Hvordan har Universitetet i Oslo styrket "Det gode innkjøp" gjennom digitalisering? Hør om hvordan UiO har jobbet med digitalisering av anskaffelser og hvordan de benytter dette til styring og kontroll. Jacob M Landsvik Anskaffelseskonferansen 2016
UiO 29.000 studenter 7.000 ansatte 550.000 m2 8 fakulteter med institutter Museer, sentre, randsonevirksomheter Flere hundrede leveringsadresser Innbyrdes avhengigheter som må hensyntas ved innkjøp
UiO kjøper det meste Fra kontorrekvisita, via avansert medisinskteknisk utstyr, tungregnemaskiner, energi, bygg og anlegg, reiser, forsøksdyr, dyrefor til fiskeøgler.
Innkjøpsandelen i sterk utvikling 2005 1,5 milliarder 2015 2,5 milliarder Ved UIO er innkjøpsandelen ca 30% av brutto budsjett
Behovsdekning til best pris og beskrevet kvalitet Effektiv ressursbruk - Digitalisering - Miljøhensyn Samfunnsansvar Innovasjon og næringsutvikling Internasjonale forpliktelser
Viktig forutsetning «Ledelsen har stor oppmerksomhet rettet mot innkjøp. Gjentatte ganger har anskaffelsesstrategi vært tema for drøftinger i styremøter. Strategien er godt forankret i toppledelsen, og jeg har sørget for at ansvarlige i linjen også er godt kjent med, forstår og legger til grunn gjeldende anskaffelsesstrategi som del av sitt arbeid.»
Nødvendige spørsmål Hvordan legges innkjøpstjenestene til rette for brukerne? Brukerperspektivet Hvordan kan vi utvikle metodene våre? Profesjonelt perspektiv Hvordan anvender vi ressursene på beste måte? Ledelsesperspektivet
Innkjøper = verdiskaper En innkjøper er en verdiskaper. Gjennom høy kompetanse og digitalisering bidrar innkjøperen til økt styring og kontroll, samt at det blir mere penger igjen til forskning, formidling og undervisning når «Den gode anskaffelsen» er gjennomført
Digitalisering Digitalisering en samlebetegnelse for overgangen fra analoge, mekaniske og papirbaserte løsninger, prosesser og systemer, til elektroniske og digitale løsninger Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre. Det handler om å tilby nye og bedre tjenester, som er enkle å bruke, effektive, og pålitelige. Digitalisering legger til rette for økt verdiskaping og innovasjon, og kan bidra til å øke produktiviteten i både privat og offentlig sektor Regjeringen.no
Digitalisering av anskaffelser SAS Innkjøpsanalyse Bedre innkjøp 2018 Behov Behovsdekning Planlegging av anskaffelser Gjennomføring KGVverktøy 98 % KGV Amesto Evaluering & tildeling Dag- til dagkjøp e-handel 80 % PM Basware efaktura 76 % IP & CM Basware Kontraktadministrasjon 100 % KAS Amesto esignatur
Systemstøtte gir måloppnåelse Systemstøtten er innført for å nå konkrete mål: Etablert mål for innføring av ehandel Etablert mål for innføring av kontraktsadministrasjon Etablert mål for innføring av konkurransegjennomføring Etablert mål for: Besparelser Effektivisering Standardisering Brukertilfredshet Internkontroll Priskontroll Bedre innkjøp 2018
Resultater etter 7 år? Prosessbesparelser Besparelser i faste og midlertidige utgifter Besparelser pga bedre styring og kontroll
Gevinstrealisering 1 - styring Kvalitet, organisering, kapasitet Mer etterrettelige styringsdata som gir bedre økonomistyring og bedre grunnlag for nye og bedre konkurranser Høyere kvalitet i dialogen mellom oppdragsgiver og leverandør Økt servicegrad og kapasitet mot brukerne Samtlige avtaler/avtaleområder er tilgjengelige for brukerne Redusert risiko gjennom bedre internkontroll Bedret oversikt over inngåtte forpliktelser Ingen merknader hos RR, Dokument 1 de siste 2 årene Betydelig styrking av gjennomføringsevnen til innkjøpsfunksjonen Fornøyde brukere, stolte innkjøpere og tilfreds ledelse
Gevinstrealisering 2 - avtaler 500 400 300 200 100 0 2010 2011 2012 2013 2014 2015
