Rapport til Arbeidsmiljøutvalget 2. Halvår 2015

Rapport til Arbeidsmiljøutvalget 2. Halvår 2015 Saksnr. 16/260 Journalnr. 1919/16 Arkiv 032 Dato: 09.02.2016 Fgjlksajflksdajflkasdjf 1

Seksjon Behov for ROS analyse NAV Vernerunde gjennomført med samtlige medarbeidere sommer/høst 2015. Har også hatt arbeidsplassvurdering med ergoterapeut. Arbeidsplassvurdering førte til at NAV gikk til innkjøp av «mousetrapper», ståmatter, vippebrett og 2 stk capisco stoler. Ikke behov p.t. Behov for ROS analyse NAV er ikke et eget ansvar hva gjelder egenkontroll brann/el. Lokaler NAV er underlagt brannvernleder som er organisert i Stab/Servicekontor. Dokumenteres under «Stab» samlet. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG NAV er underlagt statlig internkontrollsystem. Rapporterer derfor ikke i denne rapport. NAV har et sykefravær i 2015 på 2,5 %, noe som må anses å være lavt. Resultatet er betydelig innenfor kommunens målsetting på sykefravær mindre enn 6,5 %.Vi har stort nærværsfokus i NAV og har gode rutiner for oppfølging av fravær. Tiltak utover det eksisterende anses ikke påkrevd. Seksjon Skole Tiltak fra tidligere er ivaretatt ved samtlige skoler. Det er i perioden ikke gjennomført ved Rakkestadskolene. Dog bemerkes det at det er gjennomført vernerunde på elevenes psykososiale og fysiske læringsmiljø i høsthalvåret. 2

Tiltak fra tidligere innen brann/el er ivaretatt ved den enkelte skole. Samtlige skoler har gjennomført skolering og gjennomgang på rutiner ved brannsikkerhet. Det er gjennomført brannøvelser ved alle skoler. Gode rutiner medfører stor trygghet på at mulige problemer blir avdekket tidlig, og at personalet fremstår gode på å varsle saker til den enkelte skoles ledelse. Egenkontroll brann og el fungerer meget godt ved den enkelte skole. Det er fortsatt utviklingsmuligheter mtp ansattes bruk av Rakkestad kommune sitt elektroniske kvalitetssystem på det å melde fra om avvik/hendelser. To av skolene er godt i gang med dette. Ikke avdekket AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Mye aktivitet på meldinger innen skole, men meldinger er i veldig stor grad knyttet opp mot rene bestillinger. HMS-meldinger i gjeldende halvår, er i hovedsak innen brann/el: Bergenhus skole Branntilløp i stekeovn, stekepapir tok fyr. Opplevd dårlig luftkvalitet på lærernes arbeidsplasser (blir fulgt opp). Kirkeng Kirkeng har kontinuerlig fokus på ansattes arbeidsplass i og med byggeprosjektet. Os Uønsket hendelse ved at varmeovn falt ned fra veggfeste og svidde hull i gulvbelegg. Medførte et ekstra fokus på varmeovner ved skolen. Sakene er sendt teknisk for utbedring. Meldt om vold og trusler mot ansatte (1. trinn!) RUSK Skolens ledelse er ikke en del av automatisk varsling ved brann/brannalarmer i Idrettshallen. Er satt fokus på dette mtp de klasserom som skolen disponerer i Rakkestadhallen. 3

