Sak 27/2015: Revidert versjon av «Roller og ansvar for Tjenesterådet» Sammendrag Notatet er oppdatert på bakgrunn av innspill fra forrige Tjenesteråd. Det er gjort flere mindre endringer i teksten, med tanke på å unngå eventuelle uklarheter. Endringer knytter seg til: - Tydeligere relasjon mellom Tjenesteråd og plan- og budsjettprosessen - Konkretisering av Tjenesterådets prosjektportefølje - Konkretisering av den koordinerende rollen - Språklige forenklinger. Roller og ansvar for Tjenesterådet Tjenesterådet er opprettet for å sikre god forvaltning av HiOAs administrative tjenesteportefølje. I beslutningsnotatet (2014) om opprettelse av modell for tjenesteforvaltning beskrives Tjenesterådets formål som følgende: «( ) er dels å sikre god samhandling mellom Fakultetene og Fellesadministrasjonen, samt å sikre at målet om utvikling av brukerorienterte og kostnadseffektive tjenester nås. Dette innebærer bl.a. å: ta overordnet stilling til ressursinnsats/kostnadsnivå for ulike tjenester/ytelser; ta stilling til ressursbehov for utvikling av nye tjenester, sikre riktig tjenestekvalitet og god balanse mellom standardisering og fleksibilitet for ulike tjenester/ytelser; gi overordnede føringer til ledernettverk og tjenesteeiere og håndtere behov for avklaring av spørsmål og utfordringer som ikke lar seg løse lenger ut i organisasjonen» For å operasjonalisere disse målene, foreslås det en beskrivelse av tre roller Tjenesterådet vil kunne innta, med tilhørende ansvar. Samtlige av rollene fordrer at Tjenesterådet som organ fungerer som mer enn summen av de fagområdene som er representert i Tjenesterådet. De tre rollene som foreslås er: Prioriterende For å sikre at HiOA kanaliserer sine ressurser til tiltak som gir størst utbytte og/eller best mulig bygger opp om HiOAs strategi, foreslås det at det tilligger Tjenesterådet å prioritere ressursbruk på de større utviklingstiltakene på tvers av administrative tjenester. Koordinerende Tjenesterådet skal sikre at det ikke oppstår unødvendige forsinkelser i prosjekter som følge av samhandlingsproblemer mellom ulike avdelinger, eller mellom avdelinger og fakultet Rådgivende (for rektor og fagdirektører) Tjenesterådet gir råd til øverste administrative leder av HiOA (rektor), eller den som er delegert myndighet av rektor. Tjenesterådet er et forankringsorgan og rådgivende for fagdirektørene i arbeidet med tjenester underlagt fagdirektørens område. 1/5
Beskrivelse av de fire rollene Prioriterende rolle Tjenesterådet har ansvar for å ta overordnet stilling til ressursinnsats og kostnadsnivå for ulike tjenester. Dette innebærer en prioritering mellom de ulike tjenestene. Prioritering vil ofte komme til uttrykk som nye investeringer i en tjeneste, som regel i form av større utviklingsprosjekter. Større utviklingsprosjekter kan være prosjekter som: A. Krever vesentlig investering i IT-ressurser 1 (eks: student.hioa.no) B. Krever vesentlig investering i menneskelige ressurser (blant annet i form av prosjektgruppe på tvers av organisasjonen som jobber sammen over lengre tid, eks: E-HR) C. Innebærer varig endring i studie- eller arbeidshverdagen til en eller flere av organisasjonens hovedbrukergrupper: studenter, UF-tilsatte og TA-tilsatte (eks: digital eksamen) Tjenesterådets prioritering av større utviklingsprosjekter innebærer å besvare to spørsmål: 1. Er dette et «riktig» prosjekt for HiOA? 2. Hvilke riktige prosjekter skal gjennomføres når? Forslag til prosjekter utarbeides av tjenesteeier. Tjenesteeier fremmer forslaget for tilhørende Ledernettverk for administrativt område (LAO), som så anbefaler videre behandling i Tjenesterådet dersom prosjektet kan defineres som et «større utviklingsprosjekt» i tråd med kriteriene