IK-system/kvalitetssystem for Molde Vann og Avløp KF Driftsoperatørsamling i Ålesund 01-02. oktober 2008 Magne Roaldseth MVA KF
Disposisjon Organisering av Molde kommune og Molde Vann og Avløp KF Nøkkeltall for MVA-KF Hovedelementer i IK-system/kvalitetssystem, likheter og forskjeller Flytskjema av forslag til kvalitetssystem for MVA-KF Eksempler på aktivitetsstyrende håndbøker Digital avviksrapportering (HMS-avvik) ved bruk at Rettesnora 2
Molde kommune - organisering Kommunestyre Formannskap Plan- og utviklings avdeling Rådmann Personal og org. avdeling Molde Vann og Avløp KF (politisk styre ) Molde utleieboliger (politisk styre ) Drift- og forvaltnings avdeling Økonomiavdeling Molde formålsbygg (politisk styre ) 37 resultatenheter Andre KF Molde Bydrift Barnehager Helse og omsorgssenter 3
Molde Vann og Avløp KF Organisasjonsplan Daglig leder Drift (12) Anlegg (10) Prosjektering (5) Lager/bygg (3) Økonomi/adm (2) Forvaltning (7) 40 ansatte og ca 39 årsverk 4
Nøkkeltall 2007 (alle tall i mill. kr) Inntekter ca 41 Investering ca 36 Lånegjeld ca 175 Gjenanskaffelsesverdi anlegg ca 2000 Sjukefravær ca. 6,5 % 5
Nøkkeltall anlegg - vann 2 vannbehandlingsanlegg 4 reserveinntak (nødvann) 14 pumpestasjoner 8 bassenger 232 km vannledning 28 reduksjonsventiler 6/3 trykksoner Vannproduksjon 4.132 mill m 3 Lekkasjeandel 31/52 % Utskiftet 3680 m Nyanlegg 935 m 6
Nøkkeltall anlegg - avløp 4 RA 11 FAS (slamavskillere) 24 pumpestasjoner 8 bassenger 150 km separatsystem 45,7 km fellessystem 136,4 overvannsledning 59 overløp Utskiftet 4896 m Nyanlegg 3154 m 7
Hva er et IK-system? Virksomhetens systematiske arbeid for å oppfylle lovpålagte krav Det er en rekke forskrifter som pålegger VAvirksomheter å ha IK-system IK-Mat, HMS-forskriften, Damforskriften etc. IK-system består av mange elementer og det er krav til skriftlighet til deler av systemet Oppbyggingen av et IK-system skal framgå av en IK-håndbok (systembeskrivelse) 8
IK-system/kvalitetssystem likeheter og forskjeller Et kvalitetssystem omfatter aktiviteter/elementer som er utenfor virkeområdet til IK-forskriftene, eks: økonomistyring, nøyaktighet ved registrering/innmåling av ledningskart registrering og oppfølging av klager/kundehenvendelser Det settes ofte bedriftsinterne krav til kvalitet på vare og tjenesteproduksjonen i kvalitetssystemer Kan også benytte ISO standarder som mal/krav 9
Innhold i et IK-system Forskriftskrav 1. oversikt over lover og forskrifter som gjelder for virksomheten 2. oversikt over hvordan virksomheten er organisert 3. rutiner virksomheten følger, for å sikre overholdelse av næringsmiddellovgivingens krav og styring med de kritiske punktene, jf 5a. Ansvar og myndighet for utførelse skal fastlegges, 4. rutiner virksomheten følger dersom avvik oppstår og opplysninger om hvem som er ansvarlig, I praksis Papir- eller elektronisk arkiv linket til lovdata Organisasjonsplan som viser samtlige stillinger. Stillingsinstrukser Aktivitetsstyrende dokumenter Planer for drift og vedlikehold. Driftsinstrukser/prosedyrer for arbeid og kontroll av kritiske punkter. Skiftlig beskrivelse av konkrete handlinger som blir iverksatt ved avvik 10
Innhold i et IK-system - forts Forskriftskrav 5. rutiner virksomheten følger for å hindre gjentakelse av avvik og opplysninger om hvem som er ansvarlig 6. registreringer virksomheten finner nødvendig å oppbevare og opplysning om hvor lenge de skal være tilgjengelig for tilsynsmyndigheten I praksis Avvikssystem System for å registrere, melde og korrigere avvik. Papir- eller elektronisk system, eks. Rettesnora sin avviksmodul Resultatdokumentasjon Eksempel. Vannanalyseresultat, klorrest- og UVintensitetsmålinger, skjema som viser tilsyn, kalibrering med mer. Rengjøring av bassenger/ledningsnett tid/sted/metode 11
Innhold i et IK-system - forts Forskriftskrav 7. rutine for hvordan virksomheten systematisk og regelmessig gjennomgår sin internkontroll, for å kontrollere at aktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med det system virksomheten har fastlagt, og om det medfører oppfyllelse av næringsmiddellovgivingen 8. rutine for hvordan virksomheten sikrer seg at alle aktuelle og kun gjeldende rutiner blir benyttet I praksis Internrevisjon Bestemme hvem som skal gjennomføre internrevisjon, metode og frekvens. Bruke eksterne firma til slik gjennomgang. Dokumentstyringssystem Versjonshåndtering av dok., Regelmessig gjennomgang/utskifting av permer og prosedyresamlinger 12
