Vedlegg 3 RENNESØY KOMMUNE. Standard kontraktsvilkår for Rennesøy kommunes kjøp av tjenester

Transkript

1 Vedlegg 3 RENNESØY KOMMUNE Standard kontraktsvilkår for Rennesøy kommunes kjøp av tjenester 1

2 Innhold Anvendelse... 3 Definisjoner Total kontraktssum Hverdager... 3 Partenes samarbeid og gjensidige plikter Samarbeidsplikt Taushetsplikt... 3 Organisatoriske bestemmelser Partsrepresentanter og fullmaktsforhold Varsling... 3 Leverandørens plikter Hva Leverandøren skal levere Leveringstid og -sted Kvalitetssikring m.m Underleverandører og andre medhjelpere Leverandørens rett til å benytte underleverandører Identifikasjon Overdragelse Ordrebekreftelse Bestilling Forsikring Samfunnsansvar og etiske retningslinjer Lønns- og arbeidsvilkår HMS og offentlige krav... 5 Endringer... 5 Leverandørens personell Generelt Arbeidstillatelse Utstyr og materiell... 6 Kontraktsbrudd Forsinkelse Virkninger av forsinkelse Mangler Virkningen av mangler Erstatning Vesentlig kontraktsbrudd Force Majeure Oppsigelse... 8 Oppdragsgiverens plikter Oppdragsgiverens medvirkning til oppfyllelse av kontrakten Leverandørens krav ved kontraktsbrudd fra Oppdragsgiverens side... 8 Pris og betaling Pris Regulering av prisen Utgifter og reiser Fakturering Tilbakeholdsrett Betalingsmislighold... 9 Tvister

3 ANVENDELSE Disse standard kontraktsvilkår gjelder mellom Rennesøy kommune (heretter kalt Oppdragsgiveren), og den part som påtar seg å levere ytelsen (heretter kalt Leverandøren). Eventuelle avvikende kontraktsvilkår er uten virkning for kontrakten med mindre Oppdragsgiveren skriftlig har godtatt dem. DEFINISJONER 1.1 Total kontraktssum Med total kontraktssum forstås summen av beløp i hovedbestilling og alle eventuelle tilleggsbestillinger under samme avtale, eksklusive merverdiavgift. 1.2 Hverdager Med hverdager menes alle dager unntatt søndager, helligdager og offentlige høytidsdager. PARTENES SAMARBEID OG GJENSIDIGE PLIKTER 1.3 Samarbeidsplikt Partene skal i tide underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for oppdraget. 1.4 Taushetsplikt Partene har taushetsplikt i henhold til bestemmelsene i lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningsloven) 13-13f. For øvrig har partene taushetsplikt om opplysninger som fremkommer om den annens forretningsmessige eller personlige forhold når det foreligger en berettiget interesse i at opplysningene ikke blir spredt. Dette skal ikke være til hinder for at slike opplysninger gis til andre når dette er nødvendig for gjennomføring av kontrakten. Det samme gjelder opplysninger som er nødvendige for senere drift og vedlikehold. ORGANISATORISKE BESTEMMELSER 1.5 Partsrepresentanter og fullmaktsforhold Hver av partene skal utpeke en person (representant) som representerer dem. Navnene på representantene skal inntas i kontrakten. Utskiftning av representanten skal varsles skriftlig. Partenes representanter har fullmakt til å opptre på partenes vegne i alle spørsmål som angår kontrakten og som er nødvendige for å gjennomføre oppdraget uten unødvendige opphold. Leverandøren, eller den som opptrer på dennes vegne, plikter å sette seg inn i de relevante delegasjons- og fullmaktsbestemmelser som gjelder for Oppdragsgiverens representant. Partene kan ikke forplikte hverandre overfor tredjemann uten særskilt fullmakt. 1.6 Varsling Varsel, krav og andre meldinger som skal gis etter kontrakten, skal sendes til partenes representanter etter punkt 6.1 eller til avtalte adresser for varsling. Varsel skal gis skriftlig 3

4 med mindre det kan godtgjøres å være gitt på annen måte. Varsel som er innført i referat eller protokoll fra møte mellom partene, regnes som skriftlig varsel. LEVERANDØRENS PLIKTER 1.7 Hva Leverandøren skal levere Leverandøren skal levere det som er avtalt i kontrakten. 1.8 Leveringstid og -sted Ytelsene skal leveres til avtalt leveringstid. 1.9 Kvalitetssikring m.m. Leverandøren skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset ytelsens art Underleverandører og andre medhjelpere Leverandørens rett til å benytte underleverandører Dersom Leverandør skal benytte underleverandører i kontraktsoppfyllelsen må det legges frem en forpliktende erklæring om at han har den nødvendige råderett over underleverandøren(es) kapasitet. Det skal i tillegg beskrives hvilke ytelser underleverandør skal utføre. Oppdragsgiveren har rett til å underkjenne valg av underleverandør dersom saklig grunn foreligger Identifikasjon Leverandøren svarer for sine ansatte og andre medhjelpere som han benytter for å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten Overdragelse Leverandøren kan ikke overdra sine forpliktelser etter kontrakten uten at Oppdragsgiveren har samtykket skriftlig på forhånd Ordrebekreftelse Leverandøren skal så snart som mulig etter mottakelse av Oppdragsgiverens bestilling sende Oppdragsgiveren ordrebekreftelse. I motsatt fall forbeholder Oppdragsgiveren seg rett til å kansellere bestillingen etter 14 dager. Dersom ordrebekreftelsen på noe punkt avviker fra bestillingen, skal dette uttrykkelig opplyses og hvert avvikende punkt spesifiseres. Ved slike avvik fra bestillingen er kontrakt ikke å anse som oppfylt med mindre Oppdragsgiveren skriftlig godtar avvikene. Hvis leveringstid ikke er oppgitt i bestillingen, skal Leverandøren oppgi denne i sin ordrebekreftelse Bestilling Alle bestillinger fra oppdragsgiver skal sendes skriftlig. Leverandør skal oppgi en epostadresse for mottak av ordrer. 4

5 1.14 Forsikring Dersom det er avtalt at Leverandøren skal tegne forsikring for leveransen, skal han på Oppdragsgiverens anmodning fremlegge forsikringsbevis for Oppdragsgiverens kontroll. Oppdragsgiverens kontroll fratar ikke Leverandøren risikoen for at forsikringen er dekkende. Leverandør plikter å tegne og opprettholde forsikringer for de skade- og ansvarstilfeller som kan oppstå under oppfyllelse av Kontrakten. Leverandør plikter å ha tilfredsstillende ulykkesforsikring, samt lovpålagte personalforsikringer for sine ansatte. Oppdragsgiver kan kreve fremlagt dokumentasjon på forsikringsdekning og omfang av forsikringen Samfunnsansvar og etiske retningslinjer Leverandør skal respektere grunnleggende sosiale og etiske krav i sin virksomhet i henhold til norsk lovgivning, samt ILO (FNs særorgan for arbeidslivet) -konvensjoner Lønns- og arbeidsvilkår Kontrakten følger krav til lønns- og arbeidsvilkår etter reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Leverandøren og deres underleverandører plikter å gi sine ansatte lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Leverandøren og deres underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle Kontrakten. Leverandør skal opplyse hvilken landsomfattende tariffavtale de legger til grunn overfor sine ansatte, samt fremlegge et eksemplar av denne tariffavtalen ved kontroll. Leverandøren plikter å ha tilsvarende kontraktsbestemmelse i sine kontrakter med underleverandører, og skal gjennomføre nødvendig kontroll hos sine underleverandører for å påse at plikten overholdes. Ved manglende oppfyllelse av dette krav påløper det konvensjonalbot for hver dag frem til forholdet er bekreftet brakt i orden av Leverandør. Konvensjonalboten skal utgjøre 0,5 % av det samlede vederlag som skal betales i henhold til Kontrakten. Samlet sum skal ikke overstige 15 % av den totale summen som skal betales i henhold til Kontrakten. Oppdragsgiver kan heve Kontrakten dersom maksimal konvensjonalbot er påløpt eller Leverandør motsetter seg å bringe forholdet i orden HMS og offentlige krav Leverandør skal oppfylle alle lovpålagte krav til HMS samt øvrige offentlige krav. Med HMS menes Helse, Miljø og Sikkerhet. Miljøforhold som utslipp til luft, jord og vann, energibruk, avfall og materialvalg er inkludert i begrepet. ENDRINGER Innenfor det som partene med rimelighet kunne forvente da kontrakten ble inngått, har Oppdragsgiveren rett til å kreve kvalitetsmessige og/eller kvantitetsmessige endringer i 5

6 Leverandørens leveranse eller endret leveringstidspunkt. Krav om slike endringer skal fremsettes skriftlig. Leverandøren skal godskrives for det merarbeid han har ved iverksettelsen av slike endringer, samt for andre direkte kostnader han påføres, i samsvar med det kostnads- og fortjenestenivå som den opprinnelige kjøpesummen er basert på. Dersom endringer medfører besparelser for Leverandøren, skal disse trekkes fra kjøpesummen på tilsvarende måte. Hvis partene er uenige om det beløp som skal godskrives eller fratrekkes kjøpesummen som følge av slike endringer, skal Leverandøren likevel iverksette endringen uten å avvente den endelige løsningen av tvisten. LEVERANDØRENS PERSONELL 1.18 Generelt Leverandøren er ansvarlig for at avgitt fagpersonell har de offentlige godkjenninger, fagbrev, maskinførerbevis og sertifikater e.l. som er nødvendig for utførelsen av ytelsen. Oppdragsgiver har på anmodning rett til å kontrollere slike opplysninger Arbeidstillatelse Leverandøren skal påse at alt personell som utfører arbeid under denne kontrakten innehar gyldige arbeidstillatelser Utstyr og materiell Leverandør er ansvarlig for at eget personell til enhver tid innehar og bruker påkrevet personlig verne- og sikkerhetsutstyr, samt utstyr som forebygger utilsiktede utslipp til luft, jord og vann. Leverandør er ansvarlig for alt nødvendig utstyr og materiell for utførelse av ytelsen. KONTRAKTSBRUDD 1.21 Forsinkelse Det foreligger forsinkelse dersom Leverandør ikke utfører Tjenesten til avtalt tid, eller Tjenesten kvalitativt eller kvantitativt ikke er i henhold til Kontrakten, med mindre forsinkelsen skyldes forhold hos Oppdragsgiver. Dersom Leverandørs utførelse av Tjenesten har slike mangler at Oppdragsgivers formål med leveransen blir vesentlig forfeilet, kan Oppdragsgiver velge å likestille dette med forsinkelse Virkninger av forsinkelse Dersom ikke annet er avtalt, påløper i tilfellet forsinkelse konvensjonalbot med 0,5 % av det totale vederlag som skal betales i henhold til Kontrakten for hver dag Leverandør er forsinket. Konvensjonalbot skal utgjøre minimum NOK 1000,- per kalenderdag fra avtalt leveringstidspunkt til faktisk levering finner sted. Samlet sum skal ikke overstige 15 % av den totale summen som skal betales i henhold til Kontrakten. Oppdragsgiver kan, i tillegg til å kreve konvensjonalbot, kreve erstattet det tap han lider som følge av forsinkelsen. Erstatning er begrenset til direkte tap, med mindre Leverandør eller noen han svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett. 6

