TVERRBAKKEN BORETTSLAG INNHOLDSFORTEGNELSE SAKSLISTE GENERALFORSAMLINGEN DEN 28. MAI 2009 SIDE 1 5 ÅRSMELDING FRA STYRET FOR 2008 SIDE 6 14 REVISJONSBERETNING SIDE 15 ÅRSREGNSKAP FOR 2008 MED NOTER / BUDSJETT 2009 - Årsregnskap 2008 og budsjett 2009 SIDE 16 19 - Noter til årsregnskap 2008 SIDE 20 25 - Opplysninger om selskapet, forsikring mm. note 10 SIDE 24 - Opplysninger om selskapets lån note 11 SIDE 25 - Egenkapital note 12 SIDE 25 BUDSJETTKOMMENTAR FOR 2009 SIDE 26 27 HUSORDENSREGLER (OPPDATERTE) SIDE 28 31 GJELDENDE VEDTEKTER SIDE 32 41 NAVNESEDDEL/FULLMAKT SIDE 42
Side 1 TVERRBAKKEN BORETTSLAG Det innkalles til ordinær generalforsamling i Tverrbakken borettslag. Tid og sted: Torsdag 28. mai 2009 kl 19.00 i fellesrommet. SAKSLISTE 1. Konstituering 1.1 Valg av møteleder 1.2 Valg av sekretær 1.3 Valg av 2 andelseiere til å undertegne protokollen sammen med møtelederen 1.4 Opplysning om antall møtende med stemmerett og antall fullmakter 1.5 Godkjenning av innkalling 1.6 Godkjenning av saksliste 2. Godkjenning av årsoppgjøret 2.1 Godkjenning av årsmelding fra styret 2.2 Godkjenning av årsregnskapet 3. Budsjett 2009 4. Godtgjørelse til styret 5. Andre saker 6. Valg Oslo, den 5. mai 2009 TVERRBAKKEN BORETTSLAG STYRET VEDLAGTE NAVNESEDDEL FYLLES UT OG LEVERES VED INNGANGEN.
Side 2 Styrets innstilling til de saker som skal behandles på borettslagets ordinære generalforsamling den 28. mai 2009: Sak 1: Konstituering Innstilling til de respektive poster blir lagt fram på generalforsamlingen. Sak 2: Godkjenning av årsoppgjøret 2.1 Godkjenning av årsmelding fra styret Årsmelding for 2008 følger vedlagt og anbefales godkjent. 2.2 Godkjenning av årsregnskapet Sak 3: Budsjett 2009 Årsregnskapet og revisjonsberetning for 2008 følger vedlagt. Årsregnskapet for 2008, som viser et underskudd på kr 1 851 501,- anbefales godkjent. Budsjett for 2009 følger vedlagt og anbefales tatt til orientering. Sak 4: Godtgjørelse til styret Forslag vedrørende godtgjørelse for styreperioden fremlegges på generalforsamlingen. Sak 5: Andre saker 5.1 Forslag fra styret om endringer i vedtekter, trenger 2/3 flertall. Som vi spesielt ble klar over i forbindelse med det store vindusprosjektet er det lite hensiktsmessig at det er andelseier som har ansvaret for det ytre vedlikehold av vinduer, slik det står i dagens forskrifter. For det første blir det svært stor forskjell på hvordan de enkelte andelseierne utfører denne vedlikeholdsplikten. For det andre er det ikke spesielt rasjonelt at de enkelte andelseierne skal leie lift for å utføre sin vedlikeholdsplikt på vinduene. Styret foreslår derfor at ansvar for utvendig vedlikehold av vinduene overføres til Borettslaget ved å gjøre de foreslåtte endringer i vedtektenes 5-1 (1) og 5-2 (3) Skader som skyldes vannlekkasjer topper utbetalingene fra forsikringsselskapene med derpå følgende økning av forsikringspremien. Kjøkkenet er overrepresentert når det gjelder hvor slike skader oppstår. Her er det for gamle varmtvannsberedere som er en hyppig årsak til lekkasjene. Også her i Tverrbakken har vi hatt tilfelle av slik type lekkasje, selv om vi generelt sett har en brukbar bra forsikringsskadehistorie. For å unngå nevnte type lekkasjer, vil styret
Side 3 innføre at varmtvannsberedere skal skiftes etter å ha vært i drift i normal brukstid for slike enheter, og fagfolk har fortalt oss at denne ikke bør overstige 25 år. Styret foreslår derfor å føye til den foreslåtte setning til 5-1 (1) HMS (Helse, Miljø og Sikkerhet) forskriftene tilsier at alle inngangsdørene til leilighetene skal være brannsikre dører. Derfor foreslår vi å ha dette eksplisitt uttrykt i vedtektene ved å føye til den foreslåtte setning til 5-1 (2) Slik er de berørte avsnitt i gjeldende vedtekter: 5-1 Andelseiernes vedlikeholdsplikt (1) Den enkelte andelseier skal holde boligen, og andre rom og annet areal som hører boligen til, i forsvarlig stand og vedlikeholde slikt som vinduer, rør, ledninger med tilbehør, varmekabler, inventar, utstyr inklusive vannklosett, varmtvannsbereder og vask, apparater og innvendige flater. Våtrom må