ØKONOMIPLAN 2017-2020 Follo landbrukskontor 1. Ansvarsområder Follo landbrukskontor er et interkommunalt kontor for Vestby, Ski, Ås, Frogn, Nesodden og Oppegård, med ansvar for kommunale tjenester og arbeidsområder i tilknytning til landbrukseiendommer og jordbruk og skogbruk i deltakerkommunene. Samarbeidet er organisert som et vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28-1b. Virksomheten er organisert etter en samarbeidsavtale godkjent av kommunestyrene. Ny avtale gjelder fra 01.05.2014. Den enkelte kommune kan tre ut av avtalen etter en oppsigelsestid på 2 år. Myndighet i landbrukssaker delegeres i henhold til kommuneloven 28-1b ved at kommunestyrene gir instruks til egen administrasjonssjef om delegasjon til administrasjonssjefen i vertskommunen. Myndigheten gjelder enkeltsaker og saker som ikke er av prinsipiell betydning. Landbrukskontoret er lokalisert til Ås kommune som er vertskommune for samarbeidet. Landbrukskontoret ledes av Landbrukssjefen som rapporterer til rådmannen i Ås. Landbrukssjefen har delegert myndighet fra rådmannen i Ås. Kontoret er å betrakte som en del av samarbeidskommunenes faglige administrasjon. Oppgaver: Forvaltning av lover, forskrifter og tilskuddsordninger innen jord- og skogbruk. Deltakelse i kommuneplanarbeid og i andre kommunale planer. Generell fagetat for landbruks- og naturforvaltning. Deltakelse i prosjekter som er initiert av kommunene eller av kontoret selv. Bidra til/pådriver for landbruksbasert næringsutvikling Landbruksforvaltningen i kommunen reflekterer også den regionale og statlige landbrukspolitikken. Det er mange arbeidsområder. Listen under er ikke uttømmende og angir ikke prioritering. Behandling av lovsaker og søknader fra brukere i henhold til virkemidlene i landbrukspolitikken skal uansett prioriteres. Forvaltning av landbruksvirkemidler Produksjonstilskudd og velferdsordninger Miljøtilskudd til landbruket Lover og forskrifter Eiendomsspørsmål Forvaltning av jord- og konsesjonslovgiving Administrasjon av kart og eiendomsregister.
2 Kommuneplanlegging Deltakelse i kommuneplanarbeid, områdereguleringer etc Uttalelser til dispensasjonssaker og byggesaker i LNF-områder og områder regulert til landbruk Miljøforvaltning knyttet til landbruket Vannmiljøtiltak. Klima og energi. Kulturminner og biologisk mangfold, egne tilskuddsordninger i landbruket. Biologisk mangfold Nye vannområder Næringsutvikling Førstelinjetjeneste for Innovasjon Norge Bistand ved bruksutbygging Samarbeid med etablerertjenesten Friluftsliv Forvaltning av markaområder, spesielt i forhold til skogbruket. Turstier og ridestier, allmenn ferdsel. 1.1 Utfordringer fram mot 2020 Kontoret skal drive forvaltning av lovverk og virkemidler i landbrukspolitikken, oppfølging av kommunale planer og vedtak, samt utviklingsarbeid innen et bredt spekter av fagområder knyttet til landbruk. Dette krever kompetente medarbeidere, effektiv styring og tilfredsstillende økonomi. Viktige utfordringer: Forvaltning av lover og forskrifter, oppfølging av endringer i lovverket og landbrukspolitikken Arealbruk, jordvern, deltakelse i kommuneplanlegging i alle 6 kommuner Vannforvaltningsforskriften og deltakelse i forvaltningen av vannressursene i Follo, inkludert utvidelse av vannområdet Morsa Bidra til næringsutvikling i tilknytning til landbruket. Oppfølging av nyetablerere i landbruk og landbruksrelatert virksomhet Informasjon, nettsider, Facebook Oppfølging av klima og energiplaner. Naturmangfoldloven, forvaltning av friluftsområder, bidra til tilrettelegging for stier i kulturlandskapet. Viltforvaltning. Bidra til økt samarbeid om viltforvaltning i Follo. Forvaltning av jord- og skogarealer, vann, vilt, kulturminner og kulturlandskap er sterkt knyttet til landbruket. Innføring av forskrift om rammer for vannforvaltningen (Vanndirektivet) har medført nye forpliktelser og betydelig behov for tiltaksarbeid i landbruket. Dette arbeidet krever også mye ressurser ved landbrukskontoret. Alle Follo-kommunene er omfattet av vannforskriften. Vannområdet Morsa dekker fra 2016 hele Vestby og søndre deler av Ås og Frogn foruten tidligere tiltaksområder i Ski.
