlertid uttalt at det ikke er så viktig hvor eksamenskontoret ligger i forhold til studiested. Det som er viktig at tjenester (spesielt elektroniske studentweb) er oppdatert og fungerer optimalt. Vedlegg (9 stk) Side 13 av 13
Vedlegg 1 E-post til dekaner sendt 24.04.08 Hei I styringsgruppa for OPTIMA ble det vedtatt at eksamen skulle være ett av fokusområdene vi skulle se på i forbindelse med prosjektet. Arbeidet blir etter anbefaling fra Ernst&Young organisert i 3 heldags Workshop der vi skal kartlegge dagens situasjon og finne forbedringsområder, vi skal komme med forslag til framtidig organisering og i del 3 etter vedtak i styringsgruppa for OPTIMA vedta tiltaksplaner. Gruppen som arbeider med eksamen består av 4 ansatte fra SFS som arbeider opp mot eksamen, 1 faglig tilsatt (fra ALT) og en student, i tillegg deltar en person fra E&Y i arbeidet. Gruppen hadde sitt første møte (Workshop1) onsdag 23.04 der bare ansatte fra SFS møtte. For 3 av de 5 arbeidsgruppene er det satt ned brukerpanel satt sammen av administrativ tilsatte, faglig tilsatte og studenter. I gruppen for eksamen og opptaker det besluttet at det ikke skal brukes brukerpanel. For å få god legitimitet ut i fagmiljøene er det derfor svært viktig for oss å få med faglig tilsatte på Workshop 2 som skal være onsdag 30.04. Møtet er fra kl. 08:30 til 15:00. Vi vet at det er vanskelig å sette av en hel dag til denne typen arbeid for alle tilsatte, men vi håper på positiv tilbakemelding. Tilbakemelding gis til May Sigrid Olsen May.Sigrid.Olsen@hist.no snarest mulig og senest tirsdag 29.04 over hvem som eventuelt kan delta. Mvh May Sigrid Olsen Leder arbeidsgruppe eksamen OPTIMA May Sigrid Olsen førstekonsulent/studiekoordinator Høgskolen i Sør-Trøndelag Seksjon for Studie- FOU og Samfunnskontakt tlf. 73559514 e-post: May.Sigrid.Olsen@hist.no
Eks 30% redusert tidsbruk i forhold til dagens nivå Eks 30% redusert tidsbruk i forhold til dagens nivå Eks 30% redusert tidsbruk i forhold til dagens nivå Arbeidsmetodikk og leveranser Vår 2008 Kartlegging og analyse Leveranser Dagens situasjon Endringsagenda Fremtidig situasjon Tiltak Forbedrings mulighet Steg i prosessen: Avkastning Eksempel AS IS SA Fakultet Institutt Eksempel TO BE SA Fakultet Institutt 1 Beskrivelse og Steg i begrunnelse for prosessen: mulig forbedring Forbedrings 2 mulighet Hvordag kan vi måle dette forbedringsområdet? MÅLTALL 1 Hva er måltallet i dag, er det mulig å beskrive dagens ress bruk? Avkastning 1 2 1 2? Hvordan vet vi at det må/kan forbedres 3 Beskrivelse og Steg i begrunnelse for prosessen: mulig forbedring Forbedrings 2 mulighet Hvordag kan vi måle dette forbedringsområdet? MÅLTALL 1 Hva er måltallet i dag, er det mulig å beskrive dagens ress bruk? Avkastning 5 NEI? JA 3 4 4 3 Hvordan vet vi at det må/kan Hvilke tiltak må til forbedres 2 for å oppnå målene? 3 4 På hvilket nivå (%) kan/bør måltallene være i fremtiden? 5 Kommentar - videre arbeid for å verifisere denne 6 gevinsthypotesen Definere måltall for fremtiden Hvilke tiltak må til for å oppnå målene? 3 4 På hvilket nivå (%) kan/bør måltallene være i fremtiden? Beskrivelse og begrunnelse for mulig forbedring Hva er kritiske faktorer eller Hvordag kan vi måle dette forbedringsområdet? hindringer MÅLTALL for å nå Hva er måltallet i dag, er det mulig å beskrive dagens ress bruk? målene Hvordan vet vi at det må/kan Forsiktig Hva er estimat kritiske Optimistisk est. forbedres faktorer eller hindringer for å nå målene Definere måltall for fremtiden Forsiktig Hva er estimat kritiske Optimistisk est. Hvilke tiltak må til faktorer eller for å oppnå hindringer for å nå målene? målene 4 Definere måltall for fremtiden Forsiktig estimat Optimistisk est. 5 Kommentar - videre arbeid for å verifisere denne 6 gevinsthypotesen På hvilket nivå (%) kan/bør måltallene være i fremtiden? 5 Kommentar - videre arbeid for å verifisere denne 6 gevinsthypotesen Vedlegg 2 OPTIMA Studie Eksamen www.hist.no
