MØTEPROTOKOLL. Wenche Lyngbø NESTL H. Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Oddvar Johan Jensen Wenche Lyngbø KRF

Transkript

1 1 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Slippen, Kundetorget Dato: Tidspunkt: 14:00 15:30 FRA SAKSNR: 004/14 TIL SAKSNR: 009/14 Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte: 5/5 Møteleder: Øystein Holmelid Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Petter Haugland Haraldsen Medlem H Øystein Holmelid Leder AP Torhild Mathiassen Medlem AP Oddvar Ellila Medlem FRP Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Wenche Lyngbø NESTL H Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Oddvar Johan Jensen Wenche Lyngbø KRF Merknader Fra administrasjonen møtte: Sekretær: Sølvi Legård Deloitte: Tone Mari Dahle Underskrift:

2 2 SAKSLISTE Utvalgssaksnr Innhold U.off. Arkivsaksnr PS 6/14 Kontrollutvalget 04/14 - Meldinger 2014/2757 PS 7/14 Kontrollutvalget 05/14- Økonomirapport januar /2717 PS 8/14 PS 9/14 PS 10/14 Kontrollutvalget 06/14 - Forvaltningsrevisjon matrikulering av offentlig veigrunn i Askøy kommune - rapport Kontrollutvalget 07/14 - Forvaltningsrevisjon byggesaker rapport Kontrollutvalget 08/14 - Budsjett kontrollutvalget/oversikt forvaltningsrevisjoner 2014/ / /2725 PS 11/14 Kontrollutvalget 09/14 - Årsmelding /2726 Eventuelt: Innkalling: Godkjent uten merknader Saksliste: Godkjent uten endringer Møtebøker av : Godkjent uten endringer PS 6/14 Kontrollutvalget 04/14 - Meldinger Kontrollutvalget tar meldingene til orientering Kontrollutvalget tar meldingene til orientering. Kontrollutvalget tar meldingene til orientering. PS 7/14 Kontrollutvalget 05/14- Økonomirapport januar 2014 Kontrollutvalget tar økonomirapporten til orientering

3 3 Kontrollutvalget tar økonomirapporten til orientering. Kontrollutvalget tar økonomirapporten til orientering.. PS 8/14 Kontrollutvalget 06/14 - Forvaltningsrevisjon matrikulering av offentlig veigrunn i Askøy kommune - rapport Kommunestyret slutter seg til revisjonens vurderinger i rapporten om matrikulering av offentlig veggrunn i Askøy kommune. I samsvar med revisjonens anbefalinger ber kommunestyret rådmannen å sette i verk følgende tiltak: 1. Sikre at alle klagesaker knyttet til matrikulering av kommunal veigrunn snarest blir ferdigbehandlet av kommunen. 2. Sikre at klagesaker ikke avsluttes uten at det er formidlet på en tydelig måte til klager hvorvidt klage er avvist, omgjort eller videresendt til klageinstansen, jf. forvaltningsloven Sørge for at det i saker der det kommer inn klager på matrikkelføring som allerede er foretatt, blir ført i matrikkelen at klage er innkommet og at føringen kan bli omgjort, jf. matrikkelforskriften Kommunen må sikre god samhandling mellom egne enheter for å ivareta effektiv saksbehandling. Kommunestyret ber rådmannen om tilbakemelding når tiltakene er satt i verk, senest innen utgangen av 2014.

4 4 Innstilling: Kommunestyret slutter seg til revisjonens vurderinger i rapporten om matrikulering av offentlig veggrunn i Askøy kommune. I samsvar med revisjonens anbefalinger ber kommunestyret rådmannen å sette i verk følgende tiltak: 5. Sikre at alle klagesaker knyttet til matrikulering av kommunal veigrunn snarest blir ferdigbehandlet av kommunen. 6. Sikre at klagesaker ikke avsluttes uten at det er formidlet på en tydelig måte til klager hvorvidt klage er avvist, omgjort eller videresendt til klageinstansen, jf. forvaltningsloven Sørge for at det i saker der det kommer inn klager på matrikkelføring som allerede er foretatt, blir ført i matrikkelen at klage er innkommet og at føringen kan bli omgjort, jf. matrikkelforskriften Kommunen må sikre god samhandling mellom egne enheter for å ivareta effektiv saksbehandling. Kommunestyret ber rådmannen om tilbakemelding når tiltakene er satt i verk, senest innen utgangen av Kommunestyret slutter seg til revisjonens vurderinger i rapporten om matrikulering av offentlig veggrunn i Askøy kommune. I samsvar med revisjonens anbefalinger ber kommunestyret rådmannen å sette i verk følgende tiltak: 1. Sikre at alle klagesaker knyttet til matrikulering av kommunal veigrunn snarest blir ferdigbehandlet av kommunen. 2. Sikre at klagesaker ikke avsluttes uten at det er formidlet på en tydelig måte til klager hvorvidt klage er avvist, omgjort eller videresendt til klageinstansen, jf. forvaltningsloven Sørge for at det i saker der det kommer inn klager på matrikkelføring som allerede er foretatt, blir ført i matrikkelen at klage er innkommet og at føringen kan bli omgjort, jf. matrikkelforskriften Kommunen må sikre god samhandling mellom egne enheter for å ivareta effektiv saksbehandling. Kommunestyret ber rådmannen om tilbakemelding når tiltakene er satt i verk, senest innen utgangen av 2014.

5 5 PS 9/14 Kontrollutvalget 07/14 - Forvaltningsrevisjon byggesaker rapport RÅDMANNENS Saken utsatt til neste møte En foreløpig rapport ble lagt frem i møtet, men denne er ikke verifisert og dermed unntatt offentlighet. Tone Mari Dahle fra Deloitte gav en grundig gjennomgang av rapporten. Hun opplyste også om et brev fra Birger Eliassen som han ønsker skal følge saken til kommunestyret. Endelig rapport blir ettersendt og saken blir tatt opp til behandling og vedtak i neste møte. PS 10/14 Kontrollutvalget 08/14 - Budsjett kontrollutvalget/oversikt forvaltningsrevisjoner Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering.

6 6 Kontrollutvalget tar saken til orientering Kontrollutvalget tar saken til orientering PS 11/14 Kontrollutvalget 09/14 - Årsmelding 2013 Kommunestyret godkjenner årsmelding 2013 fra kontrollutvalget. Innstilling: Kommunestyret godkjenner årsmelding 2013 fra kontrollutvalget. Kommunestyret godkjenner årsmelding 2013 fra kontrollutvalget. EVENTUELT Torhild Mathiassen og Oddvar Ellila refererte fra kurs for medlemmer av kontrollutvalg. På bakgrunn av orienteringen, vil kontrollutvalget i neste møte drøfte utvalgets arbeidsmåter.