Årsmelding 2013 Kontrollutval ontrollutvalget Siljan kommune
Kontrollutvalget i Siljan kommune for valgperioden 2011 2015: Disse er medlemmer i kontrollutvalget: Elin Nordbø, leder Anders Haave Rønjom, nestleder Finn Tallakstad, medlem Personlige varamedlemmer: Roar Henning Teigen (for EN) Per Øyvind Berstad (for AHR) Tom Pedersen (for FT) Oppgave Kontrollutvalget er avgjørende for å oppnå en vel fungerende egenkontroll i den enkelte kommune eller fylkeskommune. En vel fungerende egenkontroll styrker innbyggerne sin tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursene. Kommunene er samfunnet sin viktigste velferdsprodusent og forvalter store ressurser på vegne av innbyggerne. Omfanget av og bredda i den kommunale tjenesteproduksjonen gjør det nødvendig med utstrakt styring og kontroll. Kommunene skal sikre at innbyggerne får de tjenestene de har krav på, og at ressursene vert forvalta på en effektiv måte i samsvar med kommunestyra sine føringer. Kommunal egenkontroll er den kontrollen kommunen selv gjennomfører i egen virksomhet. Egenkontroll er et viktig element i det lokale folkestyret, og skal bidra til at kommunen når de mål som er satt, innenfor rammene av gjeldende regelverk og tildelte ressurser. Egenkontrollen skal også bidra til å styrke folk sin tillit til forvaltningen, gjennom forebygging og avdekking av ulovlige og andre uheldige forhold. En kommunesektor med god egenkontroll kan også redusere statlige detaljstyring og kontroll. GRUNNPILARER I ARBEIDET: Kontrollutvalget opptrer som et kollegium. Kontrollutvalget er ikke en arena for partipolitikk. Kontrollutvalget er ikke en arena for politisk omkamp. Kontrollutvalget er ikke et klageorgan. Kontrollutvalget er åpent for alle innspill. Kontrollutvalgets kontroll- og tilsynsansvar er ikke begrenset til administrasjonen, men omfatter også formannskapet, andre politiske utvalg og ordføreren. KU kan i prinsippet behandle ethvert forhold i kommunen så lenge det kan defineres som kontroll eller tilsyn. KU kan i tillegg kontrollere om saker i kommunestyret er tilstrekkelig utredet. Kommunestyret Kontrollutvalget er kommunestyret sitt verktøy, og det er kommunestyret som har det overordna kontrollansvaret for den kommunale virksomheten Kommunestyret spiller derfor en avgjørende rolle for hvilken oppmerksomhet kontroll- og tilsynsarbeidet har i kommunen. Sammen om Porsgrunn 2
For at kontrollutvalget skal være et godt verktøy for kommunestyret, må kommunestyret gi kontrollutvalget gode arbeidsmuligheter. Økonomi For å gi kontrollutvalget gode arbeidsbetingelser må kommunestyret stille nødvendige ressurser til disposisjon. Kommunestyret skal vedta et samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen, herunder utgifter til kontrollutvalget, sekretærbistand og revisjon. Kommunestyret ivaretar sitt kontrollansvar blant annet ved å skape gode rammebetingelser for kontrollutvalgets arbeid. Budsjett og regnskap for 2013 viser: Funksjon (T) Regnskap 2013 Budsjettjusteringer Art Art (T) Funksjon 110020 Innkjøp til kopimaskiner/skrivere 1100 Revisjon 675 0 111500 Matvareinnkjøp 1100 Revisjon 700 0 111550 Bevertning 1100 Revisjon 619 0 112040 Velferdstiltak ansatte 1100 Revisjon 386 0 113060 Linjeleie 1100 Revisjon 6 064 6 000 118500 Forsikring 1100 Revisjon 528 0 119500 Kontingenter/Lisenser 1100 Revisjon 0 2 000 119520 IT-lisenser 1100 Revisjon 898 1 000 124010 Serviceavtaler for IT 1100 Revisjon 18 005 18 000 124040 Serviceavtaler for kontormaskiner 1100 Revisjon 935 1 000 127000 Konsulentbistand 1100 Revisjon 999 1 000 137500 Kjøp fra IKS 1100 Revisjon 335 100 338 000 Moms generell 142900 kompensasjonsordning 1100 Revisjon 6 320 0 159000 Avskrivninger 1100 Revisjon 8 628 9 000 Refusjon moms påløpt i 172900 driftsregnskapet 1100 Revisjon -6 320 0 177000 Refusjon fra andre 1100 Revisjon -32 000-32 000 190500 Utbytte og eieruttak 1100 Revisjon -500 0 1100 Revisjon 341 037 344 000 Sum 341037 344000 I tillegg 108002 Godtgjøring folkevalgte 1000 9 000 109900 Arbeidsgiveravgift 1000 1 269 115000 Kurutgifter 1000 15 300 Sum 25569 3
