1. KONTRAKTSVILKÅR Kontraktvilkåra skal saman med konkurransegrunnlag og leverandør sitt tilbod danne grunnlag for endeleg kontrakt med atterhald om mindre praktiske justeringar/tilpassingar. Følgjande kontraktvilkår vert lagt til grunn for avtalen: 1.1 Avtalepartar Avtalen er inngått mellom xx (org.nr. XX) og Sogn og Fjordane Fylkeskommune (org.nr. 941388841) på vegne av deltakarane som går fram av adresselista (vedlegg xx). Avtalar som vert inngått med bakgrunn i utlysing vil vere bindande og obligatoriske for dei deltakande kommunar/etatar/verksemder (heretter referert til som deltakarar). Den enkelte deltakar sjølv ha ansvar som medkontrahent for gjennomføringa av den del av felleskontrakten som gjeld vedkommande deltakar. Dersom nokon av deltakarane i innkjøpssamarbeidet i løpet av avtaleperioden skulle skilje ut deler av drifta til eigne rettssubjekt (f. eks aksjeselskap, stiftelse eller liknande) skal desse ha opsjon på innan rimelig tid å kunne tilknytte seg inngått avtale på opphavlege vilkår. Eventuell utskiljing vil kunne redusere omfanget av leveransen. 1.2 Avtalen gjeld Kjøp av transportordning for biblioteka i fylket. Ei slik transportordning inneber forenkla rutinar og føreseielege transportkostnader for fylkeskommunen og deltakande kommunar og høgskulen, samt større flyt av media mellom biblioteka, og dermed betre service til lånarane. Forutan transport mellom biblioteka innan fylket vil ei slik transportordning også omfatte sending/transport av bøker og anna materiale til bibliotek utanfor Sogn og Fjordane, både i Noreg og internasjonalt. 1.3 Hovudkontaktpersonar avtalen Sogn og Fjordane fylkeskommune e-post Telefon Leverandør Fylkesbiblioteket sine kontaktpersonar: Fylkesbiblioteket e-post Telefon Elles har kommunane ansvaret for den daglege kommunikasjonen med leverandør i forbindelse med gjennomføring av avtalen. 1.4 Avtaleperiode Det skal inngåast avtale for 2 med opsjon på forlenging av avtalen for 3 nye år, 1 år om gongen (1+1+1). Oppdragsgjevar kan velje å utløyse opsjonsretten for alle tre periodane under eitt eller for eitt år om gangen.
1.5 Dokumentrang 1. Signert avtale 2. Leverandør sitt tilbod 3. Konkurransegrunnlaget med spørsmål og svar 1.6 Omfang og atterhald Alle 26 kommunar i fylket, samt Høgskulen i Sogn og Fjordane (2 bibliotekavdelingar i hhv. Sogndal og Førde) er med i denne avtalen. Sendingane skal leverast frå/til hovudbiblioteket i kommunen. Tal stopp i veka går fram av vedlagt adresseliste, og køyreplan endeleg fasett i forbindelse med kontraktssigneringa. Oppdragsgjevar tek atterhald om at behovet for tenesta kan endre seg i avtaleperioden. Atterhald gjeld både med tanke på reduksjon og auke. I tilfelle gjeld avtalevilkåra om snittpris for tillegg i leverandør si godtgjersle. 1.7 Underleverandørar Oppdragsgjevar legg stor vekt på kvalitet ved gjennomføring av oppdraget. Hovudleverandør/kontraktspart kan knyte til seg lokale underleverandørar, men det er hovudleverandør som er ansvarleg ovanfor Oppdragsgjevar og har leveranse- og rapporteringsansvar. Ved endringar (utg.pkt. tilbodet) i kven som skal utføre oppdraget, t.d. om det kjem til eventuelle nye underleverandørar eller leverandør sjølv skal utføre delar av oppdraget som på tilbodstidspunktet var opplyst utført av underlevandør, skal oppdragsgjevar på førehand godkjenne slike endringar. 1.8 Krav til leverandøren sine kvalifikasjonar 1.8.1 Oppdragsgjevar sine tekniske og faglige kvalifikasjonar I konkurransegrunnlaget er det stilt krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjonar, sjå punkt 4 flg.. For å bli kvalifisert som leverandør må desse være oppfylt på tidspunktet for innlevering av tilbodet. Den leverandør som vinn konkurransen skal i avtaleperioden sørgje for at de tekniske og faglige kvalifikasjonane vert haldt ved lag for den eller dei personar som har ansvaret for å utføre dei tenestane anskaffinga gjeld. Dersom kravet ikkje vert oppfylt, vil det kunne gje grunnlag for å heve avtalen. Leverandør skal varsle oppdragsgjevar om endringar som kan få innverknad for oppdraget så snart dei vert kjent for leverandøren. Oppdragsgjevar vil utan varsel kunne be om dokumentasjon på at leverandør oppfyller konkurransen sine kvalifikasjonskrav gjennom avtaleperioden. For underleverandør gjeld same krav til kvalifikasjonar som for avtaleleverandør og det er avtaleleverandør sitt ansvar at underleverandør oppfyller avtalen på vegne av avtaleleverandør. 1.8.2 Andre kvalifikasjonskrav Andre kvalifikasjonskrav som er stilt i konkurransegrunnlaget skal vere oppfylt til ei kvar tid i avtaleperioden.
