AD PRODUKT AS AD Travel funksjonsbeskrivelse Mobil App Utlegg og Vedlegg 01.08.2014 Dokumentet beskriver funksjonalitet for AD Travels Mobil App for utlegg og elektroniske vedlegg
Bakgrunn AD Travel har i lengre tid hatt funksjonalitet for å håndtere elektroniske vedlegg. Dette er vedlegg som dokumenterer løpende refusjoner i forbindelse med reiser eller kostnader man dekker i forbindelse med arbeid som man skal ha refundert av arbeidsgiver. Standard funksjonen for elektroniske vedlegg er basert på at regninger skannes eller mottas som PDF-dokumenter. Vi har en overordnet målsetning å ha et enkelt brukergrensesnitt. Standard funksjon for elektroniske vedlegg innehar en omstendelig prosess. 1. Samle kvitteringer 2. Ta kopi av kvitteringene og send dette på mail til din innboks som vedlegg til mailen. 3. Last ned vedlegg via mail ned til en angitt filkatalog på din pc/arbeidsstasjon 4. Bruk Vedleggs-knapp i AD Travel og legg inn vedleggs fil fra valgt filkatalog. Totalt utgjør dette en rekke funksjoner som vil gjøres mye eklere og mer fleksibelt gjennom bruk av ny mobil app. Denne appen bruker kamera funksjonen på telefonen for å lage elektroniske vedlegg mot AD Travel og har direkte aksess til et personlig vedleggs register for den enkelte bruker. I vår nye versjon av mobilappen har vi utvidet funksjonaliteten ved å kunne registrere løpende utlegg/refusjoner fra vår mobilapp. Dette er basert på de samme valg av utleggstyper man har fra før av i sitt oppsett i AD Travel. Utlegget kan kobles direkte mot et elektronisk vedlegg via vår mobilapp i samme prosess. Nyhet - Myndighetene godkjenner fra 1.7 elektroniske vedlegg! Man må da ikke lenger ta vare på original kvittering. Ny mobilapp etableres fra følgende nettadresse: https://adtravel.adg.no/mobil fra mobiltelefonens standard nettleser. Stort sett alle nyere mobilnettlesere skal kunne kjøre tjenesten uten problemer. Windows telefoner er dessverre ikke støttet da Internett Explorer ikke støtter alle påkrevde biblioteker. Vi anbefaler bruk av Safari på iphone og Chrome på øvrige systemer for den beste opplevelsen. Lagre siden og etabler et ikon på telefonens oppgaveside
Eget personlig register for elektroniske vedlegg fra mobil app For alle selskaper som anskaffer og tar i bruk mobilapp for elektroniske vedlegg og utlegg vil alle brukere ha tilgang til eget personlig vedleggregister som lagrer alle vedlegg fra mobilen. Dette registeret er tilgjengelig sammen med eksisterende funksjonalitet for opphenting av filer fra kataloger på pc/arbeidsstasjon i din normale inngang på PC. PS! Forutsetter at selskapet har avtalt bruk av elektronisk vedlegg fra mobilapp. Bildet under aktiviseres slik som tidligere ved å klikke på Vedlegg-knappen. Har man tilgang til Mobil App får man opp et personlig register i øvre del av bildet. I tillegg har man fortsatt mulighet for å hente filer fra kataloger som ligger på din pc/arbeidsstasjon. Ofte vil dette være filer som sendes som pdf-kvitteringer direkte til din mail. Dette gjelder ofte kvitteringer fra reisebyråer. Bilder over viser elektroniske vedlegg fra mobil app inkl. beskrivelser på filer. I tillegg vises oppsalg mot en aktuell katalog for innhenting av en pdf-fil. + tegnet trykkes for å koble den aktuelle bildefilen som vedlegg for det aktuelle utlegget. Tilgjengelig både i reiseregning og utleggsbildet.
Mobil app - Bildet for innlogging Mobilappen krever at man er en gyldig bruker av AD Travel. Logg inn med ditt brukernavn, passord og firmakode som du bruker for registreringer i AD Travel. Etter angivelse av brukernavn, passord og firmakode trykkes Logg inn og du vil få en kvittering tilbake på at innloggingen ble godkjent ved at navnet ditt samt firma vises samt mulighet til å ta bilder vises i skjermbildet på telefonen. For virksomheter som ikke har etablert avtale for tilgang til mobilapp vil følgende melding komme: Hengelåsen oppe i høyre hjørnet sorger for å logge deg av. Du kan lukke bildet på telefonen uten å logge deg av. Dette innebærer at du slipper å logge deg på ved neste gangs bruk. Symbolet gir nærmere informasjon vedrørende denne mobilappen. Trykk på AD Travel logo øverst går tilbake til hovedmeny.
Bruk av kamera funksjon Mobilappen utnytter kamerafunksjonen for å etablere elektroniske vedlegg. Du kan ta enkelt bilder og sende direkte inn til ditt personlige vedleggs register i AD Travel eller hente flere bilder du har lagret på telefonen din dersom du har behov for å sende inn flere bilder for å dokumentere dine utlegg. I tillegg har du mulighet til å kommentere bildene dine slik at du enklere kan skille de fra hverandre ved kobling til utleggene i AD Travel. De aktuelle bilder du velger å oversende vises i nedre felt. For oversending til AD Travel trykkes Send (grønt felt). Etter at Send er trykket vil appen jobbe med oversendelse til AD Travel. Kvittering mottas på appen ved vellykket oversendelse og lagring i personlig vedleggs register i AD Travel. Alle innsendte bilder av kvitteringer vil ligge tilgjengelig i AD Travel brukerens vedleggs register. Her benyttes +-tegnet for å koble den aktuelle filen til det aktuelle utlegget som elektronisk dokumentasjon.
Bruk av Utlegg/refusjons funksjon Mobilappen gir deg mulighet til å registrere utlegg/refusjoner direkte. Du er innlogget i forkant og alle utlegg sendes over til din bruker i AD Travel. Du velger dato, land, legger inn beskrivelse, antall og beløp på lik linje som normalt i standard webprogram fra PC. Mobilappen utnytter de utlegg som er etablerte som utleggstyper fra før av dvs. man har ikke behov for å etablere egne utleggstyper for mobilappen. I tillegg har du mulighet til å koble dette direkte til elektronisk vedlegg fra kamera funksjonen på telefon. Utlegg og vedlegg sendes da samlet i en operasjon som kladd til ditt utleggsbilde i AD Travel. Videre behandling håndteres som vanlig. Dvs videre innsendelse til godkjenning eller kobling til en reise.