brukes og vedlikeholdes slik at lekkasjer unngås. (2) Vedlikeholdet omfatter også nødvendige reparasjoner og utskifting av slikt som rør,, ledninger med tilbehør, varmekabler, inventar, utstyr inklusive slik som vannklosett, varmtvannsbereder og vasker, apparater, tapet, gulvbelegg, vegg-, gulv- og himlingsplater, skillevegger, listverk, skap, benker, innvendige og godkjente ytterdører med karmer og innvendige vinduer og glassflater 5-2 Borettslag. (3) Borettslagets vedlikeholdsplikt omfatter også nødvendig utskifting av vinduer, herunder nødvendig utskifting av termoruter, reparasjon eller utskifting av tak, bjelkelag, bærende veggkonstruksjoner, sluk, samt rør eller ledninger som er bygd inn i bærende konstruksjoner med unntak av varmekabler. I tillegg omfatter Borettslagets vedlikeholdsplikt boligenes sikringsskap med alt innhold samt nødvendig utskifting av brannslukningsapparat og røykvarslere i boligene. Med styrets forslag til endringer blir ordlyden følgende: 5-1 Andelseiernes vedlikeholdsplikt (1) Den enkelte andelseier skal holde boligen, og andre rom og annet areal som hører boligen til, i forsvarlig stand og vedlikeholde slikt som vinduer innvendig, rør, ledninger med tilbehør, varmekabler, inventar, utstyr inklusive vannklosett, varmtvannsbereder og vask, apparater og innvendige flater. Våtrom må brukes og vedlikeholdes slik at lekkasjer unngås. For varmtvannsberedere pålegges andelseierne å skifte ut disse før de blir 25 år gamle. Unnlatelse vil føre til at Borettslaget vil få utskiftingen gjort på andelseierens regning.
Side 4 (2) Vedlikeholdet omfatter også nødvendige reparasjoner og utskifting av slikt som rør,, ledninger med tilbehør, varmekabler, inventar, utstyr inklusive slik som vannklosett, varmtvannsbereder og vasker, apparater, tapet, gulvbelegg, vegg-, gulv- og himlingsplater, skillevegger, listverk, skap, benker, innvendige og godkjente ytterdører med karmer og innvendige vinduer og glassflater. Inngangsdørene til leilighetene skal være godkjente branndører (B30). 5-2 Borettslag. (3) Borettslagets vedlikeholdsplikt omfatter også nødvendig utskifting og ytre vedlikehold av vinduer, herunder nødvendig utskifting av termoruter, reparasjon eller utskifting av tak, bjelkelag, bærende veggkonstruksjoner, sluk, samt rør eller ledninger som er bygd inn i bærende konstruksjoner med unntak av varmekabler. I tillegg omfatter Borettslagets vedlikeholdsplikt boligenes sikringsskap med alt innhold samt nødvendig utskifting av brannslukningsapparat og røykvarslere i boligene. Styrets innstilling til sak 5.1: Generalforsamlingen vedtar styrets forslag til endringer av vedtektene. 5.2 Informasjonssak: Styret har vedtatt endringer av husordensregler I følge våre gjeldende vedtekter er det styrets oppgave og ansvar å endre husordensreglene når det finner det hensiktsmessig. Reglene trenger dermed ikke å godkjennes av generalforsamling. Høsten 2008 reviderte styret våre husordensregler som ble sendt ut på høring sammen med Styret Informerer skrivet som var datert xx.yy.08, med henstilling om eventuelle kommentarer før julemøte. Vi fikk noen mindre kommentarer fra en beboer, som vi tok hensyn til i den versjonen vi vedtok den 7. januar 2009. Det har i mange år kommet klager på støy i forbindelse med at folk pusser opp leilighetene sine. Primært dreier dette seg om boring og sliping i betong vegger, gulv og tak. Som vi alle vet gir dette svært sjenerende støy som uansett utgangspunkt forplanter seg til alle deler av blokka vår. I april i år ble denne problemstillingen spesielt aktualisert, ved at en beboer foretok en svært omfattende rehabilitering av sin leilighet over lengre tid som også innbefattet påskeuken. Både vaktmester og styreleder fikk mange klager, og det kom inn saker fra flere beboere til generalforsamlingen som ønsket aken opp på dette nivå for å finne en løsning. Styret har i samråd med de som meldte inn sakene kommet frem til at dette best gjøres ved å endre husordensreglene på dette punkt. Styret vedtok derfor på sitt styremøte den 21.4.09 en endring til punktet: Ro i leiligheten.
