Stavanger 13. november 2004 57G-Protokoll_RS-04 Protokoll Fra møte i Regionstyret nr. 04/04-06 avholdt fredag 12. og lørdag 13. november 2004 på Radisson SAS Royal Hotell, Stavanger, fra klokken 1800 til klokken 2100 fredag, og fra klokken 0900-1200 lørdag. Tilstede: Regionstyret (RS) Regionsleder Tor-Jan Stokkedal Nestleder Varamedlem Varamedlem Berit Hagen Birger Eggen Doris Høyland Ole Bjørn Birkeland Mette Seglem Aasen (lør) Kenneth Olsen Sture Rasmussen Geir Ø. Pedersen Fra NHF Leder Valgkomiteen Freddy Iversen Administrasjonen Daglig leder Erik Andersen Ansattes representant Inger Berit Høiklev Forfall Ingen Sak oversikt: 39 Godkjenning av protokoller - RS Protokoll 03 - AU Protokoll 04 40 Orientering fra Ledermøte 41 Strategiplanen 42 Status Veksthus 43 Regnskap pr 31. oktober 2004 44 Budsjettforutsetninger 2005 45 Utestående beløp - klubber 46 Regional Strategikonferanse 47 Forbundstinget 48 Flytting av neste Regionstyremøte 49 Yngre landslag til Regionen 50 Søknad om bruk av Regionens logo 51 Representasjon 52 Samarbeid leir og aktiviteter Aust Agder 53 Nytt Idrettens Hus NHF Region SørVest Norge Telefon: 51 82 68 80 Bankgiro: 3201 07 19800 Postboks 3033 Telefaks: 38 25 41 27 Postgiro: 0804 56 52433 4095 STAVANGER E-post: nhf.rsvn@handball.no Postgiro LISENS: 0825 09 41200
39 Godkjenning av protokoller Til de fleste Regionstyremøter foreligger protokoller som skal godkjennes av Regionstyret. Til godkjenning foreligger: RS protokoll 03-04-06. AU protokoll 04-04-06. RS-vedtak i sak nr. 39 Regionstyre protokoll 03-04-06 Arbeidsutvalg protokoll 04-04-06 godkjennes. godkjennes. 40 Orientering fra Ledermøte Regionsleder Tor-Jan Stokkedal og daglig leder Erik Andersen deltok på ledermøte på Rica Helsfyr hotell i Oslo 23. og 24. oktober 2004. Følgende hovedpunkt ble diskutert: Markedsarbeid: - NHF har i samarbeid med VG ukentlig annonsering av Elite-kampene. Denne annonsemalen kan også de enkelte Elitelagene benytte i sin annonsering lokalt. - Det er også laget en film som kan brukes i markedsarbeid. Utkast til filmen ble vist på ledermøte. Filmen blir distribuert til Regionene når den er ferdig utarbeidet. Det er også meningen at den skal legges ut på handball.no. Logo: - Det er nedsatt en gruppe under ledelse av Espen Karlsen. Denne gruppen skal se på konsekvensene av å ha felles logo for NHF og regionene. Gruppen skal i tillegg se på de offisielle navnene på regionene. Arena: - NHF ser for seg at det blir 4-5 godkjente storbyhaller i Norge. Disse hallene skal oppfylle kravene fra den Europeiske Håndballforbundet (EHF) og det internasjonale Håndballforbundet (IHF). Dette gjelder både teknisk og publikumsmessig. Dommer: - Ove Olsen gikk gjennom dommerarbeid inn i Veksthus, og tok opp viktigheten av følgende punkt som suksesskriterier : - Fadder - dommerkontakt - prosjekt yngre dommere - samspill spill/trening - rekruttering Fipkom: - Roar Bogerud gikk gjennom status og rapporterte om en fantastisk arbeidsinnsats og glød i FIPKOM gruppa. Første rapport anses ferdig før nyttår og endelig rapport anses ferdig i slutten av februar 2005. Fra vår Region er styremedlem Ole Bjørn Birkeland med i gruppa. Mediehåndbok: - Det er utarbeidet en foreløpig utgave av Mediehåndbok. Denne ble utdelt på møte. Beach Håndball: - Ferdig salgsmateriell inn mot kommunene utarbeides fra sentralleddet og sendes Regionene, slik at vi får et presentasjonsmateriell som gjør innsalget i kommunene enklere. Til orientering. RS-vedtak i sak nr. 40 Side 2 av 8 sider
