Karmøy kommune 2006
«Kaffepause hele tida» Open Space er en møte-/konferanse-/arbeidsform som tar sikte på å gi deltakerne optimal mulighet til å medvirke faglig. Møteformen fremmer deltakernes likeverdighet og genuint engasjement, og alle som deltar har hver for seg ansvar for at resultatet av samlingen blir opitmal. Open Space ble utviklet av Harrison Owen som konstaterte at det var i kaffepausene på konferansene at engasjementet blant deltakerne var størst. Han ønsket seg en konferanseform der det var «kreativ kaffepause» hele dagen. Det forekommer ingen foredrag eller innledninger. Hele konferansen dreier seg om de erfaringene, ideene, tankene og spørsmåla som deltakerne bringer med seg inn i det «åpne rommet». Det gis anledning til å gi en kort orientering om bakgrunnen for arrangementet under det innledende plenumssamværet og dessuten bør rammene for temaet framgå av invitasjonen. Det er også mulig å dele ut et ark som eks. består av deltakerlista og en kort orientering om temaet. Har en god tid (for eksempel flere dager), kan det legges inn ei økt med faglig oppdatering i forkant av Open Space-seansen. Under arrangementet kan temaet presenteres for eksempel med en powerpoint-presentasjon som står og går for seg selv og/eller et bord med relevant litteratur. Hvordan Open Space fungerer Open Space åpner med ei plenumsøkt der alle deltakerne sitter i en stor ring (evt. flere ringer inni hverandre). Det skal ikke finnes bord (å gjemme seg bak). Arrangøren ønsker velkommen og sier evt. noen få ord om temaet/hensikten med arrangementet. Tilretteleggerne tar over og gir en inngående orientering om arbeidsmåten. Som avslutning av plenumsøkta, får alle deltakerne som ønsker det anmelde de spørsmåla de ønsker å diskutere i løpet av konferansen (innenfor rammene av temaet). Deltakerne kommer fram en og en og skriver sitt spørsmål (problemstilling) på et ark. Dette lese høyt av deltakeren selv eller av tilretteleggerne. Den som har tatt opp spørsmålet, blir «initiativtaker» og har ansvar for å få i gang diskusjonen om dette i ei gruppe. Initiativtakerne plasserer sitt spørsmål på «mar-
Øverst til venstre: Deltakerne melder opp temaer ved å skrive sine spørmål på ark. Over til venstre: Etterpå henges temaene opp på «markedsplassen». Over til høyre vises «markedsplassen» skjematisk. Nederst: Ei gruppe i aktivitet. kedsplassen», med en kombinasjon av tid (valg mellom ulike arbeidsøkter) og sted (et gruppenummer). Disse delene av konferansen tar om lag en time. Videre i programmet inngår et antall gruppeøkter. Gruppeøktene kan vare fra 30 minutter til en drøy time. Deltakerne velger fritt fra markedsplassen hvilke spørsmål de vil være med på å diskutere i hver av de aktuelle øktene og går til den gruppa hvor respektive spørsmål skal drøftes. I utgangspunktet settes det opp grupper à 5-8 stoler i ring uten bord, slik at det er plass til godt og vel alle deltakerne i disse gruppene. Det bør finnes noen stoler ekstra i beredskap, slik at gruppene lett kan utvides. Det er ingen begrensninger på gruppestørrelsen, men det går godt an at ei stor gruppe deler seg i to eller flere små. For å få optimal diskusjon i gruppene, er det gjerne en fordel at de ikke blir større enn 8-10 personer. Det er en fordel om også smågruppene kan plasseres i det samme rommet, men det er også
mulig å bruke grupperom eller andre lokaler. Også smågruppene organiseres i ringer uten bord. Initiativtakerne er egentlig ikke gruppeledere, men har ansvar for å få diskusjonen i gang og sørge for at en person i gruppa skriver et referat (momenter) på rapportarket. Til hver gruppe finnes det ei mappe med rapportark, tusj og et ark med tips for at gruppene skal fungere best mulig. Gruppene sørger selv for å starte og slutte i hht. prinsippene for Open Space (se neste side). Det er ikke noe problem om det bare blir en person (initiativtakeren) som velger ei gruppe. Da kan vedkommende sitte alene og reflektere over temaet. Eller gå