Det er et divergerende nivå mellom skolene på dokumentasjon av internkontroll. Seksjonen viderefører fokus på enhetlig standard skolene imellom. Det har vært en økning i sykefraværet i skole. Det er/ har vært flere langtidssykemeldte. Alle sykmeldte blir fulgt tett opp med oppfølgingssamtaler og rapporter/referater blir skrevet. En av sykmeldingene har vært relatert til arbeidssituasjon. Arbeidsmiljø ved Bergenhus SFO er gjenstand for oppfølging fra personal og bedriftshelsetjenesten. Oppfølging er også knyttet til sykefravær, selv om det ikke er direkte sammenheng mellom arbeidsmiljø og sykefravær som sådan. Seksjon Barnehage Tiltaksplaner fra tidligere gjennomførte er ivaretatt. Seksjonen har langsiktig mål om at ansatte skal føle seg trygge i bruk av elektronisk kvalitetssystem. Enhetene har derfor også i denne perioden gjennomført praktiske oppgaver på området. Enhetene benytter alle meldingene som er til benyttelse i elektronisk kvalitetssystem. Dette fungerer godt, da henvendelser blir behandlet fortløpende og etter hvert også lukket. Vernerunder er ikke gjennomført i perioden. Den enkelte barnehage følger godt opp om rutiner for HMS-arbeidet. Dette er godt innarbeidet og avdekkede avvik er ivaretatt. I perioden har det vært arbeidet med et tydeligere årshjul, dette for bla å forenkle oppfølgningen av HMS-arbeidet. Arbeidet med dette fortsetter løpende fremover. Det er avdekket behov for mer kunnskap om utarbeidelse av ROS, noe som er et tydelig tiltaksområde for seksjonen våren 2016. Tidligere avdekkede tiltak er ivaretatt. Nye avvik er videreformidlet som vaktmestermeldinger, og lukket fortløpende. Alle enheter gjennomfører egenkontroll brann og el iht rutine. Det er meget god kontroll på området. Seksjonen har god oversikt og kontroll på brannvern og el-sikkerhet. Dette ikke minst sett ifht barnas tilstedeværelse. Ikke avdekket behov. 4

AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Oversikten viser at alle meldingstyper er tatt i bruk, og at antall meldinger har økt. Meldingsrutinen fungerer godt, og meldingene blir lukket fortløpende. I perioden har antall barnehagemeldinger økt, dette er en følge av økt registrering av skader på barn, noe som viser at utarbeidede rutiner er i ferd med å bli implementert. Sykefraværet er betydelig redusert, sett i forhold til tidligere år (2013: 12,5 %, 2014: 10,5 %). Fraværet er lavest i 2. og 3. kvartal, dette anses som naturlig da dette er periodene hvor både smitte- og arbeidspresset er redusert. Egenmeldt sykefravær er lavt, legemeldt sykefravær skyldes enkeltsaker og er ikke jobbrelatert. Alle sykmeldte blir fulgt opp i henhold til IA-avtalen og seksjonens interne rutiner. Seksjonen har fortsatt samarbeidet med NAV Arbeidslivssenter inn i 2015, blant annet med ledersamlinger for styrere med tanke på å styrke nærværsarbeidet. 5

Seksjon Kultur Ivaretatt Badet har gjennomført vernerunde og gjennomgått rutiner på personalmøte. Ingen meldte avvik. Samtlige faktorer ble gjennomgått. Det er ikke gjennomført vernerunde i perioden for Aktivitetshus, Kulturskole og Bibliotek/lokalsamling/kino. Seksjon Kultur har utfordringer med stedlige verneombud på Aktivitetshuset og Kulturskolen. Mange små stillinger og få som er tilstede samtidig. Fra og med 2016 er kulturkonsulent verneombud for aktuelle områder. Dette er en god løsning som ivaretar en helhet og en kontinuitet. Ikke avdekket. Ivaretatt Badet Gjennomført egenkontroll brann/el. Ingen avvik. Ønskelig med brannøvelse med badegjester i bassenget. Ledelsen ved RUSK er varslet om dette ønsket. Aktivitetshuset Brannvernrunde er gjennomført. To avvik som er rapportert videre til TML. Kulturskolen Dagbruker har ansvar for brannrunder i alle lokaler kulturskolen bruker. Det har vært liten oppfølging av ansatte i brannvern hele 2015. Lokalsamling/Kino Ivaretas via brannvern knyttet til Rådhuset. Seksjon Kultur har for dårlige rutiner ifht oppfølgning av brannvern innen Kulturskolen. Dette er en prioritert oppgave å dekke inn i 2016. Videre må enhetsleder Kulturskole ha opplæring i brannvern i Rakkestad kommune. Seksjonsleder følger dette opp. Behov for brannøvelse med publikum tilstede i bassenget på Rakkestad bad. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG 6

