Årsmelding 2014 Kontrollutval. ontrollutvalget. Siljan kommune

Transkript

1 Årsmelding 2014 Kontrollutval ontrollutvalget Siljan kommune

2 Kontrollutvalget i Siljan kommune for valgperioden : Disse er medlemmer i kontrollutvalget: Elin Nordbø, leder Anders Haave Rønjom, nestleder Finn Tallakstad, medlem Personlige varamedlemmer: Roar Henning Teigen (for EN) Per Øyvind Berstad (for AHR) Tom Pedersen (for FT) Oppgave Kontrollutvalget er kommunestyrets redskap for innsyn og kontroll i alle sider ved kommunens virksomhet. Utvalget kontrollerer at administrasjonen følger politiske vedtak og at delegasjon utøves i samsvar med politiske mål. Utvalget skal også kontrollere administrasjonens rapporter om gjennomføring av politiske vedtak. Utvalget sørger også for at det blir foretatt undersøkelser i forbindelse med eventuell mistanke om uregelmessigheter og misligheter. Videre skal utvalget blant annet påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens selskaper, og dette utføres med eierskapskontroll. Kontrollutvalget skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Løpende tilsyn føres av revisor som rapporterer til kontrollutvalget. Kontrollutvalget tar opp saker på eget initiativ, men kan også vurdere henvendelser utenfra. Det er viktig å understreke at kontrollutvalget ikke er et klageorgan. Kontrollutvalget er kommunestyrets redskap for demokratisk innsyn og kontroll med alle sider ved kommunens virksomhet. Kontrollutvalget skal påse at kommunen følger regelverket, og at virksomheten er målrettet, effektiv og etisk til beste for kommunens innbyggere. Kontrollutvalget skal også påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at kommunestyrets vedtak følges opp. Kontrollutvalget skal sikre at den kommunale virksomheten skjer i tråd med gjeldende lover og regler, kommunale planer og vedtak. Dette er viktig for å oppnå tillit hos innbyggere og samarbeidspartnere. Å bygge opp og vedlikeholde tilliten hos innbyggerne til det politiske system og til kommunen som velferdsprodusent er kanskje kontrollutvalgets viktigste oppgave. Dette kan de gjøre ved å ha fokus på kvalitet og effektivitet i produksjonen av velferd i kommunen. Kommunestyret velger selv medlemmene til kontrollutvalget. Utvalgets arbeid reguleres av Kommuneloven 77 og egen forskrift. Kommunestyret får seg forelagt kontrollutvalgets Sammen om Porsgrunn 2

3 Kommunestyret Kontrollutvalget er kommunestyret sitt verktøy, og det er kommunestyret som har det overordna kontrollansvaret for den kommunale virksomheten Kommunestyret spiller derfor en avgjørende rolle for hvilken oppmerksomhet kontroll- og tilsynsarbeidet har i kommunen. For at kontrollutvalget skal være et godt verktøy for kommunestyret, må kommunestyret gi kontrollutvalget gode arbeidsmuligheter. Økonomi GRUNNPILARER I ARBEIDET: Kontrollutvalget opptrer som et kollegium. Kontrollutvalget er ikke en arena for partipolitikk. Kontrollutvalget er ikke en arena for politisk omkamp. Kontrollutvalget er ikke et klageorgan. Kontrollutvalget er åpent for alle innspill. Kommunestyret skal vedta et samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen, herunder utgifter til kontrollutvalget, sekretærbistand og revisjon. Kommunen fører utgiftene på art. På slutten av året fordeles fellesutgifter forholdsmessig. Budsjett og regnskap for 2014 viser: Kontrollutvalgets kontroll- og tilsynsansvar er ikke begrenset til administrasjonen, men omfatter også formannskapet, andre politiske utvalg og ordføreren. KU kan i prinsippet behandle ethvert forhold i kommunen så lenge det kan defineres som kontroll eller tilsyn. KU kan i tillegg kontrollere om saker i kommunestyret er tilstrekkelig utredet. Regnskap 2014 Budsjett 2014 Art Art (T) Funksjon Funksjon (T) Innkjøp til kopimaskiner/skrivere 1100 Revisjon Matvareinnkjøp 1100 Revisjon Bevertning 1100 Revisjon Velferdstiltak ansatte 1100 Revisjon Linjeleie 1100 Revisjon Kontingenter/Lisenser 1100 Revisjon IT-lisenser 1100 Revisjon Serviceavtaler for IT 1100 Revisjon Konsulentbistand 1100 Revisjon Diverse interkommunalt samarbeid 1100 Revisjon Kjøp fra IKS 1100 Revisjon Moms generell kompensasjonsordning 1100 Revisjon Avskrivninger 1100 Revisjon Kompensasjon for merverdiavgift 1100 Revisjon Refusjon fra andre 1100 Revisjon Revisjon SUM