Sekretariat Kommunen er medeier i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS. Fast sekretær for kontrollutvalget er Øystein Bergh. Siljan kommune har valgt ordfører, Gunn Berit Rygg Holmelid, som sin representant til representantskapet. Sekretariatet har en sentral rolle som bindeledd mellom kontrollutvalget og revisor. Det er sekretariatet som formidler kontrollutvalgets vedtak til revisjonen, gjennom for eksempel utskrifter av protokollen, og det er sekretariatet som mottar saker fra revisjonen som skal behandles i kontrollutvalgsmøtene. Revisjon Kommunen har valgt Telemark kommunerevisjon IKS som sin revisor. Oppdraget er utført av oppdragsrevisor Trond Gundersen. Han har holdt utvalget orientert om fremdriften av revisjonsarbeidet underveis i året. Forvaltningsrevisjon var utført av en egen avdeling, der leder er fagansvarlig forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson. Saker som er behandlet i 2013 Kontrollutvalget hadde i 2013 fire møter og behandlet 21 saker. Regnskapene. Kontrollutvalget har gitt uttalelse til Siljan kommunes årsregnskap 2012. Etikk-seminar for kommunestyret Kontrollutvalget tok initiativ til å få gjennomført etikk-seminar i kommunestyret. Dette ble holdt 15.10.2013. Felles ledermøter Leder og nestleder i kontrollutvalgene i Grenland har regelmessige møter for å diskutere felles prosjekter og å informere hverandre om revisjonsarbeidet i den enkelte kommunen. I 2013 har det i tillegg til generell gjensidig orientering vært sterk fokus på felles forvaltningsprosjekt for Samhandlingsreformen. Kontrollutvalget har utstrakt innsynsrett i den kommunale forvaltningen, og kan gjennomføre de undersøkelser som utvalget mener er nødvendig.. 4
Seminar om Samhandlingsreformen Kontrollutvalgene hadde Seminar om Samhandlingsreformen på Hotell Vic i Porsgrunn, fredag 18.10.2013. Følgende tema ble tatt opp: Åpning v/ Svein Tore Uldal, Leder av kontrollutvalget i Porsgrunn kommune Samhandlingsreformen, hva er det og hvorfor må vi ha den? v/ Robin Kåss Pasientens møte med Samhandlingsreformen v/ Vigdis Mariedatter Graff, Pasient- og brukerombud i Telemark Sykehuset og Samhandlingsreformen v/ Hege Holmern, Samhandlingskoordinator Grenland Kommunene og Samhandlingsreformen v/ Knut Wille, Rådmann i Skien kommune Etter foredragene var det debatt og Oppsummering Orienteringer fra administrasjonen: Kontrollutvalget valgte ut følgende avdelinger: NAV, v/leder av NAV Siljan og rådmannen Avdeling for HELSE, v/helsesjef Avdeling for SAMFUNN, v/nestleder Andre saker. GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL ÅRSMELDING 2012 FOR KONTROLLUTVALGET I SILJAN KOMMUNE TILSYNSRAPPORTER I SILJAN KOMMUNE BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON 2014 ORIENTERING FRA REVISOR SILJAN KOMMUNES BUDSJETT 2014 KONTROLLUTVALGETS MØTE- OG ARBEIDSPLAN 2014 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Forvaltningsrevisjons prosjekter. Ingen prosjekter er avsluttet i 2013. Prosjekt om Samhandlingsreformen er startet og planlagt avsluttet i 2014. Gjennomføring av forvaltningsrevisjoner er et viktig redskap for å bidra til bedre måloppnåelse og økt kvalitet på tjenestene i kommunen. Kontrollutvalget bør bruke tid på bestillingsprosessen, slik at de får formidlet en tydelig bestilling til revisjonen. Dette vil sikre at det er enighet om hva forvaltningsrevisjonen skal svare på. Det er en fordel om kontrollutvalget utarbeider en plan for hvordan revisjonen skal rapportere underveis i en forvaltningsrevisjonsprosess, og avtaler hvem revisjonen skal kontakte dersom det oppstår uforutsette hendelser som bør adresseres før neste avtalte møte. 5
Forvaltningsrevisjonsrapporten bør presenteres i kommunestyret, enten av leder i kontrollutvalget, den representanten i utvalget som har hatt ansvar for oppfølging av revisjonen, eller revisor. Kontrollutvalget skal følge opp at administrasjonen gjennomfører kommunestyrets vedtak. Selskapskontroller Ingen prosjekter pågår. Kontrollutvalget bør følge med på kommunestyret sine saker knyttet til valg av organisasjonsformer, og vurdere om saksutredningene har belyst kontroll og tilsynskonsekvensene av de ulike valgene. I selskapene som kommunen eier, har kontrollutvalget rett til å ha en representant til stede på generalforsamlingen og lignende organ. Kontrollutvalget må få utarbeidet en prosjektplan eller bestilling som tydeliggjør hvordan kontrollen skal gjennomføres. Dersom det i det aktuelle selskapet er flere eierkommuner, kan kontrollen samordnes mellom eierne. Det er viktig at selskapskontrollen gjennomføres på en planmessig måte, og at den er basert på en risiko- og vesentlighetsvurdering. Resultatene av selskapskontroller skal rapporteres til kommunestyret. Det vil være hensiktsmessig å sende selskapskontrollrapporten til kommunestyret. Opplæring: Kontrollutvalget deltok på NKRF sin kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen februar 2013. Konferansen gikk over 2 dager og det deltok ca 500 personer. Kontrollutvalget har deltatt på Temark sin høstkonferanse i 2013. Det deltok ca 45 personer Siljan, 19.03.2014 Elin Nordbø Leder av kontrollutvalget 6