INNKALLING TIL EKSTERAORDINÆ RT ÅRSMØTE I INTERESSENTSKAPET OUSTØEN Det innkalles herved til ekstr aor dinært årsmøte i Inter essentskapet Oustøen Ekstraor dinær t årsmøte i IO Til behandling foreligger: Torsdag 19. juni 2008 kl 1730 i låven 1. Godkjennelse av innkallingen, valg av møteleder og valg av 2 medlemmer til å undertegne protokollen sammen med møteleder. 2. Godkjennelse av Styrets forslag 1 3 i innkalling til ekstraordinært årsmøte i, byggesak med finansiering. Se innkalling til ekstraordinært årsmøte OCC samme dag. Vi minner om at det kun er andelshavere i IO som kan stemme. Oslo, 2. juni 2008 Interessentskapet Oustøen Trond Haug Formann Anka Andresen, Hans Jacob Fredriksen, Barry Kirk, Anette Mellbye, Emil Steen Tim Johansen
INNKALLING TIL EKSTERAORDINÆ RT ÅRSMØTE I OUSTØEN COUNTRY CLUB Det innkalles herved til ekstr aor dinært årsmøte i Torsdag 19. juni 2008 kl 1735 i låven Ekstraordinær t årsmøte i Til behandling foreligger: 1. Godkjennelse av innkallingen, valg av møteleder og valg av 2 medlemmer til å tegne protokollen sammen med møteleder. 2. Styret ber om forsamlingens godkjennelse til forslaget om å oppføre et nytt bygg bak låven, ca. 100m2 i grunnflate i to etasjer. I grunnplanet innredes det til en hensiktsmessig varm garasje/verksted for service og vedlikehold av klubbens maskinpark. I annen etasje innredes det fire hybler, bad m/toaletter, oppholdsrom og kjøkken. Samtidig å ominnrede låvens arealer til å kunne oppbevare klubbens maskinpark, innrede garderober og fasiliteter for de ansatte, samt løse behovet for lager, tralleplasser og skap. Se vedlegg 3. Finansiering. Vi minner om at kun aktive seniormedlemmer registrert pr 19. juni 2008 har stemmerett. Ingen har mer enn en stemme og det kan ikke stemmes ved fullmakt. Oslo, 2. juni 2008 Trond Haug Formann (s) Anka Andresen, Hans Jacob Fredriksen, Barry Kirk, Anette Mellbye, Emil Steen (s) (s) (s) (s) (s) Tim Johansen (s)
Ekstraor dinær t årsmøte Oustøen Countr y Club 2008 Styrets beretning Med referanse til Protokoll 2008 for, pkt. 9 og 10 oppnevnte styret en verkstedkomite bestående av følgende medlemmer: Per Andresen, leder Hans Jacob Fredriksen, styrets rep. Morten Bjørnøy, head green keeper Tim Johansen, daglig leder OCC Komiteen ble utstyrt med mandat (se vedlegg 1) og har i vinter og vår gjennomført befaringer til 4 golfklubber i Oslofjordområdet som de siste årene hver har foretatt tilsvarende investeringer. Erfaringene herfra ble vurdert mot egne behov og ønsker og komiteen samlet seg raskt om ønsket verkstedstørrelse på ca. 100m2 oppvarmet, utstyrt med hevebukk, hevebord m.m og et kaldtlager for maskinparken på ca. 200m2. Vasktørk og garderobe, kantine og kontor i tillegg. Mulighet for hybler under et takmøne ga seg i og for seg selv. Ved å lokalisere bygget ved sanddepoet bak hull 4, kunne tilknytning til VVA s vann og avløpsanlegg sikres ved Hestehagan samtidig som tunet ved klubbhuset ville skånes for støy og uro fra hyppig banemaskinferdsel. Anbud for egnet bygg ble innhentet (se vedlegg Landbruksbygg a.s), mens andre entreprenører som ble kontaktet (Skanska, PEAB, Thronrud) hadde mer enn nok å gjøre og avslo. På dette tidspunkt i prosessen ble komiteen kjent med allerede utarbeidete planer for verksted og kaldtlager i låven, tegnet av Ark. Anders Hokholt. I komiteens møte med grunneier kom det for dagen at Hans Oust Heiberg helst så at et nytt bygg ble lokalisert bak låven. Komiteen skiftet så fokus dit, gjenopptok det gamle prospektet, som hadde blitt forkastet av styret noen år tidligere og har i samråd med grunneier og arkitekt utarbeidet et nytt prosjekt som alle, inkludert styret nå går inn for. Altså et nytt, separat varmt verkstedbygg med hybler på toppen, og ombygging av leide arealer i låven som fullt ut tilfredsstiller fremtidige behov for banemannskapets gjøren og laden samt lagring av maskinpart og utstyr m.m. Denne lokaliseringen forhindrer riktig nok VVA tilknytningen som tenkt for opprinnelig lokalisering, men den endrer (les: forverrer) ikke vår nåværende vann og avløpssituasjon. Låven åpnes med to dører på sydsiden (bak) vis a vis verkstedbygget og all maskinferdsel skjer bak låven ikke foran på tunet. Medlemmer benytter låvedøren mot tunet for henting av traller og utstyr til/fra mezzaninet som hittil, mens elektriske traller tenkes oppbevart i det gamle verkstedet i fremtiden. Selskapslokalene i låven, garderrober m.m. forblir intakt, bortsett fra den innvendige døren fra låven til herregarderoben som blir stengt. Styret har innhentet budsjettpriser på dette kombinerte prosjektet, altså et nytt verkstedbygg på ca. 100m2 lokalisert bak låven, men separat fra denne, og det ominnredete arealet i låven. Dett faller rimeligere ut enn en større, ny låve ved sanddepoet. Styret har enstemmig samlet seg om det kombinerte prosjektet og fremmer det for vedtak på ekstraordinært årsmøte i 2. halvdel av juni. Så snart vedtak er fattet vil arkitektskissene bli til målsatte tegninger, byggesøknad sendt kommunen og konkurrerende anbud bli innhentet.
