Oslo kommune Byrådsavdeling for næring og eierskap

Transkript

1 Oslo kommune Byrådsavdeling for næring og eierskap Bydel Grünerløkka Postboks 2128 Grünerløkka 0505 OSLO Dato: Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: Tone Skodvin 121 TILDELINGSBREV 2016 FOR EMI - ENHET FOR MANGFOLD OG INTEGRERING 1. Grunnleggende forutsetninger Dette brevet beskriver forventninger og føringer for EMI for 2016, med bakgrunn i Sak , byrådets tilleggsinnstillinger og bystyrets budsjettvedtak av Mål og resultatkrav i kommuneplanen, sektorplaner, vedtatt økonomiplan og årsbudsjett ligger til grunn for tildelingsbrevet. Tallbudsjett og mål skal ses i sammenheng, og det vises til de endringer i målstrukturen som har skjedd i Sak Virksomhetens aktivitet og nye tiltak som igangsettes i løpet av 2016 forutsettes dekket innenfor gjeldende budsjettrammer, lover, avtaler, fullmakter, rutiner og instrukser og i samsvar med kommunens verdigrunnlag. Virksomheten har ansvar for å sette seg inn i overordnede styringsdokumenter som gjelder for Oslo kommune - blant annet Økonomireglementet, Instruks for økonomiforvaltningen og Instruks for virksomhetsstyring (byrådssak 1070/15). I tillegg til oppfølging av bystyrets budsjettvedtak og verbalvedtak forutsettes det at EMI følger opp andre vedtak i saker som gjelder ansvars-/fagområdet og at EMI på eget initiativ holder seg orientert om nye vedtak i løpet av året. Virksomhetsstyringen skal bidra til effektiv gjennomføring av politiske vedtak. På områder som miljø, tillit og åpenhet vil det kreves tiltak på tvers av alle virksomheter og sektorer for at kommunens mål skal kunne nås. Ledere på alle nivåer har et ansvar for nødvendig samordning for å oppnå felles mål, ref. Instruks for virksomhetsstyring, pkt Utfordringer og overordnede forventninger Oslo kommune skal selv ta ansvar for klimatiltak, og bruke alle virkemidlene kommunen har. Flyktningsituasjonen vil kreve mye av kommunen på ulike områder. Byrådsavdeling for næring og eierskap Postadresse: Rådhuset, 0037 Oslo E-post: postmottak@byr.oslo.kommune.no

2 Kommunen skal ha en åpen og tillitsbasert kultur der det blir lettere å ta beslutninger, og med kort avstand mellom byens ledelse, kommunens ledere og ansatte i kommunale virksomheter. Åpenhet - Oslo kommune skal være en åpen kommune der innbyggerne skal ha mulighet til innsyn i saker som behandles. Dokumenter og opplysninger skal derfor i minst mulig utstrekning unntas fra offentlighet. Klart språk - Alle Oslo kommunes virksomheter skal praktisere et klart språk og kommunisere på en forståelig og framtidsrettet måte. Offentlige dokumenter skal være skrevet slik at de er tilgjengelige for publikum. Det skal være enkelt å komme i kontakt med og få svar fra kommunen. Elektroniske tjenester og andre selvbetjeningsløsninger skal utvikles. Åpningstider og arbeidstidsordninger skal i større grad tilpasses innbyggernes behov. Brukerinvolvering er viktig for å utvikle brukervennlige tjenester. Sanering og forenkling av regelverk, bedre og mer effektive arbeidsprosesser skal bidra til bedre tjenester til flere innbyggere. Utviklings- og effektiviseringsarbeid gjelder alle virksomheter og vil innebære en gjennomgang av kommunens leveranser av tjenester, herunder arbeidsprosesser, organisering og hvordan IKT-verktøy kan bidra til bedre tjenester og effektiv ressursbruk. Virksomhetene må legge vekt på å finne nye og smartere måter å organisere seg på, å effektivisere arbeidsprosessene, og foreslå forenkling av kommunale eller statlige regelverk og prosedyrekrav. Utviklings- og effektiviseringsarbeidet skal være et tema i styringsdialogen i 2016 (jf. pkt. 4.1.) Byrådsavdelingen vil i tillegg peke på disse utfordringene: OXLO-innsatsen er lite kjent i byens befolkning og delvis også i kommunens virksomheter Flyktningsituasjonen er et aktuelt tema for informasjonskampanjer som skal vise frem OXLO og Oslo som en raus og tolerant by Tilskuddsforvaltningen skal forenkles så langt det er mulig EMI skal opparbeide kompetanse på veiledning av kommunale virksomheter Eventuelle oppdrag til EMI ifm flyktningprosjektet vil bli tatt opp i egne møter. 3. Årsbudsjett 2016 bystyrets vedtak 3.1 Bystyrets budsjettvedtak Tallbudsjettet Pågående aktivitet og nye tiltak som igangsettes i løpet av 2016 forutsettes dekket innenfor den til enhver tid gjeldende budsjettramme. Etatsleder har plikt til å holde byrådsavdelingen løpende orientert om forhold av betydning, inkludert å føre tilsyn og ha kontroll med virksomheten, i samsvar med økonomireglementet og Instruks for virksomhetsstyring. Tabelloversiktene under for drift og investeringer danner grunnlaget for virksomhetens økonomioppfølging og inngår som rapporteringskrav til 1. kvartal og 2. tertial 2016, til dette skal brukes OKS-spørremaler i Agresso. 2