Side 5 FØR endringen var ordlyden: Ro i leiligheten Bråk og støy fra leilighetene må unngås. Det skal i alminnelighet være ro i leilighetene fra kl. 23.00 til kl. 06.00. Høylytt musikk samt bruk av musikkinstrumenter er ikke tillatt før kl. 08.00. Musikkøvelser er ikke tillatt etter kl. 22.00 eller på søn-, hellig- og høytidsdager. Reparasjoner og innredningsarbeid som medfører mye støy, f.eks. boring med drill, banking, sliping og lignende er ikke tillatt på søn-, hellig- og høytidsdager, etter kl. 21.00 på hverdager (mandag til fredag), eller etter kl. 18.00 på lørdager og dager før helligdag. Støy i trapperommene må unngås. Nabovarsel må settes opp på oppslagstavlene før det skal utføres aktiviteter som medfører mye støy (f. eks. oppussing). ETTER endringen er ordlyden: Ro i leiligheten Bråk og støy fra leilighetene må unngås. Det skal i alminnelighet være ro i leilighetene fra kl. 23.00 til kl. 06.00. Høylytt musikk samt bruk av musikkinstrumenter er ikke tillatt før kl. 08.00. Musikkøvelser er ikke tillatt etter kl. 22.00 eller på søn-, hellig- og høytidsdager. Reparasjoner og innredningsarbeid som medfører støy er ikke tillatt på søn-, hellig- og høytidsdager, etter kl. 21.00 på hverdager (mandag til fredag), eller etter kl. 18.00 på lørdager og dager før helligdag. Arbeid som medfører mye støy fra boring, hamring og sliping i betong vegger, tak og gulv må utføres på hverdager, mandag til fredag, mellom kl. 08:00 og 16:00 med verktøy som gir minst mulig støy. Nabovarsel med antatt varighet må settes opp på alle 3 oppslagstavlene (fordi lyden forplanter seg til hele blokka) før det skal utføres aktiviteter som medfører mye støy. Støy i trapperommene må unngås. Sak 6: Valg Valgkomitéens innstilling blir lagt fram på generalforsamlingen. 6.1 Valg av leder. 6.2 Valg av 2 medlemmer til styret. 6.3 Valg av 5 varamedlemmer til styret. 6.4 Valg av valgkomité.
Side 6 TVERRBAKKEN BORETTSLAG ÅRSMELDING Styrets sammensetning etter generalforsamlingen 22.05.2008 Per Tore Jacobsen Leder Tverrbakken 5 Erik Hovelsen nestleder Tverrbakken 3 Astrid Saksen Sekretær Tverrbakken 1 Lizzie Schmidt Styremedlem Tverrbakken 5 Kari Elvestuen Styremedlem Tverrbakken 5 Vararepresentanter Ragnhild Godtland Tverrbakken 3 Tove Mårteig Tverrbakken 1 Kari Gjesteby Tverrbakken 1 Marius Gillesen Tverrbakken 5 Marit S. Wollan Tverrbakken 1 Valgkomite Grethe Ryen Tverrbakken 3 Åse Halvari Tverrbakken 5 Unni Svarstad Tverrbakken 1 Kontaktperson for garasjen Styreleder Kontaktperson for utleie av Fellesrom Grethe Ryen Forsikringskontakt Styreleder Kontakt for trimrom Erik Hovelsen
Side 7 Styrets sammensetning og aktivitet Boligselskapets styre består av 3 kvinner og 2 menn. Styrets leder er mann. Boligselskapet har 3 deltidsansatte, 2 kvinner og 1 mann. Boligselskapet følger likestillingsloven, og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte samt ved nyansettelser. Salg av leiligheter 6 leiligheter har skiftet eier i 2008. Bruksoverlating Vi hadde 1 leilighet på framleie pr. 31.12.2008. Juridiske andelseiere: Boligselskapet hadde pr. 31.12.2008 ingen juridiske andelseiere. Virksomhetens art Selskapet er organisert etter de bestemmelser som følger av loven, og har til formål å drive eiendommen i samråd med og til beste for eierne. Boligselskapet ligger i Oslo kommune. Selskapets organisasjonsnummer er 948 539 101. Det er 73 leiligheter + 1 hybelleilighet i selskapet. Forretningsførsel og revisjon: Forretningsfører er Boligbyggelaget Usbl, Storgt. 49, Oslo. Revisor er BDO Noraudit Oslo DA, Postboks 1704 Vika, 0121 Oslo (besøksadresse: Munkedamsveien 45, Vika Atrium). Arbeidsgiveransvar Styret er ikke kjent med at det skulle være noe rundt selskapets ansettelsesforhold som er i strid med bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Det har ikke vært registrert noen personskade i forbindelse med arbeidet for borettslaget i denne periode. Forsikringer Boligselskapets eiendommer er fullverdi forsikret i If skadeforsikring. Forsikringssum er kr 243 386 700,-. Privat innbo/eiendeler må forsikres ved egen polise Ytre miljø Styret er ikke kjent med at selskapets virksomhet påvirker det ytre miljø utover det som anses som vanlig for et boligselskap.
