Side 1 av 1 Organ: Møtestad: KONTROLLUTVALET MØTEINNKALLING Fylkeshuset, Hermansverk, møterom Skåla Møtedato: 24.11.2015 Tid: 12:00 Medlemene og 1. varamedlem blir med dette kalla inn til møtet. Eventuelt forfall må meldast til utvalssekretæren straks. Øvrige varamedlemer møter berre etter særskild innkalling. SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. / Tittel 48/15 15/11169 Reglement for kontrollutvalet 49/15 15/11694 Møteplan kontrollutvalet 2016 50/15 15/11812 Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 - bestilling av overordna analyse 51/15 15/11900 Plan for selskapskontroll 2016-2020 - Bestilling av overordna analyse 52/15 15/11937 Budsjett 2015 - omfordeling mellom funksjonar på programområde 410 53/15 15/9968 Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit - SF revisjon IKS 54/15 15/11972 Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit - Deloitte 55/15 15/8053 Oppfølgingsliste 7/15 56/15 15/9160 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 24. november 2015
Møtebok Kontrollutvalet 24.11.2015 MØTEBOK Organ Møtestad Kontrollutvalet Fylkeshuset, Hermansverk, møterom Skåla Møtedato 24.11.2015 Kl. 12:00 18:30 Faste medlemer til stades: Forfall til møtet: Varamedlemer til stades: Frank Willy Djuvik, Odd Atle Stegegjerdet, Jorunn Ringstad, Klaus Iversen, Lise-May Sæle Frode Bøthun Til stades med møte- og talerett: Fylkesordfører Jenny Følling, sak 56/15 pkt. 1 Sekretariat for møtet: Fylkesrådmann Tore Eriksen, sak 56/15 pkt. 3 SF revisjon IKS: Ingvar Linde og Marianne Vara Deloitte AS: Line Johansen og Gunnar Husabø, sak 50/15, 54/15 og 56/15 pkt. 1 og 2. Einar Ulla Ingen merknader til innkalling og sakliste. Utvalet tek stilling til om kva saker som skal vere opne/lukka. Kontrollutvalet vedtok samrøystes at sak nr. 56/15 pkt 3 og pkt 5c vert handsama for lukka dører, jf. kommunelova 31, nr. 2, jfr. forvaltningslova 13. Møtebok frå 3.11.2015 vart godkjend utan merknader. Kontrollutvalet sine medlemar var med på politikaropplæring kl. 0900 11.00 denne dagen. Side 1 av 6
Møtebok Kontrollutvalet 24.11.2015 SAK 48/15 Reglement for kontrollutvalet Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gje slik tilråding: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Fylkestinget vedtek reglement for kontrollutvalet slik det ligg føre. Endringsframlegg som kom fram i møtet: Forslag om endring av teksten i reglementet på tre stader. Rettinga vert føreteke i dokument «Reglement for kontrollutvalet i Sogn og Fjordan fylkeskommune» før det vert sendt til fylkestinget. Rettingane er: 4 siste avsnitt, 2. setning. Ordet vanlegvis vert sett inni teksten. Setninga vert slik: Dei øvrige medlemmane møter vanlegvis ikkje under fylkestingseta. 5 siste avsnitt, 1. setning. Orda eller leiar vert sett inn i setninga og setninga vert endra til: Kontrollutvalet, leiaren eller medlemer utpeikt av kontrollutvalet eller leiar har rett til å vere til stades i lukka møte i folkevalte organ i fylkeskommunen. 8 Overskrifta. Ordet Endingar vert retta opp, slik at det står Endringar. Avrøysting: * Endringsframlegget vart samrøystes vedteke. Dette gir følgjande VEDTAK: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Fylkestinget vedtek reglement for kontrollutvalet slik det ligg føre. -------------------------------------------------------- SAK 49/15 Møteplan kontrollutvalet 2016 Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Møteplan for kontrollutvalet 2016: Tysdag 26. januar Torsdag 3. mars Tysdag 12. april Tysdag 31. mai Torsdag 25. august Tysdag 27. september Tysdag 22. november -------------------------------------------------------- Side 2 av 6
Møtebok Kontrollutvalet 24.11.2015 SAK 50/15 Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 - bestilling av overordna analyse Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Bestilling av overordna analyse av den fylkeskommunale verksemda i samsvar med vedlagte bestillingsdokument vert oversendt Deloitte AS. -------------------------------------------------------- SAK 51/15 Plan for selskapskontroll 2016-2020 - Bestilling av overordna analyse Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Bestilling av overordna analyse av den fylkeskommunale eigarskapen i selskap i samsvar med vedlagte bestillingsdokument vert oversendt SF revisjon IKS. -------------------------------------------------------- SAK 52/15 Budsjett 2015 - omfordeling mellom funksjonar på programområde 410 Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet vedtek følgjande omfordeling på programområde 410 i budsjett 2015: a. Kr. 39 000 vert omfordelt frå funksjon 41001 til 41003 b. Kr. 22 000 vert omfordelt frå funksjon 41002 til 41003 2. Dei omfordelte midlane skal nyttast til kjøp av forvaltningsrevisjon 3. Tilbakebetaling på kr. 49 424 frå SF revisjon IKS for revisjonstenester 2014 bidreg til mindreforbruk på funksjon 41003 i 2015. -------------------------------------------------------- SAK 53/15 Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit - SF revisjon IKS Dette gir følgjande VEDTAK: Side 3 av 6
