MØTEPROTOKOLL Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Dato: 05.02.2015 Tidspunkt: 17:15-18:40 FRA SAKSNR: 1/15 TIL SAKSNR: 13/15 Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte: 35 Møteleder: Ordfører Siv Høgtun (H) Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Siv Høgtun Ordfører H Nina Jarlind Medlem H Petter Haugland Haraldsen Medlem H Cecilie Sørli Medlem H Øystein Gundersen Medlem H Ronny Knutsen Medlem Thorleif R. Thorsen Medlem H Agnar Berland Medlem H Bente Fengestad Medlem H Simen Armond Medlem H Trond Gravdal Medlem H Terje Mathiassen Medlem AP Aina Bondehagen Medlem AP Tore Christian Gjelsvik Medlem AP Stine Soltvedt Medlem AP Nina H.O. Fauskanger Medlem AP Arild Ingvaldsen Medlem AP Elsa Benjaminsen Medlem AP Andreas J. Skiftesvik Medlem AP Ivar Eidsaa Medlem AP Roald Steinseide Varaordfører FRP Rosalind Fosse Medlem FRP Rudi Soltvedt Medlem FRP Helge Andreassen Medlem FRP Stig Atle Abrahamsen Medlem FRP Anton Fromreide Medlem FRP Lill-Harriet Andreassen Medlem KRF Arild Raftevoll Medlem V Marit Helen Leirheim Medlem V Per Roald Midtøy Medlem DEM
Jann Atle Jensen Medlem DEM Silje Guleng Medlem SV Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Lene Dåvøy MEDL KRF Viggo Kristiansen MEDL AP Stig Berg MEDL AP Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Jan Kåre Stura Viggo Kristiansen AP Torstein Olsen Stig Berg AP Geir Tveit for Jann Atle Jenssen i sak 3/15 DEM Tor Øyvind Sandaker Lene Dåvøy KRF Merknader Fra administrasjonen møtte: Fungerende Rådmann Ivar Ådlandsvik Kommunalsjef oppvekst Åge R. Rosnes Kommunalsjef levekår Torgeir Sæter Fagsjef areal og samfunn Knut Natlandsmyr Seksjonsleder VVA Anton Bøe Sekretær: Leder politisk sekretariat Else Gammelsrød Underskrift: ---------------------------- ---------------------------- ------------------------ SAKSLISTE Utvalgssaksnr PS 1/15 PS 2/15 PS 3/15 Innhold U.off. Arkivsaksnr GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE GODKJENNING AV PROTOKOLL Plan 364 - Reguleringsendring Horsøy industriområde - Sluttbehandling - Utsatt sak 2013/3886 PS 4/15 Forvaltningsrevisjon investeringsprosjekt - 027/14 2014/7644 PS 5/15 Reviderte klausuleringsbestemmelser 2013/9508 PS 6/15 PS 7/15 RS 1/15 Askevann- klausuleringsbestemmelsenene, nødvendige fullmakter til å gjennomføre prosessene MELDINGER Forvaltningsrevisjon i BIR - BIRs administrasjon stiller seg til disposisjon for eierkommunene til å presentere forvaltningsrevisjonsprosjektet 2013/9508 2013/2277
RS 2/15 1247 Askøy Årsrapport/årsregnskap 2014 2015/399 RS 3/15 Innføring av A-meldingen Utbetaling av politisk godtgjørelse PS 8/15 Interpellasjon v/terje Mathiassen (AP) - Lakserømming PS 9/15 Interpellasjon v/terje Mathiassen (AP) - Organisert idrett- og kulturaktiviteter for barn og ungdom i Askøy kommune PS 10/15 Interpellasjon v/jann Atle Jensen (DEM) - Brukerundersøkelse byggesak og oppmåling PS 11/15 PS 12/15 PS 13/15 Interpellasjon v/arild Raftevoll - Kryssene på Juvikflaten og krysset ved Horsøyveien Interpellasjon v/per Midtøy (DEM) - Rådmannens bistilling Interpellasjon v/per Midtøy (DEM) - Offentlig pensjonsordning for ansatte i Askøy kommune 2014/2582 2015/629 2015/627 2015/697 2015/702 2015/700 2015/696 PS 