Møteinnkalling Kontrollutvalget Råde Møtested: Råde rådhus, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: 06.06.2011 kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon 41471166 eller på e- post: akfp@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Råde, 27.05 2011 Kontrollutvalget Rådes møte 06.06.2011 Sakliste PS 11/11 Godkjenning av protokoll fra møtet 09.05 2011 1 PS 11/12 Forvaltningsrevisjonsrapport: "Legetjeneste" 7 PS 11/13 Rapport om utført regnskapsrevisjon for 2010 11 PS 11/14 Møteplan for 2. halvår 2011 19 PS 11/15 Eventuelt 21
Saksnr.: 2011/148 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 65214/2011 Klassering: 135-191 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Kontrollutvalget Råde 06.06.2011 11/11 Godkjenning av protokoll fra møtet 09.05 2011 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet 09.05 2011, godkjennes Fredrikstad, 26.05 2011 Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder, Østfold kontrollutvalgssekretariat Vedlegg Protokoll fra møtet 09.05 2011 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) ingen Vurdering Protokoll fra møtet 09.05 2011, godkjennes
Saksnr.: 2011/145 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 63826/2011 Klassering: 188 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Kontrollutvalget Råde 06.06.2011 11/12 Forvaltningsrevisjonsrapport: "Legetjeneste" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Legetjenester, til etterretning 2. Kontrollutvalget noterer seg revisjonen anbefalinger om at det bør utarbeides rutine som sikrer mottakere av hjemmebaserte tjenester, medisinsk undersøkelse. Det vises her til kommunehelsetjenesteloven 3. 3. Kontrollutvalget har også merket seg at kommuneoverlegens stillingsstørrelse ikke dekker det reelle behovet. Kontrollutvalget tillater seg å vise til forarbeidene til kommunehelsetjenesteloven som anbefaler kommuneoverlege i minimum 50 % stilling i mindre kommuner. 4. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen mener at rapporten inneholder en grundig gjennomgang av de viktigste områdene i kommunens legetjenester, og at den gir gode og konkrete anbefalinger for kommunens videre arbeid med å utvikle legetjenestene. 5. Rapporten oversendes til kommunestyret som inviteres til å fatte følgende vedtak 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Legedekning, til etterretning 2. Kommunestyret ber rådmannen om ta til følge revisjonens råd om å utarbeide rutine for medisinsk undersøkelse for mottakere av hjemmebaserte tjenester. Fredrikstad, 24.5 2011 Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder, Østfold kontrollutvalgssekretariat
Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport Legetjeneste, datert 23.5 2011 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 1. KU-sak 11/2, 14.2 2011 (Prosjektplan Legetjeneste ) 2. Kommunestyresak 015/10, 25.03 2010 (Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2010-2011) 3. KU-sak 10/3, 15.02 2010 (Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2010-2011) Saksopplysninger Prosjektet inngår i Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for 2010-2011 (behandlet i kontrollutvalget 15.02). Planen ble endelig vedtatt av kommunestyret 25.03 2010 Planen sier dette om bakgrunnen for prosjektet: Kommunen har beskrevet at kommunens legetjenester (både kommunale oppgaver og fastlegeordningen) har utfordringer når det gjelder struktur, kompetanse, kapasitet, lokalisering og samarbeid. Revisjonen mener at et godt tilbud innenfor dette området er av stor betydning for den enkelte bruker/ pasient. Videre er de utfordringer som er beskrevet vesentlige for at kommunen skal kunne ivareta sitt lovpålagte ansvar innenfor området. Prosjektplanen ble godkjent 14.2 2011 Revisjonen har undersøkt følgende problemstillinger: 1. Hvordan etterleves rammeavtalen mellom KS og Den norske legeforening (ASA 4310) i Råde kommune? 2. Tilfredsstiller legekapasiteten i Råde kommune lovpålagte krav og nasjonale føringer til kommunens ulike helsetjenester? 3. Er det etablert samarbeidsrutiner mellom Råde kommunes fastlegetjeneste og øvrige tjenester i og utenfor kommunen i samsvar med lovpålagt plikt og nasjonale føringer? Revisjonens funn: Revisjonen har funnet at rammeavtalen mellom kommunen og fastlegene i all hovedsak etterleves. Kommunen har opprettet ett allmennlegeutvalg som skal ivareta begge utvalgenes funksjon. Revisjonen registrerer imidlertid at fastlegene ikke er så involvert i planarbeidet som rammeavtalen legger opp til. Kommunen har forskriftmessig organisert legetjeneste i tilknytning til sykehjem, helsestasjonsog skolehelsetjenesten. Kommunen har undertiden kapasitetsutfordringer knyttet til legedekning i sykehjem, men har tilsatt sykehjemslege i 70 % stilling med tiltredelse 1. november 2011. Kommunen vil da følge sin egen bemanningsnorm for legedekning i sykehjem. Kommunen har en kommuneoverlege, men fakta antyder at stillingsstørrelsen ikke dekker det reelle behovet. Oppfatningen bygger på at kommuneoverlegen ikke spiller den rollen i systematisk planarbeid som han er tiltenkt, samt tilbakemeldinger om kapasitetsutfordringer. Her viser revisjonen til forarbeidene til kommunehelsetjenesteloven som anbefaler kommuneoverlege i minimum 50 % stilling i mindre kommuner.