Side 8 Budsjett Styret har vedtatt budsjett for 2009. Felleskostnadene er oppjustert med 10 % fra 01.01.2009 Økonomi Regnskapet for 2008 er avgitt under forutsetning av fortsatt drift. Årets årsregnskap viser et underskudd på kr. 1 851 501. Disponible midler utgjør ved utløpet av året kr 648 174. For øvrig vises til noter, budsjettkommentarer samt kommentarer under regnskapsbehandling på generalforsamlingen. Boligselskapet hadde pr 1.1.2009 avsatt kr 2 656 016,- på høyrentekonto i USBL. Styret foreslår at underskuddet føres mot egenkapitalen. Det bekreftes i denne sammenheng at alle inntekter og utgifter boligselskapet har, er medtatt i det framlagte årsregnskap. Det har ikke inntrådt forhold etter regnskapsårets slutt som påvirker resultat eller selskapets stilling. Styrets arbeid. Det sittende styret har i perioden hatt 14 styremøter og 4 beboermøter, ett i forbindelse med ordinær generalforsamling, ett i august hvor vi diskuterte vindusutskiftingsprosjektet, ett i september hvor vi gikk gjennom den praktiske gjennomføring av prosjektet, samt et julemøte. Styret arrangerte 2 hagefester i perioden. Dessuten har styret i perioden sendt ut 2 Styret Informerer skriv samt et par andre informasjonsskriv i forbindelse med vindusutskiftingen til beboerne. I perioden er det, i tillegg til ordinært styrehonorar, utbetalt følgende godtgjørelser til styrets medlemmer - Styreleder har fått telefongodtgjørelse på kr 2.727,- - Fellesarrangement/styremiddag for hele styret kr 2,500,- - Deltagelse på USBL seminar for tillitsvalgte i Strømstad Kari Elvestuen og Per Tore Jacobsen kr 9,600,- STYRET HAR JOBBET MED FØLGENDE VIKTIGE SAKER I 2007: Vindu- og maleprosjektet 2008. På høsten 2007 fikk styret kjennskap til at det var 2 beboere som hadde oppdaget råte i vinduene, men vi trodde da det var enkelt-tilfelle som ikke ville få konsekvenser for det planlagte malingsprosjektet og ingen økonomiske konsekvenser av betydning. Vi satte jo likevel i gang en nærmere undersøkelse, og ved inngangen til 2008 visste vi at det dreide seg om et vesentlig større skadeomfang enn antatt, i og med at det viste seg at mange flere vinduer hadde råteskader. Våren 2008 gikk med til en omfattende gjennomgang av tilstanden til alle vinduene i Borettslaget, for å få en total oversikt over hvor omfattende råteskadene var. På nordveggen
Side 9 var det totalt 146 vinduer fra 1994, hvorav 54 var angrepet av råte. Vinduene på soverommene i 2-romsleilighetene på sørveggen, totalt 24 var fra 1979, og av disse var 9 råteskadet. De andre vinduene i blokka ble vurdert å være i bra stand. For begge de råteskadede vindustypene gjaldt det at det var klart de største angrep på vinduene i de 3 øverste etasjene grunnet værbelastning. Selv om vindusprodusentene normalt har en reklamasjonstid på 10 år, oppgir de en normal levetid på 25-30 år, under forutsetning av tilfredsstillende vedlikehold (les maling). Vinduene hos oss var jo 14 år gamle, og vindusfabrikken hevdet, ved første kontakt, at dette måtte skyldes manglende vedlikehold. Det var for så vidt sant siden de ikke var blitt malt på 14 år! Vi mente likevel at det var noe som ikke stemte, og leide inn et profesjonelt firma på sopp- og råteskader. De kunne konstatere at dette klart skyldtes en produksjonsfeil i vindusfabrikkens maleprosess, og skrev en knusende rapport som vi sendte dem. Etter en del forhandlinger endte det med at vi fikk kjøpt nye vinduer til sterkt rabatterte (40-50% avslag) priser. Vi engasjerte USBL til å stå for anbudsinnhenting og byggeledelse. Etter å ha skrevet anbudsforespørselen/spesifikasjonen på maling av alt utvendig treverk og vindusutskiftingen, ble den sendt ut til 3 entreprenører som sendte inn sine tilbud på jobben. Vi hadde da tatt høyde for i beskrivelsen begge de nedenfor omtalte løsningene. Når det gjaldt vinduene i 2-romsleilighetene, var beslutningen om å skifte alle 24 vinduene ikke spesielt vanskelig, siden alderen viste at de var på slutten av sin normale levetid. Å treffe en beslutning om å skifte vinduer på nordveggen var derimot krevende. Vi hadde i praksis 2 løsninger som ble vurdert seriøst. Den ene var å skifte bare de vinduene som var råteskadet og behandle de resterende på en måte slik at det ikke kunne utvikles sopp eller råteskader. Det andre var å skifte alle vinduene på nordveggen. For styret var det vanskelig å velge mellom disse 2 løsningene. Prisforskjellen var på ca 350.000,-kr. Som kjent besluttet vi å skifte alle vinduene på nordveggen. Tilbudene fra entreprenørene ble tilpasset vår beslutning, og vi valgte så den billigste entreprenøren. Prosjektet ble så igangsatt og vi hadde en hektisk byggeperiode på 2-3 måneder. Vi greide å bli ferdige like før jul, som var ifølge planen. Årlig oppdatering av BEVAR-avtalen Som kjent har vi inngått en såkalt BEVAR-avtale med USBL. Denne innebærer at det i 2007 ble utarbeidet en 10 års vedlikeholdsplan for blokka vår, med kostnadsoversikt for de spesifiserte tiltakene. Denne blir oppdatert en gang i året ved at det foretas en befaring av bygget. Slik oppdages eventuelle nye tiltak som bør inn i planen, samt at man gjennomgår status på de vedlikeholdsoppgaver som var planlagt utført i perioden. På basis av dette oppdateres vedlikeholdsplanen for nye 10 år. Den årlige befaringen i 2008 var på høsten, og vi skulle akkurat starte med utførelse av den største, og i praksis den eneste aktivitet, som var planlagt for 2008, nemlig maling av alle utvendig treverk. (Da planen ble laget på høsten 2007 visste man svært lite om råteskadene på vinduene, og dette var derfor ikke tatt inn i planen). Den reviderte, oppdaterte planen for de neste 10 år viste derfor lite endringer og heller ikke kostnadsrammen. Det ble konstatert at vi er et godt vedlikeholdt Borettslag. Start-hjelp HMS For å få vårt arbeid med Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS) inn i ordnede og forskriftsmessige former inngikk vi en avtale med USBL om et prosjekt hvor de skulle hjelpe og veilede oss.
