Fusjon: NTNU HiST HiG HiAls Sak 2: Budsjett for fusjonsprosjektet i 2015 Grunnlag: Det er hentet inn innspill til kostnadsbudsjett for fusjonsprosessen i 2015 fra alle de fire institusjonene, samt felles innspill fra hhv. de ansatte sine organisasjoner, studentene og vernetjenesten. I innspillene er det også angitt hvilke kostnader de respektive institusjonene er innstilt på å dekke selv, dvs egenfinansiere. Alle budsjettinnspillene er sammenstilt og oppsummert i et felles regneark utviklet av HiÅ. Malen er inndelt i egne arkfaner pr institusjon, en egen arkfane for ansatte- og studentmedvirkning (Felles) og en egen arkfane som summerer opp Totalkostnadene fra de enkelte, fordelt på hhv. egenfinansiert og eksternfinansiert (KD). Arkfanene er delt i tre kostnadsarter: Lønnskostnader, reisekostnader og andre driftskostnader. Personalkostnader baseres på LTR og enten timer eller stillings %. Reisekostnader angis ved å legge inn pris per reise og antall reiser per kostnadstilordning. For HiG og HiÅ er gjort tillegg for reisetid som realistisk sett må forventes å bli utbetalt som overtid i hht. egen særavtale. Slike reisetidskostnader egenfinansieres. Malen inneholder en del forhåndsdefinerte kostnadskategorier som er valgbare i en rullegardinmeny. Disse skal være forholdsvis selvforklarende: Arbeidstakermedvirkning Studentmedvirkning Personalkostnader Reisekostnader Kommunikasjon Konsulenthonorar Møtekostnader HMS Tilsvarende er det i neste kolonne en rullegardinmeny for funksjon strukturert etter slik fusjonsprosjektet er organisert så langt: Styringsgruppe Prosjektsekretariat Gruppe for fusjonsplattform Gruppe for faglig organisering Osv.
Undergrupper for hhv Sikker drift og Faglig organisering er budsjettert som samleposter, da det vil være store variasjoner i arbeidsomfang og reiseaktivitet mellom de enkelte (dette kan evt. splittes opp i delbudsjetter senere). Nærmere om prinsippene som er fulgt: Personalkostnader: For alle deltakere i ulike arbeidsgrupper på nivå 2 eller nivå 3 er det budsjettert inn personal- /timekostnader, for å synliggjøre de brutto kostnadene det representerer å dekke opp den kapasiteten disse stiller. Denne formen for frikjøp finansieres av institusjonene selv og dette synliggjøres som egenfinansiering i budsjettsammendraget. For personer som dedikeres til å arbeide med fusjonsprosjektet og som må frikjøpes fra andre oppgaver, er det lagt opp til at dette i hovedsak dekkes av eksterne midler (KDbevilgningen). Personalkostnadene utgjør naturlig nok den klart største kostnadsposten for prosjektet i 2015. Reisekostnader: Reisekostnader er realbudsjettert for alle deltakere i fusjonsprosjektet uavhengig av rolle eller stilling. Det er brukt kalkulatoriske satser basert på erfaringstall for reiser fra hhv. Gjøvik og Ålesund. Det ligger i sakens natur at mesteparten av møtene vil foregå i Trondheim. Relativt sett innebærer dette at HiG og HiÅ får de klart største reisekostnadene. Det er lagt opp til forholdsvis stor reiseaktivitet i 2015, ut fra at det vurderes som mest kritisk og nødvendig i innledende fase av fusjonsarbeidet for å etablere kjennskap og nettverk mellom institusjoner og personer (kulturbygging). Etter hvert regner vi med at prosessene i større grad kan foregå gjennom nettmøter o.l. Omfanget av egenfinansiering av reisekostnader varierer mellom institusjonene. Øvrige kostnader: Det er lagt inn noe øvrige driftskostnader (møter, utstyr, konsulentmedvirkning mv.). Som det framgår utgjør dette helt marginale beløp. Det er ikke lagt inn kostnader knyttet til integrasjoner på IKT-området i 2015. Det vil med stor sannsynlighet komme slike kostnader i 2015, bl.a. på det studieadministrative området. Studentmedvirkning: Vi betrakter og har budsjettert studentmedvirkning som en fellespost. Den samlede kostnaden er til lønn ca. 800 000, tilsvarende 1,6 årsverk. Det er lagt opp til at dette skal dekke både studentrepresentantene sin deltakelse i ulike arbeidsgrupper, samt studentmedvirkning i fusjonsprosessen både innen og på tvers av institusjoner. Studentene peker på store lønnsforskjeller mellom tillitsvalgte. Særlig NTNU ligger lavt. Det er lagt inn i at NTNU løfter sine studenttillitsvalgte opp på samme nivå som ved de øvrige studiestedene, og at dette egenfinansieres over NTNUs budsjett.