til ei annen gruppe. Hvis initiativtakeren går, er det en fordel om det legges igjen en lapp med hvor vedkommende er, i tilfelle det kommer noen til gruppa etter ei stund. Fra alle gruppene skal det skrives en rapport på eget Over: «Rapportveggen» skjematisk, nederst: Et eksempel på «rapportvegg rapportark. Disse henges opp på «Rapportveggen». Etter gruppeøktene, samles alle til et avsluttende plenum. Mens dette foregår, kopieres alle rapportene opp til alle deltakerne. Her gjentas litt omkring hensikten med konferansen. Deltakerne får anledning til å si litt om hva de har snakket om i gruppene. Deretter får deltakerne anledning til å si litt om hva de har fått ut av seansen. Arrangøren får mulighet til å si litt om «hva nå?», hva resultatene av konferansen er tenkt brukt til, hvilke forventninger en har til deltakerne etter konferansen og hvilke forventninger deltakerne kan ha til arrangøren.
Fire prinsipper og en regel Open Space bygger på fire «vedtatte sannheter» og en hovedregel. Hovedregelen er: «Bruk føttene». Det betyr at dersom du under konferansens gang oppdager at du er i en situasjon hvor du verken mottar noe eller har noe å gi, har du ansvar for (plikt/anledning til) å bevege deg til et annet sted. Det kan være til ei annen gruppe som diskuterer noe du antar kan være interessant, til kaffe-anretningen eller ut i sola. Kanskje treffer du andre som sviver litt rundt og som det kan være givende å utveksle synspunkter med. De fire prinsippene er: Vi som er her, er de rette personene - løsningen finnes i rommet, de som har det nødvendige engasjementet er her, det nytter lite å være opptatt av de som ikke ønsket eller kunne komme Det som skjer, er det som kunne skje - holder fokus på best mulig innsats i nuet og at det hjelper lite å være opptatt av hva vi skulle gjort dersom bare Det starter når tida er der - kreativitet kan ikke styres Når det er slutt, er det slutt - påminning om at alt har en slutt, men at vi ikke kan vite på forhånd hvor lang tid engasjementet vil vare diskusjonen kan bli både lengre og kortere enn anvist De fire prinsippene og hovedregelen kan med fordel henges opp på store plakater i lokalet.
Eksempel på tidsplan med tre gruppeøkter 09.00-10.00 Innledende plenumsøkt 10.00.11.00 Gruppeøkt 1 11.00-11.30 Lunsj 11.30-12.30 Gruppeøkt 2 12.30-13.30 Gruppeøkt 3 13.30-14.30 Avsluttende plenumsøkt Konferanser over flere dager prioritere og konkretisere Open Space kommer demonstrerer sin stryke som arbeidsform når en har satt av godt med tid. Gjennomføringen som er skissert ovenfor kan da anses som første runde. Den kan bestå i å få fram et antall ideer eller innfallsvinkler til en problemstilling. Når denne delen er sluttført, kan neste steg eksempelvis være å prioritere hvilke ideer en skal jobbe videre med. Det kan skje ved at deltakerne får gi poeng til de ulike bidraga (for eksempel For- og etterarbeid De som gjennomfører Open Space omtales her som tilretteleggere. Det kan være en eller to personer som har lært seg å bruke redskapet. I noen tilfeller er tilretteleggerne også arrangører, i andre tilfeller gjør de dette på vegne av andre. I modellen inngår et formøte i god tid før gjennomføringen, der formålet og temaet for konferansen drøftes inngående. ved de rapportene en synes er viktigst i den videre prosessen). Eller rett og slett ved at deltakerne inviteres til å melde opp ideer som har framkommet i første runde som nye temaer. Neste runde kan så eksempelvis bestå i at en konkretiserer ideene ved å svare på når, hvor, hvordan, hvem osv. På denne måten kan Open Space-møtet resultere i en ferdig handlingsplan hvis forholdene ligger til rette for det. Det bør kort kunne formuleres en hensikt med konferansen. En bør altså på forhånd ha en oppfatning om hva en kan få ut av den, og helst også hva som vil skje i etterkant. På samme måten er det meningen at en hver gang skal ha et ettermøte hvor arrangør og tilretteleggere drøfter resultatet og videre framdrift.