Møtebok Kontrollutvalet 24.11.2015 1. Kontrollutvalet tek «Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit i forhold til Sogn og Fjordane fylkeskommune» frå SF revisjon IKS til etterretning. -------------------------------------------------------- SAK 54/15 Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit - Deloitte Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet tek «Vurdering av uavhengigheit» frå oppdragsansvarleg revisor i Deloitte AS til etterretning. -------------------------------------------------------- SAK 55/15 Oppfølgingsliste 7/15 Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Oppfølgingsliste 7/15 vert teken til vitande. -------------------------------------------------------- SAK 56/15 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 24. november 2015 Følgjande skriv, meldingar og orienteringar vart handsama i møtet: 1. Politisk leiing si forventning til kontrollutvalet v/fylkesordførar Jenny Følling Fylkesordførar la fram politisk leiing sine forventningar til kontrollutvalet. Det vart peika på viktigheita av å ha eit kontrollutval med legitimitet og tillit. God kontakt med fylkestinget vart trekt fram som viktig og fylkesordførar inviterte til ein god og open dialog mellom fylkesordførar og utvalet. 2. Status forvaltningsrevisjon v/deloitte AS a. Inneklima og vedlikehald av fylkeskommunale bygg Deloitte orienterte om status for prosjektet. Det er førebels i startfasen, men dokumentasjon var innhenta frå fylkeskommunen, og det var sendt ut spørjeundersøking til rektorane og verneomboda på skulane. Det var allereie Side 4 av 6
Møtebok Kontrollutvalet 24.11.2015 kome inn ein god del svar. Det var også sendt ut spørjeundersøking til elevråda ved dei vidaregåande skulane. To av skulane hadde svart, men det var ikkje lenge sidan undersøkinga var utsendt. Førebels ikkje noko som tyder på at tidsfristen for prosjektet skal ryke. Kontrollsjef informerte om behov frå Byggeog eigedomsjef for god tid ved planlegging av eventuelle intervju. Orienteringa frå Deloitte vart teken til vitande. 3. Orientering v/ fylkesrådmannen Fylkesrådmannen si orientering vart gjennomført ved lukka møte etter kommunelova 31 nr. 2, jfr. forvaltningslova 13. 4. Orienteringar frå SF revisjon IKS a. Revisjonsplan finansiell revisjon SF revisjon orienterte om revisjonsplanen. Presentasjonen vert oversendt kontrollutvalet. Orienteringa vart teken til vitande b. Bruk av interkommunalt selskap i kommunal revisjon, sjå vedlagde dokument OT prop. Nr. 70; 2002-2003, side 107-109 og NIBR-rapport 2011:7 Revisor orienterte om lovmessig grunnlag for ordninga. Orienteringa vart teken til vitande. 5. Orienteringar frå leiar og kontrollsjef a. Vedtaket i FU-sak 104/15 Rådgjevar for fylkesordføraren Vedtaket vert tatt som ein del av desisjonssaka for inneverande år. b. Informasjonsflyten rundt Fjord1 Utvalet ba kontrollsjefen om å etterspørje eventuell presentasjon i eigarmøtet 1. november 2013 for å sjå om det er grunnlag for ytterlegare informasjon i saka. c. E-post motteken av KU-leiar og kontrollsjef ang. bruk av midlar til lokal samfunnsutvikling i kommunane. Uoff OFL 13 jfr Fvl 13 Kontrollutvalet handsama denne e-posten i lukka møte. KL 31.2 jfr. Fvl 13 d. E-post motteken av KU-leiar ang. spørsmål om Fjord1-prosessen (Salsprosessen). Kontrollutvalet avventer resultat av eventuell lovlegheitskontroll og eventuell rettstvist før utvalet gjer vedtak om å gjere undersøkingar ang. denne saka. e. Budsjett 2016. Kontrollsjef orienterte om budsjettprosess og budsjett 2016. Orienteringa vart teken til vitande. f. Påmeldingar til kurs og konferansar Kontrollsjefen melder medlemmane på kurs og konferansar i samsvar med gjennomgang i møtet. -------------------------------------------------------- Side 5 av 6
Møtebok Kontrollutvalet 24.11.2015 Side 6 av 6
Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 15/11169-1 Reglement for kontrollutvalet Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gje slik tilråding: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Fylkestinget vedtek reglement for kontrollutvalet slik det ligg føre. Vedlegg: Reglement for kontrollutvalet Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Gjeldande reglement for kontrollutvalet vart vedteke av fylkestinget 18. oktober 2011 i FT-sak 43/11. Det har sidan den gang vore lovendringar som har innverknad på reglementet for kontrollutvalet. Fylkestinget vedtok i FT-sak 39/14 ny samansetjing av utvalet, som krev endring av gjeldande reglement. 2. Kommentarar til endringane som er føreslegne 2 Val samansetjing Fylkestinget vedtok i FT-sak 39/14 følgjande om kontrollutvalet si samansetjing: «Kontrollutvalet skal ha 5 medlemmar. Leiar og nestleiar skal kome frå fylkestinget. Dei tre andre skal hentast utanfor fylkestinget. Fylkestinget legg til grunn at berre leiar og nestleiar skal delta i møta i fylkestinget. Dei andre medlemmane møter ikkje under fylkestingsseta.» Paragrafane 2 og 4 er endra i samsvar med vedtaket i denne fylkestingssaka. Første setning i vedtaket er teke inn i paragraf 2. Andre setning i vedtaket er å finne i paragraf 4, siste avsnitt. I endringa av kommunelova i 2013 vart det bestemt at kontrollutvalet skal veljast på det konstituerande fylkestinget, som første utval etter val av fylkesutval, fylkesordførar og fylkesvaraordførar. Kontrollutvalet trer i kraft frå det konstituerande møtet. Paragraf 2 i reglementet er endra med omsyn til denne lovendringa.
Side 2 av 2 Kommunelova er også endra med omsyn til opne møte i kontrollutvalet. Dette har medført ei endring i reglementet paragraf 4 om at lukking av møta må skje etter reglane i kommunelova 31. Lovregulerte oppgåver som i gjeldande reglement er lista opp under paragraf 3 er tekne ut av reglementet. I 4 - Møte og sakshandsaming er møteleiing, teieplikt og habilitet for utvalet sine medlemer teke inn. I paragraf 6 er protokollering blitt innskjerpa som følgje av fylkestinget sitt vedtak i FT-sak 31/15. Ut over det som her er nemnt er det berre mindre endringar som er gjort. Reglementet er litt forenkla i forhold til gjeldande reglement, og enkelte ting er flytta under andre overskrift. Alle endringar er gjort for å få eit reglement som dekker kontrollutvalet sitt behov, og for at kontroll og tilsyn av fylkeskommune skal verte utført på ein trygg og god måte. Vedlegget Reglar for avvikling av høyringar i kontrollutvalet er oppdatert. 4. Konklusjon Reglementet til kontrollutvalet er oppdatert med dei endringar som det er behov for etter endring av kommunelova og etter vedtak i fylkestinget som vedrører kontrollutvalet sitt ansvarsområde.