1/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Innkalling: Godkjent Sakslisten: Godkjent med følgende: PS-Sak 5/15 og 6/15 Sakene ble utsatt i Formannskapet 5.02.15. Sakene utsettes til neste kommunestyremøte. RS-sak 1/15 behandles rett etter presentasjon fra BIR. Per Midtøy (D) fremmet slik forespørsel i henhold til kommunelovens 34.2: I K-sak 44/13 den 23.05.2013 ble følgende vedtatt: 1. Åremålet for rådmannen forlenges til utgangen av februar 2016. Arbeidsavtalen forlenges tilsvarende. 2. Prosess vedrørende arbeidet med nytt åremål for rådmannen settes i verk ved årsskiftet 2014/15. Stillingen lyses ut eksternt. Kan ordfører svare på om denne prosessen er startet og hva er, i så fall, status? Dersom ikke, hva er årsaken til forsinkelsen? Ordføreren redegjorde for at prosessen er startet i hht vedtaket i K 23.05.13. Følgende interpellasjoner settes på sakskartet: 1) Interpellasjon fra Terje Mathiassen (A) Lakserømming 2) Interpellasjon fra Terje Mathiassen (A) Organisert idrett- og kulturaktiviteter for barn og ungdom i Askøy kommune 3) Interpellasjon fra Jann Atle Jensen (D) Brukerundersøkelse Byggesak og oppmåling
4) Interpellasjon fra Arild Raftevoll (V) Kryssene på Juvikflaten og krysset ved Horsøyveien 5) Interpellasjon fra Per Midtøy (D) Rådmannens bistilling 6) Interpellasjon fra Per Midtøy (D) Offentlig pensjonsordning for ansatte i Askøy kommune BIR presenterte forvaltningsrevisjonsprosjektet. Administrerende direktør Steinar Nævdal og Anne Margrethe Hausvik møtte. PS 2/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL Protokoll av 18.12.14 Godkjent. PS 3/15 Plan 364 - Reguleringsendring Horsøy industriområde - Sluttbehandling - Utsatt sak Plan 364- Reguleringsendring Horsøy, vedtas i samsvar med plan- og bygningslovens 12-12 med følgende plandokument: Plankart, datert 10.12.13, sist revidert 10.4.14 Planbestemmelser, datert 10.12.13, revidert 10.4.14 Planbeskrivelse, datert 10.12.13, revidert 10.4.14 Innstilling: Plan 364- Reguleringsendring Horsøy, vedtas i samsvar med plan- og bygningslovens 12-12 med følgende plandokument: Plankart, datert 10.12.13, sist revidert 10.4.14 Planbestemmelser, datert 10.12.13, revidert 10.4.14 Planbeskrivelse, datert 10.12.13, revidert 10.4.14
Jann Atle Jensen (D) erklærte seg inhabil i hht fv 6 1. ledd bokstav a, og fratrådte= 34 I hht fvl 8 2 ledd erklærte kommunestyret han som inhabil. Geir Tvedt (D) tiltrådte = 35 Per Midtøy (D) fremmet slikt forslag: Planforslaget avvises da søker (OneSubsea (Processing) AS ) som kun er en leietaker på industriområdet, ikke har fremlagt fullmakt fra eieren Horsøy Industrihavn AS til å fremme en reguleringsplan for eiendommen deres. Utleier og leietaker er ikke i samme konsern, eller har andre direkte eiermessige bindinger. De er heller ikke representert i hverandre sin styrer eller forvaltningsmessig betraktes som det. OneSubsea Processing er et norsk datterselskap av det amerikanske OneSubsea-konsernet. Dette er igjen eid 60% eid av amerikanske Cameron og 40% av fransk-amerikanske Schlumberger. Hele OneSubsea inngår således i Cameron-konsernet, med Schlumberger holdingselskapet som en minoritetseier i OneSubse. Schlumberger har således ingen avgjørende påvirkning på driftsbeslutninger