Evaluering av Grensesamarbeidsdagene Nikel / Zapoljarniy 31.10. 1.11.2013 På oppdrag av Det norske generalkonsulat i Murmansk Skrevet av: Ulrich Kreuzenbeck, FLAIT Group Murmansk Desember 2013 / Januar 2014 1
Innholdsfortegnelse 1. Innledende generelle bemerkninger 1.1 Historisk bakgrunn 1.2 Evalueringsrapporten 2. Intervjuene 2.1 Svar og kommentarer til spørsmålene 2.1.1 Har du deltatt på Grensesamarbeidsdagene i 2013? 2.1.2 Hvilke deler av programmet har du vært med på? 2.1.3 Var du fornøyd med din deltakelse, var det verdt tid og penger? 2.1.4 Fikk du nyttige kontakter med deltakere fra nabolandet? 2.1.5 Fikk du nyttige kontakter med deltakere fra ditt eget land? 2.1.6 Kommer kontaktene til å resultere i konkrete tiltak når det gjelder grenseoverskridende samarbeid? 2.1.7 Har du planer om å delta i 2014? 2.1.8 Hva må forandres/forbedres for å gjøre det mer interessant å delta? 2.2 Tema/innhold 2.3 Format / deltakere 2.3.1 Format 2.3.2 Deltakere 2.4 Organisasjon / forberedelser 2.5 Tidsplan for grensesamarbeidsdagene 3. Kommentar fra Ministeriet for økonomisk utvikling, Murmansk oblast 4. Anbefalinger 4.1 Generelt 4.2 Innhold / tema 4.3 Format 4.4 Deltakere 4.5 Planlegging og forberedelse 4.6 Samarbeid/samordning mellom norsk og russisk side 5. Veiplan til Grensesamarbeidsdagene 6. Liste over organisasjoner og bedrifter som ble intervjuet 2
1. Innledende generelle bemerkninger 1.2. Historisk bakgrunn Grensesarbeidsdagene ble så langt gjennomført tre ganger: 2011, 2012 og 2013. Det politiske grunnlaget for Grensesamarbeidsdagene er Felleserklæringen om samarbeid mellom tvillingbyene Sør-Varanger og Pechenga Rayon som ble undertegnet av ordførerne i de nevnte kommunale enhetene i juni 2008 under utenriksministermøtet i Kirkenes. I mars 2008 hadde daværende utenriksminister Jonas Gahr Støre sendt brev til Sør-Varanger ordfører Linda Randal hvor han foreslår at representanter fra tvillingbyene Kirkenes og Nikel utformer et forslag for samarbeidet i grensesonen. I brevet henvises det til drøftelser med Russlands Utenriksminister Sergej Lavrov om etableringen av en norsk-russisk økonomisk samarbeidssone i grenseområdet. I den nevnte felleserklæringen som ordførerne har undertegnet kun tre måneder senere defineres blant annet næringsutvikling, reiselivsutvikling samt visumfri ferdsel som viktige deler av prosjektet tvillingbyer. Dette er temaer som også har vært sentrale på Grensesamarbeidsdagene som allerede første året var tydeligvis mer enn et lokalt initiativ men har overordnet betydning. Den russiske siden har brukt betydelige ressurser til å gjennomføre Grensesamarbeidsdagene. Det regionale Ministeriet for Økonomisk utvikling i Murmansk Oblast har en viktig rolle ved finansering og forberedelse av arrangement. 1.2 Evalueringsrapport Undertegnende har gjennomført 16 intervjuer med både norske og russiske personer som har deltatt på Grensesamarbeidsdagene 2013, inkludert èn som ikke var med denne gangen men i tidligere år. De 16 personene representerer forskjellige 13 bedrifter og organisasjoner (se pkt. 5). Når man går ut fra at rundt 120-130 personer deltok på Grensesamarbeidsdagenes arrangementer på vegne av rundt 50 organisasjoner i 2013 betyr det at over 20 % av deltakende bedrifter og organisasjoner ble intervjuet. Dessuten har undertegnende brukt sine personlige og faglige erfaringer fra deltagelsen på alle tre Grensesamarbeidsdager 2011-13, som også inkluderte forberedelsesoppgaver. Det kom fram en del interessante svar men resultatene inneholder egentlig ikke større overraskelser. Stort sett er alle respondenter meget positive i forhold til arrangementet generelt - kanskje ikke alltid så mye på grunn av det konkrete faglige innholdet i konferansen, dvs. foredragene, men fordi Grensesamarbeidsdagene betraktes som en verdifull møtearena som bidrar til å pleie grenseoverskridende nettverk. Noen få russiske (!) - respondenter er imidlertid svært negative og betegnet deltagelsen blant annet som bortkastet tid og penger. Ministeriet for Økonomisk Utvikling har sendt inn en utførlig skriftlig kommentar til Grensesamarbeidsdagene 2013. Hovedpunktene er gjengitt under pkt. 3 i denne evalueringen. Også Pechenga Kommune har bidratt med sine synspunkter. Det ble ved to anledninger gjennomført utførlige samtaler med kommunens koordineringsansvarlig, resultatene er tatt med under pkt. 2 sammen med øvrige intervjuer. 3
