Protokoll styremøte 8/12-14, tirsdag 11. desember 2012 kl 1500-1700 på Idrettens Hus Til stede: Rolf Gunnar Haagensen, Marit Langås Danielsen. Torbjørn Wad Nilsen, Trude Halvorsen, Torbjørn Lia, Inger Ness, Tommy Svendsrud. Forfall: Jan Olav Hay Fra administrasjonen: Bjørn Lauritzen. 1. Referatsaker R.sak70/12-14: Søknad om opptak i NIF fra Gou Ryu karateklubb, Tønsberg. R.sak71/12-14: Arvakur Islandshestforening bytter tilhørighet fra Stokke IR til Lardal IR. R.sak72/12-14: Avslag på søknad om opptak i NIF (vedlegg 1) R.sak73/12-14: Mottatt klage på avslag om opptak fra Tønsberg og Omegn Rideklubb (vedlegg 2). Klagen er videresendt Idrettsstyret for endelig vedtak. R.sak74/12-14: VIK har mottatt Regional plan for bærekraftig arealpolitikk, RPBA til høring med høringsfrist 1. januar 2013. VIK følger opp med møter med fylkestinggruppene. R.sak75/12-14: Info fra NIFs organisasjonsavdeling vedr. kartlegging av økonomisk kriminalitet (vedlegg 3). R.sak76/12-14: Info fra NIFs organisasjonsavdeling vedr. forslag om kriminalisering av doping (vedlegg 4) R.sak77/12-14: Invitasjon til seminar om OL 2002 og den norske idrettsmodellen (vedlegg 5) R.sak78/12-14: Info fra Idrettsstyret om en nasjonal handlingsplan mot kampfiksing. R.sak79/12-14: Info fra NIFs organisasjonsavdeling om utysning av jubileumsgave (vedlegg 6). VIK har søkt om midler til to prosjekter. 2. Orienteringssaker O.sak176/12-14: Personalsituasjonen.
O.sak177/12-14: Styreleder og org.sjef møtte vestfoldbenken på Stortinget 24. oktober. Tema var Stortingsmeldingen om den norske idrettsmodellen. O.sak178/12-14: Org.sjef deltok på møte med Lardal IR 24. oktober. O.sak179/12-14: Org.sjef deltok på saksbehandlerseminar i Oslo 25. oktober. O.sak180/12-14: VIK deltok på lov- og domsseminar i Oslo 26. og 27. oktober O.sak181/12-14: VIK arrangerte Kunnskapsturneen på Jarlsberg konferansesenter 1. november. Drøyt 70 personer deltok. O.sak182/12-14: VIK gjennomføret et innspillsmøte med særkretser, idrettsråd og klubber 7. november. Tema var anleggsbehov i Vestfold. Om lag 30 personer deltok. O.sak183/12-14: Org.sjef deltok på møte på fylkeshuset 8. nov. med O.sak184/12-14: Skiinstruktørforeningen. Regional idrettsrådskonferanse ble arrangert 9. og 10. november i Drammen. 7 IR fra Vestfold deltok. Fra administrasjonen deltok org.sjef og Thor H. Hansen. O.sak185/12-14: Styreleder og org.sjef deltok på VM i 10-dans i Stokke (BCC) 10. november. O.sak186/12-14: Org.sjef og Lisbeth Danielsen deltok på NIFs økonomidag 15. november. O.sak187/12-14: O.sak188/12-14: O.sak189/12-14: Vestfold Toppidrett v/ Alexander Hesselberg, Tom Erik Oxholm og org.sjef møtte Olympiatoppen 22. nov. for å diskutere et mulig samarbeid. Org.sjef deltok på budsjetthøring i regi av VFK 22. nov. Org.sjef hadde nytt møte med Olympiatoppen 26. november. Tema var opprettelse av et Regionalt kompetansesenter (RKS) på Østlandet. O.sak190/12-14: VIK deltok på VFK kulturdag 30. nov (Nøtterøy kulturhus). O.sak191/12-14: Møte i Vestfold Toppidrett revisjon av opptakskriterier 5. desember. O.sak191/12-14: Møte i VIKs anleggsutvalg 5. desember. O.sak192/12-14: Org.sjef hadde innlegg for rådmannsgruppa i 12 K 6. desember. O.sak193/12-14: Lunsjmøte 7. desember samarbeidsavtalen mellom VIK og VFK. O.sak194/12-14: Protokoll fra styremøte 23. okt. 2012 ble godkjent per e-post. O.sak195/12-14: Kontrollkomiteen har behandlet halvårsregnskapet og har laget en protokoll (vedlegg 7). 3. Prosjekter/kurs AktivSkole365 (AS365) 30. oktober særidrettskurs innebandy for Stokke (20 elever) 5. november særidrettskurs innebandy for Vear (17 elever) 13. november særidrettskurs innebandy for Mellomhagen og Tjodalyng (30 elever) 26. november særidrettskurs innebandy for Ra og Mesterfjellet (20 elever) 546601v1 Side 2 av 5
Kurs/kompetanse 17. oktober KURS: Selvforsvar, jentekurs 3 kvelder 5 deltakere 22. oktober KURS: Førstehjelp 6 deltakere 25. oktober KURS: Anlegg generelt 14 deltakere 29. oktober KURS: Kontrollkomitéarbeid 2 deltakere 5. november KURS: Lover, regler og retningslinjer 5 deltakere 6. november KURS: Dirigentrollen 3 deltakere 9-11. november KURS: Aktivitetslederkurs barneidrett 3 stk påmeldt, 1 møtte kurset ble avlyst 21. november KURS: Barneidrett Idékurs salaktiviteter 11 deltakere 26. november KURS: Økonomistyring og regnskap 13 deltakere Aktiv Larvik VIK har deltatt i møter styringsgruppa og i prosjektgruppa. VIK har hatt møter med NAN og Larvik innvandrerråd vedrørende en dialogkonferanse for innvandrere. VIK har