Når egner Open Space seg best? Hovedpoenget med Open Space er å skape deltakelse og likeverdighet. Formen egner seg ikke så godt når det er noen som har kunnskap og andre som skal motta. Men når en antar at alle har noe å bidra med, er det en kraftfull måte å distribuere ansvar for det felles resultatet. Metoden egner seg best til drøfting av komplekse temaer, der det er mange innfallsvinkler eller tenkelige løsninger. Open Space er siden 1983 tatt i bruk i et hundretall land over hele verden. Det finnes positive erfaringer med bruk av modellen i forsamlinger fra fem til 2000 deltakere. Vi har selv brukt den i forsamlinger på fra 10 til 150 personer. Formen viser seg å fungere godt også med relatvit unge deltakere (i alle fall ned til 12 års alder), men erfaringen er at de aller yngste kan ha nytte av noe grundigere forberedelser. Vi brukte eksempelvis metoden til en stor temadag om psykisk helse for ungdsomsskoleelever. Det fungerte i det alt vesentlige bra, men begrensningene i arbeidsformen illustreres av at ei gruppe ble sittende å diskutere scizofreni uten at noen i gruppa egentlig hadde noen peiling på hva det innebær. Open Space egner seg definitivt ikke når det er viktig å styre utkommet av et møte eller en konferanse. Dersom ledelsen har tilhensikt å lede forsamlingen fra punkt A til punkt Å, er dette en helt ubrukelig møteform. Metoden forutsetter at en våger å stole på deltakernes kompetanse, engasjement og ønske om å komme fram til et optimalt resultat. Open Space er et selvorganiserende system, så det egner seg dårlig i sammenhenger hvor en ikke stoler på at deltakerne er tilstrekkelig motivert til å delta. Til gjengjeld er metoden i seg selv sterkt motiverende og kan bidra til å lokke fram engasjement hos personer som i andre sammenhenger har vanskeligere for å medvirke.
En del som (kanskje) må forberedes, ordnes og skaffes Formulering av tema, formål mv. (kan ned fordel skrives på en stor plakat) Egnet lokaliteter (fortrinnsvis med plass til både den store ringen og et nødvendig antall grupper i samme salen) Deltakerliste Navneskilt (kan bruke eks. etiketter som deltakerne kan klistre på skjorta) Invitasjoner Forhåndsinformasjon til deltakerne Kontakt med mediene (dette er visuell aktivitet som egner seg godt som mediestoff) Store plakater med hensikten med arrangementet de fire prinsippene hovedregelen «markedsplassen» «rapportvegg» Referatark, tips til gruppene Forside til rapporter Gruppeledermapper, tusjer, farga ark, post it-lapper Dobbeltsidig tape/ maskeringstape Skjøteledninger/ fordelere Hensiktsmessig servering (brus, kaffe, te, frukt, kjeks/ kaker/snacks...) Lunsjmat Rett før konferansen Henge opp plakater Pynte Sette opp stoler Sette opp bord til ulike funksjoner Registrere deltakere, dele ut materiell/navneskilt ved ankomst Sette fram forfriskninger (frukt, kaffe/te, brus, snacs ) Mot slutten av konferansen Kopiere opp alle rapportene til alle deltakerne (under avsluttende plenumsøkt) Etter konferasen Rydding Mer informasjon om Open space http://www. openspaceconsulting.com/