41 Strategiplanen Ref. sak 01-04-06 skal strategiplanen gjennomgås med statusrapport og vektlegges i alle Regionstyremøter. Strategiplanen ble denne gang ikke gjennomgått i detaljer, fordi den i sin helhet er tema på strategikonferansen. Følgende punkt, relatert til strategiplanen, ble drøftet. RS-vedtak i sak nr. 41 Regionstyret må innen neste møte utarbeide prinsipielle retningslinjer for hvordan sonene skal fungere, og hvilke oppgaver de skal utføre. Ansvaret for å føre denne saken videre tillegges Berit Hagen, Doris Høyland og Sture Rasmussen, som også har dette som sine ansvarsområder/arbeidsoppgaver. Dommerkortet håndball med stil som vi tidligere hadde i våre tidligere kretser, tas fram igjen og produseres nå i regi av Regionen. Produksjonsansvarlig er Inger Berit Høiklev. 42 Status veksthus Veksthus, er som tidligere meldt, meget godt i gang. Veksthusmedarbeiderne er på klubb besøk flere ganger i uken, spredt over hele Regionen. I løpet av perioden frem til jul har veksthusmedarbeiderne vært ute hele 85 kvelder, fordelt på langt over 100 spillende lag i ca 50 klubber. Oppdatert statistikk for året 2004, vil forelige i neste Regionstyre møte. Kursaktiviteten er også formidabel. Vi vil i perioden seriestart, og frem til jul, ha gjennomført ca 40 kurskvelder med over 600 deltakere totalt. Vi er også godt i gang med Regionale landslagssamlinger og RUM/SUM. Trenere er tilsatt og samlinger er planlagt og gjennomført over hele Regionen Dommerdelen er ikke så godt i gang som vi ønsket. Vi hadde i utgangspunktet med to personer i prosjektet som etter første opplæringsrunde ble til en. På bakgrunn av dette innstilte Regionstyret, en ny kandidat. (Maria Pedersen). Da datoen for andre samling var sammenfallende med andre aktiviteter, hadde ikke Maria Pedersen mulighet til å være med. Det langsiktige målet er å få med fire personer i prosjektet. Vi håper vi kan nå målsettingen når neste kull starter opp i forbindelse med neste sesong. Aktiviteten i Regionen er rekordstor. Det har aldri tidligere vært så stor aktivitet innenfor Regionens område, eller denne sektoren tidligere. En stor honnør til alle involverte. RS-vedtak i sak nr. 42 Ref sak 29-04-06: For klubber som har behov for kompetanseheving stiller Regionstyremedlemmene seg til rådighet for de av klubbene som måtte ønske det. Først og fremst via sonearbeidet, men også direkte i klubb ved behov. Regionstyret ønsker at vi markedsfører ovennevnte aktivt, slik at vi også kommer i gang med klubbutviklingsdelen i Veksthus. I denne omgang melder vi dette til klubbene og legger det samtidig på våre hjemmesider. Side 3 av 8 sider
43 Regnskap pr 31. oktober 2004 Regnskap ble gjennomgått. Siste del av veksthusmidlene er fordelt. Regionen fikk i siste tildelingsrunde kr 195 000,-. Totalt har Regionen mottatt kr 363 000,- i veksthusmidler fra sentralleddet inneværende år. Regnskapsresultatet pr 30. september 2004 er minus kr 1 197 000,-. Dette er som budsjettert. Prognose for årets resultat er som tidligere antydet innenfor pluss/minus kr 100 000,-. RS-vedtak i sak nr.43 I forbindelse med neste års regnskapsrapportering vil også prognose bli lagt inn i rapporteringen. Lisenskontroll utføres i perioden 27. november til og med 12. desember. Administrasjonen sender melding til klubbene i forkant at det i nevnte periode utføres lisenskontroll. 44 Forutsetninger budsjett 2005 Budsjettarbeidet for 2005 er igangsatt. Rammene for budsjettet ble lagt på Regionstinget i 2004, men det er fremdeles noen usikkerhetsmomenter innenfor de vedtatte rammene. Ref Regionstyret sak 34-04-06: Felles kontingenter vil bli belyst og tatt opp som tema på Strategikonferansen. Hvordan skal ovennevnte bli tatt hensyn til i forbindelse med budsjettarbeidet for kommende periode? RS-vedtak i sak nr. 44 Kenneth Olsen vil belyse saken vedrørende felles kontingenter på strategikonferansen. Det er styrets målsetting å gjennomføre dette allerede kommende sesong, hvis det er økonomisk gjennomførbart. Årsaken til usikkerhetsmomentet er økte dommerutgifter til Regionen som ikke er budsjettert. I henhold til langtidsplanen skal felles kontingenter innføres innen utgangen av 2006. Foreslåtte budsjett for 2005 gjennomføres med de konsekvenser det medfører. Kenneth Olsen og Erik Andersen legger fram budsjett for vedtak i møte i januar 2005. 45 Utestående beløp - klubber Noen klubber har utestående beløp fra før Regionaliseringen. Samtlige av disse er purret to ganger. De fleste har meldt tilbake, men enkelte har ikke latt høre fra seg. Hvordan behandler vi disse sakene videre? RS-vedtak i sak nr. 45 Klubber som har utestående beløp og ikke gjør opp for seg, følges opp med direkte kontakt. Hvis ikke dette fører fram, overtar styrets sonekontakter sakene for videre behandling. Side 4 av 8 sider