Reglement for kontrollutvalet i Sogn og Fjordane fylkeskommune Lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommunar og fylkeskommuner (Kommuneloven) i tillegg til Forskrift o revisjo i kommuner og fylkeskommuner m.v og Forskrift o ko trollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Ved eventuell motstrid går reglar i lover og sentrale forskrifter framføre reglementet. 1 Kontrollutvalet sitt føremål Kontrollutvalet skal føre tilsyn med den fylkeskommunale forvaltninga på vegne av fylkestinget, irekna å sjå til at fylkeskommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Utvalet skal gjennom sitt arbeid bidra til at innbyggjarane og andre interessentar har tillit til Sogn og Fjordane fylkeskommune, og at fylkeskommunen leverer sine tenester og utfører sitt mynde effektivt og målretta i samsvar med lov, forskrift og andre reglar samt fylkestinget sine føresetnader og vedtak. Kontrollutvalet skal framstå som eit kompetent, uavhengig, objektivt og synleg organ med høg integritet. 2 Val samansetjing Kontrollutvalet skal ha 5 medlemer med varamedlemer. Leiar og nestleiar skal kome frå fylkestinget. Dei tre andre skal hentast utanfor fylkestinget. Leiaren skal representere konstellasjonen som ikkje har fylkesordførar / fylkesvaraordførar. Kontrollutvalet skal veljast på det konstituerande fylkestinget som første utval etter val av fylkesutval, fylkesordførar og fylkesvaraordførar. Kontrollutvalet trer i funksjon frå det konstituerande fylkestinget. Ved val av medlemer og varamedlemer skal omsynet til representativitet i fylkestinget særleg ivaretakast. Det bør vidare leggast vekt på å få medlemer og varamedlemer med god erfaring frå arbeidet som folkevald. Om mogeleg bør omsynet til kontinuitet blant medlemmane i kontrollutvalet ha merksemd ved valet. Utelukka frå val er fylkesordførar, fylkesvaraordførar, medlem og varamedlem av fylkesutvalet og tilsette i fylkeskommunen. Det same gjeld den som leiar eller har leiande stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for eit selskap mv. som kan vere gjenstand for selskapskontroll, jfr. kommunelova 77 nr. 5. Medlemmar i kontrollutvalet kan ikkje veljast som medlem av fylkeskommunal nemnd med mynde til å ta avgjersle på fylkeskommunen sine vegne. Utover dette gjeld kommunelova sine regler om val av faste utval. Valretten ligg til fylkestinget. 1
3 Kontrollutvalet sine oppgåver Kontrollutvalet sine oppgåver er gitt i kommunelova kapittel 12, forskrift om kontrollutval og forskrift om revisjon. Det er berre fylkestinget som kan pålegge kontrollutvalet oppgåver utanom dei oppgåvene som er lovfesta Særlege oppgåver: 1. Kontrollutvalet skal ved starten av kvar valperiode utarbeide ein plan for verksemda i utvalet. Kontrollutvalet fastset sjølv innhald og omfang. Informasjonsstrategien til utvalet skal vere vedlegg til verksemdplanen. Verksemdplanen vert vedteken av fylkestinget. 2. Kontrollutvalet skal, innan utgangen av året etter nytt utval er på plass, legge fram Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll til fylkestinget. Det er fylkestinget som vedtek planane. 3. Kontrollutvalet kan på eige initiativ gjere endringar i planane innafor fylkestinget sine intensjonar, deriblant rullering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. 4. Kontrollutvalet skal vedta årsmelding for eiga verksemd. Årsmeldinga vert lagt fram for fylkestinget. 5. Kontrollutvalet utarbeider forslag til budsjett og økonomiplan for kontroll- og tilsynsarbeidet. Utvalet har fullmakt til å omfordele mellom tenester/ansvar på programområdet 410 Kontrollorgan, jfr. budsjettreglementet. 6. Kontrollutvalet kan iverksette undersøkingar og granskingar av fylkeskommunal verksemd på eige initiativ, eller etter vedtak i fylkestinget. Utvalet fastset mandat og omfang, og gjer val om eventuell utførar. 4 Møte og sakshandsaming Ordinære møte vert avvikla i samsvar med fastsett møteplan i fylkeskommunen. Kontrollutvalet sine møte er opne. Lukking av møta må skje etter reglane i kommuneloven 31. Kontrollutvalet sin leiar er møteleiar. Ved forfall fungerer nestleiar som møteleiar. Har begge forfall vert møteleiar valt ved fleirtalsval. Kontrollutvalet sine medlemer og varamedlemer har teieplikt i samsvar med forvaltningslova 13, og skal underteikne på erklæring om teieplikt. Møteinnkalling vert sendt ut ei veke før møte til medlemmane i utvalet, med kopi til fylkesordførar, fylkesrådmann og revisor. Innkallinga vert i tillegg lagt ut på heimesida til fylkeskommunen. Kontrollutvalet sitt sekretariat sørgjer for saksutgreiing og gjev tilråding til vedtak. Kontrollutvalet, eventuelt kontrollsjefen, kan i enkelte tilfelle be andre om utgreiingar. Kontrollutvalet gjer alle sine vedtak i møte. Det vert ført protokoll frå møta i utvalet. Protokollen vert sendt utvalsmedlemmane i etterkant av møta på e-post for godkje i g. Deretter vert protokollen lagt ut på heimesida til fylkeskommunen. Protokollen vert formelt godkjent i neste møte. Melding om vedtak i kontrollutvalet vert sendt til rett instans i etterkant av møta. 2
Utvalet kan avvikle møte utanom møteplanen dersom leiaren eller minst to medlemmer av utvalet krev det. Innkalling til møte utanom planen kan skje med kortare, men høveleg, varsel enn for ordinære møte. I særlege tilfelle kan utvalet gjennomføre kontrollutvalsmøtet som videokonferanse, telefonmøte eller på liknande måte, men det må sikrast at sakene får ein forsvarleg handsaming og at omsynet til ope møte kan ivaretakast. Om inhabilitet for medlemer av kontrollutvalet gjeld forvaltningslova 6 og kommunelova 40 nr 3 og 4. Fylkesrådmannen eller tilsett i fylkeskommunen kan kallast inn til møte i kontrollutvalet for å svare på spørsmål om faktiske forhold eller klargjere eit saksforhold. Fylkesrådmannen skal alltid orienterast dersom tilsette vert kalla inn til utvalet. Kontrollutvalet kan avvikle høyringar innafor sitt ansvarsområde. Med høyring er meint eit møte i utvalet der utvalet mottek munnlege forklaringar frå personar som er innkalla for å få belyst ei spesiell sak eller eit saksområde. Høyringar vert avvikla etter eigne reglar, som er vedlagt dette reglementet. Kontrollutvalet eller einskildmedlemmar av utvalet kan delta i andre møte, studiereiser, synfaringar, konferansar og samlingar m.v som eit ledd i tilsynsansvaret, og få dekning av tapt arbeidsforteneste, reiseutgifter m.v etter fylkeskommunen sine regler for slik deltaking. Kontrollutvalet fastset sjølv omfanget innanfor eige budsjett. Leiar og nestleiar er medlemer av fylkestinget. Dei øvrige medlemmane møter vanlegvis ikkje under fylkestingsseta. 