i OneSubsea-konsernet, og i særdeleshet ikke OneSubsea Prosessing AS. Schlumberger eier Schlumberger Norge AS, som igjen eier 100% av Horsøy industrihavn. Schlumberger Norge har den siste (2014) tiden lagt ned betydeligvirksomhet i Hordaland og resten av Norge, herunder ca. 200 arbeidsplasser hos datterbedriften Western Geco i Lindås. Sandsli Eiendom AS, som også er heleid av Schlumberger Norge og som har samme ledelse ag styresammensetning som Horsøy Industrihavn AS, planlegger en betyudelig futvidelse av kontorarealene som OneSubsea Processing leier på Sandsli. Planforslaget for Horsøy som også omhandler bygging av en meget stor kontorutbygging fremstår på denne bakgrunn som lite troverdig. Forslaget vil bli tatt opp til ny behandling når og dersom planens formål dokumenteres og det fremlegges fullmakt fra grunneiere samt finansieringsplan. Innstillingen: Per Midtøys forslag: For 33 st. For 2 st. (2D) --Geir Tveit (D) fratrådte Jann Atle Jensen (D) tiltrådte
PS 4/15 Forvaltningsrevisjon investeringsprosjekt - 027/14 Saken utsettes til Kommunestyrets møte 12. mars. Firma Deloitte, som har utarbeidet rapporten, inviteres for gjennomgang og til å svare på spørsmål. Kommunestyret ber om at rådmannens tiltaksplan legges ved saken til neste møte. Innstilling: Kommunestyret slutter seg til revisjonens vurderinger i rapporten om investeringsprosjekt i Askøy kommune. I samsvar med revisjonens anbefalinger ber kommunestyret rådmannen å sette i verk følgende tiltak: 1. Etablere systemer for oppfølging av at prosjektstyringssystemet innen Bygg og bolig blir benyttet i samsvar med intensjonen, samt prioritere arbeidet med å ta stilling til et felles prosjektstyringssystem også innen Vann og avløp. 2. Sikre at det til enhver tid foreligger oppdaterte beskrivelser av rolle- og ansvarsforhold i prosjekter, både på overordnet nivå og for det enkelte prosjekt. Under dette vurdere å etablere tydeligere retningslinjer for opprettelse og involvering av brukergrupper i byggeprosjekter. 3. Sikre at det blir gjennomført systematiske risikovurderinger i samsvar med anbefalinger i ISO-standarden. 4. Gjennomføre systematiske kartlegginger av kompetanse og kompetansebehov i Teknisk fagavdeling. 5. Gjennomgå kommunens systemer og rutiner for kontraktsoppfølging, og sikre at disse er tilstrekkelige for å sikre god oppfølging av det arbeidet som utføres av innleid personell, samt gir god oversikt over hvilket arbeid som skal inngå i leveransen. 6. Utarbeide kontraktsstrategier og retningslinjer for vurderinger og dokumentasjon knyttet til valg av kontrakts- og entrepriseform. 7. Vurdere å tydeliggjøre og dokumentere retningslinjer for hvordan innkjøpsrådgiver skal involveres i innkjøpsprosessene knyttet til investeringsprosjekter. 8. Vurdere å gi tydeligere føringer for ansvarsfordeling mellom Askøy kommune og eksterne rådgivere, for eksempel retningslinjer for hvordan dokumentasjon knyttet til anskaffelsesprosessene skal oppbevares. 9. Sikre at retningslinjer for kvalitetssikring av anbudsdokumenter blir etterlevd. 10. Gjennomgå krav til og behov for rapportering, og supplere disse med ytterligere retningslinjer og rutiner for å sikre en enhetlig og tilstrekkelig rapportering til politisk nivå.