Seksjonen har få avvik. Det er kun hendelige uhell på Rakkestad bad som resulterer i avvik. Det er gode rutiner for oppfølging av dette og disse avvikene er ikke mulig å forhindre. Samtlige meldinger er saksbehandlet og ivaretatt. Egenmeldt fravær er minimalt. Legemeldt sykefravær er ikke jobbrelatert. Seksjonen har et lavt sykefravær, og er under måltall på 6,5 prosent. Ingen tiltak anses påkrevd. Seksjon Familiesenter Resultater fra spørreundersøkelse vår 2015, skulle vært gjennomgått og implementert i seksjonen ilpa andre halvår 2015. Dette har ikke latt seg gjennomføre innen de forutsetninger som har vært tilstede. Dette arbeidet tas med i videre planlegging ilpa 2016. Egenkontroll brann/el er gjennomført etter gjeldende rutiner. Det er avdekket avvik på manglende gjennomført brannøvelse. Dette er satt på agenda for konstituert leder. Videreført fra første halvår 2015: - Bruk av kaffetrakter/ vannkoker - Evakueringsrutiner 7

AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Seksjonen har evnet å ta i bruk elektronisk kvalitetssystem på en god måte. Systemet er endog tatt i bruk til seksjonsinterne, driftsmessige hendelser og behov. Med de meldinger som er utviklet internt i seksjonen, er det god dokumentasjon på meldte behov og resultater i etterkant av dette. Det gjenstår noe ifht nøyaktighet i det som meldes. Vold og trusler om vold er en stadig tilstedeværende utfordring for ansatte i seksjonen. Hendelser dokumenteres og følges opp. Seksjonen har over tid hatt et meget høyt sykefravær. Sykefraværet har vært fordelt over flere av enhetene, men hovedvekten av sykefraværet er knyttet mot to områder. Noe av sykefraværet i disse to enhetene har vært jobbrelatert. Sykefraværet er nedadgående frem til siste kvartal, hvor det øker noe. Det jobbes videre på tiltaksside for et ennå lavere sykefravær. Seksjon Hjembaserte Gjennom flere år har det vært meldt om behov for utbedring av «harde» gulv i fellesarealer i Bjørkebo. Det er nå vedtatt at gulv skal utbedres vår 2016. Dette er til stor glede for ledere og ansatte. Vernerunde ble gjennomført tidlig sommer 2015, og handlingsplan for videre arbeid er lagt i samarbeid mellom ledelse, verneombud og tillitsvalgte. Handlingsplanen inkluderer også oppfølging av resultater, medarbeiderundersøkelse, samt avviksmeldinger som er registrert i 8

elektronisk kvalitetssystem. Oppfølging av tiltak i handlingsplan for HMS-arbeidet for enhetene gjennomgås på fastlagte samarbeidsmøter med tillitsvalgte og verneombud hver 6. uke. Det fremkommer at det er forskjellige utfordringer knyttet til seksjonens to enheter. Enhet Omsorgsboliger opplever sterkt tidspress og et økende antall beboere med større pleiebehov. I denne sammenheng er ny grunnturnus utarbeidet hvor hensikten bla er å bedre ivareta tjenester og arbeidsoppgaver knyttet opp mot brukere. Enhet Hjemmesykepleie opplever større grad av utrygghet ved tjenesteutførelse spesielt ved brukere innen rus og psykiatri. Tiltak iverksettes og evalueres fortløpende, da også i samarbeid med ledelse/ansatte innen Psykisk Helse samt Kommunelege. Uten unntak er det alltid to ansatte som møter hos brukere hvor situasjonen er opplevd som utrygg. For hjemmesykepleien er det mye tid som brukes til klargjøring av biler på kalde dager. Cupevarmer ettermonteres i seksjonens biler for å møte denne problemstillingen. Ytterligere tiltak i denne sammenheng kan være å sette opp carport til bilparken. Ny grunnturnus i Omsorgsboliger skal evalueres etter seks måneder for å se om målsettinger er nådd. Enhet Hjemmesykepleie skal delta på kurs i vold/trusler som dessverre ikke lot seg gjennomføre høst 2016. Dette for å ivareta de utfordringer som er pågående. Legemiddelhåndtering - enhetene hjemmesykepleie og omsorgsboliger Vold- og trussel om vold - enhet omsorgsbolig og hjemmesykepleie. Funn fra tidligere er ivaretatt. Ingen avvik som er avdekket. Pr dato for egenkontroll gjenstår planlagt kontroll av stedlige brannslanger (eksternt firma). Ingen gjenstående punkter som umiddelbart må utbedres. Nei, pr i dag ikke behov for nye ROS-. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG 9