Mål for dagen Etablere arbeidsgruppen for prosessen Felles forståelse for dagens situasjon Prioritere forbedringsområder Vedlegg 2 OPTIMA Studie Eksamen www.hist.no
Leveranse 1: Fremtidens situasjon Hvilke aktiviteter og leveranser skal prosessen inneholde? 1/3 Hvem gjør hva hvor? Hvem er involvert i denne prosessen? Frister for prosessens leveranser Hvilken teknologi støtter prosessen? Hvilke krav bør stilles til denne? Vedlegg 2 OPTIMA Studie Eksamen www.hist.no
Leveranse 2: Tiltaks- og gevinstskjema Beskriv forbedringsområde som dette tiltaket løser i forhold til prosessene (oppgavene) - organiseringen - og/eller evt teknologi Beskriv anbefalt tiltak Gevinst Omfattende endring Quick-Win Vær varsom! Lavthengende frukter Beskriv hvem (målgrupper og interessenter) som vil tjene på at dette tiltaket settes i gang Beskriv hvem (målgrupper og interessenter) som vil gjøre motstand mot dette tiltaket Beskriv hvilke aktiviteter som skal til for å sette igang tiltaket? Ansvar Frist Hva kreves av ressurser for å implementere tiltaket (mennesker, teknologi, lokaler)? Hva er kritiske suksessfaktorer for å få implementert tiltake Hvodan kan vi i framtida evaluere om tiltakene har vært vellykket - foreslå konkrete mål! Endringsansvarlig Sponsor Vedlegg 2 OPTIMA Studie Eksamen www.hist.no
Forbedrings mulighet Steg i prosessen: 1 Beskrivelse og begrunnelse for mulig forbedring 2 Hvordag kan vi måle dette forbedringsområdet? Steg i MÅLTALL Hva er måltallet i dag, er det mulig å beskrive dagens ress bruk? prosessen: Avkastning Forbedrings Hvordan vet vi at mulighet det må/kan forbedres 1 Beskrivelse og begrunnelse for 3 mulig forbedring 2 Hvordag kan vi måle dette forbedringsområdet? MÅLTALL Hva er måltallet i dag, er det mulig å beskrive dagens ress bruk? Steg i Hva er kritiske Hvilke tiltak må til prosessen: Avkastning faktorer eller for å oppnå Forbedrings hindringer for å nå målene? Hvordan vet vi at mulighet det må/kan målene forbedres 1 4 Definere måltall for fremtiden Beskrivelse og Forsiktig estimat Optimistisk est. På hvilket nivå (%) 3 begrunnelse for mulig forbedring kan/bør måltallene 2 være i fremtiden? Hvordag kan vi måle dette forbedringsområdet? MÅLTALL Hva er måltallet i dag, er det mulig å beskrive dagens ress bruk? Hva er kritiske Eks 30% redusert Hvilke tiltak må til faktorer eller tidsbruk i forhold til for å oppnå dagens nivå hindringer for å nå målene? Hvordan vet vi at målene 5 det må/kan forbedres 4 Kommentar - Definere måltall for fremtiden Forsiktig estimat Optimistisk est. videre arbeid for å På hvilket nivå (%) 3 verifisere denne kan/bør måltallene 6 gevinsthypotesen være i fremtiden? Hva er kritiske Eks 30% redusert Hvilke tiltak må til tidsbruk i forhold til faktorer eller for å oppnå dagens nivå hindringer for å nå målene? målene 5 6 Kommentar - videre arbeid for å verifisere denne gevinsthypotesen 4 5 6 Definere måltall for fremtiden På hvilket nivå (%) kan/bør måltallene være i fremtiden? Eks 30% redusert tidsbruk i forhold til dagens nivå Kommentar - videre arbeid for å verifisere denne gevinsthypotesen Avkastning Forsiktig estimat Optimistisk est. 1 Forbedrings mulighet Beskrivelse og begrunnelse for mulig forbedring 2 Hvordan vet vi at det må/kan forbedres Steg i prosessen: Hvordag kan vi måle dette forbedringsområdet? Steg i MÅLTALL prosessen: Hva