FREDRIKSTAD KOMMUNE Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling Innkjøpsavdelingen Del 2 KONTRAKT Avtale om: Leveranse av Minibuss 16+1-seter er inngått mellom: Hvaler kommune og: Leverandøren Avtaleperiode: Engangsleveranse inkludert serviceavtale 1
Hvaler kommune og Leverandøren Org. nr.: 964 947 082 Org. nr.: (heretter kalt oppdragsgiver) (heretter kalt leverandøren) Storveien 32 1680 Skjærhalden Telefon: 69 30 60 00 Telefon: Telefaks.: 69 30 62 04 Telefaks: Kontaktperson kontrakt: Kontaktperson: Ivar Larsen Rådgiver innkjøpsavdelingen Telefon: 69 30 62 08 Telefon: Mobil: 90 17 00 14 Mobil: Epost: ivla@fredrikstad.kommune.no Epost: Kontaktperson for leveransen: Thomas Holmen Olsen Kultursjef Mobil: 993 78 211 Epost: othh@hvaler.kommune.no Kontraktssum: Levering:. Dokumentrang: 1. Dette dokument 2. Bilag i prioritert rekkefølge: Bilag 1: Generelle vilkår Avtale undertegnet: For oppdragsgiver: Fredrikstad: For leverandør: Fredrikstad: Karin Nordal Fredrikstad kommune Innkjøpssjef 2
GENERELLE VILKÅR. ALMINNELIGE BESTEMMELSER Definisjoner Avtaledokument er det dokumentet som er undertegnet av Partene og som bekrefter inngåelsen av Kontrakten. Kunden er: Hvaler kommune Leverandør: XXXXXXXXX Kontrakten betyr Avtaledokument, disse Generelle vilkår, samt eventuelle vedlegg, tillegg eller endringer som er skriftlig avtalt. Part er Kunde eller Leverandør etter Kontrakten. Motstrid Ved motstrid i dokumenter, skal dokumentene gjelde i følgende prioriterte rekkefølge: Avtaledokumentet Generelle vilkår for kjøp av tjenester Vedlegg A Pris - prisskjema Vedlegg B Kravspesifikasjon Vedlegg C Tilbud fra leverandør GENERELT Disse generelle vilkår gjelder for alle leveranser der Fredrikstad kommune, inkludert de enkelte avdelinger og selskaper, er Kunden. Leverandør har ved inngåelsen av Kontrakten, godtatt foreliggende betingelser. Eventuelle avvikende betingelser er uten virkning for Partene med mindre Kunden skriftlig har godtatt disse. Leverandørs egne betingelser som eventuelt vedlegges følgedokumenter, ordrebekreftelse eller fakturaer, aksepteres ikke, i den grad de strider mot disse Generelle vilkår for kjøp av tjenester LEVERANDØRS GENERELLE PLIKTER Leverandør skal utføre leveransen med den grad av faglig dyktighet som kan forventes av anerkjente leverandører innenfor tilsvarende eller liknende bransje. Leveransen skal være i overensstemmelse med kravene i Kravspesifikasjon for anskaffelsen og Kontrakten, være av god kvalitet og egnet for det tiltenkte formål. Leveransen skal utføres i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Leverandør skal innhente og opprettholde alle nødvendige tillatelser i forbindelse med utførelsen av leveransen, og skal på Kundens anmodning legge frem dokumentasjon på at nødvendige tillatelser foreligger. KVALITETSIKRING Leverandør skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset leveransen.. På forespørsel skal Leverandør dokumentere systemet for Kunden. Leverandør skal på anmodning utarbeide en kvalitetsplan særskilt tilpasset leveransen. 3
Kunden skal ha rett til å gjennomføre revisjon av Leverandør og eventuelle underleverandører. Leverandør plikter å bidra ved gjennomføringen av slik revisjon. Dersom revisjon avdekker avvik, plikter Leverandør uten ugrunnet opphold å iverksette korrigerende tiltak. Kunden kan fastsette en rimelig frist for gjennomføring. Unnlatelse av å iverksette korrigerende tiltak utgjør vesentlig mislighold. Kunden plikter å legge til rette for at Leverandør får tilgang til relevante kvalitetsdokumenter som er aktuelle for utførelse av leveransen. LEVERANDØRS PERSONELL Leverandør er ansvarlig for at avgitt fagpersonell har de offentlige godkjenninger, fagbrev, maskinførerbevis og sertifikater e.l. som er nødvendig for utførelsen av Tjenesten. Kunden har på anmodning rett til å kontrollere slike opplysninger. ARBEIDSTILLATELSE Leverandøren skal påse at alt personell som utfører arbeid under denne Kontrakt innehar gyldige arbeidstillatelser. ARRBEIDSTID Leverandøren plikter å påse at lovbestemte krav til arbeidstid og overtid overholdes. LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Leverandørs ansatte, og ansatte hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle Kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette kravet gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. På Kundens forespørsel skal Leverandør dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle Kontrakten. Ved manglende oppfyllelse av dette krav påløper det konvensjonalbot for hver dag frem til forholdet er bekreftet brakt i orden av Leverandør. Konvensjonalboten skal utgjøre 0,4% av det samlede vederlag som skal betales i henhold til Kontrakten. Samlet sum skal ikke overstige 15 % av den totale summen som skal betales i henhold til Kontrakten. Kunden kan heve Kontrakten dersom maksimal konvensjonalbot er påløpt eller Leverandør motsetter seg å bringe forholdet i orden LEVERINGSBETINGELSER - REKLAMASJON Levering anses som gjennomført når oppdrag er sluttført og leveranse er godkjent av oppdragsgiver. Levering skal antas å ha skjedd når bil er mottatt på avtalt sted. Hvis intet særskilt er avtalt skal leverandøren levere på kjøpers bestillingsadresse, fritt levert ( DDP ). Dersom ikke annet er avtalt, er delleveringer ikke tillatt. Brannbil skal ved levering være ledsaget av nødvendige instruksjoner for drift og vedlikehold, og annen dokumentasjon som måtte være avtalt og spesifisert i bestillingen. Dokumentasjonen skal være skrevet på norsk hvis ikke annet er avtalt. Oppdragsgiver er forpliktet uten ugrunnet opphold etter mottaket å kontrollere at leveransen er i samsvar med bestillingen. Dersom leveransen eller deler av den finnes å lide av en vesentlig mangel, har oppdragsgiver rett til å avvise den eller de mangelfulle deler ved å gi leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette. For den avviste del av leveransen anses levering ikke skjedd. Leveransen skal ikke skje tidligere en avtalt med mindre oppdragsgiver gir skriftlig tillatelse til det. 4
Leverandøren har plikt til å gjøre det som skal gjøres for å levere rettidig. Dersom leverandøren forstår eller har grunn til å anta at levering vil bli forsinket, skal det omgående gis skriftlig underretning til Fredrikstad kommune om antatt varighet og med begrunnelse for forsinkelsen. Ved forsinket levering som ikke skyldes Fredrikstad kommune eller som ikke kan henføres under force majeure, skal Fredrikstad kommune kreve inn dagmulkt, (konvensjonalbot ), uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. Dagmulkten skal, med mindre annet er avtalt, utgjøre 2 - to - promille pr. hverdag, minimum 1 500 kr., etter avtalt leveringstid, regnet av den del av avtalt pris som knytter seg til den del av leveransen som på grunn av forsinkelsen ikke kan tas i bruk som forutsatt. Med pris forstås i denne sammenheng grunnpris med alle avtalte tillegg og fradrag. Dagmulkten skal, med mindre annet er avtalt, begrenses til 30% av den del av prisen som dekker den del av leveransen som ikke kan tas i bruk som forutsatt. Kjøpslovens forsinkelsesregler kommer også til anvendelse. Dersom Fredrikstad kommune ikke kan motta spesialbiltil avtalt tid, skal Fredrikstad kommune umiddelbart underrette leverandøren skriftlig med beskjed om hvordan leverandøren skal forholde seg. Leverandøren skal etter avtale mellom partene besørge lagring av materiellet for Fredrikstad kommunes regning og risiko, eller stille selvskyldnerkausjon fra en for Fredrikstad kommune akseptabel kausjonist. De merkostnader leverandøren måtte påføres som følge av at Fredrikstad kommune ikke kan ta imot leveransen, dekkes av Fredrikstad kommune. Ny leveringstid skal avtales skriftlig. Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure ( fritaksgrunner ) dersom de inntrer etter avtalens inngåelse og hindrer dens oppfyllelse: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlig myndighet, naturkatastrofe, avbrudd i den offentlige kraftforsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt, brann eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning. En forsinkelse vil kun bli godtatt som force majeure dersom leverandøren har gjort hva som kan gjøres for å begrense/avhjelpe virkningen av forsinkelsen. Leveringsklausuler skal være i samsvar med gjeldende "INCOTERMS", utgitt av International Chamber of Commerce. Serviceavtale: Ved overskridelse av avtalt reparasjonstid, vil Fredrikstad kommune fremsette krav overfor leverandør/verksted om erstatning for kostnader som påløper ved at kjøretøy som er til reparasjon ikke kan benyttes, alternativt dagsbøter hvor det beregnes 4 promille pr. dag i erstatning, beregningsgrunnlag vil være reparassjonskostnaden. OPPFØLGING OPPLÆRING - IMPLEMENTERING Fredrikstad kommune legger i sitt arbeide med anskaffelser vekt på kommunikasjon, lojalitet og kunde/leverandørutvikling. Leveransen vil kreve ressurser fra begge parter. Partene skal i fellesskap utarbeide strategi for leveransen for å sikre at oppdragsgiver får en tilstrekkelig opplæring i bruk av levert bil. BETALINGSBETINGELSER Betalingsbetingelse skal være: Nto. Pr. 30 dager. 5
FAKTURERING Faktureringsgebyr/behandlingsgebyr/ordregebyr el.lign. aksepteres ikke. For å sikre rettidig betaling må oppdragsgiver ha mottatt og godkjent faktura senest 4 dager etter fakturadato. Hvaler kommune har etablert mottak av efaktura, og Visma benyttes som aksesspunkt. Hvaler kommune skal motta efaktura i standarisert format EHF (Elektronisk HandelsFormat). Fakturaplan kan avtales mellom partene i forbindelse med fastprisleveranser. Fakturaplan skal minimum omfatte fakturering i tre deler, hvor siste del, som minimum skal være 10% av leveransen, og forfalle ved godkjent leveranse av oppdrag. På faktura skal «Foretaksregisteret» fremkomme. Hvaler kommune har sentral fakturaadresse, som er: Hvaler kommune v/fredrikstad kommune, Postboks 1405, 1602 Fredrikstad. For ehf-faktura: 964 947 082 Fakturaen skal inneholde: - Bestillende virksomhet om mulig ansvarsnummer - Bestillers navn - Avtalt pris - Kid-nummer på faktura/giro - Spesifikasjon av mva. KVALITET Leverandør er ansvarlig for at avtalt leveranse er i samsvar med bestillingen. Hvaler kommune har for egen regning og etter rimelig varsel anledning til å inspisere og kontrollere dette. Hvis en leveranse eller del derav ikke tilfredsstiller de krav og betingelser bestillingen fastsetter, kan Hvaler kommune tilbakevise eller vrake den eller deler av den. Fredrikstad kommunes kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke leverandøren for de forpliktelser leverandøren har påtatt seg i henhold til bestilling. Manglende kvalitetskontroll fra Fredrikstad kommunes side medfører ingen reduksjon av hans rettigheter. Godkjenning av leveransen omfatter ikke skjulte feil og/eller mangler. Dersom materiellenheter eller materiellkomponenter er underlagt offentlige forskrifter, kontroll og godkjenning (eksempelvis kjøretøyer, trykkholdere, elektrisk materiell o.l.) skal leveransen være i overensstemmelse med disse. Leverandøren skal sørge for at kontroll og godkjennelse blir foretatt, slik at materiellet blir levert Hvaler kommune ferdig godkjent til bruk. ANSVAR FOR FORSINKELSE GARANTI Hvor ikke annet er fastsatt, gjelder misligholdsreglene (forsinkelser, mangler og ansvar) i lov av 13. mai 1988 nr.27 om kjøp. Dersom ikke annet er avtalt i bestillingen, påtar leverandøren seg, i de første 24 måneder etter at leveransen er mottatt, ansvar for feil og mangler som måtte påvises ved det materiell som leveransen omfatter. Leverandøren skal i denne garantitid snarest mulig og for egen regning bytte ut defekte deler eller reparere materiellet slik at de leverte gjenstander er uten feil og mangler av noe slag. Denne garanti omfatter bare feil som oppstår ved riktig lagring og bruk av materiellet og som ikke skyldes normal slitasje. 6