4 Spesifikt for kontrollutvalget viser regnskapet i 2014: Møtegodtgjørelse: kr Kurs og konferanser. kr Totalt er det brukt kr på revisjon, kontroll og tilsyn. I forhold til budsjettet er det et mindreforbruk på kr Sekretariat Kommunen er medeier i Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Fast sekretær for kontrollutvalget i 2014 har vært Øystein Bergh. Siljan kommune har valgt ordfører, Gunn Berit Rygg Holmelid, som sin representant til representantskapet. Fra ble sekretariatet utvidet med 16 kontrollutvalg fra Agder. Sekretariatet har i dag 34 kontrollutvalg med 6 årsverk. Ved utvidelsen ble det opprettet kontor på fylkeshuset i Arendal. Sekretariatet har en sentral rolle som bindeledd mellom kontrollutvalget og revisor. Det er sekretariatet som formidler kontrollutvalgets vedtak til revisjonen, gjennom for eksempel utskrifter av protokollen, og det er sekretariatet som mottar saker fra revisjonen som skal behandles i kontrollutvalgsmøtene. Revisjon Kommunen har valgt Telemark kommunerevisjon IKS som sin revisor. I 2014 fikk revisjon ny daglig leder (revisjonssjef), Kjell Peter Ekman. Ekman var å presenterte seg, revisjon og de siste endringene i kontrollutvalget i Siljan. Revisjonsoppdraget er utført av oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto. Hun har holdt utvalget orientert om fremdriften av revisjonsarbeidet underveis i året. Forvaltningsrevisjon er utført av en egen avdeling, der leder er fagansvarlig forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson. Siljan kommune har valgt ordfører, Gunn Berit Rygg Holmelid, som sin representant til representantskapet. Felles ledermøter Leder og nestleder i kontrollutvalgene i Grenland har regelmessige møter for å diskutere felles prosjekter og å informere hverandre om revisjonsarbeidet i den enkelte kommunen. I 2014 har det i tillegg, til generell gjensidig orientering, vært sterk fokus på felles forvaltningsprosjekt for Samhandlingsreformen. Saker som er behandlet i 2014 Kontrollutvalget hadde i 2014 tre møter og behandlet 18 saker. Regnskapene. Kontrollutvalget har utstrakt innsynsrett i den kommunale forvaltningen, og kan gjennomføre de undersøkelser som utvalget mener er nødvendig.. Kontrollutvalget har gitt uttalelse til Siljan kommunes årsregnskap

5 Orienteringer fra administrasjonen: Kontrollutvalget valgte ut følgende avdelinger: Sentraladministrasjonen v/ rådmannen Avdeling for HELSE, v/helsesjef Avdeling for SAMFUNN, v/nestleder Andre saker. ÅRSMELDING 2013 FOR KONTROLLUTVALGET I SILJAN KOMMUNE TILSYNSRAPPORTER I SILJAN KOMMUNE (Fylkesmannen o.a.) BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON 2015 ORIENTERING FRA REVISOR SILJAN KOMMUNES BUDSJETT 2015 KONTROLLUTVALGETS MØTE- OG ARBEIDSPLAN 2015 Forvaltningsrevisjons prosjekter. Forvaltningsprosjektet om Samhandlingsreformen er lagt fram. Kommunestyret vedtok følgende: Siljan kommune tar rapporten til orientering og ber rådmannen følge opp rapportens anbefalinger for å sikre samsvar mellom praksis og gjeldende avtaler og rutiner: 1. Avklare hva henvisende leges rolle skal være i forbindelse med innleggelse av brukere av kommunale tjenester, og sikre at det er samsvar mellom praksis og gjeldende avtaler/rutiner. 2. Avklare hvordan ordningen med å melde avvik mellom kommunen og sykehuset skal fungere, og sikre at det er samsvar mellom praksis og gjeldende avtaler/rutiner. Kommunestyret ber om tilbakemelding på rapporten og gjennomførte tiltak innen 6 måneder. Gjennomføring av forvaltningsrevisjoner er et viktig redskap for å bidra til bedre måloppnåelse og økt kvalitet på tjenestene i kommunen. Kontrollutvalget bør bruke tid på bestillingsprosessen, slik at de får formidlet en tydelig bestilling til revisjonen. Dette vil sikre at det er enighet om hva forvaltningsrevisjonen skal svare på. Det er en fordel om kontrollutvalget utarbeider en plan for hvordan revisjonen skal rapportere underveis i en forvaltningsrevisjonsprosess, og avtaler hvem revisjonen skal kontakte dersom det oppstår uforutsette hendelser som bør adresseres før neste avtalte møte. Forvaltningsrevisjonsrapporten bør presenteres i kommunestyret, enten av leder i kontrollutvalget, den representanten i utvalget som har hatt ansvar for oppfølging av revisjonen, eller revisor. Kontrollutvalget skal følge opp at administrasjonen gjennomfører kommunestyrets vedtak. 5