er måltallet i dag, er det mulig å beskrive dagens ress bruk? 1 Beskrivelse og begrunnelse for 3 mulig forbedring 2 Hvordag kan vi måle dette forbedringsområdet? Steg i MÅLTALL Hva er måltallet i dag, er det mulig å beskrive dagens ress bruk? Hva er kritiske Hvilke tiltak må til prosessen: Avkastning faktorer eller for å oppnå Forbedrings hindringer for å nå målene? Hvordan vet vi at mulighet målene det må/kan forbedres 1 4 Definere måltall for fremtiden Beskrivelse og Forsiktig estimat Optimistisk est. På hvilket nivå (%) 3 begrunnelse for mulig forbedring kan/bør måltallene 2 være i fremtiden? Hvordag kan vi måle dette forbedringsområdet? MÅLTALL Hva er måltallet i dag, er det mulig å beskrive dagens ress bruk? Hva er kritiske Eks 30% redusert Hvilke tiltak må til faktorer eller tidsbruk i forhold til for å oppnå dagens nivå hindringer for å nå målene? Hvordan vet vi at målene det må/kan 5 forbedres 4 Kommentar - Definere måltall for fremtiden Forsiktig estimat Optimistisk est. videre arbeid for å På hvilket nivå (%) 3 verifisere denne kan/bør måltallene 6 gevinsthypotesen være i fremtiden? Hva er kritiske Eks 30% redusert Hvilke tiltak må til tidsbruk i forhold til faktorer eller for å oppnå dagens nivå hindringer for å nå målene? målene 5 6 Forbedrings mulighet Kommentar - videre arbeid for å verifisere denne gevinsthypotesen 4 5 6 Definere måltall for fremtiden På hvilket nivå (%) kan/bør måltallene være i fremtiden? Eks 30% redusert tidsbruk i forhold til dagens nivå Kommentar - videre arbeid for å verifisere denne gevinsthypotesen Avkastning Avkastning Forsiktig estimat Optimistisk est. Eksamen WS1 WS2 WS3 Gjennomgang av dagens situasjon, antatt laget i prosjektgruppa tidligere Konkretisere forbedringsområdene og starte prioriteringen av de viktigste Identifisering av ytterligere forbedringsområder Designe fremtidig organisering av lokalt opptak Kartlegge frister i prosessene Starte arbeidet med å utarbeide forslag til tiltak for å løse de prioriterte forbedringsområdene Bekrefte prosess, herunder aktiviteter, roller og frister Fortsette videre arbeid med tiltaksplaner for prioriterte forbedringsområder Utarbeide og verifisere oversikt over QuickWins Gjennomgang og prioritering av forbedringsområdene og QuickWins vha prioriteringsmatrise Systematisk reg Sikre kval. og av klage og begrense omfang begr.skaker av klagesaker Gjennomslagsar (SAP8) (SAP7) k (Gjennomført) (QF7) Registrering av Godkjenning Omfattende Quick Begrense sensur - av øvinger Registrering sensurklager via elektronisk elektronisk endringer av sensur - Wins info til stud (SAP3 A) (SAP4 A) scanning (QF9) (SAP3 B) Begrense sensurklager via Tilgang til info Legge om emner Uklar begrunnelser eksamensplan Ansvar for kontrl Godkjenning (vedtatt å åpne) sensurfrist (SAP7) for hele NTNU og kval.sikring av øvinger - (QF4) (QF6) (SAP2) av eks.plan scanning (QF1) (SAP4 B) Ansvar for Utlevere eks.oppmld fuskeregl. v etter 1.2 & 1.9 hjemmeoppg (QF2) (Nytt tiltak) Produsere, kontrl. & kvalitetssikre Uttak av Lavthengende vitnemål sensurlister Vær varsom (SAP9) (forutsetter Eks.oppgaver Fastsette frist klare rutiner) inn i tide for klage- og Frukter (SAP6/QF5) (utført) begr.søknad (SAP1/QF3) (QF8) Vedlegg 2 OPTIMA Studie Eksamen Stor Liten www.hist.no
Eksamen: Kvalitets- og effektiviseringspotensial knyttet til gjennomføring av eksamen H1:For mange er involvert i eksamen og vanskeliggjør lik praksis og kvalitet og oversikt. H2:Forståelse for tidspunkt for forarbeid H3:Organisering/samarbeid faglig stab ulike kulturer H4:Øke FS-kompetansen og kompetanse på praktisk eksamensarbeid Vedlegg 2 OPTIMA Studie Eksamen www.hist.no
