ULSTEIN KOMMUNE Møteinnkalling Utval: Styret for Ulstein Eigedomsselskap KF Møtestad: Kantine Reiten Dato: 06.06.2016 Tid: 17:00 Medlemmer som er ugilde i ei sak vert bedne om å gi melding, slik at varamedlemmer kan verte kalla inn. Jf. 8, 3. ledd i forvaltningslova. Vi ber om at forfall vert meldt snarast råd til politisk sekretariat på tlf. 70 01 75 04/70 01 75 03. Varamedlemmer som får saksdokument til orientering, får særskilt melding når dei skal møte. Møtet er ope for publikum, med unntak for saker som er underlagt teieplikt (B-saker). Saksdokumenta ligg i Servicetorget på rådhuset fram til møtet vert halde. Dokumenta finn du også på kommunen si nettside www.ulstein.kommune.no Side1
Side2
SAKLISTE Saksnr Tittel Arkivsaknr PS 16/7 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE PS 16/8 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE PS 16/9 MELDINGSSAKER PS 16/10 PROSJEKT OMBYGGING HOVSTØYLVEGEN 2016/466 PS 16/11 AUKA RAMME FOR BYGGEKOSTNADAR USAS 2016/466 PS 16/12 DRIFTSRAPPORT 1. TERTIAL 2016/466 PS 16/13 SLUTTOPPGJER BYGGEREKNESKAP INVESTERINGSPROSJEKT 2016/466 Eventuelt Ulsteinvik, 3.6.2016 Tore Roppen leiar Rune Urke møtesekretær Side3
Side4
PS16/7GODKJENNINGAVINNKALLINGOGSAKLISTE PS16/8GODKJENNINGAVPROTOKOLLFRÅSISTEMØTE Side5
PS16/9MELDINGSSAKER Side6
ULSTEIN KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Rune Urke Arkivsak: 2016/466 Løpenr.: 7417/2016 Utvalsaksnr. Utval Møtedato 16/10 Styret for Ulstein Eigedomsselskap KF 06.06.2016 Levekårsutvalet Ulstein formannskap Ulstein kommunestyre Saka gjeld: PROSJEKT OMBYGGING HOVSTØYLVEGEN Tilråding frå Rådmannen: Kommunestyret i Ulstein godkjenner investeringsprosjektet «Ombygging Hovstøylvegen» med ei totalramme ex. mva på kr. 3.365.000. Prosjektet vert finansiert slik: Ledige lånemidlar frå prosjekt USAS: 1.190.000 Overført frå lånemidlar kjøp av bustadar: 2.175.000 Til saman: 3.365.000 UEKF får dekka sine auka kapitalkostnadar ved auka husleige frå Ulstein Kommune når bustadane er ferdigstilt. Side7
SAKSFRAMLEGG Saksfakta: Vedlegg: 1 Kalkyle Hovstøylvegen Uprenta vedlegg: Samandrag av saka: Det er gode omsorgfaglege grunnar til at nokre av dei brukarane som har mest utfordringar får spesialtilpassa buforhold. Omsorgsetaten har gjort greie for dette i følgjande skriv: Ombygging av bustad i Hovstøylvegen er nødvendig fordi vi må skjerme 2 utagerande bebuarar som i dag har bustadar i Holsekerdalen 22. Begge bur i dag midt i ein «korridor» og manglar eigen inngang i ein fellesbustad for 8 personar. Vi ser no at dei lett vert uroa av andre bebuarar, lydar frå dei andre bueiningane og at dei difor vert uroa og forstyrrar andre bebuarar. I tillegg medfører dette stor slitasje på heile personalgruppa. Det har det siste året vore eit stort antal avviksmeldingar angåande vald og truslar ovafor personalgruppa og høgt sjukefråvær. Erfaringane etter innflytting i Holsekerdalen 22 tilseier at desse personane treng bustad med skjerma uteområde og eige inngangsparti. Bustadane må spesialinnreiast med tanke på rømingsvegar for personale, lite stimuli og hardbruk, då ein risikerer at vanleg inventar vert knust eller øydelagt. Det er også behov for å bygge opp ei personalgruppe rundt desse personane som har nødvendig spesialkompetanse/opplæring. Vi ønskjer også å prøve ut ei ordning med tilsette som arbeider langvakter i «komprimert turnus» for å styrke kontinuiteten rundt dess bebuarane. Denne kontinuiteten gir ei forutsigbarheit og tryggheit vil virke gunstig ovanfor dess særlig sårbare bebuarane. Målet er at dette tiltaket skal bidra til å redusere omfang på utagering og gi færre avviksmeldingar. Dette vil vere lettare å få til i tilknyting til ei eiga eining enn det som har vore situasjonen i Holsekerdalen 22. UEKF har også ønske om dette tiltaket