1.9 Ansvarsfordeling 1.9.1 Oppdragstakar sitt ansvar Oppdragstakar er ansvarleg for å undersøke alle forhold som er vesentlege for utføring av oppdraget. Eventuelle kostnader i denne samanheng skal vere innkalkulert i prisane. Dersom oppdragstakar har vilkår for utføring av oppdraget som ikkje går fram av konkurransegrunnlaget, skal dette klart gå fram av tilbodsbrevet. Dersom slike vilkår ikkje er eksplisitt nemnt i tilbodet, har oppdragsgjevar ikkje noko ansvar for å dekkje kostnader knytt til slike vilkår. Dersom det oppstår forseinking eller anna manglande oppfylling ved utføring av oppdraget i høve sette fristar og krav til gjennomføring, skal oppdragstakar straks varsle oppdragsgjevar. 1.9.2 Oppdragsgjevar sitt ansvar Oppdragsgjevar sine deltakarar har ansvar for å sørge for at materiell som skal hentast er gjort klar til tidspunkt for henting, samt er tilgjengeleg for avlevering av materiell som er inngåande. Oppdragsgjevar sine deltakarar skal utan ugrunna opphald melde i frå til leverandør dersom det vert oppdaga feil, manglar og/eller skadar av levert materiell eller andre manglar i høve avtalevilkåra. 1.10 Oppfølging og samarbeid i avtaleperioden - statusmøter Oppdragsgjever ønskjer å ha gode samarbeidsforhold med sine avtaleparter. Dette gjeld mellom anna gjensidig informasjonsutveksling i avtaleperioden. Leverandøren skal kalle inn til årlege møter med fylkesbiblioteket for gjennomgang av status i siste periode. Møtet skal haldast senast innan 2 månader etter at ny periode er byrja. Oftare møter kan avtalast ved behov. Møtet skal haldast i Førde. Leverandøren stiller med nødvendige ressursar. Partane dekker eigne ev. reisekostnader. Påminning og sakliste til samarbeidsmøtet skal avtalast god tid i førevegen, minst 2 veker, og skal innehalde følgjande punkt: Status siste periode / statistikk Eventuelle problem knytt til avtalen Forslag til forbetringar og endringar Oppdatering av deltakarliste Eventuelt avvik Eventuelt Leverandør skriv møtereferat. Eventuelle avvik i avtaleforholdet skal i fyste omgang tas opp med den aktuelle deltakaren sin kontaktperson og prøvd løyst der.
