Til: Styret Dato: 6.12.2012 Fra: Administrerende direktør Styresak: S-73/12 Møtedato: 16.12.2012 Saksbehandler: JEA NY MODELL FOR BEREGNING AV DEKNINGSBIDRAG. 1 Innledning. Kunnskapsdepartementet (KD) vedtok 21.12.2007 reglementet F-20-07 om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (også kalt BOA etter bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet). Reglementet omfatter også krav om hvordan institusjonene i sektoren dekker inn de kostnader som oppstår som følge av eksternt finansierte prosjekter og krav om vurdering faglig interesse før prosjektene eventuelt mottar delfinansiering fra institusjonen. Som et tilsvar til kravene i BOA-regelverket har Universitets- og høyskolerådet (UHR) over flere år jobbet med regnemodeller for å beregne de faktiske indirekte kostnader som oppstår når institusjonene påtar seg bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet. Dette arbeidet ble sluttført i november med anbefaling om at alle enhetene innen sektoren implementerer modellen snarest. NVH har per i dag ikke internt regelverk eller rutiner som tilfredsstiller kravene i BOAregelverket, noe som er påpekt av Riksrevisjonen ved de tre siste års revisjon. Videre bør NVH lik resten av institusjonene i UHR-sektoren implementere den nye utregningsmodellen som UHR har utarbeidet, både av hensyn til intern ressursbruk på BOA-prosjekter men også med hensyn til harmonisering med UMB før den kommende fusjon og med resten av sektoren.
2 Kravene i BOA-reglementet (F-20-07) Sentrale krav i F-20-07 for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet er som følger: 1. Eksternt finansierte forskningsprosjekter skal budsjetteres og regnskapsføres slik at alle direkte og indirekte kostnader vises. Kostnadene er direkte kostnader, vitenskapelige tilsattes ressursbruk i prosjektet samt de indirekte kostnadene. Kravet innebærer at de satser som brukes for å beregne indirekte kostnader skal bygge på beregninger av hvilke kostnader som påløper når en institusjon påtar seg et forskningsprosjekt, uavhengig av hvilken aktør som finansierer prosjektet. 2. Oppdragsfinansiert aktivitet skal være fullfinansiert fra oppdragsgiver. Oppdragsgiver skal dekke alle direkte og indirekte kostnader som oppdraget fører med seg og dette skal kunne dokumenteres. Oppdragsfinansiert aktivitet kan ikke subsidieres av statlig ramme ut fra konkurranserettslige hensyn (kryssprissubsidiering i randsoneaktivitet), totalbudsjettene skal reflektere dette. 3. Synliggjøring av tidsbruk. Fast vitenskapelige tilsatte sin tidsbruk i BOA skal synliggjøres, fortrinnsvis ved å allokere andel av deres ordinære lønn til prosjektene, der andel er lik den anslåtte innsats i prosjektet. Det er ikke nødvendig å føre timelister og individuelle eller generelle avtaler andel 4. Vurdering og dokumentasjon av faglig interesse før vedtak om delfinansiering. For bidragsfinansiert aktivitet (f.eks. fra Norges Forskningsråd) skal institusjonen vurdere om prosjektet har slik faglig interesse at det tilsier delfinansiering, samt kostnadene ved denne egeninnsatsen. Institusjonen skal dokumentere vurderingene og vedtakene som gjøres. Noen viktige begrepsdefinisjoner: -direkte kostnader: Kostnader som påløper og kan belastes direkte mot den kostnadsbærer (prosjekt) som står for aktiviteten. Typisk er lønn prosjektstipendiat, reisekostnader eller innkjøp driftsmidler. -indirekte kostnader: Kostnad som ikke direkte kan påføres en bestemt kostnadsbærer (f.eks. et prosjekt) fordi den samtidig vedrører flere kostnadsbærere eller produksjonen som helhet (f.eks. administrasjonskostnader). Slike kostnader må påføres indirekte ved en form for fordelingkostnader og etter nivå på aktivitet/forbruk. Typisk er husleie, administrasjon, teknisk vitenskapelig infrastruktur eller IT-tjenester. -dekningsbidrag: Den andel av indirekte kostnader som en kostnadsbærer (fortrinnsvis prosjekt) blir belastet. -egeninnsats/delfinansiering: Den del av de indirekte kostnadene som ikke blir belastet et prosjekt og som institusjonen må dekke selv. 2