Side 10 Det primære var å få etablert rutiner og regler og satt dem i sitt system, slik at vi selv kunne følge opp arbeidet videre. Start-hjelp prosjektet starter tidlig i 2009. Forslag om endring i vedtekter Vindusprosjektet viste oss tydelig hvor lite hensiktsmessig det er at andelseierne har ansvaret for utvendig vedlikehold av alle vinduer, slik dagens vedtekter tilsier. For det første er det jo svært ulikt hvordan andelseierne skjøtter sitt vedlikeholdsansvar og for det andre er det lite hensiktsmessig at andelseierne må leie lift for å gjøre slikt vedlikehold! I forbindelse med vindusprosjektet bestemte vi derfor at vi skulle male alt utvendig treverk på blokka som del av prosjektet. På denne bakgrunn vil vi foreslå en vedtektsendring ved neste generalforsamling som gir borettslaget ansvar for utvendig vedlikehold av vinduene. Vi vil også foreslå et par andre endringer i vedtektene: - Av HMS forskriftene fremgår det at man må ha brannsikre inngangsdører til leilighetene (såkalte B30 dører). Vi ønsker derfor å vedtektsfeste dette. - Vannlekkasjer er blant de forsikringsskadene som gir de hyppigste og største skadeerstatningene, med derpå følgende økninger i forsikringspremien. Kjøkkenet er overrepresentert når det gjelder skadested for slike vannlekkasjeskader. Varmtvannsberederne som de fleste av oss i Tverrbakken har i kjøkkenet, er en enhet som er ofte årsak til slike lekkasjer når de blir gamle og går ut på dato. Som et preventivt tiltak vil vi derfor vedtektsfeste at slike benkeberedere skal skiftes når de blir 20 år gamle. Denne levetiden har vi fått oppgitt som normal for slike beredere. Nye husordensregler Etter å ha gått gjennom Informasjonshåndboken vår, fant vi ut at det var flere ting som sto i husordensreglene som med fordel kunne flyttes til informasjonsdelen. Husordensreglene er jo en del av vedtektene, og er derfor et juridisk dokument. Derfor hadde vi som hovedfokus ved omarbeidingen av husordensreglene at vi der skulle samle alle de ting som kunne få betydning for boforholdet. Sagt på en annen måte ville vi der samle alle de regler, som hvis de ble brutt, kunne få konsekvenser for boforholdet. Da de nye vedtektene trådte i kraft 1.8.2005 ble det styrets ansvar å utarbeide og vedta husordensregler, som da ikke lenger trengte å bli godkjent av generalforsamlingen. Likevel valgte vi å sende de nye husordensreglene som vi utarbeidet ut på høring til beboerne, med ønske om kommentarer og tilbakemeldinger før julemøte. Det kom en et par kommentarer fra en beboer, som ble tatt til følge. De nye husordensreglene ble deretter vedtatt i styret 7. januar 2009. Når det gjelder den tilhørende omarbeidelsen av informasjonsdelen i Informasjonshåndboken ble den satt i gang og vil fortsette inn i 2009. Ny serviceavtale for heisene Ved å gå inn på en 3-årsavtale med vår serviceleverandør på heisene, KONE, fikk vi redusert prisen med 20% med samme servicenivå og tjenester som før.
