4. DESEMBER 2014 Resultat-utveksling mellom institusjoner v/canisius FS-Fronter teamet
Hva er resultatutveksling? Resultatutveksling innebærer å hente vurderingsresultater og kvalifikasjoner en student har oppnådd ved andre utdanningsinstitusjoner. Når en student via Studentweb samtykker til at resultater kan hentes for han/henne, kan man hente disse resultatene fra denne FS-institusjon i Norge. Forutsetning er at institusjon har godkjent denne måte å veksle resultater på. Per dags dato er det ingen institusjon som har sagt nei til dette.
Basert på samtykke(personopplysningsloven 8) Personopplysninger (jf. 2 nr. 1) kan bare behandles dersom den registrerte har samtykket, eller det er fastsatt i lov at det er adgang til slik behandling, eller behandlingen er nødvendig for a) å oppfylle en avtale med den registrerte, eller for å utføre gjøremål etter den registrertes ønske før en slik avtale inngås, b) at den behandlingsansvarlige skal kunne oppfylle en rettslig forpliktelse, c) å vareta den registrertes vitale interesser, d) å utføre en oppgave av allmenn interesse, e) å utøve offentlig myndighet, eller f) at den behandlingsansvarlige eller tredjepersoner som opplysningene utleveres til kan vareta en berettiget interesse, og hensynet til den registrertes personvern ikke overstiger denne interessen.
Hvordan hentes/overføres resultater fra/til andre databaser? hentes beståtte resultater i en students kvalifikasjonsprotokoll og vurderingsprotokoll beholdes sammenheng mellom oppnådde emner og kvalifikasjoner Emnekode Navn (norsk, engelsk) Tittel på oppgaver, termin, omfang og resultat. Emnebeskrivelser overføres også.
Tre viktige spørsmål i denne prosessen må besvares: Deler denne institusjonen resultater? Har studenten gitt samtykke til henting av resultater? Har denne institusjonen resultater for den gitte studenten? Dersom svar er "Ja" på alle 3 spm, kan en saksbehandler hente resultater via en knapp i Godkjenningssaker samlebilde eller i Person Eksternstudium som heter "Hent ekstern norsk utdanning".
Høgskolen i Oslo og Akershus har samtykket som institusjon for å kunne dele resultater med andre norske institusjoner Semesterregistrering for vårsemesteret 2015 blir klargjort slik at student kan samtykke via StudentWeb
Hvordan dette skal ved HIOA gjøres i praksis? FS-sentralt oppdaterer brukerveiledning i godkjenningsmodulen for å legge litt ekstra informasjon grunnet resultatutveksling Resultatutveksling endrer noe i prosessen for å behandle innpassingssaker. Søknadskjemaer om innpassing (nettside) [HF,LUI,SAM] Informasjon om Godskriving av fag (eksamen nettside)
Student samtykker For at saksbehandlere på HIOA skal kunne hente resultater fra de andre norske FS-institusjonene må studenten først ha takket ja til dette i Studentweb.
Godkjenningssak samlebilde
Godkjenning samlebilde Student søker om å få godskrevet og innpasset emnet tatt ved andre norske FS-institusjoner Opprettes en ny godkjenningssak for studenten av type INNPASS med status behandling BEHANDLES Til høyre i bildet finner man knappen 'Hent ekstern norsk utdanning'. Hvis studenten har akseptert resultatutveksling for HIOA vil knappen være aktiv. Trykk på knappen for å hente den eksterne utdanningen. Det kommer opp en firkant med en strek inni og en tekst Bestilt dato og klokkeslett. Du kan trykke inne i ruten og få opp mer informasjon om hvordan det går med bestillingen. Bestillingen går automatisk til de andre norske FSinstitusjonene som er med på resultatutvekslingen, og du får normalt svar i løpet av et minutt. I godkjenningssak samlebilde > fanen Eksternstudium er det nå automatisk opprettet rader for de institusjonene det er hentet resultater fra.
Emnets navn og bokmål/nynorsk. Studentens målform, se bildet Person/student > feltet "Skal tilskrives på", avgjør om emnenavnet blir hentet inn på bokmål eller nynorsk. Engelsk emnenavn kommer over i feltet for engelsk navn. Studenter som skal tilskrives engelsk får bokmålsnavnet i det norske navnefeltet. Merk at studentens karakter automatisk kommer med ved resultatutvekslingen, på samme måte som når en student leverer en karakterutskrift/vitnemål. Karakteren er til informasjon til saksbehandler i FS, men skal ikke med på HIOA-vitnemål. Dette sørger du for når du ved hjelp av feltet 'Resultat "Innpasset" på vitnemål' skal ha J i utdanningsplan bildet (arbeidsområdet)
Godkjenning samlebilde Etter ca 1 min kommer resultater med Fullført og dato og klokkeslett
Allerede registrert ekstern norsk utdanning? Dersom det allerede er manuelt registrert at studenten har ekstern norsk utdanning, kan du likevel trykke på knappen 'Hent ekstern norsk utdanning'. Når resultatene er innhentet vil du kanskje trenge å kontrollere om den nye utdanningen allerede er blant den allerede registrerte, og eventuelt rydde. I bildet Person eksternstudium vil da rammen Kontroll få rød skrift, feltet kontrollert = N og det det står: "Krever kontroll: J. Det eksisterer både manuelt og automatisk registrerte resultater" Det du da skal gjøre er å finne ut hva blant det manuelt registrerte som tilsvarer det som har kommet over automatisk. Det slettes tidligere registrert forekomster og det finnes ulike senarioer for slik operasjon.
Slett det gamle manuelle resultatet dersom: Det manuelt registrerte resultatet ikke er benyttet i kvalifikasjon ennå. Dette ser du hvis du haker av under detaljer. Det manuelt registrerte resultatet inngår i utdanningsplan(er), men ikke er brukt i grad ennå. Slett emnet fra utdanningsplanen(e) før du kan slette det manuelt registrerte emnet. Det manuelt registrerte resultatet er haket av for Inngår i nedre del av Godkjenningssak samlebilde, fanen Omfang, fjern denne haken i innpassingssaken
Sluttføring av saken Det er viktig ved sluttføring av saken å sette i feltet "Status behandling" til "BEHANDLET " Takk for meg