også deltatt på samling med Helsedirektoratet (Kristiansand) Bevegelsesglade barn i Sandefjord VIK har arbeidet for å få på plass prosjektet i Sandefjords barnehager/sfo er. Det er avtalt 1 heldagskurs 17. januar for SFO ansatte. Barnehagesjefen har invitert VIK til å være med i kompetansegruppa som skal planlegge blant annet et skoleringsløp i barneidrett for de barnehageansatte. Vestfold Toppidrett Det arbeides med en infofolder om Vestfold Toppidrett. Denne skal være klar innen utløpet av 2012. Det arbeides også med å revidere opptakskriterier for Vestfold Toppidrett. Nye opptakskriterier vil bli behandlet av styringsgruppa i Vestfold Toppidrett i januar. Et nytt sett med profileringstøy er distribuert til utøverne og styringsgruppa. 4. Vedtakssaker V.sak45/12-14: Regnskapsoversikt V.sak46/12-14: RPBA på høring V.sak47/12-14: Ny struktur for innkalling og protokoll V.sak48/12-14: Møteplan 2013 V.sak49/12-14: Eventuelt V.sak45/12-14: Regnskapsoversikt per 4. desember 2012 Det vises til resultatet jf. regnskapsoversikten per 4. desember 2012 (vedlegg 8. 546601v1 Side 3 av 5
Det er budsjettmessige restbeløp knyttet til VT (50 ), AS (30 ), skilt (30 ), leie av Killingen (20 ) og som vil redusere overskuddet. MVA-kompenasjonen blir trolig mindre enn budsjettert pga. langt flere søkere i år enn i fjor. Det er derfor knyttet betydelig usikkerhet til endelig årsresultat men trolig vil det ligge i størrelsesorden 100. I forhold til årsregnskapet kan dette overskuddet avsettes til oppgraderinger av husfasade og utearealer i 2013. Tas til orientering. Vedlikeholdsbehovet legges inn i budsjettet for 2013. V.sak46/12-14: Regional plan for bærekraftig arealpolitikk på høring Vestfold fylkeskommune har sendt ut RPBA på ny høring, med høringsfrist 1. januar 2013. I høringsbrevet skriver VFK følgende: Hovedhensikten med planen er å forenkle og styrke samarbeidet om arealplanleggingen, fremme bærekraftig vekst og ta vare på natur og ressurser i Vestfold. Vedtatt plan avklarer hovedtrekk i et regionalt utbyggingsmønster med rom for lokal utvikling og tilpasning. Planen baseres på enighet mellom planleggingsmyndighetene i Vestfold, og gir grunnlag for effektiv og hensiktsmessig arealplanlegging med færrest mulig konfliktsaker. Det er Viks foreløpige vurderingen at planen er mangelfull på to sentrale områder; fremtidig arealsikring til idrettsanlegg og arbeidet med den generelle folkehelsen. Plandokumentene ligger her. VIK utarbeider en uttalelse innen fristens utløp hvor følgende temaer kommenteres: - Fremtidig arealsikring til idrettsanlegg - Folkehelseproblematikken i Vestfold. - Anleggssituasjonen i Vestfold V.sak47/12-14: Ny struktur på innkalling og protokoll Det foreslås å legge om struktur for både innkalling og protokoller. Følgende struktur foreslås: SakX: Godkjenning av protokoll SakX2: Ordinære styresaker saker disse organiseres med et saksfremlegg, saksbehandlers merknader, styrets behandling og til slutt et vedtak. SakX3 Referatsaker disse splittes i I (inngående), U (utgående), K (kopi) kategorier. Referatsakene nummereres fortløpende gjennom året. 546601v1 Side 4 av 5
SakX4: Orienteringssaker Ny struktur på innkalling og protokoll gjennomføres fra og med neste styremøte (januar 2013). V.sak48/12-14: Møteplan 2013 Det legges opp til samme møtefrekvens i 2013 som i 2012, hvilket innebærer 7 ordinære styremøter. Styremøtene legges normalt til den tredje torsdagen måneden. Styremøtene begynner normalt kl 1800. Følgende møteplan for 2013 vedtas: - 17. januar (Kristin Kloster Aasen inviteres til å delta). - 21. mars - 23. mai - 20. juni (inkl. sommeravslutning) - 22. august - 17. oktober - 12. desember (inkl. juleavslutning). Møteplanen må anses som veiledende og det kan bli endringer av oppsatt dato. V.sak49/12-14: Eventuelt - Arbeidet i anleggsutvalget ble tatt opp blant annet pga. et stort forfall av utvalgsmedlemmene. Flere ei utvalget har etterlyst større fremdrift, og er frustrerte pga. manglende fremdrift. Siden Jan Olav ikke var til stede ønsket man å utsette diskusjonen til neste styremøte og ber om at saken tas opp da. Som en del av forberedelsene blir det en gjennomgang av anleggsutvalgets mandat. - Idrettspolitisk konferanse 9. 10. eller 11. april på Jarlsberg konferansesenter. - Antidopingseminar 13. februar på Jarlsberg konferansesenter. VIK er arrangør sammen med Antidoping Norge og VFK. Med vennlig hilsen Vestfold idrettskrets Rolf Gunnar Haagensen Leder Bjørn Lauritzen Organisasjonssjef 546601v1 Side 5 av 5