2. Intervjuene Alle personer som ble intervjuet fikk følgende spørsmål: 1) Har du deltatt på Grensesamarbeidsdagene i 2013? (eventuelt deltatt i 2011 og 2012?) (hvis ikke deltatt i 2013 men ikke før: hvorfor har du ikke deltatt?) 2) Hvilke deler av programmet har du vært med på (konferanse, rundebord reiseliv, rundebord utdanning, ekskursjon, utstilling (aktiv deltagelse), get-together-party) 3) Var du fornøyd med din deltagelse, var det verdt å bruke tid og penger? 4) Fikk du nyttige kontakter med deltagere fra nabolandet? 5) Fikk du nyttige kontakter med deltagere fra ditt eget land? 6) Kommer kontaktene til å resultere i konkrete tiltak når det gjelder grenseoverskridende samarbeid? 7) Har du planer om å delta i 2014? 8) Hva må forandres / forbedres for å gjøre det mer interessant å delta? Konkrete forslag: Temavalg, utstilling, rundebord, ekskursjon, kulturprogram, flere deltakere (også fra større deler av Nord-Norge og Nordvestrussland) 9) Tidsplan for Grensesamarbeidsdagene: (månedskifte oktober/november ok?) (2 dager- èn med konferanse, utstilling og get-together-party, èn med rundebord og ekskusjoner ok?) 2.1. Svar og kommentarer til spørsmålene 2.1.1 Har du deltatt på Grensesamarbeidsdagene i 2013? 15 ut av 16 respondenter har deltatt på Grensesamarbeidsdagene i 2013. 9 av dem deltok allerede for 3. gang (dvs på alle arrangementer så langt), 2 var med 2 ganger og 4 deltok for første gang. En organisasjonen som ikke deltok i 2013 men var med 2 ganger før oppgir som grunn for å ikke delta denne gangen at konferansen i 2012 var kjedelig, ikke informativ, ga ingen resultater men var rett og slett en protokolløvelse. 2.1.2 Hvilke deler av programmet har du vært med på (konferanse, rundebord reiseliv, rundebord utdanning, ekskursjon, utstilling (aktiv deltagelse), get-together-party) 14 deltok på selve konferansen, 4 på Rundebord Reiseliv, 5 på Rundebord Reiseliv og 3 på ekskursjonen. 7 av de 13 organisasjonene som deltok i intervjuet var dessuten mer eller mindre aktive deltakere på utstillingen. 15 personer deltok på Get-together-partyen (flere av dem bemerket spontant at de var meget fornøyd med dette arrangementet fordi det ga anledning til å bli kjent med nye folk, drive aktiv nettworking og pleie sosiale kontakter ). 2.1.3 Var du fornøyd med din deltagelse, var det verdt å bruke tid og penger? Blant de 15 personer som svarte var det bare èn person som sa klart ifra at den var meget misfornøyd. Denne russiske respondenten etterlyser nytteverdien av hele arrangementet ( for mange offisielle som kun deltar for å holde protokollarisk korrekte men uinteressante innledninger, går rundt for å kaste glans og forsvinner så snart som mulig ). 4
Alle andre som svarte var overveiende (3) eller uinnskrenket (11) fornøyd. Undertegnende er til en viss grad overrasket over dette meget positive resultatet siden det ble klaget en del i private samtaler under selve arrangementet (nettopp på grunn av den faglige nytteverdien). 2.1.4 Fikk du nyttige kontakter med deltagere fra nabolandet? Unntatt den ene deltageren som var meget misfornøyd med arrangementet svarte alle andre (14) at de fikk nye kontakter og kunne pleie gamle kontakter ( styrket nettverket og presenterte nye prosjektidèer ). Til og med deltagere som har vært med på alle Grensesamarbeidsdager før sier at de har etablert nye kontakter. Det blir understreket av flere hvor viktig de sosiale kontaktene er før og etter de offisielle arrangementene og ikke minst på mottakelsen i etterkant. Flere ga uttrykk for at Grensesamarbeidsdagene er for dem utover det faglige først og fremst en spennende møtearena. 2.1.5 Fikk du nyttige kontakter med deltagere fra ditt eget land? Når det gjelder kontakter med deltagere fra eget land får vi eksakt samme bilde som ved forrige spørsmål. Bare èn har ikke fått nye kontakter blant sine egne, resten har etablert nye relasjoner og/eller pleiet gamle. 2.1.6 Kommer kontaktene til å resultere i konkrete tiltak når det gjelder grenseoverskridende samarbeid? Dette er naturligvis et av de mest interessante spørsmålene i denne undersøkelsen. Et av målene med arrangementer som Grensesamarbeidsdagene er selvfølgelig ved siden av å pleie kontakter og utveksle informasjon - å sette igang konkrete tiltak. Hele 13 av de 15 deltagere som ble intervjuet sier at de regner med konkrete norsk-russiske grenseoverskridende samarbeidsprosjekter som et resultat av Grensesamarbeidsdagene. Noen er helt entusiastisk ( tre nye prosjekter ) andre mer nøktern ( håper at det blir oppfølging fra begge sider ). Spesielt reiselivet blir nevnt som ett av flere mulige samarbeidsområder. Imidlertid er en russisk deltager misfornøyd med at det var ingen norske kommersielle reiselivsaktører tilstede ( hvorfor er de ikke interessert i å samarbeide med oss? Vi står klare ). Kun 2 deltagere svarer at de ikke regner med å bli med i et konkret prosjekt som ble diskutert på enten konferansen eller rundebordene. 2.1.7 Har du planer om å delta i 2014? Dette er et avgjørende spørsmål for Grensesamarbeidsdagenes fremtid. Svarene er entydige: Respondentene ønsker stort sett alle å delta også i 2014. I alle fall er det 14 ut av 16 respondenter som sier at de vil delta igjen. 5
Organisasjonen som ikke deltok i 2013 men årene før sier at en deltagelse vurderes dersom formatet forandres og det blir mer relevant for oss. Den misfornøyde deltageren fra 2013 svarer med nei ( hvis arrangementet blir i samme format, helt sikkert ikke ). 2.1.8 Hva må forandres / forbedres for å gjøre det mer interessant å delta? (Konkrete forslag: Temavalg, utstilling, rundebord, ekskursjon, kulturprogram, B2B-møter, utvidet deltagergruppe) Her finner vi deltagernes kommentarer og idèer til en forbedring av arrangementet. Av dem som deltok har nesten alle kommet med konkrete forslag, kun en har svart at ingenting må forandres. Undertegnende har delt opp svarene i tre grupper: - Tema / innhold - Format / deltakere - Organisasjon / forberedelse 2.2 Tema / innhold Det ble rettet en del kritikk mot temavalget på siste plenumskonferanse. Flere betegnet temamenyen som tilfeldig, hummer og kanari, for mye preget av protokollhensyn og for lite praksisorientert. Reiseliv er det temaet som står øverst på ønskelisten for å gjøre Grensesamarbeidsdagene mer interessant innholdsmessig neste gang. Hele 8 respondenter foreslår grenseoverskridende reiseliv som tema samt spesialtemaer som shopping-turisme, Pasvik Naturreservat og Barentsskirennet ( Druzhba ). Nesten like mange (7 respondenter) ønsker seg genseoverskridende samarbeid innen næringsliv generelt som tema. Flere understreket at næringslivet og aktører innen næringslivet burde spille en større rolle på Grensesamarbeidsdagene. Andre forslag: Utdanning og felles kompetanseutvikling ( språkundervisning ), samarbeid innen logistikk og samferdsel (inkludert havnesamarbeid Kirkenes/Liinahamari), samarbeid innen informasjonsformidling (internett) og felles markedsføring og profilering av grensesonen Kirkenes-Pechenga. To deltagere foreslår å invitere foredragsholdere fra andre tvillingsbyer som befinner seg i nær avstand fra hverandre på begge sider av en grense ( Imatra-Svetogorsk, Frankfurt a. d. Oder Slibuce, Tornio-Haparanda ) De spesielle forholdene, utfordringene og mulighetene innenfor grensesonen blir ikke nevnt spesielt når det gjelder temaforslag men man kan gå ut fra at dette skjer fordi en behandling av disse spørsmålene betraktes som en selvfølgelighet. Generelt ble det nevnt i forhold til temavalg at man ønsker mer konkrete, matnyttige og relevante innlegg. 6
En respondent mener at det burde være en innholdsmessig sammenheng mellom temaene på plenumskonferansen, rundebordene og en eventuell ekskursjon. 2.3 Format / deltakere 2.3.1 Format Når det gjelder formatet av Grensesamarbeidsdagene er alle unntatt èn deltaker fornøyd med opplegget fra 2013. Flere av respondentene (6) foreslå imidlertid å innføre et nytt element med individuelle møter etter B2B-prinsippet fordi dette kan være interessant både for næringslivet og for å diskutere prosjekter. Noen (3) foreslår å bruke utstillingsdelen til slike møter hovedaktørene (kommunene, fylkeskommunene, større bedrifter og næringsorganisasjoner) har stands som også brukes som møtesteder, eventuelt med på forhånd avtalte møter. Dette er muligens en interessant måte å oppgradere utstillingen som ikke brukes tilfredsstillende av de norske deltagere. 2 deltagere foreslår å starte Grensesamarbeidsdagene med rundebordseminarer på første dag og forsette andre dag med plenumskonferansen hvor også referater fra rundebordene kunne presenteres. 3 deltakere sier at de ønsker et større kultur program som ved de to første Grensesamarbeidsdagene i 2011 og 2012 også fordi man ønsker å la lokalbefolkningen delta i eventen. Flere nevner at de ønsker seg en mer interaktiv kommunikasjon deltagerne imellom og mellom deltagerne og foredragsholdere men uten å komme med konkrete forslag ( mindre dialoger, mer interaksjon ). Ellers ble det tydelig gjennom samtalene mellom respondentene og undertegnende at de sosiale kontaktene som pleies eller etableres på samarbeidsdagene blir oppfattet som minst like viktig som faglige aspekter. 2.3.2 Deltakere Generelt mener de fleste at Grensesamarbeidsdagene fortjener flere (kvalifiserte) deltagere. Russerne ønsker seg langt flere norske aktører. Spesielt representanter fra næringslivet (og da i første rekke fra reiselivsbransjen og handelsstanden) savnes ikke minst fra Sør-Varanger ( Kirkenes-gjengen skal bli med ). I denne sammenhengen kan det nevnes at næringsorganisasjonene NRCC (Norsk-Russisk Handelskammer) og FIBA (Foreign Investors Business Association) har bestemt seg for å legge et av sine nettverksmøter til Grensesamarbeidsdagene 2014 fordi man ser betydningen av denne møtearenaen og vil styrke den og utnytte synergieffektene. Flere respondenter understreker at man ser på samarbeidsdagene ikke kun som en plattform for samarbeidet mellom Sør-Varanger og Pechenga. Det burde inviteres deltagere også fra større deler av Nordvest-Russland og Nord-Norge samt fra nasjonalt nivå, mener i alle fall noen 7
( Spørsmålene kan ikke bare avgjøres lokalt eller regionalt, Erfaringene fra Kirkenes-Pechenga samarbeidet er av betydning også for beslutningstagere fra andre områder ). 2.4 Organisasjon / forberedelse De norske deltagere som har vært med i organisasjonskomitèen i 2013 mener at man må begynne med forberedelsene på norsk side tidligere enn ifjor. Det anses dessuten som viktig å involvere næringslivet i Sør-Varanger i større grad også i forberedelsene ( handelsstanden og reiselivet ). En norsk koordineringsgruppe burde ha første møte allerede like etter påske. Flere foreslår at den norske organisasjonskomièen sender ut invitasjoner så tidlig som mulig med tidlig deadline. På denne måten kan man ha en oversikt over deltagere på plass i god slik at man kan planlegge på en bedre måte og forbedre mulighetene til interaksjon. Et forslag om at deltageroversikten må være klar i begynnelsen av september er litt for ambisiøst, slutten av måneden er vel mer realistisk. Fra utenforstående var det ellers ingen bemerkninger til organisasjon og forberedelse, unntatt et ønske om å få informasjon om deltagere i god tid før arrangementet. 2.5 Tidsplan for Grensesamarbeidsdagene: (månedskifte oktober/november ok?) (2 dager- èn med konferanse, utstilling og get-together-party, èn med rundebord og ekskusjoner ok?) Alle respondenter mener at det passer bra å gjennomføre samarbeidsdagene i månedsskifte oktober / november. En deltager gjør oppmerksom på at det er viktig at arrangementet ikke koliderer med Murmansk Business Week. Alle er dessuten fornøyd med at Grensesamarbeidsdagene gjennomføres over to dager (men noen kunne imidlertid tenke seg å starte med rundborsdelen; se pkt. 2.1.8.2). 3. Kommentar fra Ministeriet for økonomisk utvikling, Murmansk oblast Ministeriet for økonomisk utvikling i Murmansk oblast, som var hovedarrangør av Grensesamarbeidsdagene skriver at formatet av Grensesamarbeidsdagene i 2013 med fokus på praktiske spørsmål - var et skritt i riktig retning. De ønsker å fortsette på denne veien. Det blir understreket at Grensesamarbeidsdagene er et glimrende eksempel for samarbeidet mellom Russland og Norge. Ministeriet ønsker derfor å tiltrekke (større) oppmerksomhet fra den føderale regjeringen til utviklingen av grensesonen. Ministeriet for økonomisk utvikling skriver at de registrerer en minskende interesse fra norske entreprenører i å delta på arrangementet. På en annen side viste det seg ifjor at næringslivet i Sør-Russland er interessert i å utvide kontakter med den norske siden. Det grenseoverskridende samarbeid har også fått en positiv respons fra myndighetene i Det nordvestlige føderale distriktet av Russland. Derfor har Ministeriet planer om å invitere representanter dra hele Nordvest-distriktet til Grensesamarbeidsdagene i 2014. 8
Representanten for Ministeriet for økonomisk utvikling gir uttrykk for et ønske om større støtte fra SIVA, NBA og Sør-Varanger Kommune til å øke deltagelsen av norsk næringsliv i 2014. Ifølge ministeriet har Sør-Varanger sagt at den norske deltagelsen på utstillingen skal utvides og at det skal bli organisert en workshop om internasjonal markedsføring med deltagelse av norske organisasjoner. Ministeriet foreslår å gjennomføre et rundebordseminar for deltagere fra kommuner i Murmansk Regionen og Norge for å dele erfaringene fra det internasjonale samarbeidet i grensesonen, inkludert et besøk av russiske deltagere i Kirkenes. Avslutningsvis understreker Ministeriet for økonomisk utvikling interessen for å fortsette det konstruktive og gode samarbeidet med det norske generalkonsulatet og de norske bedriftene for å oppnå maksimale fordeler for næringslivet og hele grenseområdet. Ministeriet foreslår å gjennomføre et første møte til å diskutere forberedelsen av Grensesamarbeidsdagene 2014 allerede i mars. 4. Anbefalinger 4.1 Generelt Den foreliggende rapport viser at Grensesamarbeidsdagene i Nikel/Zapolyarnyj har klart å etablere seg som en møtearena i den russisk-norske grensesonen. Undertegnende anbefaler derfor at den norske siden fortsetter å delta og til og med utvider sin tilstedeværelse. Dette ville også være i samsvar med intensjonene fra russisk side. Undersøkelsen viser at deltagerne fra 2013 er stort sett fornøyd med arrangementet. Alle unntatt en deltaker sier at de har planer om å være med også i 2014. Det er likevel behov for en optimering av både format og innhold. De følgende anbefalingene skal bidra til å forbedre dette samarbeidsprosjektet uten å komme med noen grunnleggende forandringsforslag. 4.2 Innhold / tema Med utgangspunkt i svarene under pkt 2.1.8.1 anbefaler undertegnende følgende temaer som er av interesse: - Reiseliv inkludert spesialtemaer som shopping-turisme, Pasvik Naturreservat og Barentsskirennet ( Druzhba ). - Næringslivssamarbeid (her kan en kooperasjon med NRCC og FIBA som planlegger å gjennomføre nettverksmøte under Grensesamarbeidsdagene være av stor betydning) - Utdanning og felles kompetanseutvikling ( språkundervisning ) Som underpunkter til alle 3 temaforslag kan innlegg om erfaringer fra andre tvillingsbyer være av interesse. Ellers er markedsføring og profilering av grensesonen Kirkenes- 9
Pechenga et viktig tema i forbindelse med felles reiselivssatsinger og shoppingturisme (et tema som også Ministeriet for økonomisk utvikling nevner i sin kommentar). Det er det er dessuten ønskelig med en rapport på konferansen om hva som har skjedd siden ifjor i grensesonen både generelt og i forbindelse med prosjekter som ble diskutert året før. Generelt burde man prøve å redusere protokollariske innlegg til et minimum men heller satse på konkrete, matnyttige og relevante innlegg. Det er også en fordel at norske og russiske foredragsholdere vet om hverandres foredrag slik at det ideelt kan komme til en dialog. Det burde også sørges for en innholdsmessig sammenheng mellom temaene på plenumskonferansen, rundebordene og en eventuell ekskursjon. 4.3 Format Deltagerne fra 2013 var i stor grad fornøyd med både format og tidspunkt (månedsskifte oktober/november, det består ikke behov for store forandringer. Også Ministeriet for økonomisk utvikling understreker at fokuseringen på praktiske spørsmål i fjor var et skritt i riktig retning å ønsker å fortsette på denne veien. Undertegnende er derimot enige med flere av respondentene at man burde legge tilrette for individuelle møter etter B2B-prinsippet. Dette er interessant både for næringslivet og for å diskutere prosjekter. Det kan være en idè å bruke utstillingsdelen til slike møter hovedaktørene har stands der som også brukes som møteplass, eventuelt med på forhånd avtalte møter. Dette er en interessant måte å oppgradere utstillingen som under de siste årene ikke ble brukt tilfredsstillende av de norske deltagere. Uansett anbefaler undertegnende å satse mer på utstillingen i forbindelse med konferansen (se også Ministeriets kommentar). Den besøkes også av lokalbefolkningen, presse og andre som ikke nødvendigvis er med som offisielle deltagere. Både Sør-Varanger Kommune, Finnmark Fylkeskommune og Generalkonsulatet burde ha tilgjengelig tilstrekkelig utstillingsmateriell og brosjyrer. Den norske siden burde også vurdere et kulturelt bidrag under utstillingen og / eller gettogether-party. Tiden tillater vel ikke et separat kulturprogram (konsert). 4.4 Deltakere Generelt mener de fleste at Grensesamarbeidsdagene fortjener flere deltagere, ikke minst flere norske aktører. Spesielt representanter fra næringslivet savnes, i særdeleshet fra reiselivs- og handelsbransjen i Sør-Varanger. Også Ministeriet for økonomisk utvikling ønsker seg flere norske deltagere, spesielt fra næringslivet og ikke bare fra grensesonen. Her må det gjøres en ekstra statsing innenfor rammen av TEAM NORWAY og gjennom et samarbeid med næringslivsorganisasjonene NRCC, FIBA og helst også Kirkenes Næringshage. 10
Grensesamarbeidsdagene er ikke kun en plattform for samarbeidet mellom Sør-Varanger og Pechenga. Det burde derfor også inviteres deltagere fra større deler av Nordvest-Russland og Nord-Norge samt fra nasjonalt nivå en oppfatning som deles av Ministeriet i Murmansk. 4.5 Planlegging og forberedelse De som var med fra norsk side til å forberede Grensesamarbeidsdagene de siste årene kan konstatere at den norske innsatsen ikke var optimalt koordinert internt og i forhold til de russiske arrangørene. Dette har ført til at norsk side ikke har utnyttet mulighetene som var tilstede til å påvirke innhold og organisering av Grensesamarbeidsdagene og invitasjon av deltagere. Også fra russisk side (Pechenga kommune) ble det antydet at man kunne ønske seg en større og bedre norsk involvering i forberedelsene. Anbefalingen fra undertegnende er å etablere allerede på vårparten en norsk koordineringsgruppe under ledelse av Generalkonsulatet og som en del av TEAM NORWAY konseptet. Den burde bestå av representanter fra Sør-Varanger Kommune, Finnmark Fylkeskommune, Næringslivet i Sør-Varanger (f. eks. Kirkenes Næringshage), Barentssekretariatet samt det norske næringslivet i Murmansk-regionen (Foreign Investors Business Association FIBA / Norwegian Business Association NBA, eventuelt SIVA). Gjennom FIBA / NBA kan også Norsk-Russisk Handelskammer være representert (som skal gjennomføre nettverksmøte under Grensesamarbeidsdagene). For å gjøre det enklere burde man etablere en mindre arbeidsgruppe (GK, Kirkenes og norsk næringsliv i Russland) som tar de nødvendige arbeidsmøtene med den russiske siden. Det er viktig at koordineringsgruppen hat et klart mandat slik at den kan ta avgjørelser ang. innhold (temaer, foredragsholdere, kultur) og organisering. Meget viktig er også at man har en klar avtale om hvem som inviterer både foredragsholdere og vanlige deltagere fra Norge dette var for tilfeldig de siste årene. Denne oppgave kan utføres (teknisk) av enten Generalkonsulatet eller en av de andre medlemmene av koordineringsgruppen. Koordineringsgruppen burde også være ansvarlig for å sende informasjon om Grensesamarbeidsdagene 2014 til mulige norske deltagere. Den første informasjonen burde allerede går ut like etter påske. Dessuten burde det informeres på relevante nettsteder så tidlig som mulig om samarbeidsdagene (GKs nettsider, FIBA/NBAs og SIVAs nettsteder, dessuten på nettstedene til SVK, FFK, Kirkenes Næringshage, Barentssekertariatet osv.) Det burde også avklares om det finnes budsjettmidler hos de ulike norske aktører for å kunne finansiere aktiviteter (f. eks. tolking, kulturprogram, ekskursjonsprogram). 4.6 Samarbeid / samordning mellom russisk og norsk side Fra tidligere Grensesamarbeidsdagene vet vi at den russiske siden er meget interessert i å involvere den norske siden i forberedelsen av arrangementet. Dette gjelder også spørsmål om format og innhold. Spesielt de to første årene (2011 og 2012) var den norske interessen i å være med i planleggingen svært begrenset. 11
For Grensesamarbeidsdagene 2014 anbefaler undertegnende at et første møte mellom russisk og norsk side (koordineringsgruppe) gjennomføres allerede like etter påske. Det burde gjennomføres minst tre slike fellesmøter før arrangementet gjennomføres. Undertegnende anser det som spesielt viktig at den russiske siden får klar informasjon om hvilke oppgaver den norske siden kan ta ansvar for slik at det unngås misforståelser og for store forventninger. Også en eventuell finansiell medvirkning (tolking, kultur e.l.) må klargjøres på første fellesmøte med begge parter. 5. Veiplan til Grensesamarbeidsdagene Mars: Konstituering av koordineringsgruppen April e/påske: Møte med russisk side. Første informasjon til mulige deltagere Juni: August : September: Oktober : Invitasjoner sendes til potensielle norske deltagere Oppfølging av invitasjonene Slutten av måneden: Informasjon om norske deltagere er klar ( katalog ) Midten av måneden: Oppdatering av norsk deltagerliste på nettet. Midten av måneden: Russisk deltagerliste klar 6. Liste over organisasjoner og bedrifter som ble intervjuet Det ble intervjuet totalt 16 personer fra 13 forskjellige organisasjoner og bedrifter fra norsk og russisk side. Norsk-russisk Skole, Murmansk Pechenga Kommune, Nikel North Chamber of Commerce, Murmansk Norwegian Business Association, Murmansk Unionen av entreprenører, Nikel SIVA International Management, Murmansk FLAIT Group (norsk-russisk bedrift), Murmansk Toplo (russisk bedrift), Murmansk Bellona, Murmansk Finnmark Fylkeskommune Sør-Varanger Kommune, Kirkenes Barentssekretariat, Kirkenes Norsk-russisk Handelskammer Skriftlig kommentar fra Ministeriet for økonomisk utvikling, Murmansk oblast 12