3 Driftsbudsjettet Kap / Artsgr. Regnskap 2014 Dok Beløp i 1000 kr Forslag Enhet for mangfold og integrering (NOE) 10 Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tj. som inngår i egenprod Overføringsutgifter Sum utgifter Salgsinntekter Refusjoner Overføringsinntekter Sum inntekter Netto utgifter Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Verbalvedtak fra tidligere som fortsatt gjelder: F3/2014 Byrådet bes gjennomføre en evaluering av OXLO som merkevare. Denne evalueringen må måle hvor kjent OXLO er blant befolkning og ansatte og hvordan merkevaren forvaltes av kommunen selv og eksterne aktører. Det vises til notat 42/2015 til Kultur- og utdanningskomiteen og til mål i tabell 3.2. under. H11/2013 Vilkår for tildeling av tilskudd til integrering og mangfold Byrådet bes prioritere tverretniske tiltak ved tildeling av tilskudd til integrering og mangfold. Følgende verbalvedtak ansees som utkvittert: Verbalvedtak K104 Byrådet bes evaluere Enhet for mangfold og integrering og tilskuddene tildelt gjennom EMI. Øvrige verbalvedtak vil foreligge i Dok og på disse nettsidene: Flertallsmerknader: Det er ikke vedtatt flertallsmerknader ved bystyret behandling av budsjett for 2015 som forutsetter særskilt oppfølging eller rapportering fra enheten, men byrådsavdelingen vil gjøre oppmerksom på følgende merknad fra Finanskomiteen: Flyktningsituasjonen Komiteens mindretall, medlemmene fra A, MDG og SV, understreker betydningen av at Oslo kommune møter den økte flyktningestrømmen på en god måte, og mener byrådet i tilleggsinnstillingen tar kloke og nødvendige grep for å sikre dette. Disse medlemmer vil i denne sammenhengen særlig trekke frem avsettingen av midler til økt innsats fra frivillig sektor overfor flyktninger og asylsøkere, og midlene til koordinering av arbeidet knyttet til Oslos rolle som vertskommune for et høyt antall asylsøkere i mottak. 3

