NAMSOS KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Tirsdag 15. februar 2011 Møtetid: Kl. 0900 Møtested: Namsos Samfunnshus, møterom Lyon De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/11 002/11 003/11 004/11 005/11 006/11 007/11 008/11 009/11 Orientering fra administrasjonen Forvaltningsrevisjonsprosjekt: - 1703-1/2010 - sykefravær og oppfølging / - 1703-2/2010 - seniorpolitikk som virkemiddel Referatsaker Orientering fra revisor Forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i helse og omsorg - Prosjektplan Rapport etter gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2010 Kontrollutvalgets årsrapport 2010 Budsjett for kontroll og tilsyn 2011 detaljbudsjett Rapport etter ekstern kvalitetskontroll Eventuelt Steinkjer 8. februar 2011 Jørgen Hoffmann Leder Liv Tronstad kontrollsjef tlf:74 11 14 76 / mob: 936 92 526 e-post: liv.tronstad@komsek.no
SAK 001/11 ORIENTERING FRA ADMINISTRAJSONEN Kontrollutvalget 15.02.11 Liv Tronstad 001/11 413-1703-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen fra administrasjonen til orientering. Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen. Administrasjonen er spesielt bedt om å orientere om to saker, det er: 1) Kommuneregnskapet for 2010. 2) Utvikling i sykefraværet. Det ble gjennomført to forvaltningsrevisjoner i 2010, der den ene tok for seg sykefravær og oppfølging. Rådmannen er her bedt om å gi en orientering om status på sykefraværet ved utgangen av 2010, og om det er: mulig å belyse årsakene til sykefravær nærmere? (Gjelder både korttids- og langtids sykefravær) mulig å si noe om årsakssammenhenger mellom sykefravær og det psykososiale arbeidsmiljø Videre om kommunen har forslag til mulige tiltak lederne har tid til å utøve sin lederfunksjon i hvilken grad følger trygdeetaten (NAV) opp at arbeidsgiver oppfyller sine krav etter IA-avtalen SAK 002/11 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT: 1703-1/2010 - SYKEFRAVÆR OG OPPFØLGING / 1703-2/2010 - SENIORPOLITIKK SOM VIRKEMIDDEL Kontrollutvalget 15.02.11 Liv Tronstad 002/11 413-1703-5.3
1. Kontrollutvalget slutter seg til rapportene. 2. Kontrollutvalget oversender rapportene til kommunestyret 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak Kommunestyret tar rapportene til orientering. Forvaltningsrevisjonsprosjekt 1703-1/2010 - Sykefravær og oppfølging Forvaltningsrevisjonsprosjekt 1703-2/2010 - Seniorpolitikk som virkemiddel Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Kontrollutvalgets sak 001/11 Orientering fra administrasjonen 2. Brev til KomRev Trøndelag IKS av 22. september 2010 3. Kontrollutvalgets sak 006/10 Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjekt Namsos kommune som arbeidsgiver 4. Kontrollutvalgets sak 007/10 Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjekt Seniorpolitikk som virkemiddel 5. Kommunestyrets sak 63/08 Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 Kontrollutvalget sluttet seg til prosjektplan for forvaltningsrevisjon: 1) Namsos kommune som arbeidsgiver i sak 006/10 (Senere benevnt som Sykefravær og oppfølging) 2) Seniorpolitikk som virkemiddel i sak 007/10 Problemstilling Namsos kommune som arbeidsgiver / Sykefravær og oppfølging har vært: Namsos kommune som arbeidsgiver. Planer og praksis samsvar eller papirøvelse? På hvilken måte initieres og anvendes IA tiltak for å redusere sykefraværet i Namsos kommune? Hvordan gjennomfører Namsos kommune omplassering av personell? Hvordan implementeres tiltak for å redusere sykefraværet? Rapporten er avgrenset og omhandler et mindre antall tjenestesteder spesielt knyttet til prosjektet nærvær i 2009. Problemstiling Seniorpolitikk som virkemiddel har vært: Har kommunen lyktes med sin seniorpolitikk? Hva utgjør seniorpolitikken i Namsos kommune, og hvordan praktiseres den? Kan det dokumenteres effekter av kommunens arbeid med seniorpolitikken frem til i dag? Rapporten er avgrenset til å gjelde de som har vært med i ordningen de siste to årene (2008 og 2009). Problemstillingene i begge prosjektene er belyst på grunnlag av informasjon som er fremkommet ved intervju samt bl.a. analyse av kommunens fraværsstatistikk.