6 Selskapskontroller Ingen prosjekter er gjennomført i Kontrollutvalget bør følge med på kommunestyret sine saker knyttet til valg av organisasjonsformer, og vurdere om saksutredningene har belyst kontroll og tilsynskonsekvensene av de ulike valgene. I selskapene som kommunen eier, har kontrollutvalget rett til å ha en representant til stede på generalforsamlingen og lignende organ. Kontrollutvalget må få utarbeidet en prosjektplan eller bestilling som tydeliggjør hvordan kontrollen skal gjennomføres. Dersom det i det aktuelle selskapet er flere eierkommuner, kan kontrollen samordnes mellom eierne. Det er viktig at selskapskontrollen gjennomføres på en planmessig måte, og at den er basert på en risiko- og vesentlighetsvurdering. Resultatene av selskapskontroller skal rapporteres til kommunestyret. Det vil være hensiktsmessig å sende selskapskontrollrapporten til kommunestyret. Kompetanse Kontrollutvalget deltok på NKRF sin kontrollutvalgs-konferanse på Gardermoen februar Konferansen gikk over 2 dager og det deltok ca 500 personer. Tema for konferansen var: Åpning: Egenkontroll sikrer tillit og legitimitet (KMD) Kommunereform - om arbeidet, vurderinger og prosesser Presentasjon Erfaringer Kommunelovutvalget Betraktninger om kommunenes behov, bred gjennomgang av reglene for kontrollutvalg Rettslig gransking av Troms Kraft AS - hva kan vi lære? Troms Kraft hadde en svak ledelse, svak økonomifunksjon og svake kontrollsystemer (Nordlys). Helseledere i utakt med etikken - kontrollkomiteens rolle. Fanget ikke opp kritiske spørsmål om helsereisene (Adresseavisen). Etikk i kommunal sektor Fra frisk BRIS til MOTVIND: Revisjon av en IT-anskaffelse i Trondheim kommune. Forvaltningsrevisjon - kontroll eller læring? Forvaltningsrevisjon kontroll eller læring, eller ja takk, begge delar? Forvaltningsrevisjonsregisteret (NKRF) Åpne møter - mulighet for å lukke møter. Habilitet. Veileder: Habilitet i kommuner og fylkeskommuner. Om inhabilitetsreglene i forvaltningsloven og kommuneloven (KMD) Effektivisering av kommunene. Bruk av statistikk fallgruver. KOSTRA Husgud eller kommuneplage? Rådmannens intern kontroll - hva kan kontrollutvalgene forvente? Idéheftet: "Rådmannens internkontroll. Orden i eget hus!" Få orden i eget hus KS bidrar til kommunenes utviklingsarbeid Norge rundt på kommunestyremøter. En reise i lokaldemokratiet. Norge rundt på kommunestyremøter Temark Vår- og Høstkonferanse 2014 Kontrollutvalget har deltatt på Temark sin vår- og høstkonferanse i Det deltok ca 45 personer på hver konferanse. Temaer for Temark sine konferanser har vært: 6

7 Vårkonferansen, Onsdag på Norsjø Hotell. Temark hadde engasjert Sissel C. Trygstad som er sosiolog og forskningsleder ved Fafo, institutt for arbeidslivs- og velferdsforskning. Hun har jobbet med varslingsproblematikk siden 2004 og har bl.a. skrevet boka: "Varslere, om arbeidstakere som sier i fra". Generelt om varsling. «Hvilke saker kommer opp og hvordan? Hvordan går det med varslerne.» Varslingsrutiner, kontrollutvalgenes rolle. Åpen post. Høstkonferansen, , på Cinderella, Brokelandsheia Temark status siste nytt innenfor kontroll og tilsyn Forvaltningsrevisjon bestillerfunksjon og eierskap til rapportene Erfaringer fra kontrollutvalgsarbeidet i denne valgperioden Videreutvikle kontrollutvalgsarbeidet i Telemark, Aust- og Vest-Agder gjennom å utveksle erfaringer på tvers av kommunene, og forsøke å finne «beste praksis». Samhandling Hvordan fungerer samhandlingen mellom kontrollutvalget og politisk/ administrativ ledelse i din kommune? Hvordan behandles sakene fra kontrollutvalget i kommunestyret? Synlighet og omdømme Hvordan gjør kontrollutvalget seg og arbeidet sitt synlig for: Kommunestyret/øvrige politikere? Kommunens ansatte? Kommunens innbyggere? Hvordan tror du ditt kontrollutvalg blir oppfattet av omverden? Utfordringer Hva er de største utfordringene knyttet til kontrollutvalgsarbeidet i din kommune? Siljan, Elin Nordbø Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget 7