RYDDING OG DIGITALISERING AV TEKNISKE ARKIVER NOTODDEN KOMMUNE 12. mai 2014 Vedlegg 1: KRAVSPESIFIKASJON
Bakgrunn og beskrivelse av oppdraget 1. Visjon bakgrunn/informasjon Notodden kommune ønsker å gi et best mulig tilbud og god service når det gjelder tilgang på informasjon til sine innbyggere. Ved å gjøre arkivene digitalt tilgjengelige kan prosesser rettet mot kommunens innbyggere forenkles og forbedres. Det digitaliserte materialet skal ha samme informasjonsverdi som dagens papirarkiv for interne og eksterne brukere, men lettere tilgjengelig og med enklere og mer fleksibel gjenfinning. Notodden kommune planlegger derfor å skanne/digitalisere historiske arkiver: - byggesak, - deling- og oppmåling, inkludert målebrevarkiv og enkelte kartfolier - vann, avløp og renovasjon (VAR) - utslipp - landbruk I tillegg er det et mål å oppfylle arkivlovens krav til oppbevaring av arkivmateriale. Arkivene som skal digitaliseres skriver seg fra perioden ca 1900 og fram til prosjektets oppstart. Etter rydding og skanning skal arkivet sendes direkte til fjernarkiv/depot hos Notodden kommunes avtaleleverandør, Forvaltningssenteret AS i Notodden kommune. Dette er et ledd i å oppfylle arkivlovens krav til oppbevaring, og vil frigjøre areal, øke sikkerheten og redusere slitasje og tap av dokumenter. Arkivmaterialet må i prosessen klargjøres for depot. Saker under arbeid og ikke-avsluttede saker skal returneres til Notodden kommune, virksomhet areal. 2. Oversikt over arkiver som skal skannes Omfanget av arkivet som skal skannes bygger på estimater. Arkivet er plassert i mapper i rullearkiv i Notodden kommunes lokaler. Papirarkivet utgjør til sammen om lag 100 hyllemeter arkiv. De respektive arkivdelene har følgende antall hyllemeter arkiv som skal skannes: Byggesaksarkiv ca 59 hyllemeter (om lag 5000 mapper) Eiendomsarkiv (deling, oppmåling, VAR, utslipp) ca 27 hyllemeter Landbruksarkiv ca 17 hyllemeter (om lag 500 mapper) Målebrev ca 21 000 sider Tidligere teknisk kart, kartfolier ca 300 kartplater/folier Det er antatt som et gjennomsnittstall at hver hyllemeter arkiv inneholder 4200 sider per meter. Leverandør står selv ansvarlig for å vurdere arkivets omfang. Arkivet vil være åpent for anbudsbefaring. 3. Krav til løsning for digitalisering av historiske dokumenter/konkretisering av oppdraget 3.1 Henting og frakt, herunder sikring, av arkivene Arkivmaterialet er unikt, og vi er opptatt av sikkerheten rundt frakt og lagring av arkivmaterialet. Papirdokumentene skal til enhver tid håndteres som unikt arkivmateriale, og med tanke på at det senere skal oppbevares og brukes som et originalarkiv. Vi forutsetter at alt arkivmateriell må flyttes til tilbyders lokaler. Tilbyder må beskrive hvordan den fysiske flyttingen (frakt og lagring, herunder sikring) skal foregå. 2
3.2 Rydding av arkivet Arkivene har ikke blitt systematisk ryddet etter journalføring, så alle former for feilarkivering kan forventes. Det må derfor ryddes og sorteres som en del av skanneprosessen. Vi ønsker at alt arkivmateriale som er journalverdig, har dokumentasjonsverdi og er arkivverdig digitaliseres. Leverandør må ha kompetanse til se forskjell på disse dokumentene og andre dokumenter. Etter skanning legges alt materiale tilbake til mappen gruppert per sak. 3.2.1 Gruppere dokumentene per sak Dokumentene grupperes/sorteres per sak. 3.2.2 Sortere ut ikke-arkivverdige dokumenter kan kastes. Når det finnes flere eksemplarer av samme dokument (kopier) skal disse sorteres ut, og ikke digitaliseres. Kopiene sorteres ut før skanning og kastes. Alt materiale fra før 1950 skal imidlertid bevares, jf arkivloven. Utskrift/kopi av forskrifter, reguleringsbestemmelser, monteringsanvisninger og lignende sorteres ut og kastes. 3.2.3 Fjerne stifter, binders, tape og lignende - Stifter, binders, tape, plast og annet fjernes. - Det må påses at det ikke er partikler på storformatdokumenter. 3.2.4 Sortere ut feilarkiverte dokumenter Åpenbart feilarkiverte dokumenter (for eksempel for en annen eiendom), merkes med adresse og gårds- og bruksnummer og plasseres i riktig mappe (evt i samråd med oppdragsgivers representant). Uvedkommende originaldokumenter fra andre sakstyper samles i et omslag, merkes med adresse og gårds- og bruksnummer og overleveres oppdragsgivers representant for vurdering. Tilbyder må beskrive hvordan rydding og sortering av arkivet skal gjennomføres; ryddeprosedyrer. 3.3 Tilrettelegging og verifisering av eiendom og bygning. Adresse, gårds- og bruksnummer, og eventuelt feste- og bygningsidentitet (BID) fra mappen skal verifiseres mot Matrikkelen. Dersom det finnes flere mapper for samme eiendom skal mappene samles før rydding. 3.4 Skanning/digitalisering Arkivene vil inneholde ulike typer dokumenter, som kart og håndskrevne dokumenter. Det forekommer dokumenter i format A4, A3 og større. Det er usikkert om det finnes dokumenter i større størrelse enn A0. Kart og tegninger kan være utfordrende å digitalisere, siden mange detaljer er meningsbærere. Dokumentene skal gjengis som original eller bedre. Dokumentene skal lagres i PDF A/Noark-5 godkjent lagringsformat. 3
Dokumentene skal lagres med oppløsning på minimum 300 dpi. Kart og tegninger skal lagres med oppløsning på minimum 600 dpi I tillegg skal alle dokumenter skannes/lagres som sterkt komprimert PDF/ JPG-komprimert eller tilsvarende for hurtigvisning. Flere oppløsningsversjoner skal beskrives. De skannede dokumentene skal ha en filstørrelse som lett kommuniserer over web. Alle dokumenter skannes i farger. Tredoble skjemaer beskjæres/deles digitalt til A4-format og sorters i riktig rekkefølge. Doble A4 skjema skannes som A3. Skanningen av dokumentene må utføres med oppløsning og eventuell fargegjengivelse som sikrer at informasjon i originaldokumentet ikke går tapt i prosessen fram til elektronisk dokument. Skjøre dokumenter behandles med forsiktighet, og kopiering før skanning vurderes fortløpende. Byggtegninger skal skannes med kvalitet som gjør at informasjon og beregning av sidelengder og bygningsareal ikke reduseres. Sidelengder med liten/svak skrift, aksenummer/akselengder i ytterkant av tegning, er eksempel på tilfeller som krever kvalitet i skanneprosessen. Der målestokktallet på tegningen er den eneste opplysningen i tegningen som gir grunnlag for arealberegning, må det sikres at fremtidig bruker kan vite hvilke målestokk tegningen har. Dette kan sikres ved å skanne tegningen med målestokklinjal. Tilbyder skal beskrive hvor store dokumenter som kan digitaliseres, beskrive hvordan dokumenter som kart og tegninger digitaliseres, og hvordan kvaliteten systematisk blir sikret, kontrollert og dokumentert. 3.5 Registrering av nøkkelinformasjon per sak Med nøkkelopplysninger menes opplysninger som identifiserer den enkelte saken og som benyttes for å koble saken til andre systemer. Enkelte store kompliserte saker behandles spesielt. Oppdragsgivers representant vil bistå i disse sakene. Følgende nøkkelopplysninger knyttet til den enkelte sak skal registreres ved skanning: Nøkkelopplysning Beskrivelse Kilde/kommentar GID Gnr/bnr som saken i dag er registrert på. Sjekkes mot Matrikkel. Enkelte saker kan ha flere gnr/bnr Saksdato Fastsettes ihht standard. Saker før 1996 skal gis saksdato ihht første dokument i saken Saksnummer (arkivsaksnummer) Saker etter 13.12.1999 har saksnummer (elektronisk saksnr) Vedtaksnummer Vedtaksnummer registreres. (f.eks DS- TU-152/11) Sakstittel Standard sakstittel: gnr. tall bnr. tall festenr seksjonsnr Adresse - Tiltak Der hvor det er flere tiltak skrives alle tiltakene med bindestrek mellom Sjekkes mot godkjent veinavn og matrikkel Tiltak = både tiltaksart og bygningstype 4
ARKIVDEL Byggesak Deling og oppmåling VAR Landbruk Utslipp AID Adresse identitet BID Bygningsidentitet Sjekkes mot matrikkel. Enkelte saker kan ha flere BID GID/R Gnr/bnr som saken opprinnelig er registrert på. Kan avvike fra faktisk GID i dag pga. senere endringer i eiendomssituasjonen. Disse opplysningene er en blanding av nøkkelopplysninger og relaterte egenskaper. Vi forutsetter at tilbyder ut i fra egen erfaring gjør en selvstendig vurdering av systemet for nøkkelopplysninger. Hovedsaken er et velfungerende system for oppslag/gjenfinning og kobling. Der det er utgåtte/ikke gjennomførte tiltak på eiendommen registreres de på vanlig måte, men tiltakets overskrift/tittel skal være utgått gnr/bnr adresse - tiltak - BID. Dokumenter som ikke naturlig tilhører et eget tiltak, legges i egen mappe evt. samlemappe. Målebrevarkiv Målebrev registreres med målebrevnummer (løpenummer) og eiendommens gnr/bnr/festenr. Historisk tekniske kart Tidligere teknisk kartverk 1:1000, kartfolier i om lag A1-format, registreres med kartplatenummer. Omfang er om lag 300 kartplater. Landbruksvegarkiv For landbruksveger registreres nøkkelopplysninger nevnt over, så langt det lar seg gjøre. Ofte er ikke gnr/bnr tilgjengelig i saken, kun vegnavn og vegklasse. I tillegg skal navn på søker registreres, samt berørte gnr/bnr. 3.6 Registrering /duplisering Dokumenter som gjelder flere gårds- og bruksnumre skal kunne gjenfinnes på alle de aktuelle numrene. Eksempel: tegninger på et rekkehus skal finnes på alle eiendommene, ikke kun på ett av dem. Der samme dokumenter (for eksempel tegninger, ferdigattest med mer) gjelder mange boligbygg (feks. borettslag) på samme gnr./bnr., skal dokumentene gjenfinnes både på gårds- og bruksnummer, samt på hver av BID/bygningene. Både i delingssaker og byggesaker kan det forekomme vedtak om mindre reguleringsendring og vedtak om dispensasjon i samme sak som det er gitt delingstillatelse eller tillatelse til bygging. Slike vedtak skal være søkbare og kunne gjenfinnes ved søk i tittel eller lignende. I delingssakene finnes det saker om deling etter plan- og bygningsloven og saker om deling etter jordloven. I de tilfellene det finnes deling etter jordloven skal disse også gjenfinnes under arkivdel LANDBRUK. 5
Våre definisjoner Sakart: Byggesak, oppmåling, deling, dispensasjon, osv Byggesak (ikke uttømmende oppramsing) Saktype: Rammesøknad, 1-trinnssøknad, Søknad om tiltak uten ansvarsrett, osv Tiltaksart: Tilbygg, påbygg, underbygg, bruksendring, riving, fasadeendring, osv Bygningstype Enebolig, tomannsbolig, garasje, industri og lager, osv Oppmåling, deling, seksjonering (ikke uttømmende oppramsing) Saktype: Deling, seksjonering, oppmålingsforretning, grensejustering, osv Tiltaksart: Oppretting/endring av matrikkelenhet, oppdeling eller sammenføyning, osv Vann, avløp og renovasjon (VAR) Saktype (eksempler):: Sanitæranmeldelse, Vannmåler, Stikkledning, Oljeutskiller, Fettutskiller, Avløpsanlegg, Renovasjon, Annet Utslipp Saktype (eksempler): Minirenseanlegg, Infiltrasjonsanlegg, Sandfilter, Tette tanker, Konstruert våtmarksfilter, Slamavskiller, Biologisk toalett, Annet Landbruk Saktype (eksempler): Skog (x: Skogfond), Nydyrking (x: Planering, grøfting, senking, tørrlegging), Lovsaker (x: deling etter jordloven, konsesjonssaker), Tilskuddssaker (x:smil-søknader), Gjødselhåndtering (slam, spredning, gjødsellager, osv), Økonomi (x: BU-saker), Diverse Landbruksveg se egen oversikt over. 3.7 Kategorisering av dokumenter Dokumentene kategoriseres, dvs. grupperes på en måte som gjør det enkelt å finne rett dokument i en dokumentliste. Hvert dokument skal tilordnes en kategori i henhold til følgende oppsett: Dokumentkategori Byggesak Deling/ VA Utslipp Landbruk oppmåling Ferdigattest X X X X Vedtak X X X X X Søknad X X X X X Ansvar og kontroll X X X X X Korrespondanse X X X X X Avtale X X X X X Kart, skisse, foto X X X X X Tegning X X X X Eiendomsbeskrivelse X X X X 3.8 Tilgangsstyring/offentlighet Arkivene som skal skannes består av stort sett offentlige dokumenter, men enkelte dokumenter vil være unntatt offentlighet, iflg Offentleglova og annet lovverk. Andre dokumenter er offentlige, men skal ikke publiseres, også iflg Offentleglova. Det digitaliserte byggesaksarkivet vil kunne gjøres fritt tilgjengelig for publikum, slik at de dokumenter som er unntatt offentlighet skal ivaretas uten manuelt kontroll i forkant. 6
Før publisering må vi være trygge for at vi ikke publiserer dokumenter som skal graderes, eller dokumenter som ikke skal publiseres iht Offentleglova. Dokumenter som skal være unntatt offentlighet skal registreres som gradert. 3.9 Kvalitetskontroll/sikring Tilbyder skal legge opp en produksjonsløype der kvaliteten rutinemessig blir kontrollert av både tilbyder og oppdragsgiver, samt utarbeide prosedyre for feilretting. Digitalisert materiale må sjekkes mot det fysiske materialet. Sjekk av skannede dokumenter vil bl.a. inkludere orientering av dokumentene, skjevheter, oppløsning, kontrast og lignende. Det må også sjekkes eventuelle feilregistrerte nøkkelopplysninger og om dokumenter er knyttet til feil sak eller kategori. Feil som oppdages under kvalitetsjekk formidles til leverandør som retter opp feilen. Utføringen av oppdraget skal dokumenteres i en sluttrapport. Tilbyder skal legge ved rutine for kvalitetskontroll og prosedyre for feilretting. 3.10 Oppslagsverk/søkemotor, samt brukervennlighet Det ferdig skannede materialet skal leveres i et web-basert søkesystem, se også pkt 3.13 for ikt-krav. Systemet skal være tilgjengelig for ansatte via internettside. Systemet skal ha to hovedsøkefunksjoner knyttet til henholdsvis saks- og dokumentnivå i arkivet. Man skal kunne søke på kun saker med relevant nøkkelinformasjon, og man skal også kunne søke fram alle relevante dokumenter. Søkemotoren skal håndtere søk i både drifts- og historisk arkiv. På den måten kan man søke på en plass og få ut alle relevante opplysninger i søket. Det kreves at systemet er brukervennlig både interne for våre saksbehandlere, og for eventuelle eksterne brukere via nettportal. Med brukervennlighet menes at systemet skal være intuitivt og lettfattelig. For eksempel ønskes lettfattelig tekst, enkle og gode søkemuligheter og enkel utfylling. Søkeresultatet skal fremgå klart, være entydig og lett forståelig. Tilbyder må redegjøre for hvordan brukervennligheten ivaretas, både når det gjelder kvalitet på innskannede dokumenter, integrering sak-arkivsystem samt kategoriseringsløsning. 