3 Vannområdet PURA (vannområde Bunnefjorden med Årungen- og Gjersjøvassdraget) dekker nordøstre deler av Frogn, Østre del av Nesodden, Oppegård og nordre og vestre deler av Ski og Ås. Vannområdet Oslofjorden vest dekker vestre deler av Nesodden og nordre Frogn. I vannområdet PURA står landbruket for en vesentlig del av forurensingen til flere av vannforekomstene, som for eksempel Årungen. Landbrukskontoret har gjennomført gårdsbesøk for planlegging av miljøtiltak på de aller fleste gårdene i vannområdet. Dette vil resultere i konkrete forbedringer og reduksjon av erosjon og avrenning til vassdraget. Vannområdet Morsa er for perioden 2016-20 utvidet til også å omfatte kystbekkene fra Drøbak og sørover. Dermed blir også sørlige deler av Frogn, Ås og hele Vestby inkludert i vannområdeprosjekter. Dette vil medføre økt innsats på området vannmiljø også for landbruket og landbrukskontoret. Landbrukskontoret skal ha en aktiv rolle i rulleringen av kommuneplanene. Det er viktig at kommunene tidlig i prosessene tar inn vurderinger om jordvern og landbruk. De fleste tettstedene i Follo ligger midt i viktige landbruksområder og avveining mellom jordverninteresser og utbyggingsinteresser kan være omfattende og vanskelige. Dette krever godt samarbeid internt i kommunene der landbrukskompetansen ved landbrukskontoret inkluderes. Store utbyggingsprosjekter for veg og jernbane gjennom Follo krever også jevnlig oppfølging fra landbrukskontoret. Landbruksbasert næringsutvikling er et viktig område for kommunal landbruksforvaltning. Kommunene v/follo landbrukskontor er førstelinjetjeneste for Innovasjon Norge og samarbeider med etablerertjenesten om næringsutvikling i landbruket. Landbruket i Follo har et stort nærmarked for mat og opplevelser. Mange steder i Follo egner seg godt for dyrking av bær og grønnsaker. Dette er muligheter som landbruket i større grad kan forsøke å benytte seg av framover. Follo landbrukskontor har delegert ansvar for viltforvaltning i Ås. Viltet er en del av landbrukseiendommenes ressursgrunnlag og viltforvaltning passer svært godt til landbrukskontorets øvrige oppgaver. En betydelig del av kommunenes oppgaver innen viltforvaltning er ansvaret for skadet vilt. I Follo er det mange viltskader ved påkjørsler, spesielt av rådyr. Det er viktig å ha en god ettersøksordning for skadet hjortevilt. Samarbeid for å få til en felles ettersøksordning for Ås, Frogn og Oppegård, administrert av landbrukskontoret er etablert. Det er ingenting i veien for at landbrukskontoret kan tillegges viltoppgaver fra flere av samarbeidskommunene på litt sikt. Det er viktig å sørge for god tilgang på informasjon til brukerne av kontoret. Oppfølging og oppdatering av nettsiden www.follolandbruk.no må prioriteres framover. I tillegg til fagstoff om virkemidlene i landbrukspolitikken skal ressursoversikt over landbruksressursene i Follokommunene legges ut. Videre skal oversikt over delegerte vedtak fattet av landbrukssjefen legges ut på nettsidene våre. Follo landbrukskontors Facebook-sider skal videreutvikles. Landbrukssjefen har fått delegert betydelig ansvar. Det er viktig at landbrukskontoret har god kompetanse og en organisering som sikrer at oppgavene blir ivaretatt. En utfordring framover blir fornying av kontoret siden 3 av 6 medarbeidere er over 60 år. Rekruttering av nye kompetente medarbeidere ved ledighet blir svært viktig for å opprettholde langsiktig drift med høy faglig standard ved Follo landbrukskontor.