5 Møte- og talerett Fylkesordførar har møte- og talerett i kontrollutvalet. Ansvarleg revisor, eller den han peikar ut, har møte- og talerett i kontrollutvalet. Kontrollutvalet, leiaren eller medlem utpeikt av kontrollutvalet eller leiar har rett til å vere til stades i lukka møte i folkevalte organ i fylkeskommunen. Kontrollsjefen har fullmakt til å vere til stades i lukka møte i folkevalte organ i fylkeskommunen i same utstrekning som kontrollutvalet sjølv. 6 Sekretariat Kontrollutvalet skal ha ei eiga sekretariatsordning som er tilpassa utvalet sitt behov. Sekretariatet skal ha kompetanse til å bistå kontrollutvalet på alle funksjonsområda til utvalet. Sekretariatet skal vere uavhengig av fylkeskommunen ein administrasjon og av dei som utøver revisjon for fylkeskommunen. Fylkestinget fastset kva sekretariatsordning kontrollutvalet skal ha etter tilråding frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet sitt sekretariat er underlagt kontrollutvalet og skal følgje dei retningslinjer og pålegg for drifta av sekretariatet som utvalet gjev. 3
Tilsetting Det er kontrollutvalet som tilset leiar av sekretariatet og fastset løna. Leiar av sekretariatet skal ha tittel kontrollsjef. Kontrollutvalet kan godkjenne avtale om kjøp av sekretærtenester eller engasjement av mellombels sekretær når tilhøva gjer dette naudsynt. Sekretariatet sine oppgåver Kontrollsjefen har ansvaret for sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalet og for at sekretariatet sine oppgåver blir utført i samsvar med utvalet sin instruks. Sekretariatet skal sjå til at dei saker som skal handsamast av kontrollutvalet er forsvarleg utgreidd og gjev tilråding til utvalet i sakene. Sekretariatet sørgjer for innkalling og føring av møtebok i samband med kontrollutvalet sine møte. Protokollering av møta skal skje slik at ein er sikra at vesentleg informasjon gitt i møte vert dokumentert. Blant anna skal all eigarskapsinformasjon dokumenterast og tema for munnlege orienteringar skal protokollerast. Sekretariatet skal sjå til at kontrollutvalet sine vedtak, og fylkestinget sine vedtak i saker som kontrollutvalet fremjar for fylkestinget, vert iverksett. Sekretariatet skal sjå til at saker som gjeld kontrollutvalet sitt ansvar og oppgåver etter lov og forskrift vert ivareteke og forsvarleg løyste. Kontrollutvalet kan leggje andre arbeidsoppgåver til sekretariatet i den grad lov eller forskrift ikkje er til hinder for dette. Sekretariatet har fullmakt til å ta avgjerd i saker som er kurante der det haster med ei avgjerd. Kontrollutvalet skal ha melding om slike saker i neste møte. Sekretariatet kan ikkje utføre revisjonsoppgåver etter forskrift om revisjon, men skal følgje opp at desse blir utført med rimeleg framdrift og innan fastsette fristar av revisor. 7 Revisjon Kontrollutvalet skal sjå til at fylkeskommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet skal kunne evaluere revisjonsordninga og tilpasse denne til lovmessige krav og fylkestinget sitt tilsynsbehov. Fylkestinget vedtek revisjonsordning og val av revisor etter tilråding frå kontrollutvalet. 8 Endringar av reglementet Kontrollutvalet kan gjere mindre endringar i reglementet, eventuelt som følgje av endringar i lov eller forskrift. Reglementet trer i kraft straks det er vedteke av fylkestinget. 4
Vedlegg Reglar for avvikling av høyringar i kontrollutvalet 1. Formål Formålet med desse reglane er å sikre kontrollutvalet sitt informasjonsbehov, ei god framdrift i høyringa og trygge den enkelte deltakars rettstryggleik. 2. Opne høyringar, og når høyringar kan lukkast Avgjerd om høyring blir teke med alminneleg fleirtal i kontrollutvalet, likevel slik at minst tre medlemer må røyste for høyringa. Høyringa skal i utgangspunktet vere open, men kontrollutvalet kan med alminneleg fleirtal avgjere at heile eller delar av høyringa skal/kan vere lukka i medhald av kommunelova 31. Det kan t.d. skje som følgje av at den som skal høyrast berre ønskjer å uttale seg i lukka møte, og at det er heimel for å lukke høyringa. Kontrollutvalet kan berre få teiepliktige opplysningar i lukka høyring. Under ei open høyring kan ikkje kontrollutvalets medlemer gjengi eller vise til opplysningar som er teiepliktige. 3. Førebuing av høyringa Før høyringa skal kontrollutvalet ha eit saksførebuande møte for å fastsette opplegget for høyringa. På dette møtet skal utvalet gå gjennom kva problemstillingar utvalet ønskjer belyst og kva ein forventar å oppnå. Det skal vidare fastsettast ein framdriftsplan for høyringa, som m.a. kan fastsette taletid for den enkelte som er innkalla eller invitert, rekkefølgje og hovudspørsmål/tema. Kontrollutvalet tek avgjerd om kven som skal inviterast til høyringa utanfrå og kven som skal ha talerett. Kontrollutvalet kan kalle inn tilsette i fylkeskommunen til høyring. Fylkesrådmannen vert orientert når tilsette vert kalla inn til høyring av kontrollutvalet. 4. Den invitert og den innkalla si stilling Invitasjon/innkalling til høyringa skal sendast i så god tid som mogleg. Det skal opplysast om kva sak eller saksområde som er tema for høyringa, at den er open og at det eventuelt vert skrive referat. Overfor tilsette i fylkeskommunen som er innkalla, skal det visast til kommunelova 77 nr 7, jf. forskrift om kontrollutval 5 om kontrollutvalet sin rett til innhenting av opplysningar. Fylkesrådmannen har møte- og forklaringsplikt når fylkesrådmannen blir innkalla til høyringa (kommunelova 77 nr 7, jf. 23 nr 2). Det same gjeld tilsette som fylkesrådmannen peikar ut for å møte og forklare seg på sine vegne. 5