Side 11 Asfalt nedkjørselen til garasjene Vi bestilte høsten 2008 tre asfaltarbeider/reparasjoner: - Asfaltering av nedkjørselen til garasjene. Asfalten var nemlig begynt å sprekke opp så mye enkelte steder at det var fare for at varmekablene kunne bli ødelagt. Dessuten ville det jo se vesentlig penere ut med et nytt asfaltdekke. Dette ble utført om høsten. - I den øverste garasjen var det en del garasjeplasser hvor det samlet seg mye vann i spesielle fuktige værtyper. Det kom av at det ikke var helning fra disse ut i midtgangen. Derfor skulle det legges på ekstra asfalt på disse plassene slik at det ble helning ut mot midtgangen. Dette ble ikke gjort før i begynnelsen av 2009. - Endelig ville vi lage et nytt platå i asfalt foran papircontainertilbygget i stedet for det eksisterende, for å få en mer helhetlig løsning. Dette ble ikke realisert før vinteren kom, slik at det blir gjort våren 2009. Belysning av gangveien til parkeringsplassen Selv om vi hadde satt planene for opprusting av uteområdet/hagen på vent, i forbindelsen med male- og vindusprosjektet, valgte vi å følge opp vaktmesterens forslag om å sette opp belysning langs gangveien ned til gjesteparkeringsplassen. På hageplanen som vi har fått utarbeidet vil denne vegen bli beholdt slik den er nå, med behov for belysning, både for nytte og for å lyse opp i hagen på mørke kvelder. Det ble derfor valgt en løsning med 3 master med doble lamper, som hadde en relativt beskjeden kostnad, fordi vaktmesteren sto for legging av kabel og for å støpe fundamenter for mastene. Det har vært bare positive tilbakemeldinger. Ny web-side En av våre beboere kom med ideen om at det vel var på tide at vi fikk vår egen web-side for Tverrbakken Borettslag. Han tilbød også å lage/designe den for oss og å være webmaster. Det eneste vi skulle gjøre, var å supplere ham med stoff som vi ønsket å ha på web-siden vår. Dette tilbudet takket vi naturligvis ja til med en gang. Vi var også så heldige at vi allerede hadde fått reservert navnet (det såkalte domenet) på forhånd, slik at vår nye web-side nås med: http://www.tverrbakken.no Dere oppfordres til å gå inn på siden, og vi er naturligvis interessert i kommentarer både med ris og ros. Forslag til endringer og eventuell annen informasjon som vi burde ha på siden er også velkomne. Kontakt en i styret eller webmaster. Styret vil legge all informasjon som sendes ut til beboerne ut på web-siden slik at den hele tiden holder seg aktuell. Nabotreff Nabotreffene som Gunvor Hoogerwerf og Gunvor Hansen startet høsten 2006 er fortsatt en suksess, og 12-15 voksne personer, primært damer så langt, hygger seg på disse arrangementene.
Side 12 Vi har fått fjernet dørtersklene på inngangsdørene til kjellergangene for å lette adkomsten gjennom disse. Ta vare på prosjektet Tverrbakken servicetelefon, med telefonnummer 97507077 ble etablert 1.1.2007 som et ledd i arbeidet med å skape et sikrere og tryggere boforhold i Tverrbakken. Den er betjent alle dager, hele dagen. I 2008 kom det 2-3 henvendelser på Tverrbakkens servicetelefon. Styret er overbevist om at det er større behov for servicetelefonens tjenester enn dette, og oppfordrer beboerne til ikke å nøle med å gjøre bruk av disse. Ved å ringe dette telefonnummeret, kan du få hjelp til akutte behov for innkjøp av nødvendig mat eller medisiner hvis du er alene og syk, eller hvis du er alene med sykt barn eller familiemedlem som du ikke kan gå fra. Du kan regne med å få hjelp, om ikke øyeblikkelig, så i hvert fall i løpet av noen timer. I 2008 kjøpte vi et nøkkelskap, som vi informerte om i Styret Informerer skriv. Hittil har vi fått inn nøkler fra 5-6 beboere. Det kan oppstå nødssituasjoner der det vil være viktig å kontakte pårørende eller nære venner, som har nøkkel til leiligheten. Imidlertid er det ikke alle som har familie og/eller venner i nærheten. Styret har derfor anskaffet en nøkkelsafe som kun styreleder og vaktmester har adgang til. Her kan de beboerne som ønsker det, få oppbevare et sett nøkler til egen leilighet. Samtidig vil vi sterkt få understreke at tiltakene ikke er ment som erstatning for, men eventuelt som et supplement til, ordninger som er i gang og som fungerer godt for den enkelte. Vi oppfordrer selvsagt fortsatt til alle initiativ som kan bidra til gode naboforhold og gjensidig hjelpsomhet. Hagefester Tradisjonen tro arrangerte vi også i 2008 arrangert 2 hagefester, en ved St. Hans tider og en høstfest. Styret bød på grillmat og drikke. Dette er et ledd i styrets bestrebelser på å forbedre det sosiale miljø og fellesskap i Borettslaget. Antall beboere som deltar på festene er økende, så det ser ut til at tiltaket er populært. Dette tar vi som et tegn på at vi har greid å bidra til å lage et bedre sosialt miljø i Borettslaget. Vaktmesterrunde Styret ønsker å fortsette med vaktmester-runden. Vi mener selv at dette er en særdeles nyttig ordning, for både beboerne og styret. Bortsett fra en beboer, er det ingen som har gitt annet enn positive tilbakemeldinger til vaktmester og styret. Arbeidet ble startet på slutten av året og det vil gå et par måneder i 2009 før vaktmesteren har vært gjennom alle leilighetene. Oppmerksomhet når andelseiere fyller mange og runde år Styret vedtok i 2005 at vi skulle sende en blomsterbukett til alle andelseiere som fyller 70 år eller mer på runde tall. I 2008 fikk 3 jubilanter en slik blomsterhilsen.