Omsorgsenhet Totalt 46 HMS-meldinger 2015. 1.halvår 2015 totalt 40 meldinger hvor hovedtyngde HMS-meldinger gjaldt ansattes eksponering for passiv røyking i omsorgsboliger. HMS-meldingene er også knyttet til ansattes psykososiale arbeidsmiljø og fagområdet alderspsykiatri. Ansatte melder om verbale trusler, ubekvemsord, sinne, mistenksomhet og at de blir slått etter. Veiledning ansatte v/psykiatritjenesten gjennomføres 2015 med bakgrunn i ansattes ønsker og behov 2.halvår 2015 6 meldinger hvorav 3 er knyttet til brannvern, vold/trussel om vold og ergonomi/tekniske hjelpemidler. Fysisk arbeidsbelastning grunnet harde gulv fellesareal Bjørkebo er gjennom mange år rapportert via vernerunde, HMS-meldinger og LedMed. Utbedring gulver fellesareal utbedres 1.halvår 2016. Hjemmesykepleie Ansatte rapporterer utrygghet ved tjenesteutførelse spesielt hos brukere innen rus og psykiatri. Rutiner for dokumentasjon fagsystem og samarbeidsrutiner med psykiatritjenesten knyttet til felles tjenestemottakere er gjennomført og skal jobbes videre med i 2016. Ansatte opplever trusler fra pårørende både hjemme hos tjenestemottaker og utenfor brukers hjem. Tiltak med å gå to til bruker der hvor ansatte opplever situasjonen utrygg benyttes. Kommunelegen er kontaktet og gir veiledning i slike situasjoner. Enhet hjemmesykepleie har fastlagte samarbeidsmøter mcd psykiatritjenesten der seksjonen har felles brukere. Planlagt kurs i vold/trussel om vold høst 2015 ble ikke gjennomført som planlagt grunnet manglende tilgang på kursholder. Tidligere etablert samarbeid med Politiet lokalt i gjennomføringen av kursingen, er ikke mulig videre. Ny løsning/modell for gjennomføring av undervisningen er under utarbeiding. Det brukes mye tid på å klargjøre bilene når det er kuldegrader ute. Kalde biler og i tillegg ut og inn av bil mange ganger i løpet av en vakt gir fysiske utfordringer for de ansatte. Foreslåtte tiltak er carport til bilparken og ettermontering av cupèvarmere alle biler. Cupèvarmer ble januar 2016 ettermontert (11 stk) slik at alle hjemmesykepleiens biler kan klargjøres med varme/tining i kuldeperioder. Meldinger ang stikkskader i form av stikk fra sprøyter hvor den ansatte hjelper bruker med å sette sprøyten. Prosedyre jf «Stikkskadekonvolutten» er gjennomført og gir en god oversikt over oppfølging av den ansatt i etterkant av stikkskade. I 10

tillegg tas det opp med den ansatte i forhold til gjennomgang av rutiner for å forebygge stikkskader. Ansatte gir tilbakemeldinger om at store temperatursvingninger fra kalde biler, inn i hus, hjelp til dusj osv er utfordrende. Ansatte opplever at det er vanskelig å regulere temperaturen som igjen gjør at de lett blir syke/forkjølet. Per i dag holder ansatte ytterjakker og skotøy selv. Ansatte har gitt innspill på et ønske om varmt fottøy og ytterjakker som er vann og vindtett som en del av ordinært arbeidstøy, da dette vil være med på å forebygge de store temperaturendringene i arbeidshverdagen. Seksjonens totale sykefravær 2015 er 8,2 %, hvorav 0,8 % er knyttet til korttidsfravær. Økning korttidsfravær 1.kvartal 2015 har direkte sammenheng med influensa hos mange ansatte. Økt langtidssykefravær enhet hjemmesykepleie har nær sammenheng med konkrete sykdomsforløp hvor utredning, operasjon og avklaring uføretrygd hvor tilrettelegging arbeidsplass ikke er aktuell løsning. Gjennomfører ukentlige rapportmøter med fysioergoterapitjenesten og ansatte, hvor fokuset også er den ansattes arbeidshverdag hvor tidlig innsats hjelpemidler, vurdering/evaluering av ulike arbeidsmåter for unngå belastningsskader. Prosjekt «strømpepåtrekkere» erfares god effekt av i forhold til reduksjon av belastning rygg, armer og skuldre for ansatte. Løftebelter til bruk ved fall er kjøpt inn og erfares også som et godt hjelpemiddel for å forebygge belastning når ansatte forflytter bruker opp fra gulv. Langtidsfravær enhet omsorgsbolig innebærer i all hovedsak sykdom med forventet sykdomsforløp. Tiltak tilrettelegging arbeidsplass gjennomgås i samarbeid med fastlege, NAV og Arbeidslivssenteret og er gjennomført der hvor det har vært medisinsk forsvarlig. Seksjon Skautun Det ble på begynnelsen av året gjennomført medarbeiderundersøkelse ved seksjon Skautun. Undersøkelsen viser at seksjonen har utviklingspotensiale når det gjelder synlig ledelse. Arbeidsmiljøet kommer generelt meget godt ut av aktuelle undersøkelse, noe som samsvarer godt med det ledelsen ved seksjonen har inntrykk av i denne sammenheng. Et «avvik» i denne sammenheng, er nattevakter, hvilket krever tiltak i perioden fremover. Seksjonen har styrket fokuset på «synlig ledelse» ved flere innslag: - Personalmøter gjennomføres slavisk hver 6. uke, med unntak av nattevakter som møtes fire ganger pr år. 11