1.11 Pris Prisane skal i utgangspunktet vere faste i avtaleperioden og innehalde alle krav, vilkår og dokumentasjonar som er nedfelt i dette konkurransegrunnlag. Prisane skal gjevast i norske kroner og vere utan meirverdiavgift. Prisane vert i samsvar med leverandør sitt tilbydde prisskjema. Prisskjema omfattar ein fast årleg totalpris for tenesta, samt ein snittpris per bibliotek til bruk for å regulerer godtgjersle dersom det vert endrignar i transportfrekvens (tillegg/reduksjon i tal stopp ved eit bibliotek). Sjå nærare punkt 1.8 om Opsjon. 1.11.1 Prisjustering i avtaleperioden Dersom den faste årsgodtgjersla og snittpris skal regulerast skal dette skje kvart år frå 1.august. Prisane kan regulerast med inntil 100 % av endring i konsumprisindeksen. Første prisjustering kan først skje 12 månader etter avtaleoppstart. Leverandør må setje fram førespurna dom prisjustering minimum 30 dagar før endring skal tre i kraft. Andre grunnlag for prisendring vert ikkje innrømma. Fylkeskommunen ved Innkjøpssjefen skal alltid godkjenne eventuelle prisendringar før dei trer i kraft. 1.12 Opsjon Transportfrekvensen kan bli auka med eit ekstra besøk per veke for den enkelte bibliotek som er lista opp i adresselista, vedlegg 12. Årsprisen vert auke med snittpris for det aktuelle bibliotek der tal besøk vert auka. Snittpris er opplyst i prisskjema, vedlegg 10 til opphavleg konkurransegrunnlag. Transporfrekevensen kan bli redusert som følgje av mindre behov for transportordninga. Reduksjon i årsprisen skal vere i samsvar med snittpris som er oppgjeve for det aktuelle bibliotek som redusererer tal besøk i veka. Dette gjeld også der transportordning som følgje av reduksjon fell bort. Slike ekstra besøk eller reduksjon i tal besøk skal skriftleg varslast om med 2 månaders varsel. Dersom kommuneorganisering tilseier at eit bibliotek vert flytta eller slått saman med andre bibliotek gjeld reglane ovanfor så langt dei passar. Leverandør si avtalte godtgjersle (fast årsgodtgjersle med reduksjon/tillegg i avtalt snittpris) ligg fast for endringar i samsvar med dette punktet til inntil 50% av opphavleg avtale. Leverandør må i tilfelle vise til kva konsekvensar avtaleendringa får for fastpris, snittpris og føresetnader for opphavleg tilbydde prisar. Endring i prisar og vilkår kan ikkje skje utan skriftleg godkjenning frå oppdragsgjevar. 1.13 Prisavslag ved manglande/forseinka besøk ihht. køyreplan Manglande besøk Dersom leverandør har oppmøte på under 95 prosent for ein kalendermånad, vert godtgjersla for den aktuelle månaden redusert tilsvarande prosentavvik frå 100 %. Døme: Leveringsgrad er på 92 prosent. Avviket er på 8 prosent og reknestykket vert då [årsgodtgjersle]/12mnd*0,08=prisavslag for aktuell kalendermånad. Oppmøteprosent:
Måltalet tar utgangspunkt i avtalt køyreplan som opplyser tal besøksdagar hjå biblioteka i fylket Definisjon: Tall utførte besøk / avtalte besøk ihht. Køyreplan = oppmøteprosent. Oppmøteprosent målast i prosent. Døme: Ved 100 avtalte hentingar/leveringar og 98 faktiske leveringar/hendringar ved første leveringstilfelle, reknast leveringsgrad mengde som 98 %. Eit besøk er forseinka dersom den ikkje har skjedd i samsvar med avtala køyreplan. Dersom transportør har gjennomført avhjelpande tiltak ved å besøke det aktuelle biblioteket før neste henting/levering skulle ha funne stad etter avtalt køyreplan, vil det ikkje reknast som manglande/forseinka besøk. Dersom det er høve utanfor leverandør sin kontroll og risiko som er årsak til lågare leveringsgrad, må leverandør utan oppmoding legge fram dokumentasjon på dette saman med rapporteringa på avviket. Oppdragsgjevar vil ta konkret stilling til reduksjon i godtgjersla på bakgrunn av dette. Leverandør skal syte for at det vert ført forsvarleg statistikk over avvik som dannar grunnlag for vurderinga om det skal gis prisavslag, jf. avtalens punkt 1.20. Prisavslag går til motrekning i leverandør si faste godtgjersle. Prisavslag ved forseinka levering På bakgrunn av månadleg rapport om avvik vert oppdragsgjevar innrømma 200 kr i prisavslag per innmelde avvik på grunn av forseinka levering av materiell i høve tilbydde leveringsfristar. Kor vidt ei levering er å rekne som forseinka tek utgangpunkt i leverandøren sine tilbydde leveringstidspunkt og kvar materiellet sendast frå og til (materiellet blir merka med eit innstikk med biblioteknummer). Biblioteka melder inn leveringsavvik på bakgrunn av registrerte mottak og sendingar i biblioteksystema. Dersom det er høve utanfor leverandør sin kontroll og risiko som er årsak til lågare leveringsgrad, må leverandør utan oppfordring legge fram dokumentasjon på dette. Oppdragsgjevar vil ta konkret stilling til reduksjon i godtgjerlsa på bakgrunn av dette. 1.14 Erstatning for skada/bortkome materiell Dersom materiell vert skadde eller kjem vekk under transport, pliktar leverandør å erstatte materiellet. Eit materiell er skada dersom det er utsett for fukt, skit eller anna transportslitasje som følgje av måten transportør har handsama materiellet. Eit materielle er rekna som bortkomen dersom det ikkje vert levert innan ein månad etter tilbydd leveringsfrist.