For andre enn fylkesrådmannen eller som møter på vegne av fylkesrådmannen skal det informerast om høvet til å reservere seg mot å møte og å forklare seg, om å krevje å bli høyrt i lukka møte av omsyn til personvernet, og av omsyn til ikkje sette seg sjølv i ein situasjon som kan få negative tenestlege konsekvensar. Kopi av dette reglementet skal følgje innkallinga Den inviterte eller den innkalla skal ha tilgang til kontrollutvalets saksdokument dersom desse ikkje er underlagt teieplikt. Den inviterte eller innkalla har høve til å ha med seg ein person til å hjelpe seg, og rett til å konferere med vedkomande før det blir svara. 5. Gjennomføring av høyringa Dersom andre enn leiaren skal leie høyringa (dvs. vere hovudutspørjar), peikar kontrollutvalet ut den som skal ha denne funksjonen, anten eit anna medlem eller ein person som kontrollutvalet kan engasjere. Avgjerd om dette blir teke med alminneleg fleirtal i det førebuande møtet. Møteleiaren innleiar høyringa ved å orientere om temaet for høyringa og dei prosedyrar som gjeld. Før kontrollutvalet startar utspørjinga av ein innkalla/invitert skal vedkomande få høve til å gi ei framstilling av saka. Etter at hovudutspørjar er ferdig med sine spørsmål kan øvrige kontrollutvalsmedlemene stille oppfølgingsspørsmål. Meiningsutveksling mellom kontrollutvalets medlemer skal ikkje finne stad under høyringa. Medlemene skal heller ikkje kommentere svara, utan at det følgjer som ein naturleg del i eit oppfølgingsspørsmål. Møteleiaren skal påtale upassande eller fornærmeleg åtferd. Eit medlem kan krevje at høyringa blir avbroten for at kontrollutvalet skal kunne drøfte vidare framdrift, herunder om at høyringa skal avsluttast eller halde fram for lukka dører Det skal ikkje røystast eller treffast konklusjonar under høyringa. Kontrollutvalet avgjer i møte korleis opplysningane som framkom under høyringa skal følgjast opp. Det skal førast protokoll frå høyringa, som omhandlar kven som var til stades frå kontrollutvalet og innkalla/inviterte og kven som uttalte seg/svarte på spørsmål. Kontrollutvalet avgjer ut over dette om det skal førast referat frå høyringa eller om det skal gjerast lydopptak. Kontrollutvalet avgjer på kva måte høyringa skal følgjast opp. Dersom kontrollutvalet får utarbeidd ein rapport om resultatet av høyringa, skal fylkesrådmannen få høve til å gi fråsegn til rapporten. Fråsegna vert vedlagt rapporten. Kontrollutvalet kan vedta å fremje rapporten til fylkestinget 6. Kunngjering Opne høyringar skal kunngjerast som for møte. 6
Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: 24.11.2015 Sak nr.: 15/11169-2 Internt l.nr. 51342/15 Sak: 48/15 Tittel: Reglement for kontrollutvalet Behandling: Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gje slik tilråding: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Fylkestinget vedtek reglement for kontrollutvalet slik det ligg føre. Endringsframlegg som kom fram i møtet: Forslag om endring av teksten i reglementet på tre stader. Rettinga vert føreteke i dokument «Reglement for kontrollutvalet i Sogn og Fjordan fylkeskommune» før det vert sendt til fylkestinget. Rettingane er: 4 siste avsnitt, 2. setning. Ordet vanlegvis vert sett inni teksten. Setninga vert slik: Dei øvrige medlemmane møter vanlegvis ikkje under fylkestingseta. 5 siste avsnitt, 1. setning. Orda eller leiar vert sett inn i setninga og setninga vert endra til: Kontrollutvalet, leiaren eller medlemer utpeikt av kontrollutvalet eller leiar har rett til å vere til stades i lukka møte i folkevalte organ i fylkeskommunen. 8 Overskrifta. Ordet Endingar vert retta opp, slik at det står Endringar. Avrøysting: * Endringsframlegget vart samrøystes vedteke. Dette gir følgjande endeleg vedtak: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Fylkestinget vedtek reglement for kontrollutvalet slik det ligg føre.
Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 15/11694-1 Møteplan kontrollutvalet 2016 Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Møteplan for kontrollutvalet 2016: Tysdag 26. januar Torsdag 3. mars Tysdag 12. april Tysdag 31. mai Torsdag 25. august Tysdag 27. september Tysdag 22. november Vedlegg: Møte- og aktivitetsplan 2016 for kontrollutvalet Andre dokument som ikkje ligg ved: Saksprotokoll FU-sak 105/2015, Møteplan 2016 SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Møteplan for møta i kontrollutvalet vert sett opp etter å ha teke omsyn til møte i andre politiske fora i fylkeskommunen, og då spesielt fylkestinget sine møte. Møteplan 2016 for fylkesting, fylkesutval og finansutval i tillegg til politikardagar vart vedteke av fylkesutvalet 4. november i FU-sak 105/15. Det er utarbeidd ein møte- og aktivitetsplan for kontrollutvalet, som er vedlagt denne saka. Møte- og aktivitetsplanen inneheld andre aktivitetar som utvalet sine medlemmar vanlegvis deltek i, men i denne saka er det møteplanen for kontrollutvalsmøta som skal handsamast. 2. Vurderingar og konsekvensar Erfaring frå førre utvalet viser at tysdag er beste møtedagen. Dette vil sannsynlegvis vere forskjelleg alt etter samansettinga av utvalet. Det er i planen føreslege tysdagar og torsdagar som møtedagar i 2016, med hovudvekt på tysdagar. Det er fastlagt fem politikardagar i 2016. Det er i stor grad lagt opp til å gjennomføre kontrollutvalsmøte dagen etter politikardagane, då det har vore vanleg praksis at medlemmane i kontrollutvalet har deleteke på desse. Oppmøte på politikardagane er teke omsyn til i budsjett for 2016.
Side 2 av 2 Det er for 2016 sett opp 7 møte i kontrollutvalet dette er eit møte mindre enn dei siste åra. Dette er eit av innsparingstiltaka som kontrollutvalet vedtok i KU-sak 59/14. Det er sjølvsagt mogeleg for kontrollutvalet å gjennomføre ekstramøte utover møta i møteplanen dersom det skulle dukke opp situasjonar som tilseier behov for det. 3. Konklusjon Kontrollsjef håper at medlemmane i utvalet, med opplegget som er skissert i denne saka, vil få eit godt grunnlag til å ta det ansvaret og gjennomføre dei kontrolloppgåvene som høyrer inn under vervet som medlem i kontrollutvalet for Sogn og Fjordane fylkeskommune.