Behov for ROS analyse - Samtlige ledere inkludert seksjonsleder er med på personalmøter med nattevakter. - Øvrige personalmøter gjennomføres parallelt så langt det er mulig; seksjonsleder er innom samtlige møter. - Enhetsledere har et utvidet fokus på tilstedeværelse i ansattgruppen. Dette være seg ved rapportering etc. Videre er det en utfordring med rekruttering av sykepleiere. Rekruttering av denne yrkesgruppen er en utfordring. Egen arbeidsgruppe er nedsatt for å se på virkemidler og strategier som kan legges til grunn for å bedre situasjonen. Stillinger på natt nevnes som den største utfordringen. Tiltak som er iversatt særlig ifht synlig ledelse ser ut til å ha god effekt. Dette er særlig merkbart fra nattevakter sin side. For ytterligere å forsterke denne positive trenden, er nattevakter tatt tungt inn i planlegging av drift/arbeidsoppgaver for sin egen del. Dette gir et større eieforhold til oppgavene, hvilket igjen antas å ha en positiv effekt på ansattegruppen. Ikke avdekket behov for ytterligere ROS-. Behov for ROS analyse Tidligere avdekkede tiltak er ivaretatt. Samtlige enheter har gjennomført egenkontroll brann og el i perioden. Det er behov for flere praktiske øvelser og noe mer øving på opptreden ved alarmer/hendelser. Generelt vies noe mer tid til brannforebyggende arbeid. Brannøvelser må systematiseres mer enn tidligere. Dialog med brann rundt dette ble påbegynt før sommeren og det ble gjennomført øvelser med sommervikarer som ved tidligere år. Ledelsen ved Skautun gjennomfører ROS- ifm gjennomgang av brannsikkerhets- og brannforebyggende tiltak. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Avvik behandles fortløpende av enhetsledere. Vi har svært få avvik med alvorlige hendelser. Av avvik innen omsorgsmeldingene utpeker fall seg som ofte forekommende. Fall har økt oppmerksomhet i 12