46 Regional Strategikonferanse Regional Strategikonferanse arrangeres lørdag 13. november og søndag 14. november 2004 i Stavanger. Program, deltakere og opplegg er ferdig utarbeidet. Konferansen vil i hovedsak fokusere på Strategiplanen, og det er lagt opp til en del gruppearbeid. Det er fremdeles mulighet til noen siste justeringer? RS-vedtak i sak nr. 46 Det er noen få endringer i forhold til forfall og nye som har kommet til. Dette kan gjøre noe utslag på gruppene. Birger Eggen har ansvaret for endelig gruppeinndeling. 47 Forbundstinget Forbundstinget arrangeres 23. 25. april 2005 i Sandefjord. Det har kommet inn en sak fra KIF og Randesund, som er videresendt Norges Håndballforbund for behandling på Tinget. Ref RS sak 33-04-06: Regionsleder kontakter Regionens tillitsvalgte som i dag innehar verv i NHF sentralt, med tanke på hvordan de stiller seg til eventuelle gjenvalg. Med bakgrunn i tilbakemeldinger fra disse samtalene, sendes brev til valgkomiteen med innstilling fra Regionen på de enkelte av våre kandidater. Med bakgrunn i ovennevnte har Regionsleder sendt brev til Valgkomiteen. Regionsleder Tor-Jan Stokkedal redegjorde for brevets innhold i møte. Valgkomiteens leder Freddy Iversen orienterte om valgkomiteens arbeid og videre framdrift, samt hvilke kriterier komiteen legger til grunn når de setter sammen styre og komiteer. RS-vedtak i sak nr.47 Regionstyret ønsker kopi av brev sendt valgkomiteen, samt kopi av øvrig korrespondanse som har med selve valget og Tinget å gjøre. 48 Flytting av neste Regionstyremøte Regionstyremøte 05-04-06 skulle i henhold til møteplanen, avholdes torsdag 16. desember 2004. Arbeidsutvalget har i møte 04-04-06 foreslått at dette møte flyttes til helgen 14. 16. januar 2005 i forbindelse med det norske herrelandslagets kamper i Elfag cup. RS-vedtak i sak nr. 48 Regionstyret støtter Arbeidsutvalget sitt forslag. Regionstyremøte 05-04-06 forskyves til lørdag 15. januar 2005. Møtet arrangeres i Stavanger. Side 5 av 8 sider
49 Yngre landslag til Regionen Det har lenge vært et ønske fra sentralleddet om å flytte yngrelandslagsansvaret ut i Regionene. Pt er det kun NHF Region Midt-Norge som har hatt ansvaret for et lag. For å komme videre i prosessen er det et ønske fra sentralleddet å evaluere, sammen med Midt-Norge, hvordan situasjonen har vært i den perioden Midt-Norge har vært ansvarlige. Videre er ambisjonene å etablere og flytte ut landslag også i flere av de andre Regionene. Målet er at det er fire lag ute i Regionene innen september 2005. Tidligere Rogaland Håndballkrets signaliserte på et tidlig tidspunkt interesse for å overta ansvaret for et lag. Fortrinnsvis et guttelag. Ved overgang til Region har daglig leder signalisert til sentralleddet at dette også er aktuelt for NHF Region SørVest Norge. Hvordan stiller Regionstyret seg til saken og videre framdrift? RS-vedtak i sak nr. 49 Regionstyret er positive til å ta ansvar for et yngrelandslag, men den endelige avgjørelsen kan ikke fattes før vi får flere konkrete innspill på de økonomiske forutsetningene som følger med et slikt ansvar. Regionstyret ser også at de positive ringvirkninger et slikt ansvar kan medføre både på profileringssiden og i arbeidet med Regionens merkevarebygging. Administrasjonen retter en formell henvendelse til sentralleddet vedrørende ovennevnte og legger samtidig til at dersom det blir aktuelt at Regionen får ansvar for et lag, ønsker vi primært gutter født 1988 laget. Dette fordi klubber tilsluttet NHF Region SørVest Norge har flere spillere på dette landslaget. 50 Søknad om bruk av Regionens logo. Søgne Håndballklubb søker om å få lov til å bruke/disponere logofigur innfelt nedenunder til proffilering av jakker/treningsutstyr til lagledere/trenere/spillere i Søgne Håndballklubb. Klubben ønsker å profilere håndballen utad og ønsker å bruke dette i samsvar med Region SørVest sin logofigur, da denne viser tydelig hva vi driver med. Det er også ønskelig å sette inn Søgne Håndballklubb inn ved siden av/under/over logoen hvis mulig. Saken var oversendt fra Regionens Arbeidsutvalg med følgende utfall: Arbeidsutvalget mener dette er en prinsipiell avgjørelse og oversender saken til Regionstyret. AU-vedtak i sak nr. 50 Regionstyret mener intensjonen og tanken til Søgne HK er bra, men prinsipielt kan dette være vanskelig med tanke på forveksling av logo. Ole Bjørn Birkeland og Geir Ø Pedersen, som har ovennevnte som sitt ansvarsområde, utarbeider brev som sendes Søgne HK. Side 6 av 8 sider
