KRAVSPESIFIKASJON FRÅ OPPDRAGSGIVAREN

Transkript

1 KRAVSPESIFIKASJON FRÅ OPPDRAGSGIVAREN Kontraktsreferanse: HFK Bibliotektransport Kontraktsområde: Bibliotektransport Parafer / Side 1 av 12

2 Kravspesifikasjon Bibliotektransport 1 DEFINISJONAR PRIS KVALITET TRANSPORT Sortering av innhaldet i kassane Transport innan Hordaland fylke Transport ut av Hordaland fylke BIBLIOTEKA SOM SKAL DELTA I ORDNINGA VOLUM LEVERINGSTID Transport innan Hordaland fylke Transport ut av Hordaland Oppfølging Opplæring og samarbeid Bibliotektransport i Hordaland 2010 (vedlegg til kravspek) Parafer / Side 2 av 12

3 1 DEFINISJONAR Varer vert nytta om bøker og anna materiale, som blir eller skal bli transportert mellom biblioteka i Hordaland fylke og ut av fylket. Bbibliotek vert nytta både om dei kommunale biblioteka og universitets- og høgskulebiblioteka, dersom ikkje anna er presisert. Avtalebibliotek vert nytta om dei biblioteka etter definisjonen over, som skal omfattast av denne kravspesifikasjonen. Kassekonseptet vert nytta om den særskilte transportemballasjen som varene skal transporterast i. Kassekonseptet vil bli nærare beskrive i eige punkt under. Leveringstid er den tid det tek frå ei kasse vert henta på avsendarbiblioteket til innhaldet vert levert til mottakarbiblioteket. Leveringsdagar er dei dagane eit bibliotek kan ta imot eller avlevere kassar etter denne avtalen. Innstikk er avlange lappar der det er opplyst om kva bibliotek ei vare er adressert til. Innstikk plasserast m.a. i bibliotekbøker som skal sendast. Frekvens er tal på avlagte besøk ved det einskilde bibliotek i ein bestemt periode. Frekvensen er opplyst i tabell III, og perioden vil vere ei veke, dersom ikkje anna går klart fram av dette dokumentet. Vekedagar er måndag til og med sundag. 2 PRIS 1 Pris på tenesta skal være fast i avtaleperioden knytt til den besøksfrekvens som går fram av tabell III under. 2 Prisen skal vere uavhengig av volum. 3 Prisen på tenesta skal vere gitt som ein fast pris pr år. 4 Det skal i tillegg opplysast om ein snittpris pr bibliotek dersom transportfrekvensen vert auka med eit ekstra besøk pr veke. Snittprisen skal vere den same for alle avtalebiblioteka. Snittprisen skal vere uavhengig av det tal på bibliotek som eventuelt ynskjer eit ekstra besøk pr veke. Parafer / Side 3 av 12

4 3 KVALITET 3.1 TRANSPORT Leverandør skal transportera varer til og frå dei einskilde avtalebiblioteka. Transporten skjer i fylkesbiblioteket sine kassar. Kassekonseptet inneberer at kvart bibliotek er utstyrt med kassar som er innkjøpt og eigd av fylkesbiblioteket. Kassane som skal nyttast finst i tre ulike storleikar. Tabell I Mål på kassane L B H Volum Liten 39,5 cm 28,5 cm 10,5 cm ccm Med 39,5 cm 28,5 cm 16,5 cm ccm Stor 39,5 cm 28,5 cm 31 cm ccm Kassane blir låst ved bruk av stripps. Val av kasse vil avhenge av volum. Tal på kassar som skal fraktast til og frå avtalebiblioteka, vil til ein kvar tid avhenge av volum på sendinga. Leverandør skal frakta det tal på kassar som det er behov for. Leverandøren må kunne lagre det tal på kassar som oppdraget til ein kvar tid krevjar. 3.2 Sortering av innhaldet i kassane Varene som blir levert leverandør i kassar, skal sorterast og fordelast til kassar som skal fraktast til rett destinasjon. Kassane kan bytast og innhaldet sorterast på staden dersom dette er hensiktsmessig Varene i kassane er ikkje innpakka. I bøkene er det lagt innstikk som fortel kva bibliotek vara skal sendast til. Dette innstikket innehelt norsk biblioteknummer som er det som skal nyttast ved sortering. Kassane som blir levert leverandør, inneheld varer som skal fraktast til: Bibliotek i fylket, og Bibliotek utanfor fylket Parafer / Side 4 av 12