då det er store kostnadar knytt til skadar i dei husa der brukarane bur i dag. UEKF har delteke i eit prosjekt saman med tilsette i omsorgsetaten og pårørande. Her har ein vurdert å bygge om husvære på Hovstøylvegen for desse brukarane som har særskilde behov. Saman med arkitektkontoret Bucci har vi kome fram til eit skreddarsydd prosjekt. Dei tilsette sine behov i prosjektet er også teke omsyn til i dei ombyggingane som er planlagt. Det vi har fått til med dette prosjektet er: 1, Brukarane får ein bustad med innreiing og skjerma uteareal som ein meiner at brukarane vil reagere på med å vere tryggare, og dermed mindre utagerande. 2, UEKF får mindre kostnadar ved at husværa er konstruerte av solide materialar. 3, Dei tilsette pleiarane får ein tryggare og betre kvardag. Dei 4 husværa i Hovstøylvegen er omsorgsbustadar. Sidan dei ikkje er over 20 år gamle vil ikkje Husbanken vere med på finansiering av ombygging. Derfor må kommunen finne finansiering sjølv. Side8
SAKSFRAMLEGG Prosjektet er kalkulert til 3.365.000 kroner i netto byggekostnad. Prosjektet kan få momskompensasjon for kostnadar. Dei årlege kostnadane på renter og avskriving på ei investering på 3,365 mill kroner er ca. 134.000 i året. Denne ekstra kostnaden må dekkast inn ved auka husleige frå Ulstein Kommune ved Omsorgsetaten. Noko av kostnadsauken kan kanskje Omsorg ta inn på auka husleige på grunn av auka kvalitet. Dette er eit nytt prosjekt. Vi foreslår at prosjektet blir finansiert slik: Ledige lånemidlar frå prosjekt USAS: 1.190.000 Overført frå lånemidlar kjøp av bustadar: 2.175.000 Til saman: 3.365.000 Vurderingar og konklusjon: Folkehelse- og miljøkonsekvensar: Økonomiske konsekvensar: Beredskapsmessige konsekvensar: 01.06.2016 Rune Urke Dagleg leiar Dokumentet er elektronisk godkjent og har ingen signatur. Side9
Side10
Side11
Side12
Side13
ULSTEIN KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Rune Urke Arkivsak: 2016/466 Løpenr.: 7418/2016 Utvalsaksnr. Utval Møtedato 16/11 Styret for Ulstein Eigedomsselskap KF 06.06.2016 Saka gjeld: AUKA RAMME FOR BYGGEKOSTNADAR USAS Tilråding frå dagleg leiar: Styret i UEKF godkjenner ny ramme for byggekostnadar USAS med kr. 25.650.000. Overfinansieringa på kr 1.190.000 vert overført til «ledige lånerammer» Side14
SAKSFRAMLEGG Saksfakta: Vedlegg: 1 Kalkyle USAS Det har vore anbodsopning på byggesak Nye USAS i Holsekerdalen. Det viser seg at tilboda på byggekostnadar vart høgare enn kalkulert. Investeringstilskotet frå Husbanken vart også høgre enn kalkulert. Det er derfor tid for å revidere kalkyle og økonomiske rammer for prosjektet. I budsjettet står denne saka slik: Overføring frå staten: 3.600.000 Lån 17.840.000 Unytta lånemidlar 5.102.178 Sum byggekostnad: 21.440.000 Det verkelege tilskotet frå staten vart på 9 mill kroner, eller ein auke på 5.400.000 kroner. Om ein legg det verkelege tilskotet til grunn så har ein finansiert ei investering på 26.840.000 Vedlagt dokument frå byggeleiar viser at korrigert budsjett etter anbod er på 25.650.000 Ledige lånemidlar: 1.190.000 Uprenta vedlegg: Samandrag av saka: Vurderingar og konklusjon: Folkehelse- og miljøkonsekvensar: Økonomiske konsekvensar: Beredskapsmessige konsekvensar: 01.06.2016 Rune Urke Dagleg leiar Dokumentet er elektronisk godkjent og har ingen signatur. Side15
Side16
Side17
Side18
Side19
ULSTEIN KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Rune Urke Arkivsak: 2016/466 Løpenr.: 7416/2016 Utvalsaksnr. Utval Møtedato 16/12 Styret for Ulstein Eigedomsselskap KF 06.06.2016 Saka gjeld: DRIFTSRAPPORT 1. TERTIAL Tilråding frå dagleg leiar: Styret i UEKF tek driftsrapport 1. tertial 2016 til vitande Side20