4 2. Mål for virksomheten Vedlagt tabell viser målkartet til landbrukskontoret. Målkartet inneholder fokusområdene Samfunn, Brukere, Økonomi og Medarbeidere. Under hvert av disse fokusområdene er hovedmålene til landbrukskontoret plassert. De kritiske suksessfaktorene viser hvilke områder landbrukskontoret må lykkes med for å nå hovedmålene. Målkartet er bygd på et eldre system og skal fornyes i 2017 Fokusområdet SAMFUNN omfatter landbrukskontoret som samfunnsaktør og pådriver for en god og bærekraftig utvikling av lokalsamfunnet. Fokusområdet BRUKERE omfatter landbrukskontoret som leverandør av tjenester til landbruksforetak, grunneiere etc. Fokusområdet skal sikre riktig prioritering og ressursbruk i forhold til brukerne av tjenestene. God økonomistyring og optimal utnyttelse av ressurser er en forutsetning i en presset økonomisk virkelighet. Fokusområdet ØKONOMI skal sikre handlefrihet til å utvikle landbrukskontoret og sikre prioriterte tjenesteområder. Et godt arbeidsmiljø med engasjerte og kompetente medarbeidere er en forutsetning for et godt landbrukskontor. Fokusområdet MEDARBEIDERE omfatter utviklingen av landbrukskontorets organisasjon og medarbeidere. 3. Utviklingsrelaterte oppgaver For 2017-2020 vil landbrukskontoret prioritere følgende utviklingsoppgaver i tillegg til driftsoppgavene: Deltakelse i kommuneplanprosesser som kommunenes fagavdeling for landbruk. Oppfølging av større arealsaker, eks. plan for politiets beredskapssenter, Taralrud. Samarbeid internt i kommunene for å håndtere saker som gjelder oppfylling av overskuddsmasser i LNF-områder. Planer som tar sikte på bedre vannmiljø. Landbrukskontoret har i flere år hatt miljøprosjekter i gang. I 2016 er det startet et prosjekt med miljørådgiving til landbruksforetak i vannområde Morsa, 2 tiltaksperiode i Vestby, søndre deler av Frogn og Ås (Hølenvassdraget og kystbekkene). Dette er områder som ikke tidligere har vært prioritert for aktiv miljørådgiving og økte tilskuddsmidler. Følge opp prosjektforslag om stier i kulturlandskapet. Aktiv deltakelse i Follosamarbeidet. Videreutvikle ressursoversikt for landbruket i Follo med oversikt over og strategi for kommunale landbruksoppgaver. Landbruksbasert næringsutvikling, tilretteleggingsarbeid. Samarbeid med andre aktører. Etablere prosjekt for nettverksbygging og kompetanseheving i landbruksbasert næringsutvikling, målgruppe nyetablerere og unge bønder. Aktiv deltakelse i forbindelse med samferdselsprosjekter for å ivareta landbruksinteresser, herunder planlegging av ny trase for E18, Follobanen, nye hensettingsspor for Jernbaneverket og forslag til ny trase for Østre linje. Økt samarbeid om viltforvaltning, foreløpig ved utvikling av felles viltvaktordning for Ås, Frogn og Oppegård.