Side 13 Innbrudd Kunstfotografiene som pryder våre vestibyler ble stjålet fra en oppgang i 2008. Siden våre videokameraer ikke dekker området inne i vestibylen, fant vi aldri hvem som hadde stjålet dem. Vi bestilte nye som er hengt opp. Vi har dessuten hatt et par innbrudd i garasjene, som er anmeldt, uten store ødeleggelser. Anmeldelsene ble som vanlig besvart med, henlegges p.g.a bevisets stilling eller ressursmangel. Forsikringssaker Vi hadde ingen store forsikringssaker i 2008 Diskusjon om fibernett til Tverrbakken Styret har begynt arbeidet med å finne alternative løsninger for kabel-tv systemet for Borettslaget, den dagen GET ikke vil/kan sende analoge TV-signaler, som er den kollektive basisløsningen vi har i dag. Det er ikke noe som haster, og vi har alltid alternativet med å gå kollektivt videre med GET på deres alternative digitale løsning. Vi har imidlertid begynt å se på mer fremtidsrettede løsninger, som nesten uten unntak er basert på at det legges en såkalt fiberkabel inn til blokka vår. Den vanligste løsningen er da at man binder seg til den nye leverandøren for 5 år, så det er viktig å velge den rette. Denne teknikken er fremdeles såpass ny at det ikke har etablert seg noen leverandører som er klart markedsledende. Vaktmestertjenesete, renhold og miljø Borettslaget har en vaktmester ansatt på deltid, Per Leonhardsen. Hans stillingsprosent ble øket til 50%. Han bor med sin familie i borettslaget. Han kan nås på telefon 95123427. Borettslaget hadde i 2008 i tillegg 2 personer deltidsansatt for renhold av de 3 vestibylene, trimrommet og styrerommet i borettslaget. Fellesrommet Fellesrommet blir fremdeles flittig brukt av beboerne til ulike private arrangement og som overnattingsrom for gjester. Vi fikk byttet ut en del av lenestolene med nye og i et større antall. Dessuten fikk vi en liten sofa i samme stil. Vi besluttet også å skifte ut sovesofaen som vel hadde sett sine beste dager. Den nye sofaen blir installert i begynnelsen av 2009 Trimrommet Også i 2008 var det en god del beboere som abonnerte på trimrommet og forhåpentligvis brukte det. Det er imidlertid sikkert plass til flere!
Side 14 Redegjørelse for det økonomiske resultat og budsjett for 2009 I 2007 prioriterte vi å styrke beholdningen av disponible midler, reservekapital, med kr 100.000 uten å øke husleien det året. Det ble derfor ikke budsjettert med, og heller ikke utført, større vedlikeholdsarbeider i 2007. Budsjettet for 2007 ble godt og vel overholdt, og vi kunne konstatere at vi gikk inn i 2008 med en styrking av reservekapitalen på ca 125.000,-kr. Med tanke på fremtidig vedlikehold av blokka, fikk vi i 2007 utarbeidet en vedlikeholdsplan som går over 10 år, den såkalte BEVAR-avtalen, i regi av USBL. Ifølge denne planen var det for året 2008 prioritert å få malt vinduer og andre treflater utvendig, spesielt på nordsiden mot Tverrbakken, på øst- og vestveggen, samt i underetasjen. Dette malingsarbeidet ble budsjettert med ca. 175.000 kroner. Selv om vi sommeren 2007 fikk melding fra et par beboere om at det var oppdaget råteskader på vinduer mot nord, trodde vi at dette var enkelt-tilfelle som ikke ville medføre vesentlige ekstra utgifter som ville påvirke vedlikeholdskostnadene i 2008. De generelle driftsutgiftene økte imidlertid med ca.100.000 kroner, slik at det var nødvendig å øke husleien med 10 % fra 1.1.2008 for å oppnå et 0-budsjett. Nærmere undersøkelser senhøstes 2007 og i begynnelsen av 2008 viste imidlertid at det var vesentlige råteskader på vinduene fra 1994 på nordsiden og soveromsvinduene i 2- romsleilighetene på balkongsiden. Som vi informerte om på flere måter, endte dette opp i et vindusutskiftning- og maleprosjekt med en kostnadsramme på 2,5 millioner kroner. Vi tok derfor opp et lån på denne summen til en flytende rente, som da var på 7,5 %, i USBL med nedbetalingstid på 10 år. Dette er et serielån, og utgiftene til renter og avdrag for dette lånet i 2009 ble derfor beregnet til ca. 430.000 kroner. Heldigvis ble dette prosjektet utført på slutten av året, slik at vi slapp å betale vesentlige finansutgifter (renter og avdrag) på dette lånet i 2008. Selv om vi stoppet ekstra-avdragene på balkonglånet i Husbanken på kr 140.000,- per år, var det dessverre nødvendig med en økning av husleien på 10% fra 1.1.2009 for å komme budsjettmessig i balanse for 2009. Selv om prosjektet ble utført til fast pris, vil det alltid være usikkerheter knyttet til de totale kostnader for et såpass stort og relativt komplisert prosjekt. Etter å ha forsikret oss om at alle utgiftene knyttet til dette prosjektet ble kostnadsført på 2008, kan vi av regnskapet for 2008 se at vi lyktes ganske godt, og glede oss over en ytterligere styrking av reservekapitalen (disponible midler). Oslo, den 27. april 2009 Kari Elvestuen /s/ Lizzie Schmidt /s/ Erik Hovelsen /s/ Astrid Saksen /s/ Per Tore Jacobsen /s/