Gevinstrealisering 3 - økonomi Utgifter siste 7 år Besparelser siste 4 år Direkte og indirekte kostnader til digitalisering fra 2010 Fast ansatte: Kr 14.000.000 Innleide konsulenter:kr 18.000.000 Totale utgifter: 21 millioner kroner Totale besparelser: 32 millioner kroner Gevinst: Kr 11 millioner i Seksjon for innkjøp + 100 millioner i kjøpende enheter, grunnet bedre avtaler (rammeavtaler)
Tapte muligheter Ved IKKE å ta i bruk elektronisk systemstøtte kan man risikere bl. a. å tape muligheter for bedre internkontroll, økonomiske besparelser, muligheten til å knytte til seg de beste leverandørene og evnen til å rekruttere og beholde de dyktigste innkjøperne
Tapte muligheter Arbeid som kommunen brukte 12 dager på blir nå gjort på 1 dag Det er mer enn 90 % forbedring mht tidsbruk
Tapt mulighet
Styring og kontroll verdikjeden Forutsetning Handlingsrom Verktøy Resultater Policy og strategi Organisasjon og ledelse Mennesker og kompetanse Prosesser, partnere(uib, NTNU, UiT, Difi) og leverandører IKT-systemstøtte for måling, analyser, rapportering, kontroll og læring «Kontinuerlige forbedringer»
Styring og kontroll Verktøy IKT-systemstøtte Måling, analyser, rapportering, kontroll og læring Konkurransegjennomføring og kontraktsadministrasjon, KGV/KAS (Amesto) Bestillingsløsning (Basware) Fakturasystem (Basware) Contract Matching (Basware) Sak/arkiv (ephorte) Integrasjon System for måling, analyse og priskontroll, (SAS-Institute)
Styring og kontroll Statens økonomireglement 5.3 Anskaffelser 5.3.1 Generelt Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak som har til hensikt å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene
Kvalitetsutvikling av innkjøp Fokus på gode relasjoner, revisjon, risiko og systemstøtte gir økt kvalitet Relasjonsutvikling Dialog over tid med UiOs enheter, leverandører og UiB, UiT, NTNU Revisjon Regelmessig revisjon av systemer, rutiner, prosedyrer og kontrakter og arbeidsmetodikk Risikostyring Vurdere konsekvenser og sannsynlighet for at uønskede hendelser oppstår og iverksette risikoreduserende tiltak Rapportering Evaluere, analysere, måle og styre gjennom definerte nøkkeltall
Hverdagen er endret Bedre styring og kontroll gjennom kontinuerlig utvikling av sikker styringsinformasjon Økt kapasitet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ved helelektronisk anskaffelsesprosess fra behov til behovsdekning Bedre sporbarhet ved at e-handel ved UiO videreutvikles og grunnfestes som premiss for alle anskaffelser Optimalisert gevinster i forhold til prosess og resultat Standardisert ytterligere mht prosesser, rutiner og maler Forenklet avropene mot inngåtte rammeavtaler gjennom økt bruk av e-handelsløsningen
Hvordan digitalisere? Forankring av behovet for digitalisering i ledelsen (UiO-styret) Hensiktsmessig organisering av innkjøpsfunksjonen Rendyrket rollene gjennom profesjonalisering og spesialisering Anskaffet det markedet kan levere av løsninger som gir måloppnåelse Prosjektorganisering av de ulike anskaffelsene Utprøvde løsninger gjennom piloter før full helskalaløsning Kontinuerlig oppfølging for å sikre gjennomføringseffektiviteten Planer for gevinstrealisering Markering av milepæler Månedlig rapportering til ledelsen
Suksessfaktorer 1) Ønske om og vilje til økt styring og kontroll 2) Ledelsesforankring og fokus! «Fokus gir motivasjon» 3) Profesjonalisering, spesialisering og organisering 4) Et høyt servicenivå mot enheter og deres behov 5) Oppfølging mot enheter og deres ledere 6) God dialog mellom oppdragsgiver og leverandør 7) Felles anstrengelser for å synliggjøre nødvendigheten av systemstøtte i hele innkjøpsprosessen, gjennom kontinuerlig oppfølging, opplæring og utvikling av kompetanse 8) Kommunisere dokumenterte resultater
«Whatever you are, be a good one» Abraham Lincoln