Innhold i et IK-system - forts Forskriftskrav 9. rutiner for hvordan virksomheten sikrer at de ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å overholde forskriftens krav. I praksis Kompetanseoversikt Oversikt over de ansatte sin formalutdannelse herunder kurs/sertifikater med mer. Sammenholde dette med krav til den type arbeid den enkelte utfører. Plan for internopplæring 13
Styring med kritiske punkter - 1 Virksomheten skal kartlegge mulige farer forbundet med næringsmidlenes helsemessige trygghet og ha styring med punkter og prosesser som er kritiske. På bakgrunn av dette skal virksomheten: Vises på neste side 14
Styring med kritiske punkter - 2 Forskriftskrav 1. vurdere mulige farer ved arbeidsoperasjonene som utføres i virksomheten 2. påvise trinn og stadier (punkter) i arbeidsoperasjonene der farer kan oppstå 3. fastsette hvilke av de påviste punkter som er avgjørende for næringsmidlenes helsemessige sikkerhet (kritiske punkter) I praksis Gjennomgang av arbeidsoperasjoner/prosesser som er viktig for produktet (vannets) kvalitet. Eksempel Innsug av kloakk ved trykkløst nett Svikt i felling/fargefjerning som fører til svik i desinfeksjonstrinnet osv Eksempel Riktig fellings-ph/tilstrekkelig dosering av kjemikalier Tilstrekkelig UV-dose 15
Styring med kritiske punkter - 3 Forskriftskrav 4. fastlegge og gjennomføre effektive rutiner for styring og kontroll med de kritiske punktene, jf 5 nr 3 og 5. ved enhver endring av arbeidsoperasjonene, vurdere farer, de kritiske kontrollpunktene og styringsrutinene. I praksis Eksempel: Overvåke fellings-ph og UV-dose vha. driftskontrollanlegg. Rutiner for kalibrering av måleutstyr. Dokumentasjon av utført tilsyn og kontroll. (drift og vedlikeholdsplaner) Eksempel: Ved overgang til uoriginale UVlamper må det dokumenteres at de er minst like gode som originallamper osv. 16
Kvalitetshåndbøker hva er det? Dokument som beskriver en organisasjons system for kvalitetsstyring. Kvalitetshåndbøker kan variere i detalj og format for å passe til en individuell organisasjons størrelse og kompleksitet 17
Forslag til oppbygging av kvalitetssystem for MVA -KF - hovedstruktur Styringsdok nivå 0 Kommunebudsjett Hovedplaner/ reguleringsplaner Kvalitetshåndbok for MK Rettesnora Styringsdok nivå 1 Hovedplan Vann Hovedplan Avløp Budsjett Kvalitetshåndbok for Molde Vann og Avløp KF Kvalitetshåndbøker nivå 2 Avløp Utbygging/ anlegg Økonomistyring Prosjektering Forvaltning Vannforsyning Lager/ logistikk Kundesørvis HSM Driftsinstr.pros. nivå 3 Vannrensing /distribusjon Transport/ rensing avl. Krav til utførelse Krav og normer Sanitærregl. Med mer. BMS mm I/O regler. Prissetting Mottak og oppfølging Kartlegging/ sikkehetspr. EDB program Diverse fagsystemer Gemini VA, IPJ-Driftskontroll, FDV, Epanet, Mouse, BRA-arkiv, Unique,Pro-Aktiv, DV-pro, ephorte, Rettesnora, Stoffregister 18
Forslag til oppbygging av kvalitetssystem for MVA -KF, nivå 2 3, med fagsystemer. Kvalitetshånd bøker nivå 2 Avløp Utbygging/ anlegg Forvaltning Prosjektering Vannforsyning Økonomistyring Lager/ logistikk Kundesørvis HSM Instrukser VAB Instrukser RA Krav til utførelse Krav og normer Sanitærregl. Med mer. BMS mm I/O regler. Prissetting Mottak og oppfølging Kartl/risikovurdering Instrukser p.st. Instrukser p.st. Forskr. om VA-gebyr Prosedyrer HMS EDB program Driftsinstr.pros. nivå 3 Instruks vannprøver Instruks trykkløst nett Organisering av vakt Beredskapsplan vann Inst.resipient -kontr. Osv Organisering av vakt Beredskapsplan akutt f. Gebyrsatser Osv Diverse fagsystemer Gemini VA, IPJ-Driftskontroll, FDV, Epanet, Mouse, BRA-arkiv, Unique,Pro-Aktiv, DV-pro, ephorte, Rettesnora, Stoffregister Opplæringsplan HMS Osv Rettesnora 19
Eksempel på aktivitetsstyrende håndbøker Kontroll av vannkvalitet Beredskapsplan vann Avviksrapportering i Rettesnora 20
Eksempel på innholdsfortegnelse i kvalitetshåndbøker Kvalitetshåndbok for MVA-KF (nivå 1) 21
Takk for meg 22