Leieavtale med grunneier. Avtalen av 15. april 1993 løper i 40 år, og utløper 15. april 2033. Der er snaue 25 år fra nå. Avtalen er nært et såkalt bare boat arrangement, hvor leietager selv sysselsetter, vedlikeholder og investerer slik de finner det nødvendig. Dette reflekteres i den årlige leien, som ifølge grunneier ville ha vært en helt annen og et høyere beløp under andre leieforhold. Grunneier er positivt innstilt til prosjektet om klubben skulle vedta det. Ansattes arbeids og boforhold Verkstedslokalene og arbeidsforholdene som våre banearbeidere tilbyes i dag er kummelige og tilfredsstiller ikke dagens krav til helse og sikkerhet. Ved inspeksjon fra ansvarlige myndigheter ville de med stor sannsynlighet bli stengt på dagen. Også med hensyn til oppbevaring, forbruk og utslipp av skadelige/giftige stoffer til luft, vann og natur. Vi kan gjerne si at å fortsette med golfspill på Oustøen til leieperiodens utløp avhenger av tilfredsstillende og godkjente løsninger på de berørte forhold innbefattet boforhold for våre ansatte tatt i betraktning vi holder til på en øy. Gjennom styrets forslag mener vi å kunne slå flere fluer i en smekk! Finansiering Uten anleggsmidler som kan stilles som sikkerhet forlager banker og finansinstitusjoner høy rentefot. OCC s beste aktivum er vår medlemsmasse og under forutsetning av gyldig vedtak i et årsmøte om å inngå en låneavtale kan vi forvente en noe redusert rente. (OCC har i dag et langsiktig lån i DnB Nor til i skrivende stund 9,35% p.a.). Det beste ville i styrets mening være å låne minst mulig og over kortest mulig tid. Styret har budsjettert med overskudd for årets drift og noen vil sikkert hevde at avdrag og renter kan belastes driften? Styret mener det er å foregå begivenhetenes gang i tider med rekordvekst i energipriser og solide kostnadsøkninger over hele linjen. Akutte vedlikeholdsbehov på låvetak og i bygningsmassen har meldt seg i det siste som også må finne sin løsning. Styrets vedlagte forslag vil ikke belaste driften i nevneverdig grad og er samtidig relativt medlemsvennlig. Skulle driften etter hvert vise seg å kunne tåle ekstra belastninger, kan senere årsmøter vurdere å justere summen av særavgiften(e) som må innkreves? Gjennomføring Om dette årsmøtet vedtar forslaget i den form som er forelagt dere mener vi ominnredning av låven kan iverksettes etter sommerferien. Om byggeløyve mottas i oktober etter 3 mnd. behandlingstid kan arbeidene med verksted/garasjebygget påbegynnes i samme måned og være ferdig til bruk våren 2009. Andre investeringsbehov Vann og avløpssituasjonen i klubben er ikke prekær, men bekymringsfull både mht bruk i bygningsmassen og på banen. For bygningsmassens del gjelder det vannkvalitet og avløpssituasjonen. For banen er det mulig knapphet særlig når varmen setter inn som i skrivende stund, uten nedbør! Styret arbeider med å finne gode løsninger og vil komme tilbake til dette så snart vi har noe mer konkret. Trond Haug Formann For Styret
Forslag til innredning av låven Spis/garderobe/kontor Parkering maskiner/kjøretøy + mezzanin 2. Etg traller/skap/lager Uforandret, begge etasjer, traller
Over Ny driftsbygning/garasje verkstedsdel og fasader Under Ny driftsbygning/garasje 2. etg hybler og fasader
Finansiering av ny driftsbygning og ominnreding av låven Alt 1 innbetale hele beløpet med en gang Byggekostnad / Investering 4800000 Medlemmer 770 Pr medlem 6234 Fordelen med denne modellen er at man blir ferdige med innbetaling en gang for alle. Den kan dog synes som en unødvendig hard belastning for medlemmene. Alt 2 Verkstedavgift kr 3000 med forfall i 2008 og resten sammen med kontingenten i 2009 Byggekostnad / Investering pr medlem 6234 Verkstedavgift 2008 3000 Kontingentinnbetaling 2009 3234 Fordelen med denne modellen er at klubben slipper å låne penger. Alt 3 Byggeavgift kr 3000, lånefinansiert resten, som nedbetales over tre år. Styrets anbefalte løsning, Klubben må låne ca 2,5 mill kroner, med totale kostnader på ca 2,9 mill (renter 400 k) kr over 3 år Byggekostnad/ Investering pr medlem 6234 Byggeavgift 2008 3000 3000 Innbetalinger oktober 2009, 2010, 2011 1245 *3 3735 Totalt pr medlem ved lånefinansiert restbeløp i tre år 6735 Alternativ 3 blir ca 500 kr dyrere pr medlem enn alternativ 2