Kontrollutvalet Sogn og Fjordane fylkeskommune Møte- og aktivitetsplan 2016 Dato Aktivitet 12. 13. januar Kurs for dei fylkeskommunale kontrollutvala på Vestlandet 25. januar Kurs for kontrollutvala i Sogn og Fjordane 26. januar Kontrollutvalsmøte 3. 4. februar NKRF sin Kontrollutvalskonferanse på Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, Gardermoen 3. mars Kontrollutvalsmøte 11. april Politikardag (evt. opplæring) 12. april Kontrollutvalsmøte (19. april) Fylkesting 12. mai Politikardag (evt. opplæring) 30. mai Politikardag 31. mai Kontrollutvalsmøte 7. 8. juni Forum for kontroll og tilsyn sitt årsmøte og fagkonferanse, Thon Hotel Oslo Airport, Gardermoen (14. 15. juni ) Fylkesting 25. august Kontrollutvalsmøte 26. september Politikardag 27. september Kontrollutvalsmøte (18. oktober) Fylkesting 21. november Politikardag 22. november Kontrollutvalsmøte (Leikanger) (8. 9. desember) Fylkesting Det som står med utheva skrift er fastsette datoar. Fylkestinga er sett i parentes. Fylkestinget har vedteke at kontrollutvalet ikkje skal møte i fylkestinget med unntak av dei to som er fylkestingsrepresentantar. Utkastet er utarbeidd på bakgrunn av vedtak i møteplansak for fylkesting, fylkesutval etc. som var handsama i fylkesutvalet 4. november 2015 i FU-sak 105/15. Møteplan basert på møte- og aktivitetsplanen vert lagt fram som sak for kontrollutvalet på møte 24. november 2015.
Møteplan 2016 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Fylkesinget 19. * 14. og 15. 18. 6. og 7. Fylkesutvalet 27. 2. 13. og 18. 4. 01.,13. og 22. 24. 28. 17. 2. og 23. 5. og 7. Finansutvalet 2. 4. 28. 17. 2. Planutvalet Hovudutval for opplæring Hovudutval for næring og kultur Hovudutval for samferdsle Felles møte i hovudutvala 12. 12. og 31. 27. 22 Poliikardagar 11.** 12.** og 30. 26. 21. Kontrollutvalet Traikktryggingsutvalet Hovudsamarbeidsutvalet Likesillingsutvalet 1. 23. Fagopplæringsnemnda Fylkesrådet for eldre Rådet for menneske med nedset nedset funksjonsevne Drøtingsmøte 22. 23. Storingsbenken med leire 1. 23. 24. Fylkesing for ungdom Paria har gruppemøter og det er møte i fylkesutvalet dagen før kvart fylkesing * Møte i fylkesinget dersom nok saker ** eventuell opplæring for medlemmane i fylkesinget Drøtingsmøte: Felles drøtingsmøte med fylkesutvalet, fylkeshovudillitsvalde, fylkeshovudverneombodet og hovudsamarbeidsutvalet.
Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: 24.11.2015 Sak nr.: 15/11694-2 Internt l.nr. 51892/15 Sak: 49/15 Tittel: Møteplan kontrollutvalet 2016 Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Møteplan for kontrollutvalet 2016: Tysdag 26. januar Torsdag 3. mars Tysdag 12. april Tysdag 31. mai Torsdag 25. august Tysdag 27. september Tysdag 22. november
Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 15/11812-1 Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 - bestilling av overordna analyse Kontrollsjef rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Bestilling av overordna analyse av den fylkeskommunale verksemda i samsvar med vedlagte bestillingsdokument vert oversendt Deloitte AS. Vedlegg: Bestillingsdokument overordna analyse - forvaltningsrevisjon Andre dokument som ikkje ligg ved: Saksframlegg og saksprotokoll frå KU-sak 59/14 SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Kontrollutvalet sine oppgåver vedrørande forvaltningsrevisjon finn vi i forskrift om kontrollutval kapittel 5. I dette kapittelet finn vi innleiingsvis ein omtale av kontrollutvalet sitt ansvar for å sjå til at forvaltningsrevisjon vert gjennomført. Kapittelet handlar vidare om plan for forvaltningsrevisjon, rapportering og oppfølging av gjennomførde forvaltningsrevisjonsprosjekt. Plan for forvaltningsrevisjon skal baserast på ein overordna analyse av fylkeskommunen si verksemd ut frå risiko- og vesentlegvurderingar, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på dei ulike områda i fylkeskommunen. Den overordna analysen kan utarbeidast på mange måtar. I forskrift for kontrollutval 10 står det følgjande om plan for forvaltningsrevisjon og den overordna analysen: Kontrollutvalget skal minst en gang i løpet av valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i perioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunen eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Føresegna fastset at det er kontrollutvalet som har ansvaret for at det vert utarbeidd ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Andre ledd inneheld krav om overordna analyse.
Side 2 av 2 Føremålet med denne analysen er å få fram relevant informasjon om fylkeskommunen si verksemd, slik at det vert mogeleg å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Det er opp til kontrollutvalet å avgjere kor detaljert ein ønskjer den overordna analysen. Retningslinjer for innhald og gjennomføring av forvaltningsrevisjonar er omhandla i forskrift om revisjon i kommunar og fylkeskommunar kapittel 3. 2. Vurderingar og konsekvensar Sogn og Fjordane fylkeskommune har ein plan for forvaltningsrevisjon som gjeld ut 2016, eller til ny plan er vedteken av fylkestinget. Ny plan for forvaltningsrevisjon skal vere utarbeidd av kontrollutvalet og handsamast av fylkestinget innan utgangen av 2016. For å unngå dårleg tid med dette viktige arbeidet foreslår sekretariatet å bestille overordna analyse på møtet 24. november. Følgjande framdriftsplan vert føreslege: Kontrollutvalet vedtek å bestille overordna analyse av Deloitte AS på møte 24. november 2015. Leveringsfrist for analysen vert sett til 30. juni 2016. Kontrollutvalet handsamar overordna analyse i løpet av august. Kontrollutvalet handsamer Plan for forvaltningsrevisjon basert på sak frå sekretariatet i løpet av september 2016. Fylkestinget handsamer plan for forvaltningsrevisjon oktober 2016. Overordna analyse Det er i forskrifta sagt lite om korleis den overordna analysen skal utførast. Dette er i stor grad opp til kontrollutvalet å avgjere. Kontrollutvalet handsama i KU-sak 59/14 vurdering av mogelege innsparingstiltak for kontrollutvalet som følgje av den økonomiske situasjonen for fylkeskommunen. Det er i saka føreslege at sekretariatet skal vere delaktig i utarbeidinga av den overordna analysen. Innsparingane er vedtekne av kontrollutvalet. Sekretariatet har vore i dialog med Deloitte AS om fordeling av arbeid ved utarbeiding av analysen for å få til ønska innsparing. Deloitte AS har utarbeidd ein modell for utarbeiding av overordna analyse, som vert litt utfordra i denne utarbeidinga. Det er heilt avgjerande å ivareta kvaliteten på arbeidet med den overordna analysen. Den overordna analysen skal peike på aktuelle område for forvaltningsrevisjon basert på ein risikoanalyse. Desse områda skal kontrollutvalet rangere i høve vesentlegvurderingar før plan for forvaltningsrevisjon vert utarbeidd. 3. Konklusjon Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å bestille ein overordna analyse av den fylkeskommunal verksemda no, slik at ein sikrar å få lagt fram ei sak til fylkestinget innan utgangen av 2016 om handsaming av plan for forvaltningsrevisjon slik lova krev.