Behandling Forvaltningsrevisjonsrapportene ble presentert for kontrollutvalget under sak 014/10 Orientering fra revisor, der kontrollutvalget gjorde følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisor til orientering. 2. Rapportene tas opp til behandling i kontrollutvalget på neste møte. 3. Kontrollutvalget ønsker utdypning av enkelte punkter i rapportene, og utarbeider en spesifikasjon av disse punktene før sommerferien. Iht. vedtakets punkt 3 ble spørsmålene utarbeidet og oversendt revisor i september i fjor. Det ble imidlertid enighet om at en istedenfor å benytte store ressurser til å besvare disse utdypningsspørsmålene isteden skulle stille disse spørsmålene direkte til rådmannen. Kontrollutvalget fikk denne redegjørelsen under sak 001/11 Orientering fra administrasjonen. Vurdering Kontrollutvalget må på bakgrunn av rapportene og rådmannens redegjørelse vurdere hva de vil gjøre videre med rapportene. Det er ikke stilt spesifikke krav om hvordan forvaltningsrevisjonsrapporter skal rapporteres til kommunestyret. Enkelte ganger rapporteres forvaltningsrevisjonsrapporter gjennom kontrollutvalgets årsrapport til kommunestyret, men i all hovedsak rapporteres forvaltningsrevisjonsrapporter fortløpende til kommunestyret som egne saker. Forvaltningsrevisjon er et viktig virkemiddel i den lærende organisasjon. I tillegg gir forvaltningsrevisjon en uavhengig tilbakemelding til kommunestyret om administrasjonens arbeid og hvordan politiske vedtak følges opp. Det anbefales at kontrollutvalget slutter seg til rapportene, og oversender disse til kommunestyret til orientering. SAK 003/11 REFERATSAKER Kontrollutvalget 15.02.11 Liv Tronstad 003/11 413-1703-5.3 Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 KomRev Trøndelag IKS Kopi av brev til Namsos kommune om regnskapsavslutningen for 2010
Referatene tas til orientering SAK 004/11 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 15.02.11 Liv Tronstad 004/11 413-1703-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisor til orientering. Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen. Revisor vil orientere om status på revisjonsarbeidet. SAK 005/11 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT ØKONOMISTYRING I HELSE OG OMSORG -PROSJEKTPLAN Kontrollutvalget 15.02.11 Liv Tronstad 005/11 413-1703-5.3 Kontrollutvalget slutter seg til forslag til prosjektplan for Økonomistyring i Helse og Omsorg KomRev Trøndelag IKS, Prosjektplan Økonomistyring i Helse og Omsorg Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Kontrollutvalgets sak 028/10 Forvaltningsrevisjon 2008 2011. Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 2. Kommunestyrets sak 63/08 Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011
Kontrollutvalget skal påse at kommunens forvaltning årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget behandlet i møtet 3. november sak 028/10 Forvaltningsrevisjon 2008 2011. Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt, der kontrollutvalget vedtok at Økonomistyring i Helse og Omsorg ble prioritert som neste prosjekt. På bakgrunn av dette har revisjonen utarbeidet en prosjektplan datert 2. februar 2011. Prosjektplanen beskriver bl.a. bakgrunnen for prosjektet, problemstilling, hvordan prosjektet er avgrenset og revisjonskriterier. Prosjektplanen redegjør videre for habilitet, metode, milepæler, tids- og ressursbruk. Det er ikke planlagt bruk av ekstern bistand. Estimert timeforbruk er på 320 timer. Rapporten forventes levert kontrollutvalget i juni 2011. Vurdering Kontrollutvalget gis med dette en mulighet til å sikre at problemstillingene er egnet til å svare på de forhold som kontrollutvalget ønsker undersøkt. Det er viktig at problemstillingene er så konkrete og avgrenset som mulig slik at de er mulig å besvare for revisjonen. Prosjektplanen vil bli gjennomgått i møtet. SAK 006/11 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET AV FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 2. HALVÅR 2010 Kontrollutvalget 150211 Liv Tronstad 006/11 413-1703-5.3 1. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 2. Rapporten oversendes rådmannen til videre oppfølging i det kontrollutvalget viser til anbefalingene i kapittel 5. KomRev Trøndelag IKS, Rapport etter Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2010 Saksfremstilling Rapporten gjelder en gjennomgang av saker fra formannskapets og kommunestyrets møter 2. halvår 2010.