5 4. Konsekvensjustert budsjett Lønnskostnadene inklusive sosiale utgifter er anslått til kr 4 534 000 for 2017. Dette beregnet etter faktisk lønn pr mai 2016 tillagt 3 % for å ta høyde for lønnsforhandlinger i kapittel 3 og 5 (gjennomføres i slutten av september). Det er budsjettert med 6 hele stillinger. En stilling som er holdt ledig deler av 2015 og 2016 er besatt fra august 2016. Det ligger an til at alle stillinger blir besatt i 2017. Sum utgifter til kontordrift er satt til 370 000 kr. Dette er det samme som i regnskapet for 2015. I tillegg kommer utgifter til husleie og administrasjonskostnader til Ås kommune. Administrasjonskostnader var i henhold til avtale kr 225 000 pr år i 2014. Avtalen innebærer regulering i tråd med konsumprisindeks hvert år. Også husleien øker med konsumprisindeksen. Veterinærvaktordningen i Follo administreres av landbrukskontoret. Utgiftene refunderes fra staten. Utgifter til miljørådgiving gjelder miljøprosjekt nevnt over. Den vesentligste inntektsposten er bidraget fra deltakerkommunene. I tillegg tas det inn noe saksbehandlingsgebyr for hydrotekniske planer samt noen inntekter fra andre leietakere ved kontoret. Ås kommune betaler landbrukskontoret for viltforvaltning, dette indeksreguleres. Det forventes refusjon fra Staten tilsvarende utgiftene til veterinærvakt i Follo pluss et lite overskudd til dekning av administrasjon av ordningen. Konsulentutgifter til miljøprosjekt dekkes inn av landbrukskontorets miljøfond. Utgifter og inntekter. Hovedposter, 1000 kr Utgifter Forslag Budsjett 2017 Revidert budsjett 2016 Regnskap 2015 Sum lønn 4 534 4 378 4 399 Kontordrift 370 325 370 Husleie 212 200 200 Adm. tilskudd Ås 244 230 232 Veterinærvaktordning 770 765 673 Konsulent 150 100 70 miljøprosjekt Moms 100 75 68 Sum utgifter 6 380 6 073 6 012 Inntekter Tilskudd fra kommunene Betaling for tjenester, prosjektinntekter, refusjoner, gebyrer Refusjon viltforvaltning Ås Refusjon fra staten, veterinærvaktordning Ref. fra kommunene miljøprosjekt 4950 4 950 4 800 100 80 133 110 103 103 790 765 766 150 100 130
6 Momsrefusjon 100 75 68 Refusjon sykepenger 0 0 379 Overføring fra 180 driftsfond Sum inntekter 6 380 6 073 6 379 Både utgifter og inntekter øker med ca 300 000 i budsjettforslaget for 2017. Dette skyldes for det meste økning i lønnsutgiftene. Det er tatt høyde for lønnsøkninger i tråd med forhandlingsresultat i kommunesektoren 2016. Utgiftene til drift av kontoret holdes lave. Det legges inn en prisøkning for utgifter til husleie og administrative tjenester fra Ås kommune. Merforbruk på kr 180 000 dekkes av driftsfond. Saldo for landbrukskontorets driftsfond pr 1.1.2016 var kr 376 031. Justert budsjett for 2016 viser et forventet mindreforbruk på ca 250 000. Dette kan i så fall overføres driftsfond. Saldo på landbrukskontorets miljøfond var 1.1.2016 på kr 427 995. Planlagt aktivitet i 2016 og 2017 vil kunne belaste miljøfondet med kr 250 000. På bakgrunn av midler på landbrukskontorets driftsfond og innsparte lønnskostnader i 2016, foreslås det ingen økning i tilskuddene fra kommunene i budsjettet for 2017. Tilskudd fra kommunene til drift av Follo landbrukskontor, 2013 2017, blir etter dette: Kommune % andel 2013 2014 Ny %- 2015 2016 2017 andel Vestby 24 1.051.200 1.051.200 24 1 152 000 1 188 000 1 188 000 Ås 24 1.051.200 1.051.200 23 1 104 000 1 138 500 1 138 500 Ski 24 1.051.200 1.051.200 25 1 200 000 1 237 500 1 237 500 Frogn 16 700.800 700.800 15 720 000 742 500 742 500 Nesodden 7 306. 600 306. 600 8 384 000 396 000 396 000 Oppegård 5 219. 000 219. 