11. Sørge for at det etableres en enhetlig praksis for rapportering om investeringsprosjekter internt i administrasjonen, og etablere retningslinjer og maler som gir tydelige føringer for hvilke krav som stilles til slik rapportering. 12. Sikre at systemet for økonomistyring blir benyttet som forutsatt, og utarbeide skriftlige retningslinjer som gir tydelige føringer for hvordan økonomistyringen i investeringsprosjekter skal ivaretas. 13. Etablere systemer og retningslinjer som sikrer tilstrekkelig kontroll når det gjelder endrings- og avvikshåndtering i prosjekter. 14. Utarbeide og implementere retningslinjer for systematisk evaluering av ferdigstilte investeringsprosjekter, og for systematisk erfaringsoverføring og kunnskapsdeling knyttet til gjennomførte prosjekter. 15. Utarbeide retningslinjer og rutiner som beskriver sentrale roller og oppgaver i forbindelse med avslutning av prosjektregnskaper. 16. Sikre at det så snart som mulig blir gjort nødvendige avklaringer slik at felles retningslinjer for arkivering kan implementeres. Kommunestyret ser med bekymring på rapportens innhold og ber rådmannen gi en tilbakemelding til kommunestyret innen utgangen av mars 2015 med en plan for å følge opp tiltakene. Kommunestyret ber også om kvartalsvise løypemeldinger. Roald Steinseide (FrP) foreslo: Saken utsettes til Kommunestyrets møte 12. mars. Firma Deloitte, som har utarbeidet rapporten, inviteres for gjennomgang og til å svare på spørsmål. Kommunestyret ber om at rådmannens tiltaksplan legges ved saken til neste møte. Roald Steinseides utsettelsesforslag: For 33 st. Mot 2 st. 2(D) PS 5/15 Reviderte klausuleringsbestemmelser Saken utsatt under behandling av sakslisten.
PS 6/15 Askevann- klausuleringsbestemmelsenene, nødvendige fullmakter til å gjennomføre prosessene Saken utsatt under behandling av sakslisten. PS 7/15 MELDINGER Meldingene tas til orientering. RS 1/15 Forvaltningsrevisjon i BIR - BIRs administrasjon stiller seg til disposisjon for eierkommunene til å presentere forvaltningsrevisjonsprosjektet Meldingen behandlet med BIR tilstede. Tatt til orientering. RS 2/15 1247 Askøy Årsrapport/årsregnskap 2014 RS 3/15 Innføring av A-meldingen Utbetaling av politisk godtgjørelse Ordfører Siv Høgtun (H) foreslo: Meldingene tas til orientering. Ordfører Siv Høgtuns forslag: PS 8/15 Interpellasjon v/terje Mathiassen (AP) - Lakserømming Interpellasjonen oversendes ordfører.
Terje Mathiassen (AP) foreslo: Interpellasjonen oversendes ordfører. Terje Mathiassens oversendelsesforslag: PS 9/15 Interpellasjon v/terje Mathiassen (AP) - Organisert idrett- og kulturaktiviteter for barn og ungdom i Askøy kommune Interpellasjonen oversendes Utvalg for oppvekst og levekår og Ungdommens kommunestyret. Terje Mathiassen (AP) foreslo: Interpellasjonen oversendes Utvalg for oppvekst og levekår. Stig Abrahamsen (FrP) foreslo: Interpellasjonen oversendes Ungdommens kommunestyret. Terje Mathiassens/Stig Abrahamsens forslag: PS 10/15 Interpellasjon v/jann Atle Jensen (DEM) - Brukerundersøkelse byggesak og oppmåling Interpellasjonen oversendes Utvalg for teknikk og miljø. Fagsjef areal og samfunn møtte. Roald Steinseide (FrP) foreslo: Interpellasjonen oversendes Utvalg for teknikk og miljø. Roald Steinseides oversendelsesforslag:
PS 11/15 Interpellasjon v/arild Raftevoll - Kryssene på Juvikflaten og krysset ved Horsøyveien Interpellasjonen oversendes Askøyveiene as. Arild Raftevoll (V) foreslo: Interpellasjonen oversendes Askøyveiene as. Arild Raftevolls oversendelsesforslag: PS 12/15 Interpellasjon v/per Midtøy (DEM) - Rådmannens bistilling Interpellasjonen vedlegges møteprotokollen. Ordfører Siv Høgtun (H) foreslo: Interpellasjonen vedlegges møteprotokollen. Ordfører Siv Høgtuns forslag: PS 13/15 Interpellasjon v/per Midtøy (DEM) - Offentlig pensjonsordning for ansatte i Askøy kommune Innstilling/vedtak: Interpellasjonen oversendes rådmannen og følger saken videre.
Per Midtøy (D) foreslo: Interpellasjonen oversendes rådmannen og følger saken videre. Per Midtøys oversendelsesforslag: