Velkommen til møte for konstituering av Veilag for Søndre Fjellstølen

Velkommen til møte for konstituering av Veilag for Søndre Fjellstølen Hønefoss, 25. september 2015 Styret i Søndre Fjellstølen Hytteierforening Arbeidsgruppen for etablering av Veilag Interim styret Søndre Fjellstølen Veilag

Velkommen Kort om bakgrunn for møtet Kort om arbeidet frem til idag Konstituering av Søndre FjellstølenVeilag Orientering om brøyteavtale

«Konstituering» av møtet Spørsmål om møtet er lovlig satt Godkjenning av innkalling Opplysning om antall møtende, herunder antall fullmakter Valg av møteleder Valg av møtereferent og 2 personer til å undertegne protokoll Godkjenning av dagsorden

Velkommen Kort om bakgrunn for møtet Kort om arbeidet frem til idag Konstituering av veilag Orientering om Brøyteavtale

Fra årsmøtet i Hytteierforening 2015 Bakgrunn: Hytteeierforeningen ble 20. september 2014 gjort oppmerksom på Olav Hagene ikke ville foreta brøyting utover Søre Fjellstølvegen for sesongen 2014/ 2015. Skapte et akutt behov for avtale med ny tilbyder for sesongen 2014/2015 Konsekvens Ny brøyteavtale med Stian Dokken på plass for 2014/ 2015 Frivillig avtale med pris 5000,- ink.mva pr. hytte X hytter av x hytter har tilsluttet seg denne avtalen Utfordringer med eksisterende tilbud Ingen prisdifferensiering gjør ordningen urettferdig Frivillig tilslutning gjør ordningen sårbar og kostbar Kreative løsninger og «gratispassasjerer» Manglende tilslutning gjør oppdraget vanskeligere å sette ut/ konkurranseutsette Hva skjer videre: Hytteeierforeningen ønsker for sesongen 2015/ 2016 å fremforhandle et best mulig tilbud til hytteeierne som disse kan slutte seg til. Hytteeierforeningen kan ikke forplikte eller stå økonomisk ansvarlig for avtalen, men ved å fremforhandle en rammeavtale så vil det enkelte veilag kunne nyte godt av et tilbud med lavere pris enn om hver enkelt skal forhandle selv. Om vi skal lykkes med å få på plass et fremtidsrettet og forutsigbar løsning så krever dette noe innsats og engasjement fra det enkelte veilag.

Fra årsmøtet i Hytteierforeningen 2015 Mandat gitt til styret i arbeidet med å inngå brøyteavtale for 2015/2016 Olav Hagene, som har brøytet alle veier frem til 2014, gir seg også med brøyting av Søre Fjellstølveg (administrert av Huset Vegen), altså veien fra bommen og frem til hotellet. Det må påregnes en justering også av denne kostnaden når den nå fornyes. Det ble bemerket at alle hytteeiere er medlem av et Veilag, og at man er bundet av det veilaget bestemmer selv om man ikke er tilstede på møtene. Det ble bemerket viktigheten av at alle får informasjon. Styret responderte med at man ikke har informasjon om de som ikke er medlem av hytteeierforeningen. Mandat: Begrense antall prisdifferensiering til et minimum. En prinsippskisse må foreligge før sommerferien, og styret fikk i mandat å utforme en skisse ( til Veilag) som omfatter hele hytteområdet.

Oversiktskart Søndre Fjellstølen

Fordeling av hytter ved hver vei Antall unike GNR/BNR/NR 370 Antall Brubakkvegen 17 Antall Brøtastølsvegen 11 Antall Bøensgutu 35 Antall Djupedalsvegen 12 Antall Dugurdsbergvegen 58 Antall Finntoppvegen 8 Antall Fjellstøllivegen 21 Antall Fjellsynvegen 5 Anall Hihaugvegen 23 Antall Karistølvegen 14 Antall Marsteinhøgdvegen 8 Antall Myrestølvegen 12 Antall Roleghaugvegen 26 Antall Snohaugvegen 44 Antall Søre Fjellstølvegen 76 370

Velkommen Kort om bakgrunn for møtet Arbeidet frem til idag Konstituering av veilag Orientering om Brøyteavtale

3 styremøter før ferien + arbeidsfordeling Kontakt med kommunen for adresselister/eiere- og veinavn Søk mot andre hytteforeninger for hvorledes de har løst oppgaven i mai/juni. Ulik praksis (Tilbudsgrunnlag til brøytere tilbudsavklaringer utarbeide brøytekontakt mv.) Juridiske vurderinger, advokat i Norsk Hytteierforbund gjennom sommeren 2 styremøter i august bl.a. med advokat i Norsk Hytteierforbund + fagperson 3 arbeidsmøter i september + arbeidsfordeling September; Innkalling til møte 25/9 September; Infoskriv 420 stk oppdatert info Fjellstølen.net September; Utarbeide Vedtekter, soner- og prismodellering, kostnadsbudsjett, mv. mv. 25. september Konstitueringsmøte for Veilaget

Prismodell og metode for Veilaget Kostnadsbudsjett 2015/16 inkl. fastpris brøyteentreprenør 15 stamveger fra Søre Fjellstølvegen. Kostnadsbudsjett for deles på alle hytter/oppsitter i Veilaget Anbefaling; Beredskap + sone del. Sone inndeling - landet på 3 soner En hytteeiers faktura fra Veilaget vil bygges opp med; Beredskapsdel Soneandel (sone 1 2 eller 3) = Veilagets faktura (fastpris) Avtale hytteeier/brøytet for: Oppkjørsel inntil 50 eller 100 meter P-plass Hytter med adkomst direkte fra Søre Fjellstølveg inngår ikke i en sone, da disse får sin «stamvei» brøytet av Huset og Vegen

Pr. hytte i Sone; 1-2 og 3 (NB! Foreløpige beregninger) SONE 1 Totalsum fra Veilaget, Kr.730 + 1.400 = Kr.2.130,- SONE 2 Totalsum fra Veilaget, Kr.730 + 1.800 = Kr.2.530,- SONE 3 Totalsum fra Veilaget, Kr.730 + 2.250= Kr.2.980,-

Eksempler pr hytte (NB! Foreløpige beregninger) SONE 1 Totalsum Veilaget Kr.2.130,- 50 m oppkjørsel Kr. 900,- TOTALT Kr. 3.030,- Kun enkel P-plass Kr.500,- 50 m oppkjørsel kr.900,- 100 m oppkjørsel kr.1.200,- Over 100 m ca. kr.1.800,- SONE 2 Totalsum Veilaget Kr.2.530,- 50 m oppkjørsel Kr. 900,- TOTALT Kr.3.430,- SONE 3 Totalsum Veilaget Kr.2.980,- 50 m oppkjørsel Kr. 900,- Totalt Kr.3.880,-

1. Konstituering Møtet er lovlig satt Innkallingen er godkjent Opplysning om antall møtende og antall fullmakter er gitt Møteleder er valgt Møtereferent er valgt, og 2 personer til å godkjenne protokoll Dagsorden er godkjent 2. Behandling og godkjenning av forslag til vedtekter 3. Valg av styremedlemmer

Til behandling foreligger: 1. Konstituering a) Spørsmål om møtet er lovlig satt b) Godkjenning av innkallingen c) Opplysning om antall møtende, herunder antall fullmakter d) Valg av møteleder e) Valg av møtereferent og 1 person til å medundertegne protokoll f) Godkjenning av dagsorden 1. Behandling og godkjenning forslag til vedtekter Forslag til vedtekter for Søndre FjellstølenVeilag behandles. 1. Valg av styremedlemmer Interimsstyre foreslår at det velges et styre bestående av fem medlemmer. Interimsstyret foreslår seg valgt videre som styre i Veilaget bestående av; Lars Hoff-Arnesen, Morten Wiese, Bjørn Jarle Wiger, Jon Liverud og Jan Hunsbedt som styremedlemmer.

Interimstyret i Søndre Fjellstølen Veilag, stiller seg til disp. for å sikre valg av et Styre for Veilaget frem til neste årsmøtet. Styret vil bestå av; Lars Hoff-Arnesen, styrets leder Hytteierforeningen Jan Hunsbedt Morten Wiese Jon Liverud, Hytteierforeningens rep. i Løypelaget Bjørn Jarle Wiger Styret ønsker tilbakemelding på andre som ønsker å tre inn i styret. Det er da naturlig at tilsvarende antall fra styret i Søndre Fjellstølen Hytteierforeningen trer ut av styret i Veilaget ( minimum 2, ref. Vedtektene for Veilaget)

Brøyteavtale sesongen 2015/16 Kontakt med kommunen oversikt brøyteentreprenører Kontakt med Veilag/brøytere i Valdres (fra Beitostølen til Hellebekken) Kontakt med lokale brøytere + Vegen Huset Søre Fjellstølvegen. Tilbudsgrunnlag utarbeidet; 15 stamveger-foreløpig kart. - Pris beredskap reserve maskin og mannskap lokalisering. - Pris oppkjørsel avtale brøyter/hytteeier. Forespørsel til 5 6 brøytere Kontrakts forslag utarbeidet- 4 år, KPI, justering antall stamveger mv. Arbeidsgruppen innstilt lokal tilbyder; Kvaal Maskin, Reinli. Styret i Veilaget beslutter og inngår kontrakt- fra 1. oktober 2015.