For deler som er skiftet ut eller reparert, påtar leverandøren seg de samme forpliktelser som for det opprinnelige materiell, regnet fra det tidspunkt reparasjonen eller utskiftingen er foretatt. Leverandørs ansvar etter dette punkt skal dog ikke vare utover 24 måneder etter at det første garantiarbeid er avsluttet på vedkommende del. SAMFUNNSANSVAR OG ETISKE RETNINGSLINJER Våre leverandører og avtalepartnere skal respektere grunnleggende sosiale og etiske krav i sin virksomhet. Produkter som leveres til Kunden skal være fremstilt under forhold som er forenelig med kravene angitt nedenfor. Retningslinjene bygger på sentrale FN- og ILOkonvensjoner og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonssted. Kravene angir minimumsog ikke maksimumsstandarder. Der hvor retningslinjene og nasjonale lover eller reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Dersom Leverandør til Kunden bruker underleverandører til å fullbyrde denne Kontrakt, er Leverandør forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene angitt nedenfor hos sine underleverandører. MENNESKERETTIGHETER Leverandøren skal respektere FNs menneskerettighetskonvensjon. PRINSIPPER OG ANSATTES RETTIGHETER Nasjonal lovgivning Leverandøren og dennes underleverandører plikter å etterleve arbeidslovgivningen i produsentlandet, og denne utgjør alltid et minimumsnivå for de ansattes rettigheter. Der hvor retningslinjene og nasjonale lover eller reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon art. 32, ILO konvensjon nr. 138 og 182) Barnearbeid, i henhold til konvensjon angitt over, er forbudt. Dersom det foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder. Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO konvensjon nr. 29 og 105) Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver, og skal være fri til å avslutte arbeidsforholdet etter rimelig oppsigelsestid. Diskriminering (ILO konvensjon nr. 100 og 111) Det skal ikke foregå noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet. Fagorganiseringsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO konvensjon nr. 87 og 98) Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og til å forhandle kollektivt. Dersom disse rettigheter er begrenset eller under utvikling, skal leverandøren medvirke til at de ansatte får møte ledelsen for å diskutere lønns- og arbeidsvilkår uten at dette får negative konsekvenser for arbeiderne. 7
MILJØ Nasjonal- og internasjonal miljølovgivning og reguleringer skal overholdes. Relevante utslippstillatelser skal være innhentet der hvor det er nødvendig. Skadelige kjemikalier og andre stoffer skal forvaltes på en forsvarlig måte. HELSE OG SIKKERHET Arbeidsmiljøet skal være i henhold til produsentlandets lovgivning og internasjonale retningslinjer. OPPSIGELSE Mislighold fra leverandørens side gir oppdragsgiver rett til å heve kontrakten uten kostnad. Foruten avvik på leveringsbetingelser, leveringsgrad og mangler med produkt, skal det også regnes som mislighold at leverandørens service- og forhandlernett ikke fungerer etter forutsetningene. Oppdragsgiver kan i slike tilfeller også kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler. LOVVALG OG VERNETING Denne Kontrakten skal i alle henseender reguleres av norsk lovgivning, og rettstvister vedrørende Kontrakten skal løses etter norske rettergangsregler. Tvist mellom Partene skal søkes løst gjennom forhandlinger. Oppnås ikke en løsning, skal saken henvises til ordinær domstolsbehandling. Rett verneting er Kundens verneting 8