000 5 240 000 247 500 247 500 Sum 100 4 380 000 4 380 000 100 4 800 000 4 950 000 4 950 000 5. Sparetiltak En eventuell reduksjon kan kun oppnås gjennom reduserte lønnskostnader, det vil si reduserte eller vakante stillinger dersom det blir en permisjon eller oppsigelse. Ved en slik situasjon skal det søkes innsparing ved at stilling kan holdes midlertidig vakant. Oppgavene løses ved omfordeling, kortere engasjement av ekstrahjelp og ved nedprioritering av enkelte lavt prioriterte oppgaver. Det er ikke forventet ledighet i stilling for 2017. 6. Personalmessige rammer Det er i dag 6 hele stillinger ved Follo landbrukskontor, 2 kvinner og 4 menn i alder fra 28 til 63 år. Kontoret har nå 3 medarbeidere over 60 år. Utfordringene i forbindelse med framtidig nyrekruttering og tiltak for å overføre kompetanse skal videreføres parallelt med vekt på seniortiltak. Antallet stillinger anses å være godt tilpasset arbeidsoppgavene Ås 7.9.2016 Lars Martin Julseth, landbrukssjef
7 Vedlegg: Målkart for landbrukskontoret 2017 Samfunn Brukere Økonomi Medarbeidere Hovedmål Hva vi vil oppnå? Landbrukskontoret skal bidra til livskraftige bygdesamfunn, bærekraftig utnyttelse av arealressursene og sikring av matforsyning og kulturlandskapsgoder Landbrukskontorets brukere skal tilbys tjenester i nødvendig omfang og kvalitet. Landbrukskontoret skal ha en økonomi som sikrer prioriterte tjenesteområder. Landbrukskontoret skal ha kompetente medarbeidere og et godt arbeidsmiljø. Konkretisering Vern av produktive landbruksarealer Vern og skjøtsel av kulturminner Vern av biologisk mangfold Registrering og vern av viktige kulturlandskap Vern av vannmiljø Saksbehandling av søknader i henhold til flere tilskuddsordninger Saksbehandling i henhold til landbrukets særlover Faglige uttalelser og medvirkning i annen kommunal saksbehandling og planlegging Kritiske suksessfaktorer (KSF) Hva må vi lykkes med? Måleindikatorer (MI) Hva skal vi måle? S1 Samarbeid og dialog S2 Bærekraftig forvaltning av arealressursene og sikring av naturmiljø med fokus på jordvern og vannmiljø. S3 Næringsutvikling i tilknytning til landbruket. S1.1 Tilfredshet og gjennomslagskraft hos sentrale aktører.. S1.2 Prosessdeltagelse og hørings-uttalelser til kommuneplaner, kommunedelplaner og prosjekter, samt deltakelse i regionale grupper. S2.1 Dyrkbar og dyrket areal godkjent omdisponert etter jordloven. Service til brukerne i form av veiledning og svar på landbruksfaglige spørsmål B1 Saksbehandling skjer etter lover og forskrifter og innen gitte tidsfrister. B2 Tilgjengelig informasjon og god faglig veiledning til brukere. B3 Pådriver i næringsutvikling og bærekraftig forvaltning B1.1 Brukertilfredshet med tjenestene B1.2 Statistikk for antall behandlede lovsaker. Antall klager og antall påklagde saker som tas til følge. B2.1 Antall og type informasjonstiltak B3.1 Ø1 Effektiv ressursbruk og tjenesteproduksjon Ø2 God økonomistyring Ø1.1 Netto driftsresultat Ø2.1 Avvik i forhold til budsjett M1 Godt arbeidsmiljø med kompetente medarbeidere og god ledelse. M2 Fleksibel organisasjon med effektive og anvendbare støttestystemer og verktøy. M1.1 Medarbeidertilfredshet med arbeidsmiljø og ledelse M1.2 Antall og type tiltak for l kompetanseutvikling M1.3 Sykefravær M2.1 Fleksibel organisering ii forhold til oppgaver M2.2 Tilfredshet med støttesystemer og -verktøy