4 3.1.3 Budsjettforutsetninger og budsjettfullmakter Byråden for næring og eierskap vil videredelegere fullmakten til å fordele tilskudd til integrerings- og mangfoldsinnsats på kap. 354 Enhet for mangfold og integrering i Dette gjelder Oslo kommunes tilskudd til integrerings- og mangfoldstiltak Statens tilskudd til frivillig virksomhet i lokalsamfunnet som bidrar til deltakelse, dialog og samhandling Statens tilskudd til lokale innvandrerorganisasjoner grunnstøtte Byrådsavdelingen viser til at tilskuddsbehandlingen skal følge den kommunale forskriften for integrerings- og mangfoldstiltak og viser for øvrig til oppdrag under 3.2. Det er foreløpig satt av 11,088 mill til overføringer/tilskudd til integrerings og mangfoldstiltak, hvorav 4,4 mill er dekket inn gjennom overføringsinntekter som er statlig bevilgning. IMDi informerer om størrelsen på den statlige avsetningen til tiltak, drift og administrasjon tidlig i Tallene her er foreløpige. Tildeling skjer etter søknad ihht kommunal forskrift, prioriteringer i Sak 1, dette tildelingsbrevet og statlig rundskriv. Avsetningen til tilskudd (overføringsutgifter) er fordelt på 5,350 mill til øremerkede tilskudd til prioriterte organisasjoner (se liste under) tiltak i bystyresaken Stolte Oslo planlagte og igangsatte tiltak til religionsdialog tilskudd etter søknad til EMI (kommunal og statlig avsetning, samt «Born & Raised in Oslo» tiltak) administrative ressurser (midler som pt. ikke fordeles til organisasjoner). Total I budsjett Avsetning til tilskudd (overføringsutgifter): Overføringsinntekter (antatt statlig avsetning) 4400 Kommunal avsetning 6688 Total Kategori Detaljer Fordeling av midler: Øremerkede tilskudd 5400 Prioriterte organisasjoner (se liste under) 3500 Tiltak i bystyresak Stolte Oslo 900 Tiltak for religionsdialog 1000 Tilskudd etter søknad til EMI 4888 Kommunal avsetning 688 Born & raised tiltak (løpende) 200 Statlig avsetning (tiltak) 3500 Statlig avsetning (drift) 500 Administrative ressurser 800 OXLO-tiltak 400 Statlige administrasjonstilskudd (drift av EMI) 400 4

5 Innenfor den kommunale tilskuddsrammen øremerkes følgende beløp til prioriterte organisasjoner: Antirasistisk senter MIRA ressurssenter for innvandrer- og flyktningkvinner Organisasjon mot offentlig diskriminering (OMOD) Selvhjelp for innvandrere og flyktninger (SEIF) Global Future NHO JobbX (Antirasistisk senter) Mangfold i Fokus i Akademia MIFA (UiO) Caritas informasjons- og veiledningssenter Kristen Interkulturelt Arbeid (KIA) LLH Oslo og Akershus Skeiv Verden SUM 0,2 mill 0,6 mill 0,3 mill 0,8 mill 0,3 mill 0,2 mill 0,7 mill 3,5 mill I tilsagnsbrevene til disse organisasjonene bes EMI innarbeide at det vil bli foretatt en ny vurdering for tildeling for Risikovurdering Virksomheten forutsettes å vurdere risiko med hensyn til gjennomføring og leveranser som angis i tildelingsbrevet. Endringer i risikovurdering og risikobilde forutsettes å være fast tema i styringsdialogen, se også pkt Virksomheten må ha fokus på tiltak som kan redusere risiko for at mål ikke nås og at oppdrag ikke kan leveres innen angitte frister. Se også pkt. 4.2 om rapportering til byrådsavdelingen. Rapporteringen må sikre reell vurdering og sporbarhet i styringsdialogen. 3.2 Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall Situasjonsbeskrivelse og mål for kultur- og næringssektoren er omtalt i Sak del 2, kapittel 10. Beskrivelse og mål som er særskilt for etaten omtales under kap. 354 (sidene 7-8). Mål som er relevant for etaten er referert under, og disse skal utkvitteres særskilt i årsberetningen. Byrådets overordnede sektormål er: Oslo skal være en attraktiv by med høy verdiskapning Oslo skal være en ledende kunst- og kulturby Oslo skal være en by åpen for mangfoldets muligheter Mål og tiltak Resultatindikatorer Resultat 2014 Måltall 2015 Måltall 2016 Mål 5 Oslo skal være en by åpen for mangfoldets muligheter Synliggjøre OXLO Oslo Extra Large Andel av byens borgere som har kjennskap 25 % 35 % budskapet til OXLO Oslo Extra Large budskapet Markedsføre OXLO Business Charter for Antall medlemmer i OXLO Business arbeidslivet og frivillige organisasjoner Charter Implementere Guide for likeverdige Antall kommunale virksomheter som har 5 20 tjenester benyttet Guide for likeverdige tjenester Veilede bydeler, etater og kommunale virksomheter i mangfoldsspørsmål Antall kommunale virksomheter som har konsultert EMI