Vi har stipulert samlede reiseutgifter for studentene i overkant av 200 000. Totalt er kostnadene til studentmedvirkning i 2015 anslått til i overkant av 1 mill. Ansattmedvirkning: Arbeidstakerorganisasjonene fra alle institusjonene har levert et felles overslag over forventet økt ressursbehov for tillitsvalgte i 2015. Overslaget over ressursbehov er fordelt i tre ulike kategorier; utstyr, reisekostnader og frikjøpsressurser. Ressursene til frikjøp skal dekke medlemspleie både internt ved de fire institusjonene og på tvers av institusjonene. Organisasjonene har her bedt om 0,8 årsverk pr institusjon totalt 3.2 årsverk. Organisasjonene har videre bedt om finansiering av reiser og opphold for to fellessamlinger for alle tillitsvalgte i 2015, lagt til hhv. Gjøvik og Ålesund. Tilsvarende er det lagt inn to samlinger for alle hovedtillitsvalgte. Frikjøp som er direkte knyttet til deltagelse i arbeidsgrupper er budsjettert for de enkelte arbeidsgrupper og er ikke tatt med som en del av det generelt økte ressursbehovet. Kostnader ved deltagelse og reiser i forbindelse med møter i arbeidsgrupper er budsjettert på de enkelte arbeidsgruppene direkte. Samlet utgjør organisasjonene sitt budsjettinnspill i overkant av 3 mill kr i 2015. Verneombudene: Tilsvarende som for ansattmedvirkning er det budsjettert inn frikjøp og reisekostnader for hovedverneombudene ved de fire institusjonene. Budsjettinnspill oppsummert: Alle budsjettinnspillene er sammenstilt og oppsummert uten tilpasninger. Dette gir en samlet kostnadsbudsjett i 2015 på 30,8 mill., hvorav 12,6 mill forventes KD-finansiert. Finansiering: Det forventes at KD vil stille 10 mill. kr. til disposisjon for prosjektet, noe som innebærer at institusjonene må dekke en god av kostnadene selv. Det er derfor gjort en gjennomgang og samordning for å avstemme budsjettet mot en ekstern finansieringsramme på 10 mill. De viktigste grepene som er gjort er: Omfanget av reiseaktivitet er avstemt mellom HiG og HIÅ Alle personalkostnader som ikke er direkte frikjøp til fusjonssekretariatet, ansattorganisasjoner, studenter og verneombud er forutsatt egenfinansierte Arbeidstakermedvirkning er nedjustert fra 3,2 årsv til 2,8 årsv. Tilsvarende noe redusert ramme for reiser. Enkelte andre mindre poster er forutsatt egenfinansiert Vi foreslår at følgende dekkes av KDs bevilgning: Utgifter for sikre ansatte, student- og vernetjenestemedvirkning (frikjøp, lønn og reiser). Til sammen utgjør dette netto nær 4 mill kr.
