Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, Formannskapssalen 11. februar 2009 Fra sak: Til sak: 01/2009 07/2009 Fra kl.: Til kl.: 13.00 17.00 Følgende medlemmer møtte: Viggo Johansen (leder) Alfhild Larsen (nestleder) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Svein Helge Nøstdal MELDT FORFALL: Ingen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Robert Pettersen, rådmann (sak 02/09, 03/09 og 04/09) Mari Hegge, regnskapsansvarlig (sak 02/09) Tor Svein Skogstad, plan- og utviklingssjef (sak 03/09 og 04/09) Pål Strøm Jenssen, Teknisk Etat (sak 03/09 og 04/09) Fra sekretariatet møtte: Espen Lund Håvard Nystad ANDRE: Jan Egil Dørum KommRev Nord 2 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling enstemmig godkjent. 07/09 Side 1
Sak 01/09 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 8. desember 2009. Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 8. desember 2008 ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet så slikt Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 8. desember 2008 godkjennes.. Sak 02/09 Regnskap for Tysfjord kommune for 2007 revisjonsbrev nr. 4 fra KomRev Nord- avstemming av leverandørgjeld. Administrasjonen var invitert til å orientere om forholdet knyttet til fremdrift i avleggelsen av regnskapet for Tysfjord kommune for regnskapsåret 2007. Rådmann redegjorde først kort om manglende avstemming tidligere perioder og overlot deretter ordet til regnskapsansvarlig for videre orientering. Det ble vist til at det i flere år har vært avvik på leverandørgjeld i kommunen som ikke har vært avstemt. Dette har vært tatt opp i brev fra revisjonen gjentatte ganger tidligere år. for regnskapsåret 2007 er det fra revisjonens side gitt signaler om at Det ikke kan avgis revisjonsberetning som anbefaler regnskapet godkjent hvis ikke forholdet blir ordnet opp i. Forholdet ble også tatt opp av kontrollutvalget i forbindelse med dettes behandling av regnskapet slik dette først var avlagt. I kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet ble det anmodet om at det må settes inn ressurser snarest for å håndtere dette. I følge regnskapssansvarlig har underbemanning i kommunen, samt vikariering for hverandre under ferieavvikling sommeren 2008 bidratt til at de fortsatt ikke har hatt ressurser til å håndtere avstemmingen av leverandørgjelden. Da administrasjonen søkte å styrke staben for å avhjelpe situasjonen, ble det i kommunestyret den 15. desember fastslått at det ikke var dekning for nyansettelser. I samme møte ble det fattet vedtak som påla administrasjonen å prioritere arbeidet med ferdigstillelse av 2007-regnskapet og avstemmingen av leverandørgjelden. I januar 2009 var regnskapsansvarlig i kontakt med fylkesmann, revisor og brukerstøtte for regnskapssystemet for å forsøke å finne en løsning på problemet. Det er nå i begynnelsen av februar 2009 inngått avtale med Økonor Narvik og Økonor Evenskjer om bistand med avstemmingen av leverandørgjelden. Arbeidet er i gang, men det er usikkert om når det blir ferdig. På spørsmål om det er avtalt noen pris med Økonor på ferdigstillelse, er det i følge rådmannen ikke avtalt noen pris da administrasjonen har fått beskjed fra kommunestyret om å iverksette tiltak som er nødvendig for å få regnskapet ferdig. 07/09 Side 2
