Prosjekbeskrivelse Digital satsning for Valdres 2015 1
1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Bakgrunn for prosjektet er et ønske om videreutvikling av det vi allerede har igangsatt i prosjektet Digital formidling av konseptet park, hvor vi har lansert mye nytt innhold i TurApp Valdres nå i juni 2014. Vi ønsker å integrere fullt ut innholdet i app ene på en egen nettside for VNK. Det å få gjennomført dette prosjektet blir en videreføring i den totale satsningen vi jobber med frem til 2017. Denne digitale satsningen skal gi regionen Valdres et konkurransefortrinn når det gjelder kommunikasjon, markedsføring og merkevarebygging. Videre er det vårt håp at resultatet av vår digitale satsing kan fungere som en pilot for Norske Parker i forholdt til hvordan man kan bygge en digital kommunikasjon mot målgruppene sine. Samtidig søker vi i denne prosessen samarbeid med reiseliv, næringsliv og kommunene. Satsingen inkluderer også å lage gode løsninger for integrering av sosiale medier og booking av aktiviteter, overnatting med mer. I dag har VNK og Valdres Destinasjon (reiseliv) separate nettsider, men vi ser at vi har mange felles behov når det gjelder kommunikasjon. Dette ønsker vi å samarbeide om. 1.2 Prosjektmål Et hovedmål med denne digitale satsningen er at Valdres skal være den beste regionen i Norge på kommunikasjon med med sine målgrupper (fastboende, hyttefolk, tilreisende og turister). Gjennom en god, samlet, bevisst og målrettet kommunikasjon, bygger man lettere en sterk merkevare. Innovasjon og overføringsverdi er et viktig delmål. Valdres skal tenke innovasjon og bidra til løsninger for hvordan fremtidig kommunikasjon kan struktureres og gjennomføres for en region. En nødvendig forutsetning for å etter hvert kunne gå over i en driftsfase og ha en kontinuerlig gjennomføring av kommunikasjonen, er å kunne bygge en god kommunikasjonsavdeling. Tanken er at denne også vil kunne utføre kommunikasjonsoppdrag for flere aktører i regionen på en profesjonell måte. Måten kommunikasjonssystemet bygges opp på, er samtidig tenkt å kunne fungere som en pilot for hvordan regioner og parker kan bygge en kommunikasjonsmodell. På sikt kan felles digitale plattformer og utviklingskostnader deles. Samtidig kan kommunikasjonsavdelingen vi bygger i Valdres gjøre kommunikasjonsoppdrag for andre Parker i Norge, dersom de ikke har ressurser og kompetanse selv. Et ønsket resultat av dette er økt oppmerksomhet og en større tilstrømming ikke bare til regionen vår, men til alle regioner som benytter samme modell. 2
2. TEKNINSK OMFANG OG AVGRENSNING Viktige tekniske krav som må innfris: Integrering av innhold fra TurApp Valdres. Integrering av forvaltningsportalen til Valdres friluftsråd. Felles nettside og database med VD, friluftsrådet og forvaltningsportalen. Ta hensyn til prinsippene for universell utforming (Wecag 2.0) Håndtere både medlems- og kundecrm (Customer relationship management). Fungere på mobile enheter som smarttelefon og ipad Kunne sende ut SMS, nyhetsbrev og pushmeldinger fra database. Håndtere språk, primært engelsk og norsk. Kampanjesider, når det er tema som trenger økt fokus. Planleggingsverktøy. En bruker kan planlegge turen sin til og i Valdres. En tredjepart må kunne programmere moduler som kan integreres Betalingsfunksjon dersom man bestiller en vare, t-shirts eller andre effekter fra Valdres. 3
3. ORGANISERING 3.1 Prosjektledelse Prosjektansvarlig: Marit Blomlie Prosjektleder: Henning Wangsnes 3.2 Øvrige roller Eiere av prosjektet: Valdres Natur- og Kulturpark. Prosjektgruppe i VNK: Henning Wangsnes (prosjektleder), Ina Syversen, Katharina Sparstad, Svein Erik Ski. Prosjektgruppe i VD: Alexander Bernard: (prosjektleder) og Grete Austgarden Visitt Lillehammer. TurApp: Erlend Eggen i TurApp. Rådgiver ved integrasjon av TurApp. 4. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Viktige beslutningspunkter Valg av CMS-leverandør: Gjøres nå forhåpenligvis i november, etter at VD har signert avtale. Beslutningen tas i VNK sin portalgruppe sammen med DL Marit Blomlie med bakrunn av utarbeidet kravspesifikasjon. For å gjøre beslutningen må det ligge dokumentasjon fra TurApp og CMS-leverandør. Dokumentasjon på at systemer kan integreres i hverandre. Innhold: I februar setter VD og VNK opp en midlertidig redaksjon som vil beslutte en innhold-struktur og felles nettsted. Dette gir så føringer for design og malverk for nettside. Her vil redaksjonen definere en felles bilde- og tekststrategi for nye Valdres.no En slik prosess kan gjøres ved at vi bruker en ekstern konsulent på å hjelpe oss med felles opplæring på hvordan man formidler gode tekster på digitale flater. Og samtidig hvordan lage innhold som blir fanget opp av søkemotoer. 4.2 Oppfølging Rapportering til DL VNK hver mandag. Skriftlig dokumentasjon ved behov og forespørsel. 4.3 Milepæler September - Oktober: VD og VNK jobber med å se på hvordan felles nettside kan forenes. Analyse av hva som er våre ulike og felles behov. Hva slags innhold er felles og hva for felles mål har vi. Ut i fra dette komme frem til en skisse på struktur som ivaretar begges interesser og målsetnninger. Oktober - November Lage kravspesifikasjon for tekniske løsninger for digital satsing. November Utforme anbud for digital satsing. Analyse og behovsavklaring gjøres med portalgruppa i VNK og prosjektleder i VD. November - Desember: Valg av leverandør og system 4