Ulike typer eksamen Skriftlig Muntlig Eksamen Arbeidskrav Mappe Multipel choice Utstilling Netteksamen Praktisk eksamen Prosjekt bachelor/master Vedlegg 2 OPTIMA Studie Eksamen Hjemmeeksamen www.hist.no
Roller i eksamensprosessen Rolle Høgskolestyret Studie- og kvalitetsutvalg Avdelingsstyret/dekan Hovedoppgaver Vedtar og godkjenner oppretting av nye studieprogram samt studieforskrift Rådgivende organ som også evalurerer Vedtar nye og endringer i eksisterende studieplaner/fagplaner Vitenskapelig ansatt SFS sentralt FS-Super SFS-studiested Ansvar for fagplaner med vurderingsformer Koordinerende funksjon, avvikl Tr.Spek, papir, vakter m.m. Reg av emner I FS Forberede, klargjøre og gjennomføre samt etterarbeid - eksamen Dekanstab Studenten Eksamensvakter Intern og ekstern sensor Programansvarlig Høgskolens klagenemnd Vedlegg 2 OPTIMA Studie Eksamen Eksternfinansiert virksomhet noen avdelinger Avlegger eksamen Innleid arbeidskraft Sensur i henhold til retningslinjer og lover Vitnemål og DS signatur og avvikende vitnemål Øverste klageinstans ved høgskolen, klager og fusk www.hist.no
Forbedringsområder som ble diskutert under møtet Forbedringsområde Kommentarer fra arbeidsgruppen x x x Vedlegg 2 OPTIMA Studie Eksamen www.hist.no
Oppgaver til neste møte Les igjennom de tilsendte presentasjonene Tenk igjennom forbedringsområdene og vurder hva som er essens og som bør prioriteres i det videre arbeide, samt framtidig løsning Vedlegg 2 OPTIMA Studie Eksamen www.hist.no
Vedlegg 3 OPTIMA Studie Eksamen
Vedlegg 3 OPTIMA Studie Eksamen
Vedlegg 3 OPTIMA Studie Eksamen
Vedlegg 3 OPTIMA Studie Eksamen
Vedlegg 3 OPTIMA Studie Eksamen
WS2 opptak Mål for dagen Kort oppsummering fra forrige gang Designe framtidens situasjon eksamen Gjennomgå forbedringsområder og definere tiltak og prioritere Vedlegg 4 OPTIMA Studie Eksamen www.hist.no
Kort oppsummering fra forrige møte Målet med første arbeidsmøte var å; oppnå en felles forståelse for dagens situasjon starte definere forbedringsområder 5 prosesskart for dagens situasjon ble laget Forarbeid ordinær eksamen Begrunnelse og klage over sensur Gjennomføring av prosjekt bachelor/masteroppg Sensur Gjennomføre mappevurdering Innledende arbeid med forbedringsområder basert på kartlegging av adm.ansatte, brukerundersøkelsen, samt egne innspill i gruppen Viktig å benytte kunnskapen om utfordringene slik at vi kan spisse det videre arbeidet til en leveranse som gir størst mulig verdi Vedlegg 4 OPTIMA Studie Eksamen www.hist.no
Eksamen: Kvalitets- og effektiviseringspotensial knyttet til gjennomføring av eksamen H1:For mange er involvert i eksamen og vanskeliggjør lik praksis og kvalitet og oversikt. H2:Forståelse for tidspunkt for forarbeid H3:Organisering/samarbeid faglig stab ulike kulturer H4: Øke FS-kompetansen og kompetanse på praktisk eksamensarbeid Vedlegg 4 OPTIMA Studie Eksamen www.hist.no
Ulike typer eksamen Skriftlig Utstilling Muntlig Netteksamen Eksamen Arbeidskrav Mappe Multipel choice Praktisk eksamen Prosjekt bachelor/master Vedlegg 4 OPTIMA Studie Eksamen Hjemmeeksamen www.hist.no
Roller i eksamensprosessen Rolle Høgskolestyret Studie- og kvalitetsutvalg Avdelingsstyret/dekan Hovedoppgaver Vedtar og godkjenner oppretting av nye studieprogram samt studieforskrift Rådgivende organ som også evalurerer Vedtar nye og endringer i eksisterende studieplaner/fagplaner Vitenskapelig ansatt SFS sentralt FS-Super SFS-studiested Ansvar for fagplaner med vurderingsformer Koordinerende funksjon, avvikl Tr.Spek, papir, vakter m.m. Reg av emner I FS Forberede, klargjøre og gjennomføre samt etterarbeid - eksamen Dekanstab Studenten Eksamensvakter Intern og ekstern sensor Programansvarlig Høgskolens klagenemnd Vedlegg 4 OPTIMA Studie Eksamen Eksternfinansiert virksomhet noen avdelinger Avlegger eksamen Innleid arbeidskraft Sensur i henhold til retningslinjer og lover Vitnemål og DS signatur og avvikende vitnemål Øverste klageinstans ved høgskolen, klager og fusk www.hist.no