Forsinkelsene i avleggelsen av regnskapet for 2007 får konsekvenser for avleggelsen av 2008-regnskapet, men en har ambisjoner om å kunne behandle dette i kommunestyret før sommerferien. 2009-regnskapet forventes å kunne avlegges innefor gjeldende frister. Etter at rådmann og økonomiansvarlig hadde forlatt møtet hadde kontrollutvalget en generell drøfting av innholdet i orienteringen og fattet slikt Orienteringen tas til etterretning. Sak 03/09 Vannforsyning Tysfjord kommune henvendelse fra Ann-Aashild Hansen Administrasjonen var invitert til å orientere om forholdet knyttet til vannforsyningen i Tysfjord og fra administrasjonen møtte Robert Pettersen (rådmann), Tor Svein Skogstad (plan- og utviklingssjef) og Pål Strøm Jenssen (Teknisk Etat). Bakgrunn for at kontrollutvalget hadde bedt om orienteringen var en henvendelse fra leder for Driftsutvalget i kommunen Ann-Ashild Hansen. Administrasjonen redegjorde for saksforløpet og at saken ved en feil var fremlagt for kommunestyret for tidlig i saksbehandlingsprosessen. Administrasjonen orienterte om at det ble gitt informasjon til Driftsutvalget om at kommunen ikke hadde noen pålegg fra Mattilsynet som ikke er iverksatt. Bakgrunnen for svaret var at Tysfjord Kommune hadde utarbeidet en tidsplan som mattilsynet var kjent med, og som ligger i hovedplan vann. Purringen fra mattilsynet skyldes at kommunen ikke hadde svart på brev innen oppgitt tidsfrist, men dialogen med mattilsynet er god og skriftlig godkjenning ventes innen kort tid. Under samme sak ble spørsmål om sommer-/vintervedlikehold tatt opp. Rådmann viste til at spørsmålet har vært oppe tidligere i forhold til privatisering og konkurranseutsettelse. Det fremkom at det ikke var gått ut anbud i tråd med kommunestyrets vedtak og dette ble begrunnet med at det er bevilget så lave beløp til sommervedlikehold at en anbudsprosess trolig vil medføre kostnader som overstiger de midler som er budsjettert til sommervedlikehold. Anbudsinnbydelse anses derfor ikke hensiktsmessig. Hva gjelder vintervedlikehold har det vist seg vanskelig å få interessenter til å påta seg dette arbeidet. Det ble vist til at avtale med anbudsvinner av vintervedlikeholdet ikke er underskrevet av ordfører, men at anbudsvinner har fått skriftlig beskjed om at anbudet er godtatt. 07/09 Side 3
Kontrollutvalget hadde en generell drøfting av innholdet i orienteringen og fattet slikt Orienteringen tas til etterretning og forholdet følges ikke opp videre fra kontrollutvalgets side. Sak 04/09 Ambulansestasjon henvendelse fra Ann-Aashild Hansen. Henvendelse fra Ann-Aashild Hansen (heretter AAH) vedr. ambulansestasjonen ble gjennomgått, bl.a. formuleringen I vedtaket til driftsutvalget fra møtet 21.04.08 ser driftsutvalget positivt på at det etableres en ambulansestasjon i Kjøpsvik. Driftsutvalget ber administrasjonen om å ta kontakt med UNN for å få fremforhandlet et utkast til kontrakt som gir bedre grunnlag for vedtak i driftsutvalget. Etter vedtaket har ikke driftsutvalget verken sett eller hørt noe fra administrasjonen, samt at de er tatt til ansvar for galt vedtak. Driftsutvalget har ikke hatt saken til behandling, og ambulansestasjonen har nå vært på anbud hvor kommunen har deltatt og vunnet. Etter anmodning fra rådmann gir plan- og utviklingssjef, Tor Svein Skogstad en redegjørelse i saken. Skogstad orienterer kontrollutvalget om hva som har skjedd i saken fra inngåelse av intensjonsavtale med UNN og frem til i dag, og han hadde følgende redegjørelse: Kommunen undertegnet en intensjonsavtale med UNN 23.11.2006, og på bakgrunn av denne utarbeidet administrasjonen et notat med forslag til gjennomføring. Notatet dannet grunnlag for vedtatt kapitaldel i økonomiplanen for 2008-2011. Kommunestyrets vedtatte kapitalbudsjett gir normalt administrasjonen et direktiv/klarsignal for å arbeide videre med realisering av prosjektet innenfor den økonomiske/budsjetterte rammen. Ifølge avtalen med UNN vil driftsutvalget være kommunens ansvarlige politiske organ for den bygningsfaglige driften av ambulansestasjonen. Administrasjonen la saken frem for driftsutvalget med innstilling om godkjenning av prosjektet. Driftsutvalget vedtok å be administrasjonen fremforhandle et utkast til kontrakt med UNN som grunnlag for behandling i