Med omgrepet «under transport» er meint frå materiell er henta hjå bibliotek fram til det er levert til opplyst destinasjon (bibliotek anten i eller utanfor fylket) Kvart enkelt bibliotek melder inn erstatningskrav til leverandør. 1.15 Tinging Tinging skjer på bakgrunn av avtala køyreplan. Ved tillegg/reduksjon i tal besøksdagar vert dette varsla om seinast 2 månader før. Sogn og Fjordane fylkeskommune og andre deltakande kommunar har innført elektronisk ehandel (IBX Platform) og dette er den føretrekte tingtingsmåten for desse deltakarane. Dersom oppdragsgjevar finn det hensiktsmessig, kan han krevje at tinging skjer via denne platformen for desse deltakarane. Slik tingingsrutine skal då vere på plass seinast 6 månader frå oppdragsgjevar har meldt i frå om dette. 1.16 Betalingsvilkår og fakturering Betalingsvilkåra er 30 dagar frå fakturadato. Det skal ikkje reknast noko form for gebyr eller tillegg, i form av ordre-, faktura- eller ekspedisjonsgebyr. Fakturering skal skje 1 gong per månad basert på faktisk tenesteleveranse innafor den definerte tenesteleveransen. Fakturering av tenester under rammeavtalen skal berre skje på bakgrunn av transport som er gjennomført. Eventuelle prisavslag og innrømma erstatningssatsar skal komme til motrekning i påfølgande månads godtgjersle. Ved forseinka betaling reknast renter i høve til Lov om renter ved forseinka betaling. 1.16.1 EHF-faktura Fylkeskommunen og dei fleste kommunane har innført elektronisk fakturahandtering. Følgjande krav vert stilt til fakturautskriving: - Vår referanse for bestillinga som vil vere initialane på institusjonen + namnet på vedkomande som bestiller. - Leveringsadresse (GLN-nummer, dersom ehandel) - Referansen til firmaet - Unngå handskrivne fakturaer - Unngå fakturaer skrivne på matriseskrivar (svak skrift) 1.17 Levering Levering skjer i samsvar med krav oppstilt i kravspesifikasjonen (veglegg 9 til konkurransen), men likevel i tråd med leverandøren sitt tilbod dersom tilbydd leveringstida er betre enn minimumskravet opplyst i kravspesifikasjon. Minimumskrav: Innan fylket skal materiale frå bibliotek A kunne bli levert på bibliotek B når biblioteka blir besøkt same dag. For materiale som skal transporterast innan fylket og som ikkje fell under avsnittet ovanfor, skal det gå maks 4 verkedagar frå henting av kasse til det er framme hos mottakande bibliotek, når mottakande biblioteket får besøk 2-3 dagar i veka. For bibliotek som får besøk 5 dagar i veka skal det ikkje gå meir enn 2 dagar før materiale blir levert. Fristen vert rekna frå dagen materialet vert henta.