51 Representasjon I forbindelse med innstramming i Norges Funksjonshemmedes Idrettskrets (NFI) økonomi, er stillinger knyttet til deres arbeid nedlagt. Rogaland Idrettskrets inviterte til diskusjonskveld mandag 1. november 2004, der arbeidet med integrering av funksjonshemmede ble tatt opp, under tittelen: Hvem gjør hva hva kan vi gjøre hva gjør vi nå? Regionsleder Tor-Jan Stokkedal representerte Regionen på møtet. Et tilsvarende møte skal arrangeres i Vest-Agder 25. november 2004. På dette møte representerer Nestleder Berit Hagen, Regionen. Fra håndball sitt ståsted, må det nevnes at Norges Håndballforbund har tatt totalansvar for utviklingshemmede og gjør en god jobb når det gjelder aktivitet for psykisk utviklingshemmede. I vår Region er det egen serie for HU lag både i Agder og Rogaland. Når det gjelder aktivitet for fysisk handikappede er det langt flere tiltak norsk håndball kan iverksette for å øke denne. Dette gjelder også vår Region. Til orientering. RS-vedtak i sak nr. 51 52 Samarbeid leir og aktiviteter i Aust Agder Aust Agder Idrettskrets skal opprette eget selskap som skal organisere leir og aktiviteter innenfor eget fylke. Selskapet skal ha egen leder og skal baseres på non profitt konseptet. Det vil være naturlig at også håndball er en del av aktivitetstilbudet, og det vil da også være naturlig at Regionen blir med og bidrar, for eksempel på arrangørsiden, håndballfaglig. Birger Eggen orienterte om saken og bebudet mer informasjon på et senere tidspunkt.. Hvordan stiller Regionstyret seg til saken? RS-vedtak i sak nr. 52 Regionstyret stiller seg positive til initiativet, men trenger mer konkret informasjon før vedtak fattes i saken. Saken tas opp på nytt når mer informasjon foreligger Side 7 av 8 sider
53 Nytt Idrettens Hus - Rogaland Det har lenge vært bestemt at Idrettens Hus i Rogaland skal flytte i nye lokaler. Nærmere bestemt Viking stadion. Nye Idrettens Hus er et aksjeselskap og firma navnet er Idrettens Hus Rogaland AS. Selskapets forretningskontor er i Stavanger Kommune. Det ble innbydd til aksjetegning med tegningsfrist 1. november 2004 og betalingsfrist 15. november 2004. Det er lagt opp til at alle leietakerne får mulighet til å kjøpe det areal den enkelte disponerer, og det er ikke mulig å kjøpe aksjer for mer enn det areal den enkelte disponerer. For Regionen betyr dette at vi har mulighet til å kjøpe aksjer for kr 1 843 125,-. Ved tegningsfristens forfall 1. november tegnet Regionen seg for aksjekjøp til en verdi av kr 534 380,- (53 438 aksjer), og med opsjon på kjøp av aksjer inntil kr 700 000,-. Begge under forutsetning av styrets godkjennelse. NHF Region SørVest Norge ser frem til å flytte i nye lokaler, og har hele tiden vært positive til et felles Idrettens Hus der de fleste idretter er representert. Men vi vil samtidig påpeke at kommunikasjonen med de ansvarlige i Rogaland Idrettskrets, fra vårt synspunkt, er lite tilfredsstillende. Vi har ved flere anledninger stilt aktuelle spørsmål vedrørende en rekke forhold som ikke er blitt besvart. Vi synes dette er meget beklagelig, og vi ser for oss at kommunikasjonen må bedres, slik at forholdene ved det nye Idrettens Hus blir optimale. RS-vedtak i sak nr. 53 Regionstyret innstiller på kjøp av aksjer pålydende kr 534 380,- med opsjon på kjøp inntil Kr 700 000,- Når det gjelder selve saksgangen, mener Regionstyret at orienteringen fra Regionsleder og administrasjonens side og inn til styret, kunne vært langt bedre. Tor-Jan Stokkedal (Regionsleder) Berit Hagen (Nestleder) Regionstyrets protokoller er offisielle og bindende for organisasjonen når minimum 2 av de 4 overstående har signert protokollen. Side 8 av 8 sider