beskrevet ovenfor. Tjenesterådet gir råd til Tjenesterådets leder om hvorvidt et prosjekt bør opprettes eller ei. Vurderingen skal baseres på i hvilken grad et gitt prosjekt svarer ut HiOAs strategi og/eller målsettinger, og derfor bør anses som et «riktig» prosjekt. Rekkefølge på gjennomføring av prosjekter må fastsettes, siden både økonomiske og menneskelige ressurser er begrensede. For å unngå forsinket fremdrift og lav kvalitet i prosjektutførelse og implementering, bør det etableres en tydelig og gjennomsiktig struktur for hvilke prosjekter som gjennomføres når. Denne strukturen blir å oppfatte som HiOAs administrative prosjektportefølje. Tjenesterådet vil prioritere på grunnlag av føringer i budsjettvedtak, for eksempel strategimidler. Tjenesterådets medlemmer bør ha dette i mente i den årlige budsjettprosessen. Rektor kan også hente inn råd fra Tjenesterådet i den forbindelse. I gitte tilfeller kan prosjekter initieres og prioriteres utenfor Tjenesterådets mandat. Dette vil være prosjekter prioritert fra eksempelvis rektorat, eller eksternt påførte krav. For å ivareta dette må prosjektporteføljen tilpasses, noe som kan innebære fremskynding eller forsinking av andre prosjekter i porteføljen. Tjenesterådet kan også anbefale Tjenesterådets leder om å avslutte prosjekter når det virker hensiktsmessig. Forutsetninger for å ivareta den prioriterende rollen - Kostnader i prosjekter og tjenester må synliggjøres - Tjenesterådets portefølje må ses i lys av tilgjengelige ressurser og ses i sammenheng med øvrig ressursdisponering til endringsinitiativer. - Det må utarbeides kriterier for å avgjøre hva som er «riktige» prosjekter for HiOA - Det må utarbeides kriterier for å prioritere mellom de «riktige» prosjektene 1 IT-ressurser er å anse både som arbeidstimer fra IKT-avdelingen, så vel som kostnader til innkjøp av ny programvare og IT-konsulenttjenester 2/5
- Det må etableres en form for årshjul for Tjenesterådet, for å kunne få riktig planleggingshorisont i prosjektplanlegging. Årshjulet må harmoniseres med budsjettprosessen. - Tjenesterådet vil ha behov for en støttefunksjon til å administrere prosjektporteføljen - Tjenesterådet baserer sine råd på hva som anses riktig for HiOA som helhet - Utarbeide kriterier for prioritering av større utviklingsprosjekter - Beskrive prosjektporteføljens innhold - Prioritere mellom forslag til større utviklingsprosjekter - Bestemme om prosjekter startes, forsinkes eller avsluttes, innenfor Tjenesterådets portefølje - Sikre at porteføljen er tilstrekkelig balansert - Sikre at tilstrekkelig ressurser allokeres til prosjektene i porteføljen - Gjennomføre jevnlig evaluering av prosjektporteføljen for å sikre fremdrift Koordinerende rolle Tjenesterådet har ansvar for å sikre riktig tjenestekvalitet og en god balanse mellom kostnad og fleksibilitet. Tjenesterådet skal gi overordnede føringer og avklaringer til ledernettverk for administrativt område (LAO) og tjenesteeier ved spørsmål som ikke lar seg løse lenger ut i organisasjonen. Det er ingen andre fora hvor de øverste administrative ledere både fra FA og fakultet er samlet for å diskutere administrative prosjekter og hvor alle de administrative fagområdene ses i sammenheng. Den koordinerende rollen innebærer: At tjenesterådet er siste instans for å sikre at det ikke oppstår unødvendige forsinkelser i prosjekter som følge av samhandlingsproblemer mellom ulike avdelinger, eller mellom avdelinger og fakultet. Et fokus på nå-situasjoner, i motsetning til de rådgivende og prioriterende rollene som innebærer et planleggings-fokus. At fagdirektører rapporterer på sine tjenesteområder. Ved utfordringer vil tjenesterådet kunne avklare, forankre og beslutte løsninger