Målsettingen med gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. I rapporten påpekes det mangler ifh til henvisning til delegasjonsreglementet og konkretisering av budsjettreguleringer i drifts- og investeringsbudsjettet. Rapporten vil bli gjennomgått av revisor. Vurdering Iht revisors funn og anbefalinger under kapittel 5 anbefales det at rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging i sin saksbehandling. SAK 007/11 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2010 TIL KOMMUNESTYRET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr.: Arkiv: Kontrollutvalget 15.02.11 Liv Tronstad 007/11 413-1703-5.3 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til årsrapport for 2010 som Kontrollutvalgets årsrapport 2010 til kommunestyret. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 til orientering. Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 til kommunestyret. Andre saksdokumenter Ingen. Ifølge kommunelovens 76 har kommunestyret det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning. Til å forestå det løpende tilsynet på sine vegne, velger kommunestyret et kontrollutvalg, jf. kommuneloven 77. Kontrollutvalgets arbeid og rapportering er nærmere regulert i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Det følger av departementets merknader til denne at kontrollutvalget ikke er underlagt annen instruksjonsmyndighet enn kommunestyrets, og at all rapportering tilbake skal skje direkte til kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer fortløpende hvilken informasjon og hvilke saker som vil være aktuelle å presentere for kommunestyret.
Kontrollutvalget har hatt den praksis at forhold som kontrollinstansen avdekker, løses på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis resulterer i rapporter til kommunestyret, jf. 4 i forskriften. Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Kontrollutvalgets årlige rapport vil derfor være en oppsummering av utvalgets arbeid i løpet av året og vil derfor være viktig informasjon til kommunestyret om det tilsyn utvalget utøver på kommunestyrets vegne. Alle møteinnkallinger med saksdokumenter er sendt ordfører, og rådmann. Dette fungerer som en fortløpende informasjon til kommunen og det politiske miljøet. Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Vurdering Ut fra tidligere praksis er det også for 2010 utarbeidet en årsrapport til kommunestyret der det er redegjort for sentrale deler av kontrollutvalgets virksomhet og aktivitet i 2010. En anbefaler kontrollutvalget at årsrapporten oversendes kommunestyret med forslag om at kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport 2010 til orientering. SAK 008/11 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2011 - DETALJBUDSJETT Kontrollutvalget 15.02.11 Liv Tronstad 008/11 413-1703-5.3 1. Kontrollutvalget vedtar følgende detaljbudsjett for kontroll og tilsyn for 2011: Konto Beskrivelse 2011 10802 Ledergodtgjørelse 10 000 10803 Møtegodtgjørelse 13 500 10804 Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste 5 200 10990 Arbeidsgiveravgift 3 000 11001 Faglitteratur/tidsskrifter 1 300 11151 Bevertning 0 11501 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25 900 11600 Kjøregodtgjørelse 4 200 11702 Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) 5 200 13751 Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS 196 000 13752 Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS 990 000 Sum bevilgning - kontroll og tilsyn (funksjon 110) 1 254 300
2. Kontrollutvalget forutsetter at regnskapsføring og budsjettprosess innrettes slik at de samlede utgifter til kontroll og tilsyn klart fremgår. Ingen Ikke trykte vedlegg 1. E-post fra økonomiavdelingen som bekrefter vedtatt budsjettramme for 2011. 2. Kommunestyrets sak 85/10 Handlingsprogram med økonomiplan 2011-2014, Budsjett 2011 3. Saksprotokoll kontrollutvalgets sak 020/10, Budsjett 2011 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Namsos kommune 4. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 5. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 6. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for 2011 i møte den 9.9.2010 under sak 020/10. Budsjettrammen omfatter kontrollutvalgets samlede virksomhet, herunder kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester. Budsjettforslaget fra kontrollutvalget hadde en netto ramme på kr 1 254 300. Budsjettforslaget ble oversendt rådmannen for videre behandling iht kontrollutvalgsforskriftens 18. Kommunestyret behandlet budsjettet i møtet den 2. desember 2010, sak 85/10. Kommunestyrets budsjettramme er et rammebudsjett, vedtatt på gruppeansvarsnivå. Det er bekreftet fra økonomiavdelingen at kontrollutvalget kan legge den foreslåtte budsjettrammen til grunn for sitt arbeid i 2011. VURDERING Kontrollutvalget anbefales å vedta spesifisering av det samlede budsjett for 2011 for kontroll og tilsyn iht. vedlagte oppstilling som er i samsvar med det som lå til grunn for rammebudsjettforsalget som ble vedtatt i sak 020/10. Iht. KOSTRA-veilederen skal samtlige utgifter mht. kontroll og tilsyn føres mot funksjon 110 som i KOSTRA heter Kontroll og revisjon.