Lønnsutgifter til prosjektleder og for ansatte i prosjektsekretariatet som må frikjøpes fra andre oppgaver. Dette utgjør 4,1 mill kr. Innsatsen fra de øvrige medlemmene i prosjektsekretariatet anses som deres ordinære oppgaver, eventuelt som institusjonens egenandel. Reisekostnader på til sammen 1,8 mill kroner Diverse andre småposter Oppsummert: På overordnet nivå foreslår vi at det overordnede budsjettet settes opp på denne måten i 1 000,- kr. HiG HiST HiALS NTNU Fellespost Tilsammen Studentmedvirkning 0 0 0 240 1054 1294 Lønn 794 794 Reise 260 260 Medarbeidermedvirkning 155 145 120 278 2711 3409 Frikjøp HVO 134 124 100 207 0 565 Reise HVO 21 21 20 21 0 83 Lønn/Frikjøp - Org 0 0 0 0 2200 2200 Reise 0 0 0 0 511 511 Drift/investering 0 0 0 50 0 50 Institusjonsutgifter 4643 2508 5002 12581 0 24734 Lønn 3276 1616 3734 11576 0 20202 Reiseutgifter 1192 812 1093 805 0 3902 Driftsutgifter 175 80 175 200 0 630 Bruttobudsjett 4643 2508 5001 12871 3674 28696 Institusjonenes egenandel 3224 867 3464 11116 0 18671 Belastes fellesbudsjettet 1419 1641 1537 1755 3673 10025 Regnskapsmessig håndtering: For å sikre enklest mulig regnskapsmessig håndtering og løpende rapportering tilrås det at: Fakturaer, reiseregninger osv. håndteres i linjen i den institusjonen der kostnaden oppstår Alle oppretter et eget dedikert koststed for de kostnadene som skal dekkes av KDbevilgningen, samt de bevilgninger som den enkelte institusjonen øremerker til fusjonsprosjektet Alle prosjekter som indirekte eller direkte er knyttet til fusjonsprosjektet (inkl. de som dekkes over ordinære budsjetter) øremerkes med eget prosjektnr (eller et sett av prosjektnr) for å være sporbare senere Arbeidsgruppe Økonomi under Sikker drift får i oppgave å samordne og avtale den regnskapsmessige håndteringen mer detaljert slik at hver institusjon til enhver tid kan rapportere: Kostnadspådrag knyttet til KD s bevilgning
Kostnadspådrag knyttet til de øremerkede bevilgninger som er gjort til fusjonsprosjektet Totale kostnader avledet fusjonsprosjektet. Det må her antakelig gjøres kalkulatoriske anslag for medgått arbeidsinnsats som ikke frikjøpes Forslag til vedtak: Prosjektgruppen slutter seg til forslag til vedtak.
Kostnader fordelt på kostnadstype Kostnadstype HiG HiST HiÅ NTNU Felles Totalt HiG HiST HiÅ NTNU Felles Totalt HiG HiST HiÅ NTNU Felles Totalt Arbeidstakermedvirkning - - - - 2 619 798 2 619 798 - - - 50 000-50 000 - - - 50 000 2 619 798 2 669 798 Møtekostnader 25 000 25 000 25 000 50 000-125 000 25 000 30 000 25 000 100 000-180 000 50 000 55 000 50 000 150 000-305 000 Kommunikasjon - - - - - - 25 000-25 000 - - 50 000 25 000-25 000 - - 50 000 Konsulenthonorar - - - 1 000 000-1 000 000 100 000 25 000 100 000 100 000-325 000 100 000 25 000 100 000 1 100 000-1 325 000 Personalkostnader 441 927 975 217 569 672 1 315 958-3 302 774 1 490 755-1 635 032 9 820 904-12 946 691 1 932 682 975 217 2 204 704 11 136 861-16 249 465 Reisekostnader 952 000-942 500 - - 1 894 500 240 000 812 000 150 000 805 000-2 007 000 1 192 000 812 000 1 092 500 805 000-3 901 500 HMS - - - - - - - - - - - - - - - - - - Studentmedvirkning - - - - 1 053 936 1 053 936 - - - 240 000-240 000 - - - 240 000 1 053 936 1 293 936 Sum alle kostnadstyper 1 418 927 1 000 217 1 537 172 2 365 958 3 673 734 9 996 007 1 880 755 867 000 1 935 032 11 115 904 15 798 691 3 299 682 1 867 217 3 472 204 13 