Revisjonen har også funnet at det er etablert rutiner som legger opp til samarbeid mellom kommune og fastlegene innefor flere ulike områder, men bemerker at det ikke er utarbeidet rutine for å sikre mottakere av hjemmebaserte tjenester medisinsk undersøkelse. Revisjonens konklusjoner/anbefalinger: Revisjonen anbefaler at kommunen utarbeider rutine for medisinsk undersøkelse for mottakere av hjemmebaserte tjenester. Rådmannen har avgitt høringsuttalelse. Rådmannen mener at rapporten inneholder en grundig gjennomgang av de viktigste områdene i kommunens legetjenester. Rådmannen har ingen bemerkninger til innholdet i rapporten. Rapporten gir gode og konkrete anbefalinger for kommunens videre arbeid med å utvikle legetjenestene, sier rådmannen i sin høringsuttalelse. Vurdering Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i henhold til Plan for forvaltningsrevisjon og prosjektplan. Konkret anbefaler revisjonen at kommunen utarbeider rutine for medisinsk undersøkelse for mottakere av hjemmebaserte tjenester. Kontrollutvalget bør fremme denne anbefalingen for kommunestyret. Kontrollutvalget bør også i sitt vedtak støtte revisjonens implisitte anbefaling om en vurdering av økning i ressursomfanget knyttet til kommuneoverlegestillingen.
Saksnr.: 2011/140 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 44113/2011 Klassering: 135-186 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Kontrollutvalget Råde 06.06.2011 11/13 Rapport om utført regnskapsrevisjon for 2010 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rapport om utført revisjonsarbeid Regnskapsrevisjon for Råde kommune 2010, tas til orientering Fredrikstad, 26.05 2011 Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder, Østfold kontrollutvalgssekretariat Vedlegg Rapport om utført revisjonsarbeid Regnskapsrevisjon for Råde kommune 2010, datert 26.05 2011 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 10/21 den 20.09 2010: Overordnet revisjonsstrategi for Råde kommune Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon, kap.4 om kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon - 6, og kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon - 11. Dette betyr at kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om regnskaps- og forvaltningsrevisjonen og påse at dette foregår etter gjeldende revisjonsstrategier, og bestemmelser i lov og forskrift.
Revisjonen har utarbeidet en rapport om utførte revisjonshandlinger for 2010 for regnskapsrevisjonen. Formålet med denne rapporten er å gi en samlet oppsummering av de revisjonshandlinger som er utført i løpet av revisjonsåret for oppdraget Råde kommune. Hovedvekten i rapporten er lagt på å omtale de lovpålagte oppgavene som er utført for å bekrefte kommunens årsregnskap. Tidligere har revisjonen lagt frem en overordnet revisjonsstrategi for kontrollutvalget for å vise hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Råde kommune og hvordan ressursene er fordelt. Det vises til sak 10/21 i kontrollutvalget den 20.09 2010. Det ble her redegjort for inndeling, revisjonsteknisk tilnærming, risikovurdering og vesentlighetsvurdering for regnskapsrevisjon på oppdraget. I denne rapport gis det en oppsummert beskrivelse av de viktigste funnene revisjonen har gjort gjennom løpende revisjon av regnskapet samt årsoppgjørsrevisjon. Vurdering Østfold kommunerevisjon redegjør i sin rapport for revisjonshandlinger og funn i 2010. For detaljering på områdenivå viser vi til vedlagte rapport. Revisor vil i møte gi utvalget en orientering om rapporten. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar rapport om utført revisjonsarbeid regnskapsrevisjon for Råde kommune 2010, til orientering
Saksnr.: 2011/149 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 59769/2011 Klassering: 135-192 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Kontrollutvalget Råde 06.06.2011 11/14 Møteplan for 2. halvår 2011 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår 2011: 5. september 5. desember 2. Møtene holdes på mandager med møtestart kl. 09.00 Fredrikstad, 18.05 2011 Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder, Østfold kontrollutvalgssekretariat Vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget fastsetter en møteplan for ett halvt år av gangen. I budsjettet for kontrollutvalget 2011 er det innarbeidet en møtefrekvens på fem møter. I løpet av første halvår 2011 er det gjennomført tre møter. Som tidligere praksis avholdes møtene på mandager med start kl. 09.00. Vurdering I henhold til budsjett for kontrollutvalget samt sekretariatets vurdering av saksmengden for kontrollutvalget, anbefales det at kontrollutvalget avholder to møter i 2. halvår 2011. Sekretariatet foreslår følgende møtedatoer for høsten 2011: 5. september 5. desember
Saksnr.: 2011/149 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 65229/2011 Klassering: 135-192 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Kontrollutvalget Råde 06.06.2011 11/15 Eventuelt