BESTILLINGSDOKUMENT OVERORDNA ANALYSE SOM GRUNNLAG FOR PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2020 TIL: Deloitte AS FRÅ: Sogn og Fjordane Fylkeskommune - kontrollutvalet Bakgrunn Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar står det følgjande om plan for forvaltningsrevisjon og den overordna analysen: Kontrollutvalget skal minst en gang i løpet av valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i perioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunen eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Plan for forvaltningsrevisjon skal altså i følgje forskrifta vere vedteken av fylkestinget innan utgangen av 2016. Planen skal vere basert på ei overordna analyse. Formål Formålet med ein overordna analyse er å gje kontrollutvalet i fylkeskommunen eit grunnlag for å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Analysen skal vere ei vurdering av risiko og vesentligheit knytt til fylkeskommunen sine målsettingar og bruk av verkemidlar. Det er ingen konkrete lovkrav til korleis den overordna analysen skal utarbeidast, utover det at den skal vere basert på risiko- og vesentlegvurderingar. Sekretariatet har gjennom samtaler med Deloitte AS funne grunnlag for eit samarbeid der sekretariatet kan gjere deler av arbeidet med analysen. Utfordringa har vore å finne område der revisor kan spare ein del tid ved at sekretariatet tek oppgåvene. Samtalane har resultert i semje mellom revisor og sekretariat om følgjande oppgåver sekretariatet kan gjennomføre: Innhenting og gjennomgang av relevant dokumentasjon Delta i prosessmøta i kontrollutvalet med ansvar for protokoll frå møta Ansvarleg for utarbeiding av dokument Plan for forvaltningsrevisjon Dette vil gje ei innsparing på om lag 50 timar som revisor ville brukt til dessse oppgåvene. Det er også vurdert å gjere om analysen slik at den vert i større grad prega av informasjon om - og resultata av - vurdering rundt risikoområda, og mindre omfattande generell beskriving av fylkeskommunen. Dette i tillegg til at overordna analyse for selskapskontroll vert ivareteke av SF revisjon IKS vil resultere i ein reduksjon på ytterlegare om lag 50 timar. Vi vil då kome ned på eit timeforbruk på om lag 70 timar i tidsforbruk frå Deloitte AS på overordna analyse.
Kontrollutvalet ynskjer analysen ferdig innan utgangen av juni 2016, slik at den kan handsamast på møte i utvalet i august. Omfang av prosjektet Kontrollutvalet reknar med ein reduksjon av omfanget ved utarbeidinga ved at sekretariatet går inn å gjer deler av arbeidet. I tillegg vil ein ta ut den delen av overordna analyse som tidlegare gjaldt selskapskontroll. Kontrollutvalet ynskjer ein prosjektplan der vurdering av tidsbruk/økonomi er med. Analysen må vere ferdig i løpet av juni 2016 slik at den kan presenterast i kontrollutvalsmøte i august. Leikanger 24. november 2015 Frank Willy Djuvik Leiar i kontrollutvalet
BESTILLINGSDOKUMENT OVERORDNA ANALYSE SOM GRUNNLAG FOR PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2020 TIL: Deloitte AS FRÅ: Sogn og Fjordane Fylkeskommune - kontrollutvalet Bakgrunn Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar står det følgjande om plan for forvaltningsrevisjon og den overordna analysen: Kontrollutvalget skal minst en gang i løpet av valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i perioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunen eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Plan for forvaltningsrevisjon skal altså i følgje forskrifta vere vedteken av fylkestinget innan utgangen av 2016. Planen skal vere basert på ei overordna analyse. Formål Formålet med ein overordna analyse er å gje kontrollutvalet i fylkeskommunen eit grunnlag for å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Analysen skal vere ei vurdering av risiko og vesentligheit knytt til fylkeskommunen sine målsettingar og bruk av verkemidlar. Det er ingen konkrete lovkrav til korleis den overordna analysen skal utarbeidast, utover det at den skal vere basert på risiko- og vesentlegvurderingar. Sekretariatet har gjennom samtaler med Deloitte AS funne grunnlag for eit samarbeid der sekretariatet kan gjere deler av arbeidet med analysen. Utfordringa har vore å finne område der revisor kan spare ein del tid ved at sekretariatet tek oppgåvene. Samtalane har resultert i semje mellom revisor og sekretariat om følgjande oppgåver sekretariatet kan gjennomføre: Innhenting og gjennomgang av relevant dokumentasjon Delta i prosessmøta i kontrollutvalet med ansvar for protokoll frå møta Ansvarleg for utarbeiding av dokument Plan for forvaltningsrevisjon Dette vil gje ei innsparing på om lag 50 timar som revisor ville brukt til dessse oppgåvene. Det er også vurdert å gjere om analysen slik at den vert i større grad prega av informasjon om - og resultata av - vurdering rundt risikoområda, og mindre omfattande generell beskriving av fylkeskommunen. Dette i tillegg til at overordna analyse for selskapskontroll vert ivareteke av SF revisjon IKS vil resultere i ein reduksjon på ytterlegare om lag 50 timar. Vi vil då kome ned på eit timeforbruk på om lag 70 timar i tidsforbruk frå Deloitte AS på overordna analyse.