481 861 25 794 698 Kostnader fordelt på funksjoner Eksternfinansiert Eksternfinansiert Budsjett for fusjon HiG/HiST/NTNU/HiÅ - 2015 Egenfinansiert Egenfinansiert Funksjon HiG HiST HiÅ NTNU Felles Totalt HiG HiST HiÅ NTNU Felles Totalt HiG HiST HiÅ NTNU Felles Totalt Styringsgruppe 70 000-65 000 - - 135 000-60 000 - - - 60 000 70 000 60 000 65 000 - - 195 000 Prosjektsekretariat 224 211 657 979 423 368 1 315 958-2 621 516-56 000 100 000 2 114 071-2 270 071 224 211 713 979 523 368 3 430 029-4 891 587 Gruppe for fakultetsorganisering 70 000-65 000 - - 135 000-28 000 107 777 378 707-514 484 70 000 28 000 172 777 378 707-649 484 Gruppe for fusjonsplatform 35 000-26 000 - - 61 000-10 000-278 707-288 707 35 000 10 000 26 000 278 707-349 707 Prosjektgruppe for administrativ organisering 105 000-97 500 - - 202 500 176 237 56 000 176 237 56 000-464 474 281 237 56 000 273 737 56 000-666 974 Kommunikasjonsgruppe 179 211 192 764 220 675 - - 592 650-66 000 25 000 - - 91 000 179 211 258 764 245 675 - - 683 650 Sikker drift 35 000-32 500 - - 67 500 - - - 808 474-808 474 35 000-32 500 808 474-875 974 Arbeidsgrupper faglig organisering 210 000-195 000 - - 405 000 977 582 10 000 789 716 - - 1 777 298 1 187 582 10 000 984 716 - - 2 182 298 Arbeidsgrupper administrasjon 336 000 149 474 292 500 - - 777 974 361 936 560 000 586 302 6 961 824-8 470 062 697 936 709 474 878 802 6 961 824-9 248 036 Hovedverneombud 154 505-119 629 - - 274 133-21 000-228 121-249 121 154 505 21 000 119 629 228 121-523 255 Kostnader utenom funksjonene - - - 1 050 000 3 673 734 4 723 734 365 000-150 000 290 000-805 000 365 000-150 000 1 340 000 3 673 734 5 528 734 Sum alle funksjoner 1 418 927 1 000 217 1 537 172 2 365 958 3 673 734 9 996 007 1 880 755 867 000 1 935 032 11 115 904 15 798 691 3 299 682 1 867 217 3 472 204 13 481 861 25 794 698 Totalt Totalt
Arbeidsgrupper i fase 1 Sikker drift NTNU HiST HiG HiÅ Studieadm. funksjoner og tjenester Inge Fottland Gunnar Bendheim Gunn M. Rognstad nn Økonomitjenester og funksjoner Aud Magna Gabrielsen Ingrid Volden Kai R. Jakobsen Per Vidar Sæhaug Lønn Ingrid Eide Laila Dragåsøien Kai Robert Jakobsen Bente Mjelva IKT-drift Håkon Alstad Vidar Solheim Stian Husemoen Geir Halsvik Arne Hestnes, HR - Personaltjenester og HMS Anne-Beth Holte Martha Torvik Jan Kåre Testad Lasse Gallefoss Kommunikasjon Christian Fossen Hanna Jones Guro Wang Øverlie Magne Rasmussen Sikkerhet og beredskap Lars Strømmen Kjell Hansen Inge Øystein Moen Roar Tobro Arkiv og dokumentforvaltning Liv Taraldsen Lisbeth Viken Klaus Jøran Tollan Kari Marie Øvrebøe Støttetjenester for forskning og innovasjon Ragnhild Lofthus Arnulf Omdal Inge Øystein Moen Roar Tobro Bibliotekstjenester Lisbeth Tangen Sølvi Karlsen Klaus Jøran Tollan Astrid Engelsen Tekniske driftstjenester Jørn-Wiggo Bergquist Christian Brødreskift Kai R. Jakobsen Per Vidar Sæhaug Praksisadministrasjon nn Bernt Nicolai Særsten Gunn M. Rognstad Elin Aasen
Foreløpige områder (medlemmer) i Gruppe for sikker drift Premisser: Kritiske områder utgangspunkt for sammensetning (dynamisk) kompetanse og tilgjengelighet er viktig premiss for valg av medlemmer Medlemmer Gruppe Sikker drift: Leder : Jens Petter Nygård (NTNU) Gunnar Bendheim, Studie (HiST) Håkon Alstad, IT (NTNU) Aud-Magna Gabrielsen, Øk (NTNU) Arne Kr. Hestnes, HR (NTNU) Jakobe Juul, Kom. (HiST) Lasse Gallefoss, Dokument, HR (HiÅ)