på problemer. Oppstartsfasen av prosjekter og tjenester ivaretas, ved for eksempel å se sammenhenger og avhengigheter på tvers av organisasjonen. Forutsetninger for å ivareta rollen: - Fagdirektører, med bistand fra tjenesteeier, konkretiserer utfordringer - Ved oppstart og planlegging av nye tjenester og prosjekter skal avhengigheter til andre områder og tjenester beskrives tydelig - Gi råd om håndtering av eller beslutning på innmeldte samhandlingsproblemer - Gi råd om beslutning i saker hvor det er konflikt mellom standardisering og fleksibilitet, og når slike saker ikke lar seg løse lenger ned i organisasjonen Rådgivende (for rektor) Myndigheten for Tjenesterådet som organ ligger hos leder av Tjenesterådet. Tjenesterådets vedtak er rådgivende overfor øverste administrative leder av HiOA (rektor), eller den som er delegert myndighet av rektor. 3/5
Tjenesterådet kan gjennom sitt virke komme med anbefalinger til budsjettprosessen, med tanke på nye prosjekter og avvikling av tjenester og/eller ytelser. Eksempelvis kan en slik anbefaling oppstå dersom Tjenesterådet anbefaler opprettet et prosjekt som ikke har kostnadsdekning i budsjettet. Forutsetninger for å ivareta rollen - Beslutningsnotatet for Modell for tjenesteforvaltning oppdateres i tråd med enhetlig ledelse for HiOA - Myndigheten til Tjenesterådets leder avklareres med rektor og delegasjonsfullmakt utarbeides. - Tjenesterådets medlemmer er ansvarlig for å sikre at råd er i tråd med egne fullmakter. Rådgivende (for fagdirektører) Tjenesterådet er et forankringsorgan for fagdirektørene i arbeidet med tjenester underlagt fagdirektørens område, og kan også være rådgivende overfor fagdirektøren i prioritering av mindre forbedringsprosjekter i tjenestene underlagt fagdirektør. På bakgrunn av tjenesteeieres kartlegging av kvalitet i tjenestene vil Tjenesterådet forvalte en tjenesteportefølje. Tjenesteporteføljen beskriver på overordnet nivå status for kvalitet i de ulike tjenestene. I tråd med bakgrunnen for Modell for tjenesteforvaltning bør både brukerorientering og effektivitet i tjenesten anses som kriterier som beskriver kvalitet for tjenestene. I kraft av å se fagområdene i sammenheng vil Tjenesterådet kunne gi råd til fagdirektør om prioriteringer for tjenesteeier med mål om å øke kvalitet i enten brukerorientering og/eller effektivitet i de enkelte tjenestene. Forutsetninger for å ivareta rollen - Tjenesteeiere etablerer kriterier og målesystem for å beskrive grad av effektivitet og brukerorientering i tjenesten - Det utarbeides en enkel porteføljeoversikt for tjenestene som beskriver overordnet effektivitet og brukerorientering for tjenestene - Tjenesterådet vil ha behov for en støttefunksjon til å administrere tjenesteporteføljen - Gi råd om prioriteringer mellom mindre prosjekter underlagt fagdirektør - Mulighet til å avkreve forklaring på de ulike tjenestenes skåring på kvalitet i tjenesteporteføljen Forslag til beslutning* 1. Tjenesterådet slutter seg til beskrivelsene av roller og ansvar for Tjenesterådet 2. Tjenesterådet gir OU-programmet i oppdrag å utrede forslag til et porteføljestyringssystem for større utviklingsprosjekter. Systemet må innbefatte en beskrivelse av: a. Kriterier for opprettelse av og prioritering mellom større utviklingsprosjekter b. En metode for å synliggjøre kostnader i form av IT- og menneskelige ressurser c. Et årshjul for Tjenesterådets arbeid som er harmonisert med plan- og budsjettprosessen d. Hvordan porteføljen fremstilles, hvor sammenhengene mellom strategi, portefølje, tjeneste og prosjekt synliggjøres 3. Tjenesterådet anbefaler at det opprettes en støttefunksjon for Tjenesterådets virke 4/5
*Besluttet i møte i Tjenesterådet 6. oktober 2015. 5/5