7 Oppdragsgiver kan heve Kontrakten dersom maksimal konvensjonalbot er påløpt eller forsinkelsen medfører vesentlig kontraktsbrudd. Ved forsinkelse eller antatt forsinkelse skal Leverandør uten ugrunnet opphold gi Oppdragsgiver skriftlig melding om dette. Meldingen skal oppgi årsaken til forsinkelsen, samt når Tjenesten vil bli utført. Får Oppdragsgiver ikke slik melding innen rimelig tid etter at Leverandør fikk eller burde ha fått kjennskap til hindringen, kan Oppdragsgiver kreve erstattet tap som kunne ha vært unngått om meldingen hadde kommet frem i tide Mangler Leverandør er ansvarlig for enhver mangel ved utførelse av Tjenesten. Oppdragsgiver skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at mangel er oppdaget, og ikke senere enn 24 måneder etter at Tjenesten er utført. For utbedringsarbeider løper en tilsvarende reklamasjonsfrist fra det tidspunktet utbedringsarbeidet ble fullført. Reklamasjonsfristene løper ikke så lenge det foretas utbedringer eller annen aktivitet, som er nødvendig for korrekt kontraktsoppfyllelse Virkningen av mangler Dersom Oppdragsgiver reklamerer skal Leverandør starte utbedring av mangelen omgående. Utbedring kan utsettes dersom Oppdragsgiver har saklig grunn for å kreve det. Utbedring skal gjennomføres uten kostnader for Oppdragsgiver. Dersom Leverandør ikke innen rimelig tid har utbedret mangelen, er Oppdragsgiver berettiget til selv, eller ved andre, å foreta utbedring for Leverandørs regning og risiko, eller kreve prisavslag. Det samme gjelder dersom det vil medføre vesentlig ulempe for Oppdragsgiver å avvente Leverandørs utbedring. I slike tilfeller skal Leverandør underrettes skriftlig før utbedring iverksettes. Oppdragsgiver kan kreve erstatning for tap han lider som følge av mangel. Slik erstatning er begrenset til direkte tap, med mindre Leverandør eller noen han svarer for har utvist grov uaktsomhet eller forsett. Oppdragsgiver kan heve Kontrakten dersom mangelen medfører vesentlig kontraktsbrudd. I slike tilfeller kan Oppdragsgiver motsette seg Leverandørs tilbud om utbedring Erstatning Oppdragsgivers rett til erstatning er uavhengig av øvrige krav Oppdragsgiver måtte gjøre gjeldende som følge av kontraktsbruddet, eller om slike krav kan gjøres gjeldende Vesentlig kontraktsbrudd Leverandørs konkurs, insolvens, brudd på andre vesentlige økonomiske forutsetninger, gjentatte brudd på instrukser eller brudd på offentlige lover og regler, svik, forsømmelse eller andre forhold som bryter med tillitsforholdet til Oppdragsgiver, eller forsinkelse eller mangler som medfører at Oppdragsgivers formål med Kontrakten ikke oppnås, utgjør alltid et vesentlig kontraktsbrudd. Opplisting i nærværende punkt er ikke å anse som uttømmende i forhold til vurderingen av hva som utgjør et vesentlig kontraktsbrudd. 7