Materiale som skal ut av fylket skal sendast/transporterast vidare same dag dei er levert i kasse. Det er ikkje høve til å samle opp før ein sender vidare. Det skal gå maksimalt 7 vekedagar frå materialet er henta til det er levert til bibliotek i Noreg utanom Sogn og Fjordane. Produkt som vert sendt som ein del av leverandør si utføring av leveransen skal være fritt levert, ihht Incoterms 2010 DDP (Delivered Duty Paid) til opplyst leveringsadresse hjå deltakarane, - dvs. at leverandøren tek på seg alle plikter, det vere seg utgifter og risiko, heilt fram til kjøpar sin oppgjevne mottakarstad. Leveransen vert sett på som forsinka viss den ikkje er levert innan dei fristar som er skildra i leverandørens tilbod med mindre dette avtales særskilt mellom leverandør og oppdragsgjever. Leverandør må hente inn alle naudsynte leveringsadresser hjå dei enkelte deltakarane som er med på avtalen. 1.18 Reklamasjon Kjøpslova sine reglar om reklamasjon gjeld. Den einskilde deltakar i konkurransen handterer sjølve eventuelle reklamasjonar mot Leverandøren. Leverandøren skal med ein gong og for eigen rekning sette i gang tiltak for å rette opp feil/forbetre kvaliteten. 1.19 Oppseiing og heving Dersom vilkåra i avtalen ikkje vert overhalde av partane kan avtalen seiast opp av den lidande part med 3 månaders varsel. Oppseiinga skal skje skriftleg. Fylkeskommunen kan heve avtalen med omgåande verknad dersom: Leverandør kjem i insolvenssituasjon Leverandør gjer seg skuldig i straffbare forhold Det føreligg vesentleg misleghald. Vesentleg misleghald vil også vere gjentekne misleghald der misleghaldet isolert sett ikkje er vesentleg Prisane i avtalen endrar seg svært ugunstig i høve til andre leverandørar i marknaden Gjentekne misleghald av avtaleplikter Ved heving vil leverandør vere ansvarleg for å dekkje meirutgifter som oppdragsgjevar eventuelt får for å få utført oppdraget. 1.20 Statistikk og avviksrapportering Leverandøren skal kvar månad levere statistikk over transport til fylkesbiblioteket. Rapportar spesifisert på kvart enkelt bibliotek skal vise: - tal transporterte einingar frå biblioteket. Leverandørar må vidare levere statistikk ein gang pr. år i avtaleperioden til innkjøpstenesta og fylkesbiblioteket i fylkeskommunen. Statistikken for heile ordninga skal vise: - oversikt over transporterte media internt i fylket - oversikt over transporterte media (inn og) ut av fylket Statistikken skal leverast elektronisk på rekneark som er redigerbart.
Saman med statistikken skal leverandøren levere oversikt over avvik, både eigenregistrerte og innmelde avvik i i førre periode (månad). Rapporten skal vise type avvik (forseinka levering, tapte/skadde bøker, manglande besøk), og status for retting av avvika. Statistiske opplysningar er kostnadsfrie for deltakarane på avtalen. 1.21 Lojalitet Partane skal lojalt syte for å informere kvarandre om forretningsmessige og administrative omstende (herunder konkurranseforhold o.l.) som dei bør forstå kan eller vil få betyding for å oppfylle denne avtalen, såframt dette ikkje ved lov eller avtale er belagt av teieplikt på vegne av tredjemann. 1.22 Teieplikt Partane, deira tilsette og andre som handlar på deira vegne, er forplikta til gjensidig å bevare teieplikt om alle forhold som de får kjennskap til i samband med gjennomføring av denne avtalen, i den utstrekning informasjonen ikkje er å betrakte som allment kjent. Ved terminering av denne avtale skal teieplikta etter dette punkt bestå. 1.23 Kontroll av tariffavtalefesta lønns- og arbeidsvilkår, samt oppfylling av etiske avtalevilkår Når det gjeld krav om forbod om sosial dumping i offentlege kontraktar, tek oppdragsgjevar atterhald om høve til å kontrollere at underleverandør følgjer forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlege avtalar gjeldande frå 1.3.2008, undervegs i avtalegjennomføringa. Når det gjeld etiske avtalevilkår gjeld vilkåra som går går fram av tilleggsavtale, sjå vedlegg 12 Standard kontraktsvilkår for etiske krav i offentlige anskaffelse. 1.24 Konflikt Partane sine rettar og plikter etter avtalen vert bestemt i sin heilskap av norsk rett. Usemje om verknad, innhald eller gjennomføring av denne avtalen skal prøvast løyst ved forhandlingar. Fører ikkje forhandlingane fram, kan kvar av partane krevje saken avgjort med endeleg verknad ved norske domstolar. At ein tvist er ført inn til avgjersle hjå ein domstol eller ved voldsgift, fritek i seg sjølv ikkje partane frå å oppfylle plikter etter kontrakten. Partane vedtek Sogn Tingrett som verneting. 1.25 Signatur Dato/stad: Dato/stad:
Sogn og Fjordane fylkeskommune Tittel: Leverandør AS Tittel: