Oslo kommune Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester

Oslo kommune Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester Direktøren i Sykehjemsetaten Dato: 16.01.2015 Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: 201404574-2 Unni Hembre, 23 46 13 75 Lene Haugen,, 23 46 11 62 TILDELINGSBREV 2015 - SYKEHJEMSETATEN Innhold 1. Innledning... 2 2. Utfordringer... 2 3. Årsbudsjett 2015 bystyrets vedtak... 4 3.1 Bystyrets budsjettvedtak... 4 3.1.1 Tallbudsjettet... 4 3.1.2 Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter... 6 3.1.3 Planlegging omstilling og effektivisering... 10 3.2 Mål og resultatkrav i 2015... 10 3.3 Andre områder for oppfølging i 2015... 12 3.3.1 Forhold som gjelder alle virksomheter... 12 3.3.2 Spesifikt for EST sektor... 13 3.3.3 Spesifikt for Sykehjemsetaten... 15 4. Styringsdialog og resultatoppfølging... 16 4.1 Styringsdialog og møteplan... 16 4.2 Rapportering og resultatoppfølging... 17 Postadresse: Rådhuset, 0037 Oslo E-post: postmottak@byr.oslo.kommune.no

1. Innledning Bystyret vedtok budsjett og økonomiplan for perioden 2015-2018, 11.12.2014. Byrådsavdelingen viser til Sak1, Tilleggsinnstillingen og bystyrets budsjettvedtak av 11.12.2014, og meddeler med dette forventninger, krav og føringer knyttet til gjennomføringen av budsjettet. Budsjettet er det overordnede styringsdokumentet i all virksomhetsstyring. Tildelingsbrevet vil stå sentralt i resultatoppfølgingen og styringsdialogen i 2015. I dette brevet gis utfyllende informasjon om vedtatt budsjett, oppdrag og administrative presiseringer knyttet til gjennomføring av budsjettet. Byrådsavdelingen for eldre og sosiale tjenester (EST) legger til grunn at Sykehjemsetaten setter seg inn i de styringsdokumenter som gjelder for Oslo kommune. Etaten skal drive sin virksomhet innenfor rammene av de til enhver tid gjeldende lover, avtaler, fullmakter, instrukser og rutiner. Det forutsettes at etaten i tillegg til oppfølging av bystyrets budsjettvedtak, verbaler og flertallsmerknader, holder seg orientert og følger opp og vedtak i andre saker de vil kunne bli berørt av gjennom året. Det legges til grunn at nasjonale styringsdokumenter for pleie- og omsorgssektoren, så som stortingsmeldinger og vedtatte planer, er kjent og anvendes. Brukermedvirkning skal praktiseres. Brukerens erfaringer og synspunkter skal tas i betraktning i alt arbeid knyttet til planlegging og utforming av tiltak og tjenester. Byrådsavdelingen understreker etatsdirektørenes plikt til gjennom egen byrådsavdeling å holde byrådet løpende orientert om forhold av betydning, herunder spesielt kravet om å føre tilsyn og ha kontroll med virksomheten når det gjelder overholdelse av budsjett, jf instruks for virksomhetsledere, vedtatt økonomireglement og gjeldende kvalitetskrav. Ansvaret for oppfølging av tildelingsbrevet ligger hos den enkelte etatsdirektør. 2. Utfordringer Oslo kommune har flere utfordringer og oppgaver som fordrer felles innsats fra hele organisasjonen. Det er derfor viktig at virksomhetene, i tillegg til sine virksomhetsspesifikke oppgaver, også tar ansvar for slike felles utfordringer og oppgaver. Befolkningsveksten Oslo står overfor vil kreve samordning, god planlegging og grundige behovsanalyser. Effektivisering, forenkling og modernisering av tjenestene er helt avgjørende for å sikre brukerne tjenester av tilstrekkelig god kvalitet. I det etterfølgende refereres noen virksomhetsovergripende utfordringer som krever felles innsats. I tillegg omtales utfordringer på noen prioriterte områder innenfor EST sektoren hvor etaten har et særlig oppfølgingsansvar og/eller et medansvar for måloppnåelse. 2

Forholdene som omtales vil være tema i styringsdialogen gjennom året og det forventes at forslag til forbedringer tilbakemeldes. Generelle utfordringer Oslo er en by i sterk vekst. En raskt økende befolkning gir byen et godt utgangspunkt for å videreutvikle Oslo, tilføre nye kvaliteter i ulike deler av byen, tenke nytt rundt måten vi løser oppgaver på, og er et viktig bidrag til fremtidig innovasjon og verdiskaping. Samtidig utfordres kommunens økonomi gjennom et stadig økende behov for investeringer og utbygging av kommunale tjenester. Hovedmålet med kommunens moderniseringsarbeid er bedre tjenester til kommunens innbyggere. Arbeidet vil omfatte en rekke tiltak hvor det legges til rette for innovasjon og nytenkning for at midlene skal rekke lengre og tjenestene til brukerne skal bli enda bedre. Moderniseringen innebærer en gjennomgang av kommunens leveranser av tjenester, herunder arbeidsprosesser og organisering og hvordan IKT-verktøy kan bidra til bedre og mer effektive tjenester. Moderniseringsarbeidet skal gjennomføres i tett samarbeid med de ansatte og deres organisasjoner. I Sak1 er beskrevet felles utfordringer og satsinger på prioriterte områder som bygger opp under byrådets visjon for Oslos utvikling, «Oslo 2030: Smart, trygg og grønn». De prioriterte områder med tilhørende forventinger er: Digitalisering for bedre service og enklere arbeidsprosesser: Tjenestene Oslo kommune tilbyr byens innbyggere skal leveres digitalt der dette er mulig og hensiktsmessig. Selvbetjeningsløsninger for brukerne, helelektroniske prosesser i saksbehandling og tjenesteyting skal vektlegges Redusere og fjerne eventuelle tidstyver for å frigi tid til kjerneoppgavene Enklere regelverk og arbeidsprosesser: interne regelverk og styrende dokumenter skal gjennomgås for å forenkle, standardisere, og sikre relevante, oppdaterte og lett tilgjengelige dokumenter. I tillegg tas initiativ overfor staten for å etablere en prosess med sikte på forenkling av statlig regelverk. Målindikatorer og rapportering: Byrådet har en ambisjon om at antall mål i Sak 1 skal reduseres og at det skal være fokus på effekt for brukeren. Målene skal være tydelige og så langt som mulig målbare. Rapporteringen skal tilpasses dette, være ressurseffektiv og gi styringseffekt. Mer innovative kommunale anskaffelser: er avgjørende for at kommunen også i kommende år skal kunne yte gode tjenester til byens befolkning. Anskaffelsene skal være kostnadseffektive, og kontraktsoppfølgingen effektiv. Nytenkning, omstillingsevne og et tettere samarbeid med næringslivet og andre kommuner er nødvendig for å sikre gode tjenester til borgerne. Forenkling og standardisering av kommunens investeringer: standard funksjonelle kravspesifikasjoner for ulike typer formålsbygg skal legges til grunn for å forenkle prosessene og redusere kostnader. For i større grad åpne for ulike og innovative løsninger skal kravspesifikasjonene utvikles fra tekniske løsningsbeskrivelser til en spesifisering av funksjonelle krav. Kompetanseutvikling: Kommunen skal være en attraktiv arbeidsgiver. For å tiltrekke, utvikle og beholde dyktige medarbeidere skal ledelseskulturen være tillitsbasert og relasjonsorientert. Kompetansetiltak som støtter kommunens moderniseringsarbeid skal vektlegges. 3

Prioriterte områder hvor etaten har et særlig ansvar Den demografiske situasjonen i Oslo i årene fremover vil kreve nytenkning og ytterligere utvikling av tjenestetilbudet i etaten. Dagens måte å levere tjenester på vil ikke være bærekraftig på sikt. Ny teknologi og innovasjon i tjenesteutviklingen er nødvendige satsninger i årene fremover. Dette innebærer et skifte i organisering av omsorgstjenester. Målrettet forskning for å gi økt kunnskap om satsninger blir viktig. Etaten må i tillegg vurdere eget kompetansebehov for å møte de fremtidige utfordringene. Bystyremelding nr 1/2014 Seniormelding: Selvstendige, aktive og trygge eldre i Oslo Seniormeldingen er en strategisk plan for en sunn aldring og en bærekraftig eldreomsorg i Oslo. Bystyremeldingen skal gjennomgås med henblikk på aktuelle vedtatte strategier for etaten. 3. Årsbudsjett 2015 bystyrets vedtak 3.1 Bystyrets budsjettvedtak 3.1.1 Tallbudsjettet Sykehjemsetatens pågående aktiviteter og nye tiltak som igangsettes i løpet av 2015 forutsettes dekket innenfor den til enhver tid gjeldende budsjettramme. Driftsbudsjettet Nedenfor følger vedtatt driftsbudsjett, slik dette skal innrapporteres i tertialrapporteringen, jfr OKS-spørremal (OK044 og OKS051). Kap / Artsgr. Regnskap 2013 Dok 3 2014 Beløp i 1000 kr Budsjett 2015 313 Sykehjemsetaten (EST) 10 Lønn og sosiale utgifter 2 407 947 2 666 740 2 663 461 11 Kjøp av varer og tj. som inngår i egenprod 473 849 403 558 392 446 13 Kjøp av tj. som erstatter komm egenproduksjon 1 786 559 1 760 228 1 803 630 14 Overføringsutgifter 88 901 24 295 24 992 15 Finansutgifter og finanstransaksjoner 31 669 0 0 Sum utgifter 4 788 925 4 854 821 4 884 529 16 Salgsinntekter -16 824-89 539-92 109 17 Refusjoner -3 655 985-3 519 684-3 640 216 18 Overføringsinntekter -16 071-3 013-3 099 19 Finansinntekter og finanstransaksjoner -27 895 0 0 Sum inntekter -3 716 775-3 612 236-3 735 424 Netto utgifter 1 072 150 1 242 585 1 149 105 4

Endringene fra byrådets budsjettforslag i Sak 1 til bystyrets budsjettvedtak 11.12.2013 er slik: Byrådets forslag Sak 1 2015 1 121 454 tall i tusen 2015 2016 2017 2018 Tilleggsinnstillingen endring egenandel uføre og AFP -1 349-1 349-1 349-1 349 økt husleie Stovnerhjemmet 5 100 5 100 5 100 Bystyrets budsjettbehandling 11.12.2014 Kvalitet i sykehjemmene 10 000 10 000 10 000 10 000 Styrke bemanningen på sykehjemmene 10 000 10 000 10 000 10 000 Prøveprosjekt behovstilpasset arbeidstidsordning 5 000 Norskopplæring for ansatte på sykehjem 2 000 Trivseltiltak på sykehjemmene 2 000 2 000 2 000 2 000 1 149 105 Rammereduksjon i økonomiplanperioden Sykehjemsetaten er i planperioden pålagt å ta ned utgiftene med 42,7 mill. i planperioden sammenlignet med vedtatt budsjett 2014. Brutto rammereduksjon år for år i planperioden fremkommer slik: tall i tusen 313 SYE 2015 2016 2017 2018 Brutto rammereduksjon, akkumulert -29 089-36 053-42 717-42 717 Midlene bevilget under bystyrets budsjettbehandling, til kvalitet i sykehjemmene, styrket bemanning og trivselstiltak i sykehjemmene, i alt 22 mill. har redusert rammekuttet fra Sak 1 tilsvarende. 5

Investeringsbudsjettet Nedenfor følger vedtatt investeringsbudsjett slik dette skal rapporteres på hvert tertial (OKS046). Investeringsbudsjettet Kap / Artsgr. Regnskap 2013 Dok 3 2014 Beløp i 1000 kr Dok 3 2015 313 Sykehjemsetaten (EST) 00 Lønn og sosiale utgifter -284 0 0 01 Kjøp av varer og tj. som inngår i egenprod 15 987 65 500 45 500 04 Overføringsutgifter 3 923 0 0 Sum utgifter 19 625 65 500 45 500 07 Refusjoner -5 259-12 600-8 600 09 Finansinntekter og finanstransaksjoner -3 923 0 0 Sum inntekter -9 182-12 600-8 600 Netto utgifter 10 444 52 900 36 900 Det er bevilget midler til følgende investeringsprosjekter i 2014. Prosjekter 2015 2016 2017 2018 107006 Inventar og utstyr 10 000 10 000 10 000 10 000 112014 Inventar og utstyr - nye sykehjem 25 500 25 500 113035 Velferdsteknologi i sykehjemmene 10 000 115022 OPS prosjekter - nye sykehjem 927 000 115025 OPS prosjekt - Henrik Sørensens vei 285 000 3.1.2 Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Verbalvedtak vedtatt i budsjettet for 2015 som etaten skal legge til grunn i sin aktivitet og rapportere særskilt på i tertial og årsberetning: Etaten bør være kjent med følgende verbalvedtak i budsjettet for 2015: H36/2015 Pris pr vektet sykehjemsplass i 2015 Pris pr vektet sykehjemsplass fastsettes til kr 657 574. 6

Administrativ presisering Dette gir følgende priser for de ulike kategorier plasser sammenlignet med plassenes gjennomsnittlige driftskostnader: Pris 2014 Driftskostnad 2015 Pris 2015 Prissubsidie 2015 Langtidsplasser Ordinær langtidsplass 635 550 794 949 657 574 137 375 Plass i skjermet avdeling for demens 817 639 888 096 845 973 42 124 Forsterket plass - psykiatri 936 329 1 207 461 968 776 238 685 Forsterket plass - annet 1 180 302 1 593 359 1 221 203 372 156 Forsterket plass - lindrende behandling 692 355 1 387 103 716 347 670 755 Forsterket plass - MRSA 692 355 1 387 103 716 347 670 755 Forsterket plass - rusavhengighet 692 355 1 061 085 716 347 344 738 Andre typer plasser Korttidsplass forhåndsbestilt "en bloc" 1) 692 355 901 404 716 347 185 056 Kortidsplass ved kjøp utover "en bloc" 1) 761 591 901 404 787 982 113 422 Rehabiliteringsplass 731 919 1 147 579 757 282 390 297 Aldershjemsplass 520 915 542 119 538 967 3 152 Dagsenterplass - ordinær 105 502 172 470 109 158 63 312 Dagsenterplass - rehabilitering 105 502 245 657 109 158 136 499 Dagsenterplass - demens 105 502 239 004 109 158 129 846 1) Bydelene forhåndsbestiller et bestemt antall kortidsplasser "en bloc" med mulighet for å justere antallet plasser hvert tertial. Kjøp av korttisplasser utover dette gis et prispåslag på 10%. Kapitaldelen av sykehjemmenes husleiekostnad er ikke inkludert i pris og driftskostnad pr. plass. Byrådets innstilling i Sak 346 10/02024-22 Nytt system for finansiering av sykehjemsplassene - En oppfølging av verbalvedtak H36/2012 - Byrådssak 166.2 av 24.09.2014.ble enstemmig vedtatt av bystyret 17.12.2014. Finansieringsmodell for langtidsplasser ble besluttet ihht alternativ 2, som innebærer at: Kapitalutgifter for sykehjemmene og drift av Trygghetsavdelingen finansieres i form av rammebevilgninger i Sykehjemsetatens budsjett. Dagens prissubsidiering av korttidsplasser, rehabiliteringsplasser og dagoppholdsplasser opprettholdes, og finansieres i form av rammebevilgning i Sykehjemsetatens budsjett. Dagens prissubsidiering av langtidsplasser avvikles delvis og midlene tilbakeføres til bydelsrammen. Den faste enhetsprisen bydelene skal betale for langtidsplasser settes til reell driftskostnad for ordinær plass uten dagens subsidiering. For forsterkede plasser med høyere omsorgsnivå finansieres driftskostnader utover fast enhetspris som rammebevilgning til Sykehjemsetaten. Den faste enhetsprisen reguleres hvert år med lønns- og prisjustering og vedtas under bystyrets budsjettbehandling. Kompensasjon til Sykehjemsetaten for ledighold av sykehjemsplasser tilsvarende en beleggsprosent på 98 prosent for langtidsplasser og 96 prosent for andre typer plasser videreføres. Gjennomføringstidspunkt er besluttet til 01.07.2015. Prisene referert over gjelder slik sett frem til da. 7

H37. (8.2.2) Salgspris for tjenester ved Villa Enerhaugen Salgspris for tjenester ved Villa Enerhaugen skal være kostnadsdekkende og fastsatt i samsvar med vedtatte effektiviseringskrav og inntektsforutsetninger. Når avtaler om kjøp av tjenester inngås skal det være dialog med kjøperbydel om tjenesteinnhold. Justering av pris på avtaler om salg av tjenester til bydelene skal holdes innenfor kommunens deflator. Ved aktivitetsendringer i tjenestekjøpene skal avtalene reforhandles i dialog med kjøperbydelene. H38. (8.2.3) Salgspris for spesialplasser ved Kingosgate bo- og rehabiliteringssenter Salgspris for spesialplasser ved Kingosgate bo- og rehabiliteringssenter skal være kostnadsdekkende og fastsatt i samsvar med vedtatte effektiviseringskrav og inntektsforutsetninger. Når avtaler om kjøp av tjenester inngås skal det være dialog med kjøperbydel om tjenesteinnhold. Justering av pris på avtaler om salg av tjenester til bydelene skal holdes innenfor kommunens deflator. Ved aktivitetsendringer i tjenestekjøpene skal avtalene reforhandles i dialog med kjøperbydelene. H40. (F5) Kostøret i sykehjem Kostøret i sykehjemmene fastsettes til kr. 100 pr. dag. H41. (F6) Antall plasser på private utenbys sykehjem Bystyret ber byrådet opprettholde ca. 110 plasser på private utenbys sykehjem i det frie brukervalget for sykehjemsplass. H44A. Rehabilitering eller nybygging av Oppsal sykehjem Bystyret ber byrådet fremme en sak om rehabilitering eller nybygging av Oppsal sykehjem innen utgangen av første halvår 2015. Nødrehabilitering sikres før saken fremmes. H44B. Raskere overføring fra sykehus til sykehjem Bystyret ber byrådet sørge for at pasienter raskere overføres fra sykehus til sykehjem når de er utskrivningsklare. Administrativ presisering: I arbeidet med en raskere overføring fra sykehus til sykehjem er det kvalitet og forsvarlighet i tjenestetilbudet som skal styre pasientforløpet. Overføring av pasienter mellom ulike nivå i kommunen og mellom kommunen og spesialisthelsetjenesten skal følge etablerte rutiner. Verbalvedtak fra tidligere år som fortsatt gjelder H20/2013 Konkurranseutsetting av heldøgns institusjoner til eldre (sykehjemsdrift) (H15/2012) Byrådet gis innenfor sitt ansvarsområde fullmakt til å konkurranseutsette heldøgns institusjoner til eldre (sykehjemsdrift). H94/2013 Bruk av OPS-avtaler ved bygging og rehabilitering av sykehjem Alle nye sykehjem og totalrehabiliteringer skal som hovedregel utføres som OPS-avtaler. H10/2011 Egenandel for korttidsplass og dag-/nattopphold i institusjon Oslo kommunes egenandelssatser for korttidsopphold og dag-/nattopphold i institusjon justeres hvert år lik de statlige maksimalsatsene som vedtas i statsbudsjett og forskrift. 8

H9/2011 Krav om bestått eksamen i nasjonale fag Før ansatte/søkere fra land både utenfor og innenfor EØS-området, med unntak av Norden som har egne avtaler for dette, kan få ansettelse som helsefagarbeider i Oslo kommune, kreves bestått eksamen i nasjonale fag. Administrativ presisering Statens Autorisasjonskontor for helsepersonell (SAK) krever kun bestått formell utdanning i hjemland for å utstede norsk autorisasjon som helsefagarbeider. Oslo kommune krever i tillegg til autorisasjon at søkere fra land utenfor Norden skal ha bestått eksamen i nasjonale fag før vedkommende kan gis ansettelse som helsefagarbeider. Sykehjemsetaten må kontrollere både norsk autorisasjon og eksamen i nasjonale fag. FLERTALLMERKNADER FRA BYSTYRETS BEHANDLING AV BUDSJETTET SOM KREVER UTKVITTERING Følgende flertallsmerknader fra bystyrets budsjettbehandling forutsettes fulgt opp og omtalt i etatens kvartals- og tertialrapport og i årsberetningen. Komiteen understreker viktigheten av å tilrettelegge for trivsel, livsutfoldelse, og individuelle ønsker og behov slik at sykehjemsbeboere får et liv mest mulig likt sin tidligere hjemmesituasjon. Komiteen vil dessuten understreke betydningen av løpende fokus på kompetanseheving i språk og medisinskfaglig kompetanse blant ansatte på sykehjem og i bydelenes hjemmebaserte tjenester. I en mangfoldig by som Oslo må også den flerkulturelle kompetansen i kommunens virksomheter styrkes. Komiteen roser Sykehjemsetatens satsning på lærlinger. Komiteen forutsetter at satsningen og antallet lærlinger vil øke i tråd med vedtatt opptrappingsplan, da hovedstaden sårt trenger arbeidskraft innen pleie- og omsorgssektoren. Heltid deltid Komiteen viser til at alt for mange av de ansatte i sykehjemssektoren jobber ufrivillig deltid. Kommunens målsetning om heltid til de som ønsker det er et fremskritt og det er positivt at de som søker om økt stillingsprosent får dette innvilget. Komiteens flertall, medlemmene fra H, V og F, mener ufrivillig deltid er sløsing med kompetanse og vanskeliggjør rekruttering til blant annet Sykehjemsetaten. Disse medlemmer viser til bystyrets behandling av høringen om endringer i Arbeidsmiljøloven. Å tilby ansatte på sykehjem alternative arbeidstidsordninger vil føre til at flere kan tilbys fulle stillinger. Det vil samtidig representere trygghet og stabilitet for brukere ved at de må forholde seg til færre pleiere. Erfaringer fra Bergen viser at både brukere og ansatte blir mer fornøyd, og at sykefraværet går ned. Disse medlemmer ser frem til at Stortinget gjør det enklere å etablere alternative turnusordninger og fleksible arbeidstidsordninger som er basert på lokale behov når lokale fagforeninger, arbeidstilsynet og arbeidsgivere finner dette formålstjenlig. Flertallsmerknader Når det foreligger vedtak om flertallsmerknader fra bystyrekomiteenes behandling av byrådets årsberetning for 2014, samt kontrollutvalgets merknader til årsoppgjøret for 2014, som eventuelt krever oppfølging fra etatens/foretakets/bydelenes side forutsetter byrådsavdelingen at etaten/foretaket/bydelene følger opp disse. 9

3.1.3 Planlegging omstilling og effektivisering God forhåndsplanlegging og risikovurderinger er et viktig virkemiddel for å kartlegge om mål, planlagte aktiviteter og faktisk aktivitetsnivå ved utgangen av 2014 er i samsvar med bystyrets vedtatte budsjettramme for 2015. Etaten bes foreta en beregning av omstillingsbehovet i 2015 basert på følgende forutsetninger Kostnad i 2015 ved videreføring av aktivitetsnivå i pr 31.12.2014 - Øremerkede midler benyttet i 2014 + Eventuelt overført merforbruk 2014 etter 5 % -regelen - Eventuelt overført mindreforbruk fra 2014 etter 5 % - regelen +/- Konsekvensjustering som følge av oppgaveendringer i 2015 - Vedtatt nettobudsjett for 2015 + Øremerkede midler i vedtatt bystyrets budsjettvedtak 2015 = Omstillingsbehov - Forventet effekt av allerede vedtatt/iverksatt aktivitetsreduksjon i etaten = Omstillingsutfordring Planlegges dekket gjennom nye effektiviseringstiltak uten aktivitetsreduksjon Planlegges dekket gjennom nye tiltak med aktivitetsreduksjon Beregnet omstillingsbehov skal sendes til byrådsavdelingen innen 13.februar. Dette vil være et sentralt tema i første oppfølgingsmøte i 2015. I etatsoppfølgingen gjennom året vil rapportering på økonomi, status og fremdrift på omstillingstiltak være faste tema jf. pkt 4 om styringsdialogen. Pensjon Pensjonskostnaden er et uttrykk for veksten i pensjonsforpliktelsene, og vil derfor avhenge av individene som til enhver tid er tilknyttet ordningen. Virksomheter med 50 ansatte eller mer betaler egenandeler for nye uførepensjonister og førtidspensjonister. I vedtatt budsjett er satsen for beregning av pensjonsutgiftene satt til 20,9 % av lønnsgrunnlaget. 3.2 Mål og resultatkrav i 2015 Sak 1 utgjør en vesentlig del av bystyrets beslutningsgrunnlag og kommuniserer byrådets politikk overfor virksomheter og allmennheten. Byrådets prioriteringer og profil fremgår i Sak 1 del 1. I del 2 fremgår økonomiske rammer, mål, strategier og tiltak for å nå vedtatte prioriteringer i del l. Byrådsavdelingen ber etaten merke seg disse og gjør oppmerksom på alle mål angitt i kulepunkter forventes omtalt i Sykehjemsetatens årsberetning. Overordnede mål og strategier i del 1 som er spesielt relevant for etaten er: Byen for de eldre: Beboerne på langtidssykehjem skal i størst mulig grad få leve slik de har levd i eget hjem 10

Tiltak: sikre at hverdagslivet, aktiviteter og dagsrytmer på langtidssykehjem i størst mulig grad er i tråd med den enkelte beboers preferanser I del 2 er byrådets mål for etaten som følger: Byrådets mål er at eldre skal kunne bo hjemme hele livet eller lengst mulig at beboerne på langtidssykehjem i størst mulig grad opplever et bomiljø som gjenspeiler en normal livssituasjon med en hjemlig atmosfære at utbygging av Omsorg+ og sykehjem i Oslo er i tråd med behov som beskrevet i Sykehjemsbehovsplanen Administrative presiseringer og oppdrag ihht politiske beslutninger Byrådets strategier og tiltak for å nå målene fremkommer i byrådets budsjettforslag del 2. Her gjengis strategier og tiltak med administrative presiseringer til noen av disse: Strategier og tiltak for å nå målene: etablere inntil 5 helsehus (korttidssykehjem) geografisk fordelt over hele byen med styrket kompetanse og bedre utstyr, med satsing på forebygging, trening og rehabiliteringsopphold Vri organisering av omsorg på langtidssykehjem fra institusjon til hjem, slik at hverdagslivet, aktiviteter og dagsrytmer i størst mulig grad er i tråd med den enkelte beboers preferanse Administrativ presisering: Videreutvikle og implementere ideene og erfaringene fra pilotprosjekt et «Bedre hverdagsliv», slik at dette kan danne grunnlag for organiseri ng av langtidshjem framover. Fremtidens langtidshjem skal oppleves mest mulig som det hjemmet beboerne er kjent med fra tidligere i livet. ta i bruk frivilliges innsats i sykehjemmene, og sørge for at helsehus og langtidssykehjem er åpne overfor lokalmiljøet Starte prosessene med fire sykehjem som forventes ferdige i 2018 Administrativ presisering: I arbeidet med å skape framtidens sykehjem skal etaten legge vekt på at planlegging og arkitektur gir beboerne stor bevegelsesfrihet inne og ute. 11

utvikle flere lavterskel dagtilbud til pårørende og mennesker med demens, i samarbeid med bydelene få på plass en fremtidsrettet satsing på velferdsteknologi i Oslos sykehjem i 2015 som gir beboere økt trygghet, høyere sosial deltagelse, og reduserte kostnader. Vedtatte måltall Måltall for: Kap. 313 Sykehjemsetaten Måltall 2013 Resultat 2013 Måltall 2014 Måltall 2015 Andel plasser i enerom av antall døgnplasser i drift 95 % 95 % 95 % 97 % - herav andel enerom i langtidsplasser xxx 98,6 % 100 % 100 % - herav andel enerom i korttidsplasser xxx 73,6 % 64 % 70 % Andel korttidsplasser i sykehjem 15 % 8,9 % 15 % 0 % Andel rehabiliteringsplasser i sykehjem 5 % 2,9 % 5 % 20 % Fysioterapeut timer pr. uke pr. beboer i institusjon 0,55 0,57 0,55 0,60 Legetimer pr. uke pr. beboer i institusjon 3) 0,44 0,46 0,51 0,51 Andel årsverk med fagutdanning 1) xxx 89 % 85 % 90 % Pårørendetilfredshet - andel fornøyde pårørende 85 % 88 % 85 % 85 % Iverksettingstid for vedtak om institusjonsplass 2) < 14 dager 6 dager < 14dager < 14 dager Antall helsefagarbeiderlærlinger i sykehjemmene 30 50 50 100 1) Nytt måltall i 2014 kostrafunksjon 234, 253 og 254, omfatter alle ansatte 2) Med iverksettingstid menes tid fra vedtak er fattet til tildeling av plass/innflytningsdato 3) Gjelder beboere i sykehjemstilbud som sykehjemsetaten drifter 3.3 Andre områder for oppfølging i 2015 3.3.1 Forhold som gjelder alle virksomheter Nedenfor følger forventninger på prioriterte områder gjeldende alle virksomheter. Det forventes at virksomhetene: gjennomfører årlig medarbeiderundersøkelse på www.bedre.kommune.no innen 01.11.2015, resultatet skal meddeles byrådsavdelingen reviderer lokal tiltaksplan for anskaffelser og sender denne til EST med kopi til UKE innen 01.05.2015 implementerer kravene i informasjonssikkerhetsinstruksen, sender Virksomhetsleders egenerklæring til EST innen 01.05.2015 og rapporten Ledelsens gjennomgang innen 01.12.2015. Malene ligger på intranett: http://utviklings-og kompetanseetaten.oslo.kommune.no/category.php?categoryid= 71801. Her ligger også tilgjengelig mal for Ledelsens gjennomgang og andre maler som kan benyttes i arbeidet med implementering av kravene informasjonssikkerhetsinstruksen. innen 01.09.2015 tilbakemelder egen effektivisering og gjennomførte forenklingstiltak, og eventuelle forslag til forenkling av regelverk eller prosedyrekrav fastsatt av andre som måtte oppleves unødvendig har rutiner for løpende rapportering av hendelser på datasikkerhetsområdet til byrådsavdelingen, FIN og UKE 12

har rutiner for rapportering til UKE om planlagte endringer i sektor/fagsystemer som påvirker felles kommunal IKT-infrastruktur. Det forutsettes at systemeiers/tjenesteeiers rapportering er basert på risikovurdering av konsekvenser for sentral IKT infrastruktur av planlagte endringer og at det iverksettes tiltak for å forebygge hendelser identifiserer personressurser og potensiale for kompetansemobilisering som kan bidra i digitaliseringsarbeidet, og som kan delta i arbeidet med identifisering av felles behov og digitale tjenester har allokert ressurser, sikrer datakvalitet og gjennomfører implementering av endringer som kreves for oppstart av A-melding i samråd med det sentrale prosjektet i Utviklingsog kompetanseetaten. 3.3.2 Spesifikt for EST sektor EST har også forventninger knyttet til følgende områder hvor måloppnåelse betinger innsats i alle kommunens virksomheter. Omdømme For å bidra til et godt omdømme for etaten selv, sektoren og Oslo kommune som helhet, skal Oslo kommunes verdier om brukerorientering, respekt, engasjement og redelighet samt etiske regler legges til grunn i styring av virksomheten. Etaten skal i samarbeid med byrådsavdelingen bidra til et helhetlig og koordinert kommunikasjonsarbeid for å fremme sektorens omdømme. Det skal utøves profesjonell mediehåndtering. Dette forutsetter klare rutiner for håndtering og varsling av planlagte og uforutsette informasjons- og mediesaker. Forvaltningslovens 11a og «Instruks om svarfrister for henvendelser fra publikum», vedtatt 24.07.2002 skal følges. Forespørsler skal besvares uten ugrunnet opphold. Skriftlige henvendelser skal besvares skriftlig og dersom det ikke kan svares innen 14 dager, skal det gis et foreløpig skriftlig svar med angivelse av når svar kan ventes. Sykefravær I Sak1 er måltallet for sykefraværet i Oslo kommune samlet satt til 8,3 % Byrådsavdelingen forventer at bydeler og etater følger opp sykefraværet og iverksetter tiltak som reduserer sykefraværet i den enkelte virksomhet med 10 %. Beredskap Etaten skal ha en oppdatert beredskapsplan og gjennomføre beredskapsøvelse minimum en gang per år. Universell utforming Det forventes at etaten utarbeider handlingsplan for universell utforming som rulleres årlig. Universell utforming skal være en del av virksomhetsstyringen og vil inngå i styringsdialogen mellom byrådsavdelingen og etaten. Det vil i løpet av 1. kvartal 2015 bli utarbeidet mal for rapportering som skal innarbeides i de årlige rapporteringene til byråd/bystyre. Lærlinger Etaten skal i samarbeid med Opplæringskontoret for helse- og omsorgsfagene tilrettelegge læreplasser og ta imot læringer i henhold til måltall 13

Traineeordningen Byrådet etablerte traineeordning for mennesker med funksjonsnedsettelser i 2014. Prosjektperioden er forlenget med 2 år til ut 2017. Virksomhetene oppfordres til å ha tett dialog med prosjektet og bes vurdere om ledige stillinger kan lyses ut for denne målgruppen. Søkbare tilskuddsordninger på helse- og sosialområdet og innen eldreomsorgen Det forventes at etaten holder seg oppdatert og søker på aktuelle statlige tilskuddsordninger. Søknader skal sendes med kopi byrådsavdelingen Folkehelsearbeid Folkehelseperspektivet skal ivaretas i alle virksomheter og helsekonsekvenser skal vurderes i alt planarbeid. Folkehelseplan for Oslo 2013-2016 ble vedtatt av bystyret i 2013. Etaten skal integrere folkehelseplanens intensjoner og innsatsområder i sitt arbeid. Aldersvennlig by Byen vokser og befolkningen over 60 år øker mest fremover. Oslo tar i bruk medlemskapet i Verdens Helseorganisasjons (WHO s) nettverk for aldersvennlige byer og utvikler indikatorer som måler om Oslo i årene fremover er en aldersvennlig by. Arbeidet er sektorovergripende og ledes av EST med deltakelse fra øvrige byrådsavdelinger og Det Sentrale Eldrerådet. Aldersvennlighet skal tas i betraktning i alle virksomheter og være et premiss i utviklingen av tiltak og tjenester til befolkningen. Aldersvennlig by handler også om å gjøre byen mer tilgjengelig og bedre for alle byens innbyggere. Handlingsplan for mennesker med funksjonsnedsettelser Oslo kommunes handlingsplan for mennesker med funksjonsnedsettelse har som mål å legge forholdene til rette for at mennesker med funksjonsnedsettelser skal kunne ha et mest mulig aktivt og selvstendig liv med deltagelse og likestilling. Alle virksomheter i Oslo kommune har et ansvar for gjennomføring av planen. I byrådssak 249/14 Handlingsplan for mennesker med funksjonsnedsettelser- rullering 2015-2016 omtales følgende under delkapittel for innsatsområde Kunnskap om mennesker med funksjonsnedsettelser: Virksomhetene skal sørge for at HR, HMS-ansvarlige og andre ansatte som arbeider med målgrupper er kjent med FN-konvensjonen om rettigheter til mennesker med nedsatt funksjonsevne. Videre er det uttalt at alle virksomheter utarbeider egne handlingsplaner for mennesker med funksjonsnedsettelser med konkrete tiltak på denne planens satsingsområder. Handlingsplan mot vold i nære relasjoner Bystyret har vedtatt SAK 275/14 Handlingsplan mot vold i nære relasjoner. Etaten må følge opp relevante tiltak i planen og sørge for at ansatte har god kompetanse til å avdekke og til å følge opp personer som er utsatt for vold Handlingsplan for psykisk helsearbeid Byrådet avgir Handlingsplan for psykisk helsearbeid 1. kvartal 2015. Etaten må følge opp relevante tiltak i planen. 14

3.3.3 Spesifikt for Sykehjemsetaten Bystyremelding 1/2014 Seniormelding: Selvsetendige, aktive og trygge eldre i Oslo Seniormeldingen er en strategisk plan for sunn aldring og bærekraftig eldreomsorg i Oslo. For Sykehjemsetaten er strategiene i kapitlene «Nettverk og frivillighet» og «Innovasjon i omsorg», de mest aktuelle. Sykehjemsetaten skal i 2015 gjennomgå Bystyremelding 1/2014 med henblikk på aktuelle vedtatte strategier for etaten. Bystyresak 276/14, Demensplan for Oslo 2014-2019 «LEV VEL- med demens i Oslo» «LEV VEL -med demens i Oslo» er kommunens første overordnede demensplan. Sykehjemsetaten skal følge opp strategiene i egne planer og tiltak. Aldersvennlig by Oslo skal være en alders- og demensvennlig by. Sykehjemsetaten skal gjennom ulike tiltak legge til rette for at sykehjemmene kan bidra til god kontakt mellom generasjonene. Det skal være hyggelig å besøke sykehjem for alle, også barn og unge. Instruks for gjennomføring av investeringsprosjekter Byrådet har i sak 1038/14 vedtatt instruks for gjennomføring av investeringsprosjekter. I OPS prosjekter får EST en dobbeltrolle som både overordnet bestiller og overordnet utfører, likeledes skal Sykehjemsetaten (SYE) ivareta rollen som operativ bestiller- og utfører ved sykehjemsprosjekter. SYE har ansvaret for å utarbeide styringsdokument med risikoanalyse, kontraktstrategi, konkurransegrunnlag og for å gjennomføre forhandlinger med leverandører. Dette er krevende oppgaver som normalt utføres av eiendomsforetakene i kommunen. Oppgaven vil kreve en egen rapportering og byrådsavdelingen vil komme tilbake til hvordan det skal utføres. EST vil presisere at for å sikre kvalitet og fremdrift i OPS prosjekter er det behov for å styrke SYE's kompetanse og kapasitet ved gjennomføringen av prosjektene. Gode og balanserte kontrakter vil også gjøre EST sektorens oppfølging i gjennomførings- og driftsfasen enklere. Vi vil derfor be etaten om en tilbakemelding på hvordan rollen som operativ bestiller- og utfører vil bli ivaretatt, særlig knyttet til gjennomføring av forhandlinger og utarbeidelse av kontraktsdokumenter for OPS prosjekter. Informasjonssystem om sykehjemsbemanning Byrådsavdeling for elder og sosiale tjenester skal i samarbeid utarbeide et forslag til hvordan Sykehjemsetaten best mulig kan imøtekomme ønsket om åpenhet om sykehjemsbemanning, jf. notat til Helse og sosialkomiteen nr 227/2014. Disponering av beboernes økonomiske midler Sykehjemsetaten skal sørge for at sykehjemmene har internkontrollsystem for disponering av økonomiske midler tilhørende beboere i institusjon. Sykehjemsetaten vil få oppgaver knyttet til arbeidet med å endre gjeldende instruks for disponering av økonomiske midler mm. Tannhelse Ved helsesjekk av nye beboere skal sykehjemslegene sjekke tannstatus og ved behov raskt henvise til tannhelsetjenesten. Alle sykehjem i Oslo skal innen 1. mars ha utpekt en ansvarlig for ernæring og tannhelse. Det er ønskelig at de gjennomfører kurs om sykehjemsbeboeres tannhelse innen sommeren 2015. 15

Kvalitet Sykehjemsetaten skal sikre kvalitet på tjenestene gjennom god oversikt på systemnivå. I det videre arbeidet skal det være en sterk fokusering på avvikshåndtering. Etaten skal fortsette arbeidet med god ernæring for beboerne. Det skal legges vekt på personalets kunnskap om anretning av mat og det å skape en hyggelig atmosfære rundt måltidene. God ledelse av sykehjemmene har stor betydning for kvaliteten i tilbudet. Byrådet vil derfor etablere topplederskolering for institusjonsledere og ber om at etaten gjennomfører det. Areal i sykehjem Det må skilles mellom beboernes private areal, felles areal og tjenesteareal. Tjenestearealet skal ikke være fremtredende ved langtidssykehjemmene, og vaktrommene skal fjernes. Fokus er å skape et hjem for beboerne og en meningsfull hverdag med mulighet til uteaktiviteter. Langtidssykehjemmene skal legge vekt på å skaffe arbeidstøy til personalet som minner minst mulig om sykehus. Det bes om at nye tiltak som skal iverksettes i 2015 er i drift senest 1.august. 4. Styringsdialog og resultatoppfølging 4.1 Styringsdialog og møteplan Styringen av virksomhetene og styringsdialogen skal være basert på kommunens prinsipper for virksomhetsstyring. Risikostyring og internkontroll er integrert i virksomhetsstyringen og endring i risikovurdering og risikobilde vil være et fast tema i styringsdialogen. I tillegg til tildelingsbrevet er også følgende sentralt i styringsdialogen: Sektordirektørmøter Det gjennomføres jevnlige sektordirektørmøter for hele EST-området. Møtene skal prioriteres av ESTs toppledere. Etatsstyringsmøter Det avholdes to etatsstyringsmøter i halvåret mellom Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester og etatsledelsen. Det settes opp dagsorden og skrives referat fra alle møtene. Ledersamtaler Det gjennomføres ledersamtaler årlig. Oppfølging av tildelingsbrevet vil være et sentralt tema i ledersamtalene mellom kommunaldirektøren og etatssjefen i 1.kvartal 2015. Medarbeidersamtaler Det skal gjennomføres medarbeidersamtaler med alle ansatte hvert år. Løpende saker Enkeltsaker og problemstillinger avklares løpende i møter, gjennom brev eller direkte kontakt. 16

4.2 Rapportering og resultatoppfølging Generelt Sykehjemsetaten skal rapportere i samsvar med Oslo kommunes økonomireglement og på ordinær måte gjennom tertialrapportering, årsberetning og eventuelle statlige rapporteringskrav som for eksempel KOSTRA. Det vises til særskilte rundskriv med nærmere krav til virksomhetenes tertialrapportering, rundskriv med retningslinjer for innlegging og periodisering av budsjett i Agresso for alle virksomheter i 2014, samt oppfølging av driftsbudsjettet (herunder månedlige justeringer og prognoser av tallbudsjettet) gjennom spørring i Agresso. Resultatoppfølging risikohåndtering Byrådsavdelingen vil at det i rapporteringen fokuseres på måloppnåelse og eventuelle resultatavvik. Risikobildet skal være à jour og beskrive planlagte og gjennomførte tiltak for å lukke avvik og redusere risiko. Det kan gjennom året bli gitt nye føringer som kan medføre nye eller justerte mål og resultatkrav, og endrede prioriteringer for virksomheten. Dette er forhold som må håndteres i en dialog mellom byrådsavdeling og virksomhet. Resultatoppfølgingen skal være en løpende evaluerings- og korreksjonsprosess hvor byrådsavdelingen og den enkelte etaten får svar på om målformulering, strategier og tiltak mv har vært hensiktsmessig. Læring og kontinuerlig forbedring skal være et siktemål for styringsdialogen. Det skal gis fortløpende informasjon om saker som kommer/kan komme i media og om saker som kan medføre politisk oppfølging. Kvalitetssikring av rapportering Byrådsavdelingen forutsetter at etaten utarbeider rutiner for kvalitetssikring av alle data som er en del av et rapporteringssystem enten til byrådet eller staten. Rutinene bør gjennomgås som en del av styringsdialogen. For å bedre kvaliteten på KOSTRA-tallene forutsettes at virksomhetens konteringspraksis vedr bruk av funksjon 120/420 Administrasjon er i tråd med retningslinjer fra Byrådsavdeling for finans, jf rundskriv 25/2013. Virksomheten forutsettes også å sikre riktig kontering av utgifter til konsulenttjenester. ****** Vi ser frem til et hyggelig og konstruktivt samarbeid om felles mål og utfordringer i 2015. 17

Med vennlig hilsen Endre Sandvik kommunaldirektør Elisabeth Vennevold pleie- og omsorgssjef Godkjent og ekspedert elektronisk Vedlegg: Tiltaksskjema Kopi til: FIN 18