Videre arbeid med identifiserte forbedringsområder Identifiserte gevinster vil behandles på tre måter i det videre arbeidet: 1) Quick-fix (gevinster vi som er raske å implementere og som vi allerede nå kan utarbeide ferdige gevinst-/tiltaksskjemaer for 2) Fokus (gevinster vi må jobbe videre med å verifisere, innhente mer informasjon, konsolidere områder, utarbeide tiltak som vil løse utfordringen etc) 3) Ikke aktuell (I/A) (gevinster som ikke vil være aktuelle i det videre arbeidet grunnet at det er utenfor scope, vanskelig å verifisere, for liten gevinst/nytte etc) Nr. 11 Forbedringsområde Forsinkelser og rot med annonser og materiell på fakultet Hypotese/ prosess H1 1 - Quick-fix 2 Fokus 12 Fakultetet får ikke kopi av opptaksbrevet som blir sendt ut til studentene H1 13 14 15 16 For dårlig informasjon til internasjonale studenter om søknadsfrister og hvor de skal søke FS er ikke oppdatert mht antall studenter som er aktive i studiene og man fyller derfor ikke tomme plasser Opptak som saksbehandler har ikke tid/ressurser til å legge inn f.eks betinget opptak i ephorte dette medfører at fakultetet ikke får tilgang til informasjonen Problematisk å ikke ha sikre tall for studenter som er tatt opp før langt ut i september H2 H2 H2 H2 1 - Quick-fix 2 Fokus 1 - Quick-fix 2 Fokus 3 I/A (ikke aktuell) 2 Fokus 17 Alle studenter bør inn via opptakskontoret for å hindre dobbeltregistreringer og for å bedre opptaksstatistikken H2 18 Internasjonal seksjon må gi tidligere beskjed dersom de ikke klarer å fylle opp plassene H2 19 Det er av og til knyttet usikkerhet til hvilke program det skal foretas opptak til og hvilke rangeringsregler som gjelder H4 1 - Quick-fix www.hist.no Vedlegg 4 OPTIMA Studie Eksamen
Forbedringsområder teknologi NR Forbedringsområde Kommentarer fra arbeidsgruppen Titak Liten grad av kontroll av data i FS Kontrall av innlagte data er mangelfull Ulike frister Ulike frister på innlevering, eks datostud.håndbok, Øke bruk av FS Flere må bruke rapporter i FS Skal registrere klage i FS Alle bruke studweb for eksamensoppmelding Eksamensoppmelding skal skje via studweb til alle eksamener Unngå manuelle rutiner Oppmelding til forbedring gjøres manuelt AHS, ALT Øke bruk av Ephorte begrunnelser og klager Vedlegg 4 OPTIMA Studie Eksamen Alle begrunnelser og klager skal inn i Ephorte. Det er også viktig med alle annen saksbehandling som angår eksamen, fritak, innpassing, utdanningsplaner osv. www.hist.no
Forbedringsområder prosess NR Forbedringsområde Kommentarer fra arbeidsgruppen Titak Bedre skjema for klage og begrunnelse Det må lages gode felles skjema for begrunnelse og klage. Sensorer må overholde frister Sensurfrist må registreres i FS. Bedre forståelse blandt vitenskapelig personale for å levere innen fristen. Lite rutiner for saksbehandling av begrunnelse og klage Ulike rutiner fører i dag til ulik og delvis feil saksbehandling av begrunnelse og klage. For mange arbeider med dette området. Felles praksis på innlevering av titler rutiner Vi mangler i dag felles rutiner for det administrative arbeidet rundt Bachelorprosjekt Ulik praksis ved HIST ved mappevurdering Manglende praksis med mappevurdering, mangler rutiner. Oversikt over sensorer Bruk av eksamenskommisjoner Vedlegg 4 OPTIMA Studie Eksamen Flere bruker i dag ikke eksamenskommisjoner, må ha felles forståelse for bruken av kommisjoner. www.hist.no