8 1.27 Force Majeure Partene skal ikke holdes ansvarlig for forsinkelser eller mangler dersom det godtgjøres at disse skyldes en hindring utenfor Partenes kontroll, og som de ikke med rimelighet kunne ventes å ha tatt i betraktning på avtaletiden eller unngått eller overvunnet følgene av. Beror forsinkelsen eller mangelen på en tredjeperson som Leverandør har gitt i oppdrag helt eller delvis å utføre Tjenesten, er Leverandør fri for ansvar bare dersom også tredjemann ville vært fritatt etter forrige punkt. Det samme gjelder om forsinkelsen eller mangelen beror på en leverandør som Leverandør har brukt, eller på noen annen i tidligere salgsledd. Dersom Force Majeure-situasjonen varer lenger enn 60 dager har partene rett til å heve Kontrakten ved å melde dette skriftlig til motparten Oppsigelse Partene kan si opp avtalen med en gjensidig oppsigelsesfrist på 30 dager. Ved oppsigelse skal løpende og allerede iverksatte bestillinger effektueres. OPPDRAGSGIVERENS PLIKTER 1.29 Oppdragsgiverens medvirkning til oppfyllelse av kontrakten Oppdragsgiveren skal yte slik medvirkning som det er rimelig å vente av ham for at Leverandøren skal kunne oppfylle kjøpet, og overta ytelsen ved å hente eller motta den. Dersom Oppdragsgiveren ikke kan hente eller motta ytelsen til avtalt tid, skal Oppdragsgiveren uten ugrunnet opphold varsle Leverandøren med beskjed om hvordan Leverandøren skal forholde seg. Leverandøren plikter å dra omsorg for ytelsen frem til levering kan finne sted. Oppdragsgiveren skal betale for ytelsen som opprinnelig avtalt, og erstatte Leverandøren de merkostnader han påføres som følge av endret leveringstid i den utstrekning disse anses rimelige Leverandørens krav ved kontraktsbrudd fra Oppdragsgiverens side Dersom Oppdragsgiveren ikke betaler eller oppfyller sine øvrige plikter etter kontrakten, og dette ikke beror på Leverandøren eller forhold på hans side, kan Leverandøren kreve oppfyllelse, heving og erstatning etter kapittel VII i kjøpsloven. PRIS OG BETALING 1.31 Pris Prisen for ytelsen og eventuelle sideforpliktelser fastsettes i partenes kontrakt. Prisen fastsettes eksklusive merverdiavgift Regulering av prisen Leverandøren kan kreve regulering av prisene etter følgende bestemmelser: Krav om prisregulering kan tidligst fremmes ett år etter at Kontrakten ble inngått. Krav om prisregulering kan deretter fremsettes årlig. Krav om prisregulering må dog fremsettes i løpet av den kalendermåned Kontrakten ble inngått. Det kan kreves prisregulering i overensstemmelse med endringen i Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks (hovedindeksen) eller andre indekser som partene enes om. Endringen i 8

9 pris skal tilsvare indeksens utvikling fra avtaleinngåelse og frem til og med kalendermåneden før prisregulering kreves. Leverandøren skal skriftlig varsle Oppdragsgiver ved Oppdragsgivers representant om justering av pris 30 dager før endring skal implementeres. Varsel skal inneholde en dokumentasjon med oversikt over gammel pris, endring, og justert pris. Oversikten skal vise beregningsgrunnlaget og samlet effekt på Kontraktspris. Ved for sen varsling vil forskjell mellom gammel og ny pris ikke bli etterbetalt. Prisreguleringer skal ikke iverksettes før Oppdragsgiveren har godkjent prisreguleringen. Prisreguleringen får tidligst virkning for bestillinger som skjer 1 uke etter at kravet ble godkjent Utgifter og reiser Prisen inkluderer Leverandørens nødvendige utgifter i forbindelse med leveransen med mindre annet er avtalt. Fakturerings-, miljø-, administrasjonsgebyr og lignende aksepteres ikke Fakturering Alle fakturaer som sendes Rennesøy kommune skal ha korrekt fakturaadresse og sendes til: post@rennesoy.kommune.no Oppdragsgiveren skal betale innen 30 dager etter mottatt faktura. Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen Tilbakeholdsrett Har Oppdragsgiveren krav som følger av Leverandørens kontraktsbrudd, kan Oppdragsgiveren holde tilbake så mye av kjøpesummen som vil sikre at han får kravet dekket Betalingsmislighold Ved forsinket betaling kan Leverandøren kreve forsinkelsesrente i henhold til lov av 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling. TVISTER Dersom det oppstår tvist om fortolkning eller rettsvirkning av kontrakten skal tvisten søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlingene frem kan hver av partene bringe tvisten inn for de ordinære domstoler. Kontrakten er underlagt norsk rett. 9