Kontrollutvalet ynskjer analysen ferdig innan utgangen av juni 2016, slik at den kan handsamast på møte i utvalet i august. Omfang av prosjektet Kontrollutvalet reknar med ein reduksjon av omfanget ved utarbeidinga ved at sekretariatet går inn å gjer deler av arbeidet. I tillegg vil ein ta ut den delen av overordna analyse som tidlegare gjaldt selskapskontroll. Kontrollutvalet ynskjer ein prosjektplan der vurdering av tidsbruk/økonomi er med. Analysen må vere ferdig i løpet av juni 2016 slik at den kan presenterast i kontrollutvalsmøte i august. Leikanger 24. november 2015 Frank Willy Djuvik Leiar i kontrollutvalet
Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: 24.11.2015 Sak nr.: 15/11812-2 Internt l.nr. 51893/15 Sak: 50/15 Tittel: Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 - bestilling av overordna analyse Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Bestilling av overordna analyse av den fylkeskommunale verksemda i samsvar med vedlagte bestillingsdokument vert oversendt Deloitte AS.
Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 15/11900-1 Plan for selskapskontroll 2016-2020 - Bestilling av overordna analyse Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Bestilling av overordna analyse av den fylkeskommunale eigarskapen i selskap i samsvar med vedlagte bestillingsdokument vert oversendt SF revisjon IKS. Vedlegg: Bestillingsdokument overordna analyse selskapskontroll Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Kontrollutvalet sine oppgåver vedrørande selskapskontroll finn vi i forskrift om kontrollutval kapittel 6. I dette kapittelet finn vi innleiingsvis ein omtale av kontrollutvalet sitt ansvar for å sjå til at selskapskontroll vert gjennomført. Kapittelet handlar vidare om plan for selskapskontroll, rapportering og oppfølging av gjennomførde selskapskontrollar. Plan for selskapskontroll skal baserast på ein overordna analyse av fylkeskommunen sin eigarskap ut frå risiko' og vesentlegheitsvurderingar, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll i fylkeskommunen. Den overordna analysen kan utarbeidast på mange måtar. I forskrift for kontrollutval 13 står det følgjande om plan for forvaltningsrevisjon og den overordna analysen: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden
Side 2 av 2 Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Det er kontrollutvalet som har ansvaret for at det vert utarbeidd ein plan for gjennomføring av selskapskontroll. Andre ledd inneheld krav om overordna analyse. Føremålet med denne analysen er å få fram relevant informasjon om fylkeskommunen sin oppfølging av eigarskapen, slik at det vert mogeleg å utarbeide ein plan for selskapskontroll. Det er opp til kontrollutvalet å avgjere kor detaljert ein ønskjer den overordna analysen. 2. Vurderingar og konsekvensar Sogn og Fjordane fylkeskommune har ein plan for selskapskontroll som gjeld ut 2016, eller til ny plan er vedteken av fylkestinget. Ny plan for selskapskontroll skal vere utarbeidd av kontrollutvalet og handsamast av fylkestinget innan utgangen av 2016. For å unngå dårleg tid med dette viktige arbeidet foreslår sekretariatet å bestille overordna analyse på møtet 24. november. Følgjande framdriftsplan vert føreslege: Kontrollutvalet vedtek å bestille overordna analyse av SF revisjon IKS på møte 24. november 2015. Leveringsfrist for analysen vert sett til 30. juni 2016. Kontrollutvalet handsamar overordna analyse i løpet av august. Kontrollutvalet handsamer Plan for selskapskontroll basert på sak frå sekretariatet i løpet av september 2016. Fylkestinget handsamar plan for selskapskontroll oktober 2016. Overordna analyse Det er i forskrifta sagt lite om korleis den overordna analysen skal utførast. Dette er i stor grad opp til kontrollutvalet å avgjere. Kontrollutvalet handsama i KU-sak 59/14 vurdering av mogelege innsparingstiltak for kontrollutvalet som følgje av den økonomiske situasjonen for fylkeskommunen. Innsparing ved utarbeiding av den overordna analysen kjem som eit resultat av at SF revisjon gjennomfører analysen innanfor fylkeskommunen sin del av revisjonsselskapet sine budsjetterte timar. Analysen vart gjennomført av Deloitte AS ved utarbeiding av planen i 2012. Den overordna analysen skal peike på aktuelle område for selskapskontroll basert på ein risikoanalyse. Desse områda skal kontrollutvalet rangere i høve vesentlegvurderingar før plan for selskapskontroll vert utarbeidd. 3. Konklusjon Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å bestille ein overordna analyse av den fylkeskommunale eigarskapen no, slik at ein sikrar å få lagt fram ei sak til fylkestinget innan utgangen av 2016 om handsaming av plan for selskapskontroll slik lova krev.
BESTILLINGSDOKUMENT OVERORDNA ANALYSE SOM GRUNNLAG FOR PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2020 TIL: SF revisjon IKS FRÅ: Sogn og Fjordane Fylkeskommune Bakgrunn Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar står det følgjande om plan for selskapskontroll og den overordna analysen: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Plan for selskapskontroll skal altså i følgje forskrifta vere vedteken av fylkestinget innan utgangen av 2016. Planen skal vere basert på ei overordna analyse. Formål Kravet om overordna analyse kom med i endringa av forskrift om kontrollutval i 2012, som vart iverksett 1. jnauar 2013. Grunngjevinga for at plan for selskapskontroll skal baserst på ei overordna analyse var å sikre at planen bygger på eit fagleg grunnlag, slik som plan for forvaltningsrevisjon. Formålet med ein overordna analyse er å gje kontrollutvalet eit grunnlag for å utarbeide plan for selskapskontroll, og skal vere ein analyse av fylkeskommunen sitt eigarskap ut frå risikoog vesentlegvurderingar. Det er ingen konkrete lovkrav til korleis den overordna analysen skal utarbeidast, utover det at den skal vere basert på risiko- og vesentlegvurderingar. Sekretariatet har sett i gang samtaler med SF revisjon IKS for oppstart med arbeidet av analysen. Samtalane har resultert i semje mellom revisor og sekretariat om at revisor utarbeider overordna analyse og at sekretariatet vert ansvarleg for utarbeiding av dokumentet Plan for forvaltningsrevisjon. Under utarbeiding av plan for selskapskontroll i 2012 vart det også utarbeidd overordna analyse. Den gang var Deloitte ansvarleg for utarbeidinga. Tidsbruken vert no overført til SF revisjon og vil vere ein del av oppdraget til selskapet.