NVH sin praksis i dag for BOA er som følgende: 1. Eksternt finansierte forskningsprosjekter skal budsjetteres og regnskapsføres slik at alle direkte og indirekte kostnader vises. NVH bruker enten historiske (delvis vilkårlig satte) satser for å beregne de indirekte kostnader som påløper. Unntaket er EU-prosjekter der EU opererer med egne satser og modeller. NVH oppfyller dermed ikke kravene som departementet har satt i F-20-07. 2. Oppdragsfinansiert aktivitet fullfinansiert fra oppdragsgiver. NVH bruker en sats på 25 % (av alle direkte kostnader pådratt i prosjektet) for å beregne og belaste indirekte kostnader på prosjektet. Satsen kommer fra de beregninger som Norsk forskningsråd NFR gjorde på 90-tallet for å beregne de indirekte kostnader som er tilknyttet en stipendiat. Satsen representer ikke et fullkostregnskap i henhold til kravene i BOA. 3. Synliggjøring av tidsbruk. NVH synliggjør ikke de vitenskapelige tilsattes tidsbruk i prosjekter, hverken med timelister eller ved anslått andel arbeidstid brukt på forskning. KD sitt krav omfatter ikke bruk av timelister og rammer således ikke NVH. Men ved engasjement i eksternt finansierte prosjektet angir ikke heller forskeren anslått andel av arbeidstid i prosjektene, NVH har således ingen oversikt over arbeidsinnsats. NVH sitt styre vedtok i sin tid å følge pålegget ved å la prosjektene betale for fast tilsatte sin arbeidstid i prosjektet, dette er kun blitt fulgt opp av institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi (MatInf). 4. Vurdering og dokumentasjon av faglig interesse før vedtak om delfinansiering. Det gjøres i dag ingen formell vurdering av hvilke bidragsprosjekter NVH som har slik faglig verdi at det begrunner egenandel/delfinansiering som følge av at ikke alle indirekte kostnader blir dekket inn. Regelverket brytes og har fått spesiell påtale av Riksrevisjonen. 3 Ny modell for beregning av indirekte kostnader. UHR-sektoren har hatt problemer å forholde seg til det regelverk som ble vedtatt i 2007 på en ensartet måte, delvis på grunn av frykten for konkurransevridning mellom institusjonene men også fra sterk motstand internt i institusjonene fra forskerne. Hovedankepunktet fra forskerne har vært at modellen i bestefall er upresis men også at NFR og andre større finansiører ikke vil dekke indirekte kostnader på et slikt nivå som sektormodellene har regnet frem. Det første seriøse forsøk på å etablere en felles beregningsmodell, den såkalte PEDAT-modellen, har tatt for enkle prinsipielle forutsetninger til å kunne gi korrekte beregninger på indirekte kostnader. Modellen har ikke tatt inn i seg all den faktureringen som skjer internt på institusjonene for prosjekter som kjøper tjenester internt fra avdelinger (f.eks. salg av lab-tjenester). Konsekvensene har vært svært høye og urealistiske beregninger (og satser) for indirekte kostnader. Som en konsekvens av dette har det vært jobbet med å utvikle en konseptuell ny modell som bedre fanger opp de direkte kostnadene mot prosjektene, denne omtales kort under. 3