utvalget. Etter at det i Fremover 30.01.08 ble omtalt at saken skulle opp i driftsutvalget til behandling, kontaktet UNN formannskapssekretæren og ba om at saken måtte stoppes og at leie av ambulansestasjon måtte konkurranseutsettes basert på at UNN var usikker på om de kunne ha overtrådt bestemmelser i Lov om offentlige anskaffelser. Kommunen leverte inn anbud på bygging av ambulansestasjonen på bakgrunn av intensjonsavtalen og kommunestyrets budsjettvedtak. Det har hele tiden vært kommuneadministrasjonens oppfatning at UNN aldri har begjært opphør av intensjonsavtalen. 07/09 Side 4
På bakgrunn av anbudskonkurransen og detaljert kostnadskalkyle, ble saken lagt fram for formannskapet med innstilling om gjennomføring av prosjektet. I saksutredningen til formannskapet ble den opprinnelige innstillingen til driftsutvalget sitert som driftsutvalgets vedtak og ikke det faktiske vedtaket. Dette ble umiddelbart beklaget fra administrasjonens side. Administrasjonen anser ikke at det vil påløpe ytterligere økonomiske forpliktelser som følge av at det er inngitt og vunnet anbud, med mindre kommunen går fra dette i ettertid. Av gjennomgang fra administrasjonen fremkommer at inngivelse av anbud er basert på forståelsen av et budsjettvedtak og intensjonsavtale. Administrasjonen mener at behandlingen har vært i tråd med de normale prosedyrer som kommunen tidligere har fulgt i slike saker. Kontrollutvalget ba om å få tilsendt anbudspapirene på ambulansestasjon. Etter at administrasjonen hadde forlatt møtet hadde kontrollutvalget en grundig diskusjon av innholdet i orienteringen og fattet slikt 1. Kontrollutvalget retter en henvendelse til Fylkesmannen og ber om svar på: Lovlighet av inngivelse av anbud. Om intensjonsavtalen er bindende for UNN. 2. Kontrollutvalget ber administrasjonen om å få en bekreftelse fra UNN om at de står ved intensjonsavtalen. Sak 05/09 Plan for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon ble gjennomgått, og kontrollutvalget fattet slikt Plan for forvaltningsrevisjon vedtas, og kan legges frem for kommunestyret med følgende prioritering: a) Økonomiforvaltningen evaluering organisering. b) IKT-systemer kommunens organisering av Informasjons- og KommunikasjonsTeknologisystemer. c) Barnevern Oppfølging av omfang og kvalitet. d) Sykefravær Kommunens arbeid for å redusere sykefraværet, herunder AMU s funksjon, HMS-arbeid samt samarbeid med NAV e) VAR Kommunens organisering av området Vann, Avløp og Renovasjon. 07/09 Side 5
Sak 06/09 Plan for selskapskontroller Plan for selskapskontroller ble gjennomgått, og det ble gjort noen mindre korrigeringer under punkt 4.3 Planens prioritering. Kontrollutvalget fattes så slikt Plan for selskapskontroller vedtas, og kan legges frem for kommunestyret. Sak 07/09 Eventuelt/orienteringssaker Møtet ble etter dette hevet. Kjøpsvik, 17. februar 2009 - Skatteregnskapet for Tysfjord Kommune for 2008. Sekretariatet orientert om at skatteregnskapet kun er til orientering. Etter en generell gjennomgang fattet kontrollutvalget slikt Skatteregnskapet for Tysfjord Kommune for 2008 tas til orientering. - Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Tysfjord Kommune Brevet fra KommRev NORD blir gjennomgått, og kontrollutvalget fattet slikt Brevet fra KommRev NORD tas til orientering. - Møteplan for vårhalvåret 2009 Leder for kontrollutvalget ønsket at alle møter for ettertiden kan flyttes til kl. 13.30. Etter en gjennomgang av kalenderen for de neste månedene fattet kontrollutvalget slikt De tre neste møtene for 1.halvår 2009 settes til: 4.mars, 27.mai og 17.juni. Alle møtene med klokkeslett 13.30. En forutsetning for møtet 4. mars er at regnskapet for 2007 foreligger for behandling. Viggo Johansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg 07/09 Side 6