6 Presiseringer fra byrådsavdelingen, oppdrag, leveranser I arbeidet for å realisere målene skal det også gjennomføres følgende oppgaver: Oppdrag 1: Bydelen skal legge frem et forslag til strategisk utvikling av EMI i budsjettforslaget for Oppdrag 2: Vurdere konsekvenser av sammenslåing av kommunale og statlige tilskuddsordninger og foreslå eventuelle endringer i kommunens forskrift for integrerings- og mangfoldstilskudd. Foreslå mulige effektiviseringstiltak innen tilskuddsforvaltningen, herunder også elektronisk saksbehandling innen Oppdrag 3: Legge frem forslag til tema og organisering av OXLO uka 2016 innen Andre områder for oppfølging i 2016 Nedenfor følger forventninger som gjelder alle virksomheter, om prioriterte områder i 2016 hvor måloppnåelse i kommunen krever felles innsats. Enheten skal utvikle kompetanse på å veilede kommunale virksomheter i integrerings- og mangfoldsspørsmål, og bidra til å gjøre aktuelle verktøy kjent for disse. 4. Styringsdialog og resultatoppfølging 4.1 Styringsdialog og møteplan Styringsdialogen skal ha fokus på resultater og gjennomføring, samt eventuelle endringer i risikovurdering og risikobilde. Utviklings- og effektiviseringsarbeidet, jf. kap. 2, inkludert miljøbevissthet i virksomheten, skal også være fast tema i styringsdialogen. Det avholdes to styringsdialogmøter i året, etter rapportering 1. kvartal og 2. tertial. Tid for etatsstyringsmøtene er hhv. 24. mai kl og 18. oktober kl Dagsorden for styringsdialogmøtene vil være gjennomgang av mål og resultatkrav, dvs. punktene angitt i dette brevet. Etatens budsjettforslag for 2017 tas opp i etatsstyringsmøtet i mai. I tillegg kommer andre typer møter som blir avtalt i løpet av året og som kan inngå i styringsdialogen. 4.2 Rapportering og resultatoppfølging Enhetens kvartals- og tertialrapporter skal bare omhandle budsjett og regnskap (andre krav til rapportering følges opp av bydel Grünerløkka). Byrådsavdelingene for venter at bydelen har tett opp oppfølging og rapportering om budsjettsituasjonen. Eventuelle risikoreduserende tiltak virksomheten gjennomfører eller planlegger skal beskrives. Rapporter fra enheten: Innhold og frister for rapportering per 1. kvartal og 2. tertial omtales i eget rundskriv Fortløpende informasjon om saker som kommer/kan komme i media, og være i forkant av saker som kan medføre politisk oppfølging 6

7 Rapportering om tiltak/aktivitet som stopper på grunn av manglende beslutninger eller annen form for ytre forsinkelse knyttet til saken Statlig rapportering Rådet for innvandrerorganisasjoner (RiO) skal få skriftlig orientering om søknadsbehandling og -tildeling etter at tilskuddsbehandlingen er avsluttet Kvalitetssikring av rapportering - resultatoppfølging Enheten skal ha rutiner for kvalitetssikring av alle data som er en del av et rapporteringssystem enten til byrådet eller staten. Resultatoppfølgingen skal gi prognose for måloppnåelse, eventuelle resultatavvik og ajourført risikobilde, samt planlagte og gjennomførte tiltak for å lukke avvik og redusere risiko. Gjennom året kan de bli gitt nye føringer mv som kan medføre nye eller justerte mål og resultatkrav, og endrede prioriteringer for virksomheten. Dette er forhold som må håndteres i en dialog mellom byrådsavdeling og virksomhet. Resultatoppfølgingen skal også gi byrådsavdeling og virksomhet svar på om målformulering, strategier og tiltak mv har vært hensiktsmessig. Vi ser frem til et hyggelig og konstruktivt samarbeid om felles utfordringer i 2016! Med hilsen Eli Vorkinn kommunaldirektør Jan Fredrik Lockert seksjonssjef Godkjent og ekspedert elektronisk Vedlegg: Foreløpig økonomiplan og tiltaksskjema for kap. 354 Kopi til: Enhet for mangfold og integrering 7