TDI-modellen for beregning av indirekte kostnader. Utgangspunktet er det mønster for kostnader som et eksternt finansiert prosjekt har ved en UH-institusjon, modellert i figuren under. Direkte kostnader: belastet direkte mot prosjektet, og skal som BOA-regelverket krever, inkludere arbeidsinnsats fra fast ansatte. Dette inkluderer både vitenskapelig/faglig leder (professor) samt innsats for innleide teknikere eller annet personell. Indirekte kostnader: de såkalte reelle indirekte kostnader som prosjektet påfører institusjonen. Det nye i TDI-modellen er dog at disse indirekte kostnader delvis skal reduseres ved det (intern-) regnskap som viser hva prosjektene betaler til institusjonen gjennom internfakturering (lab-tjenester, teknisk tjenester, it-drift, osv.). Dette fratrekket representeres ved den grønne pilen som trekker kostnader ut av regnestykket for indirekte kostnader (se omtale av leiested neste punkt). Leiested (-kostnader): de interne tjenester eller produkt prosjektet har betalt for og er synliggjort i regnskapene under post for internhandel. Disse leiestedskostnadene kunne i prinsippet kommet fra alle deler av organisasjonen som betaling/krav for de tjenester prosjektet benytter seg av. I ytterste fall ville dog dette ha skapt et stort byråkrati sysselsatt med å fakturere hverandre, rasjonelt sett bør praksisen kun brukes der det er snakk om kostbare tjenester/produkter og som er lette å identifisere (antall og pris). Alle leiestedskostnader skal trekkes ut av tallgrunnlaget for indirekte kostnader! Basert på disse prinsippene kan en så søke i regnskapet for å finne de ulike typene kostnader som oppstår rundt et eksternt finansiert prosjekt. Til de ulike kostnadstypene finner en kostnadsdriverne, det vil si den type aktivitet som påvirker dem. på de Til å illustrere typen kostnad og hva som driver omfanget/nivået disse er kan denne figur stilles opp: 4
Direkte kostnader - kostnadsdrivere: For vitenskapelig lønn er der tid, det vil si andel av lønn som er kostnadsdriver. Jo mer tid brukt på prosjektet, jo mer lønn skal dekkes direkte på prosjektet Prosjekttilsatte teknisk-adm.: samme som for vitenskapelig lønn. Leiested: kostnadsdriver er aktivitet, det vil si etterspørsel og forbruk av interne tjenester og produkter (og som belastes gjennom internhandel) Andre driftskostnader har også forbruk av tjenester og produkter som driver kostnadsnivået Indirekte kostnader: Arbeidsplass: kostnadsdriver er hvor nye mange arbeidsplasser som trengs for å utføre forskning i prosjektet. Derfor må det beregnes hva en standard arbeidsplass koster (arbeidsplassats) i organisasjonen. Aktivitetspesifikk sats: likeledes utarbeides det spesifikke satser for aktiviteter innen de ulike typer forskning. Siden modellen fokuserer på kostnadene ved forskning blir alle kostnader tilknyttet utdanning trukket ut av tallgrunnlagene bak utregningene i modellen. Dette innebærer at hvis en budsjettenhet utelukkende fungerer som støttetjeneste for undervisning vil kostnadene ved denne avdelingen trukket ut. Eksempel for NVH sin del er alle kostnadene ved drift av studieavdelingen. 4 TDI-modellen ved NVH. Gitt de modellforutsetninger omtalt i kapitel 3 trenges det å sette videre forutsetninger internt ved NVH tilpasset de særegenheter som preger høyskolens aktiviteter. Følgende forutsetninger gjelder for beregningene ved NVH: 1. Det er grovt sett to typer forskningsmiljø ved NVH og som har ulik sammensetning av indirekte kostnader, henholdsvis laboratorie- og klinikk/fjøsmiljø. 5
2. De vitenskapelige tilsatte ved NVH har generelt arbeidstid fordelt 50/50 på henholdsvis forskning og utdanning. 3. Budsjettenheter, avdelinger, tilsatte og driftskostnader relatert til utdanning er trukket ut av tallgrunnlagene for indirekte kostnader, enten helt eller delvis avhengig av andel bidrag inn i utdanningsproduksjon. 4. Aktivitet ved klinikkvirksomheten på institutt for familie- og sportsdyrmedisin er i hovedsakelig tilegnet undervisningsformål. Dette styrer hvor stor andel av kostnadene som skal inn i beregningsgrunnlaget. 