SAK 009/11 RAPPORT ETTER EKSTERN KVALITETSKONTROLL Kontrollutvalget 15.02.11 Liv Tronstad 009/11 413-1703-5.3 Kontrollutvalget tar rapport etter ekstern kvalitetskontroll til orientering Brev fra KomRev Trøndelag IKS av 14.01.11 Rapport etter gjennomført ekstern kvalitetskontroll med vedlegg. Ikke trykte vedlegg Reglement for kvalitetskontrollen (Fastsatt av NKRFs styre 14. oktober 2009) KomRev Trøndelag IKS (KomRev) var gjenstand for ekstern kvalitetskontroll fra Norges kommunerevisorforbund (NKRF) i 2010. Forrige gang selskapet var gjenstand for kontroll var i 2007. Formålet med NKRFs kvalitetskontroll er å sikre at bedriftsmedlemmene holder en høy revisjonsfaglig standard. Gjennom denne kontrollen påser NKRF at bedriftsmedlemmene utfører regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon i overensstemmelse med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. I forbindelse med kontrollen gis den kontrollerte også faglig rettledning dersom det er behov for det. Kvalitetskontrollkomiteens behandling av kontrollrapporten kan få følgende utfall iht. reglementet: 1. Dersom revisjonen er utført iht. 1-2 a) og det ikke er avdekket vesentlige avvik, gis den kontrollerte vedtaket Godkjent. 2. Dersom revisjonen i det vesentligste er utført iht. 1-2 a) og kun mindre, ikke vesentlige avvik er avdekket, gis den kontrollerte vedtaket Godkjent, men må iverksette enkelte forbedringstiltak. 3. Dersom revisjonen delvis er utført iht. 1-2 a) og det er avdekket få vesentlige avvik, gis den kontrollerte vedtaket Delvis godkjent. Må bekrefte skriftlig at det iverksettes forbedringstiltak på områder med avdekkede avvik. Resultatet av tiltakene kan vurderes ved ny kvalitetskontroll. 4. Dersom revisjonen delvis er utført iht. 1-2 a) og det er avdekket et visst omfang av vesentlige avvik, gis den kontrollerte vedtaket Ikke godkjent. Ny fullstendig kvalitetskontroll gjennomføres. 5. Dersom revisjonen ved ny fullstendig kontroll etter vedtak pkt 4 foran fremdeles ikke er utført iht. 1-2 a), gis den kontrollerte vedtaket Ikke godkjent og saken oversendes til disiplinærkomitéen med forslag til videre behandling.
Rapporter etter gjennomførte kontroller følger vedlagt denne saken. Rapport etter utført kvalitetskontroll - regnskapsrevisjon Rapporten viser enkelte forbedringspunkter, men kontrollørens totalkonklusjon er Revisjonsenheten har gode systemer og er etter kvalitetskontrollens oppfatning godt innenfor rammen av god kommunal revisjonsskikk. Rapport etter utført kvalitetskontroll - forvaltningsrevisjon Rapporten viser enkelte forbedringspunkter, men kontrollørens totalkonklusjon er Etter min vurdering gjennomfører enheten forvaltningsrevisjon i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Kvalitetskontrollkomiteens vedtak Kvalitetskontrollkomiteens vedtak er for begge områder, Godkjent, men enheten må iverksette de tiltak som fremgår av kontrollørens rapport, jf reglementet for kvalitetskontroll 5.1 punkt 2. Kvalitetskontrollkomiteens vedtak er påklaget av KomRev, da selskapet mener at rapportenes totalkonklusjoner skulle tilsi vedtaket Godkjent- (iht. kategori 1). Denne klagen er foreløpig ikke behandlet. KomRev har forøvrig opplyst at de respektive fag er i stadig utvikling, og at selskapet har et sterkt fokus på kvalitetssikring og kvalitetsutvikling. Vurdering Den eksterne kvalitetskontrollen viser at KomRev utfører sin revisjon i overensstemmelse med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Selv om det fremkommer enkelte forbedringspunkter, viser rapportene først og fremst at KomRev holder en høy revisjonsfaglig standard uavhengig av eventuelle språklige nyanser og utfallet av KomRev sin klage. På denne bakgrunn anbefales kontrollutvalget å ta rapportene etter ekstern kvalitetskontroll til orientering.