2015 Januar-februar: Planlegging og forbredelse av felles redaksjon for VNK og VD. Februar-mai: Innholdsproduksjon, grafikk, tekst og bilder. Mars: Førsteutkast på nettside og funksjonalitet. Visning og for arbeid for internt bruk April-mai: Markedsføring og bevisstgjøring til brukere August: Lansering av prosjektet Videreutvikling av digitale kommunikasjonskanaler i Valdres September: Eventuelle tekniske og praktiske justeringer. Oktober: Evaluering Oktober - November Implementering av eventuelle tiltak etter justering og evaluering. 5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske suksessfaktorer Integrasjon av innhold fra TurApp Valdres: Det å få innholdet i TurApp Valdres til å kunne vises og fungere på vår egen nettside. Dette er veldig viktig å få til da VNK og VD har brukt mye ressurser på TurApp Valdres. Etablering og finansiering av felles redaksjon: For at denne digitale kommunikasjonskanalen skal fungere er det viktig at VD og VNK danner en felles redaksjonen som har de ressursene som kreves for å drive nye valdres.no. En midlertidig redaksjon bør dannes i februar/mars 2015. En mer robust kommunikasjonsavdeling bør være på plass fra august-september 2015. Dersom dette målet ikke nås, vil den digitale satsningen ikke får den skyvekraft som vi ønsker. Ett nettsted for flere enn VD og VNK: Målet er å lage en digital kommunikasjonskanal som andre aktører i Valdres ønsker å bli en del av og dra nytte av. Det kan være Valdreskommuner, Valdresbiblioteka, Valdresmusea, hytteierforeninger og evt. andre samarbeidspartnere som ønsker å dele informasjon med oss. Dersom vi ikke får til dette, blir det kun innhold generert av VD og VNK. 5
5.2 Kvalitetssikring Samarbeidsavtale lages mellom VNK og VD etter at VNK har signert avtale med CMS leverandør. Samarbeidsavtale med TurApp Valdres er signert. Det gjennomføres hyppige møter med TurApp for å orientere om prosessen VNK og VD har startet. Portalgruppa i VNK har møter ved behov hvor prosjektleder orienterer om prosessen og problemstillinger som blir diskutert. 6. GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter Få til et funksjonelt samarbeid med VD Hensikt: Bruke dagens partnerskapsavtale som grunnlag for samarbeidet mellom VD og VNK. VD og VNK må sammen bli enige om felles målsetninger for den digitale satsningen. Definere innhold og funksjonalitet på ny digital satsning. Hensikt: Kartlegge funksjonalitet, mye er ofte ferdig programmert fra CMS-leverandør. Dersom det er funksjoner som CMS-leverandør ikke har så, det programmeres og prisestimeres. Mye av bilder og tekst må forbedres og bygges på nytt. Dette et arbeid som er krever mye ressurser og må kartlegges og prisestimeres. Ikke alle funksjoner blir integrert ved lansering. Det gjør at vi må sette opp en prioritetsliste på hvilket innhold og funksjoner som blir implementert etter lansering. Lage en midlertidig redaksjon sammen med VD Hensikt: Få til et godt samarbeid på innhold og funksjonalitet for felles digital satsning. Samarbeide om innhold og bilder. Samtidig begynne å jobbe med strategier på hvordan innholdet skal se ut og retningslinjer på hvordan tekst skal skrives. Planlegge markedsaktiviteter mot lansering av nye Valdres.no Hensikt: En plan på hvordan vi skal kommunisere mot våre målgrupper og våre samarbeidspartnere i forbindelse med lansering av nye valdres.no og hvilken type funksjonalitet nettstedet vil ha. Samtidig lage en strategi på hvem som kan lage en redaksjonell sak på dette. 6
7. ØKONOMI Kostnadsplan Tittel 2014 2015 2016 2017 2018 SUM Behovsanalyse for digital satsing. 100 000 100 000 Database hytteiere - vedlikehold og utvikling 25 000 15 000 40 000 Evaluering og justeringer etter lansering 50 000 50 000 Innholdsarbeid VNK og samarbeidspartnere 200 000 300 000 500 000 Jobbe ut finnansiering for drift av kom.avdeling 15 000 15 000 Kartlegge leverandører på digitale system 10 000 10 000 Konsulenthjelp ved informasjonsinnhenting 100 000 100 000 200 000 Lage arbeidsgruppe som driver prosjektet 10 000 10 000 Lage avtaler med samarbeidspartnere 10 000 10 000 20 000 Markedsføring av digital løsning. 300 000 300 000 Utvikling, system for digital kommunikasjon 200 000 500 000 700 000 Sum kostnad 670 000 1 275 000 1 945 000 Finansieringsplan Tittel 2014 2015 2016 2017 2018 SUM Egene midler 200 000 200 000 Egeninnsats 436 250 436 250 872 500 Kommunal- og regionaldepartementet 0 Verdiskapningprogramme t 436 250 436 250 872 500 Sum finansiering 872 500 1 072 500 1 945 000 8. KONTRAKTER OG AVTALER Det er pr. dags dato ikke inngått noen kontrakter mellom VNK og noen leverandør eller samarbeidsparter. En samarbeidsavtale med VD vil bli utformet etter at vi har signert avtale med leverandør av nettside og CMS. 7
Begrepsavklaringer: VNK: Valdres Natur- og Kulturpark VD: Valdres Destinasjon CMS: Content management system. Publiseringssystem for innhold for nettside CRM: Customer relationship management. System for håndtering av kunder og brukergrupper Prosjektleder: Henning Wangsnes 8