8 Samfunn Brukere Økonomi Medarbeidere S2.2 Andel jordbruksarealer som ikke er høstpløyd. S2.3 Bruken av miljøtilskudd; SMIL og RMP i forhold til lokale målsettinger S2.5 Resultater fra miljøovervåking i vassdrag Landbrukskontorets aktivitet i pådriverfunksjon S3.1 Antall godkjente søknader for bygdeutvikling. S3.2 Søknader om produksjonstilskudd i landbruket Målemetoder Hvordan skal vi måle? (viser til måleindikatorer MI) Resultatmål #Spørreundersøkelser Bedre enn forventet/ønsket - 4,5 - Godt nok 4,0 - Svakere enn forventet 3,9 - Tiltak (viser til måleindikatorer MI) S1.1 Brukerundersøkelse S1.2 Registrering S1.3 Registrering S2.1 Registrering S2.2 Registrering S2.3 Registrering S2.4 Registrering S2.5 Data fra overvåkinger S3.1 Registrering S3.2 Tall fra bygdeutviklingsprosjekter S1.1 Bedre enn forventet - 4.5 Godt nok - 4 S1.2 Skal delta med innspill i alle relevante planer S2.1 Omdisponeringstakten ned med 50% S2.2 Andelen skal øke S2.3 I samsvar med tiltaksstrategi S2.4 I samsvar med tiltaksstrategi S2.5 Skal vise en positiv trend S3.1 Samsvar med politiske mål S3.2 Positivt bidrag til sysselsetting i kommunen - Beredskapsarbeid - Saksbehandling og veiledning av bygdeutviklingsprosjekter. - Deltakelse og uttalelser til saker etter plan- og B1.1 Brukerundersøkelse B1.2 Registrering B2.1 Brukerundersøkelse B3.1 Brukerundersøkelse B1.1 Bedre enn forventet - 4.5 Godt nok - 4 B1.2 Bedre enn forventet - 0 Godt nok - 1 B2.1 Bedre enn forventet - 4.5 Godt nok - 4 B3.1 Bedre enn forventet - 4.5 Godt nok - 4 - Saksbehandling og kontroll av produksjonstilskudd i jordbruket, regionalt miljøprogram, tilskudd til avløser Ø1.1 Registrering Ø2.1 Registrering Ø1.1 Bedre enn forventet - 0 % Godt nok - 0 % Ø2.1 Bedre enn forventet - 0 % Godt nok - 1 % - Kontroll via KOSTRA- og regnskapsdata - Månedlig kontroll av regnskapet M1.1Medarbeiderundersøkelse M1.2 Registrering M1.3 Registrering M2.1Medarbeiderundersøkelse M2.2Medarbeiderundersøkelse M1.1 Bedre enn forventet - 4,5 Godt nok 4,0 M1.2 1% M1.3 Bedre enn forventet - 4 % Godt nok - 4,5 %. M2.1 Bedre enn forventet - 4,5 Godt nok - 4,0 M2.2 Bedre enn forventet - 4,5 Godt nok - 4,0 -Gjennomføring av medarbeidersamtaler og avdelingsmøter -Tiltak for reduksjon av sykefravær -Påse at ansatte får nødvendig
9 Samfunn Brukere Økonomi Medarbeidere bygningsloven. - Oppfølging av målsettinger gitt i kommunale planer eller av sentrale myndigheter. - Deltakelse i utvalg/utredninger /prosjekter på region- og fylkesnivå. -Målrettet bruk av virkemidler som lover, forskrifter og tilskuddsordninger for å sikre miljø. m.m. - Saksbehandling etter lover og forskrifter: jordloven, skogbruks-loven, konsesjonsloven og andre lover etter delegeringsreglement Saksbehandling viltog fisk, gjelder spesielt Ås - Ajourføring av dataregister og kart. Jordregister, grunneiendomsregister, markslagskart. Generell veiledning til publikum, ad hoc oppgaver. faglig oppdatering gjennom kurs og konferanser og faglig utvikling -Vedlikehold av støttesystem og verktøy. Opprettholde og videreutvikle GIS-verktøy, kartdatabaser og registere Informasjon om målkartet og fokusområdene Landbrukskontorets styrings- og rapporteringssystem skal bygges opp rundt vedlagte målkart. Målkartet skal bidra til å vise resultatene av det landbrukskontoret leverer og gi et grunnlag for prioritering av ressursbruk. Målkartet inneholder fire fokusområder. Disse fokusområdene viser hva som er de viktigste områdene for landbrukskontorets virksomhet. Fokusområdene er Samfunn, Brukere, Økonomi og Medarbeidere. De kritiske suksessfaktorene viser hvilke områder landbrukskontoret må lykkes med for å nå hovedmålene. Måleindikatorene viser hva som skal måles ved for eksempel spørreundersøkelser og statistikk. Til hver måleindikator defineres et resultatmål som sier noe om hva som er forventede resultat.