ledergruppa og på enhetene, men vi ser at vi fortsatt kan bli bedre her. Avvik knyttet til legemiddelhåndtering utpeker seg også i år, som tidligere, som det området med flest avvik. Få avvik er alvorlige. Gjenganger er at det skjer feil ved utlevering av legemidler. Ilpa 2015 har RK opprettet en styringsgruppe for legemiddelhåndtering i RK. Gruppa hadde noen initiale møter og har primo 2016 tatt opp tråden for fullt. Det rapporteres få HMS avvik på Skautun. Vi fortsetter fokuset på avviksrapportering. Ser samtidig på muligheter for å gi bedre og mer hyppige tilbakemeldinger til ansatte om antall avvik, hva som er gjort med avvik, trender osv. Fraværet er høyere i 2015 sett opp mot 2014. Hovedårsaken til at fraværet er så høyt som det er på Skautun begrunnes med følgende: - flere gravide har vært sykemeldt i lange perioder. Det er svært vanskelig å tilrettelegge for at gravide skal stå i arbeid som alternativ til sykemelding. Det krever fort innleie / styrkning av tilsvarende antall vakter. Dette har ikke Skautun ressurser til og tilskuddet fra NAV dekker en brøkdel av de kostnadene - det er fysisk tungt å jobbe på sykehjem - spesielt langtidsenheten har flere ansatte med alder 50+ og flere er 60+. - det har vært noen ansatte med langtidsfravær som følge av alvorlig sykdom Det tilrettelegges så langt det lar seg gjøre og enhetsledere har et godt samarbeid med NAV. NAV kontakten Skautun forholder seg til bekrefter at enhetsledere ved Skautun gjør en svært god jobb opp deres ansatte for å forebygge fravær. Seksjon BOAK Seksjonens vernerunde ble gjennomført som spørreundersøkelse i elektronisk kvalitetssystem, og hadde lav deltagelse. Det ble i denne sammenheng ikke avdekket alvorlige avvik, men feil og mangler som ble avdekket er rettet med støtte fra vaktmestertjenesten. Vernerunden ble gjennomført i juni 2015. Tiltak i etterkant har blitt gjennomført høst 2015. Gjennomgang av vernerunden i sin helhet med VO og TV samt hele ledergruppen i Boak 02.09.15 hvor videre oppfølging ble bestemt. Ingen akutte behov er avdekket, men seksjonen vil foreta ROS på flere områder i 2016. 13

Seksjonen har ingen løpende, kjente feil eller mangler innen brann/el. Tidligere er ivaretatt fullt ut i denne sammenheng. Egenkontrollen er gjennomført i seksjonens begge enheter desember 2015. Det ble ikke avdekket store feil eller mangler kun enkeltheter som vaktmestertjenesten allerede har rettet opp i. Sentral for brannvarslingsanlegg på Gudimstua ble byttet ut høst 2015, og det har vært fokus på opplæring av ansatte ifht nytt brukergrensesnitt. Kvarterøvelser er gjennomført i stort sett i samtlige hus hvor seksjonen leverer tjenester. Enhet Bergenhus har sågar foretatt kontroll også i beboernes leiligheter. Seksjonen har meget god kontroll på brann-/elvernet, ikke minst sett ifht den praktiske gjennomføringen av egenkontrollene. Det gjenstår fortsatt noe på å sikre god nok dokumentasjon i kvalitetssystem av det som gjøres. Dette er et fokusområde for 2016. Det fremkommer ikke noen akutte behov for nye ROS- innen brann/el, men dette området vil være en naturlig del av seksjonens fokus på ROS- som er satt for 2016. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Det mest urovekkende i seksjon Boak er HMS avvik på vold og forulemping. Det er flest registreringer på skrik, slag og spark. Vi jobber mye med forebyggende tiltak, og har habiliteringstjenesten inne rundt de utagerende tjenestemottakerne for veiledning. I tillegg har enkelte tjenestemottakere vedtak på bruk av makt og tvang. Gudimstua og Kleven er de to bofellesskapene med mest HMS-avvik, og begge hadde tilsyn fra Arbeidstilsynet i januar nettopp på vold og forulemping. Vi gjennomførte derfor en spørreundersøkelse hvor ansatte bekrefter at de stort sett føler seg trygge og godt ivaretatt selv om det til tider er mye utagering. Det er også mange avvik på medikamenthåndtering, da i størst grad ufaglærte som har gitt medisiner fordi det ikke har vært ansatte med medisinkompetanse på jobb. Her har vi nedgang etter at flere assistenter har fått kompetanse til å dele ut medikamenter. Seksjonen fortsetter å ha fokus på forebygging i forhold til avvik på 14