Felles prioritering av tiltak: praktisk øvelse Høy 22 11 44 33 77 55 66 88 Gevinst 99 Lav Lav Implementeringskostnad Høy Vedlegg 4 OPTIMA Studie Eksamen www.hist.no
Utfylling av tiltaksskjema Beskriv forbedringsområde som dette tiltaket løser i forhold til prosessene (oppgavene) - organiseringen - og/eller evt teknologi Felles eksamenskontor for HIST, eller fortsette som tidligere med eksamen lokalt med endrede rutiner Beskriv anbefalt tiltak Gevinst Ved etablering av eksamenskontor vil dette redusere sårbarhet, gi lik praksis (der det er mulig og hensiktsmessig), heve kvalitet og øke effektivitet i eksamensareidet Beskriv hvem (målgrupper og interessenter) som vil tjene på at dette tiltaket settes i gang Studenter vil ved felles eksamenskontor få ett kontaktpunkt, sikre god service, riktig informasjon og korrekt saksbehandling med kvalitetssikring. SFS-ansatte: felles kultur for eksamensavvikling og faglig nettverk. Jevnere arbeidsbelastning og mer forutsigbar arbeidsdag. Beskriv hvem (målgrupper og interessenter) som vil gjøre motstand mot dette tiltaket Noen SFS-ansatt som arbeider med eksamen i dag. Vitenskapelig-ansatte pga tradisjon Beskriv hvilke aktiviteter som skal til for å sette igang tiltaket? Ansvar Frist Godkjenning av høgskoledirektør Kartlegge omfang og sikre at alle oppgaver blir ivaretatt Finne egnede lokaler Bestemme organisering Intern rekruttering til eventuelt eksamenskontor iht gjeldene personalregleverk SPO. og tjenestemannsorganisasjonene. Utrede IT-løsning for bedre henvendelser via e-post Øke kompetansen for de ansatte ved eventuelt eksamenskontor Utarbeide rutinebeskrivelser Etablere kommunikasjonspunkter med avdeling Hva kreves av ressurser for å implementere tiltaket (mennesker, teknologi, lokaler)? Mennesker: prosjektleder antar 20% stilling i 10 mnd Hvordan kan vi i framtida evaluere om tiltakene har vært vellykket - foreslå konkrete mål! Vedlegg 4 OPTIMA Studie Eksamen Endringsansvarlig Utarbeidet serviceerklæring er fulgt. Medarbeiderundersøkelse på tilfredshet Antall eksamener der nødvendige opplysninger for avvikling er inne innen fristen som er forsinket etter plan Antall klager? Stillingsressurs som går med til eksamen, 2 år etter innføring av eksamenskontor opptakskontor Sponsor www.hist.no
Kort oppsummering av status Er vi på rett vei forhold til Endelig leveranse Riktig fokus Tidsaspektet Noen flere prioriteringer vi må foreta for å sikre at målene nås Må vi sende noen bestillinger til andre utenfor arbeidsgruppen Vedlegg 4 OPTIMA Studie Eksamen www.hist.no
Plan for videre arbeid med oppgavefordeling Vi må definere oppgaver til neste møte for å sikre at gruppen klarer å oppnå målet om leveranse Ha fokus på at oppgavene er realistiske å løse innen tidsfristen, samt de oppgaver som gir størst verdi for gruppen Det er viktig på at dere kommer med tilbakemeldinger på dokumentene/referatene som blir sendt ut Vedlegg 4 OPTIMA Studie Eksamen www.hist.no
Forarbeid eksamen Eksamens kontor Registrere emner og emnekoder Registrere emnekomb Opprette vurd/ undv forekomster Lage eks plan isamarb med dekan og prog ansv Registrere eks dato Reg trekk-, oppmeld-, og sensurfrister Behandle særordn og 4. g forsøk (ev dekan/prog ansv) Saksbeh i ephorte Kandidat nr. Eks rombest. Reg eks rom og plas stud på rom Best eks vakt Reg eks vakter Student Oppmeld via StudentWeb Søker særordning og 4. g forsøk SFS studiested SFS sentralt Samarbeid emnekomb/ utd plan Dekan/prog ansv Innspill programansv Kvalitetssikre Vedlegg 5 OPTIMA Studie Eksamen 4. g skjema på web til ephorte