SAKSFRAMLEGG Saksfakta: Vedlegg: 1 Rekneskap 1. tertial 2 Gjeldsrapport UEKF Uprenta vedlegg: Samandrag av saka: 29. januar fekk vi orkanen Tor. Dette førte til skadar som seinare måtte rettast opp. Vi ser at i sum har dette kosta om lag 600.000 kroner. Dette er pengar som vi får refundert med forsikringsselskapet. Oppgjer er ikkje utført ennå. Dette betyr for driftsrapporten for 1. tertial at vi har ført desse 600.000 kroner på vedlikehald. Dette forklarar mesteparten av overforbruket på vedlikehald med 868.333. Resten kan mellom anna forklarast med ekstra høge kostnadar til snøbrøyting i år. Vi er forseinka med fakturering av reinhaldstenester. Dette blir fakturert nå og utgjer om lag 170.000 kroner. Kontoen andre driftsinntekter ligg langt over budsjett. Det er fordi første utbetaling frå KLP for erstatning etter totalskaden på Ringen 10. Dette er ei delbetaling, og resten blir utbetalt når nytt bygg er reist. Noko av erstatninga skal førast på drift, men mesteparten må overførast til investeringskonto. Det er under arbeid sal av 2 bustadar til våre leigetakarar. Dette vil gje ei inntekt på over 4 mill kroner i år. På andre driftskostnadar er bruk om lag 500 tusen meir enn budsjettert. Dette dreier seg om konsulentkostnadar vedkomande avtale med gjeldsforvaltar. Her bør vi justere budsjett for neste år. Vidare har vi leigd inn konsulent til å lage risikoanalyse når det gjelder innkjøp. Vi ser då at nokre rammeavtalar må fornyast med høgare beløp, og nokre nye avtalar må skaffast på enkelte fag. På grunn av manglande eigen kapasitet, og for å sikre kvalitet i arbeidet, har vi leigd inn Dammerud Kompetanse til å assistere med arbeidet. Finans: Rentekostnad og inntekt er ikkje rett periodisert i kvartalsrapporten. Avdrag vert ført rett i siste tertial. Det er sannsynleg at budsjettet for 2016 på finans er rimeleg rett. Då er vi på balanse i rekneskapen. Om vi tek omsyn til at orkankostnadane blir refundert, og at reinhald blir fakturert, så er vi litt på pluss. Sjukefråveret i fjor var høgt. Første tertial har vi fått ein kraftig nedgang, slik at vi no ligg på 6,58% for heile UEKF. Dette er svært gledeleg. Sjå vedlegg. Investeringar: Arena Ulstein er inne i ei fase med høg produksjon på reising av støypte konstruksjonar i forskala betong. Etter ferien vil bygget reise seg og bygget vil vere tett til Jul. Tekniske og praktiske utfordringar kjem, og blir løyste etter kvart. Samarbeidet og stemninga på byggeplassen er god. Sjå eigen rapport. Nye USAS er ute på anbod, og i løpet av juni skal vi ha entrepenørane klar. Eigen rapport på avslutta prosjekt er utarbeida som eiga sak. Side21
SAKSFRAMLEGG Vurderingar og konklusjon: Folkehelse- og miljøkonsekvensar: Økonomiske konsekvensar: Beredskapsmessige konsekvensar: 01.06.2016 Rune Urke Dagleg leiar Dokumentet er elektronisk godkjent og har ingen signatur. Side22
Side23
Side24
Side25
Side26
Side27
Side28
Side29
Side30
Side31
Side32
Side33
Side34
Side35
Side36
Side37
Side38
Side39
Side40
Side41
Side42
Side43
Side44
Side45
Side46
Side47
Side48
Side49
Side50
Side51
Side52
Side53
Side54
ULSTEIN KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Rune Urke Arkivsak: 2016/466 Løpenr.: 7420/2016 Utvalsaksnr. Utval Møtedato 16/13 Styret for Ulstein Eigedomsselskap KF 06.06.2016 Ulstein formannskap Ulstein kommunestyre Saka gjeld: SLUTTOPPGJER BYGGEREKNESKAP INVESTERINGSPROSJEKT Tilråding frå dagleg leiar: Tilråding: Styret i UEKF godkjenner byggerekneskapen for følgjande byggeprosjekt med tilhøyrande finansiering: Prosjekt total byggekostnad manglande finansiering Høddvoll stadion: 53.000.000 0 Omsorgsbustadar Sjøsida 41.024.528-334.472 Omsorgsbustadar Holsekerdalen 108.915,206 2.764.037 Ulsteinhallen 110.120.135 5.066.295 Sum manglande finansiering: 7.495.860 Finansiering: Sal av bustadar 1.325.972 Tidlegare unytta lånemidlar: 6.169.888 Side55