vold og forulemping. Det forventes nedgang i avvik på medikamenthåndtering når flere ansatte får kompetanse til å kunne gi medisiner. Det er stor variasjon i sykefraværet gjennom året. Et totalt gjennomsnitt på 8 prosent i en seksjon med turnusdrift oppleves ikke som dramatisk høyt. Egenmeldt fravær er lavt gjennom hele året. Det er få ansatte som beskriver at det er forhold på arbeidsplassen som er skyld i sykefravær. Seksjonen samarbeider godt med både Nav Arbeidslivssenter og Bedriftshelsetjenesten. Seksjon Teknikk, miljø og landbruk Arbeidet med tjenesteutvikling, internkontroll og HMS pågår kontinuerlig i seksjonen Tidligere avvik ift. inneklima for de som arbeider på rådhuset er utbedret med nytt ventilasjonsanlegg 1.tertial 2015. Det er gjennomført vernerunde i Rådhusveien 20.11. 2015. Vinduene er gamle og trekkfulle kontorene er kalde på kalde dager Behov for ROS analyse Flere tilbakemeldinger på høyt arbeidspress dette bør følges opp gjennom en ROS og evaluering av ny organisering Behov for ROS analyse Tiltak fra tidligere er ivaretatt i stor utstrekning. Renholdstjenesten har over tid hatt en generell utfordring ved at de ikke deltar på seksjonsvis brannvernopplæring (dvs på den enkeltes arbeidssted). Seksjon TML arrangerer derfor eget, internt kurs på dette tema. Seksjonen har et omfangsrikt ansvar vedrørende lokasjoner for egenkontroll brann og el. I perioden er det gjennomført totalt 13 i denne sammenheng. Dette innebærer at egenkontroll er gjennomført ved samtlige ansvarsområder! Totalt mange mindre avvik som er avdekket på egenkontrollene. Kommunen har hatt stort etterslep på avvik etter lokalt EL-tilsyn. 34 av disse avvikene er rettet i løpet av 2015, 5 avvik gjenstår. Avdekkede avvik er lite ressurskrevende og rettes opp umiddelbart med egne ressurser. Ikke nødvendig. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG 15

Seksjonen har et stort utviklingspotensial innen sin dokumentasjon av internkontroll. Seksjonen har på grunn av tidspress heller ikke fått utført lovpålagt internkontroll av EL på flere steder Lovpålagt internkontroll og dokumentasjon av dette vil bli prioritert i 2016. TML har gjennom flere år hatt et lavt sykefravær (3,9 % i 2013 og 4,6 % i 2014). Sykefraværet gikk opp i 2015 til 7,2 %. Det er langtidssykefraværet som har økt. Sykefraværet har økt siste halvår 2016. Seksjonen er kjent med bakenforliggende årsaker til sykefravær, og det er intet som skulle tilsi umiddelbare tiltak. Seksjonen har ikke registrert sykefravær relatert til arbeidsmiljø, men arbeidsmiljøundersøkelser viser utfordringer knyttet bl.a. til «tilstrekkelig tid til å gjøre en god jobb». Stab Behov for ROS analyse Det er ikke gjennomført vernerunde i ansvarsområdene i perioden. I perioden er det satt ekstra fokus voldsalarm ved Rådhuset (Servicekontor og NAV front). Dette testes minimum to ganger pr måned som en regel. I perioden (nov/des) er dette testet totalt fire ganger. For lokalene til økonomi gjenstår noe utbedringer som er avdekket tidligere. Utover dette er brannvern og el-kontrollen i ansvarsområdet meget godt ivaretatt. Egenkontroll brann og el oppleves som godt ivaretatt for hele stabsområdet ansvarsområde. Unntaket i denne sammenheng er for lokalene til økonomi. Rapporter/bestillinger/behov er levert, og 16

forventes ivaretatt vår 2016. Lokalene til hhv NAV, Servicektr, Sentralarkiv, Kultur, Rådmannen er godt fulgt opp. Det er kontroll på brannvernet og el innenfor ansvarsområdene. Ikke avdekket AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Det er ikke registrert HMS-meldinger i perioden. Meldinger som er registrert er knyttet mot rene bestiller-oppdrag. Det er intet som tyder på at det foreligger en underrapportering. Ansatte er godt kjent med de muligheter som foreligger. Sykefraværet totalt for perioden ligger under målsetting på 6,5 prosent. Sykefravær er nedadgående gjennom året og er ikke jobbrelatert. Ingen tiltak er påkrevet. Felles Sammenfattede resultater 2015 Seksjon/stab 1. kvart 2. kvart 3. kvart 4. kvart Totalt 2015 Stab 7,4 5 3,2 5 5,3 NAV 3,3 0,6 4,2 1,0 2,5 Skole 11 7,8 5,3 5,1 8,0 Barnehage 11,1 6,9 6,6 9,8 8,8 Kultur 4,7 5,7 5,3 2,2 4,6 Familiesenter 17,8 9,8 7,7 10,5 10,9 Skautun 9,6 11,4 9,2 13,0 11,2 17