Side 15
Side 16 Note - Disponible midler Informasjon om årsregnskapet. Borettslagets årsregnskap er satt opp i samsvar med regnskapsloven, forskrift om årsregnskap og årsberetning for borettslag, samt god regnskapsskikk. Regnskapsloven stiller strenge krav til hvordan et regnskap skal føres og presenteres. I tillegg krever forskriften om årsregnskap og årsberetning i borettslag at man må gi mer informasjon. Dette innebærer blant annet at man må gi informasjon i form av noter, og utarbeide en oversikt over de disponible midlene i årsregnskapet. Det vil også være informasjon om borettslagets økonomi i styrets årsmelding. Årsregnskapet gir imidlertid ikke en fullstendig oversikt over borettslagets disponible midler ved årsskiftet. I resultatregnskapet presenteres det en oversikt over borettslagets inntekter og kostnader. Det regnskapsmessige overskuddet tar ikke hensyn til en del viktige økonomiske forhold som påvirker borettslagets disponible midler. Dette gjelder for eksempel avskrivinger, opptak og avdrag på lån, samt kjøp og salg av anleggsmidler. Borettslagets disponible midler er de økonomiske midlene som borettslaget har til rådighet, og de defineres som omløpsmidler fratrukket kortsiktig gjeld. Størrelsen på de disponible midlene kan blant annet benyttes til å vurdere om det er nødvendig å endre størrelsen på innkrevde felleskostnader som den enkelte beboer betaler, og om det er behov for å ta opp lån eller om det er mulighet til å betale ned ekstra på eksisterende gjeld. Regnskap 2008 Regnskap 2007 A. Disponible midler IB 421 864 294 674 B. Endringer disponible midler Årets resultat -1 851 501 491 591 Opptak/avdrag langsiktig gjeld 2 077 811-364 401 B. Årets endring disponible midler 226 310 127 190 C. Disponible midler UB 648 174 421 864
Side 17 Note Regnskap 2008 Regnskap 2007 Budsjett 2008 Budsjett 2009 Driftsinntekter Innkrevde felleskostnader 1 2 142 766 1 965 922 2 165 000 2 381 000 Andre driftsinntekter 2 3 935 0 0 0 Sum driftsinntekter 2 146 701 1 965 922 2 165 000 2 381 000 Driftskostnader Personalkostnader 3 287 132 216 605 231 000 301 000 Styrehonorar 64 000 62 000 64 000 66 000 Revisjonshonorar 4 6 195 5 363 6 000 6 000 Forretningsførerhonorar 100 241 98 313 99 000 105 000 Andre honorarer 5 227 588 66 102 45 000 46 000 Kontingent Usbl 12 775 12 775 13 000 16 000 Forsikringspremier 114 329 105 004 128 000 126 000 Energikostnader 178 553 129 495 154 000 162 000 Kommunale avgifter 233 262 185 239 216 000 225 000 Andre driftskostnader eiendom 6 165 105 91 705 160 000 164 000 Driftskostnader administrasjon 7 21 244 14 679 25 000 25 000 Reparasjoner og vedlikehold 8 2 370 654 231 123 390 000 210 000 Andre kostnader 9 24 039 27 295 25 000 25 000 Sum driftskostnader 3 805 116 1 245 697 1 556 000 1 477 000 Driftsresultat -1 658 416 720 225 609 000 904 000 Finansposter Renteinntekter 57 036 10 049 7 000 7 000 Rentekostnader -250 120-238 683-232 000-403 000 Netto finansposter -193 085-228 634-225 000-396 000 Årets resultat -1 851 501 491 591 384 000 508 000 Overføringer og disponeringer Overført annen egenkapital -1 851 501 491 591 0 0 SUM OVERFØRINGER -1 851 501 491 591 0 0
Side 18 Note 2008 2007 EIENDELER Anleggsmidler Varige driftsmidler Bygninger 10 8 521 070 8 521 070 Sum anleggsmidler 8 521 070 8 521 070 Omløpsmidler Fordringer Restanser felleskostnader 6 544 1 999 Kundefordringer 900 0 Fordringer på Usbl 2 661 403 477 882 Andre kortsiktige fordringer 215 904 176 924 Bankinnskudd og kontanter Kontanter 5 000 14 027 Sum omløpsmidler 2 889 752 670 831 SUM EIENDELER 11 410 821 9 191 901
Note 2008 2007 EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Innskutt egenkapital Andelskapital 7 300 7 300 Sum innskutt egenkapital 7 300 7 300 Opptjent egenkapital Annen egenkapital -1 141 012 710 489 Sum opptjent egenkapital -1 141 012 710 489 Sum egenkapital 12-1 133 712 717 789 Gjeld Langsiktig gjeld Pantegjeld 11 7 883 756 5 805 945 Innskuddskapital 2 419 200 2 419 200 Sum langsiktig gjeld 10 302 956 8 225 145 Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld 1 932 578 137 514 Skyldig off. myndigheter 17 866 2 363 Annen kortsiktig gjeld 291 133 109 090 Sum kortsiktig gjeld 2 241 577 248 967 Sum gjeld 12 544 533 8 474 112 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 11 410 821 9 191 901 Pantstillelser 10 10 302 956 8 225 145 Oslo 31.12.08 Boligbyggelaget Usbl Lillevi Hopstad /s/ Autorisert regnskapsførerselskap Faglig leder/regnskapssjef Oslo, 27. april 2009 Per Tore Jacobsen /s/ Leder Side 19 Erik Hovelsen /s/ Nestleder Astrid Hildegunn Saksen /s/ Styremedlem Lizzie Schmidt /s/ Styremedlem Kari Elvestuen /s/ Styremedlem