SAKSFRAMLEGG Saksfakta: Dei seinare år har UEKF hatt fleire store byggeprosjekt under arbeid. Dette har vore ein krevjande fase for organisasjonen i høve til å ha kontroll under alle fasar av byggeprosjekta, samstundes som ein ønskjer å realisere prosjekta innafor økonomisk ramme. Prosjekta Ulsteinhallen, Omsorgsbustadar Sjøsida og Omsorgsbustadar Holsekerdalen er no ferdigstilt. Høddvoll Stadion er også ferdigstilt utanom ein heis til mediatårnet som ikkje er ferdig ennå. Det er no tid for å sjå på sluttrekneskapen for desse prosjekta. Høddvoll: Prosjektet er ikkje komplett ferdigstilt. Det manglar ein heis. Alt tyder på at prosjektet kjem i mål innafor vedteken ramme på 53 mill kroner. Omsorgsbustadar Sjøsida: Vedteken ramme for byggekostnad: 41.359.000 Mindreforbruk: 284.847 Refusjon: 49.625 ledig låneramme kr.334.472, kostnad mindre enn ramme Omsorgsbustadar Holsekerdalen: Vedteken ramme for byggekostnad: 108.915.206 Manglande finansiering brutto: 4.219.037 Salsgevinstar bustadar Vikebakkvegen og Prost Ankersgate er større enn budsjettert: 1.455.000 Manglande finansiering: 2.764.037 Ulsteinhallen. Sidan Ulsteinhallen og Høddvoll har vore lyst ut på anbod som eitt prosjekt har det vore krevjande å få til rett deling på kostnadane mellom dei 2 prosjekta. Møre og Romsdal Fylkeskommune, ved utbyggingsavdelinga, har vore samarbeidspartnar om dette prosjektet. MRFK har derfor vore orientert i heile prosjektet, og har i prinsippet godkjent dei vurderingane som har vore gjort undervegs. I prosessen har Ulstein Fjernvarme og Høddvoll Panorama også vorte realisert i området. Vidare har MRFK fått oppgradert sitt tekniske rom, og Høddvoll Panorama har vorte tilknytt Ulstein Fjernvarme. Dette har gjort at prosjektet Ulsteinhallen har teke på seg nokre kostnadar som seinare er refundert av andre med til saman kr.1.730.365. I tillegg har kommunen og Fylket vorte samde om nokre oppgraderingar av kvalitet på overflater og veggar for at vedlikehaldet skal bli lågare. Sidan det har vore aktivitet med bygging på området i 2015, har også kostnadane med byggeleiing auka, og her har det vorte ein sprekk på over 1 mill kroner. I sum har byggekostnadane overskride budsjettet med 6.796.660, men refusjonar frå andre aktørar i området er på 1.730.365. Netto overskriding er på 5.066.295. Fylket skal betale husleige for sin del av den reelle byggekostnaden. Fylket er orientert, og det verkar som at ein ikkje har merknadar til kostnadsnivået. Vedteken ramme for byggekostnad: 103.323.475 Manglande finansiering brutto: 6.796.660 Refusjonar: 1.730.365 Netto overskriding: 5.066.295 Når det gjelder finansiering av prosjekt så har Ulsteinhallen hatt kostnadar sidan 2012 til 2016. For kvart år i denne perioden har rekneskapa vorte avslutta og finansiering av investeringane er bokført for kvart år. For 2015 er det bokført kr 7.495.860 i finansiering på byggekostnadar ut over rammer. Sluttfinansieringa av prosjekta kan gjerast ved lån, finansiering frå sal av eigedom, eller unytta lånemidlar. Side56
SAKSFRAMLEGG Ein gjennomgang av saldo for unytta lånemidlar opp mot vedtekne investeringar i 2016 vert tatt som eiga sak haust 2016. Tilråding: Styret i UEKF godkjenner byggerekneskapen for følgjande byggeprosjekt med tilhøyrande finansiering: Prosjekt total byggekostnad manglande finansiering Høddvoll stadion: 53.000.000 0 Omsorgsbustadar Sjøsida 41.024.528-334.472 Omsorgsbustadar Holsekerdalen 108.915,206 2.764.037 Ulsteinhallen 110.120.135 5.066.295 Sum manglande finansiering: 7.495.860 Finansiering: Sal av bustadar 1.325.972 Tidlegare unytta lånemidlar: 6.169.888 Uprenta vedlegg: Samandrag av saka: Vurderingar og konklusjon: Folkehelse- og miljøkonsekvensar: Økonomiske konsekvensar: Beredskapsmessige konsekvensar: 02.06.2016 Rune Urke Dagleg leiar Dokumentet er elektronisk godkjent og har ingen signatur. Side57