Generelle kommentarer Videre oppfølging Hjembaserte Tjenester 6,6 7,3 7,1 10,2 8,2 BOAK 9,6 5,8 4,3 11,1 8,0 Teknikk, Miljø og 9,7 5,3 6,5 7,5 7,2 Landbruk Totalt 9,3 7,6 5,6 8,6 8,4 Sykefraværet totalt for Rakkestad kommune var 7,0 prosent for 2014. Dette var en signifikant nedgang fra tidligere år. Som det fremkommer av tabellen (over), ligger sykefraværet for 2015 over nivå for 2014. Dette skyldes i særlig grad sykefraværet for første kvartal og fjerde kvartal. Det høye sykefraværet i denne perioden, skyldes i vesentlig grad influensaperioden som nådde en topp i januar/februar 2015, samt et forhøyet sykefravær innen enkelte enheter i seksjonene barnehage/skautun/boak i årets siste kvartal. Årsakssammenhenger for høyt sykefravær siste kvartal i disse seksjonene, er godt kjent for aktuelle ledere. Sykefraværet i Rakkestad kommune er i liten grad arbeidsrelatert. Seksjonene Barnehage og Familiesenter har over lengre tid hatt høyt sykefravær. Det er positivt at sykefraværet året sett under ett, er betydelig bedret fra tidligere år. Dette indikerer at seksjonsvise tiltak som er gjennomført/er under gjennomføring, har hatt en positiv effekt. Seksjonene har benyttet seg aktivt av støtte fra bla Nav Arbeidslivsenter samt bedriftshelsetjenesten i dette arbeidet. Seksjon Skautun sitt sykefravær øker signifikant i 2015. Seksjonen har tatt grep i denne sammenheng, og det forventes synlige resultater i form av lavere sykefravær allerede i overgangen til 2016. Seksjon skole sitt totale sykefravær ligger noe over det som er forventet. Tiltak er satt inn, bla med støtte fra bedriftshelsetjenesten. Sammenfattet timeforbruk i perioden BEDRIFTSHELSETJENESTE Seksjon Timer Barnehage (5 stk.) 35,0 Veiledning sykefravær «Staminabarometer» - undersøkelse Hørselstester Fladstad bhage Individuelt arbeidsplassbesøk Fladstad bhage Ergonomi ElleMelle bhage Arbeidsteknikk ElleMelle bhage Førstehjelpskurs alle bhager Støtte i sykefravær BOAK (Bo og Aktivitet) 37,5 Arbeidsmiljøprosesser Støttesamtaler ansatte Lederveiledning «Trekantsamtaler» Førstehjelpskurs Individuelle samtaler, arbeidsmiljøprosesser Brann 12,5 Målrettede helsekontroller Røykdykkerattester 18

EKG Vaksiner Fellesaktiviteter 31,25 Årsrapport Samarbeidsmøter og handlingsplaner Kundeoppfølging Kunderapportering/leveranserapporter Deltagelse i AMU Systematisk HMS arbeid, planlegging Sykefraværsarbeid, arbeidshelse, planlegging Seksjon Familiesenter 20,0 Arbeidsmiljøprosess Individuelle samtaler, arbeidsmiljøprosess Seksjon Hjemmebasert tjeneste 7,75 Arbeidsmedisinsk poliklinikk Ergonomivurderinger av arbeidsplasser Arbeidshelse, individuelle samtaler Seksjon Skautun 11,75 Individuell legeoppfølging Arbeidshelse, individuelle samtaler Forflytningskurs, tilbud Orienteringsmøte ny leder Skautun Ergonomi Skoler (4 stk.) 56,75 Lederveiledning rector Arbeidshelse, individuelle samtaler Kundeoppfølgning Planleggingsmøter prosesser Konfliktmegling Arbeidsmiljøutvikling Oppfølgningssamtaler Individuelle samtaler, arbeidsmiljøprosesser Seksjon TML 27,50 Målrettede helsekontroller Rapporter Vaksiner Kundeoppfølgning Totalt 240 Rakkestad kommune har brukt 100 prosent av tilgjengelige timer i 2015. 19