5 3.2.1 Transport innan Hordaland fylke Transport til avtalebiblioteka 1 Leverandør har ansvar for å sortere varene som vert henta i kassar og plassere desse i rett kasse for transport til rett destinasjon innan fristen i punkt Transport av varer til bibliotek som ikkje er avtalebibliotek (Austevoll, Eidfjord og Modalen) skal transporterast til Bergen offentlege bibliotek Transport ut av Hordaland fylke Transport ut av Hordaland Leverandør har ansvar for å sortere varene som vert henta i kassar og sørgje for frakt av desse til rett destinasjon innan fristen i punkt Varene som skal ut av fylket skal etter sortering ikkje fraktast vidare i kassane som er eigde av fylkesbiblioteket. Transportør skal syte for hensiktsmessig pakking av desse varene. 3.3 BIBLIOTEKA SOM SKAL DELTA I ORDNINGA Biblioteka som omfattast av avtalen er føljande, med unntak spesifisert under i tredje avsnitt (tabell III): 1. Askøy 2. Bergen 3. Bømlo 4. Etne 5. Fitjar 6. Fjell 7. Fusa 8. Kvam/Jondal 9. Kvinnherad 10. Masfjorden 11. Meland 12. Odda 13. Os 14. Osterøy 15. Samnanger 16. Stord 17. Sund 18. Sveio 19. Tysnes 20. Ullensvang 21. Ulvik 22. Vaksdal 23. Voss 24. Øygarden 25. Universitets bibliotek i Bergen 26. Biblioteket ved NHH 27. Høgskulebiblioteket i Bergen 28. Biblioteket ved Norsk Lærarakademi. Ordninga skal erstatte eksisterande transportordning mellom biblioteka i Hordaland fylke. Lindås, Radøy, Austrheim og Fedje skal leverast til Meland. Jondal skal leverast til Kvam. Granvin skal leverast til Ulvik. Mellom biblioteka i desse fire kommunane er det eksisterande interkommunale transportordningar. Parafer / Side 5 av 12

6 3.4 VOLUM I 2010 vart det transportert vel varer frå biblioteka i kassar. Av desse blei ca varer transportert ut av fylket. Tilsvarande tal for 2009 var totalt ca varer og av desse ca varer ut av fylket. I hovudsak vil det verte levert ein kasse pr bibliotek pr henting. Storleiken på kassen vil variere etter kva varer som vert sendt. Tabell II År: Bøker transportert ut av fylket Transport av bøker frå biblioteka i fylket til Bergen offentlege bibliotek (Bob): Til biblioteka ved universitetet og høgskulen i Bergen. HIB/UBB/ NLA/NHH: Til andre folkebibliotek i transportordninga Til folkebiblioteka i Nordhordland SUM varer transportert: Det er forventa auke i transportomfanget i avtaleperioden. For detaljer om bibliotektransporten i Hordaland, sjå statistikk innteken i tabellane IV og V. 3.5 LEVERINGSTID Transport innan Hordaland fylke 1 Transport av kassar til og frå avtalebiblioteka, skal skje minst kvar veke 2 Henting og levering av kassane skal skje frå 1 til 5 dagar i veka på måndag - fredag 3 Henting og levering av kassane skal skje 5 dagar pr. veke måndag - fredag hjå Bergen offentlege bibliotek. 4 Frå henting av transportkassane til varene er levert på det aktuelle avtalebiblioteket, skal det gå maksimalt 7-vekedagar. (sjå definisjon punkt 1). 5 Tabell III angir kva dagar og i kva tidsrom avtalebiblioteka kan ta i mot kassar frå - og levere kassar til Leverandør. 6 For dei biblioteka som berre skal ha transport to dagar i veka, skal det vere minimum ein arbeidsdag mellom transportbesøka. Parafer / Side 6 av 12

7 3.5.2 Transport ut av Hordaland 1 Frå henting av transportkassane til varene er levert til destinasjonar utanom Hordaland fylke, skal det gå maksimalt 7-vekedagar. 3.6 Oppfølging 1 Leverandøren plikter etter innkalling å møta til halvårlege møter med Hordaland fylkesbibliotek for gjennomgang av status i siste periode. Møte skal haldast i Bergen. Hyppigare møtefrekvens og møter med den enkelte deltakar kan avtalast etter behov. Partane skal dekka eigne reise- og opphaldskostnader. 2 Møtereferat skal skrivast av Hordaland fylkesbibliotek. 3.7 Opplæring og samarbeid 1 Så snart avtalen er inngått skal leverandøren ta kontakt med biblioteka som er omfatta av avtalen, for å gi nødvendig informasjon og opplæring. Tidspunkt og metode for opplæring av biblioteka skal presenterast og godkjennast av Hordaland fylkesbibliotek før oppstart Parafer / Side 7 av 12