3.11 Overgang fra drift til historisk arkiv Etter hver som tilveksten av avsluttede saker vokser vil det være behov for en overgang mellom driftog historisk arkiv. Det bes om tilbud på programvare for (skanning og) kategorisering av nye saker/dokumenter som kommer inn og skal legges inn i sak/arkiv-system. Denne funksjonen beskrives og prises separat og tas med som en opsjon. 3.12 Kobling mot kart, geointegrasjon, samt Infoland Kravet til integrasjon mellom ulike fagsystemer er økende. Se også krav pkt 3.13 IKT/data under, med integrasjonsmatrise. Kobling mellom kart og sakssystem sees på som meget relevant for våre saksbehandlere. Vi ønsker at systemet skal være tilrettelagt i henhold til geointegrasjonsstandarden. Systemet må også kobles mot Infoland. 7
3.13 IKT / data Kundens IKT-infrastruktur. Den leverte programvaren skal fungere på kunden sin IT-tekniske infrastruktur og basisprogramvare. Løsningen skal være basert på åpne tekniske standarder. Teknisk sektor kjører foreløpig via Citrix Metaframe. I løpet av 2014 vil alle gå over til VDI. Kommunen bruker i dag Windows 2003 og Windows 2008 servere, med VDI vil Windows 7 være standard client. Det er utstrakt bruk av virtualisering basert på VMWARE. Tilbyder må estimere samlet antatt plassbehov på disk for tilbudt løsning. Kundens programvaremiljø. Kommunen bruker i dag ESA med Oracle database (EDB sak/arkiv) som sak-/arkivsystem, GISLINE (Norkart AS) som kartløsning og Gemeni V/A som ledningskartverk. Kommunen har også samarbeid med Infoland for utlevering av opplysninger og arkivmateriale. Lotus Notes er kommunens e-postsystem. Notodden kommune er med i et regionssamarbeid (Kongsbergregionen). Det er igangsatt et prosjekt for å utrede felles sak-arkiv løsning i regionen, dvs. ESA kan bli erstattet av en annen løsning (muligens i 2015). IKT-krav: 1. Integrasjonsmatrise vedlegg 2 2. Tekniske krav IKT-løsninger i Kongsbergregionen vedlegg 3 Kjøp av datautstyr, programmer og evt. vedlikeholdsavtale og lisenser Utstyr: Tilbyder skal i eget vedlegg anbefale og spesifisere hvilket utstyr som er tilstrekkelig for at kravene nedfelt i konkurransegrunnlaget kan oppfylles for systemet. Utstyret skal samsvare med den tekniske plattformen som beskrevet i avsnittet Kundens infrastruktur og i vedlegg 1 og 2. Programvare: Her angir tilbyder hvilke programmer og moduler, med versjonsangivelse, som er tilbudt. Leverandør skal også spesifisere hvilke tredjeparts programvare som er nødvendig og/eller hensiktsmessig å anskaffe for full benyttelse og utnyttelse av de tilbudte programmer. Leverandør skal innarbeide følgende setninger i utformingen av avtalen: Kunden har rett til å disponere programmene for ubegrenset antall brukere og terminaler på hvilket utstyr de ønsker på Kundens anlegg. Disposisjonsretten løper fra avtalens undertegning, uten noen tidsbegrensning eller oppsigelsesadgang. Leveransen omfatter siste versjon av de spesifiserte programmer og moduler som er tilgjengelig ved leveringsdag. 8
3.14 Pakking for bortsetting Etter at mappene er ferdig ryddet og skannet skal de klargjøres for bortsetting. Den orden og sammenheng i arkivet, som ble etablert ved rydding og skanning, skal opprettholdes. Det skal benyttes syrenøytrale/-frie mapper og godkjente syrenøytrale/-frie arkivbokser (bl.a. syrefaste/- nøytrale uten hull på kortside og med tunge som man drar boksen ut av hylla). Boksene skal nummereres og etiketteres i henhold til arkivforskriftens 3-14. Det skal i tillegg lages avleveringsliste. Leverandør skal sørge for sikker og forsvarlig frakt og lagring av arkivmaterialet. Så som pakking i godkjente mapper/bokser etc. Det understrekes at dersom mapper/omslag kasseres eller byttes ut så må alle påtegninger, med mer, overføres til ny mappe. 9