5. Infrastruktur- og driftskostnader som internfaktureres prosjektene er trukket ut av tallgrunnlagene for indirekte kostnader (defineres som leiestedskostnader). Prisene brukt i internfaktureringen er antatt å reflektere alle kostnader tilknyttet å frembringe tjenestene eller produktene. 6. De ulike satsene i internhusleien bygger på gjennomsnittsbetraktninger om kostnadstyper for areal (felles, undervisning-, laboratorier eller klinikk/fjøsareal). Det samme gjelder kostnadsforholdet dem imellom. Kvadratmetersatsen for laboratorier er for eksempel beregnet til 1,5 høyere enn kontorareal. Gitt disse forutsetninger og TDI-modellen sine, har økonomiavdelingen regnet seg frem til følgende tall for indirekte kostnader arbeidsplass og aktivitetsspesifikk plass forskning. Tallgrunnlag for beregningene er basert på regnskapsdata over 3 siste regnskapsår (2009-2011) og snittbetraktninger fra disse. Fagmiljø klinikk består av SportFaMed og ProdMed (prosuksjonsdyrmedisin) mens fagmiljø Lab består av BasAm (institutt for basalmedisin) og MatInf (institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi). Tabell 1 Indirekte kostnader i forskningsprosjekter (beløp i 1000 kroner /2011-nivå) Kostnadstyper Arbeidsplass m/tilhørende Teknisk DB- Fagmiljø basistjenester infrastruktur Sum sats* 1- Klinikk 117 153 270 48 % 2- Lab 117 109 226 40 % 3- Stilling uten kontorplass 72 0 73 13 % 4- Sandnes * Basert på 569.000 i lønnskostnader, tilsvarer (ltr. 53) NB. Minner på om at dekningsbidragssatsen er i % av lønn ført på prosjektet. Bak disse tallene er det et større og komplisert regneark som detaljerer hvordan de ulike beregningstallene er fremkommet. Det tekniske arbeidet med utregningene er ennå ikke helt ferdigstilt og det vil kunne forekomme mindre endringer i satsene. Hvis Styret vedtar at NVH skal bruke TDI-modellen som ny beregningsmodell for indirekte kostnader gir tallene over følgende konsekvenser: 1. oppdragsprosjektene må bruke de utregnede dekningsbidragssatsene, dette følger av kravene i BOA-regelverket. Dette vil si henholdsvis 48 % for prosjekter ved SportFaMed og ProdMed, og 40 % for prosjekter ved MatInf og Basam. 6
2. bidragsprosjekter: NVH kan i henhold til BOA fravike satsene og sette lavere satser. Administrasjonen anbefaler en minstesats på 30 % for alle bidragsprosjekter ved NVH men at dette drøftes med fagmiljøene før implementering. 3. EU-prosjekter: følger de satser EU bruker. 4. Øvrige prosjekter: som for bidragsprosjekt. De nye satsene kan først implementeres på nye prosjekter der prosjektleder har kunnet budsjettere i budsjettmaler basert på TDI-modellen. 5 Forslag til prinsipper: Forslag til vedtak av prinsipper. 1. NVH skal bruke TDI-modellen som grunnlag for beregning av indirekte kostnader og hvilke satser for dekningsbidrag de ulike typene prosjekter skal belastes. 2. Prosjektbudsjetter og regnskap skal vise alle kostnader, både indirekte og direkte. 3. Fast tilsatte sin arbeidstid skal vises i prosjektbudsjettene som en direkte kostnad og dekkes over prosjektfinansiering. 4. Bidragsprosjekter: før NVH påtar seg prosjekter med delfinansiering skal det gjøres en vurdering om prosjektet har slik faglig interesse at det berettiger delfinansiering og kostnadene ved denne egeninnsatsen. Vurdering og vedtak skal dokumenteres og arkiveres. 5. Alle indirekte kostnader skal dekkes ved oppdragsprosjekter. 6. Grunnlag for beregning av dekningsbidragskostnader byttes fra alle driftskostnader til alle lønnskostnader. 7. Fordeling av dekningsbidrag beholdes som i dag. 8. Styret overlater administrasjonen å utarbeide nærmere retningslinjer, herunder satser for dekningsbidrag, og når disse skal tre i kraft. Forslag til vedtak: Styret vedtar forslag til prinsipper 7