8 Tabell III Kommunenr: Hovudb ibliotek i kommunar: Lib.Nr: Henting/ bringing per veke: Leveringsadresse Tider for henting og levering Måndag Tysdag Onsdag Torsdag Fredag Askøy folkebibliotek Bergen Off. Bibliotek Bømlo folkebibliotek Etne bibliotek Fitjar folkebibliotek 2200 Fjell folkeboksamling Fusa folkebibliotek Kvam folkebibliotek Jondal folkeboksamling Kvinnherad bibliotek Masfjorden folkebibliotek Kleppestø senter, 5323 Kleppestø 5 Strømgaten 6, 5015 Bergen 1 Sams senter, 5430 Bremnes 1 Etne kulturhus Enge, 5590 Etne 1 Kulturhuset, 5418 Fitjar 2 Sartor senter, 5341 Straume 1 Kommunetunet, 5649 Eikelandsosen 2 Sandvenvegen 18, 5600 Nordheimsund 2 Bogsnesvegen 3a 5460 Husnes Hosteland Parafer / Side 8 av 12

9 1256 Meland bibliotek Austrheim folkebibliotek Fedje folkebibliotek Lindås bibliotek Radøy bibliotek Odda bibliotek 2800 Os folkebibliotek Osterøy bibliotek Samnanger folkebibliotek Stord folkebibliotek Sund folkebibliotek Sveio bibliotek Tysnes folkebibliotek 2300 Ullensvang folkeboksamling Havnevegen 29, 5918 Frekhaug 2 Rådhuset, Opheimsgata ODDA 2 Holtbrekka 7, 5200 Os 2 Lonevåg senter 5282 Lonevåg 1 Kommunehuset, 5650 Tysse 2 Hamnegata 1, 5411 Stord 1 Sund senter, 5382 Skogsvåg 1 Vigdartun, Sveio sentrum, 5550 Sveio 1 Tysneshallen, 5680 Tysnes 2 Postboks 103, 5782 Kinsarvik Parafer / Side 9 av 12

10 Ulvik/Granvin folkebibliotek Vaksdal bibliotek 5100 Voss bibliotek Øygarden folkebibliotek Fag- og forskingsbibliotek: Maritastykke 3, 5370 Ulvik 2 Ragnar Doggergt Dalekvam 2 Voss kulturhus, Evangervegen 6, 5700 Voss 1 Rong senter, Ternholmvegen, 5337 Rong Høgskolen i Bergen, biblioteket Norges handelhøyskole, biblioteket NLA Høgskolen Bergen, biblioteket Universitetsbiblitoteket i Bergen Nygårdsgaten 112, 5008 Bergen 2 Helleveien 39, 5045 Bergen 2 Amalie Skrams vei 3, Bergen 2 Haakon Shelteligs plass 7, 5007 Bergen Parafer / Side 10 av 12

11 3.8 Bibliotektransport i Hordaland 2010 (vedlegg til kravspek) Tabell IV. Volum pr månad Dato BOB andre folkebibl. i transportordninga HIB/UBB/ NLA/HIB andre fagbibliotek i Hordaland. folkebibl. i Hordaland som ikkje er med i transportordninga folke- /fylkesbibl. i andre fylke fagbibliotek i andre fylke utlandet Varer ut av fylket totalt. Innleverte varer som ikkje er lånt via eige bibliotek EIGNE NH (gjeld kun for biblioteka i Nordhordland) des Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Des. Sum Bøker ut av fylket 5924 Til Bergen off. bibliotek (Bob): 8739 Til HIB/UBB/ NLA/HIB: 1029 Bøker til andre avtalebibliotek utanom Bob Bøker til biblioteka i Norhordland som ikkje er med p.t Ikkje med Grunna mangelfull føring stemmer ikkje tala heilt mellom tabell IV og V. Parafer / Side 11 av 12

12 Tabell V. Volum per kommune Dato BOB andre folkebibl. i transportordninga HIB/UBB/ NLA/HIB andre fagbibliotek i Hordaland. folkebibl. i Hordaland som ikkje er med i transportordninga folke- /fylkesbibl. i andre fylke fagbibliotek i andre fylke utlandet Varer ut av fylket totalt. Innleverte varer som ikkje er lånt via eige bibliotek EIGNE NH (gjeld kun for biblioteka i Nordhordland Askøy Austrheim Bergen Bømlo Etne Fjell Fusa Kvam Kvinnherad Lindås Masfjorden Meland Os Osterøy Radøy Samnanger Stord